informatie management 4tips

Transcriptie

1 Een commerciële uitgave van Mediaplanet, gedistribueerd door Het Financieele Dagblad. Nr.1/maart 2011 Ontwikkeling, implementatie en winst informatie management 4tips voor meer rendement Mens en techniek Samenwerken is essentieel om de kloof te overbruggen IT-Audit Voor een nauwkeurige en snelle besluitvorming Hans Bos Drie manieren voor succesvol gebruik van de cloud: IAAS, PAAS en SAAS stroomlijn de bestuurlijke informatievoorziening Een succesvollere bedrijfsvoering dankzij implementatie van technische mogelijkheden foto: shutterstock

2 2 maart 2011 de uitdaging In de informatie technologie (IT) is op dit moment weer een grote omwenteling aan de gang. De gevolgen ervan zullen minstens zo groot zijn als die van de introductie van de PC, alweer zo n 30 jaar geleden.dick van Gaalen, Programma Manager Business Technology, geeft zijn visie hierop. Bedrijfskundige doelstellingen als uitgangspunt wij raden aan pagina 5 Felix Janszen Oprichter Centrum voor Innovatie Management (CIM) Door goed en systematisch onderzoek te doen, is het mogelijk om de onzekerheden van innovatie om te zetten in inschatbare risico s Bij de overgang van papier naar digitaal is onderweg iets wonderlijks gebeurd. Voor sommige omgevingen is de informatievoorziening sterk verbeterd. Maar in andere omgevingen is de informatievoorziening sterk achteruitgegaan. Denk hierbij aan de zakelijke s die worden verzonden zonder de discipline van het vroegere postboek. En welke organisatie beschikt nog over die handige klantenmap met daarin alle informatie, van correspondentie tot aanmaning, en van bestelling tot factuur? Die achteruitgang is veroorzaakt omdat IT afdelingen technologisch georiënteerd zijn en geen eigen verantwoordelijkheid hebben voor de bedrijfskundige gevolgen van hun initiatieven. Maar er is goed nieuws. Onder druk van het fenomeen cloud computing zal de IT industrie wederom een grote transformatie doormaken. Een transformatie met vele aantrekkelijke kanten op het gebied van Information Management. Cloud Computing Cloud computing is niets anders dan het gaan aansturen van IT als elk ander bedrijfsmiddel, met als gevolg dat men enerzijds gaat denken in diensten en anderzijds op zoek gaat naar de laagste kostprijs. Die laagste kostprijs wordt meestal bereikt door zaken niet meer zelf te doen doch kant-en-klaar in te kopen. Deze manier van aansturen gebeurde al veel eerder met logistiek, transport en huisvesting, en nu is IT aan de beurt. Omdat de bedrijfskundige doelstellingen het uitgangspunt zijn, zal zoiets als de digitale variant van de klantenmap vanzelf weer boven water komen. Overgang De overgang naar cloud computing zet IT organisaties volledig op z n kop. Ging het vroeger om de vraag hoe het eigen IT systeem aangesloten kon worden op het internet, in de nieuwe situatie gaat het om de vraag waarmee de basisvoorzieningen van het internet (de cloud) uitgebreid moeten worden om in de behoefte van de organisatie te voorzien. Een aantal klassieke knelpunten zullen hierdoor voorgoed verdwijnen. Een goed voorbeeld van zo n knelpunt is Business Intelligence. De meeste projecten op dit gebied falen omdat men de eigen complexe IT systemen als uitgangspunt neemt. Hierdoor wordt de looptijd van projecten tips Dick van Gaalen Program Manager Business Technology Laat u niet gek maken door de 1 hypes rond cloud computing. Het verschijnsel is in z n kern precies hetzelfde als dat welke ervoor gezorgd heeft dat de eigen bedrijfsauto s zijn vervangen door die van een leasemaatschappij. Bedenk dat het introduceren 2 van cloud computing niet gaat werken binnen het bestaande stelsel van verantwoordelijkheden. Als u dat doet introduceert u met cloud computing een aanvullende bron van complexiteit. Bedenk dat door het cloud 3 concept de positie van Information Management radicaal zal veranderen. In plaats van het sluitstuk van toepassingen zal het een autonoom kernsysteem worden. veel te lang waardoor men meestal datgene oplevert dat gisteren bruikbaar was. Een ander goed voorbeeld is Kennis Management. De moderne kenniswerker beschikt inmiddels zelf over een veel krachtiger innovatie potentieel dan de IT organisatie. Ook hier geldt dat wanneer de IT afdeling het accent verlegt van binnen naar buiten, er dingen mogelijk zijn die tot voor kort buiten een ieders fantasie vielen. Ingrijpende transformatie Er is geen enkele twijfel dat de hiervoor beschreven transformatie zich gaat voltrekken. De achterliggende bedrijfskundige logica is daarvoor te sterk. Men dient zich wel te realiseren dat deze transformatie zeer ingrijpend is. Zowat alles moet worden aangepast. Allereerst de aansturing, vanwege de nieuwe verantwoordelijkheden. Daarnaast de technologie, omdat men de eigen datacenters zal moeten transformeren naar converged infrastructures die functioneren op basis van dezelfde principes als het internet. En tot slot het personeel. Menige technocraat zal plaats moeten maken voor een bedrijfskundige. Om die reden zal het voltooien zijn van deze transformatie een aantal jaren in beslag nemen. Maar zoals hiervoor betoogd; het is de inspanning waard! We make our readers succeed! information management 1e editie, maart 2011 Managing Director: Marc Reineman Production Manager: Sanne Hollmann Design: Triin Metusalet Project Manager: Serena Los Telefoon: serena.los@mediaplanet.com Drukkerij: Dijkman Offset Mediaplanet contact informatie: Telefoon: Fax: De inhoud van deze bijlage valt niet onder de hoofdredactionele verantwoordelijkheid van het FD. Mediaplanet ontwikkelt hoogwaardige bijlagen die zich richten op een specifiek thema en de daabij behorende doelgroep. Zo brengen wij lezer en adverteerder dichter bij elkaar.

