SeniorTrust Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 SeniorTrust Gebruikershandleiding 0. Inleiding Deze Handleiding is opgedeeld in de volgende drie hoofdstukken: Eenmalige handelingen & algemene uitleg, Ingebruikname archief en Gebruik van Mijn SeniorTrust. Wij adviseren u voordat u begint deze handleiding per hoofdstuk als u daar aan toe bent op uw gemak geheel door te lezen. Voor vragen kunt u tijdens kantooruren telefonisch contact met ons opnemen op , of (op andere tijden) via het contactformulier op onze website, of per via info@seniortrust.nl. 1. Eenmalige handelingen & algemene uitleg 1.1 Account Na aanmelding als cliënt bij SeniorTrust ontvangt u een bevestigings . Dit bericht bevat de link om uw account te activeren. Direct daaronder staat uw (voorlopige) wachtwoord. Door met uw muis op de link te klikken, activeert u uw account. Soms werkt de link pas als u de control toets indrukt en daarna met uw muis op de link klikt. Als dit niet lukt, kunt u de tekst van de link selecteren en kopiëren. Vervolgens plakt u deze tekst bovenaan in de zoekbalk (van de web browser) van het internet en drukt u de entertoets in. 1.2 Wachtwoord Nadat u via de link uw account heeft bevestigd, opent zich het toegangsscherm van Mijn SeniorTrust. Uw adres is al als gebruikersnaam ingevuld. U voert uw wachtwoord uit de bevestigings in. Dit kan door in de mail het wachtwoord te kopiëren en in het toegangsscherm te plakken. 1.3 Vragenlijst Vervolgens ziet u een aantal vragen. De meeste vragen hoeft u slechts met ja of nee te beantwoorden. Het invullen van deze lijst duurt ongeveer 30 minuten. U wordt geadviseerd in geval van twijfel ja in te vullen. Deze lijst dient namelijk om te inventariseren wat in uw archief komt. De vragen zijn verdeeld over verschillende thema s. Nadat u op bewaren klikt (bovenaan pagina), kunt u eventueel stoppen met invullen. De reeds beantwoorde vragen blijven dan bewaard. Na het opnieuw inloggen komt u weer aan het begin van uw vragenlijst met de al gegeven antwoorden. Door naar beneden (en eventueel de volgende pagina) te scrollen komt u vanzelf bij de onbeantwoorde vragen. Als u alle vragen beantwoord heeft, wordt u gevraagd de lijst aan SeniorTrust te verzenden. 1.4 Mijn SeniorTrust Als u de lijst heeft verzonden verschijnt direct het hoofdscherm van uw persoonlijke pagina (= Mijn SeniorTrust). Bovenaan staat de naam van uw archief. In het scherm staan vijf iconen met naam, terwijl eronder kort staat samengevat wat de naam betekent. versie juli 2015

2 SeniorTrust neemt contact op om samen met u na te gaan of de indeling van uw archief aansluit bij uw situatie en wensen. Daarna wordt de indeling van uw archief eventueel nog aangepast en is deze definitief. 1.5 De vijf iconen Als eerste ziet u Beheerde documenten. Door eenmaal op deze knop te klikken (bij een tablet: met uw vinger te drukken) gaat u naar uw archief dat volledig door SeniorTrust wordt beheerd. De tweede icoon is Privé documenten, waarmee u naar uw privé documenten gaat. Deze map is strikt persoonlijk en alleen voor u toegankelijk. Hier kunt u eventuele stukken in opbergen die u met niemand wilt delen. Omdat SeniorTrust geen toegang tot deze map heeft, kunnen wij u niet assisteren en ook niet zorgen voor de in uw abonnement inbegrepen dienstverlening zoals het scannen, uploaden, check op volledigheid, zorgen voor herinneringen e.d. De derde icoon is Naam van archief. Via dit scherm kunt u de naam van Mijn SeniorTrust veranderen. Als vierde icoon treft u aan Geschiedenis. Als u deze aanklikt, ziet u een chronologisch overzicht van al onze handelingen aan uw archief. Indien u op de vijfde icoon Inhoudsopgave klikt, ziet u per dossier welke documenten in uw archief horen. Erachter is per document de status aangegeven door ontbreekt (roodgedrukt) of aanwezig (groengedrukt) weer te geven. Ook is nog een kolom ingeruimd voor specifieke opmerkingen voor als bijvoorbeeld een document deels ontbreekt of aandacht behoeft. 