Innovatief bedrijf VEBO Beton & Staal implementeert nieuwe IT-omgeving en realiseert daarmee een besparing van euro

Transcriptie

1 Innovatief bedrijf VEBO Beton & Staal implementeert nieuwe IT-omgeving en realiseert daarmee een besparing van euro Organisatie Bij VEBO Beton & Staal in Bunschoten werken 300 gespecialiseerde medewerkers. Zij ontwikkelen, ontwerpen en leveren just-in-time hoogwaardige (sier)beton-, metaal- en aluminiumproducten, die op maatschappelijk en milieutechnisch verantwoorde wijze door VEBO zijn vervaardigd. Voorbeelden van deze producten zijn lateien, geveldragers, deurdorpels, trappen en luifels. VEBO VEBO Beton & Staal werkt met Windows 7. Met Windows 7 bieden we onze medewerkers een moderne werkomgeving en kunnen we als bedrijf beter inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Informatie is nu sneller beschikbaar dan voorheen. We kunnen daar als innovatief bedrijf een concurrentievoordeel mee behalen. Bovendien is Windows 7 snel te installeren en start het snel op. Dit zegt Frans Lowiessen, hoofd IT bij VEBO. De hulp, die VEBO tijdens de migratie van Microsoft Certified Partner Brain Force kreeg, én de deelname aan het Microsoft First Wave programma bezorgden VEBO aanzienlijke technologische voordelen plus een besparing van ruim euro. is met name actief in de woning- en utiliteitsbouw. Het bedrijf heeft het grootste assortiment standaard prefab betonproducten van Nederland. SITUATIE VEBO wil vooruitstrevend zijn en blijven. De nieuwste technologiesoftware past in dat denken. Ons bedrijf zou minder succesvol zijn als we voorbij zouden gaan aan nieuwe ontwikkelingen, aldus Frans Lowiessen. Technologie helpt ons aan de top te blijven. Tot die technologie behoort ook Microsoft Dynamics AX, dat VEBO als oplossing voor enterprise resource planning (ERP) implementeerde. Samen met Exchange Server en Microsoft Office vormt Dynamics AX het drietal technologische pijlers voor het beheer van alle zakelijke informatie binnen VEBO. Echter, met het verstrijken van de jaren waren onderdelen van deze pijlers aan vervanging toe, zoals Windows XP, Microsoft Office 2003 en de oude versie van Microsoft Exchange Server. Frans Lowiessen: Onze infrastructuur diende nodig bijgewerkt te worden, wilde hij levensvatbaar blijven en op termijn nog aan onze kwaliteitseisen voldoen. In de markt was Office 2007 al de standaard, maar wij werkten nog met versie Onze opdrachtgevers stuurden bijvoorbeeld.docx documenten en dat leidde tot problemen bij onze medewerkers. De 'compatibility software' bood wel enig soelaas, maar het is behelpen. Ook merkten we dat onze IT

2 Eisen - stabiel, betrouwbaar en toekomstbestendig platform - medewerkers productiever maken - flexibele werkplekken en werktijden faciliteren - geen investering in nieuwe hardware - beheerkosten moeten omlaag - betere communicatie met andere IT-systemen Voordelen - eenvoudig PDF s genereren uit Microsoft Dynamics AX - besparing van ruim euro - gebruiksvriendelijke Aero-interface - gemakkelijk te installeren - betrouwbare en stabiele werking - hoge performance en mooi uiterlijk - gemakkelijke en veilige externe toegang - sneller opstarten van de pc - lagere energiekosten - moderne uitstraling naar klanten toe niet meer overweg kon met nieuwe functionaliteiten, zoals flexibele werkplekken, PDF s genereren uit de administratie, koppelingen met andere IT-systemen e.d. Uitdaging Voor een bedrijf als VEBO is techniek heel belangrijk, zegt Frans Lowiessen. Techniek moet stabiel zijn en toekomstbestendig. Dat geldt voor de techniek die we maken, maar ook voor de techniek die wij zelf gebruiken. Zoals de ICT. VEBO wilde daarom graag een totaal nieuwe omgeving implementeren. Een omgeving die een betere integratie mogelijk maakt van de verschillende IT-oplossingen die VEBO in gebruik heeft. Een omgeving die VEBO beter in staat stelt om voorop te blijven in onze concurrerende markt. Een omgeving ook, die onze medewerkers meer flexibiliteit biedt qua werkplek en werktijden. De eisen die VEBO aan de vernieuwing van haar IT stelde, zou onder meer een bedrijfsbrede upgrade van alle software met zich meebrengen plus een forse investering in hardware en infrastructuur. Daar wringde de schoen echter. We zitten in de bouwbranche en eerlijk is eerlijk - de kans dat we minder goede tijden tegemoet gaan is groot, aldus Lowiessen. Dan is het dubbelbelangrijk om efficiënt met je middelen om te gaan. We willen onze medewerkers graag productiever maken, maar we moeten ook de kosten in de gaten houden. Een forse investering in nieuwe hardware zit er dus niet in. Sterker nog, we zoeken oplossingen om op het gebied van beheer juist kosten te besparen in plaats van kosten te maken. Kortom, VEBO wil een stabiel, betrouwbaar en toekomstbestendig platform opzetten, waar het bedrijf de komende vijf jaar mee vooruit kan, maar wel op basis van de bestaande hardware van VEBO. Bovendien wil VEBO dat het onderhoud van de vernieuwde omgeving minder kost, zodat een kostenbesparing geboekt kan worden. OPLOSSING Microsoft Certified Partner Brain Force kwam met de oplossing. Frans Lowiessen: Brain Force stelde voor om de werkplekken te migreren naar Windows 7. Daarmee implementeer je namelijk het nieuwste en modernste besturingssysteem, zonder dat investeringen nodig zijn voor nieuwe hardware of infra. Tegelijkertijd zouden we de

