BELEIDSPLAN IVN HENGELO

Transcriptie

1 BELEIDSPLAN IVN HENGELO Beleidsplan IVN Hengelo van 12

2 INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding 1.1 Waarom dit beleidsplan? 1.2 Toelichting 1.3 Prioriteitenlijst beleidsplan 2 Algemeen 2.1 Doelstelling 2.2 Organisatiestructuur 2.3 Bestuur 2.4 Overlegstructuren 2.5 Huishoudelijk reglement 3 Financiën 3.1 Boekhouding 3.2 Begroting 3.3 Contributie 3.4 Inkomsten 3.5 Onkosten en onkostenvergoedingen 4 Werkgroepen 4.1 Werkgroepen Algemeen Heemtuin Schoolactiviteiten Natuurwandelingen Cursussen Redactie Publiciteit 4.2 Nieuwe en vernieuwende activiteiten 4.3 Nieuwe werkgroepen 4.4 Werkboeken/werkplannen 5 Vrijwilligers/leden 5.1 Nieuwe leden, donateurs en vrijwilligers 5.2 Informeren van leden 5.3 Kennisontwikkeling en behoud 5.4 Veiligheid en gezondheid 5.5 Binding leden en vereniging Beleidsplan IVN Hengelo van 12

3 1 Inleiding 1.1 Waarom dit beleidsplan? Het ontwikkelen van beleid en het maken van plannen dwingt je om eens kritisch na te denken over het functioneren van je vereniging in de huidige situatie en in de toekomst. Het doorlichten doe je omdat je verwacht dat het goed is voor de ontwikkeling van de vereniging maar kan ook een interne noodzaak hebben of door maatschappelijke ontwikkelingen opgelegd worden. Het is goed je eens af te vragen of bestaande activiteiten nog wel aansluiten bij de doelgroepen die je wilt bereiken, hoe je kunt inspelen op nieuwe ontwikkelingen, hoe je het voortbestaan van de vereniging het beste kunt continueren of hoe je er voor moet zorgen dat er voldoende doorstroming en vernieuwing ontstaat. Kortom, een beleidsplan maken we dus vooral voor ons zelf en is voor het bestuur een middel om plannen en ideeën tot uitvoer te brengen die door de leden op basis van de bereikte resultaten getoetst kunnen worden. Ook extern kan een beleidsplan nuttig of noodzakelijk zijn voor bijvoorbeeld het verkrijgen van subsidies of het werven van fondsen. Met dit plan zijn we in staat om op een gerichte en gestructureerde wijze richting te geven aan deze plannen en ze ook te verwezenlijken. 1.2 Toelichting De intentie van het beleidsplan is om de werkgroepen ruimte en vrijheid te geven om zelf ideeën te ontwikkelen en plannen uit te voeren. Uitgangspunt bij de invoering van eventuele veranderingen is dat ze herkenbaar en acceptabel zijn, waarbij plezier en gezelligheid belangrijke voorwaarden blijven. Indien in de loop van de tijd bij bestuur of werkgroepen andere inzichten ontstaan zal in overleg besloten worden het beleidsplan, of onderdelen daaruit, bij te stellen. Het is aan het bestuur te beoordelen of voor bijstelling van het beleidsplan de goedkeuring van de leden noodzakelijk is. Het bestuur is van mening dat het beleidsplan er is van en voor de leden van onze afdeling. Voorafgaand aan een nieuwe beleidsplantermijn zal dan ook intensief met de werkgroepen worden afgestemd over actualisatie van het beleidsplan. Het beleidsplan wordt definitief na vaststelling op een jaarvergadering. Het bestuur kiest er dan ook voor om alle leden digitaal een exemplaar van het concept-beleidsplan toe te zenden om iedereen in de gelegenheid te stellen te reageren op dit concept-plan. Na vaststelling op de jaarvergadering zal het beleidsplan digitaal aan de leden worden toegezonden. Indien leden een papieren versie willen ontvangen kunnen ze dit kenbaar maken bij de secretaris. 1.3 Prioriteitenlijst beleidsplan In dit beleidsplan staan vele acties die wij de komende jaren willen oppakken en tot uitvoer willen brengen, de belangrijkste daarvan zijn: Ledenwerving De ontwikkelingen m.b.t. het Stadspark Weusthag en de eventuele verhuizing van de heemtuin er naar toe.. Het financieel gezond houden van de vereniging. Meer gebruik maken van nieuwe media (Hyves, Facebook, digitale barcode etc.) Samenwerking met het KNNV Beleidsplan IVN Hengelo van 12

