acerta in-house In Praktijk testimonials In House A5.indd 1 11/02/ :29:58

Transcriptie

1 acerta in-house In Praktijk testimonials In House A5.indd 1 11/02/ :29:58

2 1001 In House A5.indd 2 11/02/ :29:58

3 3 Inhoud Voorwoord Zo verscheiden als uw HR-praktijk is, zo flexibel zijn onze mensen 5 Siemens Op 15 minuten is Pieter weer operationeel 6 Hospital Logistics Chapeau, dat er ook aan de continuïteit wordt gedacht 8 VZW t Balloneke Kim is hier ondertussen kind aan huis 10 Handi-Move Ik wil Valerie gerust boeken voor de komende 20 jaar 12 Brouwerij Martens De kwaliteit van het HR-beleid is gestegen, het vertrouwen hersteld 14 Euro Pool System Benelux Ook het management apprecieert de professionalisering 16 Wat kan uw In-House HR-officer voor u doen? 18 Acerta In-House In Praktijk In House A5.indd 3 11/02/ :29:59

4 acerta in-house 1001 In House A5.indd 4 11/02/ :29:59

5 5 Zo verscheiden als uw HR-praktijk is, zo flexibel zijn onze mensen. Vele ondernemers, HR-managers en bedrijfsleiders getuigen ons regelmatig dat een goed geoliede HR-praktijk het verschil kan maken tussen vooruitgang en status quo van een onderneming. Werknemers die klokvast kunnen rekenen op hun loon, bij elke vraag over een arbeidsreglement onmiddellijk worden geholpen en bij elke verandering in hun job efficiënt worden begeleid, presteren beter en daar wordt u finaal ook beter van. Hoe eenvoudig die stelling ook is, de dagelijkse HR-praktijk en het kluwen van regels en wetten maken haar ingewikkelder dan u soms vermoedt. Uit deze testimonialbrochure blijkt hoe vaak een goed lopende personeelsadministratie vraagt om een professionele aanpak. Acerta In-House levert die aanpak, tijdelijk indien gewenst of voor langere termijn, maar dan op tussentijdse basis. U bepaalt hoelang en hoeveel u dient te worden geholpen. Wij, van Acerta In-House, zijn altijd trots geweest op onze HR-officers, maar met het lezen van de getuigenissen in deze brochure is dat nog meer het geval. Vaak lossen ze meer vragen op dan er initieel werden gesteld en nemen ze initiatieven die de opdrachtgever niet had verwacht, maar wel toejuicht. Soms blijven ze veel langer in de organisatie dan voorzien, gewoon omdat hun toegevoegde waarde snel went. Altijd tonen ze hun flexibiliteit en hun toewijding aan de opdrachtgever. Sommigen van hen stellen dan ook in deze brochure: Als ik hier binnenkom, verwissel ik van pet en word ik een van hen. Ik word zelfs klant van Acerta, in plaats van werknemer. Tijdens het maken van de reportages uit dit boekje, werd ons regelmatig gezegd hoe flexibel, breeddenkend en professioneel onze HR-officers wel zijn. Het doet ontzettend deugd te merken dat klanten van Acerta In-House daadwerkelijk het verschil voelen in het werken met de kracht van mensen. Wij hopen dat deze brochure ook voor u inspirerend is en dat u tijdig aan ons zal denken, Carine De Bruyn en Philip Deckers, regiomanagers Acerta In-House Acerta In-House In Praktijk In House A5.indd 5 11/02/ :29:59

6 6 Siemens Op 15 minuten is Pieter weer operationeel We zijn heel dankbaar dat bedrijven met een sociaal secretariaat ook dit soort van diensten aanbieden, stelt Serge Le Noir, Manager Payroll Services bij Siemens. Payroll-experts zijn zeer gegeerd en ook al zijn een aantal van onze diensten gecentraliseerd, toch blijven er behoeftes bestaan aan tijdelijke hulp. Bovendien doen we er alles aan om tijdelijke experts volledig in de organisatie te integreren. Pieter Devisch, HR-officer bij Acerta In-House beaamt: Niemand hier weet dat ik een extern personeelslid ben. In 2007 rondt Siemens een periode van verandering af met het onderbrengen van de telecomactiviteiten bij het Nokia Siemens Networks en bij Siemens Enterprise Communications. Daarmee wordt de hele Siemens-organisatie herbekeken en worden een aantal diensten gehergroepeerd. Zo komt het dat vandaag een aantal payroll-activiteiten per regio zijn geclusterd en dat voor een tiental landen deze worden uitgevoerd in Portugal. Serge Le Noir, die destijds Controller was voor de telecom-afdeling gaat de uitdaging aan om deze operatie vanuit België te sturen: Het overbrengen van de transactionele activiteiten naar Portugal is in fasen gebeurd. Vandaag ronden we de laatste stap af, maar wat lokaal moest blijven, is gebleven. Voor ons was werken met externe partijen om tijdelijke pieken in deze transitiefase op te vangen de beste oplossing. Iemand als Pieter kan een tijdje wegblijven, maar is binnen de vijftien minuten weer operationeel. Serge Le Noir, manager Payroll Services Siemens Pieter Devisch, HR-offi cer Acerta In-House 1001 In House A5.indd 6 11/02/ :30:01

