Woord vooraf. L. Huyghe +32 (0) KPMG Belastingconsulenten en Juridische Adviseurs, Antwerpen

Transcriptie

1 Woord vooraf De Belgium-Holland Desk fungeert als een aanspreekpunt en kenniscentrum voor Belgische en Nederlandse ondernemers die grensoverschrijdend activiteiten wensen te ontwikkelen. Gedacht wordt hierbij zowel aan de ondernemer die zich in het andere land wenst te vestigen als degenen die hun activiteiten wensen te concentreren over de grenzen heen. De door de Desk uitgewerkte analyse geeft een overzicht van de belangrijke verschillen tussen België en Nederland inzake jaarrekeningen, boekhouding, fiscaliteit alsook vennootschappenrecht. Dit overzicht bespreekt nochtans niet alle details. Bij het nemen van beslissingen terzake kan steeds contact gezocht worden met de leden van de Desk: L. Huyghe +32 (0) KPMG Belastingconsulenten en Juridische Adviseurs, Antwerpen K.Lievens +32 (0) KPMG Belastingconsulenten en Juridische Adviseurs, Antwerpen L. Verrijssen +32 (0) KPMG Bedrijfsrevisoren, Antwerpen L. Mertens +32 (0) KPMG Fiduciaire, Antwerpen of K. Dubbelman +31 (0) KPMG Meijburg & Co., Breda M. Bos +31 (0) KPMG Meijburg & Co., Breda R. van der Kruk +31 (0) KPMG Accountants N.V., Breda KPMG Fiduciaire burg. CVBA KPMG Bedrijfsrevisoren KPMG Belastingconsulenten en Juridische Adviseurs Prins Boudewijnlaan 24d B 2550 Kontich Tel. +32 (0) KPMG Accountants NV KPMG Meijburg & Co. Claudius Prinsenlaan/Topaasstraat 54 NL-4817 HW Breda +31 (0) Hoewel bij het redigeren van deze uitgave de grootst mogelijk zorgvuldigheid wordt betracht, bestaat altijd de mogelijkheid dat bepaalde informatie na verloop van tijd verouderd of niet juist meer is. De samenstellers zijn dan ook niet aansprakelijk voor de gevolgen van activiteiten die worden ondernomen op basis van deze uitgave. Het raadplegen van een deskundige blijft noodzakelijk. Zonder schriftelijke toestemming van de Belgium-Holland Desk mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins.

2 Inhoud Jaarrekening... 1 Algemeen 1 Vorm 1 Omvang 2 Publicatie 4 Accountantscontrole / bedrijfsrevisor 8 Overige wettelijke opdrachten 10 Consolidatie 11 Boekhouding Algemene boekhoudkundige bepalingen 16 Rekeningschema 17 Waarderingsregels 18 Verbod compensatie kosten opbrengsten 20 Verplichte boeken 21 Btw 23 Boekingen in rekening-courant 24 Bewaarplaats en termijn 24 Juridisch Vennootschapsvorm 26 Oprichtingsvereisten 29 Opstartformaliteiten 30 Bestuursorgaan 32 Algemene vergadering van aandeelhouders37 Raad van Commissarissen 39 Jaarverslag 41 Ondernemingsraad 45 Fiscaal Fiscale jaarrekening 47 Belastingtarieven 50 Verworpen uitgaven 59 Aftrek voor risicokapitaal (notionele interestaftrek) 67 Aftrek voor octrooi-inkomsten 68 Groepsrentebox 67 Andere fiscale stimuli 69 Deelnemingsvrijstelling 74 Fiscale eenheid 80 Verliescompensatie 84 Coördinatiecentrum 87 Rulingbeleid 87 Transfer pricing 89 Bronheffing roerende heffing 90 Btw 92 Werken in onroerende staat 99 Speciaal belastingregime expatriates 103 Sociale zekerheidsregelgeving 104 Gangbare waarderingsregels Oprichtingskosten 111 Immateriële vaste activa 112 Materiële vaste activa 115 Financiële vaste activa 118 Voorraden 119 Vorderingen 122 Geldbeleggingen en liquide middelen 122 Eigen vermogen 124 Voorzieningen voor risico s en kosten en uitgestelde belastingen 126 Schulden 128 Vreemde valuta 128