4 2 Algemeen 2.1 Doelstelling Het IVN is een natuur- en milieuorganisatie welke wil bijdragen aan een duurzame samenleving door mensen te betrekken bij natuur, milieu en landschap. Het IVN richt zich hierbij met name op educatieve activiteiten. Het gaat om een bewustwordingsproces voor zowel jongeren als ouderen, dat de natuur in de directe leefomgeving van groot belang is voor ons allemaal. Deze doelstelling probeert het IVN Hengelo te verwezenlijken door de activiteiten van de verschillende werkgroepen. De eigen heemtuin speelt hierin een centrale rol en kan hierbij als een goed voorbeeld dienen. 2.2 Organisatiestructuur De vereniging IVN Hengelo kent een platte organisatiestructuur: BESTUUR WERKGROEP COÖRDINATOREN Werkgroep Werkgroep Werkgroep Werkgroep Werkgroep Werkgroep Heemtuin Schoolactiviteiten Natuurwandelingen Cursussen Redactie Publiciteit Eventuele nieuwe werkgroepen zullen in dezelfde organisatiestructuur hun plaats moeten vinden. Concreet wordt daarbij gedacht aan een Werkgroep Landschapsbeheer, dit met het oog op de mogelijke verhuizing van de heemtuin en de wens een rol te spelen in het realiseren van de Natuurvisie Weusthag. Niet voor elke nieuwe activiteit is de oprichting van een nieuwe eigen werkgroep noodzakelijk. Nieuwe activiteiten zullen zo mogelijk ondergebracht worden bij bestaande werkgroepen. Tevens zal bezien worden in hoeverre samenwerking met andere organisaties voor de hand liggender is. 2.3 Bestuur Het dagelijks bestuur van het IVN Hengelo is het coördinerend orgaan en vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe. Naast de voorzitter, secretaris en penningmeester is het belangrijk dat het bestuur bijgestaan wordt door een aantal leden met mogelijk specifieke taken zoals bijvoorbeeld PR, vrijwilligersbeleid, technische zaken. Het bestuur heeft de taak om het vrijwilligerswerk binnen haar vereniging zo goed mogelijk te ondersteunen. Daarbij zal het bestuur de voorwaarden moeten scheppen voor een goede onderlinge sfeer. Voldoende beschikbaarheid van (technische) hulpmiddelen is een must. Daar waar verschillen van inzichten tussen bestuur, werkgroepen en leden zich voordoen zal afstemming plaatsvinden en afspraken vastgelegd worden. Daarbij zal er iedere keer wel een afweging moeten worden gemaakt tussen het algemeen belang voor de vereniging en het individuele belang van de vrijwilliger. Het bestuur kiest er voor zich in haar werkzaamheden te beperken tot die zaken welke werkgroep overstijgend zijn. De werkgroepen kennen een grote mate van autonomie om de doelstelling van de betreffende werkgroep te realiseren. Het bestuur wil de werkgroepen stimuleren door mensen te waarderen, ruimte te geven en de taken te delegeren. Om invulling aan de bestuursverantwoordelijkheid te kunnen geven zijn de COBES, het beleidsplan en de jaarvergadering uitgelezen instrumenten. Het bestuur heeft een aantal taken. Hoe invulling aan deze taken te geven is deels geregeld in de statuten van het IVN Hengelo en deels in het HHR. Aanvullend hierop vinden binnen het bestuur discussies plaats hoe met zaken om te gaan. Beleidsplan IVN Hengelo van 12

5 2.4 Overlegstructuren Het bestuur heeft minimaal 2x per jaar overleg met de coördinatoren van de diverse werkgroepen (COBES-vergadering). Deze coördinatoren zijn in principe de voorzitters van de werkgroepen. Doel van dit overleg is: Het bevorderen van de onderlinge afstemming en informatie. Het bevorderen van een open discussie over wat we gedaan hebben en wat we in de toekomst zouden willen als vereniging en daarmee verbonden werkgroepen. De structuur met korte lijnen en directe contacten werkt goed, maar het formele overleg 2x per jaar is feitelijk te weinig om elkaar goed op de hoogte te houden. Aanvullend wordt dan ook veelvuldig gecommuniceerd waarbij een handig hulpmiddel is. Het IVN is een vereniging welke op Landelijk- en Districtsniveau volop in beweging is. IVN Hengelo zal haar beleid mede laten bepalen door ontwikkelingen op landelijk en regionaal niveau. Op Twents regionaal niveau wordt met de IVN-afdelingen Enschede, Losser, Oldenzaal, Haaksbergen, en Markelo getracht daar waar zinvol samen te werken. Op lokaal niveau vindt met enige regelmaat overleg plaats met andere groen- en milieu-organisaties zoals NIVON en KNNV afd. Hengelo (b.v ten aanzien van de cursussen) en de Natuur- en Milieuraad Hengelo. De relatie met de NMRH is in de loop der jaren zodanig gegroeid dat het IVN Hengelo de NMRH ziet als een zelfstandige organisatie welke haar eigen