Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 1 / 38

Transcriptie

1 Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 1 / 38

2 Externe handleiding VLIS-programma Externe handleiding VLIS-programma... 2 Aanmelden... 3 Registreren... 4 Wachtwoord vergeten... 8 Nieuwe aanmelding Logies Opzoeken Mijn Logies Wijzigen van een dossier Overname aanmelding Stopzetten aanmelding Beheer persoonsgegevens Zoeken in Publiek Register Gebruikersprofiel aanpassen Wachtwoord wijzigen Contact Afmelden Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 2 / 38

3 Aanmelden Wat? Het VLIS-programma laat u toe als exploitant en/of gemachtigde uw eigen logiesdossier(s) te starten, te be kijken, te wijzigen, de aanmelding stop te zetten en een overname te registreren. Daarvoor is het nodig om precies te weten wie achter de PC zit. Hoe? Het programma kan rechtstreeks aangeroepen worden via een internetbrowser met adres Als u reeds geregistreerd bent : Vul Gebruiker en Wachtwoord in. Klik op de knop [Aanmelden]. Als u nog niet geregistreerd bent: Klik op de link Registreren als nieuwe gebruiker. Als u het wachtwoord vergeten bent: Klik op de link Wachtwoord vergeten? Fouten? Gebruikersnaam of Wachtwoord is foutief: Geef correcte Gebruiker en Wachtwoord in. Het Wachtwoord is hoofdlettergevoelig! Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 3 / 38

4 Registreren Wat? Het VLIS-programma laat u toe als exploitant en/of gemachtigde uw eigen logiesdossier(s) te starten, te bekijken, t e wijzigen. Daarvoor is het nodig om precies te weten wie achter de PC zit. Via Registreren maakt u zich bekend aan de administratie. U kiest uw gebruikersnaam en uw wachtwoord, waarmee u toegang krijgt tot de website VLIS. Vanzelfsprekend houdt de administratie zich aan de reglementering inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de verwerking van persoonsgegevens. Hoe? Velden met een * zijn verplicht. Het wachtwoord moet minstens 8 tekens lang zijn en minstens 2 numerieke tekens bevatten. Gebruikersnaam moet minimum 4 karakters lang zijn en mag geen spaties of speciale karakters bevatten. Klik op de knop [Gebruiker aanmaken]. U kunt onmiddellijk uw profiel verder aanvullen door te klikken op de knop [Profiel aanvullen] U kunt ook uw gebruikersaccount activeren. Dit is nodig om een aanmelding van een logies te kunnen doen. De die u toegestuurd wordt ziet er ongeveer uit als volgt: Gelieve op onderstaande link te klikken om uw account te activeren: Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 4 / 38

5 ctivationtoken=pfp1lwhmhyqdcswx%2f2kzxujlrbffkdf_plus_dlmkg3lkhgijjgwpdunpc DTy1gBWbvcV5IBrEIbNK8JwaMHuUDXMyQ%3d%3d&UserToActivate= Als u niet op bovenstaande link kan klikken, selecteer dan de link en kopieer en plak deze in de adresbalk van uw browser. Vriendelijke groeten, Klik op de link in de . U komt op het volgende sch erm: Gelieve de persoonsgegevens in te vullen: Klik op de knop [Volgende] en gelieve ook dit scherm met adresgegevens in te vullen: Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 5 / 38

6 Klik op het vinkje naast het invulveld van postcode om te zoeken naar de stad die erbij hoort. Klik op de knop [Bijwerken]. Hiermee is uw profiel volledig. Fouten? Foutief rijksregisternummer: Ga terug naar de TAB Persoonsgegevens en pas uw rijksregisternummer aan. Rijksregisternummer ziet er uit als volgt: JJMMDDnnncc Dit nummer staat o.a. op uw identiteitskaart (e -ID) Het veld is niet verplicht, u mag het blanco laten. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 6 / 38

7 Ontbrekende velden: Een aantal verplichte velden onder de TAB Persoonsgegevens en d e TAB Adresgegevens zijn niet ingevuld. Verplichte velden worden met een sterretje * aangeduid. Gebruiker bestaat reeds: Kies een andere gebruikersnaam en probeer opnieuw. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 7 / 38