3

4 4 maart 2011 nieuws risico brengt innovatie 1Tip blijf ontwikkelen Vraag: Hoe stimuleer je het innovatieproces? Antwoord: Door te zorgen voor een goede balans van chaos en structuur in het proces en te zorgen voor een goede communicatie. Hoewel universiteiten veel onderzoek doen naar onderwerpen die het bedrijfsleven goed van pas komen, sluiten de onderzoeken door verschil in taal niet altijd aan. Op basis van die observatie richtte Felix Janszen vijf jaar geleden het Centrum voor Innovatie Management (CIM) op. Eigenlijk is het CIM een instituut dat de kennis van bedrijven en universiteiten combineert en integreert, waaruit nieuwe kennis ontstaat. Een voorbeeld van die positie is dat het CIM universitaire onderzoeken geschikt maakt voor bedrijven en best practices vertaalt van de ene sector naar de andere. Je ziet dat er veel productontwikkeling plaatsvindt in de automatisering en de chemie, maar niet in de diensten. Toch innoveert de dienstensector veel. Een chaotisch proces Volgens Janszen is het probleem dat innovatie deels een chaotisch proces is. Maar volledige structurering is ook niet goed voor innovatie. Je moet het proces niet dood structureren. De voorzitter stelt dat bedrijven die het goed doen wel vrijheid bieden aan hun medewerkers, maar ook discipline en regels kennen. Je hebt systematiek nodig om goed met elkaar te communiceren, omdat je te maken hebt met veel verschillende disciplines met verschillende talen en wereldbeelden. Onzekerheden omzetten in risico s Innovatie is ook een onzeker proces wat Janszen betreft. Als er honderd nieuwe innovaties zijn, komen er misschien tien op de markt. Dus moet je zo snel mogelijk kiezen waar je mee doorgaat en waarmee niet. Daar heb je wel de juiste informatie voor nodig. Door goed en systematisch onderzoek te doen, is het mogelijk om de onzekerheden van innovatie om te zetten in inschatbare risico s. Pas dan kunnen bedrijven een besluit nemen om verder te gaan met een bepaalde innovatie. Je begint met de hoge onzekerheid van een idee en bouwt deze stapgewijs af. Eigenlijk is het een soort van risico management, aldus Janszen. Begrijpelijk maken voor anderen Als je kijkt naar innovatie, zie je dat het swtart met een buikgevoel. Intuïtie is de driver van innovatie. Maar om dat buikgevoel duidelijk te maken aan anderen, moet je woorden en beelden gebruiken die anderen ook begrijpen. Daarom heeft het CIM meegewerkt aan dwe ontwikkeling van software die zulke ideeën helpt te visualiseren, zodat mensen uit andere disciplines ze ook snappen. Wat zijn de kritische aannames die we moeten valideren? Dat is de vraag die mensen volgens Janszen moeten stellen om innovaties voort te stuwen. Maar hij benadrukt dat de software alleen helpt met het in woorden en beelden brengen van ideeën. Uiteindelijk is innoveren een proces van mensen. Feitelijk zijn tools maar een facet. Tools verbeteren Janszen ziet dat er nog veel is te winnen op het terrein van innovatie. De tools zijn al geavanceerd, maar hoe mensen omgaan met die tools staat zeker open voor verdere verbetering. Dat wil volgens hem niet zeggen dat er geen ruimte meer is voor verbetering van tools die we al hebben. Als je ze gebruikt, zie je wat er nog te verbeteren valt. Met die kennis maak je tools nog bruikbaarder. Robert van der Meer