7 7 Echte partners Pieter Devisch is duidelijk ingeburgerd in de Siemens Groep. Dat blijkt als we aan de receptioniste melden dat we met twee Acerta-medewerkers een afspraak hebben met Serge Le Noir en dat ze, wanneer Pieter opduikt, te kennen geeft dat er nog iemand van Acerta moet komen. Pieter Devisch: De externe medewerkers zijn hier een deel van het team. Dat merk je ook aan het feit dat ik tot alles wat ik nodig heb toegang heb en dat er voortdurend naar je interesses wordt gepeild. Hier vult Serge Le Noir aan: Het is een kwestie van geven en nemen en daarin stelt Acerta zich op als een echte partner. Wij houden voortdurend voeling met elkaar en ik hoef echt niet lang te zoeken naar een concreet aanbod. Bovendien voel je ook de professionaliteit van iemand als Pieter. Een goede payroll professional weet zich op zeer korte tijd in te werken in het team en dat is nodig omdat je ze net inzet tijdens piekperiodes. Dat maakt dat er tijdens vakanties, of ziektes altijd handen bij kunnen worden ingezet. In die constant veranderende omgeving sta ik er dan ook op dat we binnen ons team een zekere openheid en gezelligheid bewaren. Win-win situatie Dat Siemens ook met Acerta Sociaal Secretariaat werkt, ziet Serge Le Noir als een win-win-situatie: Het heeft inderdaad zijn voordelen. Pieter is klant, maar ook collega van de mensen van het sociaal secretariaat. Op die manier kan je vaak heel snel werken. Pieter Devisch: Het is geen must. Ook aan andere leveranciers kunnen wij ons aanpassen, maar je kan er wel je voordeel uit halen net doordat je met collega s werkt. Serge Le Noir beseft wel dat mensen als Pieter geen eeuwige trouw aan zijn bedrijf kunnen beloven, maar ook op dat vlak weet hij de professionaliteit en het partnerschap van Acerta In-House te waarderen: Het gaat om wederzijdse kennisoverdracht en in die zin merk je ook dat Acerta In-House zijn best doet om dezelfde mensen te garanderen. Wat belangrijk is, is dat we steeds kunnen rekenen op de kennis van de nationale wetgeving en de informaticakennis en die heeft een HR-officer van Acerta in huis. Je moet het contact aangenaam en efficiënt houden, want er zijn altijd behoeftes die moeten worden ingevuld. Wij houden voortdurend voeling met elkaar. Acerta In-House In Praktijk In House A5.indd 7 11/02/ :30:01

8 8 Hospital Logistics Chapeau, dat er ook aan de continuïteit wordt gedacht Je zou kunnen denken dat een In-House-medewerker In 1996 ontstaat Hospital Logistics als een tijdelijke oplossing is met alle gevolgen van dien. bedrijf omdat er bij het Leuvense ziekenhuis Gasthuisberg een logistiek Dat is soms zo, maar dat betekent niet dat een In-Housemedewerker niet op lange termijn zou denken, wel probleem rijst. Vanaf dat moment integendeel. Bij Hospital Logistics uit Aarschot draait neemt het bedrijf in Aarschot de Milena Schrijvers al bijna drie jaar mee in het bedrijf magazijnfunctie van het ziekenhuis tot grote tevredenheid van Eric Dewaet, managing over. Alle administratieve processen director: We hebben met Milena duidelijk het stuk en complexe goederenstromen worden dan beheerd door Hospital Lo- professionalisme in huis gehaald dat we nodig hadden. gistics. Meteen wordt het bedrijf een schoolvoorbeeld van outsourcing voor de medische sector. In 2004 besluit Hospital Logistics zijn diensten aan te bieden aan andere ziekenhuizen en ondertussen is men in België en Nederland aanwezig met een totaal van ongeveer 70 medewerkers, waaronder 19 bedienden, 41 arbeiders en 15 in Nederland. Medio 2007 hebben we besloten om ook zelf aan outsourcing te doen op het vlak van HR. In het begin werd de HR-administratie nog ondersteund door Gasthuisberg, later deden we dat in eigen beheer, maar toen onze financiële man weg ging, zijn we op zoek gegaan naar iemand die zowel kaas had gegeten van de basistaken van HR als van alle regelen wetgeving rond zaken als loopbaanonderbreking, tijdskrediet en andere juridische vragen die gaandeweg opduiken, verduidelijkt Eric Dewaet. Milena Schrijvers, HR-offi cer Acerta In-House Eric Dewaet, managing director Hospital Logistics 1001 In House A5.indd 8 11/02/ :30:03

