Total Cost of Ownership van print-, etiketteer- en traceerbaarheid-systemen

Transcriptie

1 White paper Etiketten en printlint van hoge kwaliteit en TCO Total Cost of Ownership van print-, etiketteer- en traceerbaarheid-systemen De grote voordelen van etiketten en printlint van hoge kwaliteit Jean Pierre Da Costa Consumables Product Manager, Avery Dennison

2 Voorwoord In deze white paper bespreekt Jean Pierre Da Costa, Consumables Product Manager bij Avery Dennison, hoe een Total Cost of Ownership-analyse (TCO) uw bedrijf kan helpen maximaal rendement te halen uit uw printen etiketteersystemen tijdens de gehele levenscyclus en tegelijkertijd maximale efficiency te realiseren. Met een slimme planning, toepassing en beheer van de etiketten, het printlint en de auto-id infrastructuur binnen een organisatie, zijn de kosten goed in de hand te houden. Door de juiste printen etiketteerproducten te kiezen, kunt u de kosten verlagen, zowel op korte als lange termijn. De Total Cost of Ownership kan immers vaak veel hoger uitvallen dan de initiële kosten die verbonden zijn aan de aanschaf van de apparatuur. Total Cost of Ownership en auto-id verbruiksgoederen Het Total Cost of Ownership-model is een techniek die via het IT-onderzoeksbureau Gartner toegang heeft gevonden tot het reguliere bedrijfsleven. Een TCO-analyse is een kosten-batenanalyse die zich focust op alle kosten vast, variabel, direct en indirect gedurende de gehele levenscyclus van de apparatuur. De bedoeling van deze analyse is om tot een vergelijkingscijfer te komen en zodoende de totale ROI beslissingen te ondersteunen. Op het gebied van etiketteren, printen en automatische identificatie is de TCO afhankelijk van de kwaliteit van de apparatuur, de etiketten en het printlint die worden gebruikt voor het printen. Meestal is de TCO hoger wanneer er goedkope printen etiketteerproducten worden gebruikt. Deze zijn vatbaar voor storingen en voldoen niet aan de veeleisende normen, betrouwbaarheid en prestaties die A-merken hanteren voor hun producten. Resultaat? Op termijn extra kosten op het gebied van service & onderhoud, vervanging en een lagere printkwaliteit. Door deze extra kosten zal de TCO toenemen. Total Cost of Ownership Een Total Cost of Ownership-analyse (TCO) helpt om een schatting te kunnen maken van alle kosten die zijn verbonden aan de investering in kapitaalgoederen. Hiermee krijgt men een algemeen beeld waarbij gekeken wordt naar de aanschafkosten maar ook naar alle extra operationele kosten. 1 Hoe lager de TCO, hoe hoger de productiviteit. Dat blijkt uit onderzoek dat is uitgevoerd door Avery Dennison. Goede service & onderhoud en een hogere betrouwbaarheid zijn cruciaal om de TCO te verlagen. Wanneer hier aandacht aan wordt besteed, heeft dit doorgaans een evenredig positief effect op de totale productiviteit. Een betrouwbaar printproces zal resulteren in minder downtime en een verhoging van de productie, waardoor mogelijk omzetverlies kan worden voorkomen. Perfecte printkwaliteit garanderen De printkwaliteit en meer specifiek, de barcodekwaliteit zou voor ieder bedrijf een belangrijk aandachtspunt moeten zijn. Door het optimaliseren van zowel de printkwaliteit als de kwaliteit van de etiketten, kunnen bedrijven de kosten verlagen, de productiviteit verhogen, onvoorzien of extra werk voorkomen, de algehele betrouwbaarheid verhogen, de time-to-market versnellen en hun concurrentiepositie versterken. De voordelen zijn legio. In deze white paper wordt besproken hoe u van deze voordelen kunt profiteren en de TCO kunt verminderen. Het Total Cost of Ownership-model gebruiken Businessstrategen en accountants raden bedrijven aan een grondige TCO-analyse uit te voeren bij de aanschaf van hardware en software. Deze analyse levert een totaalbeeld van alle kosten die kunnen optreden tijdens de gehele levenscyclus van het desbetreffende product. Hoewel het TCO-model misschien moeilijk toepasbaar lijkt op uw apparatuur en processen, valt dit in de praktijk erg mee. De eerste stap is het ingewikkeld ogende TCOmodel te herleiden tot een eenvoudige formule: Total Cost of Ownership = aanschaf + etiketten en printlint + service & onderhoud + betrouwbaarheid 1 TCO: What s Old Is New Thomas Hoffman, Processor magazine, maart &guid=38ea5b42565b4c989ab66754b695f44c&searchtype=&wordlist=&bjumpto=true 2