doelstellingen nastreeft. Gezien de overlap in doelstellingen behoort het IVN Hengelo tot de natuurlijke achterban van de NMRH én het bestaan van de NMRH geeft het IVN Hengelo de ruimte zich te concentreren op haar kerntaken. Met de KNNV-afdeling Hengelo wordt op verschillende terreinen samengewerkt. Streven is deze samenwerking te behouden en daar waar mogelijk verder uit te breiden. Op het gebied van wandelingen was er een gestructureerd overleg met andere wandelorganisaties (zoals Nivon, Hengelose Wandelunie, Historisch Museum Oald Hengel) via het Wandelplatform Hengelo. De toekomst van het Wandelplatform is ongewis. Voor het IVN Hengelo is het van belang hierin te kunnen blijven participeren, omdat wandelen een beter besef van mensen voor het behoud van de natuur en het milieu kan bevorderen. Bovendien kan in gezamenlijk overleg vanuit dit Wandelplatform bij de gemeentelijke overheid worden gepleit voor een verbetering van de infrastructuur ten behoeve van het wandelen in en om Hengelo. Tevens kan via het Wandelplatform publiciteit gegenereerd worden voor onze IVN-activiteiten. Het overleg met de gemeente Hengelo omvat o.a. het aanvragen van financiële steun voor het organiseren van de jaarlijkse schoolwandelingen en het in stand houden van de heemtuin als voorbeeldfunctie voor de natuur in de directe leefomgeving. In het kader van de ontwikkelingen m.b.t. het Stadspark zal de samenwerking met de gemeente worden geïntensiveerd. Ook zal bezien worden of en hoe samenwerking met het Centrum voor Natuur- en Milieu Communicatie tot wederzijds voordeel kan strekken. Daar waar mogelijk zal gehoor worden gegeven aan beroepen welke de gemeente Hengelo doet op het IVN, bijvoorbeeld bij het ontwikkelen van een gemeentelijke Groenvisie. In het Weusthag is een platform groeiende van verschillende deelnemers met verschillende belangen in het Weusthag. Streven is elkaar en elkaars activiteiten te versterken en het Weusthag te laten uitgroeien tot het groene, bruisende hart van Hengelo. Het IVN Hengelo wil hieraan actief bijdragen. Niet alleen met het oog op de mogelijke verhuizing van onze heemtuin, maar ook in het belang van het realiseren van de Natuurvisie Weusthag en de kansen welke dit ons mogelijk biedt. 2.5 Huishoudelijk reglement Het IVN Hengelo beschikt over een HuisHoudelijk Reglement (HHR). Dit reglement is in de afgelopen jaren herzien en voldoet. Daar waar nodig zal het HHR worden geactualiseerd of aangevuld. Beleidsplan IVN Hengelo van 12

6 3 Financiën 3.1 Boekhouding Het is natuurlijk van belang, dat de geldzaken in een vereniging goed geregeld zijn, ook de wet verplicht hiertoe. Er dient een gekozen bestuur te zijn, waarvan één van de leden de penningmeester is. De penningmeester voert een eenvoudige boekhouding. Deze boekhouding beslaat de periode van 1 januari tot 31 december. Aan het eind van elk boekjaar controleert een kascommissie de boeken. Op de jaarlijkse ledenvergadering brengt de kascommissie verslag uit aan de leden. Indien alles akkoord bevonden is, dan wordt decharge verleend aan het bestuur, dat wil zeggen dat de boeken van het afgelopen jaar gesloten zijn en dat het bestuur niet meer kan worden aangesproken op de uitvoering van het beleid van dat jaar. Ook de begroting van gelden voor komende jaren wordt op voorstel van de penningmeester door de algemene ledenvergadering vastgesteld. 3.2 Begroting De penningmeester maakt t.b.v. de jaarvergadering een conceptvoorstel welke door het bestuur wordt vastgesteld. Het voorstel wordt opgesteld op basis van ervaringen uit voorgaande jaren en te verwachten toekomstige inkomsten en uitgaven. Deze vorm voor de begroting functioneert naar behoren. Afspraken betreffende het beheer van kasgeld door bestuur en werkgroepen zijn vastgelegd in het huishoudelijk reglement. 