9 9 Altijd bereikbaar Eric Dewaet wist zeer goed wat hij diende te verwachten van een HR-medewerker en ging eerst te rade bij het Sociaal Secretariaat voor een oplossing: Je merkt heel gauw dat wanneer personeelszaken iets wordt dat bij de boekhouding of de financiën wordt gedaan, dat je vastloopt. Het arbeidsreglement raakt na een tijd verouderd, werknemers lopen een beetje verloren met hun vragen en er is een constant gebrek aan continuïteit. Ik wist niet dat een In-House-medewerker ook daar zou kunnen voor zorgen, maar als ik vandaag zie hoe Milena hier is ingeburgerd, dan kan ik alleen maar chapeau zeggen. Ook Milena Schrijvers heeft haar plek gevonden binnen Hospital Logistics: Continuïteit is uiteraard iets dat groeit. In het begin zie je niemand, maar nu weet men mij altijd te vinden. Ik heb hier een vaste plek en mijn agenda wordt altijd vooraf bekend gemaakt. Bovendien ben ik altijd telefonisch of via bereikbaar. Wat mij betreft, denk ik niet dat iemand kan zien dat ik van buiten Hospital Logistics ben. Eric Dewaet speelt daar verder op in: Milena staat in voor het grootste deel van de HR-praktijk, evaluaties en rekruteringsgesprekken niet inbegrepen. Maar ze verzorgt ook een stuk coaching van de medewerkers, zij het altijd in samenspraak en na overleg met de directie. Nog altijd een goed concept Op de vraag hoe Eric Dewaet de toekomst ziet met Milena is zijn antwoord duidelijk: Toen Milena bij ons begon, zaten we net onder de vijftig werknemers, vandaag zijn er dat al wat meer, maar we zijn nog lang niet groot genoeg om een fulltime-medewerker op de HR-payroll te zetten. Milena is er een maal per week, zorgt voor een goede communicatie over wanneer ze te bereiken is en loopt genoeg tussen de mensen om hen tijdig te helpen. Op dit ogenblik is de relatie met Acerta uitstekend en vind ik het nog steeds een goed concept. Het is ook niet omdat ze niet op haar eentje engagementen naar het personeel neemt, dat ze geen initiatief kan betonen. Milena zelf is heel tevreden over de samenwerking met Eric Dewaet: Als ik naar het sociaal secretariaat van Acerta bel, ben ik de klant. Hier vervul ik op alle vlakken de rol van medewerker en de directie bekijkt dat ook zo. De relatie met Acerta loopt goed en het concept is nog steeds waardevol. Acerta In-House In Praktijk In House A5.indd 9 11/02/ :30:03

10 10 VZW t Ballonneke Kim is hier ondertussen kind aan huis Je hebt onthaalouders, crèches, buitenschoolse opvang voor kinderen tot 12 jaar, flexibele en occasionele opvang, gemandateerde voorziening en thuisopvang voor zieke kinderen. Soms gaat het hierbij om aparte initiatieven, maar in Groot-Beveren is er de VZW t Ballonneke, een verzameling van 2 kinderdagverblijven, 120 opvangplaatsen van onthaalouders, 7 Kinderclubs waar aan na- en voorschoolse opvang en opvang in de vakanties wordt gedaan, lange openingstijden, kortdurende opvang en een thuisoppas zieke kinderen, in samenwerking met de oppasdienst van de Christelijke Mutualiteit. In dit kluwen van verschillende statuten en subsidievormen moest HR-officer, Kim Broeckx zich een weg banen. Eerst tijdelijk, maar ondertussen al bijna vier jaar op rij. En elk jaar bekijken we of Kims bijdrage niet kan worden afgebouwd, maar tot nu toe heeft ze zich behoorlijk onmisbaar gemaakt, stelt Christel Daman, algemeen directeur van de VZW. De oprichting van de VZW t Ballonneke dateert van augustus Op 1 april 1990 krijgt de VZW erkenning en subsidiëring voor de Dienst Opvanggezinnen met 15 onthaalmoeders en op voor een kinderdagverblijf met 23 plaatsen. In 1993 komt er de thuisopvang voor zieke kinderen bij en wordt het kinderdagverblijf uitgebreid met 26 plaatsen op een nieuwe locatie. Drie jaar later worden dat er 49 in een nieuwbouw. De Dienst Opvanggezinnen, die ondertussen 23 onthaalmoeders telt, verhuist mee. De Thuisopvang voor zieke kinderen wordt uitgebreid is het jaar van de grote uitbreiding: een erkenning en subsidiëring voor het kinderdagverblijf in de Sint-Elisabethstraat gaat de lancering van de buitenschoolse opvang in Beveren vooraf, de dienst opvanggezinnen gaat van 23 naar 28 onthaalouders en er komt buitenschoolse opvang in Melsele en Haasdonk bij. De uitbreidingen, verhuizen en erkenningen blijven zich opstapelen met slechts een rode draad doorheen het hele verhaal: een veelheid aan statuten en subsidievormen. Kim Broeckx, HR-offi cer Acerta In-House Christel Daman, algemeen directeur VZW t Ballonneke 1001 In House A5.indd 10 11/02/ :30:04