1.6 Start, Mijn gegevens & Uitloggen Rechts bovenaan in Mijn SeniorTrust treft u nog een drietal icoontjes aan. Dit zijn: Start, Mijn gegevens en Uitloggen, waarbij de laatste geen toelichting behoeft. Via het Start-icoontje komt u altijd terug in het hoofdscherm van Mijn SeniorTrust. Als u Mijn gegevens opent, kunt u uw profiel(gegevens) aanvullen of wijzigen, uw wachtwoord wijzigen of profielfoto toevoegen of wijzigen. Ook kunt u hier de SMS functie activeren voor nog meer veiligheid. Wij adviseren u deze functie in ieder geval te activeren als u naar het buitenland gaat en daar SeniorTrust gaat gebruiken. U dient dan wel over uw mobiele telefoon te beschikken om toegang te krijgen tot Mijn SeniorTrust. 2. Ingebruikname archief 2.1 Beheerde documenten & Inhoudsopgave Na het aanklikken van het icoontje Beheerde documenten treft u een aantal verschillende dossiers in uw SeniorTrust archief aan. De namen van deze dossiers sluiten aan bij de thema s uit de inhoudsopgave. Met behulp van de Inhoudsopgave als checklist kunt u nu eenvoudig de benodigde documenten bij elkaar zoeken. Wij adviseren u deze af te drukken zodat u niet steeds op uw beeldscherm hoeft te kijken en u de verzamelde documenten eventueel met de pen kunt afstrepen 2

3 2.2 Papieren document bewaren Documenten kunt u vervolgens op twee manieren voor plaatsing in uw archief aanbieden. Het meest eenvoudig is de bewuste (originele of kopie) documenten in een door SeniorTrust verstrekte envelop aan ons toe te zenden. Na ontvangst zal een medewerker van SeniorTrust de documenten scannen en als Pdf document in uw archief plaatsen. Sommige documenten treft u in meerdere dossiers van uw archief aan. Dit omdat het bewuste document naar onze mening voor meerdere dossiers relevant is. De originele documenten krijgt u per post retourgezonden. Als u de afgedrukte checklist (=Inhoudsopgave) naar SeniorTrust heeft meegezonden, krijgt u meteen ook een bijgewerkte afdruk van deze checklist mee teruggezonden. Aan de hand daarvan kunt u gemakkelijk de eventueel nog resterende documenten bij elkaar zoeken. 2.3 Digitaal document bewaren Gebruik dossier Portaal Indien u het document al als digitaal bestand beschikbaar heeft of zelf wilt scannen, kunt u het ook meteen als beschikbaar voor uw archief plaatsen. U doet dit door op het icoontje Portaal te dubbelklikken, waarna dit dossier opent. Via een android 1 tablet opent u het dossier Portaal door er eenmaal op te drukken. Vervolgens verschijnt op de onderste groene balk de mogelijkheid dossier openen. Als u hierop drukt, opent het dossier Portaal. Nadat u het dossier Portaal heeft geopend treft u in de onderste groene balk aan de mogelijkheid Bestanden toevoegen. Als u hierop klikt, opent het hulpscherm Document toevoegen met onderin links een groen icoontje met het plusteken Voeg bestanden toe. Zodra u hierop klikt, opent u een documentenmap op uw computer of tablet. Via de bovenste balk kunt u navigeren naar de bewuste map (of folder) waarin het document staat dat u in uw archief wilt laten opbergen In Wachtrij plaatsen Als u de map heeft geselecteerd kunt u het document in de wachtrij klaarzetten door erop te dubbelklikken om het bij SeniorTrust aan te bieden om te bewaren. Eventueel kunt ook eenmaal op het document klikken om daarna op de knop openen te klikken, of door het document met uw rechtermuisknop ingedrukt naar de documentenmap te slepen. Deze handeling kunt u vervolgens herhalen om op deze manier meerdere documenten klaar te zetten in de wachtrij om de bewaren 2. Als u per ongeluk een