Samenwerkingsoplossing in de cloud. Contractuele dienstbeschrijving Microsoft Office 365

Transcriptie

1 Samenwerkingsoplossing in de cloud Contractuele dienstbeschrijving Vertrouwelijkheid: Unrestricted

2 Inhoud 1. Inleiding Dienstcomponenten component Onlinebeheerportaal Exchange Online Exchange Online Kiosk SharePoint Online OneDrive Pro for Business Lync Online Office Online Office Business en Office Pro Plus SharePoint Extra Storage Project Pro Visio Pro Proximus-component Activering Support Changeafhandeling Incidentmanagement Dienstgaranties Componentenmatrix Specifieke voorwaarden van de Dienst BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 2 van 17

3 1. Inleiding De Dienst is gebaseerd op, een pakket van gehoste - en samenwerkingsoplossingen van Microsoft, ontworpen om de professionele communicatie van de Klant te vereenvoudigen. De Klant kan een van de plannen in de onderstaande tabel selecteren: Microsoft Office 365- aanbod Inclusief de volgende -oplossingen: Business Essential Business Essential-plan Exchange Online, Sharepoint Online (met OneDrive for Business), Lync Online, Office Online en Yammer voor Office 365!! Business Premium Business Premium-plan Exchange Online, Sharepoint Online (met OneDrive for Business), Lync Online, Office Online, Mobile Apps,MS Office Business en Yammer voor Office365 Business Business-plan OneDrive for Business, Office Online, Mobile Apps, MS Office Business Pro Plus Enterprise Pro Plus-plan OneDrive for Business, MS Office Pro Plus E1 Enterprise E1-plan Exchange Online, Sharepoint Online (met OneDrive for Business), Lync Online en Yammer voor Office 365 E3 Enterprise E3-plan Exchange Online, Sharepoint Online (met OneDrive for Business), Lync Online, Office Online, MS Office Professional Plus en Yammer voor Office 365 E4 Enterprise E4-plan Exchange Online, Sharepoint Online (met OneDrive for Business), Lync Online met connectiemogelijkheid met Lync-onsiteserver, Office Online, MS Office Professional Plus EN Yammer voor Office 365 Exchange Standard Exchange Online Kiosk-plan Exchange Online (kiosk) Exchange Comfort Exchange online plan 1-plan Exchange Online, Office Online (alleen aflezing van de documenten in attach) BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 3 van 17

4 Project Pro Microsoft Project Pro Visio Pro Microsoft Visio Pro Extra Storage SharePoint Storage-add-on SharePoint Extra Storage Opmerkingen: Business, Business Essential en Business Premium zijn beperkt tot 300 gebruikers per klant. Voor E1, E3, E4, Microsoft Office 365 Project Pro, Microsoft Office Visio Pro, Exchange Standard en Exchange Comfort is het aantal gebruikers per klant niet beperkt. Voor de -diensten is de volgende configuratie van apparaten vereist: (de uitleg via deze link is in het Engels of het Frans). Voor ieder plan beschikt de Klant over een onlinebeheerportaal en een supportdienst voor wijzigingen en incidenten. 2. Dienstcomponenten 2.1 -component Onlinebeheerportaal Via de Dienst beschikt de Klant over een onlinebeheerportaal om zijn eindgebruikers te controleren, alsook alle Microsoft-oplossingen die bij het door de Klant geselecteerde plan horen. De Klant wijst voor de Dienst een administrator aan die over de nodige toegang tot het onlinebeheerportaal zal beschikken. Het is de taak van deze administrator om nieuwe gebruikers en administrators te creëren en verschillende aspecten van de Dienst te beheren voor de organisatie van de Klant. Hier volgen enkele interessante functies van het onlinebeheerportaal: de parameters van de Dienst raadplegen; het gepersonaliseerde domein van de Klant toevoegen aan ; nieuwe eindgebruikersaccounts creëren; SharePoint Online-toegangen en -toelatingen beheren; de publieke website van de Klant ontwerpen en bewerken; externe contacten in Lync activeren en deactiveren; BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 4 van 17

5 de Office-kantoortoepassingen implementeren en configureren; de eindgebruikers documentatie bezorgen; de gezondheidstoestand van de Microsoft-oplossingen controleren Exchange Online Met Exchange Online heeft de Klant toegang tot zijn s, agenda's en contactpersonen, en dat via zo goed als alle types toestellen (desktop, laptop of mobiel toestel), en met virus- en spambescherming. Met Exchange Online kan de Klant gebruikmaken van de volgende functies: Werken op verplaatsing en automatisch zijn s, agenda's en contactpersonen raadplegen die worden geüpdatet op de toestellen die de Klant het meest gebruikt, zoals pc, Mac, iphone, Androidtelefoon, BlackBerry-smartphone, Windows Mobile en Windows Phone. Een eenvoudig te beheren professionele maildienst gebruiken. Inloggen op verschillende versies van Microsoft Outlook en thuis, mobiel of op kantoor via internet de vertrouwde Outlook-functies gebruiken of standalone werken. Agenda's delen en ze naast elkaar weergeven. Toegang krijgen tot s, agenda's en contactpersonen via nagenoeg elke internetbrowser, met gebruikmaking van alle vertrouwde Outlook-tools. Het bedrijf beschermen met een antivirus- en antispamprogramma dat bestaat uit verschillende filters en analysemotors. Afhankelijk van het plan dat de Klant selecteert, wordt Exchange Online hem geleverd met een licentie voor maximaal 300 eindgebruikers ( Business, Business Essential en Business Premium), ofwel voor een onbeperkt aantal gebruikers ( Exchange Comfort, E1, Microsoft Office E3 en Microsoft Office E4) Exchange Online Kiosk Met Exchange Online Kiosk heeft de Klant toegang tot zijn s, agenda's en contactpersonen, en dat via zo goed als alle types browsers, en met virus- en spambescherming. Met Exchange Online Kiosk kan de Klant gebruikmaken van de volgende functies: Een eenvoudig te beheren professionele maildienst gebruiken. Agenda's delen en ze naast elkaar weergeven. Toegang krijgen tot s, agenda's en contactpersonen via nagenoeg elke internetbrowser, met gebruikmaking van alle vertrouwde Outlook-tools. Het bedrijf beschermen met een antivirus- en antispamprogramma dat bestaat uit verschillende filters en analysemotors. Exchange Online Kiosk wordt aan de Klant geleverd met een licentie voor een onbeperkt aantal gebruikers ( Exchange Standard) SharePoint Online Met SharePoint Online kan de Klant sites creëren die speciaal bedoeld zijn om documenten en informatie te delen met collega's en klanten. BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 5 van 17