3 De printkwaliteit verbeteren Waarom focussen op de printkwaliteit van barcodes? De printkwaliteit van barcodes zou een belangrijk aandachtspunt voor ieder bedrijf moeten zijn. Om te voldoen aan de regelgeving voor gesloten systemen en internationale regelgeving, zoals de wereldwijde GS1-norm, moet de barcode altijd perfect leesbaar zijn. Stel dat een kledingfabrikant in China een pallet met een nieuwe collectie verzendt naar een fashion retailer in Frankrijk en de vereiste barcode ontbreekt op de pallet, dan zou dit in strijd zijn met de internationaal erkende regelgeving. Wanneer er geen barcode is, een barcode verkeerd is geprint of de printkwaliteit niet voldoet, kan dit hoge boetes met zich meebrengen. Het verband tussen betrouwbaarheid en incompatibiliteit Hardware, thermo transfer printfolie (printlint) en etiketten moeten niet alleen betrouwbaar zijn, ze moeten ook compatibel zijn. Speciale thermo transfer printfolie (printlint) werkt alleen met een overeenkomstige thermo transfer printkop. De afbeeldingen hieronder tonen enkele typische gevolgen van het gebruik van incompatibele producten. Compatibel vs. Incompatibel Elke situatie is anders, maar dit zijn vaak boetes die oplopen tot bedragen met zes cijfers. Door printen etiketteersystemen te gebruiken die een betere printkwaliteit en hogere betrouwbaarheid bieden, vermindert u het risico op barcodes die niet conform de regelgeving zijn en dus het risico op boetes. Goed geprinte barcodes zijn geld waard Problemen met de printkwaliteit of het volledig stilvallen van de productie kan bijzonder ernstige gevolgen hebben. Dit kan een bedrijf miljoenen kosten. Een verantwoordelijke manager doet er dan ook goed aan om te streven naar een perfecte afdruk. Best practice is het risico op downtime en daaruit volgend omzetverlies volledig te elimineren, nieuwe benchmarks te hanteren voor de printkwaliteit en nieuwe manieren te zoeken om klanten toegevoegde waarde te bieden. Betrouwbare hardware en printlint, maar een incompatibel etiket Drie cruciale elementen voor een perfecte bedrukking Naast de printer spelen ook de etiketten en het gebruikte printlint een belangrijke rol, samen zorgen zij voor een perfecte bedrukking. Kortom, er zijn drie elementen van cruciaal belang voor een perfect printresultaat: de hardware, de thermo transfer printfolie (printlint) en het etiket. Al het goede komt in drieën: etiketten, hardware en thermo transfer printfolie (printlint) 3

4 Neem alleen genoegen met het allerbeste TCO-formule, stap 1: Voordeel door aanschaf Bij de aanschaf van apparatuur voor het printen van barcodes zijn er twee kostenfactoren waarmee u rekening moet houden: hardware- en installatiekosten. 1. Hardware Hardware is niet noodzakelijk de printer. Afhankelijk van de toepassing zou het een mobiele printer, een bureaubladprinter, een etiketteermachine of een print & apply machine kunnen zijn. Om te bepalen wat het meest geschikte apparaat is, is het belangrijk dat u uw beslissing niet alleen baseert op de aanschafprijs maar dat u ook rekening houdt met de eigenschappen van het apparaat. Dit stelt u in staat de TCO te optimaliseren. Er zijn drie eigenschappen waarmee u rekening moet houden: capaciteit, snelheid en industriële constructie. Capaciteit De capaciteit speelt een belangrijke rol bij het minimaliseren van de downtime: hoe langer de thermo transfer printfolie (printlint) en hoe groter de etikettenrol die de hardware aan kan, hoe minder vaak van materiaal hoeft