VERSCHILLEN IN ZAKENDOEN TUSSEN BELGIË EN NEDERLAND

Transcriptie

1 VERSCHILLEN IN ZAKENDOEN TUSSEN BELGIË EN NEDERLAND VOOR VRIJ ONDERNEMEN

2

3 VERSCHILLEN IN ZAKENDOEN TUSSEN BELGIË EN NEDERLAND BOEKHOUDKUNDIGE, FISCALE, JURIDISCHE EN SOCIAALRECHTELIJKE ASPECTEN Dit overzicht is een uitgave van de grensoverschrijdende België- Nederland adviesgroep van BDO. De Belgium/Holland Desk begeleidt Belgische en Nederlandse ondernemers die grensoverschrijdende activiteiten (willen) ontwikkelen. In dit overzicht treft u de belangrijke verschillen aan tussen België en Nederland inzake boekhouding, fiscaliteit, sociaal recht en vennootschappenrecht. Contactgegevens Contacteer uw accountmanager bij BDO of vraag naar: Voor België Voor Nederland Dirk Van wal Cees Nijman dirk.vanwal@bdo.be cees.nijman@bdo.nl De tekst is bijgewerkt tot 1 juli 2011.

4 Deze publicatie is zorgvuldig voorbereid, maar is in algemene bewoordingen gesteld en bevat alleen informatie van algemene aard. Deze publicatie bevat geen advies voor concrete situaties, zodat uitdrukkelijk wordt aangeraden niet zonder advies van een deskundige op basis van de informatie in deze publicatie te handelen of een besluit te nemen. Voor het verkrijgen van een advies dat is toegesneden op uw concrete situatie kunt u zich wenden tot BDO of een van haar adviseurs. BDO en haar adviseurs aanvaarden geen aansprakelijkheid voor schade die het gevolg is van handelen of het nemen van besluiten op basis van de informatie in deze publicatie. BDO is een op naam van Stichting BDO te Amsterdam geregistreerd merk. In deze publicatie wordt BDO gebruikt ter aanduiding van de organisatie die onder de merknaam BDO actief is op het gebied van de professionele dienstverlening (accountancy, belastingadvies en consultancy). BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. en BDO E.S.V. - BDO G.I.E. zijn lid van BDO International Ltd, een rechtspersoon naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid, en maken deel uit van het wereldwijde netwerk van juridisch zelfstandige organisaties die onder de naam BDO optreden. BDO is de merknaam die wordt gebruikt ter aanduiding van het BDO-netwerk en van elk van de BDO Member.

5 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1 JAARREKENING Algemeen Omvang Publicatievereisten Accountantscontrole Consolidatie... 8 Hoofdstuk 5 BTW Werken in onroerende staat Hoofdstuk 6 SPECIAAL BELASTINGREGIME EXPATRIATES Hoofdstuk 2 BOEKHOUDING Algemeen Rekeningschema Waarderingsregels Verplichte boeken Btw-eisen voor een boekhouding Hoofdstuk 3 JURIDISCH Vennootschapsvormen Oprichtingsvereisten Opstartformaliteiten Bestuursorganen Algemene vergadering van aandeelhouders Raad van Commissarissen Jaarverslag Ondernemingsraad Hoofdstuk 7 SOCIALE ZEKERHEIDSREGELGEVING Algemeen Sociale bijdragen EG-verordeningen per 1 mei 2010 en overgangsrechten.. 51 Hoofdstuk 8 INKOMSTENBELASTINGEN VOOR ZELFSTANDIGEN.. 52 Bijlagen 1 WAARDERINGSREGELS EU-VERORDENING 883/ Hoofdstuk 4 FISCAAL Fiscale jaarrekening Tarieven vennootschapsbelasting Verworpen uitgaven Aftrek voor risicokapitaal (notionele interestaftrek) Aftrek voor octrooi-inkomsten Andere fiscale stimuli Deelnemingsvrijstelling Fiscale eenheid Verliescompensatie Rulingbeleid Transfer pricing Bronheffing - roerende voorheffing Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 3

6 HOOFDSTUK 1 JAARREKENING i BELGIË i NEDERLAND 1.1 Algemeen 7 De Belgische wetgeving bepaalt dat iedere onderneming die een dubbele boekhouding voert jaarlijks een jaarrekening dient op te maken. 7 In Nederland wordt er onderscheid gemaakt tussen een inrichtingsjaarrekening en een publicatie jaarrekening. De inrichtingsjaarrekening wordt beschouwd als een instrument om rekening en verantwoording af te leggen aan de organen van de rechtspersoon. De publicatiejaarrekening dient als informatie naar derden. 1.2 Omvang 7 Het is mogelijk om IFRS toe te passen in Nederland. Voor kleine rechtspersonen bestaat de mogelijkheid van toepassing van fiscale grondslagen vanaf boekjaren aanvangend op of na 1 januari Grote ondernemingen moeten een volledig schema gebruiken. Kleine en middelgrote ondernemingen mogen een verkort schema gebruiken. 7 Voor kleine en middelgrote rechtspersonen zijn vrijstellingen van toepassing. 4 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten

7 7 Kleine vennootschappen indien niet meer dan één van de volgende criteria wordt overschreden: jaargemiddelde personeelsbestand 50; jaaromzet, excl. btw 7,3 miljoen; balanstotaal 3,65 miljoen. tenzij, jaargemiddelde van het personeelsbestand meer dan 100, of; deel uitmaakt van een groep van verbonden ondernemingen, die geconsolideerd meer dan één van bovenstaande criteria overschrijdt, dan wel waarvan het gemiddelde van het personeelsbestand meer dan 100 is. 7 Kleine rechtspersonen: van toepassing op rechtspersonen, waarvoor (gedurende twee achtereenvolgende jaren) minimaal twee van de drie volgende eisen gelden: gemiddeld aantal werknemers minder dan 50; netto-omzet excl. btw minder of gelijk aan 8,8 miljoen; totaal activa minder of gelijk aan 4,4 miljoen. 1.3 Publicatievereisten 7 Ondernemingen onderworpen aan de publicatie van de volledige of verkorte jaarrekening: alle vennoot schappen naar Belgisch recht onder de vorm van een NV, BVBA, Comm.VA, CVBA, EESV en ESV evenals de Europese Vennootschap naar Belgisch recht. 7 Niet onderworpen aan de publicatie: de natuurlijke personen die handelaar zijn; de kleine en middelgrote vennootschappen waarvan de vennoten onbeperkt en hoofdelijk aansprakelijk zijn (VOF, Comm.V, CVOA); de grote vennootschappen waarvan de vennoten hoofdelijk en onbeperkt aansprakelijk zijn (VOF, Comm.V, CVOA) en indien geen enkele onbeperkt aansprakelijke vennoot een rechtspersoon is. 7 Ondernemingen onderworpen aan publicatie: alle rechtspersonen die onderworpen zijn aan Titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BV, NV, coöperatie alsmede onder bepaalde voorwaarden stichtingen, verenigingen en sommige formeel buitenlandse vennootschappen). 7 Niet onderworpen aan publicatie: ondernemingen die geen rechtspersoon zijn (eenmanszaak, VOF); kleine rechtspersonen die geen winst beogen: accountantsverslag met verklaring dat zij geen werkzaamheden buiten de doelomschrijving hebben verricht; gegarandeerde groepsmaatschappijen. 7 Publicatie bijkantoren in België: deze dienen een jaarrekening op te stellen maar dienen niet hun Belgische jaarrekening te publiceren, wel de jaarrekening van de buitenlandse onderneming, voorafgegaan door het eerste blad van het volledige schema. De neerlegging van de jaarrekening van de buitenlandse onderneming gebeurt in de vorm waarin deze rekeningen werden opgesteld en openbaar gemaakt volgens het recht van de Staat waaronder de vennootschap valt. 7 Ook een buitenlandse onderneming met één of meer nevenvestigingen in Nederland is in principe publicatieplichtig. De buitenlandse vennootschap dient een jaarrekening van de vennootschap te deponeren bij het Handelsregister voor zover en in de vorm waarin de vennootschap deze in het land van haar statutaire zetel openbaar moet maken. De te deponeren stukken dienen in het Nederlands, Duits, Frans of Engels te zijn gesteld. Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 5

8 7 Wat publiceren: de jaarrekening volgens het voorgeschreven formulier (balans, de resultatenrekening, de toelichting en de sociale balans); het jaarverslag van de Raad van Bestuur of zaakvoerder: enkel verplicht voor grote vennootschappen; het controleverslag van de commissaris indien een verslag vereist is. 7 Wanneer publiceren: binnen 30 dagen na de goedkeuring van de jaarrekening door de algemene vergadering van aandeelhouders. 7 Sancties: Strafrechtelijke sancties: geldboete van 275 tot ; en/of gevangenisstraf van één maand tot een jaar; mogelijke hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuurders. Burgerrechtelijke sancties: de door derden geleden schade uit het niet neerleggen van de jaarrekening binnen de wettelijk gestelde termijn. Gerechtelijke sancties: op vraag van iedere belanghebbende of van het Openbaar Ministerie kan de rechtbank de ontbinding uitspreken van een vennootschap die haar jaarrekening niet heeft neergelegd gedurende drie opeenvolgende jaren. Administratieve boetes of tarieftoeslag bij laattijdige neerlegging: 400 ( 120 voor kleine vennootschappen) wanneer de jaarrekening wordt neergelegd tijdens de negende maand na de afsluiting van het boekjaar; 600 ( 180 voor kleine vennootschappen) wanneer de jaarrekening wordt neergelegd vanaf de tiende tot en met de twaalfde maand na de afsluiting van het boekjaar; ( 360 voor kleine vennootschappen) wanneer de jaarrekening wordt neergelegd vanaf de dertiende maand na de afsluiting van het boekjaar. 7 Wat publiceren: de jaarrekening volgens de wettelijke voorschriften (de enkelvoudige jaarrekening en de geconsolideerde jaar - rekening indien de rechtspersoon een geconsolideerde jaarrekening opstelt); het jaarverslag van het bestuur; de overige gegevens (inclusief de accountantsverklaring indien een controleplicht bestaat). Ten aanzien van de te publiceren gegevens gelden vrijstellingen voor kleine en middelgrote ondernemingen. 7 Wanneer publiceren: binnen 8 dagen na vaststelling of goedkeuring van de jaarrekening door de algemene vergadering van aandeelhouders. 7 Strafrechtelijke sancties: geldboete; en/of gevangenisstraf van ten hoogste zes maanden; mogelijke hoofdelijke aansprakelijkheid en strafbaarheid van bestuurders; eventuele bijkomende straffen en maatregelen. 6 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten

9 1.4 Accountantscontrole 7 Algemeen: Register-Accountant wordt in België Commissaris genoemd. Een Commissaris dient lid te zijn van het Instituut der Bedrijfsrevisoren. 7 Er is een verplichte controle door een commissaris voor alle NV s, Comm.VA, BVBA s en CV s voor zover aan te merken als grote onderneming. De criteria worden niet berekend op geconsolideerde basis, maar op basis van de individuele jaarrekening, tenzij voor: vennootschappen die deel uitmaken van een groep die gehouden is een geconsolideerde jaarrekening op te stellen en te publiceren; portefeuillemaatschappijen; vennootschappen waarvan de effecten zijn opgenomen in een officiële notering van een effectenbeurs. 7 Duur mandaat van een commissaris: de commissaris wordt benoemd voor een vaste duur van drie jaar. Zijn jaarlijkse vergoeding (voor drie jaar) is vastgesteld vóór het starten van zijn opdracht. De commissaris kan steeds terug worden herbenoemd. 7 Wettelijke controles mogen uitsluitend worden uitgevoerd door externe accountants van accountantsorganisaties die een vergunning hebben van de Autoriteit Financiële Markten. 7 Van de controleplicht zijn vrijgesteld ondernemingen die geen rechtspersonen zijn, kleine rechtspersonen en groepsmaatschappijen die voldoen aan bepaalde voorwaarden (verklaring van aansprakelijkstelling door de moedermaatschappij). 7 De accountant wordt voor onbepaalde tijd benoemd. In eerste instantie is de algemene vergadering van leden of aandeelhouders bevoegd tot het benoemen van een accountant. Overige wettelijke opdrachten 7 De wetgeving heeft voorzien dat bij bepaalde verrichtingen van de onderneming de commissaris een verslag dient op te stellen. 7 Specifieke opdrachten voortvloeiende uit het Wetboek van Vennootschappen: inbreng in natura; quasi-inbreng; uitgifte aandelen beneden fractiewaarde; wijziging maatschappelijk doel; interim-dividend; omzetting naar een andere vennootschapsvorm; belangenconflict in de Raad van Bestuur; fusie of splitsing van vennootschappen; vereffening; beperking of opheffing van het voorkeurrecht; kapitaalverhoging door openbare inschrijving, ten gevolge van een conversie van obligaties, of ten gevolge van de uitoefening van warrants. 7 De wetgeving heeft voorzien dat bij bepaalde verrichtingen van de onderneming de accountant een verklaring dient te verstrekken. 7 Specifieke opdrachten voortvloeiende uit de wetgeving zijn o.a.: inbreng in natura; verslagstaten ten behoeve van toezichthouder (banken, verzekeraars en pensioenfondsen). Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 7

