BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR LEVERINGEN OPEN OFFERTEAANVRAAG SOFTWARE ASSET MANAGEMENT TOOL VOORWERP VAN DE OPDRACHT

Transcriptie

1 BESTEK OVERHEIDSOPDRACHT VOOR LEVERINGEN OPEN OFFERTEAANVRAAG SOFTWARE ASSET MANAGEMENT TOOL VOORWERP VAN DE OPDRACHT AANKOOP EN ONDERHOUD SOFTWARE ASSET MANAGEMENT Opdrachtgevend bestuur Indienen offerte VITO Uiterlijk: Boeretang dinsdag 07 oktober MOL om uur BELGIË De offerte dient VERPLICHT elektronisch te worden ingediend via e-tendering SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 1

2 Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 5 I.1 TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING... 5 I.2 AANBESTEDENDE OVERHEID... 5 I.2.1 Leidende dienst... 6 I.2.2 Leidende ambtenaar... 6 I.3 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 6 I.3.1 Nomenclatuur (CPV code)... 6 I.3.2 Beschrijving... 6 I.4 AANVRAAG OPDRACHTDOCUMENTEN... 6 I.4.1 Documenten... 6 I.4.2 Prijs en betalingswijze... 7 I.5 SPECIFIEKE REGLEMENTERING VOOR DEZE OPDRACHT... 7 I.5.1 VITO-reglementen... 7 I.6 AANDACHT... 7 I.7 WIJZE VAN GUNNEN... 7 I.8 PRIJSVASTSTELLING... 7 I.8.1 Prijsopgave... 8 I.9 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE... 8 I.9.1 Juridische situatie van de inschrijver... 8 I.9.2 Economische en financiële draagkracht van de inschrijver... 8 I.9.3 Technische bekwaamheid van de inschrijver... 8 I.10 TAALGEBRUIK... 9 I.11 ONDUIDELIJKHEDEN EN VRAGEN... 9 I.12 ONDERAANNEMING... 9 I.13 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 9 I.13.1 Technische specificaties...10 I.14 VERPLICHT ELEKTRONISCH INDIENEN VAN DE OFFERTE...10 I.14.1 Algemeen...10 I.14.2 Documentformaat...11 I.14.3 Documentnamen...11 I.14.4 Buitenlandse inschrijvers...11 I.15 OPENING VAN DE OFFERTES...12 I.16 VERBINTENISTERMIJN...12 I.17 DEMONSTRATIE...12 I.18 GUNNINGSCRITERIA...13 I.19 PRIJSHERZIENINGEN...14 I.20 VARIANTEN...14 I.21 ONDERHOUDSCONTRACT...15 I.22 OPTIES...15 I.22.1 Dagtarief...15 I.23 KEUZE VAN OFFERTE...15 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN II.1 PLAATS VAN LEVERING / UITVOERING...16 II.2 LEVERTERMIJN / UITVOERINGSTERMIJN...16 II.3 DE LEVERING...16 II.3.1 Handleidingen en technische brochures...16 II.4 MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN...17 II.5 BORGTOCHT...17 II.6 WIJZIGING ONDERAANNEMING...17 II.7 WAARBORG - GARANTIEPERIODE...18 SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 2

3 II.8 BOETEN WEGENS LAATTIJDIGE LEVERING...19 II.9 FACTURATIE...19 II.10 BETALINGSTERMIJN...19 II.11 VOORLOPIGE OPLEVERING...20 II.12 DEFINITIEVE OPLEVERING...21 II.13 WEIGERINGSCLAUSULE...21 II.14 REGELING VAN GESCHILLEN...21 II.15 PUBLICITEIT...22 II.16 ONVERENIGBAARHEDEN...22 II.17 DE EIGENDOMSRECHTEN...22 II.18 GEHEIMHOUDING EN VERTROUWELIJKHEID...24 III. TECHNISCHE BEPALINGEN III.1 INLEIDING...25 III.1.1 Voorstelling VITO...25 III.1.2 Software asset management...25 III.2 FUNCTIONALITEITEN/VEREISTEN...25 III.3 DE OPLEIDING...29 IV. OFFERTEFORMULIER SOFT ASSET MGT IV.1.1 Voorwerp van de opdracht...32 IV.1.2 Identificatie van de inschrijver...32 IV.1.3 Verbintenistermijn...32 IV.1.4 Betalingen...33 IV.1.5 Machtiging en handtekening...33 IV.1.6 Belangrijke opmerking...33 VERKLARING OP EER V. INVENTARIS: V.1.1 Letterschrift...35 V.1.2 Uitvoeringstermijn...36 V.1.3 Specifiek te vermelden gegevens...36 V.1.4 Onderhoudscontract...36 V.1.5 Onderaannemers...36 VI. BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 3

