Deel II Werken met Unit4 Multivers Accounting Versie

Transcriptie

1 Deel II Werken met Unit4 Multivers Accounting Versie

2 Unit4 Business Software Benelux B.V. Telefoon Papendorpseweg 100 Supportlijn Postbus 5005 Self Service JA Utrecht Internet Copyright 2016 Unit4 Business Software Benelux B.V., Utrecht, Nederland Fluent is a trademark of Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from Microsoft Corporation Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. De Microsoft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wordt beschermd door U.S.- en internationale wetten voor intellectueel eigendom en is door Unit4 in licentie genomen van Microsoft.

3 Inhoud 1 Werken met de menu's en schermen Werken met het Lint Het tabblad 'Algemeen' Het tabblad 'Beheer' Het tabblad 'Extra' Het tabblad 'Proces' De werkbalk 'Snelle toegang' De Unit4-knop Werken met het Takenscherm Werken met het scherm Processen Dashboards Dashboards aanpassen Het gebruik van venstertabbladen of 'losse' schermen Sneltoetsen en het gebruik van het Toetsenbord Werken met het pakket Gegevens opvragen en aanpassen Gegevens invoeren Overzicht van de gegevensvelden Gegevens verwijderen Gegevens overnemen in Microsoft Excel Gegevens kopiëren naar het klembord Kolominstellingen herstellen Grootboekmutaties zoeken Opdrachtregels zoeken Zoekschermen Werken met zoekschermen Het zoekpaneel Zoeken op zoektermen binnen de kolommen Sorteren op meerdere kolommen tegelijk Zoekgegevens groeperen Filters gebruiken in het zoekscherm Snel zoeken met F Zoekschermen aanpassen Efficiënt en snel boeken Tips om sneller en efficiënter te werken Intelligent boeken Scenarioboekingen Vastleggen scenarioboeking Uitvoeren scenarioboeking Het beheren van documenten Instellingen Printers beheren Communicatiefaciliteiten Fax gebruiken Werken met favorieten Beheren favorieten Toevoegen van favorieten Nieuwe map voor favorieten aanmaken Internet gebruiken Internetpagina (of bestand) als favoriet vastleggen Werken met Instellingen in de Bedrijfsgegevens Tabblad Algemeen Tabblad Instellingen in de Gebruikersparameters Onderhoud documenttypes De procedure voor het maken van een sjabloon Het gebruik van de sjabloon Algemeen... 71

4 5.5 De mogelijkheden van de editor Invoegen samenvoegveld gebruiken in sjablonen Mailen bij het afdrukken van formulieren en rapporten adressen opgeven per Debiteur, Crediteur of Relatie per documenttype Algemene mail versturen De Wachtrij Het vastleggen van de gebruikersparameters Instellen van Opties Opties: Systeeminstellingen Opties: Afdrukken Opties: Directories Opties: Diversen Opties: Lay-out Opties: Elektronische aangifte Het gebruik van de online-helpfunctie De elementen van het helpscherm Zoeken in de helponderwerpen Zoeken met de <F1-toets> Zoeken op zoektermen Zoeken via de inhoudsopgave en de index Zoeken via Bladeren Verwante onderwerpen Knoppen in de menubalk van het helpscherm... 89

5 1 Werken met de menu's en schermen In Unit4 Multivers Accounting kunt u eenvoudig uw programma's en functies terugvinden en openen. In de gebruikersinterface zijn de volgende elementen te onderscheiden: Het Lint De werkbalk 'Snelle toegang' De Unit4-knop Het Takenscherm De Dashboards De Processen De tabbladen van het Lint: Het tabblad 'Algemeen' Het tabblad 'Beheer' Het tabblad 'Extra' Het tabblad 'Proces' De internetachtergrond Venstertabbladen of 'losse schermen' Sneltoetsen In Unit4 Multivers Accounting is het mogelijk om het uiterlijk van de schermen te veranderen en aan te passen aan uw eigen wensen. Er zijn vele kleurenlay-outs beschikbaar. U stelt deze in met 'Extra Opties', op het tabblad 'Layout'. 1.1 Werken met het Lint Het lint bestaat uit v tabbladen, elk met hun eigen iconen: 1. Algemeen; 2. Beheer; 3. Extra, 4. Proces. Rubrieken Elk tabblad in het Lint kent een aantal groepen (rubrieken). Bijvoorbeeld op het tabblad 'Algemeen' ziet u de rubrieken 'Menu', Algemeen', 'Assistent' en 'Favorieten'. Dit zijn groepen van bij elkaar horende opdrachten/programma's/menu's. Binnen de rubrieken zijn de bijbehorende iconen (knoppen) zichtbaar. Sommige knoppen roepen rechtstreeks een programma aan (zoals 'Grootboekmutaties' zoeken ). Andere knoppen hebben een pijltje en klappen een submenu uit zoals. Iconen Veel iconen op het Lint hebben twee formaten. Normaal gesproken als u de volledige schermgrootte gebruikt worden de grote iconen getoond. Als u uw scherm verkleint, zal Unit4 Multivers Accounting tot op zekere hoogte, ook het Lint 'schalen'. Dan worden een aantal iconen klein afgebeeld en boven elkaar gezet (zie hierboven) Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 1 van 89

6 Mogelijkheden met het Lint Normaal gesproken is het Lint geopend. Maar u kunt het ook minimaliseren. Klik in het lint met de rechter muisknop en selecteer 'Lint minimaliseren'. Nu ziet het scherm er zo uit: Daarmee schept u meer werkruimte. Door op een tab te klikken opent het betreffende tabblad en kunt u andere programma's openen. U kunt geen items aan het Lint toevoegen of verplaatsen. Wel kunt u knoppen vanuit het Lint toevoegen aan de werkbalk 'Snelle toegang'. Zie: 'Sneltoetsen en het gebruik van het toetsenbord' voor het openen van programma's uit het Lint met behulp van toetsencombinaties. Menu's met animatie openen en sluiten vanuit het lint Als u menu's opent of sluit kan dat in een vloeiende beweging (animatie). Dit is de optie 'Animatie gebruiken bij takenscherm/menu' in de Gebruikersparameters (het tabblad) 'Extra Gebruikersparameters', map 'Algemeen'. Deze staat standaard aan, behalve als u een 'online-licentie' hebt. In dat geval staat de optie standaard uit. Deze optie geldt ook voor het takenscherm zelf en de menu's die daarin staan Het tabblad 'Algemeen' Op het tabblad 'Algemeen' ziet u een aantal iconen. Sommigen, zoals het icoon 'Taken' hebben een pijltje. Dat betekent dat dit icoon een uitklapmenu heeft, met daaronder een set submenu's. De iconen zijn ondergebracht in vier rubrieken: 1. Menu; 2. Algemeen; 3. Assistent (module Management-assistent); 4. Favorieten. Menu 'Onderhoud' Als u op de knop 'Onderhoud' klikt, klapt het menu open en kunt u de verschillende onderhoudsprogramma's openen: In dit menu staan de stamgegevens waarmee u de administratie kunt inrichten. Sommige onderdelen hebben nog een of meer submenu's. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 2 van 89

7 Bijvoorbeeld het menu 'Algemene gegevens' bevat algemene stamgegevens als: Bedrijfsparameters; Bedrijfsgegevens; Boekjaren; Basisgegevens. en algemene gegevens die behoren bij de bij u beschikbare modules. Menu 'Taken' Als u op de knop 'Taken' klikt verschijnt een menu met programma's die u bij de dagelijkse werkzaamheden (boekingen) zult gebruiken. Ook hier hebben sommige onderdelen nog een submenu. Er verschijnen alleen de onderdelen die afhangen van de bij u beschikbare modules. Maar ook als u als Gebruiker geen rechten hebt op bepaalde programma's of handelingen (u mag bijvoorbeeld geen inkoopfacturen wijzigen), zal dit menuonderdeel bij u niet beschikbaar zijn (zie het deel 'Administratiebeheer' in de documentatie, of de helpfile onder 'Administratiebeheer Gebruikers en gebruikersrechten). Menu 'Info' Als u op de knop 'Info' klikt opent het menu met de beschikbare informatieprogramma's. Informatieprogramma's geven in Unit4 Multivers Accounting informatie over boekingen, journaalposten, debiteuren(mutaties) en andere onderdelen waarover u snel op uw scherm informatie wilt opvragen tijdens het boeken of bijvoorbeeld als u een debiteur of crediteur aan de telefoon hebt. Ook hier hebben sommige onderdelen nog een submenu en ook hier verschijnen alleen de onderdelen die afhangen van de bij u beschikbare modules en rechten. Menu 'Rapport' Rapport Vanuit dit menu drukt u rapporten af die belangrijk zijn voor de (externe) verslaggeving van uw administratie. U kunt bijvoorbeeld de openstaande posten van uw debiteuren uitdraaien of aanmaningen aanmaken voor uw debiteuren. Onder het menu 'Algemeen' staan de rapporten met de stamgegevens van de belangrijkste onderdelen in uw administratie (bijvoorbeeld de basisgegevens 'Financieel'). Hier hebben alle onderdelen nog een submenu en ook hier verschijnen alleen de onderdelen die afhangen van de bij u beschikbare modules en rechten. Overige knoppen in het tabblad 'Algemeen' Op het tabblad 'Algemeen' vindt u verder een uitgebreid aantal knoppen, verdeeld in rubrieken die u tijdens het werken in de boekingsschermen altijd bij de hand zult willen hebben. U kunt dan bijvoorbeeld direct bellen, faxen of mailen. U kunt direct uw internetbrowser openen, een afspraak maken of een relatie aanmaken (module 'Relatiebeheer'). In het menu 'Acties ' kunt u 'Acties per gebruiker' opvragen (de acties van/voor de ingelogde gebruiker) en u kunt het scherm 'Acties' openen en hierin kunt u acties per relatie opvragen en onderhouden. Ook kunt u vanuit het Lint het takenscherm openen en uw favorieten indelen. U opent van hieruit de beide assistenten. Zie Werken met favorieten voor het gebruik van favorieten. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 3 van 89

8 Ander Venster en Vensterposities Afhankelijk van uw vensterinstelling (Tabbladen of losse vensters) ziet u een of al deze knoppen:. Bij het gebruik van tabbladen ziet u alleen de eerste. Hiermee opent u een lijst van de vensters die u open hebt staan en kunt op die manier snel naar het juiste venster (scherm) gaan. Als u losse schermen gebruikt, kunt u kiezen hoe u deze op uw scherm gerangschikt wilt hebben. Ook hiermee kunt u snel de weg vinden Het tabblad 'Beheer' Op het tabblad 'Beheer' van het Lint (hierboven afgebeeld met kleine iconen) ziet u de rubrieken: 1. Administratie 2. Toegang 3. Licenties 4. Telebankieren ERI Administratie Hier staan programma's die te maken hebben met het beheer van uw administratie(s). U kunt een nieuwe administratie maken, een modeladministratie aanmaken die u kunt gebruiken als sjabloon voor nieuwe administratie(s). U kunt administratie(s) kopiëren en administratie(s) verwijderen. Van groot belang is het Veiligstellen en terugplaatsen van uw administratie(s) of het controleren ervan. Veel programma's in deze rubriek eisen dat de administratie waarin u werkt gesloten is. Werkt u in een administratie, dan wordt deze automatisch gesloten en nadat u het programma beëindigd hebt wordt dezelfde administratie weer geopend. Als u deze programma's opent, krijgt u de melding dat de openstaande administratie gesloten zal worden. U kunt deze melding uitschakelen. Dit geldt niet voor het controleren van uw administratie en het aanmaken van een modeladministratie. Hiervoor moet/kan de administratie geopend blijven. Toegang Hiermee regelt u het gebruikersbeheer, de (gebruikers)wachtwoorden en de gebruikersrechten Licenties Hier voert u eventuele licenties in en krijgt u een overzicht van de licentie waarmee u op dit moment werkt. Telebankieren ERI Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 4 van 89

9 Als u gebruik maakt van de module ERI, ziet u hier de daarmee samenhangende programma's Het tabblad 'Extra' Op het tabblad 'Extra' van het Lint (hierboven afgebeeld met kleine iconen) ziet u de rubrieken: 1. Boekjaren; 2. Gegevens; 3. Instellingen 4. Formulieren; 5. Applicaties. Boekjaren Hier staan de programma's die nodig zijn voor het beheer van uw boekjaren. Gegevens In deze rubriek verwijdert, importeert of exporteert u gegevens in of uit uw administratie. Met opent u de Btw-monitor waarmee u uw Btw-aangiftes beheert. Ook hiervoor moet uw administratie worden afgesloten. Uw openstaande administratie wordt niet heropend na het afsluiten van de Btw-monitor. In een Belgische administratie is hieronder ook de elektronische Btw-aangifte beschikbaar. Instellingen Hier vindt u de ' Bedrijfsparameters', de 'Opties' en de 'Gebruikersparameters' en kunt u met 'Kolominstellingen herstellen' uw gewijzigde kolominstellingen in de boekingsschermen en zoekschermen herstellen. Formulieren Met 'Onderhoud documenttypes' en 'Debiteuren- en Crediteurenformulieren' beheert u uw formulieren. Applicaties In deze rubriek staat de 'Kalender externe rapportage' Het tabblad 'Proces' In Werken met het scherm Processen is uitgelegd wat de functie van het tabblad 'Processen' is. Hier ziet u dezelfde processen als in het scherm 'Processen', maar dan getoond in het Lint. 1.2 De werkbalk 'Snelle toegang' Boven het Lint ziet u de werkbalk 'Snelle toegang':. Hierin staan iconen (Knoppen) waarmee u heel snel programma's en functies kunt openen. Standaard staan hier de volgende knoppen: Hiermee maakt u een nieuwe administratie aan; Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 5 van 89

10 Hiermee opent u een administratie; Hiermee sluit u de geopende administratie; Hiermee opent u het navigatiemenu. Maar door het toevoegen van knoppen aan deze balk uit de verschillende tabbladen kunt u alle werkzaamheden die u geregeld uitvoert van daaruit starten. In principe kunt u dan zonder het Lint werken. Hieronder zijn als voorbeeld de programma's die nodig zijn voor het maken en afhandelen van een factuuropdracht, onderhouden van Debiteuren, Crediteuren en Personen opgenomen in de werkbalk. Het werken met de administraties is verwijderd. U kunt zelfs volledige menu's aan de snelbalk toevoegen zoals hieronder het menu 'Taken' (voorbeeld uit Unit4 Multivers Accounting): Als u dan het Lint minimaliseert, kunt u via de werkbalk 'Snelle toegang' toch eenvoudig bij de voor u belangrijke menu's. Items toevoegen aan de werkbalk 'Snelle toegang' U voegt een item toe aan de Werkbalk door in een menu (niet in het takenscherm) met de rechter muisknop op het item te klikken en 'Toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang' te selecteren. Als een programma in het menu een eigen icoon heeft, wordt dit icoon in de werkbalk opgenomen, anders wordt de programmanaam gebruikt Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 6 van 89

11 De dagboeken uit het menu 'Taken Invoeren financiële mutaties' kunnen niet afzonderlijk in de werkbalk geplaatst worden en zijn alleen op de werkbalk 'Snelle toegang' op te vragen via het submenu 'Invoeren financiële mutaties'. Items verwijderen van de werkbalk 'Snelle toegang' U verwijdert een knop van de Werkbalk door deze in de Werkbalk te selecteren en met de rechter muisknop te klikken. Kies vervolgens 'Verwijderen van de werkbalk 'Snelle toegang'. Een andere optie is om de werkbalk 'Snelle toegang' onder het Lint te plaatsen. Dan verandert hij van vorm en komt onder het lint te staan: Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 7 van 89

12 1.3 De Unit4-knop Onder deze knop die in Unit4 Multivers Accounting de 'Unit4- knop' heet, zit een snelmenu met verschillende programma's en functies: Een groot aantal mogelijkheden vindt u ook bijvoorbeeld in het tabblad 'Beheer' of 'Extra' ('Meer instellingen') Hieronder staan de functies die niet ergens anders op te vragen zijn: Inloggen en uitloggen van een gebruiker. Hiermee kan een ingelogde gebruiker van uitloggen of een andere gebruiker inloggen zonder het pakket te sluiten. Met 'Afsluiten' sluit u Unit4 Multivers Accounting af. Met 'printerinstellingen' stelt u de printer in die zal voorstellen bij het afdrukken. Dit hoeft niet de standaardprinter in Windows te zijn. Bij 'Meer instellingen' vindt u onder andere de bedrijfs- en Persoonlijke parameters: 1.4 Werken met het Takenscherm Let op: de schermafbeeldingen in dit onderwerp zijn afkomstig van Unit4 Multivers Accounting Het takenscherm opent u vanuit het Lint met de knop. Daaronder kiest u in het menu voor 'Taken'. Het scherm 'Taken' (verder 'Takenscherm' genoemd) kent een groot aantal mogelijkheden. Unit4 Multivers Accounting start na de installatie standaard op met het takenscherm links in het scherm. Het takenscherm staat dan 'vast' gepositioneerd aan de linkerkant van het scherm. Maar u hebt heel veel mogelijkheden om het takenscherm te verplaatsen, te vergroten of te verkleinen. Hieronder volgen een aantal mogelijkheden: Takenscherm verbergen In de balk van het takenscherm zit een 'punaise'. Zolang het takenscherm links of rechts in het scherm vast gepositioneerd staat en de punaise staat 'rechtop', blijft het Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 8 van 89

13 geopend. Als u op de 'punaise' klikt verbergt het takenscherm zich automatisch als deze niet gebruikt wordt. Klik in de balk op 'Taken' of ga er met de muiscursor naartoe. Dan schuift het takenscherm open en kunt u een taak selecteren. Zolang u met de muiscursor op het geopende takenscherm blijft staan (ook na het selecteren van een taak) blijft het takenscherm geopend staan. De punaise in de balk is nu van stand veranderd: (floating). Takenscherm verplaatsen. De taakbalk kan op een vaste positie aan de rechterkant van het scherm geplaatst worden. Dit doet u als volgt: Zorg dat de punaise in de balk 'rechtop' staat, door op de punaise te klikken. Klik nu met de muis in de balk. Houdt de muisknop ingedrukt. Versleep de taakbalk een stukje: De nieuwe positie van het scherm wordt aangegeven door een doorzichtig vlak. Tegelijk ziet u op het scherm 'ankerpijlen' verschijnen: Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 9 van 89