6 SharePoint Online biedt de Klant de volgende functies: Beheren en delen van belangrijke documenten met collega s, klanten, leveranciers, enz. Updates uitwisselen en delen met collega's. Teams met elkaar synchroniseren en grote projecten beheren. Belangrijke personen en documenten vlot lokaliseren. De vertrouwelijke inhoud van documenten beschermen door toelatingsniveaus te bepalen. Offline toegang tot belangrijke documenten ontvangen. In reële tijd met medewerkers communiceren. De levering van en het toezicht op de diensten controleren en rapporten creëren via één enkele console. Een persoonlijke harde schijf in de onbeperkte cloud gebruiken. Afhankelijk van het plan dat de Klant selecteert, wordt SharePoint Online hem geleverd met een licentie voor maximaal 300 gebruikers ( Business Essential en Business Premium), ofwel voor een onbeperkt aantal gebruikers ( E1, E3 en Microsoft Office E4) OneDrive Pro for Business Via OneDrive Pro for Business kan de Klant documenten bewaren en delen. OneDrive Pro for Business biedt de Klant onder meer de volgende functies: Beheren en delen van belangrijke documenten. Op peil houden van de synchronisatie tussen zijn verschillende toestellen. De vertrouwelijke inhoud van documenten beschermen door toelatingsniveaus te bepalen. Offline toegang tot belangrijke documenten ontvangen. Afhankelijk van het plan dat de Klant selecteert, wordt OneDrive Pro for Business hem geleverd met een licentie voor maximaal 300 gebruikers ( Business, Business Essential en Business Premium), ofwel voor een onbeperkt aantal gebruikers ( Pro Plus, Microsoft Office 365 E1, E3 en E4). Afhankelijk van het plan dat de Klant selecteert, wordt OneDrive Pro for Business hem geleverd met één licentie per gebruiker Lync Online Lync Online transformeert de interacties van de eindgebruikers met hun collega's, klanten en partners dankzij instant messaging, video-oproepen en onlinevergaderingen. BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 6 van 17

7 Lync Online geeft de administrator van de Klant ook de mogelijkheid controle uit te oefenen over de toelatingen van iedere eindgebruiker. Lync Online biedt de Klant de volgende functies: Van instant messaging overschakelen naar een onlinevergadering met functies zoals audio, video en delen van het scherm. Onlinepresentaties geven voor klanten en medewerkers, met functies zoals audio, video, delen van het scherm en een virtueel whiteboard. Externe contactpersonen uitnodigen om vlot deel te nemen aan onlinevergaderingen via een webclient of een native client. Aanwezigheidsindicatoren bekijken en communiceren via Microsoft Outlook, Office SharePoint en andere Office-applicaties. Dankzij Lync Federation via instant messaging en audio- en videofuncties communiceren met externe ondernemingen die Lync gebruiken. Rechtstreeks vanuit Lync interageren met Skype-contactpersonen via instant messaging en audioen video-oproepen. Een rechtstreeks beantwoorden met een instant message of een audio-oproep om problemen sneller en efficiënter op te lossen. Afhankelijk van het plan dat de Klant selecteert, wordt Lync Online hem geleverd met een licentie voor maximaal 300 gebruikers (Microsoft Office Business Essential en Business Premium), ofwel voor een onbeperkt aantal gebruikers (Microsoft Office E1, E3 en E4) Office Online Met Office Online kan de Klant zijn Microsoft Word-, Excel-, PowerPoint- en OneNote-documenten tonen, delen en wijzigen op internet. Met Office Online kan de Klant gebruikmaken van de volgende functies: Documenten van verschillende platformen en verschillende Microsoft Office-versies online tonen en wijzigen. Via Office Online rechtstreeks documenten in de gepaste Office-kantoorapplicatie openen indien de functie niet in Web Apps zelf beschikbaar is (hiervoor is Office Business of Office Professional Pro Plus vereist) ProPlus-4349bb87-531e-4ee d19dfab3a5a?ui=en-US&rs=en-US&ad=US. Office-documenten openen en raadplegen op ondersteunde mobiele toestellen. Gelijktijdig gedeelde Excel-spreadsheets en OneNote-notities wijzigen dankzij co-creation in Office Online. De door andere gebruikers gewijzigde zones in reële tijd onderzoeken. Afhankelijk van de Dienstformule die de Klant selecteert, wordt Office Online hem geleverd met een licentie voor maximaal 300 gebruikers ( Business, Business Essential en Business Premium), ofwel voor een onbeperkt aantal gebruikers ( Pro Plus, Microsoft Office 365 E1, E3 en E4) Office Business en Office Pro Plus Met Office Business of Office Pro Plus beschikt de Klant over de nodige tools om zijn activiteiten vanuit verschillende plaatsen te ontplooien, dit via een pc, BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 7 van 17