5 maart verduidelijking Van fast follower naar innovator in enkele stappen afbeelding: Centrum voor Innovatie Management (CIM) Dankzij innovatie de concurrentie voorblijven Inalfa Roof Systems Group is een Nederlands bedrijf dat zich richt op de ontwikkeling van daksystemen voor de autoindustrie. Hier komen veel disciplines samen, en is innovatie ook een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering. Een schuifdak is een complex product waar veel vakgebieden bij komen kijken. Om innovator te zijn in ons vakgebied, heb je veel kennis en schaalgrootte nodig, legt Jos Sanders, vice president global advanced technology, uit. Volgens Sanders zijn er veel parameters, zoals klantwensen en wet- en regelgeving, die bepalen in welke richting zijn bedrijf moet innoveren. We hadden informatie over alle parameters, maar het samenspel miste. Een innovator anticipeert op trends en dat is alleen mogelijk wanneer je een rode lijn ziet in die parameters. Jos Sanders Vice president global advanced technology Advies op basis van roadmapping Dankzij roadmapping van trends op het gebied van verschillende parameterwaarden geeft het bedrijf opdrachtgevers een onderbouwd advies. Wij kijken naar wat klanten over vijf jaar willen en welke techniek we nu hebben. Maar niet alles is te voorspellen, dus maken zij gebruik van dynamische roadmaps. Als we een nieuw project kunnen verkopen aan een klant, maar daarvoor een nieuw product aan moeten bieden, verbinden we door middel van de beschikbare gegevens onze strategie aan productontwikkeling. Het past nog steeds gedeeltelijk bij de strategie van een fast follower: snel inspelen op innovaties. Sanders: Als je innovator bent, zijn de risico s veel groter omdat je voorspelt. Die risico s moet je vertalen naar het management toe. Niet alleen met business case scenario s, maar ook met analytische en grafische tools die helpen de scenario s te definiëren en strategische opties te genereren. We maken duidelijk wat we de komende jaren doen. Het is onmogelijk uitleg te geven over een product dat nog niet bestaat, dus moeten we subjectieve gegevens vertalen naar een business plan dat het management begrijpt. Creativiteit omzetten in data Ook intuïtie blijkt een grote rol te spelen bij innovatie. Sanders: Als je alleen ontwerper bent, kun je je oordeel alleen op dat abstracte gevoel baseren. Maar wij maken winst door de verkoop van producten en niet door losstaande ontwerpen te verkopen, dus moeten we de creativiteit die voortkomt uit die intuïtie omzetten in cijfers. We maken die creativiteit objectief, zodat deze beter is te managen. We onderbouwen onze toekomstverwachtingen met data en dat is precies wat klanten verwachten van een innovator. Daardoor blijven we een stap voor op de concurrentie. Sanders schat dat er al drie of vier orders zijn die dankzij de nieuwe aanpak binnen zijn gehaald. We kijken verder vooruit dan onze concurrenten, dus we komen tot twee jaar eerder binnen bij klanten. Robert van der Meer Felix Janszen Centrum voor Innovatie Management (CIM) IT als de spil van het bedrijf Volgens Felix Janszen, voorzitter van het Centrum voor Innovatie Management (CIM), gelden IT-afdelingen niet langer meer als puur facilitair. IT is meer en meer de spil in bedrijven. Een bedrijf bestaat uit verschillende afdelingen die allemaal belangrijke pilaren zijn. Maar de IT-afdeling zorgt ervoor dat andere afdelingen alle informatie gebruiken en onderling uitwisselen. Van data naar bruikbare informatie Een bedrijf werkt in een omgeving waar allerlei signalen naar voren komen. Het is belangrijk om informatie uit die signalen te halen en deze te combineren, te analyseren en te gebruiken bij belangrijke beslissingen. Volgens Janszen moeten IT ers die signalen, in de vorm van ruwe data, eerst omzetten naar bruikbare informatie voor beslissingen. Hiervoor gebruikt men modellen voor de markt, de organisatie en de bedrijfsprocessen. Daarna is de technische waarde van IT om te zetten naar businesswaarde. Om businesswaarde te creeëren, start je met te zorgen voor toegevoegde waarde voor de klant, zegt Janszen. Maar de klant moet dan wel bereid zijn om te betalen voor die toegevoegde waarde, dus voor IT-voorzieningen. Robert van der Meer