4 Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 57, 1ste lid van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van 90 op 120 kalenderdagen gebracht. SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 4

5 I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen. I.1 Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. Zie ook punt Specifieke reglementering voor deze opdracht I.2 Aanbestedende overheid Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek Boeretang MOL Tel : fax: BTW-Nr: BE Ondernemingnummer : Onderneming van openbaar nut onder de vorm van een naamloze vennootschap De Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek wordt verder in de tekst als VITO aangeduid. Dhr. Dirk Fransaer is Gedelegeerd Bestuurder van VITO. VITO is de enige verantwoordelijke gesprekspartner en dus de enige bevoegde autoriteit voor het wijzigen van de opdracht en om te beslissen over eventuele problemen die zich stellen bij de uitvoering. VITO wordt vertegenwoordigd door de Leidende dienst. SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 5

6 I.2.1 Leidende dienst De leidende dienst voor deze opdracht is de aankoopdienst van VITO. Contactpersoon binnen die dienst: Sigrid Ramaekers Tel: I.2.2 Leidende ambtenaar De leidende ambtenaar van de betrokken dienst van VITO. Contactpersoon binnen die dienst: Francesco Fontana Tel: De leidende ambtenaar heeft het volgende mandaat: - De leidende ambtenaar is gemachtigd alle schikkingen, binnen de door dit bestek vastgestelde limieten, te treffen teneinde de goede uitvoering van het contract toe te laten. I.3 Beschrijving van de opdracht I.3.1 Nomenclatuur (CPV code) Software voor projectmanagement Database- en besturingssoftware Softwareprogrammering en advies Ontwikkeling van gebruikersspecifieke software I.3.2 Beschrijving Voorwerp van deze leveringen: Aankoop en Onderhoud Software Asset Management. Toelichting: Vito wenst ter ondersteuning van haar organisatie en management processen een software voor "Software Asset Management" aan te kopen en te onderhouden, en hiervoor een beroep te doen op een externe leverancier. Leveringsplaats: VITO, Boeretang 200 te 2400 MOL I.4 Aanvraag opdrachtdocumenten I.4.1 Documenten De opdrachtdocumenten zijn te downloaden van de web-site te zoeken met dossiernummer SOFT ASSET MGT. SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 6

7 I.4.2 Prijs en betalingswijze Alle opdrachtdocumenten zijn gratis. I.5 Specifieke reglementering voor deze opdracht I.5.1 VITO-reglementen Hierbij ingesloten vindt U het: - Milieubeleid - Milieu- en veiligheidsreglement voor derden/contractors - Algemene Milieu- en veiligheidsregels voor medewerkers derden/contractors (verkorte versie) VITO eist dat al uw medewerkers die op de VITO site werken, de verkorte versie van het reglement kennen. Het is uw verantwoordelijkheid om uw medewerkers op te leiden. Elke medewerker moet de verkorte versie in zijn bezit hebben, wanneer aanwezig op de VITO site. Gelieve daar voor te zorgen. VITO zal op regelmatige basis steekproeven nemen om na te kijken of contractors/derden die werken op de site uitvoeren het werfreglement kennen. Indien zij dit niet in voldoende mate kennen, zal VITO zelf zorgen voor deze opleiding op uw kosten. I.6 Aandacht Uitsluiting van de algemene voorwaarden van de inschrijver (regelmatigheid van de inschrijving) Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver uitdrukkelijk al de voorwaarden van de opdrachtdocumenten en verzaakt hij aan alle voorwaarden die strijdig zijn met de bepalingen in deze documenten, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte of later uit te wisselen documenten (bv facturen met verkoopsvoorwaarden) voorkomen. Elk uitdrukkelijk voorbehoud met betrekking tot één of meerdere voorwaarden in de opdrachtdocumenten heeft tot gevolg dat de offerte onregelmatig is en dat VITO deze niet in overweging kan nemen. I.7 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag. I.8 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen een globale prijs. SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 7

