Accountantsverslag 2012 Gemeente Teylingen

Transcriptie

1 Accountantsverslag 2012 Gemeente Teylingen 14 mei

2 Aan de leden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Teylingen Postbus ZJ Voorhout Deloitte Accountants B.V. Schenkkade AR Den Haag Postbus LS Den Haag Nederland Tel: Fax: Onderwerp Concept accountantsverslag mei 2013 Datum Geacht college, Hierbij ontvangt u het concept accountantsverslag n.a.v. onze jaarrekeningcontrole 2012 van de gemeente Teylingen. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V. Onze controle is grotendeels afgerond. Wij zullen op korte termijn onze interne review en kwaliteitscontrole uitvoeren zodat wij onze controle formeel kunnen afronden. In dit concept rapport van feitelijke bevindingen hebben wij reeds de belangrijkste bevindingen opgenomen die wij onder uw aandacht willen brengen. Wij zijn echter in afwachting van de definitieve jaarrekening 2012 voorzien van controleverklaring ISD Bollenstreek. Wij hebben vernomen dat deze controleverklaring eind mei 2012 afgegeven zal worden waarna wij onze controleverklaring definitief kunnen uitbrengen. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college. Het is zonder voorafgaande toestemming niet toegestaan om dit accountantsverslag te publiceren. Dit geldt ook voor de publicatie op uw website. Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited /xxxx

3 Inhoudsopgave Accountantsverslag 2012 Gemeente Teylingen 3

4 Inleiding 5 Managementsamenvatting 8 Analyse vermogen en resultaat 11 Controlebevindingen jaarrekening Controlebevindingen rechtmatigheid 21 Interne beheersing 25 Overige onderwerpen 27 Bijlagen Bijlage A: Overzicht controlebevindingen 30 Bijlage B: Disclaimer en beperking in gebruik 32 4

5 Inleiding Accountantsverslag 2012 Gemeente Teylingen 5

6 Inleiding Reikwijdte van de controle Met onze opdrachtbevestiging van 6 december 2012 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2012 voldoende voor de doelstelling van onze controle. Samenvatting controle Wij zijn op 25 maart 2013 gestart met de controle van uw jaarrekening Bij de aanvang van de balanscontrole was de kwaliteit van de ter controle aangeboden conceptjaarrekening voldoende om onze controle te starten. De controle van de jaarrekening is in vergelijking met vorig jaar soepeler verlopen. Voor de op te leveren dossiers is gebruik gemaakt van ons handboek. De dossiervorming was van voldoende niveau, waarbij tijdens het controleproces nog enkele aanvullingen op de dossiervorming hebben plaatsgevonden. Onze vragen zijn steeds tijdig beantwoord. Wij hebben volledige medewerking van uw medewerkers gehad bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden. Verslaggevingsgrondslagen Verslaggevingsgrondslagen en toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en baten en lasten van de gemeente Teylingen. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente Teylingen zijn uiteengezet onder de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening In 2012 hebben zich geen wijzigingen van materieel belang voorgedaan in toegepaste verslaggevingsgrondslagen die van belangrijke invloed zouden kunnen zijn op de baten en lasten of de financiële positie van de gemeente Teylingen. Wij hebben het door het management / college toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd en hierop controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt. De gemeente Teylingen voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften van het BBV. 6

7 Inleiding Onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (het NBA) opgenomen in de Nadere Voorschriften inzake onafhankelijkheid van de openbaar accountant (hierna: NVO) en vormen een belangrijk onderdeel van het normenkader waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de NVO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Op basis van onze toetsing aan het normenkader concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij de gemeente Teylingen in 2012 voldoende is gewaarborgd. Wij zijn onafhankelijk van de gemeente en voor zover wij weten heeft zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels en ons beleid ten aanzien van onafhankelijkheid. Ons zijn geen relaties bekend tussen Deloitte Accountants B.V. en haar dochterondernemingen of de member firms van Deloitte Touche Tohmatsu en hun respectieve dochterondernemingen en de gemeente Teylingen, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. 7

