ISSC Universiteit Leiden Postbus RA Leiden

Transcriptie

1 Handleiding ISSC Universiteit Leiden Postbus RA Leiden Handleiding umail Regelmatig voorkomende problemen Opdrachtgever: ISSC Versienummer: Versie 1.1 Auteur: Alexander Datum: 2 december 2011

2 Inhoudsopgave umail Ontvang geen meer Mail Quota Mailbox Opschonen Gemarkeerde Mail Mail van de server verwijderen Mail folders Mail Sortering Mail Forwarding...6 2

3 1. Ontvang geen meer Wanneer men geen mail meer lijkt te ontvangen, dan kan men onderstaande stappen volgen om deze problemen te voorkomen en te verhelpen. 1.1 Mail Quota Elk umail-account heeft een maximum omvang van 110MB, wanneer dit quotum bereikt is, kan men geen mail meer ontvangen, maar nog wel verzenden. Men controleert het mailquota op de volgende manier: a) Quotum De rode pijl, verwijst in dit voorbeeld naar de Quotumknop umail. Als men hierop klikt, ziet men het volgende scherm (wel met andere waarden). (b) Omvang mailbox In dit voorbeeld is 0.15% van de totale mailbox in gebruik en wordt mail correct afgeleverd. Indien deze waarde rond de 100% zit, dan moet de gebruiker zelf zijn mailbox opruimen, anders ontvangt de gebruiker geen mail meer. 3

4 1.2 Mailbox Opschonen Men is in de veronderstelling dat is verwijderd, toch lijkt het Quotum van punt 1.1 niet onder de 100% te komen. Dit komt doordat umail enkel mailtjes markeert om te verwijderen en niet daadwerkelijk van de server verwijdert (zie onderstaand voorbeeld). c) Verwijderen mail In bovenstaand voorbeeld is het onderste mailtje doorgestreept. Dit mailtje is gemarkeerd is om te verwijderd Gemarkeerde Mail Echter veroorzaakt bovenstaand voorbeeld ook verwarring wanneer de functie van umail [Hide Deleted] of [Verberg Verwijderd] aanstaat, zoals in plaatje C met de rode pijl wordt benadrukt. Wanneer deze knop ingedrukt wordt, dan zijn alle mailtjes die doorgestreept zijn niet meer zichtbaar. De gebruiker denkt nu, ten onrechte, dat de mail ook van de server verwijderd is. Wanneer de knop [Hide Deleted] ingedrukt is, dan staat er op die plaats [Show Deleted] of [Toon Verwijderd]. dat gemarkeerd staat om verwijderd te worden, wordt nu weer zichtbaar gemaakt Mail van de server verwijderen Om de gemarkeerde mailtjes uit punt daadwerkelijk van de server te verwijderen, drukt men op de knop [Purge Deleted] of [Wis Verwijderd]. Zie in plaatje C de rode pijl. Na het indrukken van deze knop worden alle gemarkeerde mailtjes van de server verwijderd. Als de gebruiker nu op de Quotum knop drukt, dan is de totale omvang van de mailbox verminderd. 4

5 1.2.3 Mail folders d) mail folders Het opruimen van de u-mail geldt voor alle folders. In het bovenstaand plaatje is met de rode pijl het Pull Down menu aangegeven. Hiermee kan de gebruiker de diverse folders kiezen. 1.3 Mail Sortering Soms lijkt het alsof er geen mail meer binnenkomt. Het is mogelijk dat de sortering van de op datum andersom staat (oudste mail bovenaan). e) Mail sortering Door op het icoontje naast [Date] of [Datum] te klikken zoals in bovenstaand plaatje te zien is, kan de sortering zowel oplopend als aflopend geordend worden. Het kan ook zijn dat de sortering op 1 van de andere kolommen is gedaan, waardoor alles chronologisch gezien door elkaar staat. Klik dus altijd op het icoon bij [Date] om zeker te zijn dat de mail correct gesorteerd staat. 5

6 1.4 Mail Forwarding Mail komt soms niet aan, omdat er een forward op de umail ingesteld staat naar: 1) een oud (vergeten) mailadres 2) koppeling naar ingesteld forward-adres functioneert niet correct 3) mailbox is vol, zie punt 1.1 f) mail forward In onderstaand plaatje is de forwarding functie te zien. In dit geval wordt de forwarding aangezet en kan men een adres naar vrije keuze invoeren in het veld [Forward adres] (zie rode pijl). Wanneer er een probleem is met het ontvangen van dat met de eerder genoemde punten niet opgelost kan worden en de forwarding aan staat, neem dan gelieve de volgende stappen: 1. Zet de forwarding in umail uit 2. Stuur nu een naar het umail-adres en controleer of deze aankomt. 3. Stuur nu een naar het externe adres en controleer of deze aankomt. Dit om problemen met de externe partij (bv hotmail, gmail) uit te sluiten. Indien bij punt 2 niet binnenkomt, neem dan contact op met de Helpdesk. Wanneer op umail en het externe adres aankomen, kan men de forwarding opnieuw instellen, zodat deze opnieuw geactiveerd wordt. Gelieve hierna een test-mail sturen naar het umail adres om de forwarding opnieuw te controleren. g) mail forwarding 6

7 Zoals in bovenstaand plaatje te zien is, kan men bij het instellen van een mail forward ook kiezen om lokaal een kopie van de ontvangen te bewaren. Echter zorgt dit er ook voor dat het Quotum van 110MB sneller wordt bereikt, zonder dat men dit door heeft. Wanneer de gebruiker veel of met grote attachments ontvangt, gebeurt dit al snel en is het verstandiger om deze optie niet te kiezen. Tenzij men ook regelmatig in de umail inlogt en de box opruimt (punt 1.2). Echter wanneer een forward niet correct werkt (want soms kan gebeuren) dan is er ook geen lokale kopie van de ontvangen om op terug te vallen. 7