8 Wachtwoord vergeten Wat? Als u uw wachtwoord vergeten bent kan u een nieu w wachtwoord laten versturen naar uw adres (het adres dat u vroeger ingaf tijdens de registratie van uw profiel). Hoe? In het loginscherm kan de gebruiker zijn/ haar wachtwoord terug opvragen door op de hyperlink Wachtwoord vergeten? te kli kken. Men komt terecht in het onderstaande scherm. Vul uw gebruikersnaam in. Klik op de knop [bevestigen]. U krijgt dan een bevestiging dat een nieuw wachtwoord is verstuurd naar uw e - mailadres: Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 8 / 38

9 De ziet er als volgt uit: Geachte, Uw wachtwoord werd gewijzigd, U kan zich op de VLIS website aanmelden met onderstaande gegevens: - Gebruikersnaam: karelb - Wachtwoord: ag1rht8q Na aanmelden heeft u de mogelijkheid om zelf een nieuw wachtwoord te kiezen via het menu Algemeen Wachtwoord wijzigen. Vriendelijke groeten Fouten? Verkeerde gebruikersnaam: Vul uw juiste gebruikersnaam in. Klik op de knop [bevestigen]. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 9 / 38

10 Nieuwe aanmelding Logies Wat? Het VLIS-programma laat u toe als exploitant of gemachtigde uw logies (vakantiew oning, gastenkamer, openluchtrecreatief terrein of vakantielogies) aan te melden. Hoe? Na aanmelden als gebruiker komt u op onderstaande pagina: Klik op het menu Nieuw dossier. U komt dan terecht op onderstaande pagina: Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 10 / 38

11 Om dubbels te vermijden bent u verplicht om eerst te zoeken aan de hand van postcode en huisnummer of het logies reeds bestaat. Eventueel kan u het logies uit de resultatenlijst selecteren om een dossier te starten. Indien het logies niet voorkomt in deze lijst betekent dit dat het logies nog niet gekend is. U kunt in dit geval volgende acties uitvoeren via de hyperlink: Een nieuwe aanmelding starten U komt dan terecht op onderstaande pagina: Hier kan u selecteren of u het logies ingeeft als exploitant of als gemachtigde. U geeft hier ook aan of de exploitant of desgevallend de gemachtigde een rechtsperso on of natuurlijk persoon is. Klik daarna op de knop [volgende]. Onderstaande pagina is er enkel als u hierboven hebt aangegeven dat u de gemachtigde bent: Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 11 / 38

12 Uw gegevens worden al gedeeltelijk ingevuld aan de hand van uw profiel. Ze kunnen hier niet gewijzigd worden. Velden met een * zijn verplicht. Als u op het vinkje bij het veld Postcode klikt zoekt het programma de gemeente die erbij hoort (voor België). Als u heeft aangeduid dat de gemachtigde een rechtspersoon is, zullen hier ook de gegevens van de rechtspersoon worden gevraagd. De Aanspreektitel, de Voornaam en de Achternaam zijn dan deze van de zaakvoerder van de rechtspersoon. Klik op de knop [volgende] nadat u de rest van uw gegevens hebt aangevuld. U komt dan op de volgende pagina : Hier vult u de gegevens in van de exploitant (die in dit voorbeeld een rechtspersoon is). De Aanspreektitel, de Voornaam en de Achternaam zijn deze van de zaakvoerder van de rechtspersoon. Als u heeft aangeduid dat de exploitant een natuurlij k persoon is, zal hier een eenvoudigere pagina staan. Als u hebt aangeduid dat u zelf de exploitant bent staan uw gegevens uit het profiel hier automatisch ingevuld. Klik op de knop [Volgende]. U komt dan op onderstaande pagina waar u de gegevens van het logies kan ingeven: Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 12 / 38

13 Vul de gegevens in. De Korte omschrijving is verplicht en bevat desgevallend de ligging(en) van een verplaatsbaar logies (zoals bijvoorbeeld een woonboot). Klik op de knop [volgende]: Op deze pagina moet u Voor akkoord aa nvinken. U bevestigt hiermee op erewoord dat uw aanmelding juist en volledig is en dat u aan alle gestelde voorwaarden voldoet. Een onterechte aanmelding is een overtreding van de regelgeving en kan tot sancties leiden. Klik op de knop [Bevestigen] om he t logies te laten opnemen in het register. U komt dan op onderstaande pagina waar u de digitale ontvangstmelding kan bekijken: Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 13 / 38