8 telefoon of internetbrowser. Office Pro Plus en Office Business maken integraal deel uit van en bevatten de gebruikelijke en intuïtieve applicaties die de Klant nodig heeft om geconnecteerd te blijven. Controleer de inbox met Conversation View en andere geavanceerde beheertools in Outlook. Haal dankzij de socialenetwerkfuncties van Outlook rechtstreeks voordeel uit de kracht die de sociale en de bedrijfsnetwerken te bieden hebben. Co-authoring laat u toe te werken op basis van controle en vertrouwen. Creëer PowerPoint-presentaties met behulp van nieuwe tools voor het bewerken van foto's en video s. Werk snel met honderden miljoenen rijen gegevens in Excel. Zet enorme hoeveelheden gegevens om in waardevolle informatie. Deze oplossing kan geïnstalleerd worden op maximaal 5 pc's/macs, 5 tablets en 5 smartphones per Eindgebruiker. Office Business stemt volledig overeen met Office Pro Plus, behalve voor het volgende: er is geen Access-programma; Lync Basic is beschikbaar (zonder PSTN-functies); remote gebruik is niet mogelijk (virtueel kantoor); sommige geavanceerde functies zijn niet aanwezig (bv. Enterprise Excel BI features, PowerPivot, PowerQuery, enz.) SharePoint Extra Storage De Klant kan bij elk plan de SharePoint Extra Storage-optie nemen. Op die manier kan hij documenten op een centrale site onderbrengen en ze ook met derden delen. Afhankelijk van het type en de hoeveelheid documenten die opgeslagen/gedeeld moeten worden, kan de Klant extra opslagruimte op SharePoint aanvragen. De Klant kan deze aanvraag via de Bestelbon indienen. Het bedrag dat voor deze optie aan de Klant gefactureerd wordt, is afhankelijk van het gekozen Microsoft-plan en het desbetreffende opslagvolume. Afhankelijk van het plan dat de Klant selecteert, wordt SharePoint Extra Storage hem geleverd voor de plannen Business Essential, Business Premium, Microsoft Office 365 E1, E3 en E Project Pro Project Pro biedt de recentste versie van Project Professional in de vorm van een abonnement aan. De software wordt automatisch geüpdatet (met de nodige opties om strategieën te personaliseren). U kunt uw implementaties altijd heel eenvoudig uitvoeren en bijzonder soepele opties gebruiken, terwijl u tevens het voordeel hebt dat u andere Office 365-producten zoals Lync en SharePoint kunt integreren Visio Pro Visio Pro bevat dezelfde functies, normen en vormen als Visio Professional Verder kunnen de gebruikers Visio installeren op maximaal 5 pc's die Windows 7 of 8 draaien. Microsoft Office 365 Visio Pro biedt eveneens Visio op verzoek, wat betekent dat de gebruikers Visio tijdelijk kunnen BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 8 van 17

9 installeren op een pc die Windows 7 of 8 draait. Ook worden de updates (functies en beveiliging) voor de volledige duur van het abonnement automatisch geïnstalleerd. 2.2 Proximus-component Activering Activering van de Dienst De Klant kan de Dienst bestellen door een Bestelbon behoorlijk ingevuld en ondertekend te bezorgen. Op deze bestelbon specificeert de Klant het volgende: gewenst Dienstplan; gewenste opties; specifieke gegevens betreffende de organisatie van de Klant; naam en contactgegevens m.b.t. de aangewezen administrator(s) voor de Dienst. Na de Bestelbon te hebben aanvaard, activeert Proximus de Dienst en verstrekt hij de administrator toegang tot het onlinebeheerportaal. De administrator krijgt via een bevestiging van deze toegang met de toepasselijke login en het bijbehorende wachtwoord. Hij kan dan inloggen op het portaal en de Dienst beginnen te configureren. De dienstactivering door Proximus stelt de door de klant bestelde Microsoft-oplossingen ter beschikking van de administrators op basis van de op de bestelbon vermelde volumes (aantal seats). Via het beheerportaal kunnen de administrators deze oplossingen toekennen aan de verschillende Eindgebruikers Dienstverlening bij de implementatie De Eindgebruikers moeten hun pc's laten configureren om op Exchange Online te kunnen inloggen. Dit betekent dat de bestaande gegevens van de Klant naar Office 365 gemigreerd kunnen worden, terwijl de parameters van de pc's/mac, de smartphones en de tablets zullen moeten worden aangepast. De Klant kan zelf zijn toestellen configureren. Optioneel kan hij ook de nodige ondersteuning voor de implementatie aanvragen Activering/migratie Als de Klant deze optie neemt, heeft hij recht op de volgende remote diensten: activering, migratie en configuratie van de -diensten binnen de vooraf vastgestelde limieten; configuratie van de DNS('en) van de -oplossing; creatie van de eindgebruikers; installatie van de mailbox op het toestel van de Eindgebruiker; migratie van de s, contactpersonen en agenda's van de Eindgebruiker (maximale omvang van de over te dragen mailbox = 3 GB); verzending van de gebruiksaanwijzing opdat de eindgebruiker zelf de Office-suite kan installeren; installatie van een enkel toestel per Eindgebruiker. BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 9 van 17

10 Een reeks bijkomende opties zijn mogelijk indien de Klant het volgende wenst; o een installateur die ter plaatse komt; o een aantal opleidingsuren (voor maximaal 10 personen); o installatie van de Office-suite; o installatie op een ander toestel (geen BlackBerry).! Op BlackBerry is de installatie niet mogelijk. Er moet op Project Mode worden overgestapt. Al wat niet aan het hierboven gedefinieerde beantwoordt, zal het voorwerp van een Project Mode -aanbod moeten uitmaken. Een belangrijke voorwaarde voor deze Dienst is dat de pc van de Klant absoluut aan alle technische vereisten van Office 365 moet voldoen: beschikken over een internetaansluiting op elk te configureren toestel; ingevulde technische checklist op de Bestelbon; compatibiliteit met de minimumconfiguratie van Microsoft Activering/migratie in Project Mode Als de Klant deze optie neemt, heeft hij recht op een installatie op maat. Een installatie op maat is nodig indien de Klant het volgende behoeft: specifieke configuratie of ontwikkeling voor SharePoint; integratie van de Active Directory; hybride implementatie; configuratie van Lync of OneDrive; migratie van de globale adressen; update van het besturingssysteem, de browser of de Office-suite. De prestaties die voor dit installatietype worden uitgevoerd, worden beschreven in een afzonderlijk document dat door de Klant ondertekend wordt Support De Proximus Service Desk treedt op als Single Point of Contact (SPOC) voor alle incidenten in verband met de Dienst. Hij is enkel bereikbaar voor de administrators van de Klant. De Klant kan geen contact opnemen met Microsoft indien zich incidenten met betrekking tot de Dienst voordoen. Telefoonnummer /optie 3 Contactadres voor de Technical Support BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 10 van 17