3 1 Jaarrekening Algemeen De Belgische wetgeving bepaalt dat iedere onderneming die een dubbele boekhouding voert jaarlijks een jaarrekening dient op te maken. In de Nederlandse wetgeving geldt hetzelfde. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een inrichtingsjaarrekening en een publicatiejaarrekening. De inrichtingsjaarrekening wordt beschouwd als een instrument om rekening en verantwoording af te leggen aan de organen van de rechtspersoon (Algemene Vergadering van Aandeelhouders, Raad van Commissarissen, Ondernemingsraad). De publicatiejaarrekening dient als informatie naar derden. Vorm Door de wet voorgeschreven vorm, ofwel een verkort schema of een volledig schema. De jaarrekening moet voldoen aan Titel 9 BW 2 en het Besluit Modellen Jaarrekening. Binnen deze regels bestaan keuzemogelijkheden ten aanzien van de vorm. De inrichting- en publicatievereisten zijn afhankelijk van de omvang van de rechtspersoon. Het is mogelijk om IFRS toe te passen in Nederland. (In dat geval geldt het Besluit Modellen Jaarrekening niet.). Voor kleine rechtspersonen (zie hieronder) bestaat de mogelijkheid van toepas-

4 2 sing van fiscale grondslagen vanaf boekjaren aanvangend op of na 1 januari Omvang Grote ondernemingen moeten een volledig schema gebruiken. Kleine en middelgrote ondernemingen mogen een verkort schema gebruiken. Kleine vennootschappen zijn vennootschappen die voor het laatste en het voorlaatste afgesloten boekjaar niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden: - jaargemiddelde personeelsbestand 50; - jaaromzet, excl. BTW 7,3 miljoen; - balanstotaal 3,65 miljoen. tenzij, - jaargemiddelde van het personeelsbestand meer dan 100, of; - deel uitmaakt van een groep van verbonden ondernemingen, die geconsolideerd meer dan één van bovenstaande criteria overschrijdt, dan wel waarvan het gemiddelde van het personeelsbestand meer dan 100 is. Voor grote rechtspersonen gelden de regels onverkort, voor kleine en middelgrote rechtspersonen zijn vrijstellingen van toepassing. Kleine rechtspersonen: van toepassing op rechtspersonen, waarvoor (gedurende twee achtereenvolgende jaren) minimaal twee van de drie volgende eisen gelden: - gemiddeld aantal werknemers minder dan 50; - netto-omzet excl. BTW minder of gelijk aan 8,8 miljoen; - totaal activa minder of gelijk aan 4,4 miljoen

5 3 Middelgrote rechtspersonen: van toepassing op rechtspersonen, waarvoor (gedurende twee achtereenvolgende jaren) minimaal twee van de drie volgende eisen gelden: - totaal activa meer dan 4,4 miljoen, maar minder dan of gelijk aan 17,5 miljoen; - netto-omzet excl. BTW meer dan 8,8 miljoen, maar minder dan of gelijk aan 35,0 miljoen; - gemiddeld aantal werknemers gemiddeld meer of gelijk aan 50, maar minder dan 250. Kooplieden - natuurlijke personen, V.O.F. en Comm.V, met een omzet 0,5 miljoen, moeten een interne beschrijvende staat opmaken, doch niet volgens een bepaald schema. Ondernemingen die geen rechtspersoon zijn (dus bijvoorbeeld geen NV of BV, maar een eenmanszaak of VOF) zijn niet verplicht een jaarrekening op te stellen tenzij alle vennoten die volledig aansprakelijk zijn kapitaalvennootschappen naar buitenlands recht zijn (artikel 360 lid 2 Boek 2 BW). Zij dienen wel een administratie te voeren. Onder bepaalde voorwaarden kunnen ook stichtingen en verenigingen alsmede sommige formeel buitenlandse vennootschappen verplicht zijn een jaarrekening op te stellen.