worden gewisseld. De standaard printfolielengte is 450 meter. De standaard buitendiameter voor etikettenrollen bedraagt 200 mm. Zoek naar apparaten met eigenschappen die de standaardcapaciteit overtreffen en etiketten en printlint met een lange lengte ondersteunen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan thermo transfer printfolie (printlint) met een lengte van meter of etikettenrollen met een buitendiameter van 400 mm, die de tijd tussen twee vervangingen verlengen en daardoor de downtime verminderen. Dan zijn er ook nog eigenschappen die een hogere efficiency garanderen, zoals een printfolie bespaarsysteem vanaf een onbedrukt gedeelte van 6 mm. Dergelijke eigenschappen zullen helpen materiaalkosten te besparen. Snelheid De snelheid is sterk afhankelijk van de productiviteit en omvat twee aspecten: maximale snelheid en de tijd tot het eerste etiket. De standaard maximale snelheid is 200 mm/ sec. Snelheden van 350 mm/sec of hoger zijn uitstekend. Industriële constructie Naast printers voor thuiskantoren en printers voor retailers bestaan er ook printers voor professioneel gebruik. Het is belangrijk dat de gekozen printer in een industriële omgeving voldoende robuust is om veeleisende omstandigheden aan te kunnen. Bovendien moet de printer 24 uur per dag en 7 dagen per week kunnen worden gebruikt. Een ander aspect is de werkomgeving: worden de apparaten blootgesteld aan stof, vuil en/of vochtige omstandigheden? Zo ja, dan is het essentieel dat de hardware de juiste International Protection (IP) beschermingklasse heeft of dat er een aanvullende IP-kit verkrijgbaar is, waarmee het apparaat beter bestand is tegen de omstandigheden in de werkomgeving. 2. Installatiekosten Installatiekosten zijn min of meer afhankelijk van het gemak waarmee de nieuwe machine kan worden geïntegreerd in de bestaande productielijn. Het is raadzaam vooraf een grondige analyse van de huidige situatie te laten uitvoeren. Hiervoor kunt u terecht bij de leverancier van de apparatuur. Een leverancier met een goede reputatie zal een volledige analyse en diagnose uitvoeren alvorens een volledige oplossing voor te stellen. Vertrouw op expertise TCO-formule, stap 2: Etiketten en printlint Het is van cruciaal belang dat u de juiste keuze maakt bij de aanschaf van etiketten en thermo transfer printfolie (printlint). Dit zijn de enige elementen die rechtstreeks in contact komen met de kern van de printer: de printkop. Etiketten en printlint van mindere kwaliteit of producten van derden die hier niet goed op aansluiten, kunnen de printkop beschadigen waardoor het printproces voortijdig moet worden stilgelegd. Draag zorg voor de printkop: gebruik de juiste etiketten en printlint De printkop heeft het meeste invloed op de efficiency van het printen van barcodes. De etiketten en printlint spelen hierbij een belangrijkere rol dan men denkt. Door een verkeerd type printlint te gebruiken zal de printkwaliteit slechter worden en de totale verwachte levensduur van de hardware korter. Een flat-head printkop zal bijvoorbeeld niet goed werken in combinatie met etiketten en printlint die zijn ontworpen voor een nearedge printkop. Vergelijk het met een auto: als de tank van een auto met een benzinemotor wordt gevuld met diesel in plaats van benzine, zal dit voor problemen zorgen. Hetzelfde geldt voor de hardware voor het printen van barcodes. Deze moet worden voorzien van de juiste brandstof. 2 IP staat voor International Protection en wordt gedefinieerd in de internationale norm IEC Het is een beschermingsklasse die aangeeft in welke mate een product beschermd is tegen het binnendringen van vaste voorwerpen (waaronder ook lichaamsdelen zoals handen en vingers), stof, toevallige aanraking en water (behuizingen van elektrische apparaten). IP 54 is de meest geïmplementeerde beschermingsklasse in industriële installaties. [ 4

