VERSCHILLEN IN ZAKENDOEN TUSSEN BELGIË EN NEDERLAND

Transcriptie

1 VERSCHILLEN IN ZAKENDOEN TUSSEN BELGIË EN NEDERLAND

2

3 VERSCHILLEN IN ZAKENDOEN TUSSEN BELGIË EN NEDERLAND BOEKHOUDKUNDIGE, FISCALE, JURIDISCHE EN SOCIAALRECHTELIJKE ASPECTEN Dit overzicht is een uitgave van de grensoverschrijdende België- Nederland adviesgroep van BDO. De Belgium/Holland Desk begeleidt Belgische en Nederlandse ondernemers die grensoverschrijdende activiteiten (willen) ontwikkelen. In dit overzicht treft u de belangrijke verschillen aan tussen België en Nederland inzake boekhouding, fiscaliteit, arbeids- en sociaal zekerheidsrecht en vennootschapsrecht. Contactgegevens: Contacteer uw accountmanager bij BDO of vraag naar: Voor België: Voor Nederland: Dirk Van wal Vincent Wanningen dirk.vanwal@bdo.be vincent.wanningen@bdo.nl De tekst is bijgewerkt tot 20 mei 2013

4 Deze publicatie is zorgvuldig voorbereid, maar is in algemene bewoordingen gesteld en bevat alleen informatie van algemene aard. Deze publicatie bevat geen advies voor concrete situaties, zodat uitdrukkelijk wordt aangeraden niet zonder advies van een deskundige op basis van de informatie in deze publicatie te handelen of een besluit te nemen. Voor het verkrijgen van een advies dat is toegesneden op uw concrete situatie kunt u zich wenden tot BDO of een van haar adviseurs. BDO en haar adviseurs aanvaarden geen aansprakelijkheid voor schade die het gevolg is van handelen of het nemen van besluiten op basis van de informatie in deze publicatie. BDO is een op naam van Stichting BDO te Amsterdam geregistreerd merk. In deze publicatie wordt BDO gebruikt ter aanduiding van de organisatie die onder de merknaam BDO actief is op het gebied van de professionele dienstverlening (accountancy, belastingadvies en consultancy). BDO Accountants & Belastingadviseurs B.V. en BDO Belastingconsulenten CVBA zijn lid van BDO International Ltd, een rechtspersoon naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid, en maken deel uit van het wereldwijde netwerk van juridisch zelfstandige organisaties die onder de naam BDO optreden. BDO is de merknaam die wordt gebruikt ter aanduiding van het BDO-netwerk en van elk van de BDO Member Firms.

5 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1 JAARREKENING Algemeen Omvang Publicatievereisten Accountantscontrole Consolidatie Hoofdstuk 2 BOEKHOUDING Algemeen Rekeningschema Waarderingsregels Verplichte boeken Btw-eisen voor een boekhouding Hoofdstuk 3 JURIDISCH Vennootschapsvormen Oprichtingsvereisten Opstartformaliteiten Bestuursorganen Algemene vergadering van aandeelhouders Raad van Commissarissen Jaarverslag Ondernemingsraad Hoofdstuk 4 FISCAAL Fiscale jaarrekening Tarieven vennootschapsbelasting Verworpen uitgaven Aftrek voor risicokapitaal (notionele interestaftrek) Aftrek voor octrooi-inkomsten Andere fiscale stimuli Deelnemingsvrijstelling (DBI) Fiscale eenheid Verliescompensatie Rulingbeleid Transfer pricing Bronheffing roerende voorheffing Hoofdstuk 5 BTW Werken in onroerende staat Hoofdstuk 6 SPECIAAL BELASTINGREGIME EXPATRIATES Hoofdstuk 7 SOCIALE ZEKERHEIDSREGELGEVING Algemeen Sociale bijdragen De nieuwe EU-verordeningen Hoofdstuk 8 INKOMSTENBELASTINGEN VOOR ZELFSTANDIGEN Hoofdstuk 9 ARBEIDSRECHTELIJKE ASPECTEN Algemeen Collectieve arbeidsovereenkomsten (cao s) Overzicht van de gebruikelijke arbeidsvoorwaarden Hoofdstuk 10 BELASTING BIJ OVERDRACHT VAN ONROEREND GOED Bijlagen 1 WAARDERINGSREGELS BELGISCH MINIMUM GENORMALISEERD REKENINGENSTELSEL (UITTREKSEL) EU-VERORDENING 883/ Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 5