11 11 Je taak als algemeen directeur van een dergelijke VZW bestaat grotendeels uit het onderhandelen en praten met verschillende instituten, Christel Daman: Voor de ene subsidie of uitbreiding heb je de gemeente nodig, voor de andere goedkeuring moet je dossiers binnenbrengen bij Kind & Gezin. Je kent de noden van je werkingsgebied en het is dan afwachten welke beslissingen de regering neemt om in te spelen op deze behoeften. Het is een ingewikkeld samenspel van factoren en regelingen. Diezelfde complexiteit vind je ook terug in de verschillende personeelsstatuten. Christel Daman: Eigen aan de sector is dat je heel veel mensen in deeltijds dienstverband tewerkstelt. Tevens spelen wij als werkgever zoveel mogelijk in op de vraag van onze werknemers om arbeid en gezin zo goed mogelijk te combineren. En daar bovenop hebben we ook verschillende statuten te regelen, die door verschillende instanties worden betaald. Dat is elke maand weer een nieuwe puzzel. Van tijdelijk naar vier jaar In 2006 startte Kim Broeckx bij Acerta In-House als HR-officer. Heel snel na haar aanwerving kwam zij bij VZW t Ballonneke terecht: Er was iemand op de personeelsdienst tijdelijk weggevallen, maar na een tijdje bleek dat die persoon niet meer zou terugkomen en zo is mijn opdracht hier gestart. Ik ben hier sindsdien gebleven en dat bevalt me wel. Ik heb hier ontzettend veel kennis opgedaan over statuten, subsidies en regelingen. Dat is kennis die altijd van pas komt. Christel Daman bevestigt: Je kunt inderdaad moeilijk zeggen dat dit geen uitdagende job zou zijn. Misschien is dat ook wel een van de redenen waarom Kim hier al zolang is. In deze sector HR-administratie doen, is veeleisend. Op dit ogenblik werkt er iemand op onze payroll mee met Kim. Het is de bedoeling dat we op termijn terug zelf alles in handen nemen, maar Kim heeft heel wat voor deze organisatie gedaan. Als het vandaag draait zoals het draait, is dat voor een groot gedeelte aan haar te danken. Christel Daman heeft er geen moeite mee om toe te geven dat Kim Broeckx meer dan alleen lonen berekende. Kim bokste een HR-draaiboek in elkaar, puzzelde een praktisch systeem van wettelijke en aanvullende verlofrechten en verlofaanvragen van alle personeelsleden in elkaar en belde zowat alle wettelijke instanties af die zich engageerden in de VZW. Kim Broeckx: Het is een kluwen, zoveel is zeker. Voor sommige personeelsleden moet je voor een deel bij Kind & Gezin zijn, voor een ander deel bij de gemeente. Christel spendeert het grote deel van haar tijd aan die contacten en wij werken ze af. De HR-administratie hier is zeer veeleisend. Daarom dat Kim hier al zolang is. Acerta In-House In Praktijk In House A5.indd 11 11/02/ :30:05