10 1.5 Consolidatie 7 Wie moet consolideren: een onderneming die alleen of gezamenlijk één of meer dochterondernemingen controleert (de moederonderneming); consortia (horizontale groep met centrale leiding), alsook hun dochterondernemingen. 7 Vrijstelling van consolidatie: a indien een onderneming zelf dochteronderneming is, moet zij geen geconsolideerde jaarrekening en jaarverslag opstellen indien: goedkeuring van de vrijstelling door haar algemene vergadering met 90% van de stemmen (NV) en 80% van de stemmen voor de overige vennootschappen (vrijstelling is geldig voor 2 jaar en hernieuwbaar); de moederonderneming de geconsolideerde jaarrekening in een andere taal openbaar maakt. b Vrijstelling van consolidatie naar omvang van de onderneming, indien niet meer dan één van de volgende criteria wordt overschreden (cijfers van de laatst opgemaakte jaarrekening op geconsolideerde basis): jaaromzet excl. btw: 29,2 miljoen; balanstotaal: 14,6 miljoen; personeel (jaargemiddelde): Wie moet consolideren: een onderneming die, alleen of samen aan het hoofd van een groep staat, waarbij het hoofd van de groep in het algemeen de onderneming is waarin de leiding van de groep is ondergebracht (de moederonderneming). Een groep is een economische eenheid waarin rechtspersonen en vennootschappen organisatorisch verbonden zijn; een rechtspersoon die niet aan het hoofd van een groep staat, maar die in zijn groep een of meer dochter - maatschappijen heeft of andere rechtspersonen waarop hij een overheersende zeggenschap kan uitoefenen of waarover hij de centrale leiding heeft (tussenholding). 7 Vrijstelling van consolidatie: a vrijstelling van tussenconsolidatie: een tussenholding behoeft geen geconsolideerde jaarrekening op te stellen indien aan de volgende voorwaarden is voldaan: er is binnen 6 maanden na aanvang van het boekjaar geen schriftelijk bezwaar gemaakt door ten minste 10% van de leden of de houders van ten minste 10% van het geplaatste kapitaal; de financiële gegevens die de rechtspersoon zou moeten consolideren zijn opgenomen in de geconsolideerde jaarrekening van een groter geheel; de geconsolideerde jaarrekening en het jaarverslag van het groter geheel zijn opgesteld conform de 7e EGrichtlijn; de geconsolideerde jaarrekening van de moedermaatschappij met accountantsverklaring en jaarverslag zijn opgesteld in het Nederlands, Frans, Duits of Engels; binnen 6 maanden na balansdatum of binnen één maand na een geoorloofde latere openbaarmaking is de geconsolideerde jaarrekening van de moedermaatschappij neergelegd bij het Handelsregister. b overige vrijstellingen: in de consolidatie te betrekken maatschappijen die tezamen van te verwaarlozen betekenis zijn voor het geheel. Dit wordt afgemeten aan de invloed op solvabiliteit en liquiditeit; in de consolidatie te betrekken maatschappijen waarvan de nodige gegevens slechts tegen onevenredige kosten of met grote vertraging te verkrijgen of te ramen zijn; in de consolidatie te betrekken maatschappijen waarin 8 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten

11 c d het belang slechts wordt gehouden om het te vervreemden. groepen die voldoen aan ten minste twee van de drie criteria voor kleine rechtspersonen behoeven geen geconsolideerde jaarrekening op te stellen, tenzij sprake is van genoteerde effecten en/of een kredietinstelling. joint ventures behoeven niet te worden geconsolideerd. 7 Vrijstelling van consolidatie geldt niet in de volgende gevallen: voor portefeuillemaatschappijen; één van de te consolideren ondernemingen is op de beurs genoteerd; de geconsolideerde jaarrekening moet aan de ondernemingsraad worden verstrekt. Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 9

12 HOOFDSTUK 2 BOEKHOUDING i BELGIË i NEDERLAND 2.1 Algemeen 7 Verplicht voeren van een boekhouding: elke onderneming voert een voor de aard en omvang van haar bedrijf passende boekhouding en neemt de bijzondere wetsvoorschriften betreffende dat bedrijf in acht. 7 Idem 7 Bewaring van boeken: 7 jaar; 3 jaar voor stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden. 7 Bewaarplicht: 7 jaar. 7 Munteenheid: de boekhouding dient te luiden in euro. 7 Munteenheid: er zijn geen wettelijke voorschriften met betrekking tot de te hanteren valuta in de boekhouding. De posten van de jaarrekening worden uitgedrukt in euro s. Het gebruik van een andere valuta is toegestaan indien dat door de werkzaamheid van de rechtspersoon of de internationale vertakkingen van de groep wordt gerechtvaardigd. 10 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten

13 2.2 Rekeningschema 7 Verplicht gebruik van de minimumindeling algemeen rekeningstelsel (MAR): de ondernemingen dienen het MAR als basis te gebruiken voor het opstellen van hun rekeningschema. De omschrijving van de rekeningen mag worden aangepast aan de aard van de onderneming. Rekeningen die voor de onderneming niet dienstig zijn, moeten niet in het rekeningstelsel worden opgenomen. 7 Er zijn geen verplichtingen ten aanzien van de inrichting van het grootboekrekeningschema. 7 Hoofdlijnen van het MAR: 1 t.e.m. 5 betreffen balansrekeningen, 6 en 7 bevatten de resultatenrekeningen: 1 rekeningen: eigen vermogen, voorzieningen voor risico s en kosten en schulden op lange termijn; 2 rekeningen: oprichtingskosten, vaste activa en vorderingen op lange termijn; 3 rekeningen: voorraden en bestellingen in uitvoering; 4 rekeningen: vorderingen en schulden op korte termijn; 5 rekeningen: geldbeleggingen en liquide middelen; 6 rekeningen: kosten; 7 rekeningen: opbrengsten; 8 en 9 rekeningen: vrij voor analytische boekhouding; 0 rekeningen: niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen. 2.3 Waarderingsregels 7 Waarderingsregels dienen door het bestuursorgaan van de onderneming te worden bepaald en genotuleerd en vastgelegd in het inventarisboek. Ze zijn tevens onderdeel van de toelichting bij de jaarrekening. 7 De waarderingsregels worden door de leiding van de onderneming binnen de voorschriften van Titel 9 boek 2 BW bepaald en vastgelegd in de jaarrekening. 7 Bepaalde regels voor het toepassen van actuele waarde als waardering zijn vastgelegd in Besluit Actuele Waarde. 7 Daarnaast gelden de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ). 7 Voor kleine rechtspersonen heeft de RJ, naast de wettelijke vrijstellingen van de inrichtings- en publicatievoorschriften, ook vrijstellingen van bepaalde Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving vastgesteld. De (resterende) Richtlijnen die op de jaarverslaggeving van kleine rechtspersonen van toepassing zijn, zijn door de RJ in een afzonderlijke editie opgenomen (RJk-editie). De vrijstellingen voor kleine rechtspersonen hebben voornamelijk betrekking op de Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 11

14 presentatie en toelichting en op de verwerking en waardering en resultaatbepaling. 7 Voor kleine rechtspersonen bestaat de mogelijkheid om fiscale grondslagen toe te passen. De bovengenoemde RJkregels zijn dan niet van toepassing. 7 Het basiswaarderingsstelsel is dit van de historische waarden, nl. de aanschaffingswaarde. Onder aanschaffings - waarde wordt verstaan de aanschaffingsprijs, de vervaardigings prijs of de inbrengwaarde. Waardering tegen vervangingswaarden is niet toegelaten. 7 Als grondslag voor waardering en resultaatbepaling komen in aanmerking: de aanschaffings-of vervaardigingsprijs en voor de bepaalde categorieën tevens de actuele waarde. 7 Doordat waardering op actuele waarde toegestaan is, kan een herwaarderingsreserve (al dan niet verplicht) voorkomen in de balans. 7 Herwaarderingen zijn enkel toegelaten voor bepaalde activa (materiële vaste activa en deelnemingen en aandelen die onder de financiële vaste activa voorkomen) indien aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan (o.a. vaststaand en duurzaam verantwoording door de rentabiliteit van de onderneming e.d.) De herwaarderingsmeerwaarde wordt integraal toegevoegd aan het eigen vermogen. 7 Herwaarderingen zijn in Nederland ook mogelijk op andere categorieën, dit in afwijking van België. In de toelichting dient uiteengezet te worden of, en zo ja op welke wijze, in samenhang met de herwaardering rekening wordt gehouden met de invloed van belastingen op vermogen en resultaat. De nog niet verschuldigde vennootschapsbelasting over deze hogere waardering wordt bij voorkeur gepresenteerd als een latente belastingverplichting onder de voor - zieningen. De wet laat derhalve de mogelijkheid open geen rekening te houden met latente belastingverplichtingen, doch dit heeft niet de voorkeur. 2.4 Verplichte boeken 7 De volgende wettelijke boeken en registers dienen door een onderneming verplicht te worden bijgehouden: 1 register van aandelen op naam; 2 inventarisboek; 3 notulenboek. 7 Het register van aandelen op naam dient bij de oprichting te worden ingevuld aan de hand van de gegevens van de oprichtingsakte. In dit register worden onder meer ook de overdrachten aangetekend. Het register van de aandelen op naam dient te worden gehouden op de zetel van de vennootschap. 7 Een onderneming dient uitsluitend een aandeelhouders - register bij te houden voor de aandelen op naam. 7 Aandeelhoudersregister: dient bij de oprichting te worden ingevuld aan de hand van de gegevens van de oprichtings - akte. Mutaties ten aanzien van de aandelen en het aandelenbezit worden geregistreerd in het register. 12 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten

15 7 Inventarisboek: in het inventarisboek dienen volgende gegevens te worden ingeschreven: 1 de waarderingsregels evenals de latere wijzigingen; 2 de jaarrekening in moet worden overgeschreven (of kleven maar zodanig dat de onuitwisbaarheid van de opgenomen gegevens wordt gewaarborgd, bijvoorbeeld door parafering). 7 Niet van toepassing. Het inventarisboek kan ook elektronisch worden bijgehouden. 7 Notulenboek: in het notulenboek dienen alle notulen te worden bijgehouden van de Raad van Bestuur of van de zaakvoerders en van de algemene vergadering van vennoten. 7 Niet van toepassing. 2.5 Btw-eisen voor een boekhouding 7 Elke btw-belastingplichtige moet een boekhouding voeren die de juiste toepassing van de btw en de controle toelaat. De btw-wetgeving schrijft o.a. expliciet de lay-out voor van een inkoopjournaal en een verkoopjournaal. Het btwaangifteformulier moet kunnen worden ingevuld aan de hand van het verkoop- en aankoopdagboek. Belgische boekhoudpakketten houden rekening met deze bijzondere bepalingen van de btw-wetgeving. 7 De factuur dient de wettelijke verplichte vermeldingen te bevatten. 7 In de Algemene Wet inzake de Rijksbelastingen zijn de administratieve verplichtingen opgenomen ten behoeve van de belastingheffing. De wet bevat geen omschrijving van het begrip administratie en stelt evenmin eisen aan de wijze waarop de administratie wordt ingericht en gevoerd. De administratie dient zodanig te zijn ingericht en te worden gevoerd, dat controle daarvan door de fiscus binnen een redelijke termijn mogelijk is. 7 Er zijn wel eisen gesteld aan de gegevens op een verkoopfactuur. Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 13

16 HOOFDSTUK 3 JURIDISCH i BELGIË i NEDERLAND 3.1 Vennootschapsvormen 7 Het Belgische Wetboek van Vennootschappen erkent als handelsvennootschappen met rechtspersoonlijkheid (er zijn ook andere vennootschappen waaraan de wet geen rechtspersoonlijkheid toekent, zoals: de maatschap, de stille en de tijdelijke handelsvennootschap): 1 de vennootschap onder firma (VOF); 2 de gewone commanditaire vennootschap (Comm.V); 3 de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (BVBA); 4 de coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (CVBA) of met onbeperkte aansprakelijkheid (CVOA) kan zijn; 5 de naamloze vennootschap (NV); 6 de commanditaire vennootschap op aandelen (Comm.VA); 7 het economisch samenwerkingsverband (ESV); 8 de landbouwvennootschap (LV); 9 de Europese vennootschap (SE). 7 Het Nederlandse Burgerlijk Wetboek voorziet in de volgende rechtsvormen: 1 de eenmanszaak; 2 de vennootschap onder firma (VOF); 3 de commanditaire vennootschap (CV); 4 de vereniging; 5 de coöperatieve en de onderlinge waarborgmaat - schappij; 6 de naamloze vennootschap (NV); 7 de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (BV); 8 de stichting. 14 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten

17 7 De meeste gebruikte vennootschapsvormen zijn de NV en de BVBA, waarbij de vennoten in principe slechts tot het bedrag van de inbreng zijn verbonden (beperkte aansprakelijkheid). 7 De BVBA heeft als typische eigenschap het besloten karak - ter en de beperkte overdraagbaarheid van de aandelen. Tevens is de starters-bvba (S-BVBA) in het leven geroepen, waarvan de opstartformaliteiten zeer beperkt zijn. 7 De meest gebruikte vennootschapsvorm is de BV, waarbij de aandeelhouder in principe slechts tot het bedrag van de inbreng is verbonden (beperkte aansprakelijkheid). 7 Idem voor de BV, echter uitsluitend overdracht middels notaris. 3.2 Oprichtingsvereisten 7 Voor de oprichting van een NV of een BVBA zijn onder meer vereist: 1 een authentieke oprichtingsakte, gepubliceerd bij uittreksel; 2 een minimum aantal vennoten, natuurlijke of rechtspersonen (twee, behalve bij de eenpersoons- BVBA); 3 een minimum kapitaal: bij de NV en bij de BVBA ; 4 een financieel plan (budgetraming over een periode van minstens twee jaar - uit plan moet voornamelijk blijken dat de vennootschap (over) voldoende (start)kapitaal beschikt). 7 Geen voorafgaande goedkeuring van overheidswege vereist. In de praktijk neemt de oprichting meestal dan ook slechts een korte termijn in beslag. 7 Voor de oprichting van een NV of een BV zijn onder meer vereist: 1 een notariële oprichtingsakte, inclusief de statuten; 2 oprichting kan plaatsvinden door één of meer personen, er is geen minimum aantal oprichters vereist; 3 inschrijving in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel; 4 het maatschappelijke en het geplaatste kapitaal moeten ten minste het minimum kapitaal bedragen: bij een NV en bij een BV ; van het maatschappelijk kapitaal moet ten minste één vijfde deel zijn geplaatst. 7 Middels de verklaring van geen bezwaar van de minister van Justitie is toestemming van de overheid vereist. De minister moet deze verklaring van geen bezwaar afgeven, tenzij zich één van de limitatief opgesomde weigeringsgronden voordoet: 1 er bestaat gevaar dat, gelet op de voornemens of de antecedenten van de personen die het beleid van de vennootschap zullen (mede) bepalen, de vennootschap zal worden gebruikt voor ongeoorloofde doeleinden of de werkzaamheden zullen leiden tot benadeling van de schuldeisers; 2 de akte is in strijd met de openbare orde of de wet; 3 het wachtgeld is niet voldaan (dit bedrag moet voldaan worden om de akte te verkrijgen). Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 15