6 4 Publicatie Algemeen: alvorens een jaarrekening kan worden neergelegd bij de Nationale Bank van België, dient goedkeuring door algemene vergadering plaats te vinden, op een datum vastgelegd in de statuten en welke dient te vallen binnen 6 maanden na afsluiting van het boekjaar. De goedkeuring van de jaarrekening door de algemene vergadering is niet van toepassing voor ondernemingen in vereffening, de jaarrekening moet enkel voorgelegd worden. Ondernemingen onderworpen aan de publicatie van de volledige of verkorte jaarrekening: alle vennootschappen naar Belgisch recht bestaande onder de vorm van een NV, BVBA, Comm.VA, CVBA, EESV(indien ingeschreven in België) en ESV evenals de Europese Vennootschap naar Belgisch recht. Algemeen: het opmaken van de jaarrekening moet voor de NV en de BV geschieden binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar, voor de coöperatie, de onderlinge waarborgmaatschappij, de stichting en de vereniging geldt een termijn van 6 maanden. Deze termijn kan onder bijzondere omstandigheden door de algemene vergadering van aandeelhouders worden verlengd met ten hoogste 6 maanden voor de NV en BV en door de algemene vergadering van leden respectievelijk het bevoegde orgaan met ten hoogste 5 maanden voor de coöperatie, de onderlinge waarborgmaatschappij, de stichting en de vereniging. Is tot verlenging besloten, dan moet binnen 2 maanden na afloop van de verlengingstermijn deponering plaatsvinden. Ondernemingen onderworpen aan publicatie: alle rechtspersonen die onderworpen zijn aan Titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BV, NV, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij alsmede onder bepaalde voorwaarden stichtingen, verenigingen en sommige formeel buitenlandse vennootschappen). Niet onderworpen aan de publicatie: - de natuurlijke personen die handelaar zijn; - de kleine en middelgrote vennootschappen waarvan de vennoten onbeperkt en hoofdelijk aansprakelijk zijn (V.O.F., Niet onderworpen aan publicatie: - ondernemingen die geen rechtspersoon zijn (eenmanszaak, VOF); - kleine rechtspersonen die geen winst beogen: hierbij moet

7 5 Comm.V, CVOA); - de grote vennootschappen waarvan de vennoten hoofdelijk en onbeperkt aansprakelijk zijn (V.O.F., Comm.V, CVOA) en indien geen enkele onbeperkt aansprakelijke vennoot een rechtspersoon is (m.a.w.: "waarvan alle onbeperkt aansprakelijke vennoten fysische personen zijn"); - Landbouwvennootschappen. Publicatie bijkantoren in België: deze dienen wel een interne jaarrekening op te stellen maar dienen deze niet te publiceren, wel de jaarrekening van de buitenlandse onderneming, voorafgegaan door het eerste blad van het volledig schema. De neerlegging van de jaarrekening van de buitenlandse onderneming gebeurt in de vorm waarin deze rekeningen werden opgesteld en openbaar gemaakt volgens het recht van de Staat waaronder de vennootschap valt. een accountant een verklaring verstrekken dat zij geen werkzaamheden buiten de doelomschrijving hebben verricht; - gegarandeerde groepsmaatschappijen: de gegevens van de rechtspersoon moeten door een andere rechtspersoon in een geconsolideerde jaarrekening opgesteld krachtens toepasselijk recht op basis van de verordening van het Europese Parlement en de Raad betreffende de toepassing van internationale standaarden voor jaarrekeningen, de 7e EG Richtlijn, opgenomen zijn; de aandeelhouders moeten jaarlijks schriftelijk hiermee instemmen; de consoliderende rechtspersoon moet een hoofdelijke aansprakelijkstelling afgeven en de geconsolideerde jaarrekening met accountantsverklaring, het jaarverslag, de instemmingsverklaring en de aansprakelijkstelling bij het Handelsregister deponeren. Ook een buitenlandse onderneming met één of meer nevenvestigingen in Nederland is in principe publicatieplichtig. De buitenlandse vennootschap dient een jaarrekening van de vennootschap te deponeren bij het Handelsregister voor zover en in de vorm waarin de vennootschap deze in het land van haar statutaire zetel openbaar moet maken. De te deponeren stukken dienen in het Nederlands, Duits, Frans of Engels te zijn gesteld. Een en ander geldt tevens voor in Nederland gevestigde ondernemingen opgericht naar buitenlands recht.