3.3 Contributie De contributie is voor de verschillende contribuanten opgebouwd uit in drie contributiedelen, te weten: Een deel afdracht aan Landelijk IVN en het District, dit deel zal inclusief wijzigingen één op één door worden berekend aan de betreffende leden. Een deel bestemd voor het IVN Hengelo waarop huisgenootleden een korting ontvangen. Afhankelijk van de ontwikkelingen zal het bestuur jaarlijks aan de ledenvergadering, conform de statuten, voorstellen dit deel aan te passen. Een afrondingsdeel om het geheel van uit te laten komen op een veelvoud van 0,50. Het bestuur ziet de contributie-inning via een automatische incasso als de meest gewenste en praktisch uitvoerbare betalingswijze. Het bestuur zal de onkosten welke samenhangen met andere betalingswijzen aan de betreffende leden door berekenen. 3.4 Inkomsten Inkomsten kunnen zijn: contributie, donaties, rente, legaten, subsidies, advertenties, vrijwillige bijdragen, inkomsten uit activiteiten. Deze inkomsten dienen op legale wijze verkregen te worden. Alle inkomsten, dus ongeacht de reden van verkrijging, komen ten goede aan de vereniging. Het is dus niet zo, dat een werkgroep ontvangsten voor zichzelf mag houden. Immers de besteding van de beschikbare gelden wordt, door vaststelling van de begroting, door de algemene ledenvergadering bepaald. Het bestuur ziet het als haar taak te bevorderen dat werkgroepen op basis van hun beleidsplannen actief subsidies werven ter dekking van activiteiten. Een grote bron van inkomsten is de jaarlijkse subsidie van de gemeente. Deze subsidie dient elk jaar opnieuw aangevraagd te worden. Dit is in zekere zin een onzekere factor in de begroting. In het licht van de eventuele ontwikkelingen in het kader van het Stadspark zal bezien worden of het wenselijk is deze situatie voort te laten bestaan. 3.5 Onkosten en onkostenvergoedingen Het IVN Hengelo voert een terughoudend beleid t.a.v. onkostenvergoedingen, zie het HHR voor de voorwaarden. Beleidsplan IVN Hengelo van 12

7 4 Werkgroepen 4.1 Werkgroepen Algemeen De huidige werkgroepen organiseren door het jaar heen elk hun eigen activiteiten. De vorm en uitvoering van deze activiteiten kennen een relatief vast patroon dat al een aantal jaren gevolgd wordt. Echter de ontwikkelingen m.b.t. het Stadspark kunnen het wenselijk maken dat de activiteiten ingrijpend worden herzien. Gezien deze effecten is het bestuur dan ook voornemens de gehele vereniging bij deze ontwikkelingen te betrekken. Het aantal leden van het IVN Hengelo is al een aantal jaren stabiel. Wel versterkt de toenemende vergrijzing van onze vereniging de terugloop in actieve leden. Het blijven werven van leden en daarmee menskracht is dan ook van belang. Het bestuur wil actief bevorderen dat de werkgroepen en de individuele leden zich bewust zijn van hun ambassadeursfunctie in de ledenwerving. In de activiteiten van de werkgroepen kan het nastreven van educatieve doelen goed gecombineerd worden met ledenwerving. Daarbij kunnen trefwoorden zijn: laagdrempelig, actief benaderen, niet te bescheiden en benadrukken wat het je oplevert. Het IVN Hengelo heeft educatie tot doel, het is belangrijk om de hierop gerichte activiteiten te blijven ontwikkelen. Het is de taak van de werkgroepen hier invulling aan te geven. De werkgroepen kennen een grote mate van autonomie om de doelstelling van de betreffende werkgroep te realiseren. Het bestuur wil dit stimuleren door medewerkers te waarderen en ruimte te geven. Twee keer per jaar vindt een overleg plaats, de COBES. In dit overleg staan de activiteiten van de werkgroepen centraal Werkgroep Heemtuin Het doel van de heemtuin is het op educatieve wijze tonen van planten, zo mogelijk in hun natuurlijke omgeving, zoals ze nu en vroeger in het Twentse cultuur- en natuurlandschap voorkomen en kwamen. Dit wordt bereikt door openstelling van de tuin waarin de Twentse landschapselementen voorkomen, rondleidingen, verkoop van planten en bijzondere educatieve activiteiten. De Werkgroep Heemtuin stelt jaarlijks de taken en verantwoordelijkheden rond gebiedsbeheer en andere voor de heemtuin relevante zaken bij. Er zijn draaiboeken voor de zogenoemde Open Zondagen. Arbo-zaken komen elk voorjaarsoverleg aan bod en er is een introductieprogramma voor nieuwe vrijwilligers beschikbaar. De leden van de Werkgroep Heemtuin komen twee keer per jaar bijeen voor een evaluatie van de afgelopen periode en om de komende werkzaamheden op elkaar af te stemmen. Ook aan het behoud en verhogen van deskundigheid blijft veel aandacht besteed. Er worden in de komende jaren weer determineer-bijeenkomsten