12 12 Handi-Move Ik wil Valerie gerust boeken voor de komende 20 jaar Ik versta niet zo goed dat sommige bedrijfsleiders, omwille van de zogenaamde kost, hun tijd steken in een HR-praktijk waar ze zelf de kennis voor ontbreken. Wat hoopt men te besparen met zelf alles uit te zoeken en daar zijn tijd in te steken, in plaats van in hun core business. Die vraag stelt Stefan Van Raemdonck, zaakvoerder van Handi-Move zich. Van Raemdonck heeft zelf ingezien dat om het personeelsbeleid vlot te laten verlopen er in zijn bedrijf dringend nood was aan een professionele HR-officer. Valerie Wandels vult die behoefte in en zorgde voor een HR-administratie die mag gezien worden. Ook diegene na mij zou komen, kan hier gemakkelijk zijn weg in vinden, stelt ze, al wil Stefan Van Raemdonck nog lang niet weten van een wissel aan de basis. De ontstaansgeschiedenis van Handi-Move laat zich lezen als een bladzijde uit het handboek: Wanneer begin ik een eigen zaak. In 1983 ontwierp de vader van Stefan Van Raemdonck een systeem om één rolstoelgebruiker naar het toilet te helpen. Het systeem was ontstaan uit de vraag om een rolstoelgebruiker te helpen, maar zou algauw zijn nut gaan bewijzen voor andere rolstoelgebruikers. Vandaag is Handi-Move een topbedrijf in het segment voor til- en verplaatsingssystemen voor rolstoelgebruikers en wordt veertig percent van de omzet van het bedrijf gerealiseerd in de V.S. Wie het televisieprogramma Extreme Makeover Home Edition, waarin onfortuinlijke mensen aan een nieuw huis worden geholpen, al ooit heeft gezien, is allicht vertrouwd met de stalen verpleegsters van Handi-Move. Het bedrijf telt 34 medewerkers en steekt heel veel tijd en energie in de ontwikkeling van de producten, maar staat eveneens in voor de productie, de distributie en de verkoop (in België) ervan. Zoals veel kmo s deed Handi-Move in het begin zijn personeelsadministratie zelf met de ondersteuning van het toenmalige sociaal secretariaat. De loonadministratie, de (steeds wijzigende) sociale wetgeving en de opvolging ervan zijn teveel om als bedrijfsleider nog degelijk te kunnen opvolgen of aan een niet professional binnen het bedrijf te delegeren. Het was een last geworden en ik voelde mij niet de juiste persoon op de juiste plaats om het zelf te doen of om het in detail op te volgen. Valerie Wandels, HR-offi cer Acerta In-House Stefan Van Raemdonck, zaakvoerder van Handi-Move 1001 In House A5.indd 12 11/02/ :30:06

13 13 De kast schoonmaken Eens de zoektocht naar de geschikte HR-professional begonnen was, beet Stefan Van Raemdonck zich vast in het vinden van de voor hem meest geschikte persoon: Je contacteert je eigen Sociaal Secretariaat en een paar andere partijen en je gaat op zoek. Voor mij was het belangrijk dat ik iemand vond die mijn tekorten aanvulde en mij tegelijk het beste lag. Dat ik uiteindelijk met Acerta in zee ben gegaan, had alles te maken met het vertrouwen dat ze in hun eigen mensen stelden. Acerta is er niet op gebrand je zonder enige garantie met een contract op te zadelen, maar stelt zich soepel op, net omdat ze ervan uitgaan dat ze de juiste mensen kunnen aanleveren. De keuze viel uiteindelijk op Valerie Wandels, maar de eerste werkervaring kon meteen tellen als test: Ik heb Stefan veertien dagen niet gezien. Hij was in het buitenland voor zaken en voor het bespreken van onze werking waren we op aangewezen. Nu was het ook niet zo dat er geen werk was: het arbeidsreglement was al een tijdje niet meer aangepast, er zaten fouten in de sociale abonnementen, kortom: mijn eerste werk bestond er in om alles effen te zetten: daarna konden we optimaliseren. Stefan Van Raemdonck: Ik heb mensen nodig die voor mij problemen oplossen. Ik moet me kunnen concentreren op de business. Die veertien dagen en met Valerie waren de ideale test om te zien of ik een juiste keuze had gemaakt. Alleen maar voordelen Ik maak regelmatig reclame voor deze aanpak bij andere bedrijfsleiders, stelt Stefan Van Raemdonck nog. Ik hoor ze wel eens zeggen dat je dit soort dingen in crisistijd niet kan permitteren, maar voor mij is een HR-officer veel meer dan iemand die loonstaten doorgeeft. Door de administratie op punt te stellen, de processen bij te sturen en oplossingen aan te reiken, neemt zo iemand een pak werk uit je handen en kan jij als zaakvoerder doen wat je moet doen: met je klanten bezig zijn, naar hen luisteren en je organisatie op hen afstemmen. Kortom. Ik zie echt alleen maar voordelen aan deze manier van werken. Bovendien is het werken met een In-House-medewerker een constante garantie voor nieuwe know-how, dat vindt ook Valerie Wandels: Het voordeel om voor verschillende bedrijven te werken, is dat je overal weer nieuwe dingen aanleert. Je leert andere processen kennen en je brengt externe ervaring mee naar je verschillende klanten. Ook over de manier van werken is Valerie Wandels zeer tevreden: Het contact verloopt precies op de manier zoals ik het graag heb. De mensen intern weten me ondertussen wel te vinden en met Stefan heb ik contact wanneer het nodig is. Ik laat weten wat mijn bezorgdheden zijn, we praten erover en we lossen het probleem op. Ondertussen schakelde Handi-Move ook over naar het Sociaal Secretariaat van Acerta en is Stefan Van Raemdonck een zorg armer en een pak zakelijke opportuniteiten rijker. Ik ben met Acerta in zee gegaan omdat ze zoveel vertrouwen stellen in hun eigen mensen. Acerta In-House In Praktijk In House A5.indd 13 11/02/ :30:07