5 Er gaat niets boven het origineel Het wordt sterk aangeraden om uw printen etiketteersysteem te gebruiken in combinatie met originele etiketten en printlint. Deze producten worden immers geproduceerd volgens strenge normen die een hoge printkwaliteit en een volledige connectiviteit garanderen. Ideaal is dat u etiketten, printlint en hardware van één en dezelfde fabrikant gebruikt. Deze optimale onderlinge connectiviteit biedt de gebruiker een probleemloze printoplossing die niet alleen de levensduur van de printkop verlengt, maar ook uw investering in de hardware beschermt en dure kwaliteitsproblemen voorkomt. Verder zijn er ook nog omgevingsfactoren die op lange termijn invloed hebben op de kwaliteit van het etiket. Indien uw etiketten worden blootgesteld aan vochtige omstandigheden, zonlicht, chemicaliën, hoge temperaturen of wrijving, dan moet u hier rekening mee houden bij de aanschaf. Goed advies van een deskundige fabrikant zal u helpen om de kosten te verminderen en de betrouwbaarheid te verhogen. Experts op het gebied van etiketten en printlinten zullen u helpen het juiste etiketmateriaal en kleefmiddel te kiezen om de beste resultaten met de laagst mogelijke kosten te behalen. Waarom meer betalen voor een sterk kleefmiddel als een minder sterk kleefmiddel even geschikt is? Bescherm uw investering TCO-formule, stap 3: Service & onderhoud Er zijn twee kanten aan service & onderhoud: enerzijds kost het geld, anderzijds zal een volledig gebrek aan, of een slechte service & onderhoud waarschijnlijk nog meer kosten. Fabrikant van de originele apparatuur beschikt over de juiste expertise Service & onderhoud van een hoog niveau is belangrijk om uw investering in de hardware te beschermen. Best practice is te vertrouwen op de fabrikant van de apparatuur. Deze beschikt over een buitendienst met speciaal opgeleide serviceteams die de desbetreffende apparatuur door en door kennen. Hierdoor staan zij garant voor snelle en betrouwbare reparaties en onderhoud. Onderdelen op tijd vervangen Als onderdelen niet op tijd worden vervangen, komt de betrouwbaarheid van een systeem of product ernstig in het gedrang. Vergelijk het met een V-snaar van een auto: als deze niet tijdig wordt vervangen, kan dit de motor beschadigen. Geen enkel bedrijf kan het zich veroorloven dat de productielijn moet worden stilgelegd door een defecte printer, zelfs niet voor korte duur. Als u uw dagelijkse bedrijfsprocessen consistent, gestroomlijnd en met een hoge efficiency wilt laten verlopen, moet de printer perfect werken. Leg geen grote voorraden aan Omgekeerd is het ook onverstandig om te veel onderdelen op voorraad te houden. Door alleen onderdelen aan te schaffen wanneer dat nodig is, is er minder sprake van dood kapitaal en neemt uw cashflow toe. Als u een servicecontract afsluit met de fabrikant van de apparatuur, zorgt een professioneel serviceteam ervoor dat u op tijd wordt voorzien van de benodigde onderdelen. Als de printkop niet goed wordt onderhouden, raakt het verwarmingselement beschadigd. Resultaat? Slechte afdrukkwaliteit. De verwarmingselementen zijn na langdurig gebruik afgesleten door wrijving met het printmateriaal. Dit heeft een grote impact op de kwaliteit van de bedrukking. 5

6 Wat moet een servicecontract wel en niet bevatten? De servicebehoeften kunnen sterk variëren en zijn afhankelijk van de producten en toepassingen van het bedrijf. Toonaangevende leveranciers van apparatuur onderscheiden zich van concurrenten door verschillende serviceniveaus te bieden, zodat de klant kan kiezen voor service & onderhoud naar eigen behoeften. De mogelijkheden variëren van een basiscontract met onder andere training voor nieuwe apparatuur, arbeid- en voorrijkosten en een herinneringservice voor tijdig preventief onderhoud tot een full-service pakket, dat de klanten desgewenst zelf kunnen samenstellen. Zo kunnen ze kiezen voor extra uitbreidingen om hun service & onderhoud aan te passen naar de wensen en eisen