6

7 nieuws 2Tip BEPERK JE RISICO S MAART Dave van Herpen Lid van de programmacommissie van IT Service Management Forum Herorganiseren: de sleutel tot succes Dave van Herpen is lid van de programmacommissie van IT Service Management Forum (itsmf) en heeft veel ervaring in het rationaliseren van IT-systemen. Door IT-auditing snelle en nauwkeurige besluitvorming Vraag: Wat is het voordeel van IT-auditing? Antwoord: Het geeft zekerheid over de kwaliteit van informatie en geeft concrete punten voor het verbeteren van de werking van informatiesystemen. EXPERTISE Organisaties raken steeds afhankelijker van informatiesystemen. Besluitvorming moet steeds sneller plaatsvinden en met minder fouten. Dan is een minimale vereiste dat de gebruikte informatie voor die beslissingen voldoende betrouwbaar is. De specialist op het gebied van het toetsen van de kwaliteit van (IT) informatiesystemen is de Register EDP Auditor (RE). De RE zal bij aanvang van zijn IT audit, samen met zijn opdrachtgever, de doelstelling van de IT audit vaststellen en na een risicoanalyse een normenkader opstellen waar hij tegen zal toetsen. Daarna vinden controles plaats in en rond de gebruikte informatiesystemen. RE Ruud Kerssens legt uit. Op basis van de geïdentificeerde risico s en aangetroffen beheersingsmaatregelen doen wij een uitspraak over de kwaliteit van die maatregelen en informatie uit de systemen. Maar minstens zo belangrijk, geven wij aan waar potentiële verbeterpunten liggen. IT-auditing sluit nauw aan op informatiemanagement. Om de juistheid van gegevens te borgen, beschikken applicaties over ingebouwde controles. Denk aan het inboeken van inkoopfacturen, zegt Kerssens. Applicaties zorgen ervoor dat de gebruiker minimaal alle benodigde velden invult en zoveel mogelijk gebruik maakt van reeds aanwezige gegevens zoals die van de crediteur. Belangrijk aandachtspunt Rationalisatietips Niet alles in een keer. Rationalisatie werkt het best als je je eerst concentreert op één onderdeel. Als dit leidt tot goede resultaten, pak dan de rest aan. Zo lever je snel bewijs wat werkelijk effect heeft binnen jouw organisatie. Niet laten verwateren. Een valkuil is dat organisaties één keer een rationalisatieproces doorlopen en het vervolgens laten verwateren. Zo steek je er één keer veel tijd en moeite in en vervolgens doe je er niets meer mee. Dit is zonde van de tijd en Op basis van de geïdentificeerde risico s en aangetroffen beheersingsmaatregelen doen wij een uitspraak over de kwaliteit van die maatregelen en informatie uit de systemen Ruud Kerssens Register Auditor (RE) zijn de functiescheidingen in de applicaties. Die moeten ervoor zorgen dat gegevens, ingevoerd door gebruikers met tegengestelde belangen, kunnen worden gebruikt om de betrouwbaarheid van die gegevens vast te stellen. het geld, maar vooral van de waardevolle informatie die een dergelijk traject oplevert. Pas daarom ook je IT-processen er op aan. Goede samenwerking. Wat je nu veel ziet, is dat de drang tot rationalisatie vaak maar van één kant komt in een organisatie. Van boven naar beneden, of andersom. De kunst is om zowel degenen die ermee aan de slag moeten als diegenen die er over beslissen er achter te laten staan. Alleen dan kan het succes hebben. DE Audit De RE zal bij aanvang van zijn IT audit, samen met zijn opdrachtgever, de doelstelling vaststellen en na een risicoanalyse een normenkader opstellen waar hij tegen zal toetsen. foto: shutterstock IT-omgeving als geheel Auditen is niet het kopiëren van standaardnormen, elke IT-audit is maatwerk, legt Kerssens uit. Zo bespreken we met gebruikers waaraan hun management dashboard moet voldoen. Hoe betrouwbaar moet hun informatie zijn? Op het derde cijfer achter de komma of gaat het om bandbreedtes? Informatie uit dashboards komt vaak uit veel verschillende systemen. In de huidige IT-omgevingen vraagt dit van de RE wel dat het zichtveld nadrukkelijk de hele IT architectuur beslaat. Compliancy-regelgeving, zoals verscherpte corporate governance regels en Basel III, doet de vraag naar gedegen audits stijgen. Bedrijven en instanties moeten steeds transparanter communiceren over cijfers en worden aangesproken als de aangeleverde informatie niet klopt. Kerssens: Dan wil je als verantwoordelijk manager borgen dat de gegevens die je toont juist zijn. Dat is waar auditing in beeld komt. Door ontwikkelingen als virtualisatie en cloud computing, waarbij systemen gegevens op verschillende plekken verwerken, ziet Kerssens uitdagingen. Hij pleit voor het vaststellen van een security baseline. Dit betekent meer denken vanuit architecturen over hoe business-processen IT gebruiken. Dan kun je risico s adresseren en security op de juiste wijze meenemen in het ontwerp van de architectuur. Niels Achtereekte Simpelweg betekent rationalisatie het herschikken en reorganiseren van een onderling samenhangend geheel. Dit kun je heel breed trekken, want rationalisatie is in te zetten in zowel bedrijfsprocessen, applicaties als infrastructuur. Van Herpen: Met rationaliseren kijken we hoe iets effectiever kan. Alles wat je niet gebruikt of overbodig is, filter je eruit. Dit is eigenlijk de sleutel tot succes. Veranderde behoefte Rationalisatie is onder andere gewenst bij een teveel aan applicaties. Maar dit is niet altijd de belangrijkste reden. Het kan ook zo zijn dat de huidige applicaties niet meer aansluiten bij de behoefte of dat het overzicht is verdwenen. Dan kunnen organisaties hun IT rationaliseren, zodat ze georganiseerder en minder complex kunnen werken, legt van Herpen uit. De eerste stap in het rationalisatiesproces is het in kaart brengen van het IT-landschap. Wat hebben we voor bedrijfsprocessen en functies en welke applicaties gebruiken we hierbij? Daarna analyseer je het volledige landschap en draag je oplossingen aan. Misschien zijn er wel veel applicaties die een dubbele functie hebben, die zou je kunnen samenvoegen tot één, aldus van Herpen. Effectiviteit Van Herpen ziet een verminderde complexiteit als een groot voordeel van rationalisatie. Alle onnodige en dubbele componenten haal je eruit, daardoor zijn systemen makkelijker te onderhouden. Nieuwe veranderingen op de markt kun je zo sneller absorberen in je bestaande landschap. Een ander positief punt is kostenbesparing. Door het bundelen of migreren van applicaties, bespaar je geld. Een rationalisatieslag voordat je als organisatie applicaties gaat uitbesteden, kan financieel veel opleveren. Als laatste geeft Van Herpen aan dat rationalisatie alleen werkt als de organisatie het breed draagt. Sommige mensen zullen er wel achter staan, maar anderen nog niet. Rationalisatie heeft pas echt succes als het in ieders genen komt te zitten. Alleen dan kan dit ook op lange termijn succesvol blijven. Eline Bon