11 Openingsuren 24/7 Wanneer hij een oproep ontvangt, controleert de Service Desk de identiteit van de beller op basis van de lijst van administrators van de Klant en verzamelt hij informatie over het incident. De informatie die van de administrator wordt gevraagd, is (onder meer) de volgende: het identificatienummer van het contract van de Klant; beschrijving van het incident; de gegevens van de (technische) contactpersoon van de Klant. De Service Desk registreert de oproep van de administrator in het troubleticketsysteem, documenteert hem nauwkeurig en speelt hem vervolgens door aan het geschikte supportteam. De Service Desk bevestigt daarna aan de administrator dat het incident geregistreerd werd en verstrekt hem het nummer van het troubleticket. Dit nummer geldt als enige identificatie van het incident tijdens de volledige supportprocedure. De administrator gebruikt dit nummer voor al zijn verdere contacten met de Service Desk Changeafhandeling Om Microsoft-oplossingen en/of bijkomende licenties te bestellen, dient de Klant de Bestelbon in te vullen. Alle gevraagde oplossingen en/of licenties worden via het onlinebeheerportaal ter beschikking van de administrator gesteld Incidentmanagement De Dienst omvat het proactieve en reactieve beheer van incidenten. Proactief incidentmanagement bestaat uit de monitoring van de hardware en software in het kader van de Dienst en regelmatige health checks. Het hoofddoel is incidenten met de Dienst te vermijden. Reactief incidentmanagement biedt de Klant de zekerheid dat oproepen zo snel mogelijk worden behandeld om de impact van door de Klant geïdentificeerde incidenten tot het strikte minimum te beperken. Alle incidenten, of ze proactief of reactief worden gedetecteerd, krijgen een prioriteitsgraad afhankelijk van hun impact op de Dienst (en dus op de activiteiten van de klant). Deze parameter, of incidentprioriteit, stemt overeen met bepaalde reactie- en oplossingstijden. BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 11 van 17

12 Incidentprioriteit Omschrijving Streefdoel P1 Dienst onderbroken Reactietijd 15 minuten, oplossing 3 uur P2 Dienst aangetast Reactietijd 30 minuten, oplossing 10 uur P3 Periodieke problemen Reactietijd 4 uur, oplossing 5 werkdagen P4 Informatieaanvragen Reactietijd 12 uur, oplossing 12 werkdagen Definities van incidentprioriteiten Dienstgaranties Proximus biedt de Dienst aan volgens dezelfde Service Level Agreements (SLA) als Microsoft. De Klant kan de toepasselijke SLA s via de volgende link opvragen: Ingeval van inbreuk op een SLA of een ander ernstig probleem in verband met de behandeling van P1- incidenten mag de Klant de escalatieprocedure van de Dienst in gang zetten door een naar onze Helpdesk te sturen (business.support@proximus.com). Indien een SLA niet wordt nagekomen, vormen de in de SLA beschreven dienstkredieten het enige financiële verhaal van de Klant. 2.3 Componentenmatrix Alle producten kunnen met elkaar gecombineerd worden. U bestelt bijvoorbeeld vijfmaal Exchange Standard, driemaal E3 en tweemaal Project Pro. BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 12 van 17

13 3. Specifieke voorwaarden van de Dienst BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 13 van 17