8 Inleiding Managementsamenvatting 8

9 Inleiding Managementsamenvatting De belangrijkste bevindingen en de daaraan gekoppelde adviezen hebben in deze paragraaf opgenomen: Controlebevindingen 2012 Algemeen De controlebevindingen die wij hebben gerapporteerd in ons accountantsverslag 2011 en onze managementletter 2012 zijn in de jaarrekening 2012 op een juiste wijze gecorrigeerd. Ten aanzien van de SiSa-bijlage zijn geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd. Grondexploitaties Ten aanzien van de in exploitatie opgenomen bouwgronden hebben wij vastgesteld dat in de grondexploitatieberekening van Hooghkamer een kostenstijgingspercentage van 1% wordt gehanteerd terwijl voor andere grondexploitatieberekeningen 2% wordt gehanteerd. Wij adviseren u ook voor deze grondexploitatieberekening uit te gaan van een kostenstijgingspercentage van 2% Vanaf 2016 wordt voor in de grondexploitatieberekening van Hooghkamer een jaarlijkse opbrengststijging van 2,5% gehanteerd. Dit percentage achten wij erg optimistisch. Een opbrengstenstijging tussen 0% en 1% ligt meer in lijn van de verwachtingen. Voorzieningen Rechtmatigheid Het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) voor de gemeentelijke gebouwen is begin 2013 geactualiseerd. In MJOP is nog geen rekening gehouden met mogelijke actualiteiten (zoals doordecentralisatie van het groot onderhoud aan schoolbesturen en mogelijk afstoten van gemeentelijke gebouwen). Ieder jaar zal dit MJOP wederom geactualiseerd dienen te worden aan de hand van de huidige groot onderhoud uitgaven en de mogelijke actualisatie. De gemeente dient derhalve jaarlijks deze actualisatie tijdig te doen plaatsvinden om te voldoen aan de bepaling van het BBV. Indien de gemeente niet beschikt over een geactualiseerd MJOP is het vormen van een voorziening op basis van BBV niet toegestaan (wel is het vormen van een bestemmingsreserve voor deze uitgaven dan een mogelijkheid, indien de gemeenteraad hiermee instemt). Uit de uitgevoerde verbijzonderde interne controle door uw gemeente blijkt dat in enkele gevallen de mandateringsregels (met name aangaan van contractuele verplichtingen namens de gemeente) niet zijn nageleefd. Het college van burgemeester en wethouders heeft ingestemd met deze afwijkingen waardoor geen sprake is van financiële onrechtmatigheden. De gemeente heeft aangegeven een analyse uitgevoerd te hebben waardoor deze tekortkoming zijn ontstaan. Daarnaast zijn enkele verbetermaatregelen voor 2013 benoemd waaronder het actualiseren van de mandateringsregels, het implementeren van een inkooptoolhulpmiddel (met een te doorlopen stappenplan, verplicht te hanteren documenten en toepassing mandateringsregels) en zal er een verbetertraject ten aanzien van dit proces opgesteld worden. Wij adviseren u in 2013 deze interne beheersingsmaatregelen in 2013 te implementeren en deze interne beheersingsmaatregelen bij uitvoering van de VIC 2013 te toetsen op effectiviteit. 9