3 Producten Microsoft Windows 7 Microsoft Windows Server 2008 R2 Microsoft Office 2007 Microsoft Exchange Server 2007 Microsoft Dynamics AX servers opwaarderen naar Windows Server 2008 R2, dat een aanzienlijk stabieler en betrouwbaarder platform is dan onze bestaande serveromgeving, aldus Frans Lowiessen. Tijdens het periodieke ICT-overleg met de directie hebben we de migratie aangekaart en is besloten Windows 7 uit te rollen; de beoogde voordelen waren voor de directeleden overtuigend genoeg om tot deze beslissing te komen. De kosten voor de software-upgrade blijven beperkt. VEBO heeft namelijk Microsoftlicentiecontracten. Dat heeft onder meer als voordeel dat software-upgrades gratis zijn, of anders gezegd: bij de prijs inbegrepen. Ons Open License'-contract geeft ons het recht op het gebruik van altijd de nieuwste software. Daarom hebben we ook niet naar een andere aanbieder gekeken. Medewerkers willen geregeld graag iets nieuws voor hun neus en Windows 7 is precies dat! Het werkt duidelijk sneller en betrouwbaarder en voor onze gebruikers is dat net zo belangrijk als het mooie uiterlijk. Frans Lowiessen, hoofd ICT bij VEBO Proeftuin VEBO kon via bemiddeling van Brain Force deelnemen aan het Windows 7 First Wave programma van Microsoft, een door Microsoft ontwikkeld samenwerkingsprogramma, waarbij de nieuwste technologie bij klanten wordt geïmplementeerd. Frans Lowiessen: Al bij de eerste tests zagen we dat Windows 7 er niet alleen veel mooier uitzag, maar ook beter presteerde. Ook merkten we dat ons Microsoft Dynamics ERP-pakket er soepeler op draaide en zich gemakkelijk laat koppelen met externe programma s. Zo bleken we met PDF-creator AX 4.0 direct vanuit Microsoft Dynamics AX heel snel en gemakkelijk mooi opgemaakte PDF s te kunnen genereren. Uitrol Brain Force hielp het VEBO IT-team bij het ontwerp en de lancering van Lite Touch Installaties (LTI) van Windows 7 en Windows Server 2008 R2. De upgrade naar Windows 7 op de werkstations verliep vlekkeloos. Frans Lowiessen: Het valt op dat Microsoft veel tijd heeft gestoken in speciale tools, om de compatibliteit van hard- en software te inventariseren. Die tools waren gemakkelijk te gebruiken en scheelden ons een hoop uitzoekwerk. Alle 150 werkomgevingen zijn inmiddels overgezet naar Windows 7, compleet met de ongeveer 20 applicaties die VEBO in gebruik heeft, waaronder Microsoft Office 2007, antivirus software, Adobe Flash Player en Adobe Acrobat. Frans Lowiessen: We rollen de besturingssytemen en de applicaties op maat naar de

4 Meer informatie - Microsoft werkstations uit met Microsoft-implementatietools zoals de Microsoft Deployment Toolkit (MDT) 2010 en Windows Automated Installation Kit (Windows AIK). Die helpen het implementatieproces te stroomlijnen en te bespoedigen. Met die tools duurt de installatie van Windows 7 slechts een half uur. Hardware "We hebben al onze bestaande hardware kunnen gebruiken. Van sommige pc s hebben we voor een paar tientjes het werkgeheugen uitgebreid naar 2 GB, maar dat was alles wat we qua hardware hebben moeten investeren. Ook desktops van meer dan drie jaar oud hoefden niet vervangen te worden. De servers zijn geüpdatet naar Windows Server 2008 R2 en de overcapaciteit van de servers hebben we benut voor de migratie van Office 2003 naar Office 2007, voor Exchange Server 2007 en voor een upgrade van Active Directory. Ook hier waren geen extra hardware-investeringen voor nodig. Al met al was dit één van onze voordeligste migraties ooit. Ten opzichte van de laatste hebben we zelfs uitgespaard, wat mede komt door de gunstige voorwaarden van het First Wave programma, maar ook omdat geen hardwareinvesteringen en trainingen nodig waren. Training Omdat de gebruikers van Office 2003 overstapten naar Microsoft Office 2007, bood de IT-afdeling van VEBO hen een korte introductiecursus aan. In twee uur tijd lieten we ze de verschillen van beide systemen zien en de mogelijkheden die versie 2007 biedt. Daarnaast is er een klassikale sessie geweest van anderhalf uur om de mogelijkheden van Windows 7 te tonen. VOORDELEN Volgens Frans Lowiessen is Windows 7 een aanzienlijk nieuwere en betere technologie dan Windows XP: De Aero-interface wordt door onze gebruikers als zeer prettig ervaren en dat je in de taakbalk heel duidelijk ziet welke applicaties open staan spreekt duidelijk tot de verbeelding. Net zo praktisch is het rode kruisje bij elke miniatuurweergave: je hoeft niet langer de rechtermuisknop te gebruiken om snel een overbodig venster te sluiten. Het overzicht van snelstartpictogrammen en open programma's is duidelijker geworden, nu die twee zijn samengevoegd tot één

5 geheel. Actieve applicaties en snelkoppelingen naar veelgebruikte applicaties staan bij elkaar. Al onze applicaties werken overigens probleemloos onder Windows 7. Onze mensen zijn experts die kennisintensief werk verrichten. Voor hen is het stimulerend als ze over een mooie en snelle werkplek beschikken. Met de nieuwe Windows 7 technologie zijn we in staat om hun nieuwe functionaliteiten te bieden en een gemakkelijker toegang te geven tot gedeelde gegevens, ongeacht wat hun werkplek is. Frans Lowiessen, hoofd ICT bij VEBO Lowiessen herhaalt wat medewerkers hem vertellen: Ze roemen de snelle user interface en vinden Windows 7 gemakkelijk om mee te werken. Ik noemde al de mogeljkheid om PDF s te genereren uit de administratie, dat is voor hen een enorme tijdsbespaarder. Medewerkers willen geregeld graag iets nieuws voor hun neus en Windows 7 is precies dat! Het werkt duidelijk sneller en betrouwbaarder en voor onze gebruikers is dat net zo belangrijk als het mooie uiterlijk. Onze mensen zijn experts die kennisintensief werk verrichten. Voor hen is het stimulerend als ze over een mooie en snelle werkplek beschikken. Met de nieuwe technologie zijn we in staat om hun nieuwe functionaliteiten én gemakkelijke toegang tot gedeelde gegevens te bieden, ongeacht wat hun werkplek is. Het werk loopt daardoor efficiënter en dat is een belangrijke plus voor ons als marktleider. Een voordeel dat Lowiessen zelf heel sterk vindt, is dat het opstarten en afsluiten van de pc veel sneller gaat. Over energiebesparing zegt hij: Voor ons als beheerders zijn de uitgebreide energie-instellingen interessant. Daarmee verwachten we ook op energiekosten te kunnen besparen. TOEKOMST De komende tijd zullen we ook gebruik gaan maken van de nieuwe Direct Access functies in Windows 7. Voor werknemers die niet op de zaak zijn is deze toegang van buitenaf eenvoudig op te zetten, aldus Lowiessen. Zelfs klanten en opdrachtgevers kunnen nu toegang krijgen tot de IT van VEBO. Lowiessen: Klanten en opdrachtgevers die zelf ook met Windows 7 werken, kunnen we via een veilige verbinding heel gemakkelijk en beveiligd toegang geven tot onze systemen. Op termijn kunnen ze op die manier zelf de status van hun order nazien en zelfs bestellingen plaatsen. Lowiessen vindt de moderne uitstraling van zijn IT ook naar zijn opdrachtgevers toe belangrijk. We zijn een van de eersten met Windows 7. VEBO roept altijd dat we voorop lopen en innovatief zijn, met Windows 7 kunnen we laten zien dat we dat óók doen op IT-gebied. Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld. SP