HANDLEIDING RITASSIST

Transcriptie

1 HNDLEIDING RITSSIST

2 VOORDT U BEGINT 3 KEURMERKCERTIFICT REGISTREREN EN CORRIGEREN... 3 BCK-UP GEGEVENS... 3 INLOGGEN 4 HET MENU 5 DSHBORD... 5 GREEN DRIVING... 5 RITTEN... 5 KRT... 6 BEHEER... 7 RPPORT... 9 TOT SLOT... 9 VEELGESTELDE VRGEN 10

3 Voordat u begint Keurmerkcertificaat registreren en corrigeren Gebruikt u Ritssist voor de Belastingdienst en heeft u een keurmerkcertificaat ontvangen? Dan dient u deze zelf te registreren bij de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen via: Ritssist staat enkel gebruik toe conform de geldende richtlijnen en regelgeving. Hierbij wijzen wij u expliciet op de Privacy Gedragscode van Ritssist: Heeft u een systeem welke niet is gekoppeld aan de kilometerteller van uw voertuig? Dan dient u minimaal eens per 2 maanden een correctie door te voeren middels de functie correctierit in het scherm ritten, zie pagina 5. Heeft u een systeem welke wel gekoppeld is aan uw kilometerteller dan hoeft u dit vanzelfsprekend niet te doen. Back-up gegevens Ondanks het feit dat Ritssist al uw gegevens minimaal 10 jaar bewaard, raden wij u aan om belangrijke rapportages ook zelf op te slaan in uw administratie(s).

4 Inloggen Overal waar u beschikt over internet kunt u inloggen op uw account. Dit kan met zowel PC, Mac, tablet en smartphone. Inloggen kunt u via Kies vervolgens de opties: Login ; Ritssist. Met uw inloggegevens kunt u hier inloggen in uw account. Heeft u deze gegevens niet ontvangen? Neem dan contact op met een van onze medewerkers. NB. Een beheerder kan zelf nieuwe accounts aanmaken.

5 Het menu Een webapplicatie moet logisch en gebruiksvriendelijk zijn. Daarom is het systeem zo opgebouwd dat alles voor zich wijst. Het menu ziet u overal terug en ziet er zo uit: Hieronder volgt een korte uitleg van het menu. Dashboard (optioneel) In het optionele dashboard heeft u alle essentiële informatie over uw wagenpark in één overzicht. In overzichtelijke grafieken en tabellen ziet u de top 10 s van onder andere: Tijdsbesteding per dag Totaal gereden kilometers antal Driver Behavior evenementen (bij Driver Behavior module) Percentage omgereden kilometers (bij Driver Behavior module) Hoogst gereden en gemiddelde snelheden Vanuit hier kunt u door te klikken op het kenteken eenvoudig inzoomen naar het betreffende voertuig om de detailinformatie hiervan te bekijken. Green Driving (optioneel) In het menu Green Driving kunt u de individuele prestaties van uw chauffeurs zien en met elkaar vergelijken. Ritten In dit menu kunt u alle ritten, reistijden en afstanden per voertuig zien op de door u geselecteerde data. U kunt een rit openen door er op te klikken, u krijgt dan de gedetailleerde data te zien van deze rit. Gebruikt u de module Green Driving? Dan kunt u hier ook het buitensporige gedrag op de kaart zien. Bent u op zoek naar ritten op een specifieke datum, gebruik dan de kalender om de betreffende datum te selecteren. Met de vinkjes vóór de ritten kunt u een aantal ritten tegelijk selecteren om bijvoorbeeld van zakelijk naar privé om te zetten, of andersom. Beschikt u niet over Green Driving? Wij geven u graag meer uitleg over deze functionaliteit. Neem hiervoor contact met ons op. De vraagtekens en rode blokjes in het van-naar vak betekenen dat het systeem (nog) geen plaatsnaam heeft kunnen vinden. Dit kan betekenen dat er nog een actieve rit gaande is. Wanneer de rit wordt afgesloten, worden deze gegevens automatisch ingevuld. Indien dit niet het geval is kan er sprake zijn van een storing óf het adres komt niet voor in onze database. U zult deze in dit geval handmatig moeten invullen.

