Tridion Redacteurenhandleiding Inspectieraad

Transcriptie

1 Tridion Redacteurenhandleiding Inspectieraad Editie 2011

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Algemeen Inloggen Tridion Publicatie Pagina s en componenten Structuurgroepen Publiceren, depubliceren en verwijderen Grote aantallen pagina s publiceren met page Publisher Navigatie Bewerken met site edit Contentbeheer Standaardpag. - Aanmaken contentmappen en structuurgroepen Content invoeren Nieuwsberichten aanmaken Dossier Een component zoeken Uitchecken en inchecken Historie/terugdraaien Publicaties Overheidsvideo Overheidsaudio Overzichtspagina s (nieuws, video, publicaties) Homepage Extra componenten Afbeelding Download (PDF, Word, Excel etc.) Links (componentlinks en hyperlinks) Linklijst Contentblok A-Z Index Bijlage Helpdesk Knoppen Pagina 2 van 65

3 1 Inleiding Tridion is het Content Management Systeem (CMS) dat binnen het portal Inspectieloket en een toenemend aantal rijksinspecties wordt gebruikt om websites te beheren. Het Programma Communicatie van de Inspectieraad ziet toe op regelmatige updates van deze handleiding en vergemakkelijkt daardoor het gebruik van de basiswebsite door inspecties. In Tridion wordt onderscheid gemaakt tussen content en lay-out. Het voordeel hiervan is dat de content kan worden aangepast, zonder te hoeven omkijken naar de lay-out, en anderzijds de lay-out kan worden aangepast zonder ook de content aan te passen. Verder is het met Tridion mogelijk om functionaliteit die is ontwikkeld voor één site ook te gebruiken voor andere sites. Te denken valt aan de attendering en de rapportengenerator van de Inspectie voor de Gezondheidszorg. De Tridion server is te bereiken op: Resultaten zijn te bekijken op de stagingserver en/of de liveserver. Beide adressen worden door SSO ICT verschaft aan de projectverantwoordelijke. Als basis voor deze handleiding is de Tridion Redacteurenhandleiding van SSO-ICT E-Services gebruikt, aangevuld met de eerste versie van de Redacteurenhandleiding Tridion uit 2007 van het Inspectieloket, de handleiding Tridion van de VROM-inspectie uit 2009, aangevuld met voortschrijdend inzicht. De handleiding wordt gepubliceerd op inspectieloket.nl. De in deze handleiding opgenomen afbeeldingen kunnen afwijken van de daadwerkelijke situatie. Deze handleiding is gepubliceerd op e/beheer_inspectieloket/tools/. Hier staan nog een aantal andere handige documenten voor het beheer van de site, zoals de inspectiestijlgids, en inspectiemetadatering. Ook zijn er een aantal video-instructies beschikbaar. Het CMS Tridion is gekoppeld aan de zoekmachine voor rijksinspecties (de Google Search Appliance). Deze genereert namelijk content, zoals nieuwsberichten uit de verschillende inspectiesites. juni 2011 Patricia Leentvaar, Adviseur Digitale Media, Inspectie voor de Gezondheidszorg Annette Lijdsman, Programmacoördinator Communicatie, Bureau Inspectieraad Pagina 3 van 65

4 2 Algemeen Voor de sites in Tridion wordt een bepaalde naamgeving gehanteerd. Voor internetsites is dat het woord internet gevold door de naam van een organisatie, project, commissie enz. (bijv. Inspectieloket, Arbeidsinspectie). Voor intranetsites het woord intranet gevolgd door de naam van de organisatie (bijv. Intranet SSO). Hierdoor is snel duidelijk welke site bedoeld wordt. Alle sites hebben binnen Tridion een eigen locatie waarnaar pagina s gepubliceerd worden. 2.1 Inloggen Tridion is een webapplicatie die draait op een server bij SSO-ict van het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Sommige inspecties hebben Tridion zo geïntegreerd dat je alleen naar de Tridion site hoeft te gaan. Anderen moeten eerst met behulp van een token, inloggen binnen de werkomgeving van Verkeer en Waterstaat. Inloggen gaat dan op de volgende manier: 1. Start je internetbrowser. 2. Ga naar de url 3. Vul in het veld "Gebruikersnaam" de gebruikersnaam in die je van SSO-ict hebt gekregen, bijvoorbeeld: leentvaarp. 4. Zet nu je token aan door op het groene knopje met "OK" te drukken. 5. Toets de pincode van je token in. 6. Vul het getal dat nu in het beeldschermpje van de token verschijnt in het veld "Toegangscode" 7. Klik op de knop "Log in". 8. Vul in het nieuwe scherm dat je nu krijgt in het veld "Toegangscode" het wachtwoord in dat je van SSO-ict hebt gekregen, bijvoorbeeld SSO Klik nu op de snelkoppeling "Extern Bureaublad" linksboven in beeld. Afb. 1 Openingscherm omgeving V&W Pagina 4 van 65