8 8 maart 2011 inspiratie Vraag: We kennen cloud computing, maar wat mogen we er nu van verwachten? Antwoord: Cloud computing kan onder andere leiden tot flexibiliteit, snelheid en kostenbesparing. Cloud computing is maatwerk! expert achtergrond Drie manieren voor de invulling van een cloud Volgens Hans Bos, National Technology Officer van Microsoft, zijn er drie basismogelijkheden om invulling te geven aan cloud computing. De eerste is Software as a Service, waarbij de gebruiker direct een toepassing uit de cloud gebruikt. De tweede is Platform as a Service, waarbij het platform, waar je bijvoorbeeld software in ontwikkelt, vanuit de cloud wordt aangeboden en de gebruiker een eigen (maatwerk) toepassing op dat platform gebruikt. De derde is Infrastructure as a Service, waarbij de cloudbeheerder zorg draagt voor alleen het laagste deel van de infrastructuur van een organisatie. Het grootste verschil is de mate waarin je het beheer bij derden onderbrengt, zegt Bos. Zo houd je bij Infrastructure as a Service de meeste controle over IT-processen, wat handig kan zijn wanneer je als bedrijf werkt met specialistische, op maat gemaakte systemen, waarbij het een flinke investering zou vereisen om dat systeem volledig als een software service in de cloud te zetten. Geen voorfinanciering Hoe meer je onderbrengt in de cloud, hoe groter de economische voordelen zijn. Bos voorziet dan ook grote kansen voor nieuwe bedrijven in bijvoorbeeld het MKB, die bij aanvang volledig gebruik maken van de mogelijkheden van cloud computing. Eerder vroeg een bank of andere geldverstrekker meteen hoe je de voorfinanciering van IT-infrastructuren dacht te regelen, maar daar is nu geen sprake van. Je hoeft niet in hardware of software te investeren en betaalt alleen voor het werkelijke gebruik. Economy of scale en economy of skill Behalve een kostenvoordeel door de economy of scale spreekt Bos ook van een economy of skill, een toename van de inhoudelijke waarde van de IT-diensten. Door concentratie van IT-infrastructuur en -diensten kunnen IT-specialisten van bedrijven en overheden zich meer toeleggen op de dienstverlening. Zo blijkt bijvoorbeeld uit onderzoek dat een groter, centraal beheerd datacentrum beter is te beveiligen dan een kleiner datacentrum in eigen beheer. Profile Hans Bos is National Technology Officer van Microsoft. Vanuit die rol richt hij zich op ICT in architectuur, economie en innovatie. Martin van den Berg is een ervaren enterprise architect. Tevens is hij mede-auteur van het boek Seize the Cloud. Aansluiten op bestaande IT Martin van den Berg, mede-auteur van het boek Seize the Cloud, ziet drie prominente voordelen van cloud computing: flexibiliteit, snelheid en kostenbesparing. Je kunt snel nieuwe toepassingen introduceren. En als je wilt, schaal je à la minute je capaciteit op, legt hij uit. Maar het zal nog enkele jaren duren voordat cloud computing tot volle wasdom komt in Nederland. Van den Berg: In de VS is er een snellere adoptie. Zij besteden meer zaken uit. In Europa zijn we meer van het zelf doen. Een belangrijk aandachtspunt is volgens hem wel te zorgen dat cloud computing aansluit op bestaande IT. Voor met name grote bedrijven met veel verschillende systemen is het immers niet mogelijk in een keer over te stappen op cloud computing. Momenteel is er dan ook een transitiefase aan de gang. Hybride constructies zijn het gevolg: deels eigen harden software, deels cloud computing. Overbelasting Volgens Van den Berg zijn het vooral IT-toepassingen met onvoorspelbare omvang die we naar de cloud brengen. Websites met onvoorspelbaar bezoek bijvoorbeeld, die je snel en wellicht tijdelijk wilt kunnen opschalen. Je zag het bij crisis.nl tijdens de ramp in Moerdijk, licht Van den Berg toe. Die werd ineens flink bezocht en was binnen korte tijd uit de lucht door overbelasting. In zo n geval wil je snel kunnen opschalen. Mogelijkheden IT voor business uitnutten Bottom line is dat cloud computing een nieuw delivery-model voor IT-diensten met zich meebrengt. Zo koop je geen hardware of licenties, maar betaal je alleen wat je werkelijk verbruikt. Cloud computing zorgt er dan ook voor dat er geen software- en hardware-aankopen meer op de balans staan. Dat heeft een positief effect op de cashflow. Maar het betekent niet dat het per definitie voordeliger is, nuanceert Van den Berg. Volgens hem maakt het in ieder geval inzichtelijk wat de werkelijke kosten van IT zijn. En daarbij beweegt IT zich meer richting business technology. Van den Berg: Veel IT-toepassingen zijn beter te standaardiseren, waardoor er meer ruimte ontstaat om de mogelijkheden van IT voor de business te kunnen benutten. Niels Achtereekte (advertorial)

9 maart combinatie capaciteits verhoging Cloud computing is op grote schaal IT-netwerken delen via het internet foto: shutterstock Hybrid Computing De diversiteit van de huidige cloud is groot en de variëteit wordt steeds groter. Het idee dat alles gemakkelijk te verplaatsen is bij gebruik van hetzelfde platform, is dan ook te simpel. Hybrid computing is deels cloud en deels on-premises. Deze vorm gaat steeds vaker voorkomen wanneer bedrijven alle beschikbare bedrijfsinformatie willen benutten in de cloud. Nog niet alle enterprisesystemen zullen echter al beschikbaar zijn in de cloud. In sommige scenario`s is een hybride oplossing onvermijdelijk. Europese landen kennen immers verschillende wetgevingen die verordonneren dat financiële of privacygevoelige informatie niet buiten de bedrijfslocatie mogen worden opgeslagen. Dat betekent dat applicaties die deze data opslaan, niet in een cloud kunnen draaien. Een van de meest indringende en fundamentele uitdagingen in cloud-omgevingen is het aantonen van naleving van het beleid (compliance) waaruit blijkt dat de fysieke en virtuele infrastructuur van de cloud kan worden vertrouwd - vooral wanneer die onderdelen van de infrastructuur eigendom zijn van en beheerd worden door externe dienstverleners. Voor veel zakelijke functies die vaak in de cloud opereren is het veelal voldoende om een cloud provider in te laten staan voor de veiligheid van de onderliggende infrastructuur. Voor kritische processen en gevoelige gegevens echter, zijn verklaringen van derden meestal niet genoeg. In dergelijke gevallen is het essentieel voor organisaties om te kunnen controleren of de onderliggende infrastructuur veilig is.