14 Klik op de knop [Open ontvangstmelding] en bekijk de ontvangstmelding. Dit is een officieel document dat aangeeft dat u uw lo gies heeft aangemeld. U kunt het digitaal bewaren of afdrukken. Indien u het adres van de exploitant en desgevallend van de gemachtigde hebt ingegeven, wordt hen tevens een mail met een link naar de ontvangstmelding gestuurd. Indien de digitale ontvangstmelding niet wordt geopend zal de administratie de ontvangstmelding via aangetekende post verzenden naar de exploitant en desgevallend naar de gemachtigde. Fouten Geen bestaande logies gevonden: Er is geen bestaande logies gevonden via de inge geven zoekcriteria. De gebruiker kan nog steeds een nieuwe aanmelding starten met een nieuw logies via de hyperlink Een nieuwe aanmelding starten. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 14 / 38

15 Velden vergeten in te vullen: Een aantal verplichte v elden zijn niet ingevuld. Ga naar de overeenste mmende TAB en vul de verplichte gegevens aan. Verplichte velden zijn aangeduid met een *. Rijksregisternummer of ondernemingsnummer is verkeerd ingevuld: Ga terug naar de TAB Exploitant of Gemachtigde en vul het veld Rijksregisternummer en Ondernemingsnummer correct in. Rijksregisternummer ziet er uit als volgt: JJMMDDnnncc Dit nummer staat o.a. op uw identiteitskaart (e -ID). Ondernemingsnummer ziet eruit als: 0nnnnnnncc Deze velden zijn niet verplicht, u mag ze blanco laten. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 15 / 38

16 Een beschermde benaming ingeven als naam logies: In de TAB Logies wordt gecontroleerd of men een beschermde benaming ingeeft in het veld Naam Logies. Wanneer men een beschermde benaming ingeeft in combinatie met een onjuiste categorie/ subcategorie wordt deze foutboodschap getoond. Voor een bepaalde categorie/subcategorie zijn verboden: (i) alle benamingen van de andere categorieën en subcategorieën en (ii) alle voorbehouden benamingen van de andere categorieën en subcategorieën. Decretale wetteksten Artikel 3 6 van het decreet van 10 juli betreffende het toeristische logies Met behoud van de toepassing van 1 en 3, mag de exploitant van het toeristische logies dat ligt in het Vlaamse Gewest, zonder op basis van dit decreet als dusdanig te zijn vergund of aangemeld, zijn toeristisch logies niet aanbieden aan de toeristische markt als een benaming van een categorie als vermeld in artikel 2, 8 tot en met 12, een subcategorie of als een benaming, afgeleide benaming, term, vertaling of schrijfwijze die voor verwarring zou kunnen zorgen. De Vlaamse Regering bepaalt per categorie als vermeld in artikel 2, 8 tot en met 12, en in voorkomend geval per subcategorie, de aanvullende benamingen die door de exploitant van het toeristische logies dat ligt in het Vlaamse Gewest, alleen gebruikt mogen worden als het toeristische logies op basis van dit decreet als dusdanig vergund of aangemeld is. Artikel 20 van het besluit van de Vlaamse Regering betreffende de uitvoering van het decreet van 10 juli 2008 betreffende het toeristisch logies. Met behoud van de toepassing van artikel 3, 6, van het decreet van 10 juli 2008 mag een toeristisch logies dat in het Vlaamse Gewest ligt, zonder op grond van het decreet van 10 juli 2008 vergund of aangemeld te zijn in die vermelde categorie of subcategor ie, niet aangeboden worden aan de toeristische markt onder de volgende benaming, afgeleide benaming, term, vertaling of schrijfwijze hiervan: 1 in geval van de categorie hotel: hostellerie, motel, pension, gasthof of auberge; 2 in geval van de categorie gastenkamer: bed and breakfast, B&B, gastenverblijf, gastenwoning of gastenhuis; 3 in geval van de categorie vakantiewoning: vakantieappartement, vakantiestudio, vakantiewoning, vakantiebungalow, vakantiehuis, vakantievilla, vakantiechalet of vakantieflat ; 4 in geval van de subcategorie camping: kampeerterrein; Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 16 / 38

17 5 in geval van de subcategorie verblijfpark en zonder te beschikken over een of meer verblijfplaatsen waarop een mobiel openluchtrecreatief verblijf voorkomt: kampeerverblijfpark. M.a.w. als je kiest om je logies aan te melden of te laten vergunningen in een categorie of subcategorie (zoals vermeld in artikel 2, 8 tot en met 12, een subcategorie of als een benaming, afgeleide benaming, term, vertaling of schrijfwijze die voor verwarring zou kun nen zorgen) kan je geen benaming van een andere categorie gebruiken. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 17 / 38