8 I.8.1 Prijsopgave 1. Het totale bedrag van de offerte zal voluit geschreven worden (in letters). 2. De leverancier wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de levering wegen te hebben inbegrepen met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In de prijzen zijn inzonderheid ingerekend: - documentatie en handleiding - de verzekering - tol- en accijnsrechten - de inklaring - de keurings- en opleveringskosten - opleiding - enz. I.9 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie De inschrijver dient eerst te voldoen aan de hieronder gestelde selectiecriteria (uitsluitingsvoorwaarden, financiële en economische draagkracht, technische bekwaamheid) alvorens men kan overgaan tot de evaluatie van zijn aanbieding. Hij voegt hiervoor de nodige documenten en inlichtingen bij zijn inschrijving. De inschrijver die niet voldoet aan de selectiecriteria wordt uitgesloten; hij wordt dan hierover geïnformeerd. I.9.1 Juridische situatie van de inschrijver Belgische inschrijvers: De inschrijver dient te voldoen aan de voorwaarden tot deelname van deze procedure. Hiervoor kan hij het bijgevoegd document verklaring op eer ondertekend bij zijn inschrijving toevoegen. Indien dit document niet wordt toegevoegd dient de inschrijver de nodige originele attesten toe te voegen die bewijzen dat hij voldoet aan de gestelde eisen voor deze procedure. De attesten mogen niet ouder zijn dan 2 maand op de dag van inschrijving. Deze gegevens worden nagezien via de kruispuntbank. Buitenlandse inschrijvers: Buitenlandse inschrijvers van binnen de Europese Unie dienen de overeenstemmende documenten van bewijs van betaling van belastingen en bewijs van betaling van de sociale zekerheid bij hun inschrijving te voegen. I.9.2 Economische en financiële draagkracht van de inschrijver Om de financiële en economische draagkracht van de inschrijver aan te tonen dienen bij de inschrijving de volgende documenten en inlichtingen bijgevoegd te worden: 1. Een passende bankverklaring (notoriëteitsverklaring) I.9.3 Technische bekwaamheid van de inschrijver De technische bekwaamheid van de inschrijver dient aangetoond door: SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 8

9 1. Beschrijving van de organisatie van de inschrijver en dit voor de aspecten die in verband met dit bestek in aanmerking komen (dit zijn niet de gevraagde gegevens voor de gunningscriteria). 2. Het opgeven van minimaal drie gelijkaardige referenties van de afgelopen drie jaar met een korte omschrijving van het voorwerp, de waarde en de contactgegevens van de klant. - Naam firma - Type toestel - Contactpersoon en telefoonnummer en I.10 Taalgebruik De offerte dient opgesteld te worden in het Nederlands of het Engels met uitsluiting van iedere andere taal. Bij betwisting over de juiste interpretatie van termen of voorwaarden heeft de Nederlandse tekst voorrang. I.11 Onduidelijkheden en vragen Indien in de opdrachtdocumenten onduidelijkheden staan of gegevens ontbreken kan men extra informatie of verduidelijkingen opvragen. De vraag wordt per opgestuurd naar aankoop@vito.be. Als wij oordelen wanneer de vraag en het antwoord belangrijk is dan zal de vraag en het antwoord via een erratum op de website van kenbaar worden gemaakt Tot donderdag 2 oktober uur kunnen vragen worden gesteld. Voor technische ondersteuning bij het indienen van de offerte kan men steeds terecht bij de inkoopdienst van VITO of bij de Federale overheid die E-tendering beschikbaar stelt. I.12 Onderaanneming De inschrijver geeft bij de inschrijving op met welke onderaannemer(s) hij de opdracht wil uitvoeren en wat het aandeel van de onderaannemer(s) omvat in de uitvoering van de opdracht. I.13 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands of Engels en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 9