5 10. Open in het externe bureaublad Internet Explorer door op de snelkoppeling linksboven in beeld te klikken. 11. Start nu Tridion naar de volgende url te gaan: Vul in het pop-up-venstertje dat nu verschijnt bij gebruikersnaam je SSO-ict-gebruikersnaam in en bij wachtwoord je SSO-ict-wachtwoord. 13. Druk nu op Ctrl + N om een tweede browservenster te openen voor staging. 14. Ga in het tweede venster naar deze url: zodat je staging bij de hand hebt. Tip: voeg de staging- en Tridion-urls toe aan je favorieten, zodat je er makkelijk bij kunt. Problemen met beveiliging Soms kan de toegang worden geweigerd door een probleem met de beveiliging binnen de browser. De volgende handeling kan deze problemen soms wegnemen: Ga in de bovenste menublak naar Extra, Internetopties, en klik op het tabblad privacy. Stel de schuifregelaar in op laag. Klik op Toepassen. Start Tridion opnieuw. Pagina 5 van 65

6 2.2 Tridion Publicatie Voor de site is één publicatie gemaakt. Dit is de plek waar nieuwe content wordt toegevoegd en waar bestaande content kan worden aangepast. Afb. 2 toont als voorbeeld de site Inspectie IGZ. Afb. 2 - Hoofdstructuur van de site Inspectie IGZ 2.3 Pagina s en componenten Binnen een publicatie zijn de volgende elementen aanwezig: contentmappen (gele kleur) en layoutmappen (paarse kleur). Binnen het contentgedeelte bevinden zich Mappen en Componenten. Mappen worden aangegeven met een mapje (, zie afb. 3) en componenten met een doosje ( ). Componenten zijn opgenomen in mappen. Paarse mappen waarvan de naam begint met een nummer en _ maken deel uit van de navigatie op de site. Om het overzicht te bewaren binnen de gele contentmappen is het handig als de nummer van de gele mappen overeenkomt met die van de paarse. afb. 3 Het contentgedeelte Je hebt twee soorten componenten: Componenten voor content en Multimedia Componenten. 1. Component voor content ( ) Hierin staan tekst, plaatjes, hyperlinks enz. Wat hier mogelijk is, is afhankelijk van het zgn. schema dat voor het component is vastgesteld. Schema s zijn voorgedefinieerd en bepalen welke gegevensvelden je kunt invullen en opslaan. Enkele voorbeelden van Pagina 6 van 65

7 schema s zijn: standaardpagina, nieuwsbericht, link, toespraak, uitgelicht. 2. Multimedia component ( ) Met het Multimedia component kunnen zgn. binaries (data) worden geüpload. Dit kunnen documenten zijn (Word, PDF, etc.), maar ook afbeeldingen (jpg, bmp, etc.). 2.4 Structuurgroepen De 010_Web pagina s is de plek waar de structuurgroepen te vinden zijn. afb. 4 Paarse mappen zijn structuurgroepen Met structuurgroepen wordt de structuur en navigatie van de site vastgelegd. Structuurgroepen bestaan uit één of meerdere mappen en pagina s. Structuurgroepen worden aangegeven met mappen in een paarse kleur voorzien van een aardbolletje ( ). Pagina s worden aangeduid met een pagina-icoon ( ). Een gepubliceerde pagina heeft twee aardbolletjes ( ). NB: In Tridion is een tool aangemaakt zodat je de gele contentmappen en de paarse structuurgroepen tegelijkertijd aan kunt maken. Zie paragraaf Publiceren, depubliceren en verwijderen Publiceren Voor het publiceren zijn twee publicatie-sites beschikbaar: de staging-site en de live-site. De staging is een testomgeving en alleen toegankelijk voor redacteuren. Het is aan te raden om niet direct naar live te publiceren maar eerst naar staging. Als het resultaat naar tevredenheid is kun je vervolgens de pagina naar live publiceren. Publiceren doe je door met de muis op de betreffende pagina te gaan staan en de rechtermuisknop in te klikken. Vervolgens verschijnt onderstaand scherm: Pagina 7 van 65