14 5.1 ALGEMENE INFORMATIE Deze Bijzondere voorwaarden vormen een aanvulling bij de Algemene voorwaarden en deze Contractuele dienstbeschrijving. Zij bevatten de rechten en verplichtingen van Proximus en de Klant met betrekking tot de levering van de Dienst die in dit document wordt beschreven De Dienst wordt door Proximus aan de Klant aangeboden in overeenstemming met de voorwaarden van Microsoft en de toepasselijke gebruiksrechten van de Office 365- diensten. De Klant erkent dat naast de documenten die in de Algemene voorwaarden worden opgesomd, eveneens de Overeenkomst gesloten tussen Proximus en hemzelf onderworpen is aan de Gebruiksrechten voor de Onlinediensten (hierna de Gebruikersrechten voor de Office 365- diensten genoemd) zoals deze door Microsoft werden bepaald en vastgelegd. Op het ogenblik van het sluiten van de Overeenkomst is de recentste versie van de Gebruiksrechten van de Office 365- diensten van toepassing. De recentste versie is via de volgende internetlink beschikbaar: m/documentsearch.aspx?mode=3&doc umenttypeid= Ingeval van tegenstrijdigheid of onsamenhangendheid tussen de Gebruiksrechten voor Office 365 en de andere bepalingen van de Overeenkomst, hebben de Gebruiksrechten voor Office 365 voorrang. 5.2 CONTRACTUELE PROCEDURE In afwijking van de Algemene voorwaarden neemt de op de Bestelbon vermelde initiële periode van de Overeenkomst een aanvang zodra de Dienst geactiveerd wordt. Op de vervaldatum van de initiële Periode wordt de Overeenkomst stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende periodes met dezelfde duur als die van de initiële Periode In afwijking van de Algemene voorwaarden mag de Klant de Overeenkomst op elk moment schriftelijk opzeggen. Indien Proximus de notificatie van de opzeggen ten laatste op de vijftiende dag van de lopende maand ontvangt, treedt de opzegging van de Overeenkomst in werking op de laatste kalenderdag van de lopende maand. Indien Proximus de notificatie van de opzegging na de vijftiende van de lopende maand ontvangt, treedt de opzegging van de Overeenkomst in werking op de laatste kalenderdag van de eerstvolgende maand Proximus mag de Dienst en elke account geleverd als onderdeel van de Dienst deactiveren bij het verstrijken van de looptijd of de beëindiging van deze Overeenkomst. De Klant aanvaardt dat hij bij het verstrijken of beëindigen van de Overeenkomst het gebruik van de Dienst zal stopzetten, alle van Proximus ontvangen documentatie en alle kopieën, inclusief gedeeltelijke kopieën, van de hem in het kader van de Dienst ter beschikking gestelde Software zal vernietigen en zal verklaren dat de Software uit alle toestellen, computergeheugens en opslagapparatuur waarover de Klant controle heeft, werd verwijderd en de documentatie vernietigd De inhoud die de Klant via de Dienst opslaat, blijft beschikbaar gedurende 90 dagen na de effectieve stopzetting van de Dienst. Op verzoek van de Klant deelt Proximus hem mee op welke manier hij de inhoud die hij via de Dienst heeft opgeslagen, kan terughalen. Het is de Klant die de nodige maatregelen dient te treffen om de kopieën van deze opgeslagen inhoud te verkrijgen alvorens de hierboven vermelde periode ten einde loopt. 90 dagen na de effectieve stopzetting van de Dienst wordt de inhoud immers definitief vernietigd. De Klant is verantwoordelijk voor het opnieuw installeren van de inhoud op zijn eigen apparatuur onder zijn eigen licenties. Proximus behoudt zich het recht voor deze dienstverlening te factureren. Na het verstrijken van deze periode van bewaring is Proximus geenszins verplicht de inhoud die de Klant via de Dienst heeft opgeslagen te bewaren, te exporteren of terug te sturen Ingeval de Dienst wordt opgeschort, zal de Klant toch de vergoeding ervoor moeten betalen. Bovendien heeft Proximus het recht een wederindienststellingsvergoeding te eisen. Upgrade en downgrade Tijdens de looptijd van de Overeenkomst mag de Klant zijn IT-resources/het aantal gebruikers op gelijk welk moment uitbreiden. Elk schriftelijk verzoek van de Klant om zijn IT-resources/het aantal gebruikers uit te breiden, zal worden ingewilligd op en gefactureerd vanaf de datum waarop het verzoek door Proximus wordt geregistreerd. Tijdens de looptijd van het contract mag de Klant zijn IT-resources/het aantal gebruikers op gelijk welk moment verminderen. Onverminderd de minimumvereisten vermeld in de Overeenkomst zal elk schriftelijk verzoek van de Klant tot vermindering van zijn ITresources/het aantal gebruikers worden uitgevoerd op en gefactureerd vanaf de eerste dag van de eerstvolgende maand, op voorwaarde dat Proximus het verzoek ten laatste op de vijftiende dag van de lopende maand registreert. Indien Proximus het verzoek na de vijftiende van de lopende maand registreert, zal het worden uitgevoerd op en gefactureerd vanaf de eerste dag van de eerstvolgende maand. Indien er specifieke maatregelen vereist zijn om de downgrade en/of upgrade te kunnen uitvoeren, zal Proximus de Klant daarvan op de hoogte stellen. De Klant verbindt zich ertoe dergelijke maatregelen te zullen treffen binnen het door Proximus meegedeelde tijdsbestek. Indien de Klant nalaat dergelijke maatregelen te treffen, zal Proximus niet in staat zijn op zijn verzoek in te gaan, wat de Klant aanvaardt. De facturatie voor de betrokken maand zal dan ook volgens de voorheen geldende regels gebeuren. 5.3 WIJZIGINGEN AAN DE VOOR- WAARDEN VAN DE OVEREENKOMST In afwijking van de Algemene voorwaarden behouden Proximus en zijn licentiehouders zich het recht voor de Dienst en de erop toepasselijke voorwaarden op elk ogenblik te wijzigen (met inbegrip van de prijs en de voorafgaande vereisten), dit conform de voorwaarden vermeld in de Gebruiksrechten voor Office 365. Door de Dienst te blijven gebruiken, verklaart de Klant zich met de wijzgingen akkoord. De Klant wordt verzocht de Gebruiksrechten voor Office 365 regelmatig door te nemen. 5.4 RECHT VAN GEBRUIK Op voorwaarde dat de bepalingen van de Overeenkomst worden nageleefd en dat de vergoeding voor de Dienst door de Klant wordt betaald, zal Proximus deze laatste vanaf het moment van de activering van de Dienst een nietexclusieve licentie toekennen die tijdelijk en niet overdraagbaar is en die niet in sublicentie voor het gebruik van de Dienst mag worden gegeven, samen met de nodige toegang voor de volledige duur van de Overeenkomst, dit uitsluitend voor interne doeleinden. Bijgevolg is het de BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 14 van 17