10 Inleiding Uit de overige uitgevoerde verbijzonderde interne controles door uw gemeente blijken geen financiële onrechtmatigheden. Uit de jaarrekening 2012 van uw gemeente blijken geen lastenoverschrijdingen op programmaniveau en is er derhalve geen sprake van begrotingsonrechtmatigheden. Er zijn geen andere omstandigheden in verband met niet-naleving van wet-en regelgeving bekend. Administratieve organisatie en Interne Beheersing (AO/IB) De uitvoering van de verbijzonderde interne controle is van een goed niveau. Wij hebben in onze managementletter 2012 enkele aandachtspunten opgenomen: Actualiseren van het normenkader; Aansluiting tussen werkzaamheden checklisten VIC met artikelen in het toetsingskader Spreiden van uitvoering van de VIC gedurende het jaar Enkele specifieke aandachtspunten die blijken uit de beoordeling van de VIC per proces (zoals VIC gericht op Europese aanbestedingsregels) Uw gemeente heeft deze aandachtspunten in het vierde kwartaal 2012 en eerste kwartaal 2013 de bovengenoemde aandachtspunten verwerkt in de uitvoering van de VIC. Uw gemeente wil op korte termijn de uitvoering van de VIC verder doorontwikkelen van gegevensgerichte werkzaamheden naar het procesmatig beoordelen van beschreven processen. In deze mogelijke doorontwikkeling van de VIC willen wij uw gemeente graag van advies voorzien. Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving Het wachtwoordbeleid van uw gemeente is eind 2012 gewijzigd. Voor 2013 zal worden beoordeeld in hoeverre de invoering van deze wijziging er toe zal leiden dat interne beheersingsmaatregelen juist werken en aanvullende maatregelen (zoals het jaarlijks laten accorderen van alle uitgaven door de budgethouders) niet meer nodig zijn. Naast het wachtwoordbeheer is bij uitvoering van de VIC enkele keren vastgesteld dat bij langere afwezigheid van de budgethouder er geen formele vastlegging is van de doormanatering aan andere medewerker van de gemeente Teylingen. Ook om deze reden is besloten de veranwoordelijke budgethouders jaarlijks schriftelijk hun akkoord geven op een overzicht van alle facturen die ten laste van hun budget zijn gekomen. Wij adviseren u deze vervanging bij afwezigheid formeel vast te leggen en in te voeren in Key2Financien. 10

11 Analyse vermogen en resultaat Accountantsverslag 2012 Gemeente Teylingen 11

12 Vermogen en resultaat Beschrijving In het BBV, de verslaggevingsregels van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via de programmarekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het resultaat vóór bestemming bedraagt voordelig. Per saldo is tussentijds reeds aan de reserves toegevoegd, zodat het uiteindelijke nog te bestemmen jaarresultaat voordelig bedraagt. Dit bedrag is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de mutaties in de reserves schematisch weergegeven: Ontwikkeling eigen vermogen in 2012 Stand van het eigen vermogen per 1 januari Tussentijdse resultaatbestemming tijdens boekjaar Nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening Totaal (= resultaat vóór bestemming) Stand per 31 december Het eigen vermogen van uw gemeente is in 2012 met een bedrag van toegenomen ten opzichte van de cijfers Dit komt overeen met het positieve resultaat voor bestemming. De omvang van uw reserves bedraagt ultimo % van het balanstotaal (2011: 69% van het balanstotaal). De verkoop van de aandelen NUON in 2009 heeft hier een belangrijke bijdrage aan geleverd (in de algemene reserve is hiervoor een bedrag opgenomen van ). Maar ook de resultaten van de afgelopen jaren en de verwachte resultaten laten, ondanks de huidige economisch onzekere tijd, een stabiel beeld zien. In de nota reserves en voorzieningen is gesteld dat het weerstandsvermogen van de gemeente minimaal 5% en maximaal 10% van de begrote-exploitatie, exclusief die voor de bouwgrondcomplexen, moet bedragen ( 59 miljoen). Dit zou betekenen dat de algemene reserve tussen de 3 en 6 mln. moet zijn. De gemeente voldoet hier ruimschoots aan. 12

13 Hierna geven wij een overzicht van de ontwikkeling van het resultaat (na tussentijdse bestemming) van 2009 tot en met Resultaatontwikkeling (x 1.000) Resultaat Voor een uitgebreide analyse van het rekeningresultaat over het jaar 2012 verwijzen wij naar de toelichting op de programmarekening (hoofdstuk 5.5 van de jaarrekening). 13

14 Controlebevindingen Jaarrekening 2012 Accountantsverslag 2012 Gemeente Teylingen 14

15 Controlebevindingen jaarrekening ) Aanpassingen in de jaarrekening 2012 Bevinding In ons accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2011 van 19 juni 2012 en in onze Management letter 2012 van 20 november 2012 hebben wij de aandacht gevestigd op enkele tekortkomingen ten aanzien van de verslaglegging. Deze omissies zijn allen in 2012 in uw jaarrekening aangepast. 15