10 documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. De prijs van de offerte moet opgegeven worden in euro. Eventuele kortingen moeten steeds in de eenheidsprijs verrekend zijn en worden niet afzonderlijk vermeld. I.13.1 Technische specificaties Gedetailleerde documentatie en informatie betreffende de mogelijkheden van de aangeboden toepassing (voor detail zie technische bepalingen). I.14 Verplicht elektronisch indienen van de offerte I.14.1 Algemeen De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van het KB van 15 juli Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0) Voor een toelichting omtrent het indienen van offertes door middel van elektronische middelen kunt u terecht op de informatiesessies die georganiseerd worden door het Departement Bestuurszaken en het Agentschap Ondernemen. U vindt de data van deze informatiesessies op Daarnaast werden ook een aantal organisaties geaccrediteerd om opleidingen omtrent het gebruik van e-tendering te geven. U kan voor de lijst van deze geaccrediteerde organisaties terecht op De offerte dient ten laatste te zijn opgeladen en door de bevoegde persoon ondertekend op dinsdag 7 oktober 2014 om uur Het indienen van een offerte door een inschrijver impliceert dat hij zich ertoe verbindt de bepalingen van het onderhavige bestek na te leven. De door de aannemer ingediende voorstellen in antwoord op de in het bestek opgenomen bepalingen of vragen vormen verbintenissen zijnerzijds. De inhoud van zijn offerte maakt immers wezenlijk deel uit van het contract, net als de preciseringen die hij dient te verstrekken naar aanleiding van eventuele verzoeken tot verduidelijking van zijn offerten. SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 10

11 I.14.2 Documentformaat Maak indien mogelijk zoveel mogelijk gebruik van documenten geschikt voor een Microsoft Office omgeving (Word, Excel, PowerPoint) De volgende bestandsformaten zijn toegelaten: - Microsoft Office formaten van 2003 of later - Open office formaten - PDF-formaat Belangrijk 1. Maak geen linken naar documenten op het web of naar webpagina s tenzij dit uitdrukkelijk wordt gevraagd in de documenten. Toegevoegde ongevraagde linken worden als niet bestaand beschouwd. 2. Macro s zijn niet toegelaten in de verschillende documenten tenzij dit uitdrukkelijk wordt vermeld. I.14.3 Documentnamen Maak het ons makkelijker om uw offerte te beoordelen. Laat de namen van de opgeladen documenten met de firmanaam beginnen (liefst afgekort indien mogelijk), gebruik vervolgens een volgnummer gevolgd door een korte duidelijke omschrijving van het document De naamgeving is zodanig ingegeven zodat alle documenten alfabetisch mooi in volgorde staan zoals we ze moeten raadplegen. Begin echter eerst met de 1. Administratieve documenten (inschrijvingsbiljet, Inventaris ) 2. Technische documenten 3. Bijlagen Voorbeeld: firmaxx 01 inschrijvingsdocument.docx firmaxx 02 inventaris.docx firmaxx 03 handtekenbevoegdheid.pdf firmaxx 10 technische info.pdf firmaxx 20 bijlage 1 firmaxx 21 bijlage 2 I.14.4 Buitenlandse inschrijvers U kunt als buitenlandse inschrijver de offerte en alle bijhorende documenten ondertekenen met een gekwalificeerd certificaat dat u kunt aankopen via een private actor en dat door de applicatie herkend wordt als een geldig certificaat dat geschikt is voor het plaatsen van wettelijke digitale handtekeningen ofwel met een elektronisch middel, aangekocht bij een private actor en waarvan zij zelf garanderen dat dit voldoet aan alle wettelijke voorwaarden: - Gekwalificeerde certificaten die geschikt zijn voor het plaatsen van wettelijke digitale handtekeningen, kunnen aangekocht worden bij Belgische private actoren. SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 11