15 Klant niet toegestaan de Dienst uit te lenen, ter verhuren, te commercialiseren, in sublicentie te geven of hem bij derden te hosten De Klant dient zich ervan te onthouden de Dienst geheel of gedeeltelijk te kopiëren of te gebruiken, behalve in de gevallen die uitdrukkelijk in deze Overeenkomst vermeld worden, de Dienst geheel of gedeeltelijk in open sources te integreren, de Dienst op niettoegestane apparatuur of producten te gebruiken, de Dienst te gebruiken op een manier die hem kan beschadigen, verstoren of de werking ervan kan desactiveren, de Dienst te wijzigen of hem te gebruiken als basis voor het creëren van afgeleide werken, reverse-engineering op de Dienst toe te passen, er decompilatie op toe te passen, de Dienst te ontcijferen, te disassembleren of om te zetten in een menselijk leesbare vorm, behalve in de bij wet toegestane gevallen, opschriften of eigendomsaanduidingen op of in de Dienst te wijzigen, de Dienst op onwettelijke wijze of in strijd met de rechten van andere partijen te gebruiken, de componenten van de Dienst van elkaar los te koppelen en op twee of meer computers te gebruiken, op verschillende ogenblikken Dienstcomponenten bij te werken of in een eerdere versie te plaatsen of de Dienstcomponenten afzonderlijk over te dragen, waarbij de Klant erop moet toezien dat hij alle hierboven opgesomde handelingen niet toestaat en verbiedt aan derden, met inbegrip van de Eindgebruikers, dit alles behoudens de gevallen gestipuleerd in de Gebruiksrechten voor Office Proximus kan niet garanderen dat de Dienst volledig vrij zal zijn van pannes en volkomen foutloos en zonder onderbreking zal functioneren. De Dienst mag niet worden gebruikt met applicaties of in situaties waarbij een gebrekkige werking ervan tot de dood of ernstige verwonding van personen zou kunnen leiden of tot ernstige fysieke of milieuschade. De Klant vrijwaart Proximus en zijn licentiehouders tegen elke klacht van derden die voortvloeit uit het gebruik van de Dienst volgens wat in deze paragraaf is opgesomd, en betaalt aan Proximus en zijn licentiehouders eveneens de eventuele schadeloosstelling. 5.5 RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE KLANT De Klant erkent uitdrukkelijk van Proximus de redelijkerwijs verwachte informatie te hebben gekregen om vóór het aangaan van de Overeenkomst te kunnen nagaan of de Dienst aan zijn noden en vereisten voldoet Alleen de Gemachtigde Eindgebruikers die door de Klant worden aangewezen, ontvangen toegang tot de Dienst en mogen hem gebruiken. Toegangs- en gebruiksrechten voor Eindgebruikers mogen niet gedeeld of door meer dan één individuele gemachtigde Eindgebruiker gebruikt worden en mogen ook niet opnieuw worden toegekend aan een nieuwe Eindgebruiker ter vervanging van een huidige gemachtigde Eindgebruiker die niet langer tewerkgesteld is of van job of functie veranderd is en de Dienst niet langer gebruikt Tijdens de duur van de Overeenkomst zal de Klant de Dienst gebruiken volgens de bepalingen van de Overeenkomst en alle documentatie die Proximus en zijn licentiehouders de Klant aangaande de Dienst bezorgt. De Klant dient erop toe te zien dat zijn Eindgebruikers de in deze Overeenkomst uiteengezette verplichtingen nakomen. Elke inbreuk op deze Overeenkomst (met inbegrip van de Gebruiksrechten voor de Office 365-diensten) begaan door de Eindgebruikers wordt beschouwd als een contractuele tekortkoming uit hoofde van de Klant De Klant erkent en aanvaardt dat Proximus haar prijzen heeft bepaald en deze Overeenkomst is aangegaan op basis van de afstand van waarborg en de aansprakelijkheidsbeperkingen die hierin werden bepaald, dat deze een verdeling van risico tussen de Partijen weergeven en dat zij een essentiële basis van het akkoord tussen de Partijen vormen De Klant heeft in het kader van de Dienst toegang tot een beveiligd portaal dat hij kan gebruiken. De Klant garandeert dat alleen toegang tot dit beveiligde portaal wordt verleend aan personen die over de nodige machtiging voor toegang tot dit portaal bechikken. De Klant dient alle andere technische of veiligheidsnormen te eerbiedigen die Proximus of zijn licentiehouders op elk moment kunnen opleggen. Proximus en zijn licentiehouders kunnen niet controleren of de aanvragen voor toegang en het gebruik van het portaal gewettigd zijn en wijzen elke aansprakelijkheid af voor de gevolgen van frauduleuze toegang en frauduleus gebruik. De Klant is ertoe gehouden Proximus onverwijld schriftelijk op de hoogte te stellen van elke wijziging van de identificatiegegevens van de personen die over een gemachtigde toegang tot het beveiligde portaal beschikken Alle prestaties die Proximus levert in het kader van de dienstopties voor ondersteuning bij de implementatie worden verricht op basis van de informatie die de Klant verstrekt. De Klant dient de benodigde informatie volledig en correct aan Proximus te bezorgen. Indien de Klant geen schriftelijk bezwaar naar Proximus stuurt binnen twee (2) werkdagen na de datum van levering van de prestaties voor ondersteuning, worden deze laatste geacht definitief en onherroepelijk door de Klant te zijn aanvaard. Dit eventuele bezwaar moet in detail uiteenzetten in welke zin de Dienst niet naar behoren functioneert. De Partijen dienen alle redelijke inspanningen te leveren om gemelde en aanvaarde problemen te verhelpen en de aanvaardingsprocedure zo snel mogelijk weer op te starten. 5.6 RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN PROXIMUS EN ZIJN LICENTIE- HOUDER Proximus garandeert dat de Dienst correct zal werken in overeenstemming met de recentste versie van de documentatie voor de Eindgebruikers die Microsoft voor de Dienst heeft gepubliceerd. Deze garantie geldt niet ingeval van een slechte werking van de Dienst ten gevolge van een ongeval, misbruik of oneigenlijk gebruik of als de Dienst op een ongeoorloofde manier gewijzigd werd. Indien de Klant Proximus ervan in kennis stelt dat de Dienst niet volgens deze garantie functioneert, dan zal Proximus zich op commercieel redelijke wijze inspannen om de Dienst naar eigen goeddunken te herstellen of te vervangen opdat hij correct zou werken in overeenstemming met de recentste versie van de documentatie voor de Eindgebruikers die Microsoft voor de Dienst heeft gepubliceerd. De verschillende garanties die in deze Overeenkomst zijn vastgelegd sluiten alle andere garanties met betrekking tot de Dienst uit, dit binnen de grenzen van de wet. Onverminderd het voorgaande, geeft Proximus geen enkele garantie dat de werking van de Dienst permanent, ononderbroken en foutloos zal zijn of dat de Dienst beantwoordt aan de specifieke bedrijfsbehoeften van de Klant In afwijking van de Algemene voorwaarden zal in alle gevallen waarin Proximus aansprakelijk wordt gesteld, zijn aansprakelijkheid ten overstaan van de Klant beperkt zijn tot de totale bedragen die de Klant in de loop van de drie (3) maanden voorafgaand aan de oorzaak BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 15 van 17