8 Afb. 5 Pop up scherm publiceren NB: als je iets wilt wijzigen in een al gepubliceerde pagina is het voldoende om in de gele map het betreffende component te bewerken en vervolgens te publiceren. Ook bij nieuwsberichten en andere componenten die in een overzicht staan, zoals toespraken, is het voldoende om alleen de component in de gele map te publiceren. Je kunt hiervoor ook site edit gebruiken. Zie paragraaf 2.8 Op tijd publiceren: Je kunt direct publiceren of een tijdstip in de toekomst kiezen. Pagina 8 van 65

9 Afb. 6 Publiceren op tijd Let op: na publiceren kan het nog enige tijd duren voordat het bericht daadwerkelijk op de site verschijnt, dat hangt af van de drukte in de publicatiewachtrij. (zie volgende alinea). Als er haast achter zit, bijvoorbeeld bij een persbericht, kies dan in het tabblad opties, prioriteit: hoog. Afb 7 Prioriteit toekennen aan publicatie Publiceren navigatie Wanneer je een nieuw structuurmap hebt aangemaakt, moet de navigatie pagina opnieuw worden gepubliceerd. Anders verschijnt het nieuwe navigatie item niet in het menu op de site. Ook als je bijvoorbeeld de naam wijzigt van het item moet je navigatie opnieuw publiceren. De navigatiepagina staat in de paarse map 010_Web pagina s. (zie afbeelding hieronder). Pagina 9 van 65

10 Afb. 8 Publiceren van de navigatie Publicatiewachtrij: Alle publicatieopdrachten, het publiceren (en ook het depubliceren), worden opgenomen in de publicatiewachtrij. In de publicatiewachtrij kun je zien wat de status van de opdracht is. Afb. 9 Publicatiewachtrij Je vindt de publicatiewachtrij onderaan het navigatiemenu van Tridion. Pagina 10 van 65

11 In het pulldown menu kun je nog een selectie maken op bijvoorbeeld je organisatie (pull down menu publicatie)en/of een gebruiker (in dit menu staan alle Tridion redacteuren van de inspecties). Klik op Taken Tonen. Tip: door geen selectie te maken zie je alles wat in de wachtrij staat en krijg je een beter beeld waarom zaken soms op zich laten wachten. Afb. 10 Startscherm publicatiewachtrij Verwijderen van een pagina 1. Ga in de paarse mappen (structure groups) onder 010_Web pagina's naar de pagina die je wilt verwijderen. 2. Klik deze pagina aan met je rechtermuisknop en selecteer onder "Publiceren" de optie "Depubliceren". 3. Vink "Staging" en "Live" aan en klik op de knop "Depubliceren". 4. Wacht even tot de pagina daadwerkelijk is gedepubliceerd (één à twee minuten onder normale omstandigheden). 5. Klik op het knopje "Vernieuwen" in de menubalk om te zien of de pagina is gedepubliceerd en dus één bolletje heeft in plaats van twee. 6. Ga naar de gele map en verwijder het component met de rechtermuisknop/ verwijderen. 7. Selecteer nu de pagina en klik op het rode kruis in de menubalk. 8. Klik in het dialoogvenstertje dat nu verschijnt op "Ja" om de pagina te verwijderen. 9. Als de pagina als enige in een paarse map zat, klik dan met je rechtermuisknop op deze paarse map en selecteer "Verwijderen" om de paarse map ook te verwijderen. Pagina 11 van 65