12 - Wanneer u als buitenlandse inschrijver een eigen elektronisch middel gebruikt, afgeleverd buiten België, om de handtekening te plaatsen, garandeert hij zelf dat deze handtekening voldoet aan de voorwaarden van het KB van 15 juli Deze elektronische handtekening moet dus conform zijn met de regels van het Europees en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. De e-tenderingapplicatie kan bij deze werkwijze aangeven dat zij de door u geplaatste handtekening niet herkent. Door de handtekening te plaatsen garandeert u dat ze voldoet aan de gestelde voorwaarden. U voegt ook alle informatie aan de offerte toe in verband die de aanbestedende overheid toelaat na te gaan of het gebruikte elektronische middel geldig is en conform de bepalingen in de regelgeving. I.15 Opening van de offertes De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: VITO, gebouw HKT, vergaderzaal 2de verdieping Datum: 7 oktober 2014 om uur Bijwonen van de openingszitting Indien men wenst aanwezig te zijn bij de openingszitting dient men rekening te houden met VITO-toegangsformaliteiten. Duurtijd: minimum 15 min. I.16 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst. I.17 Demonstratie Aan de geselecteerde inschrijvers kan gevraagd worden een demonstratie te geven van de aangeboden tool(s) om de technische specificaties te kunnen evalueren. Alle kosten met betrekking tot de voorbereiding en uitvoering van de demonstratie zijn voor rekening van de inschrijver. De demo moet kunnen bijgewoond worden door meerdere vertegenwoordigers van VITO. SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 12

13 I.18 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving Gewicht 1 Kostprijs 40 2 Technische waarde van de aangeboden tool Mogelijkheden van de aangeboden tool: 60 De toepassing Inventaris Proof of license Licentiemodellen Software herkenning Rapportering Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. Berekening score kostprijs. Van al de geselecteerde inschrijvers wordt de gemiddelde kostprijs berekend. De goedkoopste geselecteerde aanbieding krijgt de maximale waarde van het gunningscriterium. Van elke andere geselecteerde inschrijver wordt het verschil in prijs berekend met de goedkoopste. Dit verschil wordt gedeeld door 1/100 van de gemiddelde prijs. De uitkomst geeft aan met hoeveel % de score van het gunningscriterium wordt verminderd. Indien een negatieve waarde wordt bekomen, wordt nul gegeven. Berekening technische waarde van de aangeboden tool Voor de score van dit criterium worden de volgende elementen geëvalueerd: De algemene omschrijving van de voorgestelde oplossing, alsook zijn mogelijkheden. De antwoorden op de vragen gespecifieerd bij de technische bepalingen. Vragen met het label must have wegen zwaarder door dan vragen met het label nice to have. SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 13

14 I.19 Prijsherzieningen Dagtarieven De opgegeven dagtarieven kunnen elk jaar bij het begin van het jaar worden aangepast volgens de volgende formule: Voor deze kan men een prijsherziening vragen vanaf het kalenderjaar 2016, en dit volgens de volgende formule: P = P0 * ( *(S/S0)) Waarbij P : nieuwe dagprijs (eerste nieuwe prijs in jaar+1 = 2016) P0 : oude dagprijs S : nieuwe index voor uitvalsbasis (land) programmeur ( op unit labour cost/ Total economy ( annual growth rate) S0 : oude index (startindex jaar 2015) De indexen zullen bepaald en opgevolgd worden volgens de tabel uit de link vermeld hierbij, waarbij : ( unit labour costs table / annual indicators table ) De contractant zal twee maanden vóór ingang van de nieuwe tarieven een overzicht bezorgen van bovenstaande gegevens om VITO de nodige tijd te geven deze info te valideren. De nieuw berekende dagtarieven blijven een heel jaar geldig. Licenties / Onderhoud Voor de licenties / onderhoud wordt in de offerte opgegeven welk mechanisme wordt gebruikt om de prijzen aan te passen. I.20 Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 14