verkeerd document in het scherm Document toevoegen heeft gezet kunt u dit verwijderen door op het rode knopje met wit streep te drukken. Omdat deze documenten nog in de wachtrij staat, moet u deze wel in uw dossier Portal opslaan (zie hierna) Opslaan wachtrij in archief Door op het icoontje met de groene pijl omhoog te drukken worden alle documenten uit de wachtrij opgeslagen in de dossier Portaal van uw archief. U hoeft daarna niets meer aan deze documenten te doen. SeniorTrust zorgt ervoor dat de documenten in het/de juiste dossier(s) van uw archief worden geplaatst. 1 2 Helaas is het niet mogelijk vanaf een Ipad of Iphone documenten of stukken direct in uw archief te bewaren omdat deze specifieke software van Apple onvoldoende aansluit bij de software van het dossier. NB de documenten zijn dan pas (in de wachtrij) klaargezet en dus nog niet opgeslagen 3

4 2.4 Herinnering SeniorTrust zorgt er dan meteen ook voor dat u een herinneringsbericht krijgt als het document aan vernieuwing toe is, of wanneer u een nieuwe(re) versie kunt verwachten. U ontvangt dit bericht op het adres waarmee u zich bij SeniorTrust heeft aangemeld. Mocht u bij een bepaald document specifieke wensen hebben over het tijdstip of tekst van de herinneringsberichtgeving, laat u ons dit dan graag weten. 3. Gebruik van Mijn SeniorTrust 3.1 Link voor tablet of pc U kunt van de SeniorTrust website of anders het inlogscherm van Mijn SeniorTrust voor het gemak op uw tablet of smartphone een SeniorTrust link (icoontje) maken. Op uw laptop of pc is het handig de website van SeniorTrust of anders het inlogscherm van Mijn SeniorTrust als favoriet aan te maken. Als u daarbij hulp nodig heeft, kunt u ons bellen of en. SeniorTrust zal u dan afhankelijk van uw type toestel vertellen, of als u dat liever heeft per informeren, hoe u deze op kunt installeren. 3.2 Mijn SeniorTrust Nadat u bent ingelogd komt u in uw persoonlijke menu van Mijn SeniorTrust. U kunt dit zien doordat boven in uw internetbalk een groen slot staat. Dit slot geeft weer dat u in een omgeving bent waarbinnen al uw gegevens en documenten met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden beschermd tegen inbreuk van derden. Via de donkerblauwe balk bovenin uw scherm van Mijn SeniorTrust kunt u snel wisselen tussen de mappen; Inhoudsopgave en Beheerde documenten (of Privé documenten ). U zult meestal gebruik maken van de icoontjes Beheerde documenten en Inhoudsopgave. 3.3 Inhoudsopgave De inhoudsopgave is handig om een beeld te krijgen van alle dossier met documenten. Ook kunt u de inhoudsopgave gebruiken om na te gaan waar u een document in uw dossier kunt terugvinden. Door vervolgens in de inhoudsopgave boven het bewuste document op de naam van het dossier te klikken, gaat u direct naar het dossier in uw 'Beheerde documenten' waar u het document als Pdf bestand in terugvindt. 3.4 Mappenstructuur en menubalk Om uw SeniorTrust archief te openen klikt u eenmaal op de icoon Beheerde documenten. Vervolgens opent het archief zich in de Hoofdmap waarin u al uw dossiers ziet staan. Rechtsboven in de groene balk kunt u zien hoe groot uw archief is en welke percentage van het beschikbare geheugen u daarvoor heeft gebruikt. Alle dossiers hebben een nummer en naam. Min of meer vaste dossiers zijn: 1. Persoonlijk, 2. Ongeval & Overlijden, 3. Wonen, 4. Vervoer, 5. Verzekeringen, 6. Geldzaken, 7. Belastingen en 8. Recreatie. 4