12 NB: Wil je een navigatie item van de site verwijderen maar niet uit Tridion? Haal dan het getal weg uit de naam en kies voor depubliceren. Publiceer vervolgens de navigatie. Deze pagina staat in de map 010_Web pagina s. (zie afbeelding 8). Verwijderen van een component, afbeelding, document etc. Items die nog in een gepubliceerde pagina staan kunnen niet worden verwijderd. Als je een component opent, vind je in de knoppenbalk een geel knopje dat "Waar gebruikt tonen" heet. Dit is een Tridion-functie waarmee je kunt zien waar in Tridion een component wordt gebruikt. Als je erop klikt kunt je vanuit de pop-up die verschijnt naar de bijbehorende pagina gaan in de paarse mappen of de bijbehorende pagina openen. Dit doe je met de knoppen "Open" of "Ga naar...". Afb. 11 Waar gebruikt 2.6 Grote aantallen pagina s publiceren met page Publisher Omdat meerdere inspecties met Tridion werken kunnen er wachtrijen ontstaan als iemand in één keer veel pagina s gaat publiceren. Gebruik daarom de Page publisher bij het inrichten van een nieuwe site, of bijvoorbeeld als je veel of grote dossiers aanmaakt. Met de Page publisher kun je een paarse map selecteren waarna Tridion alle pagina's in die map één voor één met de prioriteit laag in de wachtrij zet. De pagina's worden dan gepubliceerd zodra het kan, terwijl de gewone publicatiewerkzaamheden ook door kunnen gaan en de wachtrij niet "verstopt" raakt. Gebruik de Page publisher als volgt: 1. Klik op "Pagina's op Maat" en dan op "PowerTools". 2. Klik nu in het rechter gedeelte van het scherm de blauwe link "Page publisher" aan om deze te starten. Pagina 12 van 65

13 Afb. 12 Power Tools Je komt nu in onderstaand scherm: Afb. 13 Page publisher 3. Klik op de blauwe link "Select a Structure Group / Publication".Selecteer in de pop-up die nu verschijnt de paarse map die je wilt publiceren. 4. Zet nu in het onderstaande scherm vinkjes bij "Stylesheets en scripts - Staging" en bij "Internet - SSONET Live" en klik op de knop "Publish pages individually" om de paarse map te publiceren naar staging en de livesite. Pagina 13 van 65

14 Afb. 14 Pop up scherm Page publisher De Page publisher gaat nu van start. Je kunt dit controleren in de publicatiewachtrij (zie afbeelding 9). 2.7 Navigatie De structuur van de website wordt bepaald door structuurgroepen en de pagina s die daarin staan. Alle structuurgroepen met een nummer - voorvoegsel (bijv. 010_) worden opgenomen in de navigatiestructuur. De nummering bepaalt de volgorde waarin de onderwerpen in de menu s worden geplaatst. In iedere structuurgroep wordt bovendien tenminste 1 pagina met de bestandsnaam index.aspx verwacht. Deze pagina is de standaardpagina van de betreffende structuurgroep. Als je gebruikt maakt van de tool ( pagina ) gebeurt dit standaard. Als de pagina niet automatisch in het menu verschijnt kun je in de pagina bij het tabblad algemeen controleren of in het veld bestandsnaam index staat ingevuld. 2.8 Bewerken met site edit In de stagingomgeving kun je via site edit de inhoud van pagina s aanpassen. Klik op het icoon dat rechts onderin het scherm staat: Pagina 14 van 65

15 Afb. 15 Site edit start Het kan zijn dat er een inlogscherm verschijnt. Log dan in met de hier in met uw inloggegevens waarmee je ook in Tridion inlogt. Onderaan de pagina verschijnt de volgende menubalk: Site edit is nu actief. Je kunt met de muis over de tekst gaan. Er verschijnt dan een kader. Afb. 16 Site edit selecteren Als je nu op deze knop klikt verschijnt het component waar de tekst in staat. Deze kan nu aangepast worden. Hierna kan de component opgeslagen worden met opslaan en sluiten. Op de site is de aanpassing nog niet Pagina 15 van 65

