Handleiding. Installatiehandleiding Solarcentury Offertetool. Ter voorbereiding: controleer de systeemeisen

Transcriptie

1 Page : 1 of 5 Installatiehandleiding Solarcentury Offertetool Ter voorbereiding: controleer de systeemeisen Systeemeisen: Voor het gebruik van de Solarcentury Offertetool is een PC vereist met daarop en Windows Operating systeem met de 32bit versie van Microsoft Office 2010 UK, Microsoft Office 2010 NL, Microsoft Office 2013 UK, of Microsoft Office 2013 NL daarop geïnstalleerd. Verder is het mogelijk om deze tool te gebruiken met Office 365 versie 2013 in de cloud. Het is dan eveneens noodzakelijk om de tool als vertrouwd aan te merken. Stap 1: kopieer de software naar de folder in Mijn Documenten De software bestaat uit een excel file welke gewoon in de Mijn Documenten folder geplaatst kan worden. Tip: willen meerdere mensen offertes genereren en ondertekenen, dan is het een goed idee om de software per persoon in een folder te kopieren. (vb. \Mijn Documenten\Solarcentury\Henk\ & \Mijn Documenten\Solarcentury\Lydia\ ) Stap2: maak van de software folder een vertrouwde locatie De folder waar de offerte tool excel file staat moet worden aangemerkt als een vertrouwde locatie. Dit wordt gedaan door in het Bestand menu op Opties te drukken en onderaan het Vertrouwenscentrum te selecteren en op de knop Instellingen voor het Vertrouwenscentrum te drukken. Vervolgens selecteert u links Vertrouwde locaties en drukt u op de knop Nieuwe locatie toevoegen Daarna drukt u op de knop Bladeren om de folder met de offerte software te vinden. Sluit het venster door op OK te drukken en sluit het Vertrouwenscentrum door op OK te drukken. Vervolgens sluit u Opties voor Excel af door eveneens op OK te drukken. Nu kunt u de offerte software gebruiken. Stap 3: start de offerte software op Voordat u de offerte software gebruikt is het verstandig om alle Word en Excel bestanden te sluiten. Ga in de verkenner naar de folder met de offerte software en dubbelklik op de het bestand offertetoolv?.?.xlsm. Hierdoor wordt de offerte software opgestart en moet het volgende scherm zichtbaar worden:

2 Page : 2 of 5 Figuur 1: startscherm van de offerte software. Stap 4: vul de bedrijfsspecifieke instellingen in Klik op de knop Instellingen en vul de bedrijfsspecifieke instellingen in. Het volgende scherm is nu zichtbaar: Figuur 2: instellingenscherm deel 1 van de offerte software. Naast het invullen van de bedrijfsnaam, de contactpersoon en de contactinformatie, moet er ook het bedrijfslogo en een gescande handtekening worden geladen. Het programma toont nu als voorbeeld het logo van Solarcentury en een voorbeeldhandtekening. Deze moeten worden vervangen door het bedrijfslogo en de handtekening van jullie contactpersoon. Daarnaast is het mogelijk om jullie financiële gegevens in te vullen.

3 Page : 3 of 5 Nieuw is de mogelijkheid om een locatie op te geven waar de offertes opgeslagen moeten worden. Als deze locatie niet beschikbaar is zal de offerte alsnog in de folder van de offertetool worden opgeslagen. Daarnaast is het nu mogelijk om de header en footer van de tool aan en uit te schakelen. Een aantal bedrijven had een eigen header die zij graag aan de template wilde toevoegen. Door de header vervolgens uit te schakelen is het mogelijk om de header in de template te plaatsen. Hetzelfde geldt voor de footer. Figuur 3: instellingenscherm deel 2 van de offerte software. In de tweede tab van het scherm is het mogelijk om de offertevoorwaarden in te vullen. Klik op Opslaan & Sluiten om de wijzigingen op te slaan. Stap 5: aanmaken van een offerte Nu bent u klaar om offertes aan te maken. Deze worden als word-bestanden aangemaakt in de aangegeven folder of de folder van de offertetool. Via het formulier offerte kunt u de klantgegevens en de verkopen goederen invullen. Uiteraard vult u uw eigen prijzen in. Daarnaast dient u enige informatie over het systeem in te vullen. Naar aanleiding van het adres van de klant, wordt er een satellietfoto van google getoond en in de offerte verwerkt. Aan de hand van de azimut, de dakhoek en de geoffreerde panelen wordt er een onbeschaduwde opbrengst uitgerekend. Mocht er sprake zijn van schaduw dan kunt u met een percentage ingeven wat de beschaduwde opbrengst ongeveer zal zijn. De volgende figuur geeft het offertescherm weer. Nieuw in de offertetool is dat de netto investering, de terugverdientijd, het geïnstalleerde vermogen en de prijs per Watt-piek gelijk getoond worden voordat u de offerte genereerd.

4 Page : 4 of 5 Figuur 4: offertescherm van de offerte software. Door op de knop Maak Offerte te klikken, zal de software een offertebestand gaan genereren. Deze is te vinden in de folder van de offerte software en heet <Jaar>-<maand>-<dag> Offerte <Voorletters> <Achternaam> - <ID>.docx. Als u het bestand heeft gevonden kunt u het openen in Word door er op te klikken. Nu kunt u nog eventuele wijzigingen toevoegen, zoals een precieze systeembeschrijving, of welke werkzaamheden u binnen het huis gaat verrichten. Een nieuwe functie in de offertetool is het opslaan van meerder offertes. Mocht u later wijzigingen willen doen aan de offerte, dan hoeft u enkel de oude offerte gegevens te laden, wijzigingen aan te brengen en de offerte opnieuw te genereren. De offerte kunt u karakteriseren met een steekwoord zodat u meerder offertes per klant kunt maken met bv. Poly en mono panelen. Vul dan in het ID veld poly in bij de eerste offerte en mono bij de andere offerte. Zo zullen er twee offertes gemaakt worden met elk een andere naam en wordt de oude offerte niet overschreven. Mocht u nog problemen ondervinden of op een andere wijze hulp nodig hebben, neemt u dan alstublieft contact op met Solarcentury Nederland. Daarnaast ontvangen wij graag feedback over zowel de functie van de software alsmede de inhoud van de offerte. Solarcentury Nederland Binnen Parallelweg PH Helmond P.O. Box BJ Eindhoven The Netherlands T

5 Page : 5 of 5 Probleemoplossing Tip 1: Als u een oude office versie heeft vervangen door Office 2010 voor het gebruik van de offerte tool, dan kan het zijn dat er sleutels in het windows register door office niet goed zijn aangepast. Dit kan tot allerlei vreemde runtime fouten leiden bij het gebruik van de offertetool. Het volgende commando verhelpt deze problemen: Ga naar de start knop en zoek naar het programma cmd (Windows 7) of klik op Run/Uitvoeren en toets cmd + Enter(Windows XP) In de command prompt ga naar de folder van het office programma: cd C:\Program Files\Microsoft Office\Office14 Vervolgens worden met het volgende commando de register sleutels hersteld: Winword.exe /r