10 (advertorial) (advertorial)

11 inspiratie 3Tip maart neem je gebruikers mee in het implementatietraject Samenwerking tijdens ITimplementatie is essentieel Vraag: Hoe verklein je de kloof tussen techniek en mens? Antwoord: Zorg voor een open benadering, kleine stappen en slimme samenwerking. expert Volgens Frank Willems, lector Regisseren van Ondernemende Netwerken aan de Hanze Hogeschool Groningen, maken we de kloof tussen mens en techniek al gauw groter dan dat deze is. Je ziet wel in de kroeg dat sommigen alleen maar druk zijn met hun pda of social media. En vraag je jezelf af hoe het mogelijk is dat sommige mensen techniek interessanter vinden dan hun vrienden. Maar waarom loopt implementatie van IT in de praktijk dan niet altijd even soepel? Mijn ervaring is dat we in Nederland eigenwijs zijn over processen, zegt Willems. Zie het als onze VOC-mentaliteit. We gaan ervoor maar krijgen we te maken met de impact van nieuwe implementaties, dan ontstaat er weerstand. Half commitment Tegen mogelijke verwachting in blijkt de weerstand niet door de techniek te komen, maar door de manier waarop je een nieuwe IT-traject introduceert. De baas besluit dat we naar één gestandaardiseerd systeem gaan, dus moeten we allemaal maar mee. Het is de Angelsaksische manier, die in Engeland, India of de VS bijvoorbeeld wel werkt, maar hier niet. Te vaak brengen we nieuwe IT als het ultieme systeem. Denk bijvoorbeeld aan het Elektronisch Patiënten Dossier. Dat leek meer een politiek statement. Maar deskundigen zagen al lang dat het zo niet zou werken. En betrokkenen en gebruikers denken dan Het zal mijn tijd wel duren, waardoor je half commitment krijgt. Meer rendement door IT Innovatie Er gaat nog te weinig aandacht 1 uit naar vernieuwing. Automatiseer niet alleen bestaande processen, maar kijk hoe de organisatie op nieuwe manieren kan werken. Business IT is niet alleen meer facilitair. 2 Het kan ook gebruikt worden om nieuwe diensten voor de markt te ontwikkelen. Leer om IT te benutten bij het ontwikkelen van de bedrijfsstrategie. Kwaliteit 3 Zorg voor cocreatie met klanten en nieuwe doelgroepen Frank Willems Lector Regisseren van Ondernemende Netwerken aan de Hanze Hogeschool Groningen Heldere IT-structuren zorgen voor minder fouten in processen, dus een hogere kwaliteit van diensten. Denk aan overzichtelijke digitale klachtafhandeling en productaanvragen. Daarop is de foutmarge klein. Bestuur IT is meer en meer in te zetten 4 in bestuursmodellen. Niet alleen in topmanagement, maar door alle lagen van bestuur. Denk aan business intelligence en andere managementinformatie die al aanwezig is in bestaande systemen. Zorg voor de juiste ontsluiting. Bron: George Leih teamplay De kloof tussen mens en technologie vraagt om techniek, teamplay, vaardigheden, en soms om een veranderende strategie om het doel te bereiken. foto: shutterstock Veranderklus Maar niet alleen aan de kant van de gebruiker is er sprake van eigenwijsheid. Willems: Ik heb voorbereidingen van implementaties gezien waarbij organisaties bijna letterlijk de functionele en technische specificaties van een bestaand IT-pakket in een aanbesteding volledig overdoen. Dan kun je je afvragen of we ons wel willen openstellen voor verandering. Het kenmerkt een grote groep traditionele denkers, die zijn op zoek naar veiligheid. Wat we ons volgens Willems moeten realiseren, is dat implementatie van IT een veranderklus is. Richt je op hoe mensen samen kunnen werken en welke slimme interventies je kunt inzetten om de bestaande patronen te doorbreken. De IT-wereld is vaak in zichzelf gekeerd met allerlei vaktermen en visies die ze van elkaar overnemen. Crowd sourcing Volgens Willems ontwikkelen we ons steeds meer richting samenwerking en crowd sourcing, een open proces waarin deelnemers met verschillende achtergronden in kleine stappen veelal grote ontwikkelingen opbouwen. Voorbeelden ervan vinden we volgens Willems in hoeken waar we ze niet gauw zoeken. Zo zijn we met pilots bezig om nautische data voor het verhogen van de veiligheid op zee te laten verzamelen door de zeevarenden zelf. Daarnaast ontdekten we dat het verbinden van deze mensen met social media een enorm draagvlakverhogend effect heeft. Essentieel volgens hem blijft samenwerking. Hou ontwikkelingen dicht bij de mensen en zorg met microbeweginkjes voor verandering, stelt Willems. Betrek mensen met de juiste kennis en spirit. Zorg voor co-creatie met klanten en nieuwe doelgroepen. Betrek bijvoorbeeld ook de aanstaande gepensioneerden. Die hebben dertig jaar ervaring en velen van hen willen er nog toe doen. Niels Achtereekte George Leih DNV-CIBIT Risicobeperking in IT-trajecten Bij IT-implementaties zijn verschillende soorten risico s te onderscheiden. Een van die soorten is het gebruikersrisico. Sommige gebruikers weten zich geen raad met nieuwe IT. Zeker niet als je gebruikers niet meeneemt in het implementatietraject, stelt George Leih van DNV-CIBIT, een onafhankelijk advies- en opleidingenbureau. Dan wordt een systeem vaak weinig gebruikt. Ik ken gevallen waarin managers gegevens uit nieuwe systemen halen en ze in hun eigen oude spreadsheets zetten. Ook ziet Leih regelmatig strubbelingen doordat medewerkers zich door nieuwe, uniforme systemen beperkt voelen in hun vrijheid. Daar tegenover staan ook technische risico s, in het beheer bijvoorbeeld. Deze ontstaan volgens Leih met name door te weinig overleg tussen het project en beheer. IT-oplossingen voldoen daardoor vaak niet aan de standaards, waardoor applicaties interfereren; firewalls blokkeren zaken of koppelingen kloppen niet meer. Beter opdrachtgeverschap Veel projecten lijken te mislukken door slecht projectmanagement, maar volgens Leih ligt het probleem door haast en gebrek aan kennis steeds vaker bij de opdrachtgever. Het is meestal iemand uit de lijn, die de aansturing van het project ernaast doet, legt Leih uit. Het gaat om bewustzijn. Je moet IT snappen voordat je een opdracht uit kunt besteden. En minstens zo belangrijk: je moet snappen welke risico s je loopt bij IT-implementaties. Als opdrachtgever ben je hiervoor verantwoordelijk. Werken onder architectuur Leih benadrukt het belang om de juiste mensen te betrekken bij IT implementaties, met kennis van techniek. Techniek is minder buigzaam dan de mens. Ook adviseert hij IT-trajecten in behapbare stukken op te delen en te realiseren dat niet alle aspecten honderd procent kunnen zijn. Opdrachtgevers stellen vaak zeer hoge eisen die tegenstrijdig zijn en hoge kosten met zich mee brengen. Check wat technisch wel en niet haalbaar is en betrek uitvoerders in vroeg stadium bij het traject. Een van de oplossingen die Leih noemt, is het werken onder architectuur, waarin organisatie, informatie en techniek van IT-trajecten inzichtelijk zijn. Op Europees niveau lopen we daarin voorop. Niels Achtereekte