16 Controlebevindingen jaarrekening ) Bevindingen Grondexploitatie Bevinding.NIEGG s Wij hebben vastgesteld dat voor alle in de jaarrekening 2012 opgenomen NIEGG s een reëel en stellig voornemen tot bebouwing in de nabije toekomst ten grondslag ligt (conform de notitie van de Commissie BBV d.d. februari 2013). In exploitatie genomen bouwgronden Ten aanzien van de in exploitatie genomen bouwgronden maken wij de volgende kanttekeningen c.q. wijzen u op de volgende potentiele risico s: In de grondexploitatieberekening van Hooghkamer wordt een kostenstijgingspercentage gehanteerd van 1% daar waar voor andere grondexploitatieberekening een kostenstijgingspercentage van 2% wordt gehanteerd en dit ook aansluit bij extern onderzoek. De gemeente geeft voor deze afwijking als argument de reeds gerealiseerde en te verwachten aanbestedingsvoordelen. Wij adviseren u ook voor deze grondexploitatieberekening uit te gaan van een kostenstijgingspercentage van 2% en het aanbestedingsvoordeel in de risicoanalyse mee te wegen als kans. De gemeente gaat in haar berekeningen m.u.v. project Hooghkamer uit van een opbrengstenstijging van 0%. In Hooghkamer wordt uitgegaan van 0% t/m 2015 en vanaf 2016 een jaarlijkse opbrengstenstijging van 2,5%. Uitgaande van herstel van de woningmarkt en een structurele woningbehoefte op de langere termijn ligt een opbrengstenstijging in de bandbreedte van 0-1% vanaf 2016 meer in de lijn der verwachtingen en achten wij de gehanteerde opbrengstenstijging van 2,5% in Hooghkamer derhalve erg optimistisch. Verschillende recente onderzoeken (o.a. Rabobank, ING, SNS en ABN AMRO) geven aan dat op de korte termijn nog geen signalen van herstel waarneembaar zijn in Nederland. 16

17 3) Voorzieningen Bevinding Onder de voorzieningen zijn enkele onderhoudsegalisatievoorzieningen opgenomen. Wij hebben vastgesteld dat voor deze voorzieningen een meerjarenonderhoudsplan aanwezig is. Voor de voorziening groot onderhoud gemeentelijke gebouwen was bij aanvang van onze controle nog geen geactualiseerd onderhoudsmeerjarenplan aanwezig. Uw gemeente heeft snel geanticipeerd en met een groot mogelijke inzet alsnog een geactualiseerd meerjarig onderhoudsplan (MJOP) samengesteld. Wij hebben deze MJOP met uw medewerkers besproken. De gemeente Teylingen dient deze MJOP nog wel formeel door het college te laten vaststellen. De MJOP is gebaseerd op een looptijd van 25 jaar waarbij als ijkmomenten iedere 5 jaar een geactualiseerd MJOP aan het college zal worden voorgelegd. Jaarlijks zal tevens een actualisatie plaatsvinden van dit plan aan de hand van de actualiteiten (zoals achterstanden, kostenverhogingen etc.). In het MJOP is nog geen rekening gehouden met mogelijke actualiteiten (zoals doordecentralisatie van het groot onderhoud aan schoolbesturen en het mogelijk afstoten van gemeentelijke gebouwen). Derhalve heeft de gemeente besloten het college de MJOP per 5 jaar te laten vaststellen zodat vrij snel op ontwikkelingen geanticipeerd kan worden. De gemeente dient jaarlijks deze actualisatie tijdig te doen plaatsvinden om te voldoen aan de bepaling van het BBV. Indien de gemeente niet beschikt over een geactualiseerd MJOP is het vormen van een voorziening op basis van BBV niet toegestaan (wel is het vormen van een bestemmingsreserve voor deze uitgaven dan een mogelijkheid, indien de gemeenteraad hiermee instemt). Wij adviseren u deze jaarlijkse actualisatie (tijdig) te doen uitvoeren. In 2012 heeft uw organisatie tevens een nieuw GRP opgesteld waarbij de stand van de voorziening is aangesloten op dit GRP en uitgangspunt zal zijn voor de stand van de voorziening voor komende jaren. 17