18 Opzoeken Mijn Logies Wat? Het VLIS-programma laat u toe om uw ingegeven logies te bekijken. Enkel de exploitant en desgevallend de gemachtigde krijgen toegang tot deze gegeve ns. Hoe? U komt op de pagina Mijn Logies als u zich aanmeldt of via de menuknop [Mijn logies]: Alle aangemelde logies van de exploitant of desgevallend de gemachtigde worden onder Zoekresultaten getoond. U kunt zoekcriteria opgeven om een specif iek logies in deze lijst terug te vinden. Klik vervolgens op de knop [Zoeken]. U kunt de details van uw logies bekijken door te klikken op de code. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 18 / 38

19 Bij de TAB Logies detail ziet u de basisgegevens van het logies. Bij de TAB Partijen kunt u de partijen zien die verbonden zijn aan het logies. Bij de TAB Dossiers kunt u de gegevens zien met betrek king tot de dossiers. Op deze TAB kan u de gegevens van een partij bekijken door op de code te klikken. In de laatste TAB kan u de verschillende soorten dossiers en wat hun status is bekijken. Men kan deze dossiers rangschikken op Code, Type dossier of Status dossier. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 19 / 38

20 Fouten Geen aangemelde logies gevonden: Vul de juiste zoekcriteria in. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 20 / 38

21 Wijzigen van een dossier Wat? Het VLIS-programma laat u toe om wijzigingen te doen in uw dossiers. Hoe? Na opzoeken van het gewenste logies kan u het aangemaakte dossier bekijken en indien nodig wijzigen via een wijzigingsme lding: Voor het wijzigen van het dossier selecteert u in het uitkl apveld Wijziging melden en klikt u op het vinkje (starten). De vrije gegevens kunnen worden aangepast. Op onderstaande pagina kan geen enkel veld worden gewijzigd. Indien u de vooringevulde gegevens wenst te wijzigen, dient dit via het profiel te gebeuren. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 21 / 38

22 Op onderstaande pagina kan geen enk el veld worden gewijzigd. Indien u de vooringevulde gegevens wenst te wijzigen, dient dit via het profiel te gebeuren. Op onderstaande pagina kan u de naam logies, basis en maximum capaciteit en korte omschrijving aanpassen: U dient voor het [Bevestigen] van een wijziging de Verklaring op erewoord opnieuw aan te vinken. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 22 / 38

23 Overname aanmelding Wat? Het VLIS-programma laat u toe om de bestaande aanmelding van een logies dat u overneemt, aan te passen en te plaatsen onder mijn logies. Hoe? U klikt in de menubalk op de knop Nieuw dossier. Men komt op het volgende pagina: U zoekt eerst naar het over te nemen logies via invullen van de verplichte zoekcriteria: Vul in: - een geldige postcode - en de huisnummer van het over te nemen logies. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 23 / 38

24 Wanneer de zoekactie geen resultaat weergeeft: Wanneer de zoekactie een resultaat weergeeft: Als men het over te nemen logies gevonden heeft kan men selecteren in het uitklapveld Overnamen en klikt u op het vinkje. Na invullen van de noodzakelijke gegevens, kan men de aanmelding [Bevestigen]. Het overgenomen logies wordt in he t register opgenomen en in uw lijst Mijn Logies geplaatst. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 24 / 38

25 Stopzetten aanmelding Wat? Het VLIS-programma laat u toe om de bestaande a anmelding stop te zetten. Hoe? Klikt op het menu Mijn logies. Men komt op de volgende pagina: Selecteer in het uitklapveld Stopzetten en klikt u op het vinkje. De gebruiker krijgt vervolgens een bevestigingsvraag te zien: Bevestig vervolg ens door op het vinkje te klikken om uw aanmelding stop te zetten. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 25 / 38

26 Beheer persoonsgegevens Wat? Het VLIS-programma laat u toe om bepaalde gegevens van exploitanten en gemachtigden, die bij één van uw aangemelde logies betrokken zijn, te beheren. Hoe? Klik op het menu Beheer Persoonsgegevens. Men komt op de volgende pagina: Klik vervolgens op code van de partij die men wil beheren. Wanneer men een natuurlijk persoon wil beheren: Het wordt eerst als alleen -lezen getoond. Pas na klikken op h et editeer-icoontje kan men bepaalde gegevens wijzigen. Het editeer -icoontje bevindt zich rechts bovenaan het scherm. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 26 / 38

