PROCEDUREBLAD. 2. Jubilea en Afscheid. N.B. In mei kunnen de leden die afscheid nemen (en langdurig geblesseerden) worden geïnventariseerd.

Transcriptie

1 PROCEDUREBLAD Procedurecode: A - 15 Procedurenaam: Lief en leed Procedure-omschrijving: Afspraken met betrekking tot zaken betreffende lief en leed Aanmaakdatum: Wijzigingsdatum Versienummer: 3 Status: Definitief Inleiding Er kan onderscheid gemaakt worden tussen lief en leed binnen en buiten de vereniging. Wat betreft het eerste: het is gemakkelijk om je hierbij iets voor te stellen, want iedereen kent in zijn omgeving wel voorbeelden (van B.C.V. leden) waar iets te vieren valt, bijvoorbeeld een geboorte, huwelijk of iets dergelijks, maar ook minder leuke dingen waar aandacht aan zou moeten worden besteed, zoals blessures, ziekte of erger. Buiten B.C.V. kunnen we denken aan oud-leden die iets gedenkwaardigs hebben te vieren, of in minder prettige omstandigheden verkeren, waaraan we als vereniging aandacht zouden moeten besteden. Verder valt hierbij te denken aan andere verenigingen en zaken uit onze omgeving ofwel maatschappelijk gebeuren waar een jubileum of iets dergelijks te vieren valt en waar we geacht worden te verschijnen. Om één en ander iets inzichtelijker te maken en daarbij ervoor te zorgen dat iedereen, zonder willekeur, krijgt wat hem of haar toekomt, is als richtlijn in deze procedure beschreven wat we als B.C.V. nastreven. I. Extern: Bijvoorbeeld jubilea en/of recepties van andere verenigingen, sponsors en dergelijke of opening cq. Ingebruikname van accommodaties etc. Het DB zal één en ander behandelen bij de ingekomen post en per geval bekijken of er eventueel vanuit het AB actie ondernomen moet worden. Een vast beleid is moeilijk te formuleren, zeker ten aanzien van een cadeau, maar als richtbedrag wordt het in bijlage genoemd bedrag gehanteerd; het bestuur kan evenwel in bijzondere situaties het besluit nemen hier van af te wijken. II. Intern: 1. Huwelijk, geboorte en/of 25-,40-, of 50-jarig huwelijk - voorwaarde: het moet een speler, lid, werknemer of vrijwilliger van B.C.V. betreffen of geweest zijn. Als men schriftelijk bericht doet aan de vereniging via bestuur, commissielid, leider of redactie van ons clubblad, dan volgt bezoek door één of meer bestuursleden én ontvangt betrokken lid of vrijwilliger daarbij een attentie. Tevens vermelding nieuwsbrief / website. Indien geen schriftelijk bericht binnenkomt via bestuur, commissielid, leider of redactie van ons clubblad, dan wordt er in principe van uitgegaan dat er geen prijs wordt gesteld op bezoek en kan worden volstaan met eventueel een felicitatie(kaartje) en/of vermelding in ons clubblad op persoonlijk initiatief. In geval het bestuur, redactie van clubblad, leider cq. commissie in het geheel niet op de hoogte is (of redelijkerwijs kan zijn), of er is te kennen gegeven dat men geen belangstelling wenst in welke vorm dan ook, onderneemt het bestuur (uiteraard) geen enkele actie. 2. Jubilea en Afscheid. N.B. In mei kunnen de leden die afscheid nemen (en langdurig geblesseerden) worden geïnventariseerd. Procedureblad A-15 Lief en Leed Pagina 1