18 4) Single Information Single Audit Ontwikkelingen De procedure die uw gemeente moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien een zevental documenten aan het CBS te leveren. De SiSa-bijlage die opgenomen is in de jaarrekening wordt opgesteld door de gemeente. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de door u opgemaakte SiSa-bijlage en de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa Hierbij stellen wij de juistheid van de gegevens in de SiSa-bijlage vast. Wij willen benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Indien een 0 is ingevuld zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze 0 terecht is ingevuld. Dit is aan ons bevestigd de door het college door ondertekening van de LOR. In het kader van de totstandkoming van de SiSa-bijlage merken wij nog het volgende op. Bij de recente review van de Accountantsdienst Rijk (ADR) van de accountantscontrole van de SiSa-bijlagen 2011 (de zogenaamde single review 2012) hebben wij gemerkt dat zij (zeer) kritisch zijn op de kwaliteit van de aangeleverde SiSa-bijlagen door de gemeenten en de hierop uitgevoerde accountantscontroles. Gezien de zeer kritische houding van de ADR op de kwaliteit van de SiSa-bijlagen is het een compliment aan Deloitte dat de ADR bij alle door Deloitte gecontroleerde gemeenten (en provincies) tot een positief oordeel is gekomen. Dat is ook goed voor de gemeenten en provincies. U wordt immers niet geconfronteerd met aanvullende (veelal) lastige vragen of zelfs het achteraf terugbetalen van rijksgelden. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2012 in het kader van SiSa worden verantwoord. Wij doen dit middels een tabel, die ook moet worden opgenomen als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling wordt aangegeven of, en zo ja welke, financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd: 18

19 Fouten en onzekerheden SiSa Specifieke uitkering Fout of onzekerheid Financiële omvang in euro s Toelichting fout/onzekerheid D9 E27B G1C-1 G1C-2 G2C-1 G2C-2 Onderwijsachterstandenbeleid (OAB) Brede doeluitkering verkeer en vervoer SiSa tussen mede overheden Wet Sociale Werkvoorziening (Wsw) Gemeentedeel 2012 Wet Sociale Werkvoorziening (Wsw) Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 WWB Gemeentedeel 2012 Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 WWB Totaal 2011 (Gemeenten inclusief deel gemeenschappelijke regelingen Geen N.v.t. N.v.t. Geen N.v.t. N.v.t. Geen N.v.t. N.v.t. Geen N.v.t. N.v.t. Geen N.v.t. N.v.t. Geen N.v.t. N.v.t. 19

20 Fouten en onzekerheden SiSa Specifieke uitkering Fout of onzekerheid Financiële omvang in euro s Toelichting fout/onzekerheid G3C-1 G3C-2 G5C-1 G5C-2 H10_2010 Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) Gemeentedeel Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) Totaal 2011 Wet participatiebudget (WPB) Gemeentedeel 2012 Wet participatiebudget (WPB) Totaal 2011 (Gemeenten inclusief deel gemeenschappelijke regelingen) Brede doeluitkering Centra voor jeugd en gezin (BDU CJG)_Hernieuwde uitvraag 2008 tot en met 2011 Geen N.v.t. N.v.t. Geen N.v.t. N.v.t. Geen N.v.t. N.v.t. Geen N.v.t. N.v.t. Geen N.v.t. N.v.t. 20