6 HOOFDSTUK 1 JAARREKENING BELGIË NEDERLAND 1.1 Algemeen De Belgische wetgeving bepaalt dat iedere onderneming die een dubbele boekhouding voert jaarlijks een jaarrekening dient op te maken. In Nederland wordt er onderscheid gemaakt tussen een inrichtingsjaarrekening en een publicatiejaarrekening. De inrichtingsjaarrekening wordt beschouwd als een instrument om rekening en verantwoording af te leggen aan de organen van de rechtspersoon. De publicatiejaarrekening dient als informatie naar derden. 1.2 Omvang Het is mogelijk om IFRS toe te passen in Nederland. Voor kleine rechtspersonen bestaat de mogelijkheid van toepassing van fiscale grondslagen vanaf boekjaren aanvangend. Grote ondernemingen moeten een volledig schema gebruiken. Kleine en middelgrote ondernemingen mogen een verkort schema gebruiken. Voor kleine en middelgrote rechtspersonen zijn vrijstellingen van toepassing. 6 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten

7 BELGIË NEDERLAND Kleine vennootschappen, indien niet meer dan één van de volgende criteria wordt overschreden: jaargemiddelde personeelsbestand 50; jaaromzet, excl. btw 7,3 miljoen; balanstotaal 3,65 miljoen. tenzij, jaargemiddelde van het personeelsbestand meer dan 100, of deel uitmaakt van een groep van verbonden ondernemingen, die geconsolideerd meer dan één van bovenstaande criteria overschrijdt, dan wel waarvan het gemiddelde van het personeelsbestand meer dan 100 is. Kleine rechtspersonen: van toepassing op rechtspersonen, waarvoor (gedurende twee achtereenvolgende jaren) minimaal twee van de drie volgende eisen gelden: gemiddeld aantal werknemers minder dan 50; netto-omzet excl. btw minder of gelijk aan 8,8 miljoen; totaal activa minder of gelijk aan 4,4 miljoen. 1.3 Publicatievereisten Ondernemingen onderworpen aan de publicatie van de volledige of verkorte jaarrekening: alle vennootschappen naar Belgisch recht onder de vorm van een NV, BVBA, Comm.VA, CVBA, EESV en ESV evenals de Europese Vennootschap naar Belgisch recht. Ondernemingen onderworpen aan publicatie: alle rechtspersonen die onderworpen zijn aan Titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BV, NV, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij alsmede onder bepaalde voorwaarden stichtingen, verenigingen en sommige formeel buitenlandse vennootschappen. Niet onderworpen aan de publicatie: de natuurlijke personen die handelaar zijn; de kleine en middelgrote vennootschappen waarvan de vennoten onbeperkt en hoofdelijk aansprakelijk zijn (VOF, Comm.V, CVOA); de grote vennootschappen waarvan de vennoten hoofdelijk en onbeperkt aansprakelijk zijn (VOF, Comm.V, CVOA) en indien geen enkele onbeperkt aansprakelijke vennoot een rechtspersoon is. Niet onderworpen aan publicatie: ondernemingen die geen rechtspersoon zijn (eenmanszaak, VOF, CV, behoudens een VOF of CV waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn); kleine rechtspersonen die geen winst beogen: accountantsverslag met verklaring dat zij geen werkzaamheden buiten de doelomschrijving hebben verricht; gegarandeerde groepsmaatschappijen. Publicatie bijkantoren in België: deze dienen een jaarrekening op te stellen maar dienen niet hun Belgische jaarrekening te publiceren, wel de jaarrekening van de buitenlandse onderneming, voorafgegaan door het eerste blad van het volledig schema. De neerlegging van de jaarrekening van de buitenlandse onderneming gebeurt in de vorm waarin deze rekeningen werden opgesteld en openbaar gemaakt volgens het recht van de Staat waaronder de vennootschap valt. Ook een buitenlandse onderneming met één of meer nevenvestigingen in Nederland is in principe publicatieplichtig. De buitenlandse vennootschap dient een jaarrekening van de vennootschap te deponeren bij het Handelsregister voor zover en in de vorm waarin de vennootschap deze in het land van haar statutaire zetel openbaar moet maken. De te deponeren stukken dienen in het Nederlands, Duits, Frans of Engels te zijn gesteld. Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 7