2 2.a. Jubilea binnen de vereniging: Jubilea zullen zo mogelijk in de najaarsledenvergadering worden gevierd. Omdat dit een moeilijk onderdeel is binnen een grote vereniging als B.C.V. zal hiertoe ruim voor de najaarsledenvergadering een inventarisatie bij de diverse commissies plaats moeten vinden. (actie door voorzitter betreffende commissie). Het doel hiervan is om na te gaan of er mensen binnen B.C.V. in aanmerking komen voor een speciale vermelding o.i.d volgens de hieronder beschreven criteria. Daarnaast kunnen daarbij ook de punten naar voren komen m.b.t. leden van verdienste of ereleden. (zie verder hoofdstuk 5). sub 1-15 jaar als senior speler actief: speciale aandacht en vermelding * op nieuwsbrief / website jaar als senior speler actief: een dinerbon en vermelding * op nieuwsbrief / website. - actieve spelers die Abraham zien: felicitatiekaart en vermelding * op nieuwsbrief / website NB. de eerst verantwoordelijke is hier: de betreffende leider. sub 2 sub 3 sub 4-50 jaar lid speciale VIP-behandeling (afhankelijk van verdere verdiensten van betreffende persoon eventueel lid van verdienste), bos bloemen, ook t.a.v. donateurs met een minimumdonatie en vermelding op nieuwsbrief / website jaar vrijwilliger: bos bloemen - 25 jaar vrijwilliger: speciale aandacht, bloemen en dinerbon en uiteraard vermelding op website en nieuwsbrief jaar vrijwilliger: naast bloemen, dinerbon en vermelding op website nieuwsbrief en Actief, in principe lid van verdienste: dit is evenwel afhankelijk van vervulde functies en altijd na overleg met het D.B.. N.B. de eerst verantwoordelijke is hier: de commissievoorzitter i.s.m. vrijwilligerscoördinator. - 5 seizoenen (of 150 wedstrijden) spelend in B.C.V. 1 (maar ook bij afscheid van speler die een aantal seizoenen daarin speelde): bos bloemen uitreiken bijvoorbeeld bij de laatste thuiswedstrijd, en vermelding op nieuwsbrief / website seizoenen (of 300 wedstrijden) spelend in B.C.V. 1: bloemen tijdens publiekswissel in thuiswedstrijd B.C.V. 1 + speciaal omgeroepen worden, of iets ludieks, en natuurlijk vermelding * op nieuwsbrief / website en Actief. N.B. de eerst verantwoordelijke(n) is/zijn de leider(s) van BCV 1, eventueel i.s.m. bestuurslid seizoenen (of 450 wedstrijden) spelend in B.C.V. 1 als voorgaande met als extra een dinerbon. * In genoemde gevallen dus vermelding, kan ook een interview met betreffend persoon zijn, op nieuwsbrief / website - het liefst voorzien van een foto waarvan een exemplaar aan de betrokkene wordt uitgereikt. 2.b. Afscheid. Afscheid nemen gebeurt in principe op het moment dat dit van toepassing is. Een bijzonder moment om dit te doen is op de feestavond van de familiedag / slotdag. sub 1 Als een werknemer (veelal trainer) onze vereniging verlaat, dient hier op gepaste wijze mee worden omgegaan; dit is afhankelijk van onder andere: - de duur van het dienstverband, - het eventueel behaalde succes, - de aard en/of reden van het afscheid. Als één en ander in goede harmonie verloopt, zal de betrokkene in ieder geval een aandenken, met bijvoorbeeld inscriptie van de periode van dienstverband bij B.C.V., dienen te ontvangen, alsmede een bloemetje; bij voorkeur op de familiedag / slotdag. sub 2 Als een speler van BCV 1 afscheid neemt ontvangt hij een B.C.V. vaantje, alsmede een bloemetje; bij voorkeur op de familiedag / slotdag. Heeft hij bijzondere verdiensten voor het team gehad, zoals bijvoorbeeld, aanvoerder, 5 jaar of langer deel van BCV 1, dan wel als jeugdlid doorgestroomd naar BCV 1 en vervolgens 3 jaar of langer deel van BCV 1, dan wordt iom de begeleiding een passend afscheidscadeau geregeld. Was hij daarnaast nog bijzonder verdienstelijk dan valt hij onder de categorie vrijwilligers. sub 3 Als een vrijwilliger afscheid neemt, dient dit in eerste instantie door betreffende commissie afgehandeld te worden. Door het bestuur zal geen actie worden ondernomen, tenzij vanuit de commissie wordt aangegeven dat hier speciale aandacht op zijn plaats is. sub 4 Een bijzondere categorie vrijwilliger is ivm de zwaarte van de functie het bestuurslid. De normale gang van zaken is dat van aftredende bestuursleden in de najaars- ledenvergadering afscheid genomen wordt met een Procedureblad A-15 Lief en Leed Pagina 2