16 zichtbaar. Hiervoor moet de pagina eerst gepubliceerd worden. Dit gaat op de volgende manier: Klik op de site edit menubalk op de linker knop: Er verschijnt een menu. Klik in dit menu op Publiceren pagina publiceren. Het bekende publicatiescherm verschijnt nu. Vink hierin de targets aan waar de pagina naartoe gepubliceerd moet worden (Bijvoorbeeld naar Staging en naar Live) en klik op de knop Publish. NB: Bij de totstandkoming van deze handleiding werkte de site-edit functie niet. Dit probleem is aangekaart bij SSO ICT. Wanneer het probleem is opgelost was toen nog niet bekend. Pagina 16 van 65

17 3 Contentbeheer 3.1 Standaardpagina - Aanmaken contentmappen en structuurgroepen Om een nieuwe contentmap en een nieuwe structuurgroep aan te maken gebruik je de tool 1Logo mappen aanmaken (nieuw). Deze vind je onder Pagina s Op Maat en wordt gebruikt voor de inspectiesites. Met deze tool maak je in één keer zowel de gele contentmap als de paarse structuurmap aan. Afb. 1 - Nieuwe map aanmaken met tool. Klik op de tool 1Logo mappen aanmaken (nieuw) : Het onderstaande scherm wordt getoond. Afb. 2 Tool voor het aanmaken van een contentmap met een structuurgroep en een standaardpagina Klik bij Creëer in folder op het gele mapje (zie rode pijl). Afb. 3 Locatie kiezen voor nieuwe content. Pagina 17 van 65

18 Kies een locatie, bijv. 020_Onderwerpen. Klik op OK. Het ID-nummer van de map wordt in het veld getoond. Afb. 4 Structuurgroep aanmaken Klik bij Creëer in structuregroup op de knop Zoek. Je hoeft niet op het paarse mapje te klikken. Het ID-nummer van de structuurgroep wordt in het veld geplaatst. Afb. 5 Naamgeving mappen Zet een vinkje bij Componenten en pagina s aanmaken. Zet geen vinkje bij Nummering voor de mappen? als je de nummering zelf wilt bepalen. Als je bijvoorbeeld een bestaand dossier uitbreidt werkt het vaak beter om zelf een (opvolgend) nummer te kiezen. Let op: mappen die geen nummer hebben zie je niet terug in het menu van de site en zijn alleen zichtbaar in Tridion. Typ in het tekstvak een naam en eventueel de zelfgekozen nummering (prefix) en eventuele submappen. Gebruik het teken _ tussen het nummer en de naam. Let bij eventuele submappen op het inspringen met 1 spatie. Let op: gebruik je vinkje Nummering voor de mappen, zet dan géén underscore voor de mapnaam. Wanneer het om een dossier gaat, vink dan Is dossier? aan. Pagina 18 van 65

19 Klik tot slot op de knop Make folders and structuregroups. Afb.6 Controleer de aanmaak van de nieuwe contentmap Ga naar de content (geel) en controleer of de nieuwe map is aangemaakt in de gewenste contentmap. ( zie je map niet direct ververs Tridion dan even met F5). Controleer of in de contentmap (paars) een pagina is aangemaakt. Klik de pagina open en controleer of er een component is toegevoegd aan de pagina. (tabblad componentpresentaties ). De inhoud van het component vormt de inhoud van de pagina. Is dit niet automatisch gebeurd dan kun je het component alsnog op de volgende wijze handmatig toevoegen: Klik op het tabblad toevoegen, links onderaan in het tabblad componentpresentaties. Klik de gele contentmap open, en zoek het betreffende component op. Selecteer in het pull down menu componentsjabloon, standaard pagina. Pagina 19 van 65

20 Afb. 7 Handmatig toevoegen van een component aan een pagina Controleer nu of het nodig is een zoekmachine-vriendelijke url aan te maken: Dit is nodig als je een mapnaam hebt gebruikt die uit meer dan één woord bestaat. Klik met je rechtermuisknop op de paarse map die je hebt gemaakt en klik vervolgens op "Eigenschappen". Zet in de pop-up die nu verschijnt verbindingsstreepjes tussen de woorden in het veld "Map". (op afb. 8 bijvoorbeeld is crisiszorgenrampenopvang, gewijzigd in crisiszorg-enrampenopvang). Dit is belangrijk voor zoekmachines. Afb. 8 Wijzigen URL naam Pagina 20 van 65