8 BELGIË NEDERLAND Wat publiceren: de jaarrekening volgens het voorgeschreven formulier (balans, de resultatenrekening, de toelichting en de sociale balans); het jaarverslag van de Raad van Bestuur of zaakvoerder: enkel verplicht voor grote vennootschappen; het controleverslag van de commissaris(revisor) indien een verslag vereist is. Wat publiceren: de jaarrekening volgens de wettelijke voorschriften (de enkelvoudige jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening indien de rechtspersoon een geconsolideerde jaarrekening opstelt); het jaarverslag van het bestuur; de overige gegevens (inclusief de accountantsverklaring indien een controleplicht bestaat). Ten aanzien van de te publiceren gegevens gelden vrijstellingen voor kleine en middelgrote ondernemingen. Wanneer publiceren: binnen 30 dagen na de goedkeuring van de jaarrekening door de algemene vergadering van aandeelhouders. Wanneer publiceren: binnen 8 dagen na vaststelling van de jaarrekening door de algemene vergadering van aandeelhouders. Sancties: Strafrechtelijke sancties: geldboete van 275 tot ; en/of gevangenisstraf van één maand tot een jaar; mogelijke hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuurders. Burgerrechtelijke sancties: de door derden geleden schade uit het niet neerleggen van de jaarrekening binnen de wettelijk gestelde termijn. Gerechtelijke sancties: op vraag van iedere belanghebbende of van het Openbaar Ministerie kan de rechtbank de ontbinding uitspreken van een vennootschap die haar jaarrekening niet heeft neergelegd gedurende drie opeenvolgende jaren. Administratieve boetes of tarieftoeslag bij laattijdige neerlegging: 400 ( 120 voor kleine vennootschappen) wanneer de jaarrekening wordt neergelegd tijdens de negende maand na de afsluiting van het boekjaar; 600 ( 180 voor kleine vennootschappen) wanneer de jaarrekening wordt neergelegd vanaf de tiende tot en met de twaalfde maand na de afsluiting van het boekjaar; ( 360 voor kleine vennootschappen) wanneer de jaarrekening wordt neergelegd vanaf de dertiende maand na de afsluiting van het boekjaar. Strafrechtelijke sancties: geldboete; en/of gevangenisstraf van ten hoogste zes maanden; mogelijke hoofdelijke aansprakelijkheid en strafbaarheid van bestuurders; eventuele bijkomende straffen en maatregelen. 8 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten

9 BELGIË NEDERLAND 1.4 Accountantscontrole Algemeen: Register-Accountant wordt in België Bedrijfsrevisor genoemd. Een bedrijfsrevisor dient lid te zijn van het Instituut der Bedrijfsrevisoren. Wettelijke controles mogen uitsluitend worden uitgevoerd door externe accountants van accountantsorganisaties die een vergunning hebben van de Autoriteit Financiële Markten. De controle is verplicht: voor vennootschappen die deel uitmaken van een groep die gehouden is een geconsolideerde jaarrekening op te stellen en te publiceren; indien de criteria overschreden worden op individuele basis, of op geconsolideerde basis als de vennootschap deel uitmaakt van een groep; voor portefeuillemaatschappijen; voor vennootschappen waarvan de effecten zijn opgenomen in een officiële notering van een effectenbeurs. Van de controleplicht zijn vrijgesteld ondernemingen die geen rechtspersonen zijn, kleine rechtspersonen en groepsmaatschappijen die voldoen aan bepaalde voorwaarden (verklaring van aansprakelijkstelling door de moedermaatschappij). Duur mandaat van een bedrijfsrevisor: de bedrijfsrevisor wordt benoemd voor een vaste duur van drie jaar. Zijn jaarlijkse vergoeding (voor 3 jaar) is vastgesteld vóór het starten van zijn opdracht. De bedrijfsrevisor kan steeds terug worden herbenoemd. De accountant wordt voor onbepaalde tijd benoemd. In eerste instantie is de algemene vergadering van leden of aandeelhouders bevoegd tot het benoemen van een accountant. Overige wettelijke opdrachten De wetgeving heeft voorzien dat bij bepaalde verrichtingen van de onderneming de bedrijfsrevisor een verslag dient op te stellen. De wetgeving heeft voorzien dat bij bepaalde verrichtingen van de onderneming de accountant een verklaring dient te verstrekken. Specifieke opdrachten voortvloeiende uit het Wetboek van Vennootschappen: inbreng in natura; quasi-inbreng (vrijstelling mogelijk); uitgifte aandelen beneden fractiewaarde; wijziging maatschappelijk doel; interim-dividend; omzetting naar een andere vennootschapsvorm; belangenconflict in de Raad van Bestuur; fusie of splitsing van vennootschappen (vrijstelling mogelijk); Specifieke opdrachten voortvloeiende uit de wetgeving zijn zoals verslagstaten ten behoeve van toezichthouder (banken, verzekeraars en pensioenfondsen). Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 9