3 bloemetje of iets dergelijks en een waardebon afhankelijk van de zittingsperiode. Echter ook van vrijwilligers die een functie in een commissie hebben vervuld, kan bij aftreden op gelijke wijze afscheid genomen worden. Evenwel aftredende bestuursleden, met minimaal twee aaneengesloten zittingsperioden, zullen een aandenken met inscriptie of een oorkonde (met periode etc.) ontvangen en door het Algemeen Bestuur zal een afweging gemaakt worden of er iets extra's gedaan zal worden. 3. Kampioenschap (en Promotie) Voor de Junioren en Pupillen teams wordt dit geregeld vanuit de BBC organisatie Voor de Senioren-teams geldt de door de Technische Commissie uitgewerkte en hieronder beschreven procedure. sub 1 Kampioenschap / bekerwinst: Bij de wedstrijd waarbij een elftal kampioen kan worden, dan wel een bekerfinale speelt zal in elk geval een afvaardiging, 2 personen, uit het bestuur aanwezig zijn. De shirtsponsor, of een vertegenwoordiger daarvan, zal uitgenodigd worden om de (kampioens)wedstrijd bij te wonen. De fotograaf van "Actief", of eigen fotograaf, uitnodigen om foto van het kampioenselftal, met eventueel de sponsor, te maken. Foto laten publiceren in "Actief" / Kanaal 30 en onze website en nieuwsbrief. Bloemen uitreiken aan alle belanghebbenden (incl. leiders, trainers, etc.) na de wedstrijd waarin het elftal kampioen is geworden. Na deze wedstrijd elftal en begeleiders een consumptie aanbieden. (mogelijk in de vorm van een kratje fris of bier of iets dergelijks) Een bedrag ter beschikking stellen voor een etentje of een feestje (zie bijlage normbedragen) De kantine ter beschikking stellen voor een feestje. De supportersvereniging benaderen voor een bijdrage, financieel of op een andere wijze. sub 2 Voor het 1 e team (het vlaggenschip) geldt als aanvulling op bovenstaande: Op affiches de betreffende wedstrijd aankondigen als "kampioenswedstrijd". Op de dag van het kampioenschap een ''instuif'' voor alle leden, supporters en sponsors in kantine houden. Een ludieke actie organiseren t.b.v. 1 e elftalspelers en sponsors (bijv. rondrit op een (vracht-)wagen). Veel pers uitnodigen en publiciteit verzorgen. Een extra bedrag voor de A - selectie ter beschikking stellen voor een ''eigen" feestje (zie bijlage normbedragen). Receptie organiseren voor alle leden, supporters, donateurs, K.N.V.B. vertegenwoordigers, B.& W. en andere verenigingen etc. Supportersvereniging en sponsors benaderen voor extra bijdrage. sub 3 Promotie via nacompetitie of middels eindklassering '2 e plaats' waarvan bekend was bij aanvang van de competitie dat dit recht gaf op promotie, geldt: Bij de wedstrijd waar promotie kan worden afgedwongen, zal een afvaardiging uit het Bestuur aanwezig zijn. Ook hierbij de shirtsponsor uitnodigen. De fotograaf van "Actief", of eigen fotograaf, uitnodigen om foto van het kampioenselftal, met eventueel de sponsor, te maken. Foto laten publiceren in "Actief" / Kanaal 30 en op Website en Nieuwsbrief. Bloemen uitreiken aan alle belanghebbenden (incl. leiders, trainers, etc.) na de wedstrijd waarin het elftal de promotie realiseert. Een bedrag ter beschikking stellen voor een etentje of een feestje (zie bijlage normbedragen) Beschikbaarheid van de kantine voor een feestje. sub 4 Voor het 1 e team, het vlaggenschip, geldt als aanvulling op bovenstaande: Op de dag van promotie een ''instuif'' voor alle leden, supporters en sponsors in de kantine. Pers en sponsors uitnodigen en publiciteit hieraan geven. Een extra bedrag voor de A - selectie ter beschikking stellen voor een ''eigen'' feestje. Supportersvereniging en sponsors benaderen voor een bijdrage. Procedureblad A-15 Lief en Leed Pagina 3