12

13 nieuws 4Tip werk samen om te innoveren maart Tom Verhoeve Adviseur op het gebied van het nieuwe werken Volgens een onderzoek van The Future Foundation, waar meer dan 3500 mensen aan meewerkten, verandert de werkplek het komende decennium aanzienlijk. Nieuwe tools om online samen te werken maken het steeds eenvoudiger om ideeën te delen en te ontwikkelen. Erik de Muinck Keizer, Country Manager Google Enterprises, ziet die ontwikkeling ook bij zijn eigen bedrijf. Normaliter houden we videoconferenties op grote schermen, maar er is weinig verschil meer met een laptop. Tools om ideeën te ventileren Het onderzoek toont aan dat er een samenhang van 81 procent is tussen samenwerken en innoveren. Volgens De Muinck Keizer Het delen van ideeën verandert de werkplek fundamenteel. Werknemers willen ook de tools hebben om dat te doen. Maar de helft van de ondervraagden gaf aan dat het bedrijf waar ze werken nog onvoldoende samenwerkingstools voorhanden heeft. 44 procent stelt zelfs dat ze thuis over betere tools beschikken dan op het werk. Beloning voor ideeën Bedrijven vinden het nog steeds een uitdaging om werknemers te motiveren ideeën te genereren. Van de ondervraagden gaf 45 procent aan toekomst Het delen van ideeën verandert de werkplek fundamenteel. Werknemers willen ook de tools hebben om dat te doen, aldus Erik de Muinick Keizer, Country Manager Google Enterprises Neem tijd voor nieuwe ideeën Vraag: Hoe behalen bedrijven het komende decennium een concurrentievoorsprong? Antwoord: Door innovatie te stimuleren met online samenwerkingstools. een financiële beloning te willen, terwijl 39 procent liever erkenning krijgt. De Muinck Keizer vindt dat werknemers ook de tijd moeten krijgen om ideeën te genereren. Wij geven onze engineers twintig procent van hun tijd om nieuwe ideeën te bedenken. Door die aanpak hebben we al een aantal zeer succesvolle oplossingen op de markt gebracht, zoals onze bekende mailapplicatie. Niels Achtereekte De overheid is nog niet 2.0 genoeg De overheid is nog niet 2.0 genoeg. Dat stelt Tom Verhoeve, adviseur op het gebied van het nieuwe werken. De overheid reageert nog niet adequaat op ontwikkelingen. Zowel de manier van organiseren als de mensen zelf kunnen flexibeler. Verschillende partijen ontwikkelen applicaties om de overheid te helpen, maar de overheid heeft vaak moeite om dit aan het eigen systeem te koppelen. Daarom is Ambtenaar 2.0 opgericht, een netwerk om ambtenaren bekend te maken met web 2.0. Nieuwe werken verder dan web 2.0 Maar is Ambtenaar 2.0 wel te combineren met het politieke besluitvormingsproces? Verhoeve vindt van wel. Dankzij dit netwerk krijgt de overheid meer inzicht in de kennis die ze al in huis heeft. Ambtenaar 2.0 doet veel om die kennisdeling te stimuleren. Zo zijn al twee boeken met best practices uitgegeven en is Pleio, een sociale intranetapplicatie voor ambtenaren, opgezet. Maar Verhoeve benadrukt dat Ambtenaar 2.0 niet hetzelfde is als het nieuwe werken. Het nieuwe werken gaat verder dan web 2.0, maar web 2.0 maakt er wel een onderdeel van uit. Robert van der Meer (advertorial)

14 14 maart 2011 inspiratie glasvezel De voordelen van glasvezel Glasvezel is dankzij de supersnelle en storingsvrije overdracht van gegevens het transmissiemedium van de toekomst en de standaard waar veel internetproviders vandaag de dag naar toeleven. Het materiaal is sterk, buigzaam, en niet brandbaar. Bij particulieren is het voornamelijk bekend vanwege supersnel internet, TV, telefoon en radio en de mogelijkheid om dit via een kabel binnen te halen. Maar ook zakelijk biedt het vele voordelen, zowel voor de internetverbinding als bij gebruik binnen het pand. Denk aan het belang van snelle dataoverdracht bij Het Nieuwe Werken of het verzenden en ontvangen van zeer grote bestanden. Omdat glasvezel geen metalen onderdelen heeft, is het ook niet kwetsbaar voor plotselinge pieken in het stroomnet zoals bij blikseminslagen, wat de veiligheid van het pand en de gegevens op computers ten goede komt. foto: shutterstock