6 Wanneer in het vak afstand een groen blokje wordt aangegeven betekent dit dat er is afgeweken van de kortste en meest logische route. Formeel moet u aangeven waarom u afgeweken bent van deze route. Dit kan in het vak fwijkende route bij het bewerken van een rit. De groene blokjes in het vak bezoekadres betekenen dat het adres niet compleet is. Dit kan voorkomen bij locaties die in de database van het kadaster nog geen straatnaam en huisnummer hebben. De adresgegevens zullen handmatig ingevuld moeten worden. Wanneer u bijvoorbeeld op een bouwplaats bent welke nog geen adres heeft, kunt u dit aangeven in uw administratie. Let op: Gebruikt u Ritssist ter verantwoording aan de fiscus? Dan bent u verplicht eens per twee maanden een correctierit door te voeren. Zie veelgestelde vragen om te lezen hoe u deze invoert. Kaart (optioneel) Bij de optionele kaartfunctie heeft u live inzicht in de actuele status en locatie van uw voertuigen. Bovenaan de kaart kunt u een datumbereik invoeren, hiermee kunt u van een bepaalde periode ritten op de kaart plotten. Bovenaan de kaart (naast het databereik) kunt u de kaart filteren op een groep. Hiermee kunt u alleen de voertuigen uit deze groep op de kaart weergeven. Zie het kopje Beheer voor meer uitleg over de groepen. In de lijst aan de linkerkant ziet u al uw voertuigen. Om snel een voertuig op te zoeken kunt u simpelweg beginnen te typen met het kenteken of de naam. Voor deze laatste optie is het wel noodzakelijk dat u een bestuurder heeft gekoppeld aan het desbetreffende voertuig. Lees hier meer over onder het kopje Beheer. Wanneer u op een voertuig klikt, ziet u aan de rechterkant van de kaart de detailinformatie van dit voertuig, rechtsonder vindt u de ritten van de huidige dag. Beschikt u niet over de kaart? Wij geven u graag meer uitleg over deze functionaliteit. Neem hiervoor contact met ons op.

7 Beheer In dit menu kunt u diverse beheerinstellingen doorvoeren. dministraties Dit zijn de voertuigen van uw wagenpark. U kunt een administratie openen door erop te klikken. De monteur van Bel Business Centre heeft hier een aantal stamgegevens van het betreffende voertuig ingevoerd. De volgende zaken kunt u zelf instellen. lgemeen Omschrijving: geef een omschrijving van het voertuig. Groep: u kunt het voertuig toevoegen aan een groep (zie kopje groepen ) Bestuurder: u kunt een vaste bestuurder toevoegen (zie kopje gebruikers ) Ter beschikking van/tot: u kunt hier zelf een datum invoeren. Instellingen Vergoeding per kilometer: u kunt hier zelf een datum invoeren. utorisatie Door hier specifieke gebruikers aan te vinken kunt u deze toegang verschaffen tot dit voertuig. Dit gaat boven de rechten van deze gebruiker. Gebruikers Hier kunt u zelf verschillende typen gebruikers van Ritssist aanmaken. U kunt een nieuwe gebruiker aanmaken door op nieuw te klikken. Vul hier zoveel mogelijk gegevens in. De beheerder maakt eenmalig een wachtwoord aan, vul u inloggegevens in op: Let op: De beheerder maakt eenmalig een wachtwoord aan, u bepaald zelf of de betreffende persoon de logingegevens verstrekt of niet. Vul uw inloggegevens in op:

8 Gebruikerstype Beheerder Hoofdgebruiker Gebruiker Bestuurder Projectleider Rechten lle rechten lleen rechten over de groep waarin deze gebruiker is ingedeeld. Dit is noodzakelijk om een groep toe te kennen aan dit type gebruiker. lleen toegang tot het voertuig waaraan deze is gekoppeld. dministratieve functie, om te koppelen aan voertuigen. dministratieve functie, om te koppelen aan locaties. Ook is het mogelijk om per type gebruikerstype de rechten volledig op maat in te stellen voor uw bedrijf. Neem hiervoor contact met ons op. Let op: Deel een account niet met anderen! Zorg ervoor dat iedereen zijn of haar eigen account heeft! Locaties In veel gevallen worden regelmatig dezelfde adressen bezocht. In Ritssist zijn dit uw locaties. Het is verstandig om van tevoren zoveel mogelijk vaste locaties in te voeren in het adresboek. Belangrijk is dat u de juiste straal instelt, bijvoorbeeld 10 of 50 meter. Wanneer u deze adressen bezoekt, zal Ritssist automatisch het adres matchen met uw vaste locaties. Dit is erg belangrijk; mocht het GPS-signaal niet helemaal zuiver zijn geweest, dan wordt het adres toch automatisch juist ingevuld. Zo voorkomt u onjuistheden in uw administratie. Dat is ook de reden waarom u zoveel mogelijk gegevens in moet vullen. Let op: Heeft u een groot aantal locaties (meer dan 50), neem dan contact met ons op. Wij kunnen deze voor u importeren. Groepen Hier kunt u zelf groepen aanmaken. Met deze groepen kunt u voertuigen en de verschillende gebruikers toewijzen aan een bepaalde groep. Bestuurder wisselen Zie de veelgestelde vragen om te lezen hoe u een bestuurder wisselt. Overig In het menu Beheer beschikt u wellicht over nog een aantal functionaliteiten. Deze zijn voor zeer specifiek gebruik. Heeft u hier vragen over, neem dan contact met ons op.