van hun bedrijf. Het is raadzaam om uit te kijken naar dergelijke modulaire serviceoplossingen, en dan vooral als ze ook een verzekeringsoptie bevatten. Dit garandeert een maximale uptime, waardoor de productiviteit niet in het gedrang komt en de kosten onder controle worden gehouden. De kern van de zaak TCO-formule, stap 4: Betrouwbare processen Snellere time-to-market en kortere doorlooptijden Betrouwbare processen. Als uw printproces onbetrouwbaar is, zal dit onvoorzien of extra werk met zich meebrengen. Dergelijke onverwachte verrassingen zijn niet alleen kostbaar, ze kunnen ook resulteren in omzetverlies. Wanneer de identificatie van goederen of dozen stilvalt, wordt de hele supply chain geblokkeerd en de time-to-market langer. Elke minuut downtime kost geld en heeft een impact op de totale productiviteit. Om korte doorlooptijden met een hoge efficiency en optimale klanttevredenheid te waarborgen, is een betrouwbaar printproces noodzakelijk. Nauwkeurigheid en naleving Naast de betrouwbaarheid is het naleven van de regelgeving een belangrijk aandachtspunt. Leveranciers in veel sectoren en markten moeten ervoor zorgen dat hun verzendetiketten voldoen aan alle voorschriften op het gebied van barcode, inhoud, formaat, positie en grootte. De barcode moet goed leesbaar zijn. De leesbaarheid kan duidelijk worden beoordeeld aan de hand van de internationale normen die zijn gedefinieerd door het American National Standards Institute (ANSI) en de GS1- organisatie. Naleving van de regelgeving staat of valt met de barcodekwaliteit. Als de barcodekwaliteit niet voldoet aan de regelgeving, zal dit hoogstwaarschijnlijk leiden tot chargebacks, geweigerde leveringen en lagere klanttevredenheid. Resultaat? Een daling van het aantal orders en omzetverlies door boetes of sancties, die onnodige kosten met zich meebrengen. Betrouwbaarheid is meer dan processen die soepel verlopen. Door het leveren van betrouwbare apparatuur bouwt het bedrijf aan een betrouwbaar imago. Hierdoor zullen bestaande klanten blijven en herhalingsaankopen doen. Daarnaast trekt een betrouwbaar imago ook weer potentiële klanten aan. 3 ANSI biedt een classificatiesysteem om de barcodekwaliteit te beoordelen. 4 De Franse winkelketen Leclerc legt boetes op aan leveranciers die niet-conforme barcodes printen. Deze boete bedraagt 160 euro per artikel met een niet-conforme barcode plus nog eens 160 euro voor elke te late levering. [ Le nouveau western de la grande distribution, Challenges Nr november 2009] 6

7 Berekening van de Total Cost of Ownership Berekeningsmodel gebaseerd op een volume van 5 miljoen etiketten per jaar (102 mm x 102 mm) Geoptimaliseerde hardware in combinatie met originele etiketten en printlint Etikettenrollen met een buitendiameter van 300 mm Thermo transfer printfolie (printlint) met een lengte van meter Thermo transfer printfolie bespaarsysteem Aanschaf (eenmalig) (printer + software + installatie) Standaard hardware en de juiste combinatie van etiketten en printlint Etikettenrollen met een buitendiameter van 200 mm Thermo transfer printfolie (printlint) met een lengte van 450 meter Etiketten en printlint (thermo transfer printfolie + etiketten) 45 * 50 Met printfolie bespaarsysteem Avery Dennison mai 2010 * Lagere kosten dankzij: minder benodigde thermo transfer printfolie (met een printfolie bespaarsysteem dat een besparing van 25% biedt) minder transportkosten minder administratieve kosten minder benodigde opslagruimte Service & onderhoud (garantie + onderhoud + slijtagegevoelige onderdelen) Betrouwbaarheid/efficiency * * Lagere kosten dankzij : optimale onderlinge connectiviteit hardware, etiketten en printlint professionele technische support minder gevallen van voortijdige vervanging van slijtagegevoelige onder delen zoals printkoppen 1 minder downtime bij het vervangen van een printkop 1 Downtime (vervanging van etikettenrollen en thermo transfer