15 deskundig advies Tijs Clous, voorzitter van het IT Service Management Forum (ITSMF), bespreekt hoe IT-organisaties bijdragen aan de effectiviteit en efficiency van business. IT draagt bij aan de business door te focussen op toevoegen van innovatie in plaats van oplossen van verstoringen. maart Anticipeer op performance Bedrijven zijn in toenemende mate afhankelijk van IT. Waar deze dienst vroeger een aparte afdeling in het bedrijf was, heeft het nu een integrale rol. De meeste bedrijven hebben al langer naast een chief executive officer (CEO) ook een chief information officer (CIO). Een goed begrip van de IT-vraag is dus belangrijk. Kort samengevat gaat het om drie zaken. Ten eerste moet de huidige IT-voorziening goed functioneren. Ten tweede moet nieuwe functionaliteit snel beschikbaar komen. En ten derde moet er een dialoog tussen business en IT zijn die innovatie van de business bevordert. Er is een bepaalde spanning als het gaat om deze drie zaken. De business praat alleen met IT over innovatie wanneer de bestaande IT-voorziening goed werkt en wijzigingen goed en snel worden opgeleverd. Anders gezegd, zolang er veel verstoringen zijn, vraagt de business geen wijzigingen aan en wil ze niet praten over innovatie, waardoor het bedrijf mettertijd achterloopt op dat gebied. Dit denken resulteerde in de IT value drivers, vijf doelstellingen en prestatie-indicatoren waarmee IT direct bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen. Ziekteverzuim Je moet het niet functioneren van de IT-voorziening vergelijken met ziekteverzuim van personeel. Het doet afbreuk aan de productiviteit van het bedrijf omdat een bepaalde resource, de IT, niet beschikbaar is. Deze zogenaamde lost production hours vormen de eerste value driver. Het benoemt de tijd die in de business verloren gaat door een gebrekkige IT-voorziening. Door te denken in lost production hours lossen ITorganisaties alle verstoringen op en hebben daarvoor minder tijd nodig. Dit in tegenstelling tot huidige serviceafspraken, waarbij onopgeloste verstoringen inefficiëntie in de hand werken. Dat leidt tot groeiende ontevredenheid in de business. Het gaat er om dat je als IT er de aandacht verlegt van zaken die waarde vernietigen naar zaken die waarde toevoegen Tijs Clous Voorzitter van het IT Service Management Forum (ITSMF) Aandacht verleggen Het probleem is dat er nu veel slimme mensen hard werken om vooral verstoringen af te handelen. Vanuit de behoefte van de business is hiervoor geen waardering te verwachten, want het had gewoon moeten werken. Collega s buiten de IT zien dit als tijd die besteed had kunnen worden aan het toevoegen van innovaties. Het gaat er juist om dat je als IT er de aandacht verlegt van zaken die waarde vernietigen, zoals verstoringen, naar zaken die waarde toevoegen. Door de focus op innoveren te combineren met een lean bedrijfsvoering zorgt dit ervoor dat IT de juiste zaken op de juiste wijze doet. Zo krijgen die slimme mensen de tijd om zich te concentreren op nieuwe functionaliteit en vervolgens innovatie. Business en IT naast elkaar Wat mij betreft staan business en IT naast elkaar. Ik vind dat een bedrijf dat dit niet zo ziet, zichzelf tekort doet. Daarbij heb ik wel de kanttekening dat als er veel verstoringen zijn, de IT-afdeling afbreuk doet aan zijn license to operate binnen het bedrijf. Methodes als de IT value drivers en lean helpen met het herstellen van de samenwerking en deze vast te houden. IT-afdelingen moeten anders kijken naar de inspanning en prestatie die ze leveren. Ze moeten de tijdsbesteding beoordelen op wat daadwerkelijk waarde toevoegt aan het bedrijf. De focus moet liggen op het ondersteunen en verhogen van productiviteit van de business. Vooral nu het zo gemakkelijk is voor de business om met een creditcard op internet te gaan en nieuwe applicaties te kopen. Als de IT-afdeling geen nieuwe functionaliteit toevoegt omdat het te druk is met storingen, is die optie van outsourcen heel verleidelijk voor de business. En bij outsourcing neemt het belang van goede samenwerking alleen maar toe. David Holtzman IT-expert in de financiële sector Grotere focus op core business De economie herstelt weer na de financiële crisis, maar de financiële sector kampt nog steeds met dalende winstmarges. David Holtzman, IT-expert in de financiële sector, zegt dat het voor de effectiviteit belangrijk is dat de focus op producten verschuift naar de focus op groei en behoud van het klantenbestand. Bedrijven kijken naar wie de klanten zijn, hoe winstgevend ze zijn en wat ze willen. Kerntaken zoals productontwikkeling moeten ook de volledige aandacht krijgen volgens Holtzman. Er zijn bedrijven die andere taken zoals administratie en infrastructuur beter aanpakken. Die moet je outsourcen om de kosten te drukken. Bedrijfsmodel Volgens Holtzman moet een effectief en efficiënt bedrijfsmodel toepasbaar zijn op alle delen van een bedrijf, in de bedrijfsmissie passen en gedegen met risico s omgaan. Om zo n bedrijfsmodel te voeren, is een goed IT-systeem nodig. Holtzman: De laatste jaren zijn er nieuwe IT-oplossingen beschikbaar die rond flexibiliteit zijn gebouwd. Die flexibiliteit is belangrijk, aangezien de bedrijfsomgeving de laatste tijd is veranderd. Robert van der Meer

16