14 Als u tijdens het verslepen met de cursor op een pijl naar rechts gaat staan (dus u sleept het scherm over de pijl heen), springt het takenscherm naar uiterst rechts en als u de muisknop loslaat staat het takenscherm vast gepositioneerd aan de rechterkant. Als u op een pijl naar links gaat staan, springt het scherm naar de rechterkant. Als de 'punaise' rechtop staat, blijft het takenscherm in die positie geopend. Klikt u nu op de punaise, dan verbergt het takenscherm zich: Als u op de balk van het takenscherm gaat staan met de cursor, opent het takenscherm zich en sluit zich weer als u een venstertabblad activeert. Programma's toevoegen aan het takenscherm U kunt aan het takenscherm programma's toevoegen. Dit geldt bij programma's waarbij in de knoppenbalk het volgende icoon (knop) zichtbaar is:. In dit voorbeeld is dit 'Onderhoud Debiteuren'. Als u dit programma opent en op 'Toevoegen aan takenscherm' klikt, opent een scherm waarin u de naam ziet en kunt aanpassen: Het takenscherm krijgt nu (bij de eerste maal dat u een item toevoegt) een extra rubriek 'Eigen': Als u deze opent ziet het toegevoegde programma in deze rubriek. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 10 van 89

15 In dit voorbeeld is het programma 'Onderhoud Debiteuren' toegevoegd. Als u hierop op klikt, opent dit programma. Door in het veld met de rechter muisknop te klikken opent het scherm 'Onderhoud takenscherm'. Met verwijdert u het toegevoegde programma weer uit het takenscherm. U kunt in dit scherm ook de naam aanpassen. In het takenscherm is ook de rubriek 'Dashboards' beschikbaar. Zie hiervoor: Werken met de dashboards. In het takenscherm ziet u (standaard) onderaan een tab voor het tabblad Processen Zie 'Werken met het scherm Processen' voor meer informatie. Ziet u de tab niet, dan kunt u deze beschikbaar maken vanuit het menu 'Navigatie'. 1.5 Werken met het scherm Processen Zie ook het tabblad 'Proces' in het 'Lint'. Let op: de schermafbeeldingen in dit onderwerp zijn afkomstig van Unit4 Multivers XL. Het scherm 'Processen' is standaard als tabblad gekoppeld aan het takenscherm. Maar met het menu 'Navigatie' op het tabblad 'Algemeen' van het 'Lint', kunt u het openen en sluiten. Als u op de tab in het takenscherm klikt, ziet u de belangrijkste werkprocedures uit de boekingsprocessen van Unit4 Multivers Accounting. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 11 van 89

16 Als u in de rubriek 'Financieel' bijvoorbeeld op 'Inkoop' klikt, opent het volgende scherm: Hier ziet u niet alleen het programma voor het boeken van een inkoopfactuur in het inkoopboek, maar ook de onderdelen van de betaalbaarstelling en de rapportage in de volgorde waarin u de stappen voor een factuur moet uitvoeren. Verder ziet u onder in het scherm de ondersteunende programma's. In dit geval 'Onderhoud debiteuren' en verschillende rapporten. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 12 van 89

17 Door op een knop te klikken opent u direct het betreffende scherm en aan de hand van het processcherm kunt u eenvoudig de stappen uit het financiële inkoopproces volgen en oproepen. Afhankelijk van uw versie (en uw samenstelling in versie 'Xtra Large') ziet u de verschillende rubrieken met de onderliggende processen. Het tabblad 'Processen' in de Navigatie kunt u dus ook zonder het takenscherm openen. Bovenin ziet u dan de balk met de 'punaise' en het 'sluit-kruisje':. Daarmee kunt u net zo manoeuvreren als met het takenscherm (zie Werken met het Takenscherm). Maar u kunt beide tabbladen ook onafhankelijk van elkaar een plaats op uw scherm geven. Als u nu beide tabbladen weer achter elkaar wilt zetten en koppelen, zet u een van beide vensters op de gewenste plaats en sleept het tweede tabblad richting het midden van het eerste venster. Daar ziet u dan het navigatiekruis verschijnen. Als u nu uw cursor in het midden van het kruis plaatst, zijn beide tabbladen weer gekoppeld. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 13 van 89

18 1.6 Dashboards Aan het takenscherm van Unit4 Multivers Accounting is een nieuwe rubriek toegevoegd, de 'Dashboards'. Hierin ziet u de koppelingen naar Debiteuren, Crediteuren en, als u dit onderdeel hebt of gebruikt (niet beschikbaar in de versie 'Small'), Relaties. Als u hierop klikt opent niet het onderhoudsprogramma, zoals in de 'Processen', maar de zoeklijst. Bijvoorbeeld uw crediteurenlijst: In deze lijst kunt u bladeren naar de gewenste crediteur of in het zoekveld een zoeksleutel (trefwoord of deel daarvan) opgeven en snel zoeken naar de gewenste crediteur. Als u een zoeksleutel hebt ingetypt, maar deze wilt verwijderen, drukt u op <Esc>; of op het kruisje in het zoekvak: Door op de geselecteerde crediteur te dubbelklikken of bij een geselecteerde crediteur op <Enter>; te drukken, komt u in een informatiescherm. Het ophalen van alle gegevens die van de crediteur beschikbaar zijn, kan even duren. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 14 van 89

19 U ziet daar het scherm van uw crediteur met de tabbladen zoals u ze ook kent uit 'Onderhoud Crediteuren'. Maar u kunt in dit scherm ook uw route plannen via Google maps: Knoppenbalk In de knoppenbalk herkent u de bladerknoppen die in dit scherm altijd actief zijn en waarmee u door de lijst van relaties bladert: De refresh-knop ververst de gegevens, zodat u altijd over de actuele gegevens uit de database beschikt, maar deze is alleen actief als er gegevens gewijzigd zijn. Met zet u het scherm in de lay-outmodus waarmee u het scherm aan uw wensen kunt aanpassen, het veld ernaast toont de lay-out waarin u werkt. De stamgegevens van de crediteur kunt u in dit overzicht gemakkelijk wijzigen zonder dat u speciaal het programma 'Onderhoud Crediteuren' hoeft te openen. U hoeft niet de 'Management-assistent' te openen om de globale inkoopstatistieken op te zoeken en u weet direct de hoogte van de openstaande posten. Bij de debiteuren ziet u deze gegevens: Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 15 van 89

20 U kunt nog (veel) meer informatie op dit scherm laten tonen of elementen verwijderen. Bijvoorbeeld uw offertes, het betalingsgedrag enzovoort. Ook kunt u knoppen plaatsen waarmee u direct vanuit het dashboard nieuwe facturen kunt aanmaken. Daarvoor wijzigt u de bestaande lay-out. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 16 van 89

21 1.6.1 Dashboards aanpassen De Dasboards worden uitgelegd aan de hand van het crediteuren-dashboard. U kunt van de Dashboardschermen de lay-out wijzigen. Als u in de knoppenbalk op het 'pennetje'. U ziet dan een rode selectielijn verschijnen. U selecteert vervolgens het element dat u wilt verplaatsen of wijzigen. Met uit het gereedschapsblok breidt u de selectie één stap uit. Dit kan ook door de <Shift-toets> ingedrukt te houden en te klikken. Nu kunt u met behulp van de besturingspictogrammen het element verplaatsen, vergroten of verkleinen. U kunt ook slepen met de muis. Met het gereedschapsblok kunt u de plaats en de uitlijning van het element aanpassen. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 17 van 89

22 Elementen zijn niet alleen de hele blokken, maar ook de knoppen en de velden in het scherm. U kunt zelfs tekst plaatsen in het scherm Als u een element verplaatst, kan het even duren voordat de verplaatsing daadwerkelijk zichtbaar is op uw scherm. Dit komt door de vele berekeningen die ervoor uitgevoerd moeten worden op uw computer. Het lijkt dan even of er niets gebeurt. Als u een nieuwe lay-out maakt, kunt u deze alleen opslaan met de knop 'Opslaan als'. Bewerkt u een eenmaal opgeslagen lay-out, slaat u de wijzigingen op met. Met verwijdert u een eigen lay-out. De Standaard lay-out kunt u niet aanpassen. Wilt u in u nieuwe lay-out werken, of een andere lay-out kiezen, kan dat in het veld. Unit4 Multivers Accounting onthoudt altijd de laatst gebruikte lay-out en scherminstellingen. De lay-outs worden per gebruiker opgeslagen. U kunt een lay-out ook beschikbaar stellen voor andere gebruikers door een aangepaste lay-out te exporteren naar een lay-out-bestand en dat vervolgens bij de andere gebruiker(s) te importeren. Dit doet u met behulp van de knoppen 'Importeren'. Informatie-elementen toevoegen en verwijderen 'Exporteren' en In de Lay-out modus ( ) kunt u met een menu zichtbaar maken met daarin de gegevens die u bij het geopende dashboard kunt toevoegen. Het overzicht hieronder geldt voor Unit4 Multivers XL waarbij alle onderdelen gebruikt worden en waar bij Relaties vrije velden zijn aangemaakt (VV). Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 18 van 89

23 In dit scherm ziet u welke elementen die toegevoegd kunnen worden. Als u uit een bestaande lay-out elementen verwijdert, worden deze automatisch aan deze lijst toegevoegd. De elementen hebben een code, zodat u weet welk soort element u gaat toevoegen: (L) zijn lijsten (zoals een adressenlijst) (P) zijn panelen (zoals het paneel met openstaande posten) (V) zijn velden die u kunt toevoegen (zoals het veld 'Betalingskenmerk verplicht') (VV) zijn vrije velden (dit zijn de vrije velden die u hebt aangemaakt). Zo kunt u bijvoorbeeld uw Openstaande posten aan het scherm toevoegen of stamgegevens die hier niet zichtbaar zijn. U kunt ook direct opdrachtschermen openen vanuit het dashboard. Bijvoorbeeld het aanmaken van een verkoopfactuur in het Verkoopboek. Voor Unit4 Multivers Accounting, met alle onderdelen zijn dit: - Maak abonnement; - Maak actie; - Maak dienstofferte; - Maak factuurofferte; - Maak factuuropdracht; - Maak notitie; - Maak project; - Maak verkoopofferte; - Maak verkoopfactuur; - Maak verkooporder. U kunt ook elementen uit een tabblad verplaatsen naar een ander tabblad. U kunt ook een groep met nieuwe tabbladen, of een lege groep maken en daaraan gegevens toevoegen. Met de knop kunt u dan een element een naam geven. Stel u wilt de naam van het eerste tabblad de naam NAW-gegevens geven. U selecteert dan het tabblad en klikt op Nu verschijnt de naam van het tabblad in een tekstveld en kunt u de naam aanpassen: Met verwijdert u een geselecteerd element. Sla tijdens het werken met de lay-outs regelmatig tussentijds op totdat u een gepersonaliseerde lay-out hebt dat volledig naar uw zin is Voorbeeld contactmomenten Zo kunt u bijvoorbeeld het informatieblok 'Contactmomenten' toevoegen. Dit blok geeft een overzicht van de acties, notities en opgeslagen documenten bij de crediteur: Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 19 van 89

24 U kunt kiezen welk van deze gegevens u op het scherm wilt tonen. Ze worden op volgorde van de datum getoond. Door op een actie, notitie of document in de contactmomenten te dubbelklikken, wordt dit item geopend in een apart scherm. Door uw dashboards aan te passen aan uw informatiebehoefte hebt u een krachtig instrument dat u bijvoorbeeld bij (telefonische) contacten kunt gebruiken. 1.7 Het gebruik van venstertabbladen of 'losse' schermen Standaard gebruikt Unit4 Multivers Accounting venstertabbladen. Deze kunt u naast elkaar zetten en aanklikken als u dit scherm wilt gebruiken. Met het 'sluitkruisje' in de tab sluit u het venstertabblad (het programma). Met de knop gewenste tabblad gaan. vraagt u een lijst op van de openstaande tabbladen en kunt u snel naar het Het werken met venstertabbladen is niet verplicht. In 'Extra Gebruikersparameters', map 'Algemeen' kunt u instellen dat u de venstertabbladen niet wilt gebruiken. Als u deze optie wijzigt moet u het pakket handmatig opnieuw opstarten. Als u losse schermen gebruikt kunt u deze vergroten en verkleinen. U kunt ze overal op uw scherm neerzetten. Met de knop 'Ander venster' vraagt u een lijst op van de openstaande vensters en kunt u snel naar het gewenste scherm gaan. Met de knoppen 'Naast elkaar', 'Trapsgewijs' of 'Boven elkaar' rangschikt u de schermen zoals u dat wenst. 1.8 Sneltoetsen en het gebruik van het Toetsenbord Let op: de schermafbeeldingen in dit onderwerp zijn afkomstig van Unit4 Multivers Accounting. Wanneer u een andere versie gebruikt of een andere samenstelling, zal uw scherm er anders uit zien. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 20 van 89

25 Voor heel veel bewerkingen in Unit4 Multivers Accounting hebt u de muis niet nodig en kunt u volstaan met simpele toetscombinaties. Om tabbladen en programma's te openen geldt het volgende: 1. Druk op <Alt>. Nu verschijnen in het Lint 'tooltips' met de toetsen waarmee tabbladen en programma's uit de werkbalk 'Snelle toegang' geopend kunnen worden: Dus <Alt> + <N> opent het Navigatiemenu (werkbalk snelle toegang) en <Alt> + <X> (hoofdletter niet verplicht) opent het tabblad 'Extra'. Als u een item toevoegt of verwijdert in de werkbalk snelle toegang, wijzigt ook de nummering. Om programma's of menu's in een tabblad te kunnen openen met het toetsenbord, moet u het activeren. Ook al staat u in het betreffende tabblad. Dus om het menu 'Info' met sneltoetsen te openen activeert u het tabblad met <Alt> + <A> en typt <IN>: Nu opent het menu 'Info' en ziet u de toetsen waarmee u de info-programma's en de submenu's kunt openen. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 21 van 89

26 Dus <Alt> + <A> + <IN> opent het menu 'Info' en als u daarna <E> toetst opent het submenu 'Vaste activa'. Enter als Tabtoets gebruiken U kunt de Enter-toets binnen Unit4 Multivers Accounting als Tab-toets gebruiken. Deze optie selecteert u in 'Extra Gebruikersparameters' (<Alt> + <X> + <G>), map 'Algemeen': U kunt er ook voor kiezen om deze instelling uitsluitend binnen de boekingsprogramma te activeren en in de overige programma's binnen Unit4 Multivers Accounting niet. Overzicht van de meest gebruikte sneltoetsen Algemeen Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 22 van 89

27 <Alt>+<Tab> <Ctrl> + <F6> <Ctrl> + <Tab> <Alt>+ onderstreepte letter (in menu s) <Spatiebalk> tussen openstaande programma s switchen in Windows tussen tabbladen switchen (bij tabbladweergave). Zonder de tabbladweergave bladert u hiermee tussen de schermen. Direct naar het laatste tabblad gaan (bij tabbladweergave) Bij schermen met tabbladen gaat u hiermee naar het volgende tabblad. het opvragen van het menu of het markeren van de menukeuze die u vervolgens met <Enter> kunt bevestigen. Met <pijl omhoog> en <pijl omlaag> doorloopt u het menu, met < > of < > vraagt u een vervolgmenu op. Het menu Info vraagt u op door op <Alt>+<I> te drukken aankruisvakje aan of uit zetten <+> gegeven toevoegen <-> gegeven markeren voor verwijderen <Ctrl>+<O> openen van een administratie Tekstbewerking <Del> <Insert> <Ctrl>+<X> <Ctrl>+<C> <Ctrl>+<V> <Ctrl>+<Z> teken onder de cursor verwijderen of alle gemarkeerde tekens verwijderen tekens tussen bestaande tekst voegen knippen van geselecteerde tekst kopiëren van geselecteerde tekst naar klembord plakken van inhoud van het klembord ongedaan maken Tekst selecteren <Shift>+< > of <Shift>+< > <Shift>+<End> <Shift>+<Home> <Shift>+<Ctrl>+< > of <Shift>+<Ctrl>+< > markeren van tekens rechts / links van de cursor alle tekens rechts van de cursor markeren tot aan het eind van het veld alle tekens links van de cursor markeren tot aan het begin van het veld markeren van woord of deel van woord naar rechts / links, vanaf de cursor tot aan het volgende woord In vensters <Ctrl+<N> <Ctrl+<S> <Ctrl>+<F> of <Ctrl+<Enter> <Ctrl>+<D> <F4> <Tab> <Shift>+<Tab> Nieuw record / nieuw gegeven aanmaken / blad leegmaken opslaan van (gewijzigde) gegevens direct zoeken op opgegeven criteria huidige record met gegevens verwijderen selecteren op selectieveld cursor naar volgend veld verplaatsen cursor naar vorig veld verplaatsen Cursor verplaatsen <Ctrl>+< > <Ctrl>+< > <Home> <End> cursor woord naar rechts verplaatsen cursor woord naar links verplaatsen cursor naar begin van het veld verplaatsen cursor naar einde van het veld verplaatsen Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 23 van 89

28 Toetsencombinaties bij verschillende schermen Onderdeel Actie Toets of toetscombinatie Takenscherm Takenscherm oproepen Alt + X + T Takenscherm afsluiten Wisselen tussen knop, tabbladkeuze en keuzeveld Beginbalans aan en uitvinken Wisselen tussen tabbladen Dagboek selecteren binnen tabblad Dagboek selecteren binnen tabblad Dagboek starten Ctrl + F4 of Esc Tab of Enter (als Tab) Veld selecteren + Spatiebalk Tab selecteren + Cursortoets links of rechts Cursortoets Eerste letter dagboekcode Ctrl + Shift + Enter (als Enter als Tab) Invoer mutaties Springen naar volgend veld/kolom Springen naar vorig veld Switchen naar Tabblad Mutaties Switchen naar Tabblad Crediteuren Switchen naar Tabblad Debiteuren Switchen naar Tabblad Telebankieren Boekingsregel toevoegen + Boekingsregel bewerken Boekingsregel verwijderen - Boekingsregels opslaan Periode ophogen Periode verlagen Vorig teken verwijderen Volgend teken verwijderen Naar het eind van de omschrijving gaan Naar het begin van de omschrijving gaan Deel omschrijving selecteren Geselecteerde omschrijving verwijderen Geselecteerde omschrijving kopiëren Geselecteerde omschrijving plakken Afstemmen met meerdere facturen Btw-scherm Btw-specificatiescherm opvragen F4 Velden in Btw-scherm selecteren Keuze in veld maken Btw-scherm accepteren Zoekscherm Zoekscherm opvragen F4 Item uit zoekscherm selecteren Item uit zoekscherm bevestigen Zoeken in veld wijzigen Zoekscherm verlaten Tab of Enter (als Tab) Shift + Tab Alt + M Alt + C Alt + D Alt + T Insert Ctrl + S Cursortoets omhoog Cursortoets omlaag Backspace Delete End Home Shift + cursortoets rechts Delete Ctrl + C Ctrl + V Ctrl + A Tab of Enter (als Tab) Cursortoets Ctrl + Enter (als Tab) cursortoets omhoog/omlaag Enter cursortoets rechts/links Esc Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 24 van 89