21 Controlebevindingen Rechtmatigheid 2012 Accountantsverslag 2012 Gemeente Teylingen 21

22 1) Mutatie reserves Bevinding In de jaarrekening 2012 van uw gemeente wordt zowel voor de onttrekkingen als voor de dotaties aan de reserves een overschrijding gepresenteerd. Deze overschrijding wordt voornamelijk veroorzaakt door onderlinge boekingen tussen reserves (een voorbeeld hiervan is de herindeling van de algemene reserve op basis van de vastgestelde nota reserves en voorzieningen). Hierdoor is derhalve geen sprake van onrechtmatigheden. In de toelichting op de programmarekening worden alle overschrijdingen en onttrekkingen per programma toegelicht. 2) Bevindingen mandatering Bevinding Uit de uitgevoerde verbijzonderde interne controle op het juist toepassing van de mandateringsregels (met name aangaan van contractuele verplichtingen namens de gemeente) is vastgesteld dat in enkele gevallen het Besluit (financieel) mandaat, volmacht, machtiging en inkoop Teylingen 2012 niet juist ís nageleefd. Het betreft hier een door het college van burgemeester en wethouders ingesteld besluit. De afwijkingen zijn samengevat en ter goedkeuring aan het college aangeboden op 16 april 2013 waarbij het college is gevraagd akkoord te gaan met alle overeenkomsten en besluiten waarbij in 2012 is afgeweken op het onderdeel mandaat van het Besluit (financieel) mandaat, volmacht, machtiging en inkoop Teylingen Het college heeft akkoord gegeven voor deze afwijkingen waardoor geen sprake is van een financiële onrechtmatigheid. Wij adviseren u in 2013 deze tekortkomingen nader te analyseren en interne beheersingsmaatregelen te treffen zodat afwijkingen van het Besluit (financieel) mandaat, volmacht, machtiging en inkoop Teylingen 2012 tot een minimum worden beperkt. De gemeente heeft aangegeven een analyse uitgevoerd te hebben waardoor deze tekortkoming zijn ontstaan. Daarnaast zijn enkele verbetermaatregelen voor 2013 benoemd waaronder het actualiseren van de mandateringsregels, het implementeren van een inkooptoolhulpmiddel (met een te doorlopen stappenplan, verplicht te hanteren documenten en toepassing mandateringsregels) en zal er een verbetertraject opgesteld worden voor dit proces. Wij adviseren u in 2013 deze interne beheersingsmaatregelen in 2013 te implementeren en deze interne beheersingsmaatregelen bij uitvoering van de VIC 2013 te toetsen op effectiviteit. 22

23 3) Uitkomsten overige Interne controle rechtmatigheid Bevinding Uit de door uw organisatie uitgevoerde rechtmatigheidscontrole komen geen relevante bijzonderheden naar voren. Zie hiertoe ook het hoofdstuk Interne Beheersing. 4) Begrotingsrechtmatigheid programma s Bevinding De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en - bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat de gemeenteraad hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2012 van de Commissie BBV (voorheen het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten). Een overschrijding van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de raad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan worden afgegeven. De gemeenteraad van Teylingen heeft geen nader beleid ingesteld. Daarnaast moet de accountant in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college in de jaarrekening moet aangeven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde stellen. Extra lasten die worden gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de raad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig. In totaal heeft uw gemeente 68,2 miljoen aan lasten begroot (na wijziging), tegenover 65,1 miljoen werkelijke lasten. Dit is in totaal een onderrealisatie van 3,1 miljoen (4,5%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van 68,0 miljoen begroot, tegenover 67,7 miljoen werkelijke baten. In totaal gaat het om een lagere realisatie aan baten van 0,3 miljoen (0,4%). In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. Er zijn op de programma s geen begrotingsoverschrijdingen op de lasten te constateren. 23

24 Bevinding Lastenoverschrijding programma Begrotingsafwijking Onrechtmatig, telt niet mee Onrechtmatig, telt wel mee Geen overschrijdingen 24