14 14 Brouwerij Martens De kwaliteit van het HR-beleid is gestegen, het vertrouwen hersteld Brouwerij Martens is een gevestigde In het Limburgse Bocholt is Brouwerij Martens als waarde in de regio. Met 250 jaar familiebedrijf een belangrijke werkgever met een goede lokale en internationale industriële reputatie. Dat was HR-manager Annelies Bakos bekend geschiedenis op de teller, een bestuur van acht generaties lang en toen ze gevraagd werd om bij Brouwerij Martens HR te komen versterken. Ze nam het HR-roer in handen een reputatie als brouwer voor private labels over heel de wereld, heeft en nam de basisprocessen grondig onder de loep voor ze werden aangepakt. Wim Thomassen van Acerta de brouwerij een reputatie hoog te In-House werd snel mee aan boord gehaald en vandaag houden. Vooral in eigen streek waar vervult hij een belangrijke rol in het HR-team. Wim staat hun Sezoens en Martens Pils zowat mee in de frontlinie en heeft het volledige vertrouwen het symbool zijn voor de Limburgse van de medewerkers, stelt Annelies Bakos. nijver en creativiteit. Annelies Bakos, die in 2000 zelfstandig HR-manager werd, kende de goede naam van het bedrijf en ontdekte een organisatie in verandering; een organisatie die bereid was om verder te professionaliseren. Ze zou zich in eerste instantie bezig gaan houden met de functieclassificatie en daarna volgde de basiswerking van HR: De HR-organisatie zat volop in transitie en mijn eerste vraag was: Waar zitten de noden, de tekorten en de verbeterpunten? HR van zijn sterkste kant Hoewel Brouwerij Martens een HR-structuur had die werkte, kon er zeker worden gesleuteld aan de dienstverlening. Annelies Bakos: Na de herstructurering van 2003, waarbij de organisatie van 170 naar 125 werknemers was gegaan, Annelies Bakos, HR-manager Brouwerij Martens Wim Thomassen, HR-offi cer Acerta In-House 1001 In House A5.indd 14 11/02/ :30:08

15 15 was het heel belangrijk dat HR zich van zijn sterkste kant liet zien. Deze brouwerij steunt op een aanzienlijke populatie arbeiders. Het werk is seizoensgebonden en een belangrijke troef is de flexibiliteit van het personeel. Het was zeer belangrijk om weer rust te krijgen onder de werknemers en dat creëer je door op een professionele manier te werken aan het fundament van HR: zorgen voor goede arbeidsverhoudingen, een waterdichte cao, zorgen voor nieuwe en degelijke functieomschrijvingen, werken aan een tijdige en correcte beloning en aan opleidingen, dat soort van dingen. Het was dan ook snel duidelijk dat we iemand extra nodig hadden: niet noodzakelijk een fulltime kracht, maar wel een professional bij wie we de centrale personeelsadministratie en loonverwerking konden leggen. Van zodra we met Wim zijn gaan werken, hebben we hem in de frontlinie gezet en kreeg de vaste ervaren HR-officer meer tijd beschikbaar om o.a. aan de ontwikkeling van het personeel te werken. Alles is geregeld Wim Thomassen voelde zich vrijwel onmiddellijk goed in zijn rol: Het was van in het begin duidelijk dat ik hier meer dan een tijdelijke rol zou gaan spelen en dat ik de kans zou krijgen om mee aan het HR-roer te draaien. Dat maakt je job direct een stuk interessanter. In het begin hebben we vooral gewerkt aan het herstellen van het basisvertrouwen in HR en het is een prachtig gevoel dat je van een dergelijk proces kan deel uitmaken. Annelies Bakos: Wim is gaandeweg ingewerkt in de materie en de band met het personeel is in die zin ook gegroeid. In het begin zag je mensen met vragen een bocht om Wim heen maken en Mathieu, onze vaste HR-medewerker, opzoeken. Vandaag hoor je vaste werknemers zeggen: Oh, Wim is er niet. Dan kom ik morgen wel terug. Na bijna zes jaar in de onderneming te hebben meegedraaid, is Wim een vaste waarde geworden. Zo zeer zelfs dat Wim tijd vrijmaakt voor het jaarlijkse personeelsfeest en zijn vakantie zo regelt dat de dagelijkse werking van HR gegarandeerd blijft. Annelies Bakos: We weten heel goed dat Wim op dit ogenblik een beetje in een comfortzone zit. Het draaiboek van HR is geschreven, de basisrapportering voor de sociale relaties zit goed, HR heeft een gecentraliseerde functie. Toch blijft het belangrijk om iemand met zijn ervaring te behouden. Wim heeft de expertise die we nodig hebben en indirect heeft zijn inbreng ook invloed op de arbeidsverhoudingen. Een In-House-medewerker is op papier niet zo goedkoop, maar toch heb ik al heel wat bedrijven aangeraden om ook op deze manier te werken. Elke cent die je uitgeeft, brengt immers zijn investering op. Het aantal klachten over HR is drastisch gedaald, er is meer duidelijkheid over diverse regelingen, er worden minder fouten geregistreerd, medewerkers hebben sneller een antwoord op hun vragen en er is meer tijd voor andere HR-initiatieven. Tot zover is de In-House-ervaring meer dan positief gebleken en nu er tijd komt voor meer strategische HR-aanpassingen, is ook de directie bereid te investeren. Op papier is een In-House oplossing niet goedkoop, maar elke geïnvesteerde euro brengt op. Acerta In-House In Praktijk In House A5.indd 15 11/02/ :30:08