27 Wanneer men een rechtspersoon wil beheren: Ook deze wordt eerst als alleen -lezen getoond. Wanneer men op het editeer -icoon klikt, kan men bepaalde gegevens wijzigen. Wanneer men de aangebrachte wijzigingen wilt bewaren, klikt men op de knop [Bijwerken]. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 27 / 38

28 Wenst men de aangebrachte wijzigingen toch niet te behouden, klikt men op de knop [Annuleren]. Als men bepaalde wijzigingen wilt opslaan, krijgt men een waarschuwing: Pas wanneer men de box Negeer waarschuwingen aanvinkt, kan men succesvol de gegevens bijwerken. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 28 / 38

29 Zoeken in Publiek Register Wat? Het VLIS-programma laat u toe om aangemelde en vergunde logies op te zo eken. Hoe? Gebruik volgend adres in uw internetbrowser om rechtstreeks naar het overzicht van de aangemelde logies te gaan : Gebruik volgend adres in uw internetbrowser om rechtstreeks naar het overzicht van de aangemelde logies te gaan : x Of na het aanmelden als gebruiker komt u op onderstaande pagina: Klik op de menuknop [Publieke regist ers] en maak een keuze tussen het register van de aangemelde logies of de vergunde logies. Klikt u op de menuknop [Aangemelde logies ]. U komt op de volgende pagina: Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 29 / 38

30 Klik op de menuknop [ Vergunde logies]. U komt op de volgende pagina Op deze pagina s kan u naar logies zoeken die in het publiek register staan door zoekcriteria in te geven en op de knop [Zoeken] te klikken: Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 30 / 38

31 Het aantal getoonde logies per pagina kan u wijzigen via het veld Aantal per pagina. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 31 / 38

32 Fouten Zoekcriteria waar geen zoekresultaten voor zijn: Vul correcte zoekcriteria in. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 32 / 38

33 Gebruikersprofiel aanpassen Wat? Het VLIS-programma laat u toe de gegevens in uw profiel aan te passen. Hoe? U kunt uw profiel aanpassen door op de menuknop [beheer profiel] of de link Profiel te klikken: U komt dan op onderstaande pagina waar u uw persoongegevens en adresgegevens kunt wijzigen of eventueel ontbrekende gegevens aanvullen. Het veld rijksregisternummer is enkel wijzigbaar als het nog niet ingevuld was op een vorig moment. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 33 / 38

34 Fouten Verkeerd rijksregisternummer Rijksregisternummer ziet er uit als: JJMMDDnnncc. Dit nummer staat o.a. op uw identiteitskaart (e -ID). Het veld is niet verplicht, u mag het blanco laten. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 34 / 38

35 Wachtwoord wijzigen Wat? Het is mogelijk het wachtwoord van uw gebruiker te wijzigen. Hoe? U kunt uw wachtwoord wijzigen via de knop [wachtwoord wijzigen]. Op onderstaand scherm vult u uw oud wachtwoord in en uw nieuw en geeft u bevestiging van het nieuw wachtwoord. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 35 / 38

36 Fouten Oud wachtwoord is niet correct of het nieuwe wachtwoord is ongeldig. Geef het juiste wachtwoord in of kies een correct nieuw wachtwoord. Wachtwoord is hoofdlettergevoelig. Wachtwoord moet minstens 8 karakters hebben waarvan 2 numerieke. Nieuw wachtwoord is verschillend van bevestiging nieuw wachtwoord. Het nieuwe wachtwoord moet gelijk zijn aan de bevestiging. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 36 / 38

37 Contact Wat? Het VLIS-programma heeft een pagina met een aantal mogelijkheden om contact op te nemen voor problemen of vragen. Hoe? U opent het scherm via de link Contacteer ons bovenaan het scherm: U komt dan op onderstaande pagina: Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 37 / 38

38 Afmelden Wat? Het is mogelijk om de gebruiker af te melden. Dit is de beste manier om het VLIS-programma af te sluiten. Hoe? U meldt af via de link Afmelden bovenaan het scherm: U komt dan op het login scherm. Vervolgens sluit men de browser af. Handleiding externe gebruikers V13.doc Pag. 38 / 38