gehouden, die vooral gericht zijn op de nieuwe vrijwilligers. Verder twee studieavonden in de winter en een jaarlijks educatief uitstapje. Streven is deze lijn in de komende jaren vast te houden. Er is veel aandacht voor en discussie geweest over de relatie tussen de heemtuin en het Stadspark, als gevolg waarvan onder voorwaarden de bereidheid tot verhuizing is uitgesproken. Na een periode van stilstand is eind 2011 op initiatief van de gemeente het contact weer opgepakt over de mogelijke verhuizing van de heemtuin naar het Stadspark t Weusthag. Het ontwerp op basis van ons programma van eisen en het opstellen van een begroting voor de verhuizing en het beheer daarna is uitbesteed aan groenarchitecten van de gemeente Enschede. De gemeente Hengelo en het IVN Hengelo zullen tijdig beoordelen of de ingeslagen weg vervolgd wordt en de verhuizing inderdaad doorgang vindt. Deze ontwikkelingen bieden kansen voor ledenwerving, IVNpromotie en bijvoorbeeld ook voor de oprichting van een Werkgroep Landschapsbeheer. In afstemming met het bestuur worden verdere stappen in dit proces gezet. Het afbreukrisico in dit kader is met name het aantal leden van de Werkgroep Heemtuin. Voor een aantal oudere leden is een verhuisdatum een mogelijk natuurlijk moment om hun bijdrage te stoppen. Vraag is dan hoe gaan we het afscheid vorm geven en hoe dit op te vangen met nieuwe medewerkers. Om de publiciteit rondom de Open Zondagen te verhogen wordt al geruime tijd gewerkt met thematische dagen. De komende jaren zal deze methode ook gehanteerd worden en zo mogelijk verder uitgebouwd. Een verder punt van aandacht is hoe de informatieverstrekking op de heemtuin, richting bezoekers, vorm te geven. Te ontdekken wat wel en wat niet werkt. Ook de komende jaren zal hierin energie worden gestoken. Beleidsplan IVN Hengelo van 12

8 De Werkgroep Heemtuin zal ook in de komende jaren voortgaan met het begeleiden van gelijktijdig 2 tot 3 maatschappelijke stagiaires. Zij kunnen afhankelijk van hun eigen kennis van wilde planten verschillende zinvolle klussen doen op de heemtuin. Het zijn altijd zinvolle werkzaamheden, die we hen zo nodig graag uitleggen. Via de website van het IVN Hengelo en via Scala Welzijn kunnen zij met ons in contact komen. De heemtuin vervult een belangrijke educatieve functie binnen het IVN Hengelo. Zo benut de Werkgroep Schoolactiviteiten de heemtuin voor haar buitenlessen. Aan de inrichting en het op peil houden van de heemtuin zal ook de komende jaren aandacht besteed moeten worden en er dienen voldoende middelen beschikbaar gesteld te worden om dit te realiseren. De Werkgroep Heemtuin zal hiertoe actief aankloppen bij het bestuur en samen met de penningmeester gericht subsidies aanvragen Werkgroep Schoolactiviteiten De doelstelling van de werkgroep is om leerlingen van de groepen 7 en 8 van het basisonderwijs dichter bij de natuur te brengen, de natuurbeleving te vergroten en kennis over te dragen. Dit wordt gerealiseerd door de behandeling van lesbrieven op school en het uitvoeren van opdrachten op de heemtuin. De lesbrieven zijn opgezet rond vier thema s (zaadverspreiding, voortplanting, beestjes en herfst). De onderwerpen van deze thema s zijn uit ontwikkeld. De lesbrieven zijn nu gedigitaliseerd, dit werkt in de verspreiding ook tijds- en kostenbesparend. Het draaiboek met daarin de werkwijze van de Werkgroep Schoolactiviteiten zal in de komende jaren worden bijgehouden. Het voorbereiden en organiseren van de activiteiten verloopt goed. Wel verloopt het aanschrijven van en aanmelden van de scholen door het CNMC moeizaam en met afnemende opbrengst. Bezien zal moeten worden hoe hiermee om te gaan. De werkgroep bestaat uit een vaste kern en daaromheen een groep mensen voor de begeleiding van activiteiten. Het streven is de kerngroep uit te breiden. Uitbreiding en verjonging van de vrijwilligersgroep is wenselijk. Nagedacht zal moeten worden hoe ledenwerving te integreren in de activiteiten. De ervaren vrijwilligers hebben veel kennis. Met behulp van de lesbrieven is een goede voorbereiding mogelijk, wel zal nagedacht worden wat nog meer gedaan kan worden aan de scholing van de vrijwilligers. De ontwikkelingen m.b.t. het mogelijk verhuizen van de heemtuin naar het Stadspark zal de nodige zorg en aandacht van de werkgroep vragen, de verhuizing biedt echter ook nadrukkelijk kansen voor aanvullende activiteiten en samenwerking met andere partijen zoals bijvoorbeeld de Kinderboerderij Werkgroep Natuurwandelingen Het doel van de Werkgroep Natuurwandelingen is, voor een zo breed mogelijk publiek, de waarde en het belang van de natuur uit te dragen. De wandelingen zijn zo opgezet dat de menselijke zintuigen optimaal gestimuleerd worden. Met zien, horen, ruiken, voelen en proeven wordt getracht zoveel mogelijk variatie in de wandelingen in te brengen en komen de educatieve aspecten goed tot hun recht. Voor de leden organiseert de werkgroep excursies naar bijzondere gebieden of rond speciale thema s. De werkgroep bestaat uit een vaste kern en daaromheen een groep mensen voor de begeleiding van activiteiten. De werkgroep streeft naar het organiseren van jaarlijks vier wandelingen. Er worden vaste gebieden bezocht rondom Hengelo, nagedacht wordt of er naast gebiedsgerichte wandelingen ook thematische wandelingen opgezet kunnen worden, zoals bijvoorbeeld paddenstoelen of vogels en bomen (aansluitend op de digitale heruitgave van bomenwandelingen door Hengelo). Het voorbereiden en organiseren van de activiteiten verloopt goed, de publiciteit is in orde maar blijft wel aandacht vragen, de deelnemers zijn enthousiast. Problemen doen zich echter voor in de beschikbaarheid van de mensen die de activiteiten moeten begeleiden. Er zijn 6 tot 8 personen beschikbaar, echter deze zijn niet allemaal in staat om zelfstandig een groep te leiden. In de praktijk zijn er vaak slechts twee gidsen, de overige dragen bij in de begeleiding. Nagedacht zal worden hoe, via eventueel een traject van begeleiden en voorwandelen, gericht gidsen opgeleid kunnen worden. Ook het inschakelen van externe deskundigheid bij de thematische wandelingen is een optie, probleem wat zich hierbij voordoet is dat het vaak gaat om mensen die al druk bezet zijn. Een in het verleden gehouden Natuurgidsencursus heeft geen rendement aan nieuwe gidsen gehad, te wijten aan de vrijblijvendheid waarmee cursisten konden deelnemen. Mocht er een volgende cursus komen dan zal vooraf worden onderzocht onder welke voorwaarden cursisten kunnen deelnemen. Beleidsplan IVN Hengelo van 12

9 Om kennis en ervaring te kunnen behouden dient nog een werkplan te worden uitgewerkt met daarin aandacht voor o.a.: de geschiedenis van de verschillende gebieden, hoe de wandelingen georganiseerd worden, wat de taakverdeling is tijdens de wandelingen, etc. Aan het te maken ARBO-plan is reeds enige aandacht besteed, dit zal opnieuw worden opgepakt en uitgewerkt. Bezien zal worden waar samenwerking gezocht kan worden met andere organisaties, zoals de Oelermolen bij wandelingen in Oele en de Natuur- en Milieuraad Hengelo en de Wandelunie in het kader van verzoeken hunnerzijds Werkgroep Cursussen De Werkgroep Cursussen stelt zich tot doel om kennis over de natuur uit te dragen naar een zo breed mogelijk publiek. Dit tracht de werkgroep te bereiken door een gevarieerd programma met theorie, praktijk en excursies, goed lesmateriaal deskundige docenten. De cursussen worden georganiseerd in KIN-verband, dit zijn de lokale afdelingen van KNNV, IVN en NIVON. De samenwerking verloopt goed. De cursusonderwerpen worden thematisch gekozen en daar waar dit gericht is op planten wordt de heemtuin actief betrokken. Bovendien wordt geprobeerd, vaak succesvol, financieel onafhankelijk van het IVN Hengelo te opereren. De werkgroep bestaat uit een klein aantal vrijwilligers met veel kennis. Tevens streeft men er naar om zoveel mogelijk cursisten, met hun nieuw verworven kennis, actief te betrekken bij activiteiten van het IVN Hengelo. In samenwerking met de andere verenigingen wordt elke cursus weer aandacht en reclame besteed aan de activiteiten van de afzonderlijke verenigingen Werkgroep Redactie Het doel van de Werkgroep Redactie is een informatief en kwalitatief goed blad voor de leden en belangstellenden te maken, waardoor deze op de hoogte worden gehouden van activiteiten en ontwikkelingen binnen de vereniging en op natuurgebied in het algemeen. Het (Digi-)Duizendblad, verschijnt vier keer per jaar. Drie keer digitaal (per en op de website) en een keer op papier (het zogenoemde jaarbewaarnummer). De werkgroep heeft een ondersteunende functie, maar is tevens van belang voor de binding tussen vereniging en leden. De werkgroep bestaat uit een vaste redactiekern die een beroep kan doen op een groep mensen voor het corrigeren en distribueren van (Digi-)Duizendblad. De werkgroep functioneert goed en probeert een kwalitatief goed blad te leveren. Er is een werkplan met daarin o.a. taakbeschrijvingen en een draaiboek hoe nieuwe nummers uit te brengen, dit om kennis en vakmanschap te kunnen behouden en door te geven. Het werkplan zal worden bijgehouden. (Digi-)Duizendblad heeft in de huidige vorm een belangrijke bindende en informerende functie binnen de vereniging. Eén van de manieren om daaraan invulling te geven is om de afzonderlijke leden te interviewen op hun motivatie en wat er speelt binnen een werkgroep. Van het bestuur en de verschillende werkgroepen wordt verwacht dat actief kopij wordt aangeleverd Werkgroep Publiciteit Publiciteit voor de vereniging en haar activiteiten is een belangrijk middel om de doelstellingen van het IVN Hengelo te kunnen verwezenlijken. De huidige activiteiten van de werkgroep: Folder, persberichten en website; lopen goed en het streven is deze te blijven ontwikkelen. Webredactie is een nieuwe activiteit waarmee we gaan experimenteren. Het voornemen is invloed uit te oefenen op de presentatie van en publiciteit vanuit IVN Hengelo. Daarin willen we gaandeweg binnen onze IVN-afdeling werkgroep overstijgend zijn. Als uitdagingen voor de komende jaren zien we de mogelijke komst van een heemtuin in het Stadspark, het inhoud geven aan webredactie en het aansluiten bij landelijke IVN-ontwikkelingen. 4.2 Nieuwe en vernieuwende activiteiten Het ontwikkelen van nieuwe activiteiten hangt sterk samen met het aantal actieve leden en hoeveel tijd die leden kunnen en willen besteden aan vrijwilligerswerk. Met het huidige aantal actieve leden heeft het opzetten van nieuwe activiteiten een lage prioriteit. Beleidsplan IVN Hengelo van 12

10 Vernieuwing door aanpassen en/of uitbreiden van bestaande activiteiten heeft een grotere kans van slagen. Van de werkgroepen wordt een continue kritische evaluatie van de eigen activiteiten verwacht. 4.3 Nieuwe werkgroepen Bij het opzetten van nieuwe werkgroepen gelden dezelfde beperkingen als voor het ontwikkelen van nieuwe activiteiten. Het opzetten van nieuwe werkgroepen heeft dan ook geen prioriteit. Insteek is om nieuwe activiteiten onder te brengen bij de bestaande werkgroepen. Alleen daar waar gewenst zal overgegaan worden tot de oprichting van een nieuwe werkgroep. Op publiciteitsgebied dienen de huidige activiteiten verder ontwikkeld te worden om meer bekendheid te kunnen geven aan het werk van het IVN Hengelo. 4.4 Werkboeken/werkplannen In een werkboek wordt o.a. vastgelegd hoe een werkgroep functioneert, welke activiteiten ontplooid worden, welke afspraken nodig zijn, welke kennis en ervaring nodig c.q. aanwezig is etc. Deze informatie is belangrijk om kennis en ervaring te behouden en geeft duidelijkheid en structuur binnen de werkgroep voor zowel oude als nieuwe leden. In werkplannen wordt aangegeven welke activiteiten in een bepaald jaar uitgevoerd gaan worden en wat de kosten en baten van de activiteiten zijn. Deze plannen zijn met name bedoeld om inzicht te krijgen in de activiteiten, de hoeveelheid werk en hoe dit georganiseerd moet worden, maar zijn ook van belang voor opstellen van goede totaal begroting. In principe zijn werkplannen bedoeld voor de periode van 1 jaar, maar kunnen zich ook uitstrekken over meerdere jaren. De werkgroepen hebben in de vorige beleidsplanperiodes hun werkboeken en plannen uitgewerkt. Zaak is om deze up-to-date te houden. Beleidsplan IVN Hengelo van 12

11 5 Vrijwilligers/leden 5.1 Nieuwe leden, donateurs en vrijwilligers Binnen onze vereniging is het totale ledental en donateurs stabiel, wel kent het aantal actieve leden een dalend verloop. Hierdoor wordt het draaiende houden van de bestaande activiteiten bemoeilijkt én is ontwikkeling van nieuwe activiteiten binnen de bestaande werkgroepen of het opzetten van nieuwe werkgroepen niet of nauwelijks mogelijk. Een deel van de actieve leden is inmiddels op een leeftijd gekomen dat ze, binnen een aantal jaren, beslissen het rustiger aan te doen of te stoppen met hun werkzaamheden. Om de verenigingsactiviteiten ook in de toekomst te kunnen blijven doen of uit te breiden is ledenwerving van het allergrootste belang. Alle activiteiten zullen hiervan doordrongen moeten zijn. Contacten van werkgroepen met publiek dienen naast educatie gericht te zijn op ledenwerving. Invloed leden We weten uit ervaring hoe belangrijk persoonlijke contacten zijn om mensen te werven als actief lid voor onze vereniging. Het is duidelijk dat deze vorm van werving zeer belangrijk blijft naast de andere wegen die bewandeld gaan worden. Het bestuur vertrouwt er op dat elk lid en elke werkgroep zijn persoonlijke contacten gebruikt om leden te werven en zal dat waar mogelijk stimuleren. 5.2 Informeren van leden/donateurs Naast het IVN ledenblad Mens en Natuur (4 x per jaar, donateurs uitgezonderd) worden de leden geïnformeerd via het afdelingsblad (Digi-)Duizendblad (4 x per jaar) en mededelingen in lokale kranten e.d. met betrekking tot IVN-activiteiten. Onze website wil ook nadrukkelijk een vraagbaak voor de eigen leden zijn, in de interne agenda zijn niet alleen de publieksactiviteiten maar ook de ledenactiviteiten opgenomen. 5.3 Kennisontwikkeling en behoud Kennisontwikkeling wordt binnen het IVN Hengelo vooral bepaald door persoonlijke interesse. Het verplichten van kennisontwikkeling om taken of activiteiten goed te kunnen uitvoeren is in een vrijwilligersorganisatie niet aan de orde maar meestal ook niet nodig. Toch mag van alle vrijwilligers verwacht worden dat een bepaalde kennis aanwezig is of dat ze bereid zijn zich bepaalde kennis eigen te maken. Deze kennis is afhankelijk is van de aard van de activiteiten en taken die uitgevoerd worden. Het kennisniveau dient er op gericht te zijn de kwaliteit van de IVN-activiteiten te verbeteren of op zijn minst in stand te houden. Hier ligt een voorname taak voor de verschillende werkgroepen. Naast kennisontwikkeling is ook het behoud van kennis en ervaring van eminent belang. De afgelopen jaren zijn een aantal zaken gestimuleerd, o.a. vastleggen van kennis en ervaring, uitwisseling van kennis, rouleren van taken en mentorschap. De werkgroepen hebben tot taak dit bij te houden. 5.4 Veiligheid en gezondheid Het IVN Hengelo heeft voor haar actieve leden een ongevallenverzekering afgesloten. Voor details zie het Huishoudelijk Reglement Bijlage 2. De Arbowet is met ingang van 2006 niet meer van toepassing op vrijwilligersorganisaties. De aanwezige Arbo-plannen hebben dus geen officiële status, maar zijn uit gezichtspunt van veiligheid en gezondheid waardevol om toegepast te worden. Het bestuur hecht er daarom waarde aan om activiteiten uit te voeren volgens de opgestelde Arbo-plannen en deze ook bij te houden. Door het Landschap Overijssel is een zakgids Veilig Vrijwilligerswerk uitgegeven die in principe voor iedere vrijwilliger beschikbaar is. 5.5 Binding leden en vereniging De onderlinge band tussen vrijwilligers/leden ontstaat vooral tijdens werkbijeenkomsten, excursies, tijdens activiteiten van werkgroepen en persoonlijke contacten buiten het IVN Hengelo. De binding tussen vereniging, leden en donateurs vindt met name plaats door middel van het afdelingsblad '(Digi-)Duizendblad'. Beleidsplan IVN Hengelo van 12

12 Sociale contacten zijn van belang voor de leden zelf maar ook voor de vereniging. Een goede onderlinge band en een prettige sfeer bepalen of mensen zich thuis voelen bij het IVN Hengelo. Bindende elementen zijn alle werkgroepen, de excursies, Nieuwjaarswandeling, Jaarvergadering en de Doe-dag. Er voor zorgen dat met name actieve leden zich zo lang mogelijk blijven inzetten voor de vereniging is net zo belangrijk als werven van nieuwe/actieve leden. Dit kan door prettige onderlinge contacten, leuke en interessante activiteiten, goede organisatie en communicatie, zinvolle taakverdeling en rekening houden met individuele wensen van de vrijwilliger. Beleidsplan IVN Hengelo van 12