15 I.21 Onderhoudscontract Voor wat betreft een onderhoudscontract verwacht VITO van de dienstverlener dat hij een uitgebreide omschrijving van de (verschillende) mogelijke onderhoudsformule(s) geeft. De inschrijver biedt een prijs aan voor een gedetailleerd onderhoudscontract op jaarbasis. VITO vraagt een standaardcontract bij de inschrijving te voegen. In het onderhoud zitten ook updates van de tool(s) vervat over de volledige duur van de samenwerking. De inschrijver garandeert dat de aangeboden tool voor minimaal vijf jaar verder onderhouden en ontwikkeld wordt of dat de volledige tool op kosten van de inschrijver overgeplaatst wordt naar een alternatieve tool. I.22 Opties I.22.1 Dagtarief Voor de uitvoering van extra of speciale vragen van VITO buiten de scope van dit bestek en pas mogelijk na succesvolle oplevering van dit project verwacht VITO een dagtarief van de dienstverlener. Uitvoering van deze diensten mag offsite gebeuren. I.23 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om hetzij de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen hetzij verduidelijking te vragen aan de inschrijver. SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 15

16 II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing. II.1 Plaats van levering / uitvoering VITO Boeretang Mol België II.2 Levertermijn / uitvoeringstermijn Vermoedelijke begindatum start implementatie software: Volledige oplevering : bij voorkeur volledig klaar tegen Garantieperiode na succesvolle implementatie: 12 maanden Startperiode onderhoudscontract: na succesvolle oplevering rekening houdend met 12 maanden garantieperiode De leverancier deelt bij zijn offerte de leverings- en installatieplanning mee aan VITO. Deze zal voorzien zijn van de nodige details betreffende fasen van het project alsook de resources die op dit project gezet zullen worden, inclusief de behoefte aan inzet van VITO resources. Deze projectplanning is een essentieel en noodzakelijk onderdeel van de offerte. Op vraag van VITO moet in onderling overleg - van deze planning kunnen afgeweken worden, bij uitvoering van de opdracht. II.3 De levering II.3.1 Handleidingen en technische brochures Bij de oplevering dient een volledige handleiding in het Nederlands of het Engels meegeleverd te worden. Deze handleiding bevat instructies voor de installatie, werking en het onderhoud van de toepassing. De prijs van de handleiding is inbegrepen in de aangeboden prijs. De handleiding mag op papier of in elektronische versie (pdf-file) worden aangeleverd. De handleiding maakt deel uit van de levering. SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 16

17 II.4 Maatschappelijk ondernemen verantwoord Bij de uitvoering van de opdracht dient de opdrachtnemer te voldoen aan de basisnormen die sociale verantwoordelijkheid waarborgen. Deze werden opgesteld door de International Labor Organisation (ILO) Verbod op dwangarbeid (conventies nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); Het recht op vakbondsvrijheid (conventie nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); Het recht van organisatie en collectief overleg (conventie nr. 96 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); Het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (conventies nr. 100 betreffende de gelijke beloning, 1951 en nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); De minimumleeftijd voor kinderarbeid (conventie nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook betreffende het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (conventie nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). II.5 Borgtocht Volgende borgtocht wordt gevraagd: 5% van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental. De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de voorlopige oplevering (tenzij er redenen zijn om de vrijgave van de borgtocht per gedeelte te regelen). De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekende zending. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel 29 van het koninklijk besluit van 14 januari Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als verzoek tot vrijgave van de borgtocht. II.6 Wijziging onderaanneming Behoudens schriftelijk akkoord van VITO mag de dienstverlener in geen geval tijdens de uitvoering van de opdracht: SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 17