18 3.3 Opstartformaliteiten 7 Volgende algemene formaliteiten dienen onder meer te worden verricht bij een oprichting: 1 Voorafgaandelijk aan de oprichting: het openen van een rekening bij een Belgische financiële instelling (storten van het minimumkapitaal) of inbreng in natura (bijzondere verslagen); 2 Oprichting: authentieke oprichtingsakte (o.a. bij een NV en een BVBA); 3 Na de oprichting: inschrijving in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO); aanvraag van een btw-nummer (indien vereist); afhankelijk van de activiteit en/of de grootte van de onderneming, aanvragen van eventueel wettelijk vereiste erkenning en attesten (bv. vestigingsattest, distributieattest, attest kennis bedrijfsbeheer, registratie aannemer, ); aanvragen van eventueel wettelijk vereiste ver - gunningen (bv. i.v.m. ruimtelijke ordening en milieu ). 7 Overgedragen verliezen (Art. 96,6 W.Venn.). Wanneer uit de balans een overgedragen verlies blijkt, of wanneer uit de resultatenrekening gedurende twee opeenvolgende boekjaren een verlies van het boekjaar blijkt, moeten de bestuurders of zaakvoerders de toepassing van de waarderingsregels in de veronderstelling van continuïteit verantwoorden in het jaarverslag (of in de toelichting van de jaarrekening voor kleine vennootschappen). 7 Idem, echter: 1 Formulier: opgaaf startende onderneming dient aangevraagd en ingevuld te worden ten behoeve van de fiscus. 7 Niet van toepassing. De accountant heeft wel de plicht om bij gerede twijfel aan de continuïteit na te gaan of het going concern principe nog kan gehandhaafd worden. Hij zal nagaan wat de invloed daarvan is op waardering van activa en passiva en de strekking van de accountantsverklaring. 7 Verlies maatschappelijk kapitaal BVBA, CVBA, N.V (Comm. VA.) (Art ; ; W. Venn.) Het bestuursorgaan dient de algemene vergadering bijeen te roepen binnen een termijn van twee maanden, wanneer zij heeft vastgesteld, of krachtens wettelijke of statutaire bepalingen had moeten vaststellen, dat het netto-actief van de vennootschap is gedaald tot minder dan de helft, respectievelijk één vierde, van het maatschappelijk kapitaal. Op voorstel van het bestuursorgaan, gerechtvaardigd in een daartoe speciaal voorzien bijzonder verslag aan de aandeelhouders, dient de algemene vergadering te beslissen de vennootschap al dan niet te ontbinden. Indien wordt geopteerd om de vennootschap voort te zetten, dient de algemene vergadering, op voorstel van het bestuursorgaan, de maatregelen voorzien tot herstel van de financiële 16 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten

19 situatie van de vennootschap goed te keuren. Indien het netto-actief gedaald is beneden voor de NV of voor de BVBA kan iedere belanghebbende de ontbinding van de vennootschap vorderen voor de rechtbank. De rechtbank kan wel aan de vennootschap een termijn toestaan om haar toestand te regulariseren. 3.4 Bestuursorganen 7 Algemeen: Raad van Bestuur bij een NV en de zaakvoerder of een college van zaakvoerders bij een BVBA. 7 Bevoegdheden: De Raad van Bestuur (bij een NV) of de zaakvoerder (bij een BVBA) is bevoegd om alle handelingen te verrichten die nodig of dienstig zijn tot verwezenlijking van het maatschappelijk doel van de vennootschap, behoudens die waarvoor volgens de wet alleen de algemene vergadering van aandeelhouders bevoegd is. De bevoegd - heden kunnen worden beperkt in de statuten. Zodanige beperking kan niet aan derden worden tegengeworpen, ook niet als ze openbaar is gemaakt. De statuten kunnen echter aan een of meerdere bestuurders respectievelijk zaak - voerders de bevoegdheid verlenen om alleen of gezamenlijk de vennootschap te vertegenwoordigen. Zodanige bepaling kan wel aan derden worden tegengeworpen, mits publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. 7 Benoeming en ontslag: 1 Minstens 3 bestuurders (2 in het geval dat er maar 2 aandeelhouders zijn) bij een NV (natuurlijke of rechtspersonen). Bij een BVBA minstens 1 zaakvoerder (natuurlijk persoon of rechtspersoon). 2 In een NV benoemt de algemene vergadering van aandeelhouders de bestuurders voor een maximale termijn van 6 jaar en kunnen de bestuurders te allen tijde door de algemene vergadering worden ontslagen. In de BVBA kan de duur van het mandaat van zaakvoerders beperkt of onbeperkt zijn. 3 Telkens een rechtspersoon wordt aangewezen tot bestuurder, zaakvoerder of lid van het directiecomité, ontstaat de verplichting om een vaste vertegenwoordiger aan te duiden. De vaste vertegenwoordiger kan zowel een vennoot (aandeelhouder of lid) als een zaakvoerder of bestuurder, dan wel een werknemer van de rechtspersoon-bestuurder zijn. Deze koppeling van een 7 Algemeen: Het bestuur wordt meestal directie genoemd en, met name in grotere vennootschappen, Raad van Bestuur. 7 Bevoegdheden: De bevoegdheden van het bestuur zijn niet gedetailleerd in de wet vastgelegd. Iedere bestuurder kan de vennootschap vertegenwoordigen. De bevoegdheden kunnen door statutaire bepalingen worden beperkt, maar het is niet toegestaan die bevoegdheden zodanig te beperken dat er geen autonome bestuursbevoegdheid overblijft. 7 Benoeming en ontslag: 1 De benoeming van de bestuurders geschiedt voor de eerste maal bij de akte van oprichting en later door de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA). Bij structuurvennootschappen benoemt en ontslaat de Raad van Commissarissen de bestuurders. 2 Een bestuurder wordt meestal voor onbepaalde tijd benoemd. Er is doorgaans sprake van een dienstverband. Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 17