printfolierollen) 2 Onvoorzien of extra werk 3 Setup/instellen 4 = e = e = e Omzetverlies/boetes of sancties 5 = 0 e Downtime (vervanging van etikettenrollen en thermo transfer printfolierollen) 2 = e Onvoorzien of extra werk 3 = e Setup/instellen 4 = e Omzetverlies/boetes of sancties 5 = e 200, , , , , ,000 Totale jaarlijkse kosten Jaarlijkse kosten in een oogopslag Aanschaf Etiketten en printlint Service & onderhoud Originele etiketten en printlint e e e Onderlinge connectiviteit etiketten en printlint e e e 80,000 60,000 40,000 20, Betrouwbaarheid e TCO e Besparingen bij het gebruik van geoptimaliseerde hardware in combinatie met originele etiketten en printlint: e e e 1 Berekening op basis van 10 printkoppen die goed zijn voor ieder 100 km wanneer geoptimaliseerde hardware wordt gebruikt in combinatie met originele etiketten en printlint versus 20 printkoppen die ieder goed zijn voor 50 km wanneer standaard hardware wordt gebruikt in combinatie met compatibele etiketten en printlint. 2 Het aantal arbeidsuren is uitsluitend gebaseerd op de tijd die nodig is voor het vervangen van thermo transfer printfolierollen (printlint) en etikettenrollen. Gemiddelde arbeidskosten per uur = 20 euro. 3 Onvoorzien of extra werk dat nodig is voor het opnieuw printen van een niet-conform etiket. 0,1% van 5 miljoen artikelen die handmatig opnieuw worden geëtiketteerd met totale kosten van 5 euro per etiket. 4 Het stilleggen van de productielijn en de tijd die nodig is voor het opnieuw opstarten van het printproces na problemen met de apparatuur. 100 stilleggingen door problemen met de apparatuur/onderdelen. De gemiddelde arbeidskosten per uur voor een technicus = 100 euro. Downtime is gemiddeld één uur per keer. 5 Ontevreden klanten en betaalde boetes wegens niet-conforme etiketten. 0,006% niet-conforme etiketten. 7

8 Conclusie: de efficiency van uw printproces verhogen In deze white paper hebben we gezien welke factoren een impact hebben op de TCO van een printen etiketteersysteem. Het product met de laagste aanschafprijs biedt niet noodzakelijk het beste totale kostenplaatje. De kosten tijdens de gehele levenscyclus van de apparatuur vallen vaak hoger uit. Door te kiezen voor apparatuur, etiketten en printlint die een hogere betrouwbaarheid bieden, door servicecontracten van een hoog niveau af te sluiten en door just in time delivery van materialen, kunt u de kosten minimaliseren. Bovendien riskeert u op deze manier geen boetes door niet-conforme etiketten. Dit stelt u dan weer in staat de TCO van uw apparatuur te verlagen. Kiezen voor een leverancier die een optimale combinatie van hardware, etiketten, printlint en supportservices biedt, maakt een significant verschil in de totale kosten tijdens de gehele levenscyclus van de apparatuur. Een geoptimaliseerde printoplossing verhoogt de uptime en de totale productiviteit en stelt uw bedrijf in staat uitstekende prestaties te leveren tegen de laagst mogelijke kosten. Een bedrijf dat zijn kosten goed onder controle heeft en dat betrouwbaarheid en kwaliteit garandeerd, kan klanten behouden en nieuwe orders binnenhalen. Belangrijkste punten:: De belangrijkste kosten van printapparatuur zijn de kosten tijdens de gehele levenscyclus, niet alleen de kosten die verbonden zijn aan de aanschaf. Kies voor high-performance hardware, etiketten en printlint. Hierdoor blijft de TCO laag en de printkwaliteit hoog. Kies voor een one-stop-shop : één leverancier die uw systemen kan analyseren, aanpassen en ondersteunen. Meer informatie: Voor meer informatie over creatieve en duurzame oplossingen van de Avery Dennison Printer Systems Division neemt u contact op met uw Avery Dennisonvertegenwoordiger of gaat u naar: Avery Dennison Printing & Labelling Systems St. Laurendreef AK Utrecht Tél. : +31 (0) Fax : +31 (0) printers@eu.averydenisson.com 2010 Avery Dennison Division Systèmes d Etiquetage. Alle rechten voorbehouden. 8