21 Klik ten slotte op toevoegen ( je ziet nog niets veranderen) en meteen daarna op sluiten. 3.2 Content invoeren Nu de contentmap en de pagina zijn aangemaakt kun je de pagina voorzien van content. In de zojuist aangemaakte map bevindt zich een component met dezelfde naam als de map. Ga naar de component en dubbelklik op de naam. Het scherm met een lege pagina wordt geopend. Velden met een rood sterretje zijn verplicht in te vullen velden. Pagina 21 van 65

22 Afb. 9 Voorbeeldinvoer van een standaardpagina Naam Schema Bovenkopje Titel Subtitel Introtekst Alinea Dit is de naam van het Tridion Component. Wordt automatisch ingevuld. Voor een standaardpagina wordt het schema Standaard_pagina gebruikt Optioneel: deze kop komt boven de titel te staan. De titel (of kop) van de pagina Optioneel: deze kop komt onder de titel van de pagina te staan. De introductietekst Een alinea bestaat uit een titel en de alineatekst. Per alinea kan een afbeelding, een filmpje en/of links worden toegevoegd. Pagina 22 van 65

23 Het aanmaken van alinea s. Je kunt meerdere alinea s op een pagina plaatsen en onder iedere alinea links, downloads etc. toevoegen. Een alternatief is dat je één lange alinea maakt en de tussenkopjes in de tekst vet maakt. Je kunt dan alleen onderaan de pagina downloads en links toevoegen. Wanneer je in het alineatekst -veld klikt, kun je de knoppen bovenaan het venster gebruiken om de tekst van opmaak te voorzien en hyperlinks in de tekst toe te voegen. Afb. 10 Alineatekst opmaken Kopieer nooit direct tekst uit een tekstverwerker in het alineatekst veld. Wanneer je dit toch doet, wordt de opmaak meegekopieerd waardoor de teksten er uiteindelijk raar uit gaan zien op de website. De lettertypes zullen bijvoorbeeld afwijken. Een goede werkwijze om dit te vermijden is om de tekst vanuit Word eerst naar Notepad te kopiëren zodat de opmaak verdwijnt en daarna pas in het alineatekst -veld te plakken Afbeelding toevoegen Een afbeelding voeg je toe door te linken naar een afbeeldingcomponent in het veld Afbeelding. De afbeelding moet een grootte hebben van (b x h) (150px x 200px). Door de velden Plaats van afbeelding kan de plaats van de afbeelding worden opgegeven. Je kunt eventueel een onderschrift toevoegen door het veld Afbeelding onderschrift in te vullen. In paragraaf lees je hoe je een component aan kunt maken voor een afbeelding. Pagina 23 van 65

24 Meer informatie links In dit veld kun je interne en externe links neerzetten. Links voeg je toe door de knop invoegen te gebruiken. Klik vervolgens een component aan waarnaar je wilt verwijzen. Bij het publiceren een hyperlink naar deze pagina worden gemaakt. Voor externe links maak je een apart component aan. Meer informatie over het toevoegen van links lees je in de paragrafen en Meer informatie downloads In dit veld kun je links naar pdf s en andere downloads zetten. Klik op invoegen, kies voor de content folder Downloads en kies een download waarnaar je wilt verwijzen. Afb Downloads Staat je download nog niet in Tridion druk dan op de knop en voeg de download alsnog toe. Hoe je een component aanmaakt voor een download lees je in paragraaf Als de download wel bestaat, selecteer deze en klik op Ok om de download aan de lijst toe te voegen. Om nog een alinea toe te voegen klik je op de knop. Pagina 24 van 65