8 6 Wat publiceren: - de jaarrekening volgens het voorgeschreven formulier (balans, de resultatenrekening, de toelichting inclusief de sociale balans); - het jaarverslag van de raad van bestuur of zaakvoerder: enkel verplicht voor grote vennootschappen; - het controleverslag van de commissaris indien een verslag vereist is. - het controleverslag van de commissaris in het kader van de uitkering van een interimdividend. Wanneer publiceren: binnen 30 dagen na de goedkeuring van de jaarrekening door de algemene vergadering van aandeelhouders. Sanctie bij het niet publiceren of laattijdig publiceren van de jaarrekening voor de zaakvoerder of de bestuurder of de vereffenaar: Strafrechtelijke sancties: geldboete van 275 tot (= van 50 tot , te vermenigvuldigen met 5,5); en/of gevangenisstraf van één maand tot een jaar; mogelijke hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuurders. Burgerrechtelijke sancties: Wat publiceren: - de jaarrekening volgens de wettelijke voorschriften (de enkelvoudige jaarrekening die bestaat uit de balans en de winsten verliesrekening met de toelichting, en de geconsolideerde jaarrekening indien de rechtspersoon een geconsolideerde jaarrekening opstelt); - het jaarverslag van het bestuur; - de overige gegevens (inclusief de accountantsverklaring indien een controleplicht bestaat). Ook ten aanzien van de te publiceren gegevens gelden vrijstellingen voor kleine en middelgrote ondernemingen. Wanneer publiceren: binnen 8 dagen na vaststelling of goedkeuring van de jaarrekening door de algemene vergadering van aandeelhouders. Overtreding van de publicatieplicht is een economisch delict, waarop de volgende sancties staan: Strafrechtelijke sancties: forse geldboete; en/of gevangenisstraf van ten hoogste zes maanden hechtenis; mogelijke hoofdelijke aansprakelijkheid en strafbaarheid van bestuurders; eventuele bijkomende straffen en maatregelen.

9 7 de door derden geleden schade wordt geacht voort te vloeien uit het niet neerleggen van de jaarrekening binnen de wettelijk gestelde termijn. Gerechtelijke sancties: op vraag van iedere belanghebbende of van het Openbaar Ministerie, en behoudens regularisatie in de loop van het geding, kan de rechtbank de ontbinding uitspreken van een vennootschap die haar jaarrekening niet heeft neergelegd gedurende drie opeenvolgende jaren. Tarieftoeslag aan de Balanscentrale ingeval van laattijdige neerlegging: 400,00 ( 120,00 voor kleine en middelgrote vennootschappen) wanneer de jaarrekening wordt neergelegd tijdens de negende maand na de afsluiting van het boekjaar 600,00 ( 180,00 voor kleine en middelgrote vennootschappen) wanneer de jaarrekening wordt neergelegd vanaf de tiende tot en met de twaalfde maand na de afsluiting van het boekjaar ,00 ( 360,00 voor kleine en middelgrote vennootschappen) wanneer de jaarrekening wordt neergelegd vanaf de dertiende maand na de afsluiting van het boekjaar.