18 1. een gedeelte of alle rechten en verplichtingen voortvloeiend uit onderhavige opdracht afstaan, 2. de uitvoering van deze opdracht of een gedeelte hiervan in onderaanneming geven, 3. zich door derden met hetzelfde oogmerk laten vervangen. Indien de dienstverlener niet langer in staat zou zijn de werkzaamheden uit te voeren zal hij VITO hiervan onmiddellijk in kennis stellen. II.7 Waarborg - garantieperiode Het geheel van de installatie is gewaarborgd gedurende 12 maanden vanaf de indienststelling (voorlopige aanvaarding) tegen alle gebreken, programmatie- en werkingsfouten. De waarborg blijft echter verworven tot op de datum van de definitieve aanvaarding (par. II.12) indien deze plaatsvindt na de afloopdatum van voornoemde waarborgperiode om redenen te wijten aan Leverancier. Gedurende de garantieperiode is de leverancier verantwoordelijk voor de goede werking van de tool waarvoor de garantie telt. Tijdens de garantieperiode vallen alle kosten ten laste van de leverancier (verplaatsing- en verblijfskosten, arbeidsloon, onderdelen, verzendingskosten, ). De leverancier brengt eventueel verbeteringen aan om een herhaling van defecten of onregelmatigheden te voorkomen zonder extra kosten voor VITO. Deze vervangingen of veranderingen zullen zo spoedig mogelijk worden uitgevoerd en de kosten hiervan (inbegrepen transport, herprogrammatie, verplaatsingskosten en prestaties van uw personeel, enz.) vallen geheel ten laste van de Leverancier. Tevens waarborgt de Leverancier de vervangen en/of veranderde tool gedurende een nieuwe periode van 1 jaar vanaf de nieuwe indienststelling. Deze laatste zal het voorwerp uitmaken van een bijzonder proces-verbaal van aanvaarding. Bij defecten of het niet functioneren volgens de specificaties van de tool van meer dan 10 dagen of bij gecumuleerde buiten gebruik stelling van meer dan 10 kalenderdagen tijdens de garantieperiode, zullen deze dagen automatisch een verlenging van de garantieperiode inhouden voor het dubbele van de duur van de defecten. Deze regel geldt ook tijdens de periode van een onderhoudsovereenkomst; d.w.z. de onderhoudsperiode wordt verlengd met het dubbele van de duur van de defecten indien die meer dan 5 kalenderdagen bedragen tijdens de duur van de periode. De inschrijver duidt in detail aan wat de garantie verder inhoudt. Indien de Leverancier, na aanmaning (bij overschrijding van de 10 kalenderdagen), weigert over te gaan tot herstelling, wijzigingen of aanpassing, behoudt VITO zich het recht voor na ingebrekestelling door middel van een aangetekend schrijven dat zonder gevolg is gebleven binnen de 48 uur na zijn ontvangst, over te gaan tot het laten SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 18

19 uitvoeren van werken of leveringen, het geheel volledig op kosten, risico's en gevaren en onder volledige verantwoordelijkheid van de Leverancier. II.8 Boeten wegens laattijdige levering Het louter verstrijken van de eventuele verlengde uitvoeringstermijn stelt de dienstverlener in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht. De boeten wegens laattijdige uitvoering worden berekend naar rata van 0,1% per kalenderdag vertraging, met een maximum van 7,5% van de waarde van de dienst waarvan de uitvoering met dezelfde vertraging gebeurde. II.9 Facturatie De factuur wordt na de voorlopige oplevering opgemaakt en zal de totale prijs van het project omvatten. De factuur dient buiten de wettelijke vermeldingen volgende gegevens te vermelden: - ons bestelnummer - de datums en detail van de uitgevoerde levering De factuur + eventuele bijlagen wordt opgemaakt aan en verstuurd naar: VITO Dienst financiën Boeretang MOL België Facturen dienen bij voorkeur in PDF formaat te worden opgestuurd per naar FINANCE@VITO.BE. II.10 Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de levering om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering. SOFT ASSET MGT 20 augustus 2014 Blz. 19