16 van de schade aan Proximus heeft betaald, en in geen geval hoger liggen dan een totaalbedrag van EUR per jaar. Deze beperking is niet van toepassing in geval van lichamelijk letsel of overlijden. Ingeval van verlies of beschadiging van gegevens door een fout van Proximus, is de aansprakelijkheid van Proximus beperkt tot de totale bedragen die de Klant aan Proximus heeft betaald gedurende de twee (2) maanden die aan de veroorzaking van de schade voorafgaan en mogen deze bedragen in geen geval hoger liggen dan EUR per jaar. Proximus kan geenszins aansprakelijk worden gesteld indien de aantasting of het verlies van de gegevens te wijten is aan het toepassen door Proximus of zijn licentiehouder van instructies die de Klant heeft verstrekt De Klant aanvaardt dat sommige bepalingen van deze Overeenkomst niet alleen in het belang van Proximus geformuleerd zijn, maar eveneens in dat van zijn licentieverstrekkers en leveranciers, waaronder Microsoft en zijn filialen. Bovendien aanvaardt de Klant dat elk van deze Partijen volkomen gerechtigd is een correcte uitvoering van deze bepalingen te eisen. Zonder het voorgaande te beperken, is Microsoft geen partij van de Overeenkomst die tussen Proximus en de Klant wordt gesloten. Voor zover bij wet toegestaan, wijzen Microsoft en zijn filialen elke aansprakelijkheid ten overstaan van de Klant af met betrekking tot rechtstreekse, onrechtstreekse of gevolgschade die voortvloeit uit de verkoop of het gebruik van de Dienst. 5.7 BETALINGEN EN FACTURATIE De Dienst wordt maandelijks gefactureerd en verschijnt op dezelfde factuur als de eventuele telecommunicatiediensten waarop de Klant heeft ingetekend (uitgezonderd de mobiele diensten). Al deze telecomdiensten worden maandelijks gefactureerd, ongeacht het tijdstip van de intekening erop. De Klant erkent en aanvaardt het feit dat de intekening op de Dienst op deze manier de periodiciteit van zijn facturatiecyclus kan beïnvloeden, alsook de datum van uitgifte van de facturen voor zijn telecomdiensten Het abonnementsgeld voor de Dienst wordt de Klant vooraf aangerekend, behalve voor de eerste facturatiecyclus Alle andere kosten (onder meer voor activering, installatie, configuratie, gebruik (voor pay-as-you-use), deactivering, wederindienststelling, specifieke support, enz.) worden achteraf aangerekend op de volgende factuur De Klant erkent en aanvaardt dat zijn facturen gebaseerd zijn op de metingen die de systemen van Proximus (of zijn licentiehouders) voor de betrokken facturatiecyclus uitvoeren De facturatie start zodra de Klant van Proximus zijn identificatiecodes (wachtwoord, gebruikersnaam, enz.) heeft gekregen, ongeacht de activeringsdatum van de Dienst De Klant dient het gefactureerde bedrag te betalen binnen de termijn vermeld op de factuur De Prijzen omvatten niet de kosten voor de apparatuur die nodig is om de Dienst te kunnen gebruiken, en ook niet de kosten voor telefoon- en internettoegang en -aansluiting, kosten voor sms, draadloze diensten en andere vormen van datatransmissie, tenzij dit anders wordt vermeld. De Klant is verantwoordelijk voor al deze bijkomende kosten en eventuele belastingen, en is wettelijk verplicht ze te betalen. Het is ook de verantwoordelijkheid van de Klant te voldoen aan de gebruiksvoorwaarden van deze apparatuur en diensten. 5.8 KLANTGEGEVENS De Klant is als enige aansprakelijk voor de inhoud (gegevens, bestanden, foto's, geluid, tekst, ingevoegde hyperlinks, databanken, enz.) die hij plaatst in de cloudomgeving die hem door Proximus in het kader van de Dienst ter beschikking wordt gesteld (hierna 'de inhoud' genoemd). De Klant verbindt zich ertoe geen content te zullen plaatsen die de rechten van derde partijen zou kunnen schenden (intellectuele eigendomsrechten, privacyen andere rechten), immoreel is, tegen de openbare orde indruist, gelijk welke gedragscode of geldende wet- of regelgeving schendt (met inbegrip van maar niet beperkt tot de regelgeving met betrekking tot de persoonlijke levenssfeer, e-commerce en de bescherming van de consument). De Klant verbindt zich er eveneens toe geen inhoud te zullen plaatsen die de infrastructuur van Proximus (of van zijn licentiehouders) of de inhoud die andere klanten in de cloudomgeving plaatsen, kan beschadigen. Hij garandeert in het bijzonder dat zijn Inhoud geen virussen bevat. De Klant vrijwaart Proximus tegen alle vorderingen, klachten of acties van derde partijen (met inbegrip van de klanten of leveranciers van de Klant zelf) met betrekking tot de inhoud van de Klant en de wettelijkheid, kwaliteit en/of nauwkeurigheid van de inhoud die de Klant in de hem ter beschikking gestelde cloudomgeving plaatst. De Klant zal Proximus zo nodig bijstaan met betrekking tot zijn verdediging en Proximus schadeloosstellen voor de eventuele schade die hij lijdt door dergelijke vorderingen, klachten of acties (met inbegrip van de gerechtskosten, eventuele schadevergoeding, winstderving, enz.). Proximus oefent geen controle uit op de inhoud die door de Klant wordt geplaatst of door hem of op zijn verzoek in de cloudomgeving wordt geplaatst die hem door Proximus in het kader van de Dienst ter beschikking wordt gesteld. Indien Proximus er echter van op de hoogte wordt gesteld of gronden heeft om aan te nemen dat de inhoud onwettelijk is of een inbreuk zou kunnen vormen op onder meer de intellectuele eigendomsrechten van derde partijen, behoudt hij zich het recht voor de inhoud te controleren en de nodige maatregelen te treffen, zoals de onmiddellijke opschorting van de uitvoering van deze Overeenkomst, technische of andere nodige maatregelen om de inbreuk of schending ongedaan te maken, kennisgeving aan de bevoegde overheid, zonder de Klant schadevergoeding verschuldigd te zijn. De kosten voor het opnieuw activeren van de Dienst kunnen eventueel aan de Klant worden aangerekend Alle inhoud die door de Klant wordt geplaatst of door hem of op zijn verzoek wordt geplaatst in de cloudomgeving die hem door Proximus in het kader van de Dienst ter beschikking wordt gesteld en door intellectuele eigendomsrechten wordt beschermd, blijft eigendom van de Klant (of indien van toepassing, van de derde die licentiegever is) Proximus en haar leveranciers mogen alle handelingen stellen die voor het uitvoeren van haar taken noodzakelijk zijn, met inbegrip van: tijdelijk of permanent de betrokken data en/of elementen en de eventuele updates ervan kopiëren, ongeacht de vorm of het medium (inclusief elektronisch), als onderdeel van de procedure voor het overzetten ervan, door de Klant, naar het medium waarop ze kunnen worden geraadpleegd en/of opgeslagen door de gebruiker; BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 16 van 17