25 Hieronder staat een afbeelding en tabel welke velden je in moet vullen. Naast de zichtbare tekst zijn dat metadata. Metadata zijn trefwoorden voor zoekmachines en belangrijk voor de vindbaarheid van pagina s. Afb. 12 Alinea, meer informatie links Taxonomie interne index "Meer informatie" (hier zet je alle interne en externe links die bij de pagina horen): "Meer informatie" (hier zet je alle documenten die bij de pagina horen): Dit is een metadata die niet meer wordt gebruikt. Hoef je niet in te vullen dus. Zet deze op ja om bovenaan de pagina een index te laten genereren. Of laat deze leeg om dit niet te doen. Een interne index is een klikbaar overzicht van alle alinea s op de pagina. Dit is makkelijker navigeren voor de website bezoeker wanneer de pagina erg lang is. Zie afbeelding onderaan deze tabel Voor het toevoegen van meer links en documenten die bij de pagina horen. Dit gaat op identieke wijze als bij links en downloads in een alinea (zie hoofdstuk 4). Voor het toevoegen van documenten die bij de pagina horen. Dit gaat op identieke wijze als bij links en downloads in een alinea (zie Pagina 25 van 65

26 Verwante dossiers (getoond aan de rechterkant van de pagina): "zie ook" (zet hier zet je alle 'nice to know' links die je aan de rechterkant van de pagina ziet): Extra pagina onderdelen (Poll/Forum/Formulier/Vraagantwoord) Extra context onderdelen (rechts in pagina) Banners (rechts in pagina) Opmerkingen en /of contactpersonen (wordt niet gepubliceerd) Doelgroepen hoofdstuk 4). Dit veld kun je gebruiken om links naar verwante dossiers te vermelden. (alleen bij dossiers) Zoals de naam al zegt kun je hier links opnemen naar externe websites die ook nuttige informatie hebben. Geheel aan de onderzijde van de pagina kun je een of meerdere links vermelden naar zaken als een poll, een forum, formulier enz. Geheel rechts op de pagina kun je links, korte stukken tekst en filmpjes of foto s vermelden. Ook een banner kun je aan de rechterzijde tonen. Een banner is een clickable afbeelding. Hier kun je eventuele opmerkingen vermelden. Deze worden niet op de site getoond en zijn alleen bedoeld voor redacteuren. Hier kun je aangeven onder welke hoofdrubricering de pagina valt. Afb. 13 Voorbeeld IGZ van een interne index Pagina 26 van 65

27 3.3 Nieuwsberichten aanmaken Ga naar de gele map Actueel, en vervolgens naar nieuwsberichten. Sommige inspecties hebben deze map weer onderverdeeld in submappen op jaar en maand. Klik op de map waar het nieuwsbericht in moeten komen te staan. Maak een nieuw component aan. Hieronder staat een afbeelding en tabel welke velden je in moet vullen. Naast de zichtbare tekst zijn dat metadata. Metadata zijn trefwoorden voor zoekmachines en belangrijk voor de vindbaarheid van pagina s. Afb. 14 Aanmaken nieuwsbericht Naam Schema Datum Titel Subtitel Introtekst Vul de naam van het bericht in. Selecteer nieuwsbericht Vul altijd een datum in. Dit voorkomt dat het bericht opnieuw in de abonnementenservice komt of op de homepage als je later iets wijzigt. Als je een andere titel wilt gebruiken als bij naam is genoemd vul dat hier in. Anders kun je het leeg laten. Vul eventueel een subtitel in. Vul de introtekst in. Maak de introtekst niet te lang want deze verschijnt op de site Vet. Een lange intro geeft dus een lelijke pagina. Houdt er ook rekening mee dat het intro in het nieuwsoverzicht en in de zoekresultaten na 150 tekens wordt afgebroken. Zorg Pagina 27 van 65