10 BELGIË NEDERLAND vereffening; beperking of opheffing van het voorkeurrecht; kapitaalverhoging door openbare inschrijving, ten gevolge van een conversie van obligaties, of ten gevolge van de uitoefening van warrants Consolidatie Wie moet consolideren: een onderneming die alleen of gezamenlijk één of meer dochterondernemingen controleert (de moederonderneming); consortia (horizontale groep met centrale leiding), alsook hun dochterondernemingen. Wie moet consolideren: een onderneming die, alleen of samen aan het hoofd van een groep staat, waarbij het hoofd van de groep in het algemeen de onderneming is waarin de leiding van de groep is ondergebracht (de moederonderneming). Een groep is een economische eenheid waarin rechtspersonen en vennootschappen organisatorisch verbonden zijn; een rechtspersoon die niet aan het hoofd van een groep staat, maar die in zijn groep een of meer dochtermaatschappijen heeft of andere rechtspersonen waarop hij een overheersende zeggenschap kan uitoefenen of waarover hij de centrale leiding heeft (tussenholding). Vrijstelling van consolidatie: a indien een onderneming zelf dochteronderneming is, moet zij geen geconsolideerde jaarrekening en jaarverslag opstellen indien: goedkeuring van de vrijstelling door haar algemene vergadering met 90% van de stemmen (NV) en 80% van de stemmen voor de overige vennootschappen (vrijstelling is geldig voor 2 jaar en hernieuwbaar); de moederonderneming de geconsolideerde jaarrekening openbaar maakt in de taal van de vennootschap. Vrijstelling van consolidatie: a vrijstelling van tussenconsolidatie: een tussenholding behoeft geen geconsolideerde jaarrekening op te stellen indien aan de volgende voorwaarden is voldaan: er is binnen 6 maanden na aanvang van het boekjaar geen schriftelijk bezwaar gemaakt door ten minste 10% van de leden of de houders van ten minste 10% van het geplaatste kapitaal; de financiële gegevens die de rechtspersoon zou moeten consolideren zijn opgenomen in de geconsolideerde jaarrekening van een groter geheel; de geconsolideerde jaarrekening en het jaarverslag van het groter geheel zijn opgesteld conform de 7 e EG-richtlijn; de geconsolideerde jaarrekening van de moedermaatschappij met accountantsverklaring en jaarverslag zijn opgesteld in het Nederlands, Frans, Duits of Engels; 10 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten

11 BELGIË NEDERLAND b Vrijstelling van consolidatie naar omvang van de onderneming, indien niet meer dan één van de volgende criteria wordt overschreden (cijfers van de laatst opgemaakte jaarrekening op geconsolideerde basis): jaaromzet excl. btw: 29,2 miljoen; balanstotaal: 14,6 miljoen; personeel (jaargemiddelde): 250. binnen 6 maanden na balansdatum of binnen één maand na een geoorloofde latere openbaarmaking is de geconsolideerde jaarrekening van de moedermaatschappij neergelegd bij het Handelsregister. b overige vrijstellingen: in de consolidatie te betrekken maatschappijen die tezamen van te verwaarlozen betekenis zijn voor het geheel. Dit wordt afgemeten aan de invloed op solvabiliteit en liquiditeit; in de consolidatie te betrekken maatschappijen waarvan de nodige gegevens slechts tegen onevenredige kosten of met grote vertraging te verkrijgen of te ramen zijn; in de consolidatie te betrekken maatschappijen waarin het belang slechts wordt gehouden om het te vervreemden. c groepen die voldoen aan ten minste twee van de drie criteria voor kleine rechtspersonen behoeven geen geconsolideerde jaarrekening op te stellen, tenzij sprake is van genoteerde effecten en/of een kredietinstelling. d joint ventures behoeven niet te worden geconsolideerd. Vrijstelling van consolidatie geldt niet in de volgende gevallen: voor portefeuillemaatschappijen; één van de te consolideren ondernemingen is op de beurs genoteerd; de geconsolideerde jaarrekening moet aan de ondernemingsraad worden verstrekt, tenzij de ondernemingsraad akkoord is dat de geconsolideerde jaarrekening van de groep wordt voorgelegd. Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 11