25 Interne beheersing Accountantsverslag 2012 Gemeente Teylingen 25

26 Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (AO/IB) Interim-controle Verbijzonderde Interne Controle Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in september / oktober 2012 een interim-controle uitgevoerd. Deze tussentijdse controle is primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Onze bevindingen naar aanleiding van deze interim-controle hebben wij via de management-letter reeds gecommuniceerd. Wij zullen in dit verslag een korte samenvatting opnemen van de belangrijkste conclusies en de acties die hierop door de gemeente Teylingen zijn uitgevoerd. In onze managementletter van 20 november 2012 hebben wij reeds aangegeven dat de verbijzonderde interne controle over het algemeen van een goed niveau is. In onze management letter hebben wij de volgende aandachtspunten opgenomen: Actualiseren van het normen- en toetsingskader 2012; Opnemen van een specifieke aansluiting van de werkzaamheden in de checklisten met de artikelen in het toetsingskader; Het spreiden van de uitvoering van de interne controles gedurende het jaar, op basis van een inschatting van risico s Enkele aandachtspunten die blijken uit de beoordeling van de verbijzonderde interne controle per proces zoals uitvoering van de VIC gericht op de naleving van de Europese aanbestedingsregels en het nog uitvoeren van een VIC op onderwijshuisvesting. De gemeente Teylingen heeft in het laatste kwartaal van 2012 en het eerste kwartaal van 2013 alle verbijzonderde interne controles uitgevoerd en de bevindingen aan ons beschikbaar gesteld. De kwaliteit van de uitgevoerde VIC is van een goed niveau dit geldt zowel voor de vastlegging van de uitvoering van de VIC s als de foutevaluatie. Wij willen de gemeente Teylingen complimenteren met dit resultaat. Uit gesprekken die wij met uw medewerkers hebben gevoerd blijkt dat de gemeente op dit moment de VIC verder door wil ontwikkelen waarbij de gemeente van een meer gegevensgerichte aanpak, waarbij voornamelijk brondocumenten worden beoordeeld naar een meer procesmatige controle wil voor bepaalde processen waarbij met name wordt vastgesteld dat het proces op een juiste wijze plaatsvindt waardoor de kans op onrechtmatigheden gering is. Een goed voorbeeld van een proces waarbij deze nieuwe aanpak wellicht mogelijk is, is het proces belastingen en heffingen. In deze mogelijke doorontwikkeling van de VIC willen wij uw gemeente graag van advies voorzien. 26

27 Overige onderwerpen Accountantsverslag 2012 Gemeente Teylingen 27

28 Naleving van weten regelgeving overig Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met niet-naleving van wet- en regelgeving. Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts díe onderdelen die wij onderzocht hebben, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons in het kader van de jaarrekeningcontrole uitgevoerde werkzaamheden volgen geen risico s voor de jaarrekening In ons accountantsverslag van 2011 en onze management letter n.a.v. onze interim-controle 2012 hebben wij aangegeven dat niet standaard is voorgeschreven dat wachtwoorden voor de toegang tot Key2Financien (met name digitale factuurverwerking) periodiek gewijzigd worden. Ook worden geen eigen gesteld aan het wachtwoord ten aanzien van complexiteit, minimaal aantal tekens etc. Hierdoor loopt de gemeente het risico dat medewerkers hun wachtwoord niet regelmatig wijzigen, waardoor wachtwoorden eenvoudig kunnen worden gekraakt. In 2011 is dit risico ondervangen doordat de budgethouders jaarlijks schriftelijk hun akkoord geven op een overzicht van alle facturen die ten laste van hun budget zijn gekomen. In de verbijzonderde interne controle is in 2011 de werking van deze procedure vastgesteld. Ook voor 2012 is deze methodiek wederom toegepast. De gemeente Teylingen heeft medio december 2012 actie ondernomen ten aanzien van het wachtwoordbeleid In 2013 zal beoordeeld worden in hoeverre deze interne beheersingsmaatregel effectief is waardoor voorkomen kan worden dat afwijkingen pas achteraf worden gesignaleerd. Naast het bovengenoemde wachtwoordbeheer is bij uitvoering van de VIC enkele keren vastgesteld dat bij langere afwezigheid van de budgethouder er geen formele vastlegging is van de doormanatering aan andere medewerker van de gemeente Teylingen. Ook om deze reden is besloten de veranwoordelijke budgethouders jaarlijks schriftelijk hun akkoord geven op een overzicht van alle facturen die ten laste van hun budget zijn gekomen. Wij adviseren u deze vervanging bij afwezigheid formeel vast te leggen en in te voeren in Key2Financien. 28