28 dus dat je belangrijkste nieuwsfeit in de eerste zin van je introtekst staat. Alineatitel Vul eventueel een alineatitel in. Alineatekst Vul hier de rest van de tekst in. Zie ook Nieuwsberichten hebben naast meer informatielinks (zie 3.1 standaardpagina), nog een extra mogelijkheid. Zie ook is een linklijst die rechts bovenaan de pagina komt te staan. Je kunt er naar relevante informatie verwijzen die bij het nieuwsbericht horen, bijvoorbeeld oudere nieuwsberichten, externe links etc. Wanneer er downloads bij het nieuwsbericht staan moet je ervoor zorgen dat deze stukken in PDF-formaat staan (dus geen Word-document). Dit kan via een PDF-maker. Zorg voor een goede, betekenisvolle bestandsnaam, dit is namelijk waar de zoekmachine naar kijkt. Dus geen afkortingen, versiebeheer etc. Dit maakt het document slechter vindbaar. Wanneer er links en/of downloads in een nieuwsbericht (NB) staan is het zaak eerst in de mappen links en/of downloads te kijken of deze al bestaan. Geef ze een goede naam mee waarmee je ze gemakkelijk terug kunt vinden. Wanneer je de rest van de tekst met knippen en plakken in het veld wilt plaatsen werkt het gewone plakken niet. Plakken kun je door op het icoontje ( ) te klikken. NB: Je kunt een nieuwsbericht plaatsen bij een dossier. Nieuwsberichten verschijnen automatisch op de homepage. Als dit niet gewenst is kun je onderstaand vinkje aanzetten. Hetzelfde geldt voor de abonnementenservice. Pagina 28 van 65

29 Afb Nieuwsbericht toevoegen aan dossier. Optie om niet te plaatsen op homepage of te verzenden via de abonnenementenservice. 3.4 Dossier Voor dossierpagina s gelden een paar aparte functies: Verwante dossiers: wanneer je bij het aanmaken van een structuregroup het vinkje is dossier hebt gebruikt, krijg je in het component een extra veld: Verwante dossiers. Dit is een linklijst rechts boven aan de pagina waar je kunt linken naar dossiers die een relatie hebben met elkaar. Foto s: Volgens de verplichte vormgeving van rijksoverheidssites mag per dossier één foto worden gebruikt. Deze komt op iedere onderliggende pagina terug wat de gebruiker helpt te begrijpen waar hij zich op de site bevindt. Deze foto (235 x 235 pixels), voeg je toe aan de paarse hoofdmap van het dossier. Klik op Eigenschappen, klik in het pop-up venster dat nu verschijnt, rechts van het veld plaatje op toevoegen. Pagina 29 van 65

30 Afb 16 Foto toevoegen aan dossiermap 3.5 Een component zoeken Met het "Geavanceerd lijstfilter" kun je snel componenten terug vinden binnen een map. Klik op het filterknopje in de menubalk. Er verschijnt een pop-up waarmee je op naam kuntzoeken. Als je filtert laat Tridion alleen nog componenten of pagina's zien waarin het woord(gedeelte) waarop je filtert in de "Naam" voorkomt. Je kunt het vergelijken met Ctrl + F in Windows: snel zoeken naar tekst(fragmenten). Pagina 30 van 65

31 Afb. 17 Lijstfilter 3.6 Uitchecken en inchecken Als je in Tridion aan een component of pagina werkt, wordt deze automatisch "uitgecheckt" zodat anderen niet tegelijk aan deze component kunnen werken. Uitgecheckte componenten en pagina's zijn te herkennen aan een klein rood v'tje: Het is goed af en toe te bekijken of je niet per ongeluk componenten of pagina's uitgecheckt hebt staan, waardoor ze door anderen niet gewijzigd kunnen worden. Als je met meerdere redacteuren werkt is het wel van belang goed te checken of niet iemand anders aan dit item werkt, anders doe je zijn/haar werk teniet. Controleer of er uitgecheckte items staan als volgt: 1. Klik bovenaan de Tridion-mappenstructuur op de map "Gebruikerstaken" en dan op "Alle uitgecheckte items". 2. Klik met je rechtermuisknop op eventuele uitgecheckte items en selecteer in het menu dat je nu te zien krijgt "Versiebeheer" en vervolgens "Inchecken" (waardoor eventuele wijzigingen worden opgeslagen) of "Uitchecken ongedaan maken" (waarmee je de component of pagina vrijgeeft zonder wijzigingen op te slaan.) Pagina 31 van 65

32 Afb. 18 Uitgecheckte items 3.7 Historie/terugdraaien Tridion bewaart alle oude versies van componenten en pagina's. Je kunt dus altijd terug naar een oude versie van een component of pagina. Doe dit als volgt: Klik met je rechtermuisknop op een component of pagina en selecteer "Versiebeheer" en dan "Historie". Afb. 19 Versiebeheer Je komt nu in het volgende scherm: Pagina 32 van 65