4 sub 5 Periodekampioenschap Senioren:. Op de dag van het behalen van het periodekampioenschap wordt het betreffende team door het bestuurslid van dienst dan wel door de voorzitter van de TC gefeliciteerd en toegesproken, waarna het bestuurslid van dienst een passende attentie regelt ter waarde van 50 euro. 4. Ereleden en Leden van verdienste. Benoeming vindt plaats in en door de ledenvergadering. Uitgangspunt is het huishoudelijk reglement B.C.V. d.d. 18 oktober 1993 en luidt als volgt: Ereleden zijn zij, die zich jegens de vereniging, gedurende een lange reeks van jaren, bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het Bestuur door de algemene ledenvergadering als zodanig zijn benoemd (artikel 8). Leden van verdienste zijn zij, die zich jegens de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het Bestuur door de algemene ledenvergadering als zodanig zijn benoemd (artikel 9). Aanvullende criteria: In het algemeen is het niet eenvoudig om aan te geven wanneer men voldoet aan het beschrevene in het Huishoudelijk Reglement, daarom een nadere aanvulling: Lid van verdienste, wanneer aan een van onderstaande criteria wordt voldaan: - iemand die een meerwaarde heeft betekend voor de vereniging in een zware functie. - totaal iets nieuws (zeer waardevol) geïntroduceerd heeft wat niet tot de normale invulling van de "taken" behoort. - langdurig, d.w.z. meer dan 25 jaar (vele) belangrijke vrijwilligerstaken heeft verricht. Erelid, - iemand die (langdurig) een combinatie van de bovenstaande verdiensten heeft. - Wellicht is het eenvoudiger te omschrijven wanneer men in feite niet voor één der bovenvermelde onderscheidingen in aanmerking komt: een bestuurslid die gedurende 2 of 3 zittingstermijnen zijn taken op een nauwgezette wijze en met enthousiasme heeft ingevuld of een vrijwilliger die gedurende 10 of 15 jaar zijn taken gewoon goed heeft uitgevoerd. In principe zullen deze onderscheidingen uitgereikt worden bij afscheid ofwel stoppen met een functie, tijdens een ledenvergadering. Hierop kan een uitzondering gemaakt worden bij een bijzondere aangelegenheid van de kandidaat en/of de vereniging. T.a.v. KNVB onderscheidingen is in hoofdstuk 8 e.e.a. weergegeven.. 6. a. Blessures en Ongevallen (mede) ontstaan door clubgebonden activiteiten. sub 1 In geval van ziekenhuisopname: - z.s.m. telefonisch contact met het thuisfront (in overleg met bestuur) en daarbij informatie geven t.a.v. verzekering. - zodra wenselijk, bezoeken met attentie - bericht doen aan de redactie van de nieuwsbrief / website Indien langer dan vier weken opname: wederom telefonisch contact Indien langer dan twee maanden opname: wederom bezoek in overleg met Bestuur. sub 2 In geval geen sprake van ziekenhuisopname: Is er sprake van letsel of schade: (telefonisch) overleggen met bestuur i.v.m. verzekering. - Als speler langer dan 6 weken is uitgeschakeld, zal bestuurslid geïnformeerd worden. - Als speler langer dan 3 maanden is uitgeschakeld en/of afscheid moet nemen, bezoek + attentie -eventueel met bestuurslid regelen. - In geval van vrijwilligers, in ieder geval contact met het bestuur, met name aandacht voor verzekering. Verdere begeleiding onder verantwoordelijkheid van de desbetreffende commissie, o.a. bezoek met attentie. Bij langdurige uitval het bestuur informeren! Procedureblad A-15 Lief en Leed Pagina 4