12 HOOFDSTUK 2 BOEKHOUDING BELGIË NEDERLAND 2.1 Algemeen Verplicht voeren van een boekhouding: elke onderneming voert een voor de aard en omvang van haar bedrijf passende boekhouding en neemt de bijzondere wetsvoorschriften betreffende dat bedrijf in acht. Idem Bewaring van boeken: 7 jaar; 3 jaar voor stukken die niet strekken tot bewijs tegenover derden. Bewaarplicht van de administratie: 7 jaar; de Belastingdienst eist voor sommige stukken uit de administratie een langere bewaartermijn. Munteenheid: de boekhouding dient te luiden in euro. Munteenheid: er zijn geen wettelijke voorschriften met betrekking tot de te hanteren valuta in de boekhouding. De posten van de jaarrekening worden uitgedrukt in euro s. Het gebruik van een andere valuta is toegestaan indien dat door de werkzaamheid van de rechtspersoon of de internationale vertakkingen van de groep wordt gerechtvaardigd. 12 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten

13 BELGIË NEDERLAND 2.2 Rekeningschema Verplicht gebruik van de minimumindeling algemeen rekeningstelsel (MAR): de ondernemingen dienen het MAR als basis te gebruiken voor het opstellen van hun rekeningschema. De omschrijving van de rekeningen mag worden aangepast aan de aard van de onderneming. Rekeningen die voor de onderneming niet dienstig zijn, moeten niet in het rekeningstelsel worden opgenomen (zie bijlage 2). Er zijn geen verplichtingen ten aanzien van de inrichting van het grootboekrekeningschema. Hoofdlijnen van het MAR: 1 t.e.m.5 betreffen balansrekeningen, 6 en 7 bevatten de resultatenrekeningen: 1 rekeningen: eigen vermogen, voorzieningen voor risico s en kosten en schulden op lange termijn; 2 rekeningen: oprichtingskosten, vaste activa en vorderingen op lange termijn; 3 rekeningen: voorraden en bestellingen in uitvoering; 4 rekeningen: vorderingen en schulden op korte termijn; 5 rekeningen: geldbeleggingen en liquide middelen; 6 rekeningen: kosten; 7 rekeningen: opbrengsten; 8 en 9 rekeningen: vrij voor analytische boekhouding; 0 rekeningen: niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen. 2.3 Waarderingsregels Waarderingsregels dienen door het bestuursorgaan van de onderneming te worden bepaald en genotuleerd en vastgelegd in het inventarisboek. Ze zijn tevens onderdeel van de toelichting bij de jaarrekening. Voor een overzicht van de waarderingsregels verwijzen we naar bijlage 1. De waarderingsregels worden door de leiding van de onderneming binnen de voorschriften van Titel 9 boek 2 BW bepaald en vastgelegd in de jaarrekening. Bepaalde regels voor het toepassen van actuele waarde als waardering zijn vastgelegd in Besluit Actuele Waarde. Daarnaast gelden de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ). Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 13

14 BELGIË NEDERLAND Voor kleine rechtspersonen heeft de RJ, naast de wettelijke vrijstellingen van de inrichtings- en publicatievoorschriften, ook vrijstellingen van bepaalde Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving vastgesteld. De (resterende) Richtlijnen die op de jaarverslaggeving van kleine rechtspersonen van toepassing zijn, zijn door de RJ in een afzonderlijke editie opgenomen (RJk editie). De vrijstellingen voor kleine rechtspersonen hebben voornamelijk betrekking op de presentatie en toelichting en op de verwerking en waardering en resultaatbepaling. Voor kleine rechtspersonen bestaat de mogelijkheid om fiscale grondslagen toe te passen. De bovengenoemde RJk-regels zijn dan niet van toepassing. Het basiswaarderingsstelsel is dit van de historische waarden, nl. de aanschaffingswaarde. Onder aanschaffingswaarde wordt verstaan de aanschaffingsprijs, de vervaardigingsprijs of de inbrengwaarde. Waardering tegen vervangingswaarde is niet toegelaten. Als grondslag voor waardering en resultaatbepaling komen in aanmerking: de aanschaffings- of vervaardigingsprijs en voor de bepaalde categorieën tevens de actuele waarde. Doordat waardering op actuele waarde toegestaan is, kan een herwaarderingsreserve (al dan niet verplicht) voorkomen in de balans. Herwaarderingen zijn enkel toegelaten voor bepaalde activa (materiële vaste activa en deelnemingen en aandelen die onder de financiële vaste activa voorkomen) indien aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan (o.a. vaststaand en duurzaam verantwoording door de rentabiliteit van de onderneming, etc.). De herwaarderingsmeerwaarde wordt integraal toegevoegd aan het eigen vermogen. Herwaarderingen zijn in Nederland ook mogelijk op andere categorieën, dit in afwijking van België. In de toelichting dient uiteengezet te worden of, en zo ja op welke wijze, in samenhang met de herwaardering rekening wordt gehouden met de invloed van belastingen op vermogen en resultaat. De nog niet verschuldigde vennootschapsbelasting over deze hogere waardering wordt bij voorkeur gepresenteerd als een latente belastingverplichting onder de voorzieningen. De wet laat derhalve de mogelijkheid open geen rekening te houden met latente belastingverplichtingen, doch dit heeft niet de voorkeur. 14 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten

15 BELGIË NEDERLAND 2.4 Verplichte boeken De volgende wettelijke boeken en registers dienen door een onderneming verplicht te worden bijgehouden: 1 register van aandelen op naam; 2 inventarisboek; 3 notulenboek. Een onderneming dient uitsluitend een aandeelhoudersregister bij te houden voor de aandelen op naam. Het register van aandelen op naam dient bij de oprichting te worden ingevuld aan de hand van de gegevens van de oprichtingsakte. In dit register worden onder meer ook de overdrachten aangetekend. Het register van de aandelen op naam dient te worden gehouden op de zetel van de vennootschap. Aandeelhoudersregister: dient bij de oprichting te worden ingevuld aan de hand van de gegevens van de oprichtingsakte. Mutaties ten aanzien van de aandelen en het aandelenbezit worden geregistreerd in het register. Inventarisboek: in het inventarisboek dienen volgende gegevens te worden ingeschreven: 1 de waarderingsregels evenals de latere wijzigingen; 2 de jaarrekening in moet worden overgeschreven (of kleven maar zodanig dat de onuitwisbaarheid van de opgenomen gegevens wordt gewaarborgd, bijvoorbeeld door parafering). Het inventarisboek kan ook elektronisch worden bijgehouden. Niet van toepassing. Notulenboek: in het notulenboek dienen alle notulen te worden bijgehouden van de Raad van Bestuur of van de zaakvoerders en van de algemene vergadering van vennoten. Niet van toepassing. 2.5 Btw-eisen voor een boekhouding Elke btw-belastingplichtige moet een boekhouding voeren die de juiste toepassing van de btw en de controle toelaat. De btw-wetgeving schrijft o.a. expliciet de lay-out voor van een inkoopjournaal en een verkoopjournaal. Het btwaangifteformulier moet kunnen worden ingevuld aan de hand van het verkoop- en aankoopdagboek. Belgische boekhoudpakketten houden rekening met deze bijzondere bepalingen van de btw-wetgeving. In de Algemene Wet inzake de Rijksbelastingen zijn de administratieve verplichtingen opgenomen ten behoeve van de belastingheffing. De wet bevat geen omschrijving van het begrip administratie en stelt evenmin eisen aan de wijze waarop de administratie wordt ingericht en gevoerd. De administratie dient zodanig te zijn ingericht en te worden gevoerd, dat controle daarvan door de fiscus binnen een redelijke termijn mogelijk is. De factuur dient de wettelijke verplichte vermeldingen te bevatten. Er zijn wel eisen gesteld aan de gegevens op een verkoopfactuur. Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 15

16 HOOFDSTUK 3 JURIDISCH BELGIË NEDERLAND 3.1 Vennootschapsvormen Het Belgische Wetboek van Vennootschappen erkent als handelsvennootschappen met rechtspersoonlijkheid (er zijn ook andere vennootschappen waaraan de wet geen rechtspersoonlijkheid toekent, zoals: de maatschap, de stille en de tijdelijke handelsvennootschap): 1 de vennootschap onder firma (VOF); 2 de gewone commanditaire vennootschap (Comm.V); 3 de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (BVBA); 4 de coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (CVBA) of met onbeperkte aansprakelijkheid (CVOA); 5 de naamloze vennootschap (NV); 6 de commanditaire vennootschap op aandelen (Comm.VA); 7 het economisch samenwerkingsverband (ESV); 8 de landbouwvennootschap (LV); 9 de Europese vennootschap (SE). Het Nederlandse Burgerlijk Wetboek voorziet in de volgende rechtsvormen: 1 de eenmanszaak; 2 de vennootschap onder firma (VOF); 3 de commanditaire vennootschap (CV); 4 de vereniging; 5 de coöperatieve en de onderlinge waarborgmaatschappij; 6 de naamloze vennootschap (NV); 7 de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (BV); 8 de stichting. 16 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten

17 BELGIË NEDERLAND De meest gebruikte vennootschapsvormen zijn de NV en de BVBA, waarbij de vennoten in principe slechts tot het bedrag van de inbreng zijn verbonden (beperkte aansprakelijkheid). De meest gebruikte vennootschapsvorm is de BV, waarbij de aandeelhouder in principe slechts tot het bedrag van de inbreng is verbonden (beperkte aansprakelijkheid). De BVBA heeft als typische eigenschap het besloten karakter en de beperkte overdraagbaarheid van de aandelen. Tevens is de starters-bvba (S-BVBA) in het leven geroepen, waarvan de opstartformaliteiten zeer beperkt zijn. Idem voor de BV, echter uitsluitend overdracht middels notaris. 3.2 Oprichtingsvereisten Voor de oprichting van een NV of een BVBA zijn onder meer vereist: 1 een authentieke oprichtingsakte, gepubliceerd bij uittreksel; 2 een minimum aantal vennoten, natuurlijke of rechtspersonen (twee, behalve bij de eenpersoons-bvba); 3 een minimum kapitaal: bij de NV en bij de BVBA ; 4 een financieel plan (budgetraming over een periode van minstens twee jaar uit plan moet voornamelijk blijken dat de vennootschap (over) voldoende (start-) kapitaal beschikt). Voor de oprichting van een NV of een BV zijn onder meer vereist: 1 een notariële oprichtingsakte, inclusief de statuten; 2 oprichting kan plaatsvinden door één of meer personen, er is geen minimum aantal oprichters vereist; 3 inschrijving in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel; 4 voor de NV geldt: het maatschappelijke en het geplaatste kapitaal moeten ten minste het minimum kapitaal bedragen: ; van het maatschappelijk kapitaal moet ten minste één vijfde deel zijn geplaatst. Per 1 oktober 2012 zijn de regels voor de flexibilisering van het BV-recht in werking getreden. Door deze wijzigingen zijn veel bepalingen in het Burgerlijk Wetboek komen te vervallen of gewijzigd. De belangrijkste wijzigingen sommen wij hieronder op: Geen kapitaaleisen Het minimumkapitaal van is verdwenen; één aandeel van één eurocent volstaat. Geen bankverklaring vereist bij oprichting. Geen accountantsverklaring nodig bij inbreng in natura op aandelen en bij de verkrijging van goederen van aandeelhouders binnen twee jaar na oprichting van de BV (Nachgründung) en het verbod tot zekerheidstelling bij overname van aandelen in de BV (de 207c-regeling). Inkoop van alle aandelen op één na is mogelijk. Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 17

18 BELGIË NEDERLAND Terugbetaling van kapitaal is onmiddellijk mogelijk, zonder wachttijd en zonder verzetrecht van crediteuren. Voorschriften uitkering aan aandeelhouder(s) Aandeelhouders kunnen niet meer zelfstandig besluiten tot dividenduitkeringen. Het bestuur moet goedkeuring geven. Alvorens goedkeuring te geven moet het bestuur nagaan of de BV na de uitkering nog aan haar verplichtingen kan blijven voldoen. Hiervoor voert het bestuur een uitkeringstoets uit. Blijkt achteraf dat ten onrechte goedkeuring is verleend en het bestuur had dit behoren te weten, dan kunnen bestuurders persoonlijk aansprakelijk worden gesteld om een tekort aan te zuiveren tot maximaal het bedrag van de uitkering. Ook aandeelhouders kunnen aansprakelijk worden gesteld tot terugbetaling van het bedrag dat zij ontvangen hebben, als ook zij hadden behoren te weten dat de uitkering onverantwoord was. Hetzelfde geldt bij inkoop van aandelen en bij terugbetaling van kapitaal. Uitkeringen, inkoop en kapitaalverlaging zijn steeds mogelijk ongeacht de omvang van het eigen vermogen, mits na toepassing van de uitkeringstoets. De omvang van het aandelenkapitaal is daarbij niet relevant; wel eventuele niet-uitkeerbare reserves die de BV krachtens de wet of haar statuten moet aanhouden. Interne verhoudingen Uitgifte van aandelen zonder stemrecht of met meer of minder stemrecht dan andere aandelen is mogelijk. Het uitgeven van certificaten van aandelen blijft mogelijk. Ook kunnen aandelen zonder winstrecht of met meer of minder winstrechten dan andere aandelen worden uitgegeven. Aan het aandeelhouderschap kunnen bijzondere statutaire verplichtingen jegens de BV, andere aandeelhouders of derden worden verbonden, bijvoorbeeld een afname- of leveringsverplichting. Aan individuele aandelen kunnen bepaalde bevoegdheden worden toegekend, bijvoorbeeld de benoeming van een bestuurder. 18 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten

19 BELGIË NEDERLAND De oproepingstermijn voor de aandeelhoudersvergadering is verkort tot 8 dagen. Voor besluitvorming buiten vergadering is geen unanimiteit meer vereist. De vaste vergaderplaats kan ook buiten Nederland liggen. Aandeelhouders kunnen het bestuur formele instructies geven voor het te voeren beleid. Een statutaire blokkeringsregeling voor overdracht van aandelen is niet langer verplicht. Beperkingen voor overdracht en prijsbepalingsregeling kunnen naar eigen inzicht geregeld worden, in de statuten of in een aandeelhoudersovereenkomst. En aandelen kunnen zelfs vrij overdraagbaar zijn. Aandelen kunnen echter ook voor beperkte termijn onoverdraagbaar zijn. Gevolgen voor de jaarrekening Een aantal wettelijke reserves is verdwenen. Bijvoorbeeld de 207c-reserve. Had de BV deze vóór 1 oktober 2012 opgenomen onder het eigen vermogen, dan komt deze te vervallen. Door de uitkeringstoets kunnen deelnemingen mogelijk geen of slechts beperkt uitkeringen doen, waarvoor de aandeelhouder-rechtspersoon in de jaarrekening een wettelijke reserve deelnemingen moet vormen. Vooral door de mogelijkheid van stemrechtloze aandelen en het afschaffen van kapitaaleisen kan de kwalificatie en waardering van deelnemingen in de jaarrekening wijzigen. Zo kan een waardering tegen nettovermogenswaarde niet meer mogelijk zijn of juist verplicht worden. Ook is mogelijk dat de verplichting om een geconsolideerde jaarrekening op te maken vervalt of juist ontstaat. Geen voorafgaande goedkeuring van overheidswege vereist. In de praktijk neemt de oprichting meestal dan ook slechts een korte termijn in beslag. Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten 19

20 BELGIË NEDERLAND 3.3 Opstartformaliteiten Volgende algemene formaliteiten dienen onder meer te worden verricht bij een oprichting: 1 Voorafgaandelijk aan de oprichting: het openen van een rekening bij een Belgische financiële instelling (storten van het minimumkapitaal) of inbreng in natura (bijzondere verslagen); 2 Oprichting: authentieke oprichtingsakte (o.a. bij een NV en een BVBA); 3 Na de oprichting: inschrijving in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO); aanvraag van een btw-nummer (indien vereist); afhankelijk van de activiteit en/of de grootte van de onderneming, aanvragen van eventueel wettelijk vereiste erkenning en attesten (bijvoorbeeld vestigingsattest, distributieattest, attest kennis bedrijfsbeheer, ); aanvragen van eventueel wettelijk vereiste vergunningen (bijvoorbeeld i.v.m. ruimtelijke ordening en milieu ). Bij inschrijving in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel worden automatisch fiscale nummers toegekend indien alle gegevens zijn verstrekt; (Buitenlandse) ondernemingen die zich niet hoeven in te schrijven kunnen een formulier opgaaf startende onderneming bij de ficus indienen. Overgedragen verliezen (Art. 96,6 W.Venn.): Wanneer uit de balans een overgedragen verlies blijkt, of wanneer uit de resultatenrekening gedurende twee opeenvolgende boekjaren een verlies van het boekjaar blijkt, moeten de bestuurders of zaakvoerders de toepassing van de waarderingsregels in de veronderstelling van continuïteit verantwoorden in het jaarverslag (of in de toelichting van de jaarrekening voor kleine vennootschappen). Niet van toepassing. De accountant heeft wel de plicht om bij gerede twijfel aan de continuïteit na te gaan of het going concern principe nog kan gehandhaafd worden. Hij zal nagaan wat de invloed daarvan is op waardering van activa en passiva en de strekking van de accountantsverklaring. Verlies maatschappelijk kapitaal BVBA, CVBA, NV (Comm. VA.) (Art ; ; W. Venn.) Het bestuursorgaan dient de algemene vergadering bijeen te roepen binnen een termijn van twee maanden, wanneer zij heeft vastgesteld, of krachtens wettelijke of statutaire bepalingen had moeten vaststellen, dat het netto-actief van de vennootschap is gedaald tot minder dan de helft, respectievelijk één vierde, van het maatschappelijk kapitaal. Op voorstel van het bestuursorgaan, gerechtvaardigd in een daartoe speciaal voorzien bijzonder verslag aan de 20 Verschillen in zakendoen tussen België en Nederland - Boekhoudkundige, fiscale, juridische en sociaalrechtelijke aspecten