16 16 Euro Pool System Benelux Ook het management apprecieert de professionalisering Gedrevenheid en enthousiasme zijn belangrijke peilers voor de groei van elk bedrijf, maar hoe meer enthousiaste werknemers er in een organisatie bijkomen, hoe meer HR-vragen er rijzen. In het geval van Euro Pool System Benelux bood de komst van In-House HR-officer Koen Peeters een oplossing op al die vragen. Ann De Vos, Office Manager bij Euro Pool System Benelux zag haar HR-taken uitbreiden en zag snel in dat professionele hulp soelaas zou kunnen brengen: Koen heeft op nog geen enkel moment om werk moeten vragen. Euro Pool System Benelux groeide rechtstreeks uit de behoefte van veilingbedrijven om fruit en groenten veilig, economisch en hygiënisch te transporteren. Het bedrijf ontwikkelde de gekende herbruikbare blauwe en groene bakken, en ging gaandeweg ook zorgen voor de reiniging en volledige logistiek hiervan. Ondertussen is Euro Pool System uitgegroeid tot Europa s grootste logistieke dienstverlener in zijn segment. De organisatie beschikt over circa 121 miljoen kratten die jaarlijks meer dan 560 miljoen keer rouleren. In totaal stelt het bedrijf vandaag in België 34 bedienden te werk en groeien de activiteiten en de aanwervingen zeer sterk. In 2007 was het voor Ann De Vos, die tot dan toe de personeelsadministratie deed, tijd voor versterking: Als kleine organisatie met mensen die allemaal voor een doel gaan en een heel duidelijk afgelijnde visie hebben, is het relatief eenvoudig om enkel met een sociaal secretariaat en een goede dossierbeheerder te werken. Naarmate de organisatie groter en complexer wordt en er vragen komen over ouderschapsverlof, opleiding, de carpolicy of het arbeidsreglement, merk je dat je gewoon op al die vragen geen antwoorden meer kan geven. Ann De Vos, offi ce manager Euro Pool System Benelux Koen Peeters, HR-offi cer Acerta In-House 1001 In House A5.indd 16 11/02/ :30:10

17 17 Alsof Koen bij ons werkt Voor Koen Peeters is de samenwerking met Euro Pool System tot nog toe 200 percent meegevallen, zoals hij zelf stelt: Zoals in dit bedrijf een HR-structuur van niets kunnen opbouwen is een echte buitenkans. Sinds ik bij Euro Pool System werk, heb ik zelf al heel wat initiatieven kunnen nemen, een structuur kunnen uitbouwen en systemen kunnen initiëren. Ann De Vos beaamt: Koen heeft nooit om werk moeten vragen. Het is altijd belangrijk geweest dat mensen hem wisten te vinden en dat hij deel uitmaakte van het team. Ondertussen kent men het systeem en lijkt het alsof Koen bij ons werkt. Koen heeft zijn vaste plek op kantoor, centraal waar iedereen hem weet te vinden. Wanneer hij er niet is, kan men vragen stellen via , maar ik merk dat men meestal de vragen opspaart tot hij er is. Het maakt tevens deel uit van de dienstverlening van Acerta In-House om ervoor te zorgen dat hij altijd telefonisch of per bereikbaar is. Wat begonnen is met een opdracht van een keer per maand, is uitgebreid tot een aanwezigheid van drie dagen per maand, maar we hebben alleszins niet het gevoel dat we van week tot week aan het werken zijn. Gaan voor meer toegevoegde waarde Het goede nieuws aan het hele verhaal is dat ook het management de vooruitgang heeft geconstateerd, En zelf met vragen komt, vult Ann De Vos aan. Ook Koen zelf vindt nog altijd nieuwe ontwikkelingsgebieden. Om volledig te gaan voor nog meer toegevoegde waarde, die een professional kan bieden, gaan we de administratieve taken voor een deel doorschuiven naar een collega. Op die manier kan Koen zich bijvoorbeeld meer gaan bezighouden met het opleidingsbeleid, het arbeidsreglement of de carpolicy. Voor 2010 heb ik samen met Koen bij het management een reeks HR-projecten vastgelegd en gaan we nieuwe ideeën verder uitwerken. Koen Peeters beseft daarbij zeer goed dat hij bij Euro Pool System veel meer mag uitwerken dan de payroll en vindt net daardoor dat hij een prima werkgever heeft gevonden: Dit is waarvoor je het doet. Ik kan uiteraard niet alles zelf uitwerken, maar de Acerta-groep is breed genoeg en alle mogelijkheden zijn open. Zo hebben wij voor de evaluatiegesprekken nauw samengewerkt met BCT, Coaching & Training en ben ik kunnen te rade gaan bij Compensation & Benefits en Legal Consult voor enkele vraagstukken over het loonbeleid. Net die expertise wordt enorm geapprecieerd, volgens Ann De Vos: Het is een hele opluchting te weten dat je mensen duidelijkheid kunt geven en dat je een aanspreekpunt hebt. Het is goed om op iemand te kunnen terugvallen met kennis van zaken. Hoe groter de organisatie, hoe sterker de behoefte aan een degelijke HR-structuur. In het begin vinden mensen het nog wel fijn om de vrijheid te hebben, maar op een bepaald moment nader je de chaos en dat moet je vermijden. Een professionele structuur is echt wel een zegen. Het maakt deel uit van de dienstverlening van Acerta In-House om ervoor te zorgen dat men bereikbaar is. Acerta In-House In Praktijk In House A5.indd 17 11/02/ :30:10