9 Rapport In dit menu kunt u de diverse standaard rapporten aanmaken. De rapporten kunt u hier samenstellen. Elk rapport heeft verschillende mogelijkheden. U kunt hier een keuze maken met betrekking tot o.a.: Bestandsformaat Periode waar het rapport betrekking op heeft Bestuurder Groep Desbetreffend voertuig Tot slot Hieronder een aantal aandachtspunten om ervoor te zorgen dat zowel u als wij tevreden zijn en blijven: Controleer uw account regelmatig om eventuele onjuistheden of storingen tijden te constateren. Ritssist verstuurt periodiek een statusrapportage. Hierin worden eventuele onjuistheden of storingen vermeldt. Houdt uw dus goed in de gaten! Gebruikt u Ritssist ter verantwoording aan de fiscus? Let dan goed op dat u te allen tijde zélf verantwoordelijk bent voor uw rittenregistratie. Ritssist kan in geen enkel geval aansprakelijk worden gesteld voor een afgekeurde rittenregistratie bij de Belastingdienst. Mocht u er niet uitkomen of heeft u nog vragen? Neem dan contact met ons op. U kunt ons bereiken op: Of via: info@belbusinesscentre.nl

10 Veelgestelde vragen Hoe moet ik een correctierit toevoegen? Op de rittenpagina klikt u op Nieuwe correctierit. Vul hier de datum en tijd in waarop de stand is opgenomen en de eindstand zoals op het dashboard van het voertuig staat aangegeven. Hoe voeg ik een beheerder, hoofdgebruiker of bestuurder toe? Onder het menu Beheer ; Gebruikers, kunt u nieuwe gebruikers worden aangemaakt. Hoe koppel ik een bestuurder aan een voertuig? Onder het menu dministraties kunt u de desbetreffende administratie (voertuig) bewerken. Bij het veld bestuurder kunt u vervolgens de bestuurder toevoegen. Hoe wissel ik een bestuurder van een bepaald voertuig? Onder het menu Beheer ; bestuurder wisselen : 1. Vul de administratie in waar het om gaat. 2. Selecteer de periode. 3. Bij een tijdelijke wissel: wissel ook de vaste bestuurder van deze administratie : UIT Bij een definitieve wissel: wissel ook de vaste bestuurder van deze administratie : N 4. Klik op OK om te bevestigen. Hoe koppel ik een nieuwe bestuurder aan een bestaande ID-Key? 1. Open de gebruiker waarvan de sleutel gewisseld moet worden. 2. Kopieer de Tag-ID en klik op OK. 3. Maak een nieuwe gebruiker aan en plak het zojuist opgeslagen nummer in het Tag-ID veld. 4. Klik op OK om te bevestigen. Hoe krijg ik de laatste rit bovenaan in de rittenstaat? Dit kunt u instellen door naar het kopje Mijn account te gaan. Ga dan naar instellingen en vervolgens onder het tabblad ritten een vinkje te zetten voor laatste rit bovenaan. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? De beheerder van het pakket kan alleen een wachtwoord wijzigen. Onder het kopje Beheer kunt u de desbetreffende gebruiker openen door erop te klikken. Hier kan het wachtwoord worden gewijzigd door een nieuw wachtwoord te typen in het veld wachtwoord. Hoe wijzig ik mijn accountgegevens? Dit kunt u doen door naar het kopje mijn account te gaan, hier kunt u alle klantgegevens bekijken en wijzigen. Ik kan niet meer inloggen, wat moet ik doen? Neem contact op met Bel Business Centre. Ik ben een factuur van Ritssist kwijt, hoe kan ik hier een kopie van opvragen? U kunt alle facturen die vanuit Ritssist zijn verstuurd terugvinden onder mijn account, tabblad facturen.

11 Er staat een uitroepteken bij een voertuig, wat betekent dit? Wanneer er een uitroepteken bij het voertuig staat betekent dit dat de informatie van dit voertuig niet 100% realtime is. Er kan sprake zijn van een verminderd GPS- of GSM-ontvangst. We kunnen hiervan dus geen actualiteit garanderen. De data wordt echter wel opgeslagen en met terugwerkende kracht doorgestuurd. Duurt dit langer dan 1 dag, neem dan contact met ons op. Er gaat een auto uit de roulatie en ik wil de black box in een nieuw voertuig in laten bouwen, hoe zet ik dit in werking? Neem contact met ons op om een afspraak te maken. Ik wil een aantal voertuigen indelen in een bepaalde groep, hoe stel ik dit in? In het menu Beheer ; Groepen, kunnen groepen worden aangemaakt. Vervolgens kunnen de voertuigen worden toegedeeld in deze groep (administraties) door op bewerken te klikken en het veld groep in te vullen. Ik wil een hoofdgebruiker aanmaken die toegang heeft tot 1 bepaalde groep. Maak eerst de groep aan, zet de hoofdgebruiker in deze groep. Zet vervolgens de administraties in dezelfde groep. Ik wil een beheerder aanmaken die toegang heeft tot eén bepaalde groep. Beheerders hebben standaard toegang tot alles. Maak een hoofdgebruiker aan en ken deze toe aan een groep, (zie de vraag hierboven)