10 8 Accountantscontrole / bedrijfsrevisor Algemeen: Register-Accountant wordt in België Commissaris genoemd. Een Commissaris dient lid te zijn van het Instituut der Bedrijfsrevisoren. Wettelijke controles mogen uitsluitend worden uitgevoerd door externe accountants van accountantsorganisaties die een vergunning hebben van de Autoriteit Financiële Markten. Er is een verplichte controle t.b.v. vennoten door één of meerdere commissarissen voor alle NV s, Comm.VA, BVBA s en CV s voor zover aan te merken als grote onderneming en de genoteerde kleine vennootschappen. Taak van de commissaris (Art. 138 W. Venn.): De commissaris(sen) die ter gelegenheid van hun controlewerkzaamheden gewichtige en overeenstemmende feiten vaststellen die de continuïteit van de onderneming in het gedrang kunnen brengen, moeten het bestuursorgaan hiervan schriftelijk op de hoogte brengen. Het bestuursorgaan moet dan beraadslagen over de te nemen maatregelen (ook indien geen commissaris benoemd werd). Indien de commissarissen binnen de maand niet worden ingelicht door het bestuursorgaan over de genomen of voorgenomen maatregelen of indien zij oordelen dat de maatregelen de continuïteit in de bedrijfsuitoefening niet kunnen vrijwaren gedurende een redelijke termijn, kunnen zij hun vaststellingen meedelen aan de Van de controleplicht zijn vrijgesteld ondernemingen die geen rechtspersonen zijn (eenmanszaken, VOF s en CV s, met uitzondering van CV s en VOF s waarvan alle vennoten die volledig jegens schuldeisers aansprakelijk zijn voor de schulden kapitaalvennootschappen naar buitenlands recht zijn), kleine rechtspersonen en groepsmaatschappijen die voldoen aan bepaalde voorwaarden (verklaring van aansprakelijkstelling door de moedermaatschappij). Voor de definitie van kleine rechtspersonen gelden de reeds eerder genoemde omvangcriteria.

11 9 voorzitter van de rechtbank van koophandel. Definitie grote onderneming is idem als bij "omvang jaarrekening" echter de criteria worden niet berekend op geconsolideerde basis, maar op basis van de individuele jaarrekening, tenzij voor: - vennootschappen die deel uitmaken van een groep die gehouden is een geconsolideerde jaarrekening op te stellen en te publiceren; - portefeuillemaatschappijen; - vennootschappen waarvan de effecten zijn opgenomen in een officiële notering van een effectenbeurs.

12 10 Duur mandaat van een commissaris: de commissaris wordt benoemd door de algemene vergadering voor een vaste duur van drie jaar. Zijn jaarlijkse vergoeding (voor 3 jaar) is vastgesteld vóór het starten van zijn opdracht. De commissaris kan terug worden herbenoemd. Overige wettelijke opdrachten De accountant wordt voor onbepaalde tijd benoemd. In eerste instantie is de algemene vergadering van leden of aandeelhouders bevoegd tot het benoemen van een accountant. Gaat deze vergadering daartoe niet over, dan is de Raad van Commissarissen bevoegd en, zo deze raad ontbreekt of in gebreke blijft, komt de bevoegdheid toe aan het bestuur. De wetgeving heeft voorzien dat bij bepaalde verrichtingen van de onderneming de commissaris een verslag dient op te stellen. De wetgeving heeft voorzien dat bij bepaalde verrichtingen van de onderneming de accountant een verklaring dient te verstrekken.

13 11 Specifieke opdrachten voortvloeiende uit het Wetboek van Vennootschappen: - inbreng in natura; - quasi-inbreng; - uitgifte aandelen beneden fractiewaarde; - wijziging maatschappelijk doel; - interimdividend; - omzetting naar een andere vennootschapsvorm; - belangenconflict in de raad van bestuur - fusie of splitsing van vennootschappen; - vereffening; - beperking of opheffing van het voorkeurrecht; - kapitaalverhoging door openbare inschrijving, ten gevolge van een conversie van obligaties, of ten gevolge van de uitoefening van warrants. Specifieke opdrachten voortvloeiende uit de wetgeving zijn o.a.: - inbreng in natura; - Verslagstaten ten behoeve van toezichthouder (banken, verzekeraars en pensioenfondsen). Consolidatie Wie moet consolideren: - een onderneming die alleen of gezamenlijk één of meer dochterondernemingen controleert (de moederonderneming); - consortia (horizontale groep met centrale leiding), alsook hun dochterondernemingen. Wie moet consolideren: - een onderneming die, alleen of samen aan het hoofd van een groep (of groepsdeel) staat, waarbij het hoofd van de groep in het algemeen de onderneming is waarin de leiding van de groep is ondergebracht (de moederonderneming). Een groep

14 12 wordt omschreven als een economische eenheid waarin rechtspersonen en vennootschappen organisatorisch verbonden zijn. - een rechtspersoon die niet aan het hoofd van een groep staat, maar die in zijn groep een of meer dochtermaatschappijen heeft of andere rechtspersonen waarop hij een overheersende zeggenschap kan uitoefenen of waarover hij de centrale leiding heeft (veelal aangeduid met tussenholding of tussenhoudstermaatschappij). - op grond van bovenstaande regels dienen meerderheidsparticipaties van participatiemaatschappijen te worden geconsolideerd. Dit is tenzij ten aanzien van deze participaties vanaf het moment van aankoop een concrete exitstrategie is geformuleerd. Voor een personal holding moet worden beoordeeld of deze moet worden gezien als hoofd van een groep en op grond daarvan consolidatieplichtig is.