29 Algemeen Tussen openstaande programma's switchen in Windows Opvragen van menu Vinkje aan of uitzetten in keuzevak Knop activeren Alt + Tab Alt Spatiebalk Spatiebalk In de documentatie en de elektronische Help worden toetsen en toetsencombinaties altijd tussen <...> aangegeven. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 25 van 89

30 2 Werken met het pakket In dit deel beschrijven we onder meer hoe u met gegevens in Unit4 Multivers Accounting werkt, hoe u snel en efficiënt kunt werken met behulp van het toetsenbord, de functies van 'Intelligent boeken' en met scenario's. Ook het dashboard is een uitstekend middel om doelmatig te kunnen werken. Verder kent Unit4 Multivers Accounting een scala van mogelijkheden om het gebruik van het pakket aan uw eigen behoefte aan te passen en dus, om het pakket voor u te laten werken, in plaats van andersom. Bijvoorbeeld via het documentbeheer, de communicatiefaciliteiten of het gebruik van favorieten en internet. De instellingen die u per gebruiker vastlegt worden in een apart hoofdstuk beschreven. 2.1 Gegevens opvragen en aanpassen U kunt in Unit4 Multivers Accounting op verschillende manieren bestaande gegevens opvragen. Bij alle velden met een vergrootglas kunt u door klikken op het vergrootglas of met <F4> een zoekscherm opvragen met de beschikbare items voor dat veld. Selecteer in het zoekscherm het gewenste item en druk op <Enter> of klik op 'Overnemen'. U kunt ook, bijvoorbeeld als u de gegevens van een debiteur wilt opvragen de het debiteurennummer, de zoeknaam of de omschrijving intypen. U moet dan vervolgens nog op <Ctrl> + <F> drukken om de gegevens op het scherm te krijgen. Of u klikt op de 'Verrekijker' (zoeken) om de gegevens op te vragen. U kunt in een tabel bladeren door alle beschikbare items één voor één op te roepen. Dit kunt u snel doen door in een 'leeg' venster op zoeken te klikken (<Ctrl> + <F>). Nu opent het eerste item van de tabel. Met de 'bladerknop' kunt u voor- of achteruit door de tabel lopen. U kunt ook selectiecriteria opgeven in elk willekeurig veld. Typ bijvoorbeeld bij het onderhoudsscherm 'Onderhoud Debiteuren' in het veld 'Postcode' de eerste cijfers van een postcodereeks in, gevolgd door een %-teken (bijvoorbeeld: 33%). Klik op en u krijgt de eerste debiteur uit uw debiteurenbestand waarvan de postcode met 33 begint. Met de 'bladerknop' kunt u de overige debiteuren die daaraan voldoen, opvragen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer u van een debiteur niet meer de naam weet maar wel dat het getal '66' ergens in het telefoonnummer voorkomt. U typt dan %66% in het veld 'Telefoon' en u krijgt een selectie van alle debiteuren die dit getal in het telefoonnummer hebben staan. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 26 van 89

31 2.1.1 Gegevens invoeren Om gegevens in te voeren kent Unit4 Multivers Accounting verschillende soorten vensters. Hieronder staan voorbeelden hoe u snel met deze vensters kunt werken. In dit invoerscherm kunt u de gegevens van een nieuwe debiteur invoeren of gegevens van een bestaande debiteur opvragen en desgewenst wijzigen. Het bestaat uit verschillende tabbladen waarin u de verschillende gegevens kunt opslaan. Nieuwe debiteur aanmaken Wanneer het venster geen gegevens bevat, kunt u direct de gegevens invoeren. De cursor staat in het eerste veld. Voer het gegeven (debiteurennummer) in en druk op <Tab> of <Enter>. Loop op deze wijze alle velden langs en voer steeds het gevraagde gegeven in. Blauwe velden zijn verplicht, gele velden kunt u niet gebruiken, grijze velden zijn niet-actief. Bij sommige velden staat een vergrootglas:. Hiermee kunt u al beschikbare gegevens opvragen. U kunt in de niet-verplichte velden ook op <F4> drukken om de gegevens op te vragen. U kunt in deze velden ook met de rechter muisknop een snelmenu openen waarin de optie(s) Selecteren en/of Nieuw geselecteerd kunnen worden. Daarmee opent u een zoekscherm of (met de optie Nieuw ) kunt u direct een nieuw item (bijvoorbeeld een land, debiteur of crediteur) aanmaken. Ook in het menu Bewerken is voor deze velden een menu opgenomen om een nieuw item toe te voegen, bijvoorbeeld: Bewerken Toevoegen landen. Hiermee kunt u werken zonder de muis te gebruiken. Met <F4> verschijnt een overzicht (zoekscherm) van items waaruit u kunt kiezen. Bijvoorbeeld in het veld 'Land' kunt u een selectie maken uit al eerder ingevoerde landen. Markeer (selecteer) het gewenste land en druk op <Enter>. U keert nu terug naar het scherm 'Debiteuren' waarin het land ingevoerd is. In plaats van de <Enter>-toets kunt u ook op het pictogram 'Overnemen' klikken. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 27 van 89

32 U kunt vanuit het venster 'Debiteuren' direct een nieuw land aanmaken door in het veld op de rechter muisknop te klikken en Nieuw te selecteren, of door vanuit het menu Bewerken, voor Toevoegen landen te kiezen. Ook is het mogelijk om vanuit het zoekscherm een nieuw item aan te maken. 1. Klik in het zoekscherm op het pictogram 'Nieuw'. Nu opent het programma waarin u een nieuw item kunt aanmaken. In dit geval 'Onderhoud Basisgegevens', tabblad 'Landen' 2. Maak het nieuwe item aan. Bewaar de gegevens (druk hiervoor op <Ctrl> + <S> of klik op 'Opslaan' ). 3. Sluit het programma af met <Esc> of met de sluitknop [x] rechtsboven in de titelbalk. Nu is het zoekscherm weer actief en kunt u het nieuw aangemaakte item (land) selecteren voor de nieuwe debiteur. Wanneer u op deze wijze alle beschikbare gegevens van de nieuwe debiteur hebt ingevoerd, bewaart u de gegevens. Druk hiervoor op <Ctrl> + <S> of klik op het pictogram 'Opslaan'. Algemeen gegeven toevoegen Unit4 Multivers Accounting kent een aantal algemene (stam)gegevens die op andere plaatsen gebruikt worden. Voorbeelden zijn 'Landen' of 'Valuta'. Het toevoegen van deze gegevens verloopt op ongeveer dezelfde wijze als het toevoegen van een nieuw gegeven, zoals een nieuwe debiteur of crediteur. Hiervoor heeft Unit4 Multivers Accounting vensters die er uitzien als het tabblad 'Valuta' uit 'Onderhoud Algemene gegevens Basisgegevens', of het al genoemde tabblad 'Landen'. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 28 van 89

33 Om een nieuw algemeen gegeven (in het voorbeeld een vreemde valuta) te kunnen invoeren maakt u eerst een lege invoerregel aan door op 'Nieuw' te klikken of met <Ctrl> + <N>. Als in het scherm al een bestaande regel geselecteerd is, kunt u ook op <+> drukken om een nieuwe regel toe te voegen. De cursor staat nu in de eerste kolom waar u de (valuta)code kunt invoeren. De hier gebruikte code ziet u onder andere terug in de boekingsschermen. Op veel plaatsen in Unit4 Multivers Accounting zult u codes moeten invoeren en wordt de code in andere programma's en vensters gebruikt. Geef daarom altijd een herkenbare code op! U kunt bij het invoeren van gegevens met verschillende gegevens- of veldeigenschappen te maken krijgen. Zie voor een overzicht van de gegevensvelden: Overzicht van de gegevensvelden in Unit4 Multivers Accounting. 1. Voer de code in, druk op <Tab> om naar de volgende kolom te gaan en voer hier de ISO-code in. U merkt dat, ook al typt u kleine letters, de codes automatisch als hoofdletters worden geschreven. 2. Ga naar de volgende kolom 'EMU-soort'. Hier ziet u een pijltje verschijnen: Dit houdt in dat in dit invoerveld tussen een aantal mogelijkheden gekozen moet worden. Ga met de cursor op het pijltje staan om de mogelijkheden te openen; in dit geval kiest u tussen wel of geen EMU-lid. U kunt ook op <F4> drukken om het keuzevenster te openen en met de pijltoetsen de juiste selectie te maken. Met <Tab> bevestigt u de keuze en springt tegelijk naar de volgende kolom. 1. In de volgende kolommen kunt u alleen cijfers invoeren (numerieke velden). U kunt geen letters gebruiken. Dit kan bij tekstvelden als de kolom 'Omschrijving' wel. Hier kunt u zowel cijfers als letters invoeren (alfanumeriek) 2. In de zevende kolom ziet u een leeg selectievakje staan. Dit kunt u selecteren (aanvinken) of leeglaten. U kunt een selectievakje ook activeren met de spatiebalk Overzicht van de gegevensvelden In sommige kolommen en velden van invoervensters zijn de invoermogelijkheden beperkt; u moet dan bijvoorbeeld een bepaald type gegeven invullen, u kunt een keuze maken uit een aantal van tevoren vastgelegde gegevens of u kunt alleen hoofdletters gebruiken. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 29 van 89

34 Hoofdletters gebruiken In sommige kolommen, bijvoorbeeld de kolom Code en ISO-code kunt u alleen hoofdletters gebruiken. Letters die u intypt, worden automatisch in hoofdletters omgezet. Aankruisvakjes Aankruisvakjes geven u alleen de keuze tussen Ja en Nee. Een voorbeeld hiervan is het vakje EU op het tabblad Landen. Voor een land dat lid is van de Europese Unie kruist u dit vakje aan, voor een land dat geen lid is, slaat u het vakje over. Druk op de <Spatiebalk> of gebruik de muis om het vakje aan te kruisen of een al aangekruist vakje leeg te maken, of druk op <Tab> of <Enter> of gebruik de muis om de kolom over te slaan zonder iets in te vullen of te wijzigen. Drop down menu s: selecteren uit aanwezige gegevens Soms kunt u een selectie maken uit al aanwezige gegevens, bijvoorbeeld bij het invullen van een btw-code of het invullen van de betalingsconditie van een factuur. Er verschijnt dan een vakje met een pijl naar beneden: Klik op het pijlsymbool om de aanwezige codes op te vragen of druk op de toetsencombinatie <Alt>+< >. Met < >kunt u de in het venster getoonde mogelijkheden doorlopen. Klik op de gewenste code of druk op <Enter> om de gemarkeerde code of referentie te selecteren. Vastgesteld aantal invullen Sommige aantallen, bijvoorbeeld het periodenummer of het aantal af te drukken kopieën, verschijnen in een volgend venster: U kunt het voorgestelde aantal overnemen, of u kunt het nummer/aantal steeds met 1 ophogen of verlagen door op de pijl naar boven of de pijl naar beneden te klikken. Door op een pijl te klikken en de linker muisknop ingedrukt te houden, kunt u het aantal ophogen of verlagen. In het voorbeeldvenstertje kunt u bijvoorbeeld op de pijl omhoog klikken; als u de muisknop ongeveer een seconde lang ingedrukt houdt, verschijnt periode 13 in het venster. Als u de knop minder lang ingedrukt houdt, wordt bijvoorbeeld periode 6 voorgesteld. Verplichte gegevens Sommige gegevens moeten verplicht ingevuld worden, bijvoorbeeld de Zoeknaam als u een debiteur of crediteur toevoegt. Als u de gegevens probeert op te slaan voordat de zoeknaam ingevuld is, wordt het veld rood gemaakt en gaat de cursor naar het veld. U moet dan het gegeven, de zoeknaam, invullen of op of klikken als u de gegevens toch niet wilt toevoegen. Bij de 'Opties' in het menu 'Extra' kunt u kiezen welke kleur een verplicht veld moet krijgen als het veld niet ingevuld is. Tekstkolommen In tekstkolommen, zoals de kolom Omschrijving, kunt u zowel hoofdletters als kleine letters invullen. Datum invullen Op velden waarop u een datum kunt invullen, hoeft u alleen de dag in te vullen; Unit4 Multivers Accounting vult deze automatisch aan met de nummers van de huidige maand en het jaar. Als het bijvoorbeeld juli 2000 is, hoeft u alleen 26 in te typen om de gehele datum in het veld te plaatsen. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 30 van 89

35 De aangevulde cijfers, zijn gemarkeerd en kunt u met <Backspace> direct verwijderen als u een andere maand of jaartal wilt invullen. De datum kan ook aangepast worden door cijfers te verwijderen en te vervangen door andere cijfers. Door op het blauwe driehoekje voor het datumveld te klikken, kunt u een kalender van de huidige maand opvragen. Met de <pijltjestoetsen> kunt u door de kalender 'wandelen'. Door te klikken op de pijlen-omhoog / omlaag vraagt u de kalender van de volgende / vorige maand op. U kunt bij het invullen van een datum ook tekst gebruiken of een aantal dagen opgeven dat gebruikt moet worden voor het berekenen van de datum. U kunt de volgende tekst gebruiken voor het opgeven van relatieve data: eer gis van mor ove eergisteren gisteren of: yes = yesterday vandaag of: tod = today morgen of: tom = tomorrow overmorgen of: dat = day after tomorrow Daarnaast kunt u de dagen van de week opgeven in het Nederlands of Engels: za of sa zaterdag zo of su zondag ma of mo maandag di of tu dinsdag wo of we woensdag do of th donderdag vr of fr vrijdag De dag die u opgeeft, is altijd de komende zaterdag, zondag, enzovoort. Om de afgelopen zaterdag op te vragen kunt u de tekst gebruiken met een minteken er achter, dus bijvoorbeeld 'za-' of 'sa-'. Een laatste mogelijkheid is het invullen van een aantal dat gebruikt moet worden om een nieuwe datum te berekenen. +99 geeft de huidige datum plus 99 dagen -99 geeft de huidige datum minus 99 dagen Deze optie is bijvoorbeeld gemakkelijk om een afleverdatum in te vullen die over 21 dagen valt. U hoeft de datum dan niet zelf te berekenen, maar vult gewoon de tekst '+21' in. De juiste datum wordt dan automatisch ingevuld. Cijfers en getallen In sommige kolommen wordt verwacht dat u een cijfer of een getal invult. Voorbeelden hiervan zijn de kolommen met valutakoersen en kolommen waarin u een percentage kunt invullen. Het is heel soms mogelijk in dit soort kolommen letters in te typen, maar de ingevoerde gegevens krijgen dan een rode kleur om aan te geven dat de invoer niet correct is Gegevens verwijderen U kunt gegevens eenvoudig verwijderen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als u een bepaalde code voor een betalingsconditie niet meer wilt gebruiken. Stamgegevens verwijderen Het verwijderen van gegevens kan op verschillende manieren. Als eerste wordt hier beschreven hoe u stamgegevens kunt verwijderen; hiermee worden bijvoorbeeld gegevens van debiteuren en crediteuren bedoeld. Het onderstaande voorbeeld geeft aan hoe u de gegevens van een debiteur kunt verwijderen. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 31 van 89

36 1. Kies in het menu Onderhoud voor Debiteuren 2. Vraag de gegevens van de gewenste debiteur op door direct het nummer van de gezochte debiteur in te typen of door het zoekvenster op te vragen en hierin de gewenste debiteur te selecteren. De gegevens van de debiteur worden vervolgens op het scherm getoond 3. Klik op 'Verwijderen'. Daarna verschijnt de vraag of u dit record werkelijk wilt verwijderen 4. Kies voor 'Ja' om dit record te verwijderen. Unit4 Multivers Accounting gaat dan controleren of dit record nog gebruikt wordt en echt verwijderd mag worden. Algemene gegevens verwijderen Het verwijderen van algemene gegevens gaat op een iets andere wijze. Algemene gegevens zijn bijvoorbeeld coderingen die u in Unit4 Multivers Accounting hanteert. In het hierna beschreven voorbeeld gaat u de code voor een leveringsconditie verwijderen omdat u geen gebruik meer maakt van deze leveringsconditie. Op gelijksoortige wijze kunt u echter ook andere gegevens verwijderen. Unit4 Multivers Accounting controleert bij het verwijderen of een gegeven nog in gebruik is en of dit gegeven dus wel verwijderd mag worden. Er verschijnt bijvoorbeeld een melding dat de gegevens niet verwijderd mogen worden als u de gegevens van een debiteur probeert te verwijderen waarvoor nog factuurgegevens aanwezig zijn, of als u een grootboekrekening wilt verwijderen waarop nog mutaties geboekt zijn. 1. Open ' Onderhoud Algemene gegevens Basisgegevens' 2. Ga naar het tabblad Leveringscondities. De aanwezige leveringscondities worden op het scherm getoond 3. Klik op de leveringsconditie die u wilt verwijderen. De regel wordt gemarkeerd 4. Klik op (of druk op de toets <->). Er komt een kruisje voor de geselecteerde leveringsconditie te staan ten teken dat het record geselecteerd is voor het verwijderen. Door nog een keer op te klikken, haalt u het kruisje weer weg. 5. Markeer eventueel nog andere leveringscondities die ook verwijderd moeten worden door deze te selecteren en op [Verwijderen] te klikken 6. U hebt nu twee mogelijkheden om de geselecteerde records (de records met een kruisje ervoor) te verwijderen: 1. klik op om de gemarkeerde gegevens direct te verwijderen, of 2. klik op. Unit4 Multivers Accounting meldt vervolgens dat er gegevens gewijzigd zijn en vraagt of u de wijzigingen wilt opslaan. Als u dan kiest voor Ja worden de gegevens eventueel verwijderd; als u kiest voor Nee worden de gegevens niet verwijderd. Nadat u aangegeven hebt dat er gegevens verwijderd moeten worden, gaat Unit4 Multivers Accounting controleren of de gemarkeerde records nog ergens in gebruik zijn. Als bijvoorbeeld de leveringsconditie nog bij een factuuropdracht voorkomt, meldt het programma dat het record niet verwijderd kan worden. Als dit zo is, krijgt u de melding dat het gegeven niet verwijderd kan worden. Meerdere gegevens tegelijk markeren (selecteren) en verwijderen (niet in de zoekschermen) Zoals in het voorgaande voorbeeld beschreven is, kunt u twee of meer codes verwijderen door iedere code apart te selecteren en daarna steeds op te klikken (of op de toets <-> te drukken). Het is in sommige schermen van Unit4 Multivers Accounting echter ook mogelijk meerdere gegevens op een snelle manier te verwijderen. Deze manier wordt hierna beschreven, waarbij meerdere betalingscondities tegelijk verwijderd worden. 1. Open ' Onderhoud Algemene gegevens Basisgegevens' 2. Ga naar het tabblad Betalingscondities. De aanwezige betalingscondities worden op het scherm getoond 3. U hebt de volgende mogelijkheden om meerdere betalingscondities tegelijk te selecteren: Reeks codes selecteren: houd de <Shift>-toets ingedrukt en klik in de kolom Code (of in de kolom links daarvan) op de eerste en de laatste code van de betalingscondities die u wilt selecteren. Alle tussenliggende codes worden dan geselecteerd, Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 32 van 89

37 Losse codes selecteren: houd de <Ctrl>-toets ingedrukt en klik in de kolom Code (of in de kolom links daarvan) op de codes van de betalingscondities die u wilt selecteren, of klik in de kolom Code (of in de kolom links daarvan) op de code van de betalingsconditie die u wilt selecteren en houd de linker muisknop ingedrukt. Sleep de muis vervolgens naar boven of beneden en laat de muisknop los als de laatste te selecteren betalingsconditie van de reeks geselecteerd is. U kunt de selectie van meerdere gegevens ongedaan maken door in een willekeurige kolom te klikken. Alleen het gegeven dat u aangeklikt hebt, wordt dan gemarkeerd. U kunt de selectie van één bepaalde betalingsconditie nog ongedaan maken, bijvoorbeeld als u met de muis een reeks codes geselecteerd hebt en u een tussenliggende betalingsconditie niet wilt verwijderen. 4. Klik op Verwijderen. Er wordt nu een kruis links van de geselecteerde regels gezet. U kunt een kruismarkering weer uitzetten door de betreffende regel te selecteren en nogmaals op Verwijderen te klikken. Als u nu op Opslaan klikt worden de geselecteerde betalingscondities verwijderd Gegevens overnemen in Microsoft Excel In heel veel schermen van Unit4 Multivers Accounting zijn tabellen opgenomen. Deze tabellen kunt u met één muisklik overzetten naar Microsoft Excel. Hiervoor is een knop in de knoppenbalk beschikbaar: (uiterst rechts in de knoppenbalk). Als u beschikt over Microsoft Excel en u klikt op de knop, worden alle tabelgegevens op een werkblad geplaatst. Bij programma's met meerdere tabbladen wordt alleen de tabel van het actieve tabblad overgenomen. Voor het gebruik van de koppeling moet u Microsoft Excel op uw systeem geïnstalleerd hebben voordat u Unit4 Multivers Accounting installeert (zie ook de installatiehandleiding) Gegevens kopiëren naar het klembord In heel veel schermen van Unit4 Multivers Accountingzijn tabellen opgenomen. Deze tabellen kunt u met via het Windows Klembord naar andere programma s kopiëren. Bijvoorbeeld de boekingsregels uit het inkoopscherm kunt u eenvoudig overzetten naar een tekstverwerkingsprogramma als MS Word. In MS Word ziet het er dan als volgt uit (voorbeeld): Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 33 van 89

38 2.1.6 Kolominstellingen herstellen In vrijwel alle schermen kunt u de breedte van de kolommen aanpassen of de volgorde van de kolommen wijzigen door kolommen te verplaatsen of te verwijderen. U past hiermee dus de kolominstellingen aan. Door nu 'Extra Kolominstellingen herstellen' te starten, herstelt u de instellingen van de kolommen in de geopende vensters. U maakt hiermee de wijzigingen in de kolombreedtes of de kolomsamenstellingen ongedaan en keert weer terug naar de default instellingen van Unit4 Multivers Accounting. De kolominstellingen van alle openstaande schermen worden teruggezet naar hun standaardwaarden. Dus sluit alle andere schermen als u alleen voor een specifiek scherm de kolominstellingen wilt herstellen. U krijgt hiervoor een waarschuwing. U kunt deze optie bijvoorbeeld gebruiken als u kolommen verwijderd of verschoven hebt, en tot de conclusie komt dat de oude situatie toch een beter overzicht van de gegevens gaf Grootboekmutaties zoeken U kunt in Unit4 Multivers Accounting altijd direct een of meer grootboekmutaties zoeken: Open: 'Grootboekmutaties' of klik in de standaardbalk op. In dit venster kunt u op eenvoudige wijze een willekeurige mutatie in het grootboek zoeken. U kunt hier een veelheid van selectiecriteria opgeven, wat het zoeken aanzienlijk versnelt. U hebt vier verschillende tabbladen waarop u zoekcriteria kunt vastleggen. Klik op zoeken te laten beginnen op basis van de opgegeven criteria. om het Door te klikken op maakt u de ingevulde zoekcriteria ongedaan en kunt u nieuwe criteria opgeven om het programma nog een keer te laten zoeken. Door te dubbelklikken op een gevonden mutatie, kunt u de bijbehorende grootboekmutatie direct inzien, wijzigen of verwijderen. Voorwaarde is o.a. wel dat de dag of de periode nog niet afgesloten mag zijn, de btw nog niet is aangegeven of dat de verkoopfactuur niet via de facturering geboekt is. Ook inkoopfacturen waarop al goederenontvangsten zijn geboekt mogen niet worden verwijderd. Op het scherm worden mutaties die niet gewijzigd kunnen worden, rood afgebeeld. Corrigeerbare mutaties worden groen afgebeeld. Op de tabbladen hebt u de volgende mogelijkheden. U kunt zoekcriteria op de verschillende tabbladen met elkaar combineren: Tabblad 'Omschrijving en locatie' Omschrijving: u kunt laten zoeken op (een deel van) de omschrijving. Type het deel van de omschrijving in waarop u wilt laten zoeken. Geef eventueel andere criteria op of klik op laten zoeken naar mutaties die deze tekst in de omschrijving hebben om direct te Dagboek: als u een mutatie uit een bepaald dagboek zoekt, kunt u het dagboek hier selecteren. U kunt hier ook kiezen voor 'Alle dagboeken' Boekjaar: het boekjaar waarin gezocht moet worden. U kunt een bepaald boekjaar opgeven, of het vakje 'leeg' laten: het programma zoekt dan in alle boekjaren. U kunt in dit venster een rekeningnummer zoeken per boekjaar. Geef het gewenste boekjaar in het venster op, en in het zoekscherm 'Zoek grootboekrekening' verschijnen alleen de rekeningnummers uit dat betreffende boekjaar. Laat u het veld 'Boekjaar' leeg, worden de rekeningen uit het hoogste boekjaar genomen, waarin een boeking heeft plaatsgevonden of het laatste boekjaar waarin gezocht is. Dit geldt echter alleen voor het selecteren van een grootboekrekening. Tabblad 'Laatst gebruikt' Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 34 van 89

39 Alle grootboekmutaties zoeken: dit is de standaardwaarde. Hiermee laat u in alle grootboekmutaties zoeken, zonder verdere beperking Grootboekmutaties zoeken die geboekt zijn: hier kunt u een selectie opgeven op de gegevens van de boeking. Als u dit vakje afvinkt, moet u ook een van de onderstaande opties invullen. In de eerste drie gevallen kunt u twee waarden opgeven waarbinnen de gezochte mutatie moet liggen, bijvoorbeeld 'van periode 1 tot en met periode 4', of kunt u twee keer dezelfde waarde opgeven, bijvoorbeeld 'van periode 1 tot en met periode 1' als u alleen in de mutaties uit de eerste periode wilt zoeken. In transacties tussen: Selectie op het Transactienummer. Geef aan tussen welke twee transactienummers het transactienummer van de gezochte mutaties moet liggen. Tussen periode: Selectie op de boekingsperiode. Geef aan tussen welke twee periodes de door u gezochte mutatie(s) geboekt moet(en) zijn. Tussen boekdatum: Selectie op de datum van de boeking. Geef de twee data op waartussen de boeking geboekt moet zijn, of vul twee keer dezelfde datum in als u zoekt naar de boeking van één bepaalde datum. Tijdens de laatste maanden: Hier kunt u aangeven tot hoeveel maanden terug het programma moet zoeken. U kunt deze keuze maken als u bijvoorbeeld alleen weet dat de boeking ergens in de laatste weken geboekt is. Tabblad 'Verbijzondering' Hier kunt u zoeken op Afschriftnummer, activanummer, kostenplaatsnummer en/of dossiernummer. Tabblad 'Btw' U kunt zoeken op de volgende Btw-specificaties: Aangepaste Btw-aangifte; Uitgesplitste Btw-aangifte; Btw-code. Selecteer hier het gewenste Btw-percentage (code). Door het maken van deze selectie(s) kunt u bijvoorbeeld alle mutaties met een aangepaste en/of uitgesplitste Btw-aangifte zoeken, of alle mutaties die volgens een opgegeven Btw-code geboekt zijn. Dubbelklik op een gevonden (groene) mutatie om direct het boekingsprogramma met de mutatie op te starten. Eventueel kunt u een groengekleurde factuur direct wijzigen of verwijderen. Tabblad 'Geavanceerd' Op dit tabblad kunt u selecteren op de gegevens die in de boeking gebruikt zijn. U kunt bijvoorbeeld zoeken naar een bepaald bedrag dat geboekt is, of naar de debiteur of crediteur voor wie de boeking bestemd was. Bedrag tussen: u kunt zoeken naar het bedrag van de boeking. U kunt twee bedragen invullen waartussen het gezochte bedrag moet liggen, of u kunt twee keer hetzelfde bedrag invullen als u naar een mutatie zoekt waarvan u het bedrag al weet. Kostenplaats:/dossier: Zoeken op de Kostenplaats of het dossier waarop de boeking verantwoord is. Debiteur: Zoeken op de debiteur voor wie de boeking aangemaakt is. Crediteur: Zoeken op de crediteur voor wie de boeking aangemaakt is. Sortering: U kunt opgeven hoe u de resultaten gesorteerd wilt hebben. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 35 van 89

40 2.1.8 Opdrachtregels zoeken Er zijn verschillende manieren om dit programma te openen en te gebruiken. In het Lint kunt u met opdrachtregels zoeken. U kunt ook zoeken naar opdrachtregels door in 'Info Facturering/Verkoop Opdrachten' in de knoppenbalk op te klikken. Als u een regel hebt gevonden, kunt u met dubbelklikken direct de bijbehorende opdracht openen' in 'Info Opdrachten'. U opent het programma ook vanuit een Factuuropdracht of Verkooporder. In het veld Artikelcode, klikt u dan met de rechter muisknop en kiest in het snelmenu voor 'Zoeken in opdrachten'. Dubbelklik op de gevonden opdrachtregel om deze direct op te nemen in de opdracht. Mogelijkheden U kunt factuur- en verkoopopdrachtregels zoeken aan de hand van veel mogelijke criteria. Geef het gewenste zoekcriterium, of meerdere zoekcriteria op, op een of meer van de tabbladen, en klik op om de zoekactie te starten. Opdrachtregels die voldoen aan de opgegeven zoekcriteria worden onder dit venster getoond. Dubbelklik op een opdrachtregel om de opdracht direct op te vragen in 'Info opdrachten'. Klik op om de ingevulde criteria te wissen en nieuwe zoekcriteria te kunnen opgeven. Tabblad 'Kenmerken' U kunt op dit tabblad zoekcriteria invullen voor het zoeken op de ingevulde referentie, de code van het geleverde artikel of de uitgevoerde dienst, de code van de debiteur, of op de kostenplaats of het dossier. Als u werkt met 'Verkoop', kunt u ook zoeken op 'Artikelgroep'. U kunt in dit venster ook gebruik maken van het procentteken '%' ter vervanging van een reeks tekens. Als u op het veld 'Referentie' bijvoorbeeld het criterium '%9700%' invult, zoekt het programma alle opdrachten waarbij in de referentie de tekens '9700' voorkomen. Tabblad 'Laatst gebruikt' Standaard staat de optie 'Alle opdrachtregels zoeken' aan. Als u de keuze 'Opdracht regels zoeken die' aankruist, kunt u selectiecriteria opgeven voor de datum waarbinnen de opdrachtregels ingevoerd of gefactureerd moeten zijn. U kunt de data nauwkeurig invullen, of ruimer zoeken door op te geven dat de regels binnen de laatste maand(en) bewerkt moeten zijn. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 36 van 89

41 Tabblad 'Geavanceerd' Op dit tabblad kunt u zoeken op het bedrag van de opdrachtregel en/of op documentnummer, debiteur of crediteur. Daarnaast kunt u zoeken op de omschrijving en de status van de opdracht ('Opdracht gefactureerd'). Deze status wordt automatisch door Unit4 Multivers toegekend. U kunt kiezen uit de statussen: 'Magazijnbon afgedrukt', 'Magazijnbon afgemeld', 'Pakbon afgedrukt' en 'Opdracht gefactureerd'. Als u bijvoorbeeld kiest voor de status 'Magazijnbon afgemeld', dan ziet u alle opdrachten die op het punt staan uitgeleverd te worden. Kruis het vakje 'Vervolgorders tonen' aan als u ook de Backorder / vervolgorder(s) wilt zien van een geselecteerde hoofdorder. Standaard worden dus alleen de hoofdorders getoond bij het zoeken. Als u in de opdrachtregel dubbelklikt in het veld 'Omschrijving' wordt de volledige omschrijving van maximaal 254 tekens getoond. Bij het overnemen van de bestaande opdrachtregel naar de opdracht, wordt de aangepaste omschrijving niet overgenomen maar wordt de standaard-omschrijving uit de artikelgegevens gebruikt. U kunt als u deze onderdelen gebruikt, ook zoeken op Abonnement of Project. 2.2 Zoekschermen De zoekschermen zijn volledig vernieuwd en de mogelijkheden zijn vergroot. In het volgende hoofdstuk staan de nieuwe zoekschermen beschreven Werken met zoekschermen Zoekschermen kunt u overal in Unit4 Multivers Accounting opvragen door op het vergrootglas te klikken of op <F4> te drukken in een veld waar dit symbool staat. U kunt de zoekschermen aanpassen en de aanpassingen bewaren. De wijzigingen in de zoekschermen wordt per gebruiker van Unit4 Multivers Accounting opgeslagen (bij de besturingsgegevens in de MVLMain) en blijven ook bij een upgrade naar een hogere versie van het pakket voor de Gebruikers bewaard. Uw zoekscherminstellingen gelden standaard voor alle administraties waarin u als gebruiker in werkt. Maar u kunt in 'Extra Gebruikersparameters', de map 'Algemeen' aangeven dat u de zoekscherminstellingen per administratie wilt opslaan. U kunt door een zoekterm in een veld op te geven en vervolgens op <F2> te klikken snel zoeken. - Het zoeken is niet hoofdlettergevoelig - Zoeken met willekeurige zoekterm over alle kolommen tegelijk. Zie paragraaf Sorteren op meerdere kolommen tegelijk Zie paragraaf Uitgebreid filteren met de Autofilterrij Zie paragraaf Kolom passend maken voor de getoonde inhoud U kunt net als in Excel met de muis op de scheiding tussen 2 kolommen klikken om die kolom in breedte passend te maken voor de inhoud. Wanneer u rechts klikt op een kolomkop, kunt u ook kiezen om de breedte voor alle kolommen passend te maken. Voor het zoeken (met <F4> of met <F2>) geldt het volgende: Als u op een zoekterm zoekt, kijkt Unit4 Multivers Accounting alleen in de database naar de kolommen die in uw zoekscherm zichtbaar zijn. Alleen de gevonden gegevens worden naar het zoekscherm gestuurd. Bij een server-installatie kan dit, bij grote hoeveelheden data (bijvoorbeeld artikelen of debiteuren), veel tijd schelen. Als u het aantal kolommen in uw zoekscherm beperkt tot de door u gebruikte gegevens, gaat het zoeken (veel) sneller dan wanneer u alle mogelijke kolommen van het gebruikte zoekscherm zichtbaar hebt (zie paragraaf 2.2.8). Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 37 van 89

42 2.2.2 Het zoekpaneel U kunt nu vanuit een zoekveld een zoekterm ingeven en op F4 drukken om met deze zoekterm in alle kolommen in het zoekscherm te zoeken. Typ bijvoorbeeld bij het aanmaken van een opdracht terr in de kolom Artikelcode en druk op F4 U krijgt dan het zoekscherm te zien. De zoekterm is dan in het zoekpaneel van het zoekscherm overgenomen: De gevonden gegevens worden direct getoond en met <Enter> kunt u het geselecteerde item direct opvragen. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 38 van 89

43 U kunt met ESC de zoekterm wissen om alle gegevens in het zoekscherm te tonen. Typt u een andere zoekterm, wordt na een korte vertraging na het typen van de laatste letter het zoekscherm meteen gefilterd. De gevonden overeenkomsten worden gemarkeerd. Met de pijltjestoetsen kunt u door het resultaat wandelen en met <Enter> kunt u de selectie overnemen. U kunt ook een zoekterm tussen aanhalingstekens zetten, om bijvoorbeeld te zoeken op 35 cm. Door een + of een direct voor een woord te zetten, zoekt u op regels in het zoekscherm waar een woord aanwezig moet zijn of juist moet worden uitgesloten van de selectie. Terracotta +pot (denk de aanhalingstekens in dit geval weg) levert alle artikelen waarin terracotta en pot voorkomen. De terracotta schalen worden niet getoond in het zoekresultaat. Als u in het zoekpaneel een zoekterm opgeeft, zoekt Unit4 Multivers Accounting over alle kolommen naar alle instanties waarin de zoekterm voorkomt. Dat kan dus ook midden in een woord of cijfer zijn. Typt u bijvoorbeeld in dit zoekscherm 50 in, vindt Unit4 Multivers Accounting alle plaatsen in de tabel met de cijfercombinatie 50. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 39 van 89

44 2.2.3 Zoeken op zoektermen binnen de kolommen U kunt in het zoekscherm zelf binnen een kolom een zoekterm typen en binnen die kolom de eerste match opvragen. Klik op de kolomkop of in de kolom en typ direct de gevraagde zoeksleutel. U wilt bijvoorbeeld in de kolom Rekening snel naar de serie 8000 gaan. U hoeft dan alleen met de cursor in de kolom Rekening te klikken en 8 te typen. Unit4 Multivers Accounting zoekt dan de eerste instantie waarbij het rekeningnummer begint met het cijfer 8. Als u de rekeningnummers die starten met 86 wilt opvragen, typt u 86. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 40 van 89

45 Unit4 Multivers Accounting zoekt altijd vanaf het begin van de reeks en van boven naar beneden. Als u bijvoorbeeld in de kolom Rekening-omschrijving zoekt op ver, vindt Unit4 Multivers Accounting wel de eerste instantie van de rekeningomschrijvingen die met Ver(koop) beginnen, maar niet bijvoorbeeld ver in de omschrijving Tussenrekening verkopen die hoger in de lijst staat. Wildcards werken niet in deze manier van zoeken Sorteren op meerdere kolommen tegelijk Door de shift-knop ingedrukt te houden, kunt u op meerdere kolommen sorteren. Bijvoorbeeld in het Artikel zoekscherm kunt u sorteren op Artikelgroep, Zoeknaam en Omschrijving. De volgorde waarin de kolommen worden aangeklikt, bepaalt de kolomsorteervolgorde. Indien u nogmaals op dezelfde kolom klikt, wordt de sortering van die kolom omgekeerd. Deze sorteervolgorde wordt opgeslagen Zoekgegevens groeperen Groeperen Stel dat u uw zoekscherm voor grootboekrekeningen als volgt hebt ingericht en u wilt de rekeningen groeperen op Kostenplaats Ja/Nee : Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 41 van 89

46 Klik nu in de kolomkop Kostenplaats met de rechter muisknop en kies voor de optie Groepeer op deze kolom en maak het groeperingspaneel zichtbaar. De wijze en de volgorde van de groeperingen kunt u tonen in het groeperingspaneel met Groeperingspaneel zichtbaar in het snelmenu. Nu staan alle grootboekrekeningen waaraan een kostenplaats is gekoppeld (status N ) bij elkaar en de niet-gekoppelde rekeningen (status J ) ook. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 42 van 89

47 Per groep staat in de lijst een groepskopregel met daarin ook het totaal aantal elementen van die groep. U ziet dus in één oogopslag hoeveel grootboekrekeningen verbijzonderd worden op kostenplaatsen. Door op het minnetje in de groepeerregel te klikken, kunt u de groep invouwen. Meerdere groepen Vervolgens kunnen binnen deze groep nog subgroepen aangemaakt worden. Bijvoorbeeld een groepering op Rubriceringscode (Rubr. 1). Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 43 van 89

48 Daarbij worden beide sorteringen gehandhaafd: U kunt elke kolom laten groeperen. Groepering opheffen Een groep opheffen voor een bepaalde kolom kan via het snelmenu. Ga met de cursor op de gewenste groep staan en klik met de rechter muisknop: Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 44 van 89

49 U kunt de groepen uit het groeperingspaneel en uit uw groepering weghalen door de knop uit het paneel te slepen. U kunt een groepering met subgroepen ook in een keer ophebben door in het groeperingspaneel het snelmenu op te vragen (rechter muisknop) en te kiezen voor Groepering opheffen. Unit4 Multivers Accounting onthoudt per zoekscherm de laatst ingestelde groepering en gebruikt deze de volgende keer dat u het scherm opent Filters gebruiken in het zoekscherm Boven in het zoekscherm ziet u een lege regel, de autofilter-rij. Als u deze niet ziet, opent u deze vanuit het snelmenu (klik in kolomkopregel op de rechter muisknop): Als u in een kolom een zoekterm opgeeft, krijgt u alle items waarbij de zoekterm voorkomt. U wilt bijvoorbeeld weten welke rekeningen gebruikt worden voor uw afschrijvingen. Typ in de bovenste (lege) rij in het veld Zoeknaam de zoekterm Afschrijving, of een deel ervan, en alle rekeningen voor Afschrijvingen worden getoond. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 45 van 89

50 Als u verder binnen deze selectie wilt zoeken, bijvoorbeeld aan welke rekening uit de selectie een kostenplaats gekoppeld is bij afschrijvingen, typt u in het veld Kpl een J. Nu is uw selectie verder verfijnd met behulp van een filter. Onder in het scherm is dit filter zichtbaar. De filter-bewerker Dit scherm maakt voorwaardelijk filteren mogelijk. U selecteert een kolomkop (in dit voorbeeld Rekening ) en opent het vanuit het snelmenu met. Het volgende scherm verschijnt: Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 46 van 89

51 Onder Begint met, zit een keuzemenu waarin u een groot aantal condities kunt selecteren: Aan de hand van de gekozen conditie kunt u selecties maken. Bijvoorbeeld in de kolom Rekening kunt u met 8 alle rekeningen uit de 8000-reeks opvragen. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 47 van 89

52 Door de Filter-bewerker nogmaals te openen vanaf een kolomkop, kunt u met <+> op het numerieke toetsenbord een regel toevoegen aan het filter: De kolomsoort kunt u ook in de filterbewerker zelf selecteren. Tot nu toe zijn in de voorbeelden alleen de filtermogelijkheden binnen de zichtbare kolommen van het zoekscherm gebruikt. Maar u kunt in de filter-bewerker alle kolommen uit de tabel gebruiken die in het zoekscherm opgenomen kunnen worden: Zo kunt u een groot aantal filters op u gegevens leggen en vanuit elk zoekscherm de gewenste gegevens ophalen. Filters verwijderen In de filter-bewerker kunt u met het kruisje een filterregel verwijderen: U kunt het filter tijdelijk verwijderen vanuit de voetregel van het scherm met het vinkje voor het filter uit te zetten. Als u meerder filters in het zoekscherm hebt, klikt u op het pijltje en kunt het verwijderen Snel zoeken met F2 U kunt n een zoekveld (een invoerveld zoals dit: of in een kolom) in het scherm een deel van de sleutelwaarde opgeven zonder wildcards en ook met <F2> het zoekscherm openen: Sleutelwaarden zijn bijvoorbeeld Artikelcode, Debiteurnummer of in dit geval een deel uit de (zoek)naam van een rekening. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 48 van 89

53 Druk nu op <F2>: U kunt in het zoekveld nu een nieuwe zoekterm opgeven en met <F2> dan binnen de zoekresultaten zoeken. Typ in het bovenstaande voorbeeld bijvoorbeeld 'kost', en u houdt één resultaat over: Het kan zijn dat er geen resultaten getoond worden in het zoekscherm. Controleer dan of er in het zoekscherm een filter actief is. Unit4 Multivers Accounting onthoudt altijd het laatst gebruikte filter per zoekscherm. Als u de volgende keer hetzelfde zoekscherm opent, wordt het laatst gebruikte filter toegepast en moet u het vinkje bij het filter weer verwijderen als u dit niet wilt gebruiken. Zoeken met <F2>; zoekt in alfanumerieke kolommen waar een index op staat en ook op de kolommen Naam en/of Omschrijving. De zoekopdracht is: Zoek records waarvan de zoeknaam begint met: zoekterm. U krijgt dan alleen de items uit de database die aan de volgende voorwaarden voldoen: item begint met zoekterm of zoeknaam begint met zoekterm of Omschrijving bevat zoekterm. Bijvoorbeeld: Debiteuren Naam Zoeknaam Debiteurnummer Postcode Artikelen Zoeknaam Omschrijving Artikelgroep Artikelcode Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 49 van 89

54 Opdrachten Ordernummer Debiteurnummer Factuurnummer Debiteur zoeknaam Debiteur postcode Unit4 Multivers M haalt niet eerst alle data uit de tabel, maar selecteert eerst alleen de items waarin de zoekterm voorkomt en toont daarna de resultaten. Dit is van belang voor de snelheid op servers bij grote aantallen items in de database (bijvoorbeeld een heel groot aantal debiteuren) Zoekschermen aanpassen Uw zoekscherminstellingen gelden standaard voor alle administraties waar u als Gebruiker in werkt. Een uitzondering hierop vormen eventuele vrije velden die u in uw zoekschermen kunt opnemen. Deze zijn wel administratie-afhankelijk. Maar u kunt in 'Extra Gebruikersparameters', de map 'Algemeen', aangeven dat u de zoekscherminstellingen per administratie wilt opslaan. Zoekschermkolommen aanpassen U kunt zelf bepalen welke velden u in het zoekscherm wilt zien: Klik op 'Aanpassen'. Er verschijnt nu een venster getiteld 'Aanpassen'. Hier ziet u alle kolommen die u nog kunt toevoegen aan het zoekscherm Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 50 van 89

55 Sleep de gewenste kolomkop naar de balk met de kolomkoppen of dubbelklik op de kolomnaam in het venster 'Aanpassen'. Verwijder een kolom uit een zoekscherm door de kolomkop te verslepen of via het snelmenu (rechter muisknop). U kunt de volgorde van de kolommen ook in het zoekscherm zelf wijzigen: Selecteer de kolom die u wilt verplaatsen door met de muis op de kolomkop te gaan staan. Klik met de linker muisknop en versleep de kolom naar de gewenste plaats. Voor het zoeken (met <F4> of met <F2>) geldt het volgende: Als u op een zoekterm zoekt, kijkt Unit4 Multivers Accounting alleen in de database naar de kolommen die in uw zoekscherm zichtbaar zijn. Alleen de gevonden gegevens worden naar het zoekscherm gestuurd. Bij een server-installatie kan dit, bij grote hoeveelheden data (bijvoorbeeld artikelen of debiteuren), veel tijd schelen. Als u het aantal kolommen in uw zoekscherm beperkt tot de door u gebruikte gegevens, gaat het zoeken (veel) sneller dan wanneer u alle mogelijke kolommen van het gebruikte zoekscherm zichtbaar hebt. Kolomindeling aanpassen U kunt kolommen verplaatsen, en de indeling wijzigen zoals u dat het beste uitkomt. Dit geldt ook voor de kolombreedtes. Dit wordt per gebruiker per administratie opgeslagen (MVLMain). Unit4 Multivers Accounting onthoudt dus de laatst gebruikte posities van de laatste keer dat u iets wijzigde. Default instellingen terugzetten De eerste maal dat u een bepaald zoekscherm opende, had deze de default-instelling (kolommen, kolomvolgorde en kolombreedte) zoals die in Unit4 Multivers Accounting ingesteld waren (MVLSyst). Als u wilt terugkeren naar deze default-instellingen klikt u op. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 51 van 89

56 3 Efficiënt en snel boeken Unit4 Multivers Accounting heeft, behalve de instellingen bij de 'Opties' en 'Gebruikersparameters' een groot arsenaal aan hulpmiddelen die u tijdens het invoeren van mutaties van pas kunnen komen: Het takenscherm gebruiken Het Takenscherm bevat een overzicht van de meest gebruikte boekingsprogramma's. Vanuit het takenscherm kunt u eenvoudig de juiste programma's en dagboeken selecteren. Samen met de 'Outlookvensters' hebt u heel snel toegang tot alle belangrijke functies in Unit4 Multivers Accounting bij de dagelijkse boekingen. <Enter>-toets als <Tab>-toets gebruiken Zo kunt u in de Gebruikersparameters de optie 'Enter-toets functioneert als Tab' selecteren ('Extra Gebruikersparameters', map 'Algemeen'). U kunt dan met de <Enter>-toets snel naar het volgende veld of de volgende kolom springen. Selecteert u deze instelling niet, moet u telkens de <Tab>-toets gebruiken om naar een volgende kolom/veld te springen en vaak wordt er dan een (niet altijd bedoelde) actie uitgevoerd (bijvoorbeeld het zoeken naar een gegeven, of opslaan). U kunt ook aangeven dat de 'Enter-toets' alleen in boekingsprogramma's (invoeren financiële mutaties) als 'Tab' gebruik moet worden. Met <Ctrl> + <Enter> activeert u de default-actie (bijvoorbeeld OK ). U kunt bij een actieve knop als deze, de opdracht ook op uw toetsenbord bevestigen met de <Spatiebalk>. U kunt met de spatiebalk ook een selectievakje aanvinken of 'uitzetten'. Het gebruiken van toetsencombinaties in plaats van de muis Door toetsencombinaties te gebruiken in plaats van het activeren van commando's met de muis, kunt u vaak veel sneller werken. Het gebruiken van de ingevoerde stamgegevens en de inrichting van de boekingsschermen U kunt door het zorgvuldig invoeren van gegevens tijdens het boeken veel tijd besparen. In 'Tips staan een groot aantal suggesties die het werken met Unit4 Multivers Accounting kunnen versnellen en vergemakkelijken. Hierdoor kunt u ook (slordigheids)fouten voorkomen. Het gebruiken van scenarioboekingen Scenarioboekingen zijn boekingssjablonen die u zelf aanmaakt en waar al zo veel mogelijk gegevens van veelgebruikte mutaties zijn ingevuld. U hoeft, wanneer u bijvoorbeeld maandelijks de telefoonkosten betaalt aan dezelfde crediteur, alleen nog de bedragen in te voeren. De overige gegevens staan al ingevuld in een aangemaakte scenarioboeking. Intelligent boeken Unit4 Multivers Accounting ondersteunt en automatiseert het boeken op drie manieren : 1. het automatisch voorstellen van de juiste grootboekrekening; 2. het werken met referenties; 3. zoeken in (alle) grootboekmutaties. 3.1 Tips om sneller en efficiënter te werken In paragraaf 1.8 staat een lijst van toetsen en toetscombinaties die u in Unit4 Multivers Accounting kunt gebruiken. Het gebruik van toetsen werkt vaak sneller dan werken met de muis. Hieronder treft u een groot aantal tips aan waarmee u sneller en efficiënter kunt werken met Unit4 Multivers Accounting. 1. Vul de betalingsconditie in bij de debiteur ('Onderhoud Debiteuren' tabblad 'Basis II'). Bij het invoeren van verkoopfacturen is dit veld verplicht. Als u de betalingsconditie bij de stamgegevens van de debiteur vastlegt, wordt de betalingsconditie van de factuur automatisch gevuld. 2. Vul de betalingsconditie bij de crediteur in ('Onderhoud Crediteuren' tabblad 'Basis II'). Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 52 van 89

57 Bij het invoeren van inkoopfacturen is dit veld verplicht. Als u de betalingsconditie bij de stamgegevens van de crediteur invoert, wordt de betalingsconditie van de factuur automatisch gevuld. 3. Plaats de kolommen van het boekingsscherm in de gewenste volgorde. Dit kunt u in het boekingsscherm doen door de cursor op de onderkant van de kolomnaam te zetten en vervolgens de kolom te verslepen naar de gewenste plaats. Plaats de noodzakelijke (verplichte) kolommen voor in de regel. Bij het boeken kunt u de regel afsluiten door op de <Pijltjestoets omlaag> ( ) te drukken. De overige kolommen hoeft u dan niet te doorlopen. 4. Stel de Enter toets als Tab in. Omdat het gebruik van <Enter> vaak sneller werkt, kunt u aan deze toets de functie van de toets <Tab> toekennen (menu 'Extra Gebruikersparameters' map 'Algemeen'). Hierdoor kunt u met <Enter> naar een volgend veld gaan. U kunt ook aangeven dat de 'Enter-toets' alleen in boekingsprogramma's als 'Tab' gebruik moet worden. Om het venster af te sluiten, kunt u de toetscombinatie <Ctrl>+<Enter> gebruiken. 5. Zet de optie 'Schermposities bewaren' aan. Zet uw vensters in de voor u meest favoriete opstelling en formaat. Zet de optie 'schermposities bewaren' aan (menu 'Extra Gebruikersparameters' map 'Algemeen'). Nu worden de schermen altijd op dezelfde plaats geopend, als waar ze zijn afgesloten. 6. Selecteer alleen die extra kolommen die voor het boeken worden gebruikt. Gebruik alleen de kolommen die u nodig hebt. Dit kan voor het Inkoopboek en Verkoopboek (menu 'Extra Gebruikersparameters' map 'Boekingsprogramma's'). 7. Zet de saldocontrole K/B/G dagboeken uit. Als u deze optie aanvinkt, moet u voor elke boeking zelf het eindsaldo invullen. U kunt dit uitzetten (menu 'Extra Gebruikersparameters' map 'Boekingsprogramma's'). 8. Leg het Btw-percentage vast bij de grootboekrekeningen ('Onderhoud Rekeningschema' tabblad 'Btw'). Is het percentage bij de grootboekrekening vastgelegd, dan wordt de btw per boekingsregel bepaald, als de Btw-kolom per boekingsregel is geactiveerd (zie punt 6). 9. Leg bij een crediteur het voorkeurscenario btw vast ('Onderhoud Crediteuren' tabblad 'Basis II'). Heeft een crediteur een afwijkend voorkeurscenario, leg dit dan vast bij de crediteur. Tijdens het inboeken van inkoopfacturen wordt dit scenario standaard geselecteerd. 10. Geef bij een debiteur aan: wel of geen btw of btw verlegd ('Onderhoud Debiteuren' tabblad 'Basis III'). Vul bij de debiteur de gewenste Btw-actie in. Tijdens het inboeken van verkoopfacturen wordt dan deze Btw-standaard geselecteerd. 11. Leg bij crediteuren de kostenrekening vast waarop deze crediteur meestal wordt geboekt ('Onderhoud Crediteuren', tabblad 'Basis III'). Na het selecteren van de crediteur wordt deze rekening automatisch voorgesteld. 12. Koppel aan het Inkoopboek en het Verkoopboek de meest gebruikte kostenrekening. Dit stelt u in het menu 'Onderhoud Dagboeken' in. Deze rekening wordt dan bij het boeken in het verkoopboek automatisch voorgesteld. 13. Vul bij elke relatiecode een grootboekrekening in. Deze kan worden gevuld in het menu 'Onderhoud Relatiecodes'. Relatiecodes die beperkt voorkomen, of niet voorkomen, kunnen worden gevuld met een algemene tegenrekening. 14. Koppel trefwoorden aan grootboekrekeningen. Met behulp van deze woorden in de omschrijving van de boekingsregel vult Unit4 Multivers Accounting automatisch de juiste grootboekrekening in. U geeft deze trefwoorden op in het menu: 'Onderhoud Rekeningschema', in de rubriek 'Trefwoorden'. Wanneer u een (gedeelte van) een trefwoord in de kolom 'Omschrijving' op een boekingsregel typt, zal de gekoppelde grootboekrekening vanzelf worden ingevuld. U kunt verschillende trefwoorden aan een rekening koppelen. U kunt ook door het invullen van een omschrijving en de bijbehorende grootboekrekening de omschrijving aan de rekening koppelen in het snelmenu (rechter muisknop). Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 53 van 89

58 15. Gebruik voor veelvoorkomende boekingen de scenario s in de boekingsprogramma s. U geeft in de scenario's de 'vaste elementen op zodat u die steeds weer kunt gebruiken. 16. Orden documenten van tevoren. Orden uw documenten voordat u gaat boeken en niet achteraf. 17. Voer de beginbalans niet handmatig in, maar laat deze automatisch aanmaken. Sluit het boekjaar af in het menu 'Extra Afsluiten boekjaar'. Kies 'Voorlopig afsluiten', want elke correctie in het voorgaande boekjaar kan dan een volgende keer weer via de bovengenoemde keuze weer in het nieuwe jaar worden verwerkt. 18. Open direct het takenscherm na het openen van een administratie. Als u in het menu 'Extra Gebruikersparameters', map 'Algemeen' de rubriek 'Takenscherm na login' aanvinkt, zal het takenscherm openen bij het openen van een administratie. U kunt dan direct voor een dagboek kiezen. 19. Gebruik het takenscherm ('Extra Takenscherm'). Het takenscherm werkt sneller dan de menukeuze 'Taken Invoeren financiële mutaties', omdat de laatste keuze na het sluiten van een dagboek telkens opnieuw moet worden gemaakt. Het takenscherm blijft na het afsluiten van het dagboek geopend. U kunt ook zelf programma's aan het takenscherm toevoegen. 20. Sluit de huidige administratie niet af voordat u een nieuwe administratie opent. Tijdens het openen van een andere administratie wordt de vorige administratie automatisch gesloten. 21. Leg uw meest gebruikte programma s vast onder de favorieten. Op die manier kunt u vanuit één menu een keuze maken die veel directer (en dus sneller is). 22. Leg uw favoriete grootboekrekeningen, debiteuren, artikelen of andere stamgegevens als favoriet vast. Start hiertoe het betreffende programma dat u wilt bekijken, kies de informatie (debiteur, grootboekrekening, etc..), kies desgewenst het juiste tabblad en leg deze instelling vast onder 'favorieten'. 23. Gebruik voor het aanmaken van een nieuwe administratie een geschikte modeladministratie. U kunt instellingen dan snel uit andere administraties overnemen. 24. Laat Unit4 Multivers Accounting de datum berekenen. Als u veel werkt met datums, dan kunt u de datum laten berekenen aan de hand van de ingetypte dag. Type bijvoorbeeld din(sdag) om de datum van de eerstkomende dinsdag te laten berekenen (de andere opties vindt u in de handleiding). 25. Het is in het kasboek niet nodig om alle mutaties op volgorde van datum in te voeren. U kunt de mutaties door elkaar invoeren en voordat u kiest voor 'Opslaan' de mutaties sorteren door op de kolom datum te dubbelklikken. 26. Gebruik de toetsen + en voor het toevoegen of verwijderen van regels. 27. Gebruik het toetsenbord. Gebruik tijdens invoeren van boekingen het toetsenbord. De volgende toetsen worden veel gebruikt: Ctrl + N Nieuw Ctrl + F Zoeken Ctrl + X Verwijderen Ctrl + S Opslaan. Zie voor een uitgebreider overzicht, de lijst met veel voorkomende toetsen en toetscombinaties. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 54 van 89

59 3.2 Intelligent boeken Unit4 Multivers Accounting kent, behalve het werken met Relatiecodes en journaalcodes Journaalcode die het boeken automatiseren, verschillende opties voor het intelligent boeken. Dit wil zeggen dat het programma u op intelligente wijze ondersteunt bij het invoeren van boekingen en dat u de boekingen dus sneller en effectiever kunt invoeren. Unit4 Multivers Accounting kent de volgende mogelijkheden: 1. Automatisch voorstellen van de juiste grootboekrekening 2. Aanvullen van de referentie of omschrijving 3. Zoeken in de grootboekmutaties 4. Zoeken in opdrachten 5. Zoeken in offertes 1. Automatisch voorstellen van de juiste grootboekrekening Bij boekingen in de dagboeken Kas, Bank en Memoriaal en in het inkoop- en verkoopboek als de omschrijving als eerste wordt ingevuld. U kunt voor iedere grootboekrekening trefwoorden, of delen van trefwoorden, vastleggen (in 'Onderhoud Rekeningschema'). Als dit trefwoord voorkomt in een omschrijving die u in het boekingsprogramma invult, dan stelt het programma automatisch de betreffende grootboekrekening voor. Als u bijvoorbeeld het trefwoord 'Salaris' (of zelfs 'Salar') invult voor de rekening 'Lonen en salarissen', en u vult bij de boeking als omschrijving 'Salaris maart' in, dan stelt Unit4 Multivers Accounting automatisch de rekening 'Lonen en salarissen' voor. Dit scheelt u veel zoekwerk en vermindert de kans op fouten. Als een deel van een trefwoord aan meer dan een rekening gekoppeld is, dan kunt u in het veld 'Rekening' met de rechter muisknop de eerste vijf rekeningen opvragen die dit trefwoord hebben. Trefwoord direct aan een rekening koppelen In de boekingsprogramma's kunt u een woord of meerdere woorden uit de omschrijving direct als trefwoord aan de grootboekrekening toevoegen. 1. Selecteer het gewenste woord of de gewenste woorden door met de muis hier overheen te slepen en klik op de rechter muisknop. Boven in het nieuwe venster verschijnen het gekozen trefwoord en de rekening, u ziet bijvoorbeeld de optie met de tekst ''Salaris' koppelen aan rekening: 4000' 2. Kies voor deze optie. Het gekozen trefwoord wordt aan de rekening gekoppeld. U kunt dit controleren door de rekening op te vragen in 'Onderhoud rekeningschema' en te kijken bij 'Trefwoorden'. In 'Onderhoud rekeningschema' kunt u een trefwoord voor een rekening eventueel weer verwijderen. 2. Aanvullen van de referentie (omschrijving) bij boekingen in de inkoop- en verkoopboeken, de Kas- en Bankboeken en het Memoriaalboek Unit4 Multivers Accounting 'onthoudt' welke referentie er voor een debiteur of crediteur gebruikt is. Als u een nieuwe boeking invoert voor dezelfde debiteur of crediteur, dan kunt u direct een keuze maken uit de referenties die al een keer gebruikt zijn. Het programma 'vult' de referentie meteen aan, waardoor u zich veel typewerk kunt besparen. Alle referenties van de betreffende crediteurenfacturen of debiteurenfacturen worden gelezen. U maakt bijvoorbeeld voor een debiteur veel gebruik van de tekst 'Naar aanleiding van uw order'. Voor een nieuwe boeking hoeft u dan in het veld Referentie bijvoorbeeld alleen maar de tekst 'naar' te typen (afhankelijk van het feit of er meerdere referenties zijn die met deze tekst beginnen), de rest van de tekst wordt door Unit4 Multivers Accounting aangevuld. De referentie wordt op de boekingsregel als omschrijving voorgesteld, als u het veld activeert. Omschrijvingen die u in een boekingsregel invult, blijven voor de andere boekingsregels beschikbaar tijdens de boeking. Bij volgende boekingen zijn alleen de referenties beschikbaar. U kunt een bestaande referentie/omschrijving op de volgende manier opvragen: Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 55 van 89

60 1. door de eerste letter(s) van de referentie in te typen wordt de referentie/omschrijving automatisch aangevuld. Hoe meer letters u typt, des te nauwkeuriger wordt de voorgestelde referentie/omschrijving. U kunt de voorgestelde referentie overnemen door op <Tab> te drukken en naar het volgende veld te gaan of u kunt verder gaan met typen als u een andere referentie wilt hanteren, 2. of u vraagt de bestaande referenties/omschrijvingen op door te klikken op de schuifpijl naast het vak 'Referentie' of 'Omschrijving'. Vervolgens kunt u de gewenste referentie selecteren. Als u een nog niet-bestaande referentie intypt, wordt deze toegevoegd aan de lijst met referenties. 3. Zoeken in de grootboekmutaties Voor alle dagboeken. Als u wilt weten hoe een boeking de vorige keer precies ingevoerd was, dan kunt u zeer snel zoeken in de aanwezige grootboekmutaties. U kunt het zoekvenster op drie manieren opvragen: 1. Klik in het veld 'Rekening' op de rechter muisknop en kies in het venster voor 'Zoeken in grootboekmutaties', of 2. kies in het menu 'Bewerken' voor 'Grootboekmutaties zoeken', of 3. klik op 'Grootboekmutaties zoeken' in de standaardbalk. Nu verschijnt het venster 'Grootboekmutaties zoeken', waarin u een groot aantal zoekcriteria kunt opgeven. 4./5. Zoeken in de opdrachten (factuur- en verkoopopdrachten) en offertes U kunt geavanceerd zoeken in uw opdrachten en offertes. Klik in Info Opdrachten of Info Offertes op. U kunt dan op verschillende criteria zoeken (zie de online helpteksten voor een nadere uitleg). 3.3 Scenarioboekingen Een scenarioboeking is een boeking die al voor een deel ingevuld is. Door het opvragen of uitvoeren van een scenarioboeking wordt een boeking dan al gevuld met de door u aangegeven vaste gegevens. U hoeft dan alleen nog maar de resterende, variabele gegevens naar behoefte in te vullen. Scenarioboekingen worden per dagboek opgeslagen. U kunt bijvoorbeeld een scenarioboeking aanmaken voor boekingen die regelmatig terugkomen, zoals u bijvoorbeeld telefoon- of elektriciteitskosten. U kunt dan alvast de crediteur, de omschrijving en het rekeningnummer invullen. Als u vervolgens de scenarioboeking opvraagt, worden de vaste gegevens al voor u ingevuld; u hoeft alleen nog maar het bedrag van de factuur in te vullen, of eventueel een factor op te geven waarmee het bedrag en het aantal vermenigvuldigd wordt, wat u dus heel veel tijd bespaart. Voor boekingen met een vast bedrag, bijvoorbeeld de huur, kunt u zelfs ook al het bedrag invullen, zodat de gehele boeking klaargezet wordt. U kunt in de bedragvelden ook de waarde '0,00' opgeven. Als u dan ook nog een vast interval opgeeft en scenarioboekingen laat signaleren in de Managementassistent, kunt u de boekingen altijd op het juiste moment uitvoeren. Factor opgeven (Inkoop- en Verkoopfacturen en de KGBM-dagboeken) Alleen in Inkoop- en Verkoopfacturen en de KGBM-dagboeken kunt u bij een scenario opgeven dat u een factor wilt gebruiken bij het toepassen van het scenario. Dan gaat het om een vermenigvuldigingsfactor en dat kan een getal zijn, maar ook een bedrag met twee decimalen. U gebruikt een factor bijvoorbeeld in een scenario voor een verkoopfactuur waarin u de prijs van één artikel opneemt. Als u nu een verkoopfactuur voor dat artikel aanmaakt, maar uw debiteur heeft zes van deze artikelen besteld, geeft u de factor (als getal) '6'. Nu wordt een factuurregel aangemaakt met het totaalbedrag voor 6 stuks van dat artikel. Als u in het scenario opgeeft dat bij het gebruik om een 'factor als bedrag' moet worden gevraagd, kunt u een vermenigvuldigingsfactor met 2 decimalen opgeven. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 56 van 89

61 Ook voor het aanmaken van artikelen, debiteuren, Relaties en crediteuren kunt u scenario's gebruiken wanneer dezelfde gegevens vaak voorkomen. Gegevens die voor elk(e) artikel,relatie, debiteur of crediteur uniek zijn (zoals het nummer, adressen, of communicatiegegevens) worden niet in het scenario opgenomen. Eventuele vrije tabbladen of tabellen worden met hun velden ook in het scenario opgenomen. Periodieke boekingen U kunt de scenarioboekingen ook periodiek, op een vaste datum laten uitvoeren, bijvoorbeeld een keer per maand, op de eerste dag van de maand. Deze informatie wordt in de Management-assistent vastgelegd, die vervolgens een melding kan geven als de boeking gedaan moet worden, waardoor u ervan verzekerd bent dat een factuur altijd op tijd voldaan wordt. Zie verder de procedure 'Vastleggen scenarioboeking' en 'Uitvoeren scenarioboeking'. Scenario's bij Inkooporders, Verkooporders, Factuuropdrachten, Dienstenfacturen en Offertes. U kunt ook bij: Inkooporders (Module 'Voorraad en Bestelregistratie'); Verkooporders (Module 'Verkoop') Factuuropdrachten en Dienstenfacturen Baliefacturering Offertes (Module 'Offertes') gebruikmaken van scenario's. Maar in deze gevallen is ook de module Vaste Orders noodzakelijk. Hebt u deze module niet, zult u hier geen gebruik kunnen maken van scenarioboekingen Vastleggen scenarioboeking Zorg ervoor dat u een boekingsscherm opgestart hebt ('Invoeren financiële mutaties' in het menu 'Taken'), en dat u alle vaste gegevens voor de scenarioboeking al ingevuld hebt. Als bijvoorbeeld een scenarioboeking voor een factuur van een crediteur wilt aanmaken, hebt u het inkoopboek geselecteerd en hebt u de code van de crediteur en bijvoorbeeld de omschrijving al ingevuld. Hoe meer gegevens u in de scenarioboeking vastlegt, hoe sneller de eigenlijke boeking ingevoerd kan worden. U kunt bedragvelden invullen met 0,00. Aan de andere kant moet u niet te veel gegevens vastleggen; anders moet u steeds wijzigingen aanbrengen in de boeking. U moet dus een soort evenwicht vinden tussen de gegevens die echt vastliggen en gegevens die nog kunnen wijzigen. Dit evenwicht kan per boeking verschillen. Voor het boeken van een vast bedrag aan huur, kunt u bijvoorbeeld alle gegevens in de scenarioboeking opnemen, voor de telefoonkosten laat u het bedrag open, want dit wisselt steeds. U kunt in Inkoop- en Verkoopfacturen en de KGBM-dagboeken, wel eventueel een factor opgeven waarmee het bedrag of het aantal vermenigvuldigd moet worden. 1. Controleer de gegevens in het boekingsscherm. Alle ingevulde gegevens zullen als vaste gegevens in de scenarioboeking opgenomen worden 2. Klik op 'Nieuw scenario maken'. De naam van het laatst gemaakte scenario wordt automatisch voorgesteld 3. Vul in het venster 'Eigenschappen voor scenario' de omschrijving in voor de scenarioboeking, bijvoorbeeld 'Maandelijkse telefoonkosten' 4. Geef in Inkoop- en Verkoopfacturen en de KGBM-dagboeken aan of u wel of geen factor wilt kunnen opgeven voor deze scenarioboeking. Als u kiest voor gebruik van een factor, kunt u bij het opvragen van de scenarioboeking de factor opgeven waarmee het bedrag en eventueel het aantal vermenigvuldigd moeten worden. U kunt bijvoorbeeld een factor gebruiken voor het boeken van regelmatige betalingen die gebaseerd zijn op een aantal of hoeveelheid. U maakt bijvoorbeeld een scenarioboeking aan voor de bestelling van 1 stuk à. 23,00. Als u een volgende keer 4 stuks bestelt voor 92,00 kunt u de factor '4' opgeven: het aantal en het bedrag worden dan automatisch aangepast. Voor een volgende boeking van 3 stuks, kunt u dan factor '3' opgeven, enzovoort 5. Op het tabblad 'Frequentie' kunt u eventueel aangeven met welke frequentie de boeking uitgevoerd moet worden. U kunt aangeven dat er geen vaste regelmaat in de boeking zit, of u kunt een keuze Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 57 van 89

62 maken uit de vaste periodieke boekingen, bijvoorbeeld wekelijks, 4-wekelijks, maandelijks of tweemaal in het jaar 6. Als u een vaste frequentie opgegeven hebt, kunt u op de kalender aangeven wanneer de eerste boeking gedaan moet worden 7. Geef vervolgens in het vakje 'Waarschuwen indien datum verstreken is' aan of de scenarioboeking in de Management-assistent opgenomen moet worden, en of u dus gewaarschuwd wilt worden op de dag dat de boeking gedaan moet worden (Geldt niet voor Unit4 Multivers (Extra) Small) 8. Klik op 'OK' om het scenario op te slaan. Als de naam van het scenario bij het dagboek al bestaat wordt u hiervoor gewaarschuwd. Voor het uitvoeren van een scenarioboeking moet u eerst het betreffende dagboek of stamgegeven opstarten waarin u de scenarioboeking wilt laten uitvoeren. Daarna kunt u een keuze maken uit alle scenarioboekingen voor het gekozen dagboek, of uit alle aanwezige scenarioboekingen voor het dagboektype, zie verder de procedure 'Uitvoeren scenarioboeking' Uitvoeren scenarioboeking De scenarioboeking moet al aangemaakt zijn (voor het gekozen dagboek). U legt het verkoopscenario vast in 'Aanmaken opdrachten' (menu: 'Taken Facturering/Verkoop'). Als u alle gegevens waaronder de startdatum en het interval, voor een scenarioboeking vastgelegd hebt, kunt u in de Management-assistent een waarschuwing laten genereren. U kunt de boeking dan vanuit de Management-assistent starten. Bij het uitvoeren van een scenarioboeking kunt u een keuze maken uit de reeds aanwezige scenarioboekingen. U kunt een scenarioboeking voor het gekozen dagboek selecteren, of u kunt een keuze maken uit de scenarioboekingen voor het betreffende dagboektype zijn aangemaakt. 1. Start het invoerprogramma en selecteer het dagboek waarin u de boeking wilt gaan aanmaken ('Invoeren financiële mutaties' of 'Aanmaken opdrachten' in het menu 'Taken') 2. Klik op 'Scenario gebruiken'. Het venster 'Scenario open' verschijnt. In dit venster kunt u een scenarioboeking selecteren en met behulp van de werkbalkknoppen sorteren, een scenarioboeking verwijderen en de eigenschappen van het scenario opvragen. U kunt in dit venster ook een scenario zoeken 3. Selecteer het gewenste scenario-type: u kunt een keuze maken uit de scenarioboekingen voor het gekozen dagboek, of u kunt een keuze maken uit alle scenarioboekingen die voor het dagboektype vastgelegd zijn 4. Klik op de scenarioboeking die u wilt laten uitvoeren en klik daarna op, of dubbelklik op de gewenste boeking 5. Als u gekozen hebt voor het gebruik van een factor, dan kunt u deze factor opgeven in het nieuw verschijnende venster (alleen in Inkoop- en Verkoopfacturen en de KGBM-dagboeken). Als u de eigenschappen van een scenario opvraagt, kunt u deze tegelijk ook wijzigen (bijvoorbeeld de frequentie). De wijzigingen worden direct opgeslagen in het betreffende scenario. Alle gegevens uit de scenarioboeking, worden in het boekingsscherm ingevuld. Afhankelijk van de al aanwezige gegevens, hoeft u dan de boeking alleen maar aan te vullen (bijvoorbeeld het bedrag, de Btwcode en/of het rekeningnummer) en de boeking op te slaan. 3.4 Het beheren van documenten Unit4 Multivers Accounting kent verschillende documenten. Hieronder vallen onder andere: (Verzamel)facturen Bonnummers (in het kasboek) Aanmaningen Offertes Inkoop- en Verkooporders Magazijn- en pakbonnen Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 58 van 89

63 Rekeningkaartjes Documenten in voorraadbeheer In- en Uitgaande berichten Wanneer u uw rapporten in een bestand opslaat (afdrukken naar bestand), worden deze door Unit4 Multivers Accounting ook als documenten gezien. Standaard worden al deze documenten per administratie in een speciale directory opgeslagen. Deze directory wordt automatisch aangemaakt bij het aanmaken van een administratie en opgeslagen in dezelfde directory als de database (standaard: C:\Program Files\Unit4\Unit4 Multivers). In deze directory wordt gelijk met de database-directory MVLXXXXX, ook een directory aangemaakt met de naam DOCXXXXX. In het programma 'Extra Formulieren Onderhoud documenttypes' is dit bestandspad standaard opgenomen. U kunt dit pad per documentsoort echter wijzigen. U kunt daarnaast, als u werkt met 'Relatiebeheer', uw correspondentie met debiteuren en crediteuren, uw mailings etc. centraal (zelfs per relatie) beheren. Hiervoor gebruikt u het programma 'Documenten' in 'Relatiebeheer'. In dit programma legt u een snelkoppeling (link) naar elk willekeurig document op uw computer of netwerk. Door de links per relatie in een aparte directory op te slaan, kunt u vanuit één centraal punt ('Documenten'), al uw correspondentie met uw relatie beheren. U kunt dan ook de berichten die u van relaties krijgt of aan hen verstuurt, centraal beheren. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 59 van 89

64 4 Instellingen In Unit4 Multivers Accounting legt u een aantal instellingen vast die het werken met het pakket vergemakkelijken. U kunt verschillende printers instellen en deze aan specifieke rapporten koppelen, werken met favorieten, het internet is rechtstreeks te gebruiken en u kunt zelfs internetfavorieten vastleggen. Ook bellen, faxen en mailen kan rechtstreeks. Maar het werken met het menu en met de programma's die u persoonlijk graag binnen handbereik hebt, wordt mogelijk gemaakt met de 'favorieten'. Hoe u deze instellingen maakt leest u in dit en in het volgende hoofdstuk. In Unit4 Multivers Accounting is het mogelijk om het uiterlijk van de schermen te veranderen en aan te passen aan uw eigen wensen. Er zijn vele kleurenlay-outs beschikbaar. U stelt deze in in 'Extra Opties', op het tabblad 'Layout'. 4.1 Printers beheren Met ' Printerinstelling' kunt u voor Unit4 Multivers Accounting een standaardprinter toewijzen. Deze printer is gekoppeld aan het computersysteem, niet aan een administratie. U kunt dus alleen een (netwerk)printer selecteren die op de betreffende computer in Windows is geïnstalleerd. De standaard ingestelde printer voor Unit4 Multivers Accounting hoeft niet de 'standaardprinter' van Windows te zijn. Wel zal Unit4 Multivers Accounting default deze printer als haar 'eigen' printer selecteren. In de afdrukwizards wordt de op de betreffende computer geselecteerde printer Unit4 Multivers Accounting standaard voorgesteld. Tijdens het afdrukken kunt u altijd een andere printer voor de opdracht selecteren. Deze printerinstelling geldt dan uitsluitend voor de betreffende printopdracht. U kunt per overzicht een aparte printer aanwijzen. Er wordt bij de installatie ook een 'PDF-printer' op uw systeem geïnstalleerd. Deze printer is niet zichtbaar in het selectiescherm. Als u deze aan Unit4 Multivers Accounting gekoppelde printer wilt gebruiken, moet u het betreffende rapport of formulier 'naar bestand afdrukken'. U kunt hem hier dus niet als printer selecteren. 4.2 Communicatiefaciliteiten U kunt, als uw systeem hierop is ingericht, rechtstreeks vanuit Unit4 Multivers Accounting faxen of versturen. Voor het automatisch kiezen van telefoonnummers moet uw computer uitgerust zijn met een telefoonkiezer. Voor het versturen van faxen moet Microsoft Exchange of MS Outlook (MS Office 2007 of hoger) geïnstalleerd zijn. Zie voor het werken met Werken met in Unit4 Multivers (paragraaf 5). Voor het werken met MS Outlook 2010 en 2013 is de Oulook add-in beschikbaar, waarmee u eenvoudig uw mailcorrespondentie in uw documentbeheer kunt beheren. De beschrijving hiervan vindt u in de documentatie: 'Administratiebeheer in Unit4 Multivers Accounting. Algemeen In het Lint 'Algemeen' van Unit4 Multivers Accounting staan de pictogrammen voor en fax. Als u hier op klikt opent een leeg bericht vanuit uw mailprogramma. Typ hier het adres of het faxnummer, stel het bericht op zoals u gewend bent en verzend het. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 60 van 89

65 Gericht Op een aantal plaatsen in Unit4 Multivers Accounting werkt u met adresgegevens. Bijvoorbeeld debiteuren, crediteuren, relaties en contactpersonen. Hier ziet u de pictogrammen voor en fax in de werkbalk. Wanneer u bijvoorbeeld in een boekingsvenster een debiteur of crediteur geselecteerd hebt, hoeft u alleen op het gewenste pictogram te klikken. Het berichtvenster opent en bij de adresgegevens staat dan het adres of faxnummer al ingevuld. Dit is het faxnummer of adres dat u bij de stamgegevens hebt ingevoerd. U kunt op deze wijze snel een bericht of document aan uw debiteur/crediteur of relatie verzenden. 4.3 Fax gebruiken Omdat een fax bij steeds minder bedrijven actief gebruikt wordt, is de faxfunctionaliteit default uitgeschakeld. Alleen als u beschikt over Microsoft Outlook en u werkt niet met Unit4 Multivers Online, kunt u de faxfunctionaliteit gebruiken. In de gebruikersparameters is bij een lokale installatie in de map Fax de optie gemaakt om de fax te activeren. Als u dat gedaan hebt kunt u de fax gebruiken. U kunt dan ook rapporten verzenden als fax. 4.4 Werken met favorieten Een 'favoriet' is een venster of een scherm dat u met één klik op de muisknop kunt openen. U kunt een bepaald venster binnen Unit4 Multivers Accounting als favoriet vastleggen, of u kunt een Internetpagina of een bestand als favoriet vastleggen. U kunt favorieten aanmaken van schermen of vensters die u zeer regelmatig opstart, bijvoorbeeld een invoerscherm of een infoscherm, of u kunt een favoriet vastleggen voor gegevens die u zeer regelmatig nodig hebt, bijvoorbeeld een infoscherm voor een bepaalde debiteur of een statistiek voor een bepaalde Artikelgroep. Met één klik vraagt u dan dat scherm, de informatie over die debiteur of de statistiek van die artikelgroep op. Als favoriete Internetpagina kunt u bijvoorbeeld de pagina met producten en prijzen van een leverancier vastleggen, of een pagina van uw bedrijfsorganisatie. Als favoriet bestand kunt u bijvoorbeeld een Excelspreadsheet met statistische informatie of een Word-document met een mailingbrief vastleggen. U kunt ook een programma (*.exe-bestand) als favoriet opnemen, bijvoorbeeld uw telebankprogramma. Favorieten worden per gebruiker en per administratie vastgelegd. U kunt dus per administratie uw persoonlijke favorieten vastleggen. Zie verder 'Toevoegen van favorieten' en 'Internetpagina of bestand als favoriet vastleggen' Beheren favorieten Hiervoor hebt u de favorieten moeten toevoegen. Favorieten kunnen zowel schermen en vensters binnen Unit4 Multivers Accounting omvatten als pagina's op het Internet, zie voor het vastleggen van deze favorieten de beschrijvingen 'Toevoegen van favorieten' en 'Internetpagina als favoriet vastleggen'. In dit venster kunt u alle functies uitvoeren die voor het beheer van de favorieten van belang zijn. Met de knop boven in het venster kunt u: de gewenste map met favorieten selecteren een nieuwe map aanmaken een nieuwe (Internet-)favoriet aanmaken. Daarnaast kunt u de favorieten of de mappen zelf: naar een andere map verplaatsen Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 61 van 89

66 een andere naam geven verwijderen, of laten uitvoeren. In de laatste gevallen moet u wel eerst een favoriet (of een map) selecteren. 1. De gewenste map selecteren Klik op de schuifpijl naast het vakje 'Map'. Standaard wordt hierin de map 'Favorieten' getoond. Selecteer daarna de gewenste map uit alle aangemaakte mappen. De favorieten die in de map aanwezig zijn, worden op het scherm getoond. Met in de mappen-structuur naast de schuifpijl kunt u een niveau omhoog 2. Een nieuwe map aanmaken Klik op om een nieuwe map aan te maken. Er verschijnt een invoervenster Geef de nieuwe map een naam en klik op. De nieuwe map wordt toegevoegd aan de lijst. 3. Een nieuwe Internetfavoriet aanmaken Klik op om een Internetpagina of op om een bestand als favoriet vast te leggen. 4. Favoriet naar een andere map verplaatsen Selecteer de favoriet (of de map) en klik op favoriet of de map naartoe verplaatst moet worden. Daarna kunt u de map selecteren waar de 5. Favoriet of map een andere naam geven Selecteer de favoriet of de map en klik op. Vul daarna de nieuwe naam in 6. Favoriet of map verwijderen Selecteer de favoriet of de map en klik op. Geef een bevestiging van de verwijdering. Daarna wordt de favoriet verwijderd. Als u een map verwijdert, worden ook alle favorieten in die map verwijderd! 7. Favoriet laten uitvoeren Selecteer een favoriet en klik op. Het Unit4 Multivers Accounting -scherm of de Internetpagina die aan de favoriet gekoppeld zijn, worden dan direct opgestart Toevoegen van favorieten Voordat u een venster of een scherm bij uw favorieten kunt opnemen moet u het eerst geopend hebben. U kunt bijvoorbeeld een infoscherm voor een bepaalde debiteur openen en dit als favoriet toevoegen. Een favoriet is een venster of een scherm dat u met één klik op de muisknop kunt openen. Hier wordt alleen beschreven hoe u een venster of scherm binnen Unit4 Multivers Accounting als favoriet kunt toevoegen. Het scherm dat op het moment geopend is, wordt als favoriet toegevoegd. Het toevoegen van een Internetpagina of een bestand als favoriet gaat op een andere wijze. 1. Open in Unit4 Multivers Accounting het venster of scherm dat u als favoriet wilt toevoegen, bijvoorbeeld het venster 'Info debiteuren' 2. Selecteer eventueel het basisgegeven waarvan u de informatie wilt zien, dus bijvoorbeeld de debiteur waarvan u de gegevens steeds wilt opvragen of de Artikelgroep waarvan u de statistiek als favoriet wilt vastleggen Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 62 van 89

67 3. Klik op of open 'Favorieten Toevoegen aan favorieten' 4. Vul in het dan verschijnende venster een omschrijving in voor de favoriet, bijvoorbeeld "Info debiteur 1001" in klik op. Eventueel kunt u klikken op om een nieuwe map op te geven (zie hieronder). Het venster of scherm wordt met de door u ingevulde omschrijving toegevoegd aan het menu 'Favorieten'. In het menu 'Favorieten' staat dan bijvoorbeeld de favoriet 'Info debiteur 1001'. Door hierop te klikken start u direct het infoscherm voor debiteur 1001 op. U kunt de omschrijving achteraf nog aanpassen, of de favoriet verwijderen Zie: 'Beheren van de favorieten'. Het aanmaken van een nieuwe directory voor favorieten tijdens het aanmaken van een favoriet 1. Klik op om de map te selecteren waarin u de nieuwe favoriet wilt opslaan 2. Selecteer eerst een reeds bestaande map waaraan u de nieuwe map wilt toevoegen, bijvoorbeeld de standaardmap 'Favorieten' 3. Klik op 4. Vul in het venster de naam in die u aan de nieuwe map wilt geven, bijvoorbeeld 'Contactpersonen' en klik op. De map 'Contactpersonen' wordt nu in de map 'Favorieten' aangemaakt, zoals in het venster getoond wordt 5. Selecteer de nieuwe map, 'Contactpersonen', en klik op om de zojuist aangemaakte favoriet in de nieuwe map op te slaan. Het is eventueel mogelijk om twee mappen dezelfde naam te geven. Achter de tweede map met dezelfde naam komt dan het symbool '(1)' te staan. U kunt ook een nieuwe directory aanmaken in het menu 'Favorieten Favorieten beheren' Nieuwe map voor favorieten aanmaken U kunt op twee momenten een nieuwe directory voor uw favorieten aanmaken: 1. In het programma 'Favorieten beheren' 2. Tijdens het toevoegen van een favoriet Als u veel favorieten aangemaakt hebt, kan het menu 'Favorieten' zoveel favorieten bevatten dat het scherm vol raakt. Met behulp van directories (mappen) kunt u de verschillende favorieten ordenen door favorieten die bij elkaar horen in dezelfde map te plaatsen. U hebt bijvoorbeeld verschillende favorieten aangemaakt met infoschermen voor verschillende debiteuren en crediteuren zodat u snel de telefoonnummers van de verschillende Relaties kunt opvragen. U maakt dan bijvoorbeeld een aparte map aan voor debiteurenfavorieten en een map voor crediteurenfavorieten. Als u de gegevens van een debiteur wilt hebben, opent u eerst de map voor de debiteuren, en selecteert u daarna de gewenste debiteur. Het aanmaken van een nieuwe map voor favorieten tijdens het aanmaken van een favoriet 1. Klik op om de map te selecteren waarin u de nieuwe favoriet wilt opslaan 2. Selecteer eerst een reeds bestaande map waaraan u de nieuwe map wilt toevoegen, bijvoorbeeld de standaardmap 'Favorieten' 3. Klik op 4. Vul in het venster 'Nieuwe map aanmaken' de naam in die u aan de nieuwe map wilt geven, bijvoorbeeld 'Crediteuren' en klik op. De map 'Contactpersonen' wordt nu in de map 'Favorieten' aangemaakt, zoals in het venster getoond wordt Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 63 van 89

68 5. Selecteer de nieuwe map, 'Crediteuren', en klik op om de zojuist aangemaakte favoriet in de nieuwe map op te slaan. Het is eventueel mogelijk om twee mappen dezelfde naam te geven. Achter de tweede map met dezelfde naam komt dan het symbool '(1)' te staan. De nieuwe map wordt bovenaan in het menu 'Favorieten' getoond. U kunt de map openen om de favorieten op te vragen die in die map opgeslagen zijn. U kunt een aangemaakte map verwijderen, een andere naam geven of verplaatsen in het venster 'Favorieten beheren'. Selecteer de map en klik op de gewenste button. Als u bijvoorbeeld klik op [Verwijderen] worden na uw bevestiging de map en alle daarin opgeslagen favorieten verwijderd. 4.5 Internet gebruiken Als u met een online-versie van Unit4 Multivers Accounting werkt, hebt u geen directe koppeling met uw eigen mailfaciliteit of internet en zal deze functionaliteit niet werken. U kunt direct vanuit Unit4 Multivers Accounting het Internet op. Als u de keuze 'Internet' in het menu 'Extra' maakt, wordt de Internet Explorer (of een andere Internet-browser) opgestart, en kunt u over het WWW surfen. U kunt overigens ook het wereldbol-pictogram in de knoppenbalk gebruiken. In de programma's 'Onderhoud debiteuren'/ 'Onderhoud crediteuren' en 'Onderhoud relaties' kunt u adressen van homepages vastleggen. Als u een homepage-adres hier selecteert en u klikt op, dan wordt de betreffende homepage opgezocht en getoond in uw browser. Dit geldt echter niet voor de homepage-adressen die zijn vastgelegd in vrije velden Internetpagina (of bestand) als favoriet vastleggen Hier wordt alleen beschreven hoe u een Internetpagina als favoriet kunt toevoegen. Het toevoegen van een scherm of venster binnen Unit4 Multivers Accounting gaat op een andere wijze, zie de procedure 'Toevoegen van favorieten'. U kunt een Internetpagina als favoriet vastleggen in Unit4 Multivers Accounting, zodat u deze pagina met één klik op de muisknop kunt openen, bijvoorbeeld om de prijzen van een leverancier op te vragen. Door een bestand als favoriet vast te leggen, kunt u ook bijvoorbeeld een spreadsheet met statistieken in Excel opvragen, of een Word-document met een standaard-mailingtekst. Zorg ervoor dat u het Internetadres van de gewenste pagina bij de hand hebt. U kunt het adres eventueel nog controleren in uw Internet-browser door op het Internetsymbool (het 'wereldbolletje') te klikken en de gewenste pagina op te vragen. 1. Open in Unit4 Multivers Accounting het menu 'Favorieten' en kies voor 'Favorieten beheren' 2. Klik op 'Snelkoppeling naar Internet aanmaken' of: klik op 'Snelkoppeling naar bestand aanmaken' om een bestand als favoriet vast te leggen 3. Vul in het dan verschijnende venster een omschrijving in voor de favoriet, bijvoorbeeld 'Prijzenpagina leverancier 7001' of 'Grafiek handelskoersen.xls' (voor een bestand) 4. Vul bij 'Pagina' het volledige Internetadres van de pagina in; u kunt de letters ' eventueel weglaten. Als u bijvoorbeeld de home page van Unit4 als favoriet wilt vastleggen, kunt u het adres intypen als ' 5. Het bestand dat u als favoriet wilt vastleggen kunt u zoeken door te bladeren 6. Klik vervolgens op. Eventueel kunt u klikken op om een nieuwe map op te geven. U hebt dan de mogelijkheid een nieuwe map aan te maken. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 64 van 89