18 18 Wat kan uw In-House HR-officer voor u doen? periodiek beheer van het payrollproces: voorbereiding maandelijkse payroll in samenwerking met sociaal secretariaat; transparant beheer en opvolgen van gegevens medewerkers, van aan- en afwezigheden, van verlofsaldi, overuren...; nacalculatie van berekende lonen, verificatie van de toepassing van fiscale of RSZ-verminderingen...; loketfunctie en contactpunt voor eerstelijnsvragen over sociaaljuridische thema s, zowel voor medewerkers als voor het management; correcte toepassing van de sociale wetgeving en implementatie in alle processen die ermee verband houden: personeelsadministratie en -beheer, invullen sociale documenten, inlichtingsblad ziekenfonds, opstellen en beëindigen arbeidsovereenkomsten, tijdskrediet, groepsverzekering...; ad-hocrapportering van ken- en stuurgetallen op vraag van het management; signaleren en formuleren van verbeteringsvoorstellen waar mogelijk en wenselijk, zowel op loontechnisch als op procesmatig vlak, en indien gewenst implementatie van deze wijzigingen in de procesflow. Kortom, de HR-officers bieden u continuïteit, extra competentie en expertise: een quick win voor uw organisatie In House A5.indd 18 11/02/ :30:10

19 1001 In House A5.indd 19 11/02/ :30:10

20 acerta in-house Uw in-house payrollversterking en contactpunt voor HR-vragen Wij houden voor u een team beschikbaar van ervaren HR-officers. Deze mensen zijn beslagen in payroll en personeelsbeheer, zijn goed opgeleid en kunnen meteen aan de slag. Geen inwerking, geen opleiding, extralegale voordelen of andere kosten. U krijgt professionals in huis die meteen 100 % productief zijn, flexibel inzetbaar op de momenten dat u ze nodig hebt. Voor stand-by payrollversterking Uw payrollbediende wordt ziek, gaat in zwangerschapsverlof, neemt ontslag... Of het wordt een bijzonder druk seizoen met veel interims... en die hele loonadministratie moet in goede banen geleid worden... Geen nood: de HR-officer komt in-house uw payroll versterken, zodat u zich kunt focussen op uw kerntaken. Voor hands-on personeelsbeheer Uw payrollbeheer en personeelsadministratie kunt u dus aan onze HR-officer toevertrouwen. Ook kunnen personeelsleden en leidinggevenden bij hem of haar terecht voor eerstelijnsvragen over sociaaljuridische thema s en andere personeelszaken. Bovendien vervult de HR-officer een loketfunctie als uw rechtstreekse link naar andere services van de Acerta Groep. Wie is uw In-House HR-officer? U kunt rekenen op een HR-officer van Acerta Consult. Die komt naar u toe met parate kennis van en ervaring met sociale wetgeving, personeelsbeheer en -administratie. Acerta Consult wijst de opdracht toe aan de meest geschikte HR-officer, zodat kennis- en ervaringsniveau optimaal aansluiten op uw specifieke vraag. Een praktische en pragmatische oplossing voor uw HR-organisatie. Contacteer ons Bel Philip Deckers op of Carine De Bruyn op Mailen kan naar acerta.inhouse@acerta.be Adresgegevens en andere info vindt u op of ikgavoorhr.be In House A5.indd 20 11/02/ :30:11