15 13 Vrijstelling van consolidatie: a) indien een onderneming zelf dochteronderneming is, moet zij geen geconsolideerde jaarrekening en jaarverslag opstellen indien: - goedkeuring van de vrijstelling door haar algemene vergadering met 90% van de stemmen (NV en Comm.VA) en 80% van de stemmen voor de overige vennootschappen (vrijstelling is geldig voor 2 jaar en hernieuwbaar); - in de toelichting van de individuele jaarrekening duidelijk vermelden: gebruik en motivering van de vrijstelling, identificatie van de moedermaatschappij en datum van neerlegging indien haar moederonderneming de geconsolideerde jaarrekening in dezelfde taal neerlegt; - de moederonderneming de geconsolideerde jaarrekening in een andere taal openbaar maakt, dan nogmaals openbaarmaking van de vertaalde versie door de bestuurders van de vrijgestelde onderneming bij de Nationale Bank in België. Vrijstelling van consolidatie: a) Vrijstelling van tussenconsolidatie: een tussenholding behoeft geen geconsolideerde jaarrekening op te stellen indien aan de volgende voorwaarden is voldaan: - er is binnen 6 maanden na aanvang van het boekjaar geen schriftelijk bezwaar gemaakt door ten minste 10% van de leden of de houders van ten minste 10% van het geplaatste kapitaal; - de financiële gegevens die de rechtspersoon zou moeten consolideren zijn opgenomen in de geconsolideerde jaarrekening van een groter geheel; - de geconsolideerde jaarrekening en het jaarverslag van het groter geheel zijn opgesteld conform de 7 e EGrichtlijn; - de geconsolideerde jaarrekening van de moedermaatschappij met accountantsverklaring en jaarverslag zijn opgesteld in het Nederlands, Frans, Duits of Engels; - binnen 6 maanden na balansdatum of binnen één maand na een geoorloofde latere openbaarmaking is de geconsolideerde jaarrekening van de moedermaatschappij neergelegd bij het Handelsregister; - in de toelichting wordt vermeld dat gebruik gemaakt is van de vrijstelling.

16 14 b) Vrijstelling van consolidatie naar omvang van de onderneming, indien niet meer dan één van de volgende criteria wordt overschreden (cijfers van de laatst opgemaakte jaarrekening op geconsolideerde basis): - jaaromzet excl. BTW: 29,2 miljoen - balanstotaal: 14,6 miljoen - personeel (jaargemiddelde): 250 b) Overige vrijstellingen: - In de consolidatie te betrekken maatschappijen die tezamen van te verwaarlozen betekenis zijn voor het geheel. Dit wordt afgemeten aan de invloed op solvabiliteit en liquiditeit; - In de consolidatie te betrekken maatschappijen waarvan de nodige gegevens slechts tegen onevenredige kosten of met grote vertraging te verkrijgen of te ramen zijn; - In de consolidatie te betrekken maatschappijen waarin het belang slechts wordt gehouden om het te vervreemden. c) Groepen die voldoen aan ten minste twee van de drie criteria voor kleine rechtspersonen behoeven geen geconsolideerde jaarrekening op te stellen, tenzij sprake is van ter beurze genoteerde effecten en/of een kredietinstelling. d) Joint ventures behoeven niet te worden geconsolideerd.