69 De Internetpagina wordt met de door u ingevulde omschrijving toegevoegd aan het menu 'Favorieten'. Door hierop te klikken start u direct de Internet-browser op en gaat u naar de pagina met het vastgelegde adres. Zie ook: Nieuwe map voor favorieten aanmaken. U kunt de omschrijving achteraf nog aanpassen, of de favoriet verwijderen Zie: 'Beheren van de favorieten'. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 65 van 89

70 5 Werken met 5.1 Instellingen in de Bedrijfsgegevens In Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsgegevens legt u de keuzes en de instellingen vast voor het gebruik van de Tabblad Algemeen Hier geeft u uw adres op dat als verzendadres bij u mail wordt gebruikt. U kunt dit voor specifieke documenttypes aanpassen met Extra Onderhoud documenttypes Tabblad Hier kiest u tussen drie opties. Als u helemaal geen gebruik wilt maken van de mailfuncties in Unit4 Multivers Accounting, kiest u Geen. Dit is de standaard-optie na de (upgrade)installatie. Als u hiervoor kiest hoeft u niets in te voeren en zijn alle velden disabled. U kunt uw formulieren en rapporten dan niet versturen als of als fax. Als u de volledige mailfunctionaliteit wilt gebruiken kiest u Multivers Vul bij Afzender de naam in waaronder u uw verstuurt en het adres dat u gebruikt. In de afzender wordt het dadres standaard voorafgegaan door de naam van de afzender die u hier opgeeft. De ontvanger krijgt het adres in deze notatie (voorbeeld): 'Homegarden b.v.<homegarden@planet.nl>'. U kunt dit voor specifieke documenttypes aanpassen met Extra Onderhoud documenttypes. Voor de maakt u gebruik van de mailserver-connectie bij uw provider. In de overige (blauwe) velden in het scherm vult u de gegevens van uw provider in. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 66 van 89

71 Provider en Uitgaande server : Een aantal bekende providers zijn al als keuzemogelijkheid beschikbaar. Maakt u gebruik van een provider die hier niet genoemd is, vult u hier de naam in en in het veld Uitgaande server de smtp-server van deze provider. Bij de bekende providers wordt de naam van de server al opgegeven. Klik nu op. In het scherm dat opent geeft u aan welke beveiliging u voor uw mailverkeer gebruikt. Dat kan TLS of zijn, maar u kunt ook geen beveiliging gebruiken. In dit scherm geeft u ook de poort op (het Poortnummer) die door uw provider voor het mailverkeer gebruikt wordt. Dit poortnummer hebt u van uw provider gekregen en staat bij de beschikbare providers al ingevuld. In de rubriek Login moet u opgeven wat uw gebruikersnaam is waarmee u bij uw provider inlogt in uw mailbox en uw wachtwoord bij de provider. Het gaat hier specifiek om de gebuikersnaam die bij uw mailaccount hoort (vaak uw adres). Dat kan een andere gebruikersnaam zijn dan uw account bij de provider. Test uw verbinding met. Als de verbinding met de mailserver geslaagd is, verschijnt deze melding: U ontvangt dan een testmail ter bevestiging. Outlook Als u de oude mailfunctionaliteit via Microsoft Excange of via MAPI wilt blijven gebruiken, kiest u voor Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 67 van 89

72 Outlook. De in Unit4 Multivers Accounting maakt dan gebruik van uw Microsoft Outlookaccount. Deze optie is niet beschikbaar in Unit4 Multivers Online. Als u ervoor kiest om uw mail via Outlook en Microsoft Exchange te (blijven) versturen, moet MS Outlook geïnstalleerd zijn. U kunt dan uw (bedrijfs)naam en een standaard adres invoeren (zie ook hierboven). Als u de velden 'Naam' en ' adres invoert, wordt alle mail via dat adres verstuurd. U kunt deze velden ook leeg laten, dan wordt het lokale Outlook-account gebruikt. Of uw mail direct verstuurd wordt of in een wachtrij geplaatst wordt, stelt u voor al uw administraties in bij Extra Gebruikersparameters in de map Mail. Let op met de gebruikersoptie Mail direct versturen wanneer u de Multivers-mail gebruikt. Uw verzonden mail komt dan niet in de wachtrij terecht en u kunt het dan niet meer bewerken of 'tegenhouden'. Verzonden mail staat niet in uw map 'Verzonden items' bij uw provider. Tip! Geef in uw mail uw eigen mailadres op als BCC. U ontvangt dan altijd uw verzonden mail in uw 'Inbox'. 5.2 Instellingen in de Gebruikersparameters Mail In Extra Gebruikersparameters geeft u in de map Mail op of u de mail direct wilt versturen (via Unit4 Multivers of via Outlook) of dat u ze eerst in de wachtrij wilt opslaan en op een later tijdstip versturen (Standaard). Rechts in het lint ziet u de knop: Wachtrij. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 68 van 89

73 Afdrukken In de map Voorkeur bestemming kiest u de voorkeur bij het afdrukken van formulieren en rapporten. Standaard is het voorstel om af te drukken naar het scherm, maar u kunt ook aangeven dat u standaard naar de printer wilt afdrukken. Een andere optie is om bij voorkeur te printen naar . Elke keer dat u afdrukt zal bij de afdrukopties deze voorkeur aangevinkt staan. U kunt altijd van deze voorkeur afwijken. Met 'Onderhoud documenttypes' (zie onder) kunt u per documenttype de hier gekozen voorkeur anders instellen als u daar kiest voor Printen (direct op de printer afdrukken) of en. Fax In de map Fax kunt u aangeven dat u van de faxfaciliteit via MS Outlook gebruik wilt maken. Deze functie is in deze versie van Unit4 Multivers Accounting losgekoppeld van de Onderhoud documenttypes Instellingen voor Voor het mailen en de 'verzendwijze bij het afdrukken' zijn de onderstaande kolommen beschikbaar. Deze hebben alleen een functie als u gebruik maakt van de vanuit Unit4 Multivers Accounting. Dus niet als u geen mail gebruikt of werkt via Microsoft Outlook. Standaard sjabloon Als u werkt met de vanuit Unit4 Multivers Accounting, kunt u eigen sjablonen aanmaken per type document. In deze kolom kunt u het gewenste sjabloon selecteren. afzender Hier geeft u, als u dit wenst, per documenttype een adres op. Dit kan een ander adres zijn dan dat u opgegeven hebt bij de bedrijfsgegevens, bijvoorbeeld Inkoop@bedrijf.nl of Verkoop@bedrijf.nl. De gebruiker die is opgegeven bij de Bedrijfsgegevens op tabblad (login gegevens) moet bij uw e- mailprovider op de smtp-server wel rechten hebben om namens een ander adres te mogen verzenden. Wanneer deze niet de juiste rechten heeft, zal de status van de in de wachtrij na de eerste verzendpoging de volgende melding weergeven: Er is een fout opgetreden tijdens het verzenden van de mail naar de mailserver Indien u wenst dat de ontvanger een naam i.p.v. een adres als verzender ziet, kunt u de naam van de afzender aanpassen door deze als volgt op te geven: 'Homegarden b.v.<homegarden@planet.nl>'. De ontvanger ziet nu als naam van de afzender in plaats van het adres nu Homegarden B.V. Als u dit doet, moet u de juiste notatie gebruiken, dus het adres moet dan tussen het '<' en '>'-teken gezet worden. Default verzendwijze In 'Extra Gebruikersparameters', de map 'Afdrukken' geeft u uw voorkeur voor de wijze van afdrukken van formulieren en rapporten. Dit is een algemene voorkeur die u in deze kolom voor dit documenttype kunt wijzigen. Bij de optie 'Printen' wordt bij de afdruk de optie 'Printen (naar de ingestelde defaultprinter)' voorgesteld. Bij de documenttypes Factuuropdracht, Dienstopdracht en Verkooporder en bij Factuur, Baliefactuur en Verzamelfactuur is hierop een uitzondering: als bij één van deze types een eigen verzendwijze wordt geselecteerd, wordt ook deze ook bij de andere types van die groep ingesteld. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 69 van 89

74 5.4 De procedure voor het maken van een sjabloon Sjablonen worden zowel bij de Outlook-mail als in de Mulivers-mail gebruikt. In Extra Onderhoud sjablonen maakt u sjablonen aan voor de mail die u wilt versturen met een formulier (factuur, opdracht, aanmaning) als bijlage. Per soort formulier kunt u een specifiek sjabloon aanmaken en koppelen. 1 Open Extra Onderhoud sjablonen Het volgende scherm opent: 2 Selecteer de map met het soort formulier waarvoor u een sjabloon wilt maken. 3 Met open een scherm waarin u de naam van de sjabloon kunt opgeven en de taal. Anders dan u elders in hert pakket gewend bent, staat de taal Nederlands in de keuzelijst. U bent verplicht om een taal te selecteren. De beschikbare talen zijn de talen die u in Onderhoud Algemene gegevens Basisgegevens hebt Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 70 van 89

75 aangemaakt en waar u in Unit4 Multivers Accounting mee werkt. Klik op Het aangemaakt sjabloon wordt in het scherm zichtbaar: 4 In het scherm kunt u het sjabloon aan de hand van tekst, afbeeldingen en invoegvelden vorm geven. Zie voor de mogelijkheden van de editor paragraaf Als u een sjabloon aangemaakt hebt, koppelt u dit aan het documenttype (formuliertype) in Extra Onderhoud Documenttypes (zie paragraaf 5.3.). De sjabloon Factuur wordt alleen gebruikt in een administratie waarin geen gebruik wordt gemaakt van verzamelfacturering en er geen verzamelcodes zijn aangemaakt. Als u wel gebruik maakt van verzamelfacturering, wordt voor facturen die niet verzameld zijn ook de sjabloon voor Verzamelfactuur gebruikt Het gebruik van de sjabloon Algemeen Dit sjabloon wordt gebruikt als u vanuit Unit4 Multivers Accounting een mail stuurt met de knop of vanuit de knoppenbalk van verschillende schermen. Dit zijn bijvoorbeeld Info-programma s als Info Debiteuren of Info Personen, Relatiebeheer en Onderhoudsprogramma s voor relaties en personen. De algemene sjabloon wordt voor alle mail gebruikt als er geen andere sjabloon gekoppeld is in Onderhoud documenttypes. Maar ook bij het versturen van rapporten. Hoe meer gegevens u in het sjabloon gebruikt, hoe minder u handmatig hoeft in uw algemene mail in te voeren. Uiteraard kunt u in een mail overbodige informatie van uzelf als afzender verwijderen. Maar u kunt in de algemene mail geen velden toevoegen die niet in het sjabloon Algemeen staan. 5.5 De mogelijkheden van de editor Als u werkt met de van Unit4 Multivers Accounting worden twee tabbladen aan het Lint toegevoegd: Bericht en Invoegen. Als u werkt met afbeeldingen en deze in de mail selecteert komt ook het tabblad Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 71 van 89

76 Tabblad Bericht Hier ziet u alle relevante tekstbewerkingsfuncties voor het maken van een of sjabloon. Van Lettertype en letterstijl tot het zoeken in de tekst. De functies en de mogelijkheden spreken voor zich. Tabblad Invoegen Via dit tabblad kunt u verschillende dingen invoegen in het sjabloon of uw . Hieronder staat een korte uitleg van de knoppen en functies. Afbeelding invoegen uit bestand. Hiermee kunt u een afbeeldingsbestand opvragen om de afbeelding in uw mail te tonen. U kunt dan denken aan uw bedrijfslogo, maar u kunt ook een foto van een artikel gebruiken. Met deze knop plaatst u de afbeelding in de tekstregel en wordt dan als letter meegenomen als u de tekst verplaatst. U kunt de afbeelding vergroten en verkleinen, maar niet verschuiven. Koppeling Met deze knop voegt u een hyperlink toe aan uw sjabloon. Dat kan een webpagina of een bestand zijn. Het bestand moet dan wel op een voor iedereen toegangkelijke server staan.maar u kunt ook verwijzen naar een deel van de tekst in het sjabloon (de mail) dat u in het sjabloon kenmerkt als 'Bladwijzer' (met de rechter muisknop). Symbool Is een lijst met symbooltekens die u kunt gebruiken. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 72 van 89

77 5.5.1 Invoegen samenvoegveld gebruiken in sjablonen Als u werkt met de rapporten in Unit4 Multivers Accounting en u hebt de rapporten aangepast aan uw eigen wensen, zult u hier de Input items uit de rapporteditor in herkennen. Het zijn databasevelden die u in de tekst van uw sjablonen kunt invoegen. Veel van de Input items die in de verschillende rapporten beschikbaar zijn, zijn ook hier in te voegen. En afhankelijk van het soort sjabloon zult u andere velden beschikbaar hebben. Net als bij de rapporten (bijvoorbeeld facturen) worden de juiste databasegegevens in de gebruikt. In het Algemene sjabloon zijn een groot aantal velden van u als afzender opgenomen. Deze afzendergegevens zijn ook in de andere sjablonen beschikbaar. U kunt samenvoegvelden ook gebruiken in het onderwerpveld van de Mailen bij het afdrukken van formulieren en rapporten Alle formlieren en rapporten die u afdrukt kunt u als bijlage opnemen in een . Als voor het formulier (bijvoorbeeld een factuur) een adres bekend is, wordt een aangemaakt met het formulier als bijlage. Als er geen adres bekend is, dan wordt het formulier op de printer afgedrukt. Zie paragraaf 5.3 en voor het aanmaken en koppelen van sjablonen aan specifieke formulieren. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 73 van 89

78 Bij het afdrukken van rapporten, kan ook gekozen worden voor het versturen per . Het rapport wordt dan als bijlage in een opgenomen. Hierbij is geen e-maiadres beschikbaar en wordt het algemene mailsjabloon gebruikt. Het bestandsformaat van de rapportbijlage legt u vast in Extra Opties, tabblad Diversen. Standaard worden de aangemaakte niet direct verstuurd, maar opgenomen in de 'Wachtrij' (zie paragraaf 0). Als u werkt met de wachtrij kunt u de aangemaakte daar openen en bewerken. Let op met de gebruikersoptie Mail direct versturen wanneer u de Multivers-mail gebruikt. Uw verzonden mail komt dan niet in de wachtrij terecht en u kunt het dan niet meer bewerken of 'tegenhouden'. Verzonden mail staat niet in uw map 'Verzonden items' bij uw provider. Tip! Geef in uw mail uw eigen mailadres op als BCC. U ontvangt dan altijd uw verzonden mail in uw 'Inbox' adressen opgeven per Debiteur, Crediteur of Relatie per documenttype U kunt voor de documenten die u naar uw relaties verstuurt nu opgeven naar welk adres u deze wilt versturen en naar welke contactpersoon bij die relatie. Op het tabblad Communicatie in Onderhoud Debiteuren geeft u dit op. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 74 van 89

79 In het scherm worden, afhankelijk van uw pakketversie en welk soort relatie (debiteur, crediteur of relatie) de documenttypes getoond waarvoor dit geldt. U hebt nu de volgende mogelijkheden: Standaard, als u niets invoert in het scherm, worden de documenten verstuurd via , naar het opgegeven mailadres van de relatie (het veld in het scherm). Maar vult u in dit veld geen adres in, dan wordt het document afgedrukt als u de velden leeg laat. Als u in de kolom Bestemming kiest voor Afdrukken, wordt het document afgedrukt en niet g d. Kiest u in de kolom Bestemming voor en, zijn er de volgende opties: o U vult een adres in: nu wordt de mail naar dat adres verzonden. o U selecteert geen contactpersoon of adres: Nu wordt de mail in de wachtrij gezet zonder adres. o U selecteert wel een contactpersoon: Het document wordt verzonden naar het adres van de contactpersoon. Is er bij de contactpersoon geen adres bekend, wordt het in de wachtrij gezet zonder e- mailadres. U kunt dan handmatig een adres in de mail invoeren. U hebt in het veld geen algemeen mailadres voor uw relatie ingevuld: o Nu worden alle documenttypes waar niets is ingevuld of gekozen is voor Afdrukken, afgedrukt. o Kiest u nu in de kolom Bestemming voor en, zijn de opties zoals hierboven. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 75 van 89

80 Let op! In Extra Gebruikersparameters, map Afdrukken staat uw voorkeur voor het afdrukken (voor al uw printopdrachten in Unit4 Multivers). Deze optie geldt niet voor die documenten (documenttypes) die u in Extra Onderhoud documenttypes een voorkeursbestemming hebt gegeven. Dan wordt deze voorkeur gebruikt. Maar het bovenstaande geldt alleen voor de optie Uitvoer en of afdrukken. Dat betekent bijvoorbeeld dat als u geen voorkeursbestemming in Extra Onderhoud documenttypes hebt opgegeven en u hebt in de Gebruikersparameters opgegeven dat u bij het afdrukken bij voorkeur een voorbeeld op het scherm wilt zien, dat bij het afdrukken de optie Voorbeeld op het scherm voorgesteld wordt. U kunt dan kiezen voor Uitvoer en of afdrukken. Bij die optie gelden dan de bovenstaande instellingen. Op deze wijze kunt u voor al uw relaties de gewenste voorkeuren en adressen instellen Algemene mail versturen Voor alle niet aan een documenttype gekoppelde mail kunt u een algemeen sjabloon aanmaken (zie paragraaf 5.4.1). Dit sjabloon wordt gebruikt op alle plaatsen waar in Unit4 Multivers Accounting de knop (Nieuw bericht) actief is. Dit zijn bijvoorbeeld Info-programma s als Info Debiteuren of Info Personen, Relatiebeheer en onderhoudsprogramma s voor relaties en personen. Hebt u een selectie gemaakt van een relatie of persoon, wordt het adres automatisch ingevuld als het bij de stamgegevens is ingevoerd. Dit geldt niet voor de contactpersonen die bij debiteuren, crediteuren of relaties zijn ingevoerd. Hier zal altijd het algemene adres gebruikt worden en niet het specifieke adres van de contactpersoon zelf. De algemene sjabloon wordt ook gebruikt bij rapporten zoals het afdrukken van een kolommenbalans als u daar voor het Verzenden als gekozen hebt. In een algemene mail kunt u ook bestanden als bijlage versturen. Hieronder ziet u hoe het sjabloon Algemeen gebruikt wordt bij een mailing aan een debiteur. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 76 van 89

81 Aanhef per contactpersoon opgeven in uw sjabloon In uw sjablonen kunt u