5 Zowel bij sub 1 als sub 2 is - in geval het een speler betreft - in eerste instantie de betreffende leider verantwoordelijk. P.S. Uiteraard dient bij letsel/ongeval/ziekte van een werknemer van B.C.V. dit in elk geval gemeld te worden bij het bestuur. 6 b. Blessures en ongeval/ziekte ontstaan buiten clubgebonden activiteiten, (zowel op spelers als vrijwilligers van toepassing) De eerste verantwoordelijkheid ligt bij de desbetreffende leider en/of commissie, welke overleg pleegt met het bestuur. Het bestuur probeert hiermee flexibel om te gaan, doch bij ziekenhuisopname en / of langdurige ziekte (langer dan drie maanden uit de roulatie, zal er in ieder geval contact worden opgenomen vanuit het bestuur en iom betrokkene volgt een bezoek. In alle gevallen, slechts na overleg met betrokkene, eventuele vermelding op nieuwsbrief / website. 7. Overlijden altijd in overleg met dagelijks bestuur. sub 1 Bij het overlijden van een speler, (ere)-lid, bestuurslid, lid van verdienste, vrijwilliger, commissielid of werknemer plaatst het bestuur een advertentie in een regionaal dagblad en "Actief" en volgt vermelding op nieuwsbrief en website. Tevens bezoekt een afvaardiging uit het bestuur de begrafenis of crematie. sub 2 Bij het overlijden van oud-spelers/vrijwilligers, oud-bestuursleden, een huisgenoot van onder sub 1 genoemde personen of een ouder van een jeugdlid, plaatst het bestuur een advertentie in "Actief", alsmede vermelding op nieuwsbrief / website voor zover men van het overlijden kennis heeft kunnen nemen. Advertenties geplaatst door de teams, worden door de teams zelf betaald. In andere gevallen onderneemt het bestuur in principe geen actie, tenzij op persoonlijk initiatief. 8. Extra; K.N.V.B. onderscheidingen. Onderscheidingsregeling van de K.N.V.B. juli 2014 (uitsluitend het deel dat door de vereniging kan worden aangevraagd). De KNVB kent een onderscheidingsregeling, waarin door het bondbestuur een besluit kan worden genomen ten aanzien van personen welke zich verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging of de KNVB. De mate waarin iemand zich in zijn of haar activiteiten voor het voetbal heeft onderscheiden, bepaalt de hoogte van de waardering. Voor het aanvragen van de onderscheiding moet gebruik worden gemaakt van het aanvraagformulier KNVB onderscheiding. De criteria zijn te vinden op de website van de KNVB, evenals de diverse vormen van waarderingen, van de KNVB waarderingsspelden, tot leden van verdienste KNVB en van bondridder tot erelid. 9. Diversen sub 1 Alle donateurs en leden van BCV 50 welke een vastgestelde minimum - donatie, zie normblad, aan B.C.V. geven, hebben gratis toegang tot de competitiewedstrijden (thuis) van het 1e elftal. sub 2 Overige vrijwilligersvergoedingen en salarissen worden niet beschreven in deze procedure maar afzonderlijk vastgesteld. sub 3 De kantine kan beschikbaar gesteld worden voor het houden van team- / commissie feesten onder voorwaarden: - overleg met de kantinecommissie; - kantine vrijwilligers dienen achter de bar beschikbaar te zijn, te regelen door de organisator; - consumpties zijn tegen een gereduceerd bedrag te verkrijgen; - organisatie tot uiterlijk 1 dag voor de GROTE SCHOONMAAK van de kantine. Procedureblad A-15 Lief en Leed Pagina 5