17 15 Vrijstelling van consolidatie geldt niet in de volgende gevallen: - voor portefeuillemaatschappijen; - één van de te consolideren ondernemingen is op de beurs genoteerd; - de geconsolideerde jaarrekening moet aan de ondernemingsraad worden verstrekt. Indien de geconsolideerde jaarrekening enkel op verzoek van de ondernemingsraad wordt opgesteld, vervalt wel de publicatieplicht. Indien echter de ondernemingsraad meent dat ze door het invoegen van de topconsolidatie een voldoende inzicht krijgt in de situering van de onderneming in het groter financieel economisch geheel, dan kan ze beslissen dat een subconsolidatie voor haar behoeften onnodig is; - bij verzoek van de overheid of een rechter voor eigen kennisneming.

18 16 Boekhouding Algemene boekhoudkundige bepalingen Verplicht voeren van een boekhouding: elke onderneming voert een voor de aard en omvang van haar bedrijf passende boekhouding en neemt de bijzondere wetsvoorschriften betreffende dat bedrijf in acht. Idem Boekhouding moet volledig zijn: de boekhouding van rechtspersonen omvat al hun verrichtingen, bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook. Uit de boekhouding moeten te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon worden gekend. Dubbel boekhouden: de boekhouding wordt door middel van boeken en rekeningen gevoerd met inachtneming van gebruikelijke regels van dubbel boekhouden. De verplichting tot dubbel boekhouden geldt niet voor natuurlijke personen die koopman zijn, V.O.F. en Comm.V. in bepaalde gevallen. Boekingsdocument: elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk, waarnaar zij moet verwijzen. Bewaring: - 7 jaar Bewaarplicht: - 7 jaar

19 17-3 jaar voor stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden Munteenheid: de boekhouding dient te luiden in Euro. Naast de neerlegging in kan, bij wijze van aanvulling, de jaarrekening ook neergelegd worden in een munt van een lidstaat van de OESO. De omrekeningkoers (koers op balansdatum) wordt in de toelichting vermeld. In zeer uitzonderlijke gevallen en mits naleving van een bijzondere procedure kan een boekhouding gevoerd en de jaarrekening opgemaakt worden in een andere munt dan de. Munteenheid: er zijn geen wettelijke voorschriften met betrekking tot de te hanteren valuta in de boekhouding. De posten van de jaarrekening worden uitgedrukt in Euro s. Het gebruik van een andere valuta is toegestaan indien dat door de werkzaamheid van de rechtspersoon of de internationale vertakkingen van de groep wordt gerechtvaardigd. Rekeningschema Verplicht gebruik van de minimumindeling algemeen rekeningstelsel (MAR): de ondernemingen dienen het MAR als basis te gebruiken voor het opstellen van hun rekeningschema. De omschrijving van de rekeningen mag worden aangepast aan de aard van de onderneming, het rekeningnummer niet. Rekeningen die voor de onderneming niet dienstig zijn, moeten niet in het rekeningstelsel worden opgenomen. Er zijn geen verplichtingen ten aanzien van de inrichting van het grootboekrekeningschema. Hoofdlijnen van het MAR: 1 t.e.m.5 betreffen balansrekeningen, 6 en 7 bevatten de resultatenrekeningen: - 1 rekeningen: eigen vermogen, voorzieningen voor risico s en kosten en schulden op lange termijn

20 18-2 rekeningen: oprichtingskosten, vaste activa en vorderingen op lange termijn - 3 rekeningen: voorraden en bestellingen in uitvoering - 4 rekeningen: vorderingen en schulden op korte termijn - 5 rekeningen: geldbeleggingen en liquide middelen - 6 rekeningen: kosten - 7 rekeningen: opbrengsten - 8 en 9 rekeningen: vrij voor analytische boekhouding - 0 rekeningen: niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Waarderingsregels Waarderingsregels dienen door het bevoegd bestuursorgaan van de onderneming te worden bepaald en genotuleerd en vastgelegd in het inventarisboek. Ze zijn tevens als samenvatting onderdeel van de toelichting bij de jaarrekening. De waarderingsregels worden door de leiding van de onderneming binnen de voorschriften van Titel 9 boek 2 BW bepaald en vastgelegd in de jaarrekening. Bepaalde regels voor het toepassen van actuele waarde als waardering zijn vastgelegd in Besluit Actuele Waarde. Daarnaast hebben de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) groot gezag. Voor kleine rechtspersonen heeft de RJ, naast de wettelijke vrijstellingen van de inrichtings- en publicatievoorschriften, ook vrijstellingen van bepaalde Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving vastgesteld. De (resterende) Richtlijnen die op de jaarverslaggeving van kleine rechtspersonen van toepassing zijn, zijn door de RJ in een afzonderlijke editie opgenomen (RJk editie).