29 Fraude Als onderdeel van onze controle hebben wij het college verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude, in de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat de het college daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met het toezichthoudend orgaan. Tijdens deze gesprekken heeft het college aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico s en voorbeelden gegeven van de manier waarop zij deze beheerst. Tegelijkertijd stellen wij vast dat het maken en/of periodiek actualiseren van gerichte frauderisicoanalyses geen zichtbaar onderdeel vormt van de interne beheersingsomgeving en dat uit de administratie (notulen, plannen etc.) bijvoorbeeld geen vastleggingen blijken die het belang illustreren dat u hecht aan het vermijden en ontdekken van fraude. Uw organisatie loopt hiermee het risico dat de interne beheersing kwetsbare plekken bevat die onopgemerkt blijven. De huidige economische ontwikkelingen kunnen voor organisaties en hun werknemers leiden tot verhoogde prikkels of gelegenheden tot het doen van of meewerken aan fraude. Gelet op het belang van een risicoanalyse die is toegespitst op de huidige economische ontwikkelingen en actuele interne beheersing attenderen wij u op bijgesloten folder Frauderisicoanalyse door directie en toezichthoudend orgaan en adviseren het proces van periodieke frauderisicoanalyses een vast onderdeel te laten uitmaken van het interne controlesysteem dat erop is gericht organisatierisico s te onderkennen, het belang en de waarschijnlijkheid daarvan in te schatten inschatten en het daarop toespitsen van de interne beheersing. Geen aanwijzingen dat er sprake is geweest van materiële fraude Hoewel wij een kritische houding hebben ten opzichte van risico s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2012 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. 29

30 Bijlage A: Overzicht controleverschillen Impact van controleverschillen op de jaarrekeningrubrieken: Aard van de fouten Rechtmatigheid Getrouwheid Verwijzing Effect niet-gecorrigeerde controleverschillen voorgaande periode 0 0 Effect niet-gecorrigeerde controleverschillen huidige periode Rechtmatigheidsfout is tevens getrouwheidsfout 0 0 Rechtmatigheidsfout is per saldo ook een getrouwheidsfout 0 0 (Sub)totaal getrouwheidsfouten 0 0 Extra absolute waarde rechtmatigheidsfouten 0 Extra foutieve financiële beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit externe regels (EU-aanbesteding/fido) 0 Extra foutieve financiële beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit interne regels (gedoogbeleid) 0 Overige rechtmatigheidsfouten 0 Totaal rechtmatigheidsfouten 0 Aard van de onzekerheden Rechtmatigheid Getrouwheid Onzekerheid rechtmatigheid betreft tevens getrouwheid 0 0 Onzekerheid rechtmatigheid is per saldo ook een onzekerheid inzake

31 Bijlage A: Overzicht controleverschillen getrouwheid (Sub)totaal onzekerheden in de controle getrouwheid 0 0 Extra absolute waarde onzekerheden rechtmatigheid 0 Extra financiële beheershandelingen met een onzeker direct financieel effect vanuit externe regels (EU-staatssteun) 0 Extra financiële beheershandelingen met een onzeker direct financieel effect vanuit interne regels (gedoogbeleid) 0 Overige onzekerheden inzake rechtmatigheid 0 Totaal onzekerheden in de controle rechtmatigheid 0 31

32 Bijlage B: Disclaimer en beperking in gebruik Dit verslag is alleen bestemd voor het college van burgemeester en wethouders en de leden van de gemeenteraad van de gemeente Teylingen en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit verslag getoond of in zijn handen komt op ons. De in dit verslag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit verslag is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de jaarrekening als geheel, welke zal worden verstrekt in onze controleverklaring. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking. Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu, a UK Private Company limited by guarantee, and its network of member firms. Neither Deloitte Touche Tohmatsu nor any of its member firms has any liability for each other's acts or omissions. Each of the member firms is a separate and independent legal entity operating under the names of "Deloitte", "Deloitte & Touche", "Deloitte Touche Tohmatsu", or other related names. 32