20 natuurlijke persoon aan een rechtspersoon kan tot burgerrechtelijke of strafrechtelijke verantwoordelijkheid aanleiding geven, in dezelfde mate alsof de vaste vertegenwoordiger de opdracht in eigen naam en voor eigen rekening zou uitoefenen. 4 Delegatie van bevoegdheden: in een NV kan het dagelijks bestuur worden toevertrouwd aan de dagelijks bestuurder (gedelegeerd bestuurder). 5 De bestuursorganen dienen jaarlijks een jaarrekening en een jaarverslag op te stellen en dit in principe ten laatste één maand voor de datum van de gewone algemene vergadering indien een commissaris werd benoemd en minstens 15 dagen voor de algemene vergadering, indien geen commissaris werd benoemd. 3 Delegatie van bevoegdheden: bevoegdheden kunnen gedelegeerd worden aan werknemers binnen de vennootschap. Bevoegdheden jegens derden zijn alleen rechtsgeldig wanneer deze vastliggen in het Handelsregister. 4 Het bestuursorgaan stelt jaarlijks een jaarrekening op. 3.5 Algemene vergadering van aandeelhouders 7 Voorbehouden bevoegdheden: 1 benoeming en ontslag van de bestuurders of zaakvoerders en vaststelling salaris; 2 benoeming en ontslag van de commissaris en vaststelling honorarium; 3 beslissing over de wijziging van de statuten van de vennootschap (o.a. doel van de vennootschap, verhoging of vermindering maatschappelijk kapitaal, e.d.); 4 goedkeuring van de jaarrekening en bestemming van de resultaten; 5 verlenen van kwijting aan bestuurders of zaakvoerders; 6 besluit tot fusie/splitsing; 7 ontbinding van de vennootschap; 8 de regeling van het verloop van de vergadering zelf (inclusief verdaging), met uitzondering van verdaging door de Raad van Bestuur; 9 besluit tot inkoop van eigen aandelen; 10 besluit tot omzetting in een andere rechtsvorm. 7 Gewone algemene vergadering van aandeelhouders: ieder jaar moet ten minste één algemene vergadering worden gehouden op de plaats aangeduid in de bijeenroeping, op de dag en het uur bij de statuten bepaald (datum moet binnen de 6e maand na het einde van het boekjaar). De Raad van Bestuur heeft het recht, tijdens de zitting, de vergadering drie weken uit te stellen. (enkel voor wat betreft het agendapunt jaarrekening ). 7 Bevoegdheden: De AVA heeft alle bevoegdheden, binnen de door de wet en de statuten gestelde grenzen, die niet aan het bestuur of aan anderen zijn toegekend. De bevoegdheden die de AVA niet ontnomen kunnen worden zijn: 1 benoeming, ontslag en schorsing van de bestuurders; 2 benoeming, ontslag en schorsing van ten minste twee derde van het aantal commissarissen; 3 opdracht geven aan een accountant om door het bestuur opgemaakte jaarrekening te onderzoeken; 4 beslissing over de wijziging van de statuten, omzetting en ontbinding van de vennootschap; 5 vaststelling van de jaarrekening en goedkeuring van de winstverdeling; 6 vermindering van het kapitaal; 7 besluit tot een juridische fusie. 7 Er moet jaarlijks minstens één algemene vergadering worden gehouden en wel binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar. 18 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten