AANKOOP- en AANBESTEDINGSBELEID GEMEENTE HULST

Transcriptie

1 AANKOOP- en AANBESTEDINGSBELEID GEMEENTE HULST Vastgesteld:..

2 Inhoudsopgave 1. Aankoop- en aanbestedingsbeleid 1.1. Uitgangspunten 1.2. Beleid gemeente Hulst Aankoopbeleid Aanbestedingsbeleid 2. Toelichting 2.1. Inleiding 2.2. Definities 2.3. De Wettelijke regelingen 2.4. Afspraken 2.5. Vormen van Aanbesteden 2.6. Historische Ontwikkeling 2.7. Conclusie 3. Procedurebeschrijvingen 3.1. Aankoopbeleid 3.2. Aanbestedingsbeleid Pagina 2 van 21

3 1. Aankoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Hulst Als uitgangspunten bij de bepaling van het aankoop- en aanbestedingsbeleid gelden: Het bevorderen van de werkgelegenheid in eigen streek. Het behouden van de continuïteit van de opdrachten (dit is ook voor de bedrijven van groot belang - het lange termijnbeleid, zowel voor personeel als voor investeringen, dient zoveel mogelijk te worden gegarandeerd). Snelle inzetbaarheid van extra mensen en materieel bij calamiteiten buiten werkuren. Een optimale prijs-kwaliteitverhouding waarbij het concurrentiebeding gewaarborgd is. De uitvoering van enig werk slechts gunnen aan ondernemers die voldoende kapitaalkrachtig c.q. kredietwaardigheid zijn, alsmede voldoende technische deskundigheid hebben. Dat geen vergoeding van de inschrijvingskosten plaats vindt, ongeacht de vorm van aanbesteden of offerte aanvraag. Dat om de 2 jaar, gekoppeld aan de herziening van de Europese normen voor het aanbestedingsbeleid, ook de normen binnen het gemeentelijk aankoop- en aanbestedingsbeleid worden herzien c.q. bijgesteld. Pagina 3 van 21

4 Uitgaande van voornoemde uitgangspunten wordt het aankoop- en aanbestedingsbeleid als volgt geformuleerd: 1.1. Aankoopbeleid Er is uitdrukkelijk aansluiting gezocht bij de in voorbereiding zijnde Regeling budgethouderschap en Procedurebeschrijvingen aangaan van verplichtingen en afhandeling facturen. Bedragen en afspraken in deze beschrijvingen en regeling zijn ongewijzigd gebleven. I. Bestellingen tot 500,- (excl. BTW): Bestelbon in tweevoud. De eerste is voor de leverancier, de tweede is voor de budgethouder c.q. budgetbeheerder (factuurcontrole). II. III. Bestellingen van 500,- tot ,- (exclusief BTW): opdrachtbon in drievoud of brief. De eerste is voor de leverancier. De tweede is voor de administratieve controle en de derde is voor de budgethouder of budgetbeheerder. Boven een bedrag van ,- dienen minimaal twee offertes aangevraagd te worden of dient aanbesteed te worden (zie IV, V en VI). Indien het specifieke werkzaamheden, leveringen of diensten betreft kan hiervan worden afgeweken en prijsopgave gevraagd worden bij 1 bedrijf. I II III Bestelbon in tweevoud Bestelbon in drievoud Offerte Civieltechn.Werken 0,- tot 500,- 500,- tot , ,- tot ,- Bouwtechn.Werken 0,- tot 500,- 500,- tot , ,- tot ,- Cultuurtechnische 0,- tot 500,- 500,- tot , ,- tot ,- Werken Diensten 0,- tot 500,- 500,- tot , ,- tot ,- Leveringen 0,- tot 500,- 500,- tot , ,- tot ,- *Bedragen in de tabel zijn exclusief BTW *Civieltechnische werken; openbare werken: beheer en aanleg wegen, voorzieningen, pijpleidingen, bruggen. *Bouwtechnische werken: bouw, verbouw en onderhoud aan bouwwerken *Cultuurtechnische werken: aanleg en onderhoud van groen Pagina 4 van 21

5 1.2. Aanbestedingsbeleid De basisprincipes en procedureregels voor de aanbesteding van werken, leveringen en diensten zijn grotendeels gelijk, alleen de grenswaarden verschillen. Bij het gunnen van een werk, levering of dienst dient voorop te staan dat met een optimale prijsvorming het beste resultaat wordt verkregen. Fundamenteel voor de keuze op welke wijze aanbesteed wordt, is het bedrag dat volgens de raming in de begroting gemoeid is met de opdracht. IV. Boven een bedrag van ,- heeft men, indien de opdracht niet meer bedraagt dan ,- voor civieltechnische werken en niet meer dan ,- voor andere werken, leveringen en diensten, de keuze tussen offertes (III) of enkelvoudig aanbesteden. Bij een enkelvoudige aanbesteding wordt een bestek voorgelegd aan één ondernemer. Ook de bouwteamconstructie is een vorm van enkelvoudig aanbesteden. In de afweging om tot een bouwteamconstructie over te gaan gelden andere afwegingen dan de financiële, met name: - de moeilijkheidsgraad van het werk, - opeenvolging van fasen, - de uitvoeringsmethode van de aannemer kan overlast burger beperken, - tijdsdruk. V. Indien de Europese drempelwaarden niet worden overschreden dient men meervoudig aan te besteden. De onderhandse aanbesteding, waarbij minimaal twee en maximaal zes bedrijven deelnemen verdient daarbij de voorkeur. Een subsidievoorwaarde kan zijn dat de openbare aanbesteding verplicht gesteld wordt. In dat geval zullen de subsidievoorwaarden gevolgd worden. VI. Indien de drempelwaarden t.a.v. Europees aanbesteden worden overschreden dient men Europees aan te besteden, volgens de niet-openbare procedure (met voorafgaande selectie). Indien er sprake is van een van de in de richtlijnen voor overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten aangegeven uitzonderingen op het werkingsbereik ervan, kan hiervan desgewenst gebruik gemaakt worden. Dit betekent dat er niet Europees, niet-openbaar hoeft te worden aanbesteed als op grond van Europese regels een uitzondering mogelijk is op de verplichting om Europees aan te besteden. IV V VI Enkelvoudig Onderhands Europees; Niet-openbaar Civieltechn. Werken ,- tot , ,- tot ,- Hoger dan ,- Bouwtechn. Werken ,- tot , ,- tot ,- Hoger dan ,- Cultuurtechnische ,- tot , ,- tot ,- Hoger dan ,- Werken Leveringen ,- tot , ,- tot ,- Hoger dan ,- Diensten ,- tot , ,- tot ,- Hoger dan ,- Pagina 5 van 21

6 *Bedragen in de tabel zijn exclusief BTW *Civieltechnische werken; openbare werken: beheer en aanleg wegen, voorzieningen, pijpleidingen, bruggen. *Bouwtechnische werken: onderhoud en infrastructuur werken aan bouwwerken. *Cultuurtechnische werken: groen onderhoud en aanleg. Verklaring tabellen: Dit beleid gaat uit van bepaalde maximumwaarden. Overschrijden de ramingen voor de opdrachten deze waarden, dan is men verplicht de vooropgestelde procedure te volgen (uitzonderingen daargelaten zie toelichting). Niets belet evenwel de aanbestedende dienst om voor een strenger regime te kiezen. Bijvoorbeeld valt een opdracht tussen de grenswaarden voor offertes (III) of enkelvoudig aanbesteden (IV) dan kan men altijd kiezen voor onderhands aanbesteden (V). Andersom is evenwel uitgesloten. Voor opdrachten tussen de ,- en de ,- kan, afhankelijk van het soort werk, levering of dienst gekozen worden tussen het aanvragen van offertes of enkelvoudig aanbesteden. Pagina 6 van 21

7 2. Toelichting 2.1. Inleiding De huidige nota aanbestedingsbeleid gemeente Hulst dateert van 25 april Omwille van een vijftal redenen is deze nota aangepast, uitgebreid en geactualiseerd. Gezien de ontwikkelingen ten aanzien van aanbestedingen sinds het vaststellen van het huidige aanbestedingsbeleid in 1996 is het wenselijk het beleid te actualiseren. Een tweede item is de recent gerealiseerde gemeentelijke herindeling die ertoe geleid heeft één beleid ter zake vast te stellen, geconcretiseerd in een nieuwe nota aanbestedingsbeleid gemeente Hulst. Een derde item is dat de huidige nota enkel gericht is op de aanbesteding van werken. Beleid met betrekking tot de inkoop en aanbestedingen van leveringen en diensten ontbreekt in de nota. In de vorige nota bleef de materie beperkt tot het nemen van besluiten over het aanleggen of verbeteren van wegen, straten, pleinen, gebouwen en dergelijke en het beschikbaar stellen van kredieten voor het uitvoeren van kapitaalswerken en de wijze van aanbesteden van deze werken. In deze nota wordt aangegeven wanneer een werk, een levering of een dienst aanbesteed wordt, wanneer niet, en hoe de procedures zijn. Een vierde item is het dualisme waardoor bijna de gehele bestuursbevoegdheid binnen de gemeentelijke organisatie bij het College van B &W komt te liggen. Een vijfde reden is de noodzakelijke afstemming tussen aankoopbeleid enerzijds en aanbestedingsbeleid anderzijds. In de toelichting worden de definities, de wettelijke regelingen, de aanbestedingsvormen (inclusief de voor- en nadelen) en de historische ontwikkeling van de diverse vormen geschetst. Op basis van de beleidslijnen en procedurebeschrijvingen wordt beschreven hoe iedere bestelling, inkoop en aanbesteding in de nieuwe gemeente Hulst dient plaats te vinden. Hiermee wordt bereikt dat aanbestedingen, inkopen en bestellingen via vastgelegde procedures verlopen door heel de organisatie heen. Alle aankopen van de gemeente (van potloden tot een brug) zullen daardoor transparanter en helderder verlopen. De invoering van dit beleid zal met de nodige zorg en aandacht verspreid moeten worden in de nieuwe organisatie. Een goed aanbestedingsbeleid moet bijdragen aan het bevorderen van de integriteit van het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie. Zowel de gemeente als aanbestedende dienst, alsook de aannemende onderneming en de burger krijgen immers de beschikking over een duidelijke beleidslijn. Pagina 7 van 21

8 2.2. Definities Offerte Aanbieding van koopwaar tegen een vastgestelde prijs. De verkoper bepaalt in principe wat hij aanbiedt en omschrijft dan ook wat, en voor welke prijs hij dat kan aanbieden. Bestek Nauwkeurige beschrijving van een werk, dienst of levering, opgesteld door de opdrachtgever waarvoor hij een prijs vraagt. Aanbesteding = het proces van inkoop en opdrachtverlening De opdracht tot het uitvoeren van een werk, het vanuit externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening, de bedrijfsvoering en het bedrijfsonderhoud tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden na vergelijking van ontvangen inschrijvingen of offertes. Werken Het product van bouw - dan wel wegenbouwkundige werken - in hun geheel dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te overkomen (art 1c EG-richtlijn). Het uitvoeren, het laten uitvoeren dan wel het geheel van ontwerpen en (laten) uitvoeren van een werk. Dit kan betrekking hebben op één specifieke prestatie (vervangen technische installatie gebouw) of op een combinatie van verschillende werkzaamheden die tezamen een economisch of technisch geheel vormen (bouwkundig deel en een installatietechnisch deel). Niet alleen de uitvoering van een project, maar ook de planning, financiering, organisatie en directie ervan, dienen tot het uitvoeren van een werk te worden gerekend (bijvoorbeeld in de EG-richtlijn). Levering Contracten voor de aankoop, het leasen, het huren of in huurverkoop nemen (met of zonder koopoptie) van producten. Het gaat hier bijvoorbeeld om de aankoop van kantoorbenodigdheden, het leasen van auto s, (bouw)materialen, materieel, etc. Diensten Alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen en werken. Bijvoorbeeld: onderhoudsdiensten, schoonmaakdiensten, accountantsdiensten, vuilnisophaaldiensten, verzekeringsdiensten, uitschrijven prijsvragen voor ontwerpen, etc. Pagina 8 van 21

9 2.3. De wettelijke regelingen Gemeenten zijn vrij in het bepalen van hun eigen aanbestedingsbeleid zolang dat natuurlijk past binnen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en zolang er onder de Europese drempelwaarden wordt aanbesteed. De afgelopen jaren zijn er een aantal veranderingen geweest inzake het aanbestedingsrecht. Ook de inwerkingtreding van de nieuwe gemeentewet (per 1/1/2003) zal een aantal belangrijke gevolgen hebben voor de aanbestedingen. De nieuwe gemeentewet Algemene bestuursbevoegdheid komt bij het College van B&W te liggen. Gezien de inhoud van art. 160 van de gemeentewet en het bepaalde in de AWB is het college bevoegd een nota aanbestedingsbeleid vast te stellen. Deze nota dient te informatie aan de gemeenteraad te worden aangeboden voor de nota wordt vastgesteld. De raad krijgt dan de kans op- en/of aanmerkingen te maken op de nota. Het college is verder vrij deze opmerkingen al dan niet in de nota te verwerken. Deze nota wordt dan het kaderstellende stuk waaraan getoetst kan worden door de raad of het college zich aan de vastgestelde procedures houdt. Dit houdt in dat de daadwerkelijke uitvoering van een aanbestedings- of offerte procedure zonder goedkeuring ter zake van de gemeenteraad door het college mag worden afgehandeld. In de nieuwe gemeentewet zit wel een informatieplicht van het College van B&W ingebouwd, passief of actief. EG-richtlijnen Reeds in 1971 heeft de Raad van de Europese Gemeenschappen twee richtlijnen met betrekking tot aanbesteding van werken door de overheid vastgesteld. Dit zijn de Liberalisatierichtlijn en de Coördinatierichtlijn. Deze regels beogen opheffing van beperkingen van het verrichten van diensten op het gebied van overheidsopdrachten in de lidstaten onderling en coördineren de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten. De Wet aanbesteding van werken lagere publiekrechtelijke lichamen stelt inachtneming van de richtlijnen verplicht. De gemeente Hulst zal er waarschijnlijk niet of nauwelijks mee te maken krijgen, omdat het slechts gaat om aanbesteding van werken waarvan de geraamde kosten meer dan ,-, exclusief BTW bedragen. Voor leveringen en diensten ligt dit bedrag op ,-, exclusief BTW. In de richtlijnen voor overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten zijn uitzonderingen aangegeven op het werkingsbereik ervan. Binnen de Europese Unie wordt volop gewerkt aan een nieuwe richtlijn. Deze richtlijn wil een echte Europese interne markt tot stand brengen op het gebied van overheidsaankopen. Zij heeft niet tot doel het nationale recht te vervangen, maar ervoor te zorgen dat bij het plaatsen van overheidsopdrachten in alle lidstaten de beginselen van gelijke behandeling, non-discriminatie en doorzichtigheid in acht worden genomen. Pagina 9 van 21

10 Het Burgerlijk Wetboek Het spreekt eigenlijk vanzelf dat de gemeente als privaatrechtelijk contractspartner gehouden is aan de bepalingen die het Burgerlijk Wetboek in de artikelen 1639 tot en met 1651 geeft over aanneming c.q. aanbesteding van werk. Een nadere uitwijding hierover heeft in het kader van beleidsbepaling weinig belang Afspraken Het Uniforme Aanbestedingsreglement 2001 (UAR 2001/EG 1991), De rijksoverheid is verplicht om, bij aanbesteding van werken van enige omvang, een procedure te volgen als beschreven in het Uniforme Aanbestedingsreglement Gemeenten hebben die verplichting niet. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten schrijft echter, dat van gemeenten wel wordt verwacht dat zij een door algemene beginselen van behoorlijk bestuur begrensd aanbestedingsbeleid voeren. Het UAR 2001 biedt hiertoe mogelijkheden. Gemeenten kunnen derhalve het reglement permanent of incidenteel van toepassing verklaren. In elk klein, incidenteel geval hoeft dit niet nodig te zijn, maar in zijn algemeenheid is toepassing mogelijk en ook gebruikelijk. Bij "Europese" aanbestedingen, als aangegeven bij de EG-richtlijnen, moet een procedure worden gevolgd, overeenkomend met die uit het UAR 2001/EG Het reglement vormt ook een goede leidraad bij de in de volgende paragraaf te beschrijven aanbestedingsvormen Vormen van aanbesteden De Europese Richtlijnen kennen vier (twee-twee) procedures De openbare procedure Alle belangstellenden kunnen direct een offerte indienen naar aanleiding van de publicatie van de opdracht. De aanbestedende dienst moet rechtstreeks uit deze offertes, op grond van objectieve selectie- en gunningscriteria die vooraf bekendgemaakt zijn, een keuze maken aan wie de opdracht wordt gegund De niet-openbare procedure (aanbesteding in twee fasen) Eerste fase: publicatie; belangstellenden melden zich als gegadigde. Tweede fase: aanbestedende dienst selecteert op basis van op vooraf bekend gemaakte objectieve selectiecriteria een aantal (5 of meer) belangstellenden om een offerte in te dienen. Pagina 10 van 21

11 Onderhandeling met voorafgaande bekendmaking Deze procedure kan enkel worden toegepast indien: - In de openbare of niet-openbare procedure uitsluitend onregelmatige inschrijvingen zijn gedaan. - Het werken betreft die uitgevoerd worden met het oog op onderzoek, proefneming of ontwikkeling en niet met het doel de haalbaarheid van het project vast te stellen of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te dekken Onderhandeling zonder voorafgaande bekendmaking Deze procedure kan enkel worden toegepast indien: - er in een openbare of niet-openbare procedure geen of geen geschikte inschrijvingen zijn ontvangen. - het gaat om opdrachten die om technische of artistieke redenen, of om redenen van bescherming van alleenrechten, slechts aan een bepaalde aannemer kunnen worden toevertrouwd. - wanneer dat strikt noodzakelijk is als gevolg van dwingende spoed (niet veroorzaakt door de aanbestedende dienst). - aanvullende werken die, ten gevolge van onvoorziene omstandigheden, nodig zijn geworden om het oorspronkelijke werk uit te kunnen voeren. - herhalingsopdrachten die deel uitmaken van een oorspronkelijke opdracht die zelf volgens de Richtlijn Werken is aanbesteed. Het UAR 2001 kent vier aanbestedingsvormen Openbare aanbesteding Hierbij wordt de aanbesteding algemeen bekend gemaakt en kan eenieder inschrijven; Voordelen: - in principe optimale invloed van het concurrentie-element. - mogelijkheid tot objectieve keuze. - behoud van ruimer inzicht in marktsituatie. Nadelen: - de procedure kan lang duren en werkt dus vertragend. - aantal inschrijvingen is onbeperkt. - juridische procedures (meer kans op). - laagste prijs betekent niet altijd de beste kwaliteit. - hogere toezichtkosten Aanbesteding met voorafgaande selectie Deze aanbesteding wordt eveneens algemeen bekend gemaakt en elke aannemer kan zich melden als gegadigde. Uiteindelijk zal slechts één of een klein aantal aannemers worden uitgenodigd in te schrijven; De voor- en nadelen zijn hier dezelfde als bij de openbare aanbesteding. Door het stellen van geschiktheideisen wordt het nadeel van mogelijk niet-bonafide inschrijvers voorkomen. De voorafgaande selectie geschiedt tijdens het Pagina 11 van 21

12 voorbereidingsproces zodat de aanbestedingsprocedure in zijn totaliteit niet langer duurt Onderhandse aanbesteding Bij deze aanbesteding wordt, aangevuld met selectiecriteria, een beperkt aantal van tenminste twee natuurlijke- of rechtspersonen uitgenodigd om in te schrijven; met dien verstande dat het uit te nodigen aantal in de regel niet meer bedraagt dan zes. Voordelen: - alleen deskundige ondernemers worden uitgenodigd. - kwaliteit. - minder intensief toezicht nodig. - korte procedure. Nadelen: - de schijn wordt gewekt dat één of meer aannemers worden begunstigd. - marktwerking is minder De onderhandse aanbesteding na selectie In dit geval wordt eerst een aantal aannemers in de gelegenheid gesteld deel te nemen aan een selectie, waarna één of een beperkt aantal van hen wordt uitgenodigd in te schrijven. De voor- en nadelen zijn identiek aan die van de onderhandse aanbesteding. Bijzondere aanbestedingsvormen die niet in het UAR 2001 vermeld staan, zijn: De enkelvoudige uitnodiging De enkelvoudige aanbesteding houdt in, dat slechts één aannemer tot het doen van een prijsaanbieding wordt uitgenodigd, al of niet werkend met "open begroting". Er moet vooraf een afstandsverklaring (van rechten uit prijsregelende c.q. mededingingsvoorschriften) worden gevraagd zodat, indien geen overeenstemming wordt bereikt, elders opnieuw een prijs kan worden opgevraagd, zonder dat het werk "besmet" wordt. Besmet = voor een werk is reeds een prijs ingediend door een aannemer. Het werk kan (mag) dan niet meer in dezelfde vorm opnieuw aanbesteed worden. Voordelen: - procedure kan kort zijn (tijdwinst). - tussen aanbestedende dienst en aannemer kan goed overleg plaatsvinden met betrekking tot uitvoering en prijsvorming. - voorbereidingskosten worden beperkt. - prijsconsequenties van wijzigingen kunnen duidelijk. worden omdat met een open begroting wordt gewerkt. Nadelen: - schijn van begunstiging wordt gewekt. - minder marktwerking. Pagina 12 van 21

13 Een bijzondere vorm van de enkelvoudige uitnodiging is die waarbij sprake is van een "bouwteam" Bouwteam. Het vormen van een "bouwteam" vindt voornamelijk plaats bij grotere werken waarbij de aannemer door de opdrachtgever wordt gekozen. Men kan eveneens de onderhandse aanbesteding na selectie zover doorvoeren tot één aannemer overblijft die geschikt wordt geacht in bouwteamverband te worden ingeschakeld. In dit geval zal de keuze dan vallen op een aannemer die voor het te verwezenlijken project over speciale deskundigheid en organisatievermogen beschikt. De aannemer is bovendien in staat en bereid tot samenwerking in teamverband met de opdrachtgever, de directie en met de door de opdrachtgever ingeschakelde specialisten. Naast bovenstaande aspecten kan het selecteren van de aannemer plaats vinden door het laten verstrekken van prijzen voor afgeronde gedeelten van het werk, gebaseerd op door de ontwerper te verstrekken schetsontwerp of samen te stellen hoeveelhedenstaten met omschrijvingen; dit geheel aangevuld met procentuele invulling van de algemene bouwplaatskosten, algemene kosten, winst en risico en opgave van manuurbedragen. In het bouwteam kan de aannemer reeds in het ontwerpstadium worden ingeschakeld en kan worden ingespeeld op zijn wijze van uitvoering. Tevens kan de uitvoerende partij mede budgetverantwoordelijk worden gesteld. Door de samenwerking tussen aannemer, ontwerper en directie tijdens de voorbereidende fase en de openheid van de ramingen van alle partijen kan een kwalitatief beter resultaat voor een redelijke prijs worden verwacht. Voor de prijsvorming is het nodig een afstandsverklaring te ondertekenen door beide partijen. In deze zogenaamde bouwteamovereenkomst zijn naast de verplichtingen van beide partijen, de verklaring van afstand opgenomen. De voor- en nadelen zijn identiek aan die van de onderhandse aanbesteding Turn-key project In het kader van deze nota en de zeer geringe mogelijkheden welke deze aanbestedingsvorm binnen onze gemeente heeft, wordt hierop niet verder ingegaan. Pagina 13 van 21

14 2.6. De ontwikkeling Artikel 176 van de gemeentewet zoals deze is opgesteld door Thorbecke stelt dat openbare aanbesteding regel moet zijn en onderhandse aanbesteding uitzondering. Thorbecke schreef de gemeentewet echter zo'n 140 jaar geleden. Het aanbestedingsstelsel functioneerde anders en ook in het maatschappelijk verkeer heersten geheel andere uitgangspunten. Sindsdien heeft zich een ontwikkeling voltrokken die geleid heeft tot de hedendaagse praktijk, dat niet de onderhandse aanbesteding de uitzondering vormt, maar de openbare. In 1971 vroeg de staatssecretaris van economische zaken, mede namens de ministers van volkshuisvesting, verkeer en waterstaat en defensie, het advies van de Commissie economische mededinging. Navolgend een citaat uit dit advies: "Wellicht moet worden gezegd, dat met name de openbare aanbesteding nog te zeer is omgeven door het aureool van een in de vorige eeuw heersende individualistische concurrentie-ideologie, die haar verwachtingen stelde op de vrije mededinging tussen onafhankelijk van elkaar staande aanbieders, maar niet rekende met het verschijnsel van het gecoördineerde marktoptreden - al dan niet gereglementeerd - door een collectiviteit van aanbieders. Geleidelijk kwam er een overgang naar een aanbestedingspraktijk, waarbij het accent ligt op een beperking van het aantal gegadigden die tot de inschrijving worden toegelaten. In navolging van het opstellen van de Richtlijn van de Raad van de Europese Gemeenschappen van 18 juli 1989 (89/440/EEG) en de Richtlijn van de Raad van de Europese Gemeenschappen van 21 december 1989 is het Uniform Aanbestedingsreglement voor het plaatsen van overheidsopdrachten, de EG1991 opgesteld. In 1995 is in opdracht van het ministerie van VROM een onderzoek gedaan naar het door de overheid gevoerde aanbestedingsbeleid. Aanleiding voor deze evaluatie was het verbod van de Europese Commissie tot toepassing van de Uniforme Prijsregelende reglementen (UPR) en de Erecode voor ondernemers in het bouwbedrijf wegens strijdigheid met de Europese mededingingsregels. Inmiddels zijn door een werkgroep (ministeries van VROM, Defensie, Verkeer en Waterstaat, Economische zaken, de VNG en AVBB) een aantal voorstellen ontwikkeld voor een geheel herzien aanbestedingsreglement, het Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (UAR 2001). Een van de wijzigingen in dit nieuwe reglement is het mogelijk maken van het geven van het vergoeden van de inschrijfkosten. Dit is echter niet verplicht. In de gemeente Hulst is voor werken tot nu toe in de meeste gevallen gekozen voor de onderhandse aanbesteding zoals verwoord in het aanbestedingsbeleid, zoals dit in 1996 is vastgesteld. Er zijn in de meeste gevallen één of meerdere aannemers (meestal 4) uitgenodigd tot inschrijving. Hierbij is bijna altijd gebruik gemaakt van aannemers die in de regio Zeeuws-Vlaanderen gevestigd zijn. Pagina 14 van 21

15 Binnen de gemeente Hulst bestaat reeds een procedure voor het bestellen of inkopen van goederen en diensten. De Regeling budgethouderschap wordt momenteel herzien. Het concept is reeds gereed en sluit aan op de in deze nota opgenomen normen en terminologie van budgethouders en budgetbeheerders. De Procedurebeschrijving aangaan van verplichtingen en afhandeling van facturen is vastgesteld in september De procedures omvatten kort samengevat het volgende: - bestellingen tot 500,- : Bestelbon in tweevoud - bestellingen vanaf 500,- tot ,-: Opdrachtbon in drievoud - bestellingen en opdrachten boven ,-: Min. twee offertes (o.a. 1 plaatselijke leverancier). Voor verdere details kan de Regeling budgethouderschap en Procedurebeschrijvingen aangaan van verplichtingen en afhandeling van facturen geraadpleegd worden. Binnen de huidige organisatie is voor alle afdelingen geïnventariseerd wat voor soort leveringen, diensten of werken er aangekocht of aanbesteed worden en voor welke bedragen de opdrachten verleend zijn. Deze informatie is naast de Regeling budgethouderschap en Procedurebeschrijvingen aangaan van verplichtingen en afhandeling van facturen gebruikt als basis voor de in dit beleid gestelde drempelbedragen Conclusie Met als uitgangspunten de werkgelegenheid in de regio, en continuïteit, is gekozen voor een beperkt aantal vormen van aanbesteding. Europees wordt gekozen voor de niet-openbare procedure om de volgende redenen: - voorkomen van niet-bonafide inschrijvingen; - beperking van het aantal inschrijvers. Onder de normen voor Europese aanbesteding wordt gekozen voor onderhandse aanbesteding onder 2 6 aannemers omdat: - door het kiezen van aannemers uit de regio wordt de werkgelegenheid in de streek bevorderd. - de continuïteit van de aannemingsbedrijven uit de regio wordt gewaarborgd. - de geleverde kwaliteit van het werk bij de uit te nodigen bedrijven staat niet ter discussie. "Vaste" aannemers kunnen zich niet veroorloven inferieur werk te leveren. - als gevolg van het vorige punt kan de intensiteit van het toezicht lager zijn. - er kan voor de aanbesteding een kortere procedure gevolgd worden. - doordat de continuïteit van de bedrijven gewaarborgd wordt kan in geval van calamiteiten een beroep gedaan worden op personeel en materieel van de regionale bedrijven. Beneden de norm van ,- voor civieltechnische werken en ,- voor bouwkundige of cultuurtechnische werken, leveringen of diensten kan gekozen worden Pagina 15 van 21

16 voor een enkelvoudige aanbesteding. Dit beperkt de voorbereidingskosten en houdt een nog kortere procedure in dan het onderhands aanbesteden tussen 2 tot 6 aannemers of leveranciers. Bij het aanvragen van offertes wordt aan minimaal 2 bedrijven gevraagd prijs op te geven. Indien het specifieke werkzaamheden, leveringen of diensten betreft kan hiervan worden afgeweken en prijsopgave gevraagd worden bij één bedrijf. Deze keuze kan ook ingegeven worden uit oogpunt van eenheid binnen het gebruikte materieel en of materiaal en het daarmee gemoeide onderhoud. Pagina 16 van 21

17 3. Procedurebeschrijvingen De procedurebeschrijvingen voor respectievelijk bestellen en offerte en aanbestedingen van werken, diensten en leveringen en de procedure ten behoeve van het aanvragen van kredieten wordt hieronder weergegeven. Ook hier is uitdrukkelijk aansluiting gezocht bij de in voorbereiding zijnde Regeling budgethouderschap en de huidige Procedurebeschrijving aangaan van verplichtingen en afhandeling van facturen Aankoopbeleid Het dagelijks bestuur en financieel beheer van de gemeente Hulst berusten bij het College van B&W. Uit dien hoofde is het College van B&W bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten met derden voor aan de gemeente te leveren goederen of diensten. Het College van B&W kan de uitoefening van deze bevoegdheid geheel c.q. gedeeltelijk opdragen aan specifieke functionarissen binnen het ambtelijk apparaat, de zogenaamde budgethouders. Deze kunnen op hun beurt weer bevoegdheden overdragen aan een budgetbeheerder. Het College van Burgemeester en Wethouders wenst het mandaat tot bestelbevoegdheid te verlenen volgens onderstaande regeling. Regels inzake het aangaan van verplichtingen ten laste van een budget vinden plaats binnen de hieronder genoemde bepalingen: 1. Verplichtingen van meer dan ,- dienen bevestigd te worden door een schriftelijke opdrachtbevestiging die door College van Burgemeester en Wethouders is ondertekend. 2. Het aangaan van verplichtingen tot ,-- mogen door de budgethouder worden aangegaan nadat deze heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de doelstelling. Verplichtingen tot dat bedrag kunnen uitsluitend door of met toestemming van de betreffende budgethouder worden aangegaan. 3. De budgethouder kan zijn bevoegdheden overdragen aan een budgetbeheerder. De budgethouder blijft wel altijd verantwoordelijk. De volgende richtlijnen worden daarbij gehanteerd: - bestellingen en opdrachten tot ,- (excl. BTW) mogen geplaatst worden door de budgetbeheerder. - bestellingen en opdrachten tot 500,- (excl. BTW) mogen door teamleden worden geplaatst. De teamleden welke deze bevoegdheid krijgen worden door de budgetbeheerder schriftelijk aangewezen. Vastleggen verplichtingen Pagina 17 van 21

18 Alle bestellingen worden in principe uitgevoerd door middel van een opdrachtbon of brief. Bestellingen tot 500,- (excl. BTW): Bestelbon in tweevoud. Eén exemplaar is voor de leverancier, de andere is in verband met de factuurcontrole voor de budgethouder c.q. budgetbeheerder. Indien bestelling en levering gelijkertijd plaatsvinden, is er geen bestelbon. De afleveringsbon van de leverancier vervangt in dergelijke gevallen de bestelbon. Bestellingen van meer dan 500,- (excl. B.T.W.): opdrachtbon of brief in drievoud. Het eerste exemplaar is voor de leverancier, het tweede is voor administratieve controle en het derde is voor de budgethouder of beheerder. Offertes Voor bestellingen en opdrachten van ,- en meer (excl. BTW) waarbij meerdere leveranciers mogelijk zijn, worden tenminste twee offertes aangevraagd, waarvan (zo mogelijk) ten minste één bij een plaatselijke leverancier. Afwijkingen van deze richtlijn dienen gemotiveerd te worden. Indien het specifieke werkzaamheden, leveringen of diensten betreft kan hiervan worden afgeweken en prijsopgave gevraagd worden bij 1 bedrijf. Deze keuze kan ook ingegeven worden uit oogpunt van eenheid binnen het gebruikte materieel en of materiaal en het daarmee gemoeide onderhoud. Bewaking van deze procedure De verantwoording voor het bewaken van de actualiteit van deze procedure ligt bij het management team. De facturen worden verder afgehandeld en betaald conform de procedurebeschrijving afhandeling ingekomen facturen Aanbestedingen Enkelvoudig aanbesteden; Hierbij wordt een uitgebreide omschrijving gemaakt (eventueel met bestek en tekeningen) van het werk, de goederen of de diensten die aanbesteed worden. De aanbestedende dienst stelt een tegenraming op. Aan de hand van de verstrekte gegevens en eventueel een bezoek ter plaatse, kan de aannemer of leverancier een prijs indienen. De prijsaanbieding moet in de vorm van een open begroting aangeboden worden zodat de mogelijkheid bestaat hierover met de aannemer of leverancier te onderhandelen. Na afronding van de eventuele onderhandelingen zal de prijs definitief worden vastgesteld. Met als basis de definitieve prijsopgave zal er een kredietaanvraag en gunningadvies opgesteld worden. Na afstemming met het team financieel beleid zal een integraal advies zal worden voorgelegd aan het College van B&W. Als het benodigde krediet beschikbaar wordt gesteld, kan door de budgethouder opdracht worden verleend. Pagina 18 van 21

19 Bouwteam (IV); Binnen een bouwteam wordt de aannemer tijdens de voorbereidingen reeds betrokken bij het maken van het ontwerp. Hierdoor kan in het ontwerp reeds rekening gehouden worden met de werkmethode van de aannemer. Bovendien wordt de aannemer medeverantwoordelijk voor het ontwerp. Met inbreng van alle deelnemers in het bouwteam wordt een bestek met tekeningen gemaakt. Op basis van het bestek en de tekeningen maakt de aannemer een raming. De aanbestedende dienst en of het ingenieursbureau maakt een tegenraming. De prijsbepaling vindt plaats door onderhandeling tussen de aanbestedende dienst (indien aanwezig eventueel het ingenieursbureau) en de aannemer. Binnen de randvoorwaarden welke in de bouwteamovereenkomst zijn vastgelegd, wordt daarna de prijs bepaald. Met als basis de definitieve prijsopgave zal er een kredietaanvraag en gunningadvies opgesteld worden. Na afstemming met het team financieel beleid zal een integraal advies zal worden voorgelegd aan het College van B&W. Als het benodigde krediet beschikbaar wordt gesteld, kan door College van Burgemeester en Wethouders opdracht worden verleend. Meervoudig Aanbesteden (V) Er wordt een bestek met tekeningen gemaakt. Afhankelijk van de werkdruk kan dit in eigen beheer plaats vinden of in opdracht gegeven worden aan een ingenieursbureau. Dit bestek met tekeningen wordt verstrekt aan een aantal aannemers of leveranciers (min. 2, max. 6). De aanbestedende dienst of het ingenieursbureau stellen een tegenraming op. In het aanbestedingstraject worden inlichtingen verstrekt en aanwijs gehouden. De verstrekte informatie en gemaakte afspraken worden in een nota van inlichting vastgelegd. De aannemers vormen hun prijs op basis van het bestek, de tekeningen en de nota van inlichtingen. De inschrijving van de aannemers worden bij de aanbesteding in gesloten enveloppen voor een vastgesteld tijdstip en allen gelijktijdig ingeleverd bij het College van B&W. Het College van B&W opent in aanwezigheid van de aannemers de enveloppen en maakt de inschrijvingsprijzen bekend. Enkel de inschrijfstaat van de aannemer met de laagste prijs wordt nader gecontroleerd en eventueel besproken. Van de aanbesteding wordt een proces verbaal van aanbesteding opgesteld. Het proces verbaal wordt ondertekend door een lid van het College van B&W. Met als basis de definitieve prijsopgave zal er een kredietaanvraag en gunningadvies opgesteld worden. Na afstemming met het team financieel beleid zal een integraal advies zal worden voorgelegd aan het College van B&W. Als het benodigde krediet beschikbaar wordt gesteld, kan door College van Burgemeester en Wethouders opdracht worden verleend. Europees aanbesteden (VI) Voor Europese aanbestedingen wordt gekozen voor de niet-openbare aanbesteding. Dit betekent dat er via het Bureau voor Officiële Publicaties bekend gemaakt moet worden dat een werk, dienst of levering Europees (openbaar) aanbesteed zal worden. In de bekendmaking hoort een omschrijving van het werk opgenomen te zijn. Er dient tevens te worden aangegeven dat het een aanbesteding betreft met voorselectie, waarbij de te hanteren selectiecriteria opgegeven moeten worden. Aan de hand van de bekendmaking zullen een aantal aannemers of leverancier zich Pagina 19 van 21

20 aanmelden als gegadigde voor het inschrijven op het werk. Aan de hand van de selectiecriteria wordt bepaald welke bedrijven al dan niet mogen inschrijven. Dit moeten er minimaal 5 zijn. Het bestek en tekeningen worden aan de overgebleven kandidaten verkocht voor de kostprijs van het bestek en bijbehorende tekeningen. In het aanbestedingstraject worden inlichtingen verstrekt en aanwijs gehouden. De verstrekte informatie en gemaakte afspraken worden in een nota van inlichting vastgelegd. De aannemers vormen hun prijs op basis van het bestek, de tekeningen en de nota van inlichtingen. De inschrijving van de aannemers worden bij de aanbesteding in gesloten enveloppen voor een vastgesteld tijdstip en allen gelijktijdig ingeleverd bij het College van B&W. Het College van B&W opent in aanwezigheid van de aannemers de enveloppen en maakt de inschrijvingsprijzen bekend. Het is bij deze vorm van aanbesteden toegestaan nadere informatie over de inschrijfprijs te vragen aan de aannemers of leveranciers. Het is echter niet toegestaan te onderhandelen over de prijs. Enkel de inschrijfstaat van de aannemer met de laagste prijs wordt nader gecontroleerd en eventueel besproken. Van de aanbesteding wordt een proces verbaal van aanbesteding opgesteld. Het proces verbaal wordt ondertekend door een lid van het College van B&W. Met als basis de definitieve prijsopgave zal er een kredietaanvraag en gunningadvies opgesteld worden. Na afstemming met het team financieel beleid zal een integraal advies zal worden voorgelegd aan het College van B&W. Als het benodigde krediet beschikbaar wordt gesteld, kan door College van Burgemeester en Wethouders opdracht worden verleend. Jurisprudentie: Publiekprivaatrechtelijke samenwerking (PPS), drempelwaarde van het publieke deel wordt overschreden (voor wat betreft infrastructuur), Europese Richtlijn is van toepassing (Gerechtshof 31/01/01, Gemeente Middelburg vs. Projectbouw Zeeland B.V.) Voor verder details betreffende Europees aanbesteden kunnen de hierop betrekking hebbende richtlijn 97/52/EG (werken 93/37/EEG; diensten 92/50/EEG en leveringen 93/36/EEG) worden geraadpleegd. OPMERKING Bij Europees aanbesteden wordt de Raad actief en automatisch geïnformeerd over de procedure en gunning. Bij bestellingen tot en met de meervoudige procedure (inclusief bouwteam) kan de Raad, indien deze het nodig acht, informatie opvragen bij het College van B&W (passieve informatieplicht B&W). Het eenheidsprijzenbestek. Ten behoeve van de afbouw van exploitatieplannen en onderhoud wegen zijn een aantal werkzaamheden gedefinieerd welke opgenomen zijn in een eenheidsprijzenbestek. Binnen het bestek worden prijzen vastgelegd waarbij de hoeveelheden per onderdeel bepalend zijn voor de hoogte van de prijs welke de aannemer hiervoor krijgt. Hoe groter de hoeveelheid, hoe lager de prijs. Pagina 20 van 21

21 De prijzen zijn geldig voor de vaste civiele aannemers welke voor de gemeente Hulst werkzaamheden verrichten. Jaarlijks wordt er door het team Civiele Techniek het eenheidsprijzenbestek opgesteld. Dit bestek en bijbehorende lege inschrijfstaat wordt aan de civiele aannemers ter beschikking gesteld. Zowel de aannemers als het team Civiele techniek stellen een raming op. Tijdens een vergadering waarbij zowel de aannemers, de civiele mensen van het team Beheer en het team Civiele Techniek aanwezig zijn, worden alle eenheidsprijzen met elkaar vergeleken en besproken. Ook wordt bekeken of er eventueel bestekposten kunnen vervallen of toegevoegd moeten worden. De resultaten van deze prijsonderhandeling wordt vastgelegd in een overeenkomst welke ter goedkeuring wordt voorgelegd aan het College van B&W. Indien het College van B&W akkoord gaan zijn de prijzen daarmee vastgelegd. De aannemers verbinden zich hiermee om gedurende een vastgestelde periode van een jaar werkzaamheden uit te voeren voor deze prijzen. De prijzen worden vastgelegd voor telkens een periode van 1 juli tot en met 30 juni. De werkzaamheden welke binnen deze overeenkomst uitgevoerd worden moeten passen binnen de beschikbaar gestelde kredieten en of de financiële ruimte binnen de beheerbegroting. De verantwoording hiervoor berust bij de budgethouder. Pagina 21 van 21