5 3.5 Dossier Door op de icoon van een dossier te dubbelklikken opent u het dossier. Op de bovenste groene menubalk ziet u behalve de hoofdmap dan de naam van het dossier verschijnen. Indien in het dossier met submappen wordt gewerkt ziet u deze in beeld, anders ziet u direct alle aanwezige documenten. Het gebruik van submappen is soms wenselijk als het dossier dermate veel documenten bevat dat het anders onoverzichtelijk wordt. U kunt eenvoudig en snel van een submap naar het dossier of de hoofdmap (terug)navigeren door in de groene balk op een van de namen te klikken. 3.6 Zoeken via hulpscherm In de map 'Beheerde documenten' kunt u ook zoeken via het zoekscherm dat rechtsboven de bovenste groene balk staat. Als u daar een deel van de naam van het gezochte document intoetst, ziet u direct daaronder het(de) dossier(s) en documenten met deze letters in de naam verschijnen. Door meer letters van de naam in te toetsen wordt een (te) groot zoekresultaat meer gespecificeerd en steeds beknopter. Door vervolgens op het gezochte document (herkenbaar aan de letters pdf erachter) met uw muis of vinger te klikken of drukken, komt u direct in het dossier waar het document staat en wordt het document via een lichtgekleurde omlijsting weergegeven. 3.7 Openen document Voor het openen van een document kunt u door het eenmaal aan te klikken op de onderste groene balk de volgende mogelijkheden openen: opslaan als zip, bestand downloaden en preview. Als u het bewuste document meteen wilt downloaden kunt u er het snelst met uw muis op dubbelklikken 3. Onder de groene menubalk ziet u ook details zoals de grootte en het aantal pagina s van het aangeklikte document staan. Als slechts de grootte wordt vermeld, bestaat het document uit een pagina. 3.8 Preview functie De preview functie is handig om snel te kijken of het inderdaad het juiste document is of als u in het buitenland bent en geen Wifi heeft. Dit voorkomt dan zoveel mogelijk onnodige extra kosten van het downloaden van een document als dit niet nodig is. Als u iets anders dan het document bekijken wilt doen, kan dit alleen via de twee andere functies, waarbij u mogelijk afhankelijk van het land en uw bundel wel meer kosten maakt. 3.9 Bestand downloaden Door te klikken op de knop Bestand downloaden haalt u als het ware het document binnen op uw pc of ander toestel (=downloaden). Op de pc kunt u het document pas bekijken als u (links) onderaan in uw beeldscherm op het Pdf teken met tekst klikt of. met openen, het document op uw pc/tablet binnenhalen. Daarna kunt u het document naar wens afdrukken, op uw pc/tablet in een te selecteren map opslaan of per aan een derde zenden Zip file Mocht het een groot document zijn dat veel geheugencapaciteit in beslag neemt, dan kunt u het document ook via de knop Opslaan als zip op uw pc binnenhalen. Als u het daarna verstuurt, is het document als bijlage minder groot (minder Mb). 3 Op een tablet of smartphone kunt u niet via dubbelklikken downloaden omdat dit een ander commando is (nl. inzoomen). U dient daar altijd op het document te drukken en daarna via de onderste groene menubalk een keuze te maken. 5

6 berichten met (te) grote documenten worden namelijk door sommige virusscan software geweigerd of bij de geadresseerde in een speciale (spam)mailbox geplaatst. Omdat de geadresseerde deze mailbox waarschijnlijk minder geregeld controleert, zal deze uw document later of niet ontvangen Machtigen derde Als u een ander persoon toegang wilt geven tot uw archief of tot een of enkele dossiers van uw archief kunt u dit per bericht verzoeken. Graag ontvangen wij in uw bericht in ieder geval de naam en het adres van deze persoon, alsmede welke rechten u wilt dat de persoon krijgt (d.w.z. tot welke dossiers toegang wordt verleend) Toegang derde Nadat deze derde een eigen account heeft aangemaakt, kent Seniortrust de gevraagde toegangsrechten toe. Deze persoon kan dan net als u in de dossiers waartoe deze toegang heeft kijken en een document op de eigen computer downloaden en daarna afdrukken, opslaan of per aan een ander doorzenden. Veel succes met - en gemak van uw SeniorTrust archief! 6