17 dergelijke data en/of items meedelen aan en/of verspreiden naar de gemachtigde gebruikers Proximus zal alle redelijke inspanningen leveren om de gepaste technische en organisatorische maatregelen te implementeren om de inhoud van de Klant te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging of onopzettelijk verlies, wijziging, ongeoorloofde verspreiding of toegang, en tegen alle andere vormen van onwettige verwerking van de inhoud. De invoering van dergelijke maatregelen vervangt elke verplichting tot vertrouwelijkheid met betrekking tot de inhoud van de Klant. Onverminderd het voorgaande kan Proximus niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die de Klant of een derde partij oploopt (zoals bedrijfsverliezen, dataverlies, enz.) ten gevolge van een slechte werking van de Dienst veroorzaakt door een opzettelijke of onopzettelijke wijziging aangebracht door de Klant of een derde partij, of door een frauduleuze handeling (aanval). Proximus raadt de Klant aan een passende verzekering af te sluiten om deze aansprakelijkheid en de risico's inherent aan het gebruik van en de toegang tot de Dienst te dekken Naast de bepalingen van de Algemene voorwaarden zal de Klant, indien de privacywet van 8 december 1992 van toepassing is op de inhoud van de Klant die wordt gehost en/of verwerkt in het kader van de Dienst (hierna de 'Gegevens' genoemd), optreden als de verantwoordelijke voor de verwerking en Proximus (en zijn onderaannemers) als de verwerker. Proximus (en zijn onderaannemers) zullen deze Gegevens onder toezicht van de Klant verwerken voor zover dit nodig is voor de uitvoering van de Dienst. Proximus (en zijn onderaannemers) mag zich toegang verschaffen tot de Gegevens en andere inhoud van de Klant die in het kader van de Dienst gehost wordt: om ingrepen uit te voeren die nodig zijn voor het vervullen van zijn taken op last van de gebruikers van deze Overeenkomst; als gevolg van de beslissing van een bevoegde rechtbank of overheid; ter bescherming van het netwerk, de apparatuur en/of het belang van Proximus (en zijn onderaannemers) en/of het openbaar belang. De toegang tot de Gegevens is beperkt tot wie ze nodig heeft om de Dienst aan de Klant te leveren. De Klant dient erop toe te zien dat hij van de Eindgebruikers voldoende machtiging krijgt om hun persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Dienst aan Proximus en Microsoft over te dragen, alsook om de overdracht, opslag en behandeling ervan mogeljk te maken in de Verenigde Staten en in alle andere landen waar Proximus en zijn onderaannemers geïmplementeerd zijn. De Klant dient Proximus en zijn leveranciers te vrijwaren en schadeloos te stellen ingeval de Eindgebruikers tegen hen klacht indienen Indien de Klant in de hem in het kader van de Dienst ter beschikking gestelde cloudomgeving inhoud plaatst en de Dienst het derden mogelijk maakt om in verband met deze Dienst te communiceren en samen te werken, erkent en aanvaardt de Klant het feit dat deze derden tot het volgende gerechtigd zijn: De inhoud van de Klant te gebruiken, te kopiëren, te verdelen, weer te geven, te publiceren en te wijzigen; de naam van de Klant en de Eindgebruiker te publiceren in verband met de inhoud van de Klant en derden toe te staan hetzelfde te verrichten. Proximus kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het gedrag van deze derden. Bepaalde Dienstcomponenten kunnen functies bieden die deze mogelijkheden van derden beperken. De Klant is ertoe gehouden deze functie op adequate wijze te gebruiken. 5.9 BEWIJSVOERING Proximus en de Klant komen overeen dat alle communicatie via dezelfde rechtsgeldigheid heeft als schriftelijke of ondertekende briefwisseling Proximus en de Klant komen overeen dat de informatie inzake de communicaties, de Overeenkomsten en de betalingen die door Proximus of zijn licentiehouder wordt opgeslagen op een duurzame en onveranderlijke drager, bewijskracht heeft tot bewijs van het tegendeel Proximus is niet gebonden door de overeenkomsten die de Klant eventueel via de Dienst zou hebben gesloten met dienstverleners die andere conventionele bewijsmethodes zouden gebruiken OPLEIDING Proximus mag de inhoud van de opleiding wijzigen, voor zover de doelstelling ervan niet in het gedrang komt. Voor zover Proximus daarvan binnen een redelijke termijn kennis geeft, mag hij ook de datums, tijdstippen en plaatsen van de tussen de Partijen overeengekomen opleidingen wijzigen. Alle andere bijkomende kosten (bv. verplaatsingskosten, enz.) vallen onder de financiële verantwoordelijkheid van de Klant. Wanneer de opleiding plaatsvindt in de gebouwen van de Klant, stemt deze ermee in de nodige infrastructuur ter beschikking te stellen om de opleiding efficiënt en doeltreffend te laten verlopen. Hij dient er onder meer maar niet alleen voor te zorgen dat de werkstations en pc's naar behoren werken en alle onlineverbindingen correct functioneren. Indien Proximus voor de opleiding software ter beschikking stelt, dient de Klant te verzekeren dat de daartoe geïnstalleerde software niet ter beschikking zal worden gesteld van derden en mag de software na de opleiding om geen enkele reden worden behouden. BTW BE RPR Brussel, BE BPOTBEB1 Pagina 17 van 17