21 19 De vrijstellingen voor kleine rechtspersonen hebben voornamelijk betrekking op de presentatie en toelichting en in mindere mate op verwerking en waardering en resultaatbepaling. De vrijstellingen zijn niet verplicht. Voor kleine rechtspersonen bestaat de mogelijkheid (voor boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2007) om fiscale grondslagen toe te passen. De bovengenoemde RJk-bundel is dan niet van toepassing. Met ingang van verslagjaren die aanvangen op of na 1 januari 2005 is het mogelijk om IFRS toe te passen in Nederland. Bij de vaststelling en de toepassing van de waarderingsregels wordt ervan uitgegaan dat de onderneming haar bedrijf zal voortzetten ( going concern principe ). Er zijn bijzondere waarderingsregels van toepassing in geval van discontinuïteit: - oprichtingskosten moeten volledig worden afgeschreven; - voor vaste en vlottende activa moet zo nodig tot aanvullende afschrijvingen of waardeverminderingen worden overgegaan om de boekwaarde terug te brengen tot de vermoedelijke realisatiewaarde; - voorzieningen moeten worden gevormd voor kosten die verbonden zijn met de beëindiging van de werkzaamheden, inzonderheid voor de aan het personeel uit te keren vergoedingen. Er wordt uitgegaan van het going concern principe. In geval van gerede twijfel aan de continuïteit van het geheel van activiteiten wordt de continuïteitsveronderstelling verlaten. De balans met toelichting wordt opgesteld uitgaande van liquidatie: - de activa zullen gewaardeerd worden op directe opbrengstwaarde; - voorzieningen kunnen veranderen in echte verplichtingen; - er kunnen mogelijk nieuwe verplichtingen optreden als gevolg van de discontinuïteit.

22 20 Het basis waarderingsstelsel is dit van de historische aanschaffingswaarde. Onder aanschaffingswaarde wordt verstaan de aanschaffingsprijs, de vervaardigingprijs of de inbrengwaarde. Waardering tegen vervangingswaarden is niet toegelaten. Als grondslag voor waardering en resultaatbepaling komen voor boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2005 in aanmerking: de aanschaffings- of vervaardigingsprijs en voor een aantal categorieën tevens de actuele waarde of geamortiseerde kostprijs. Doordat waardering op actuele waarde toegestaan is, kan een herwaarderingsreserve (al dan niet verplicht) voorkomen in de balans. Herwaarderingen zijn enkel toegelaten voor bepaalde activa (materiële vaste activa en deelnemingen en aandelen die onder de financiële vaste activa voorkomen) indien aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan (o.a. vaststaand en duurzaam verantwoording door de rentabiliteit van de onderneming e.d.) De herwaarderingsmeerwaarde wordt integraal toegevoegd aan het eigen vermogen. Verbod compensatie kosten opbrengsten Herwaarderingen zijn daarenboven in Nederland ook mogelijk op andere categorieën (zie hierboven), dit in afwijking van België. In de toelichting dient uiteengezet te worden of, en zo ja op welke wijze, in samenhang met de herwaardering rekening wordt gehouden met de invloed van belastingen op vermogen en resultaat. De nog niet verschuldigde vennootschapsbelasting over deze hogere waardering wordt bij voorkeur gepresenteerd als een latente belastingverplichting onder de voorzieningen. De wet laat derhalve de mogelijkheid open geen rekening te houden met latente belastingverplichtingen, doch dit heeft niet de voorkeur. Het compenseren tussen tegoeden en schulden, rechten en verplichtingen en tussen kosten en opbrengsten is verboden, behalve in de gevallen voorzien in het Koninklijk Besluit tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen (KB/W.Venn). Activa en passiva mogen niet tegen elkaar wegvallen indien deze op grond van de wet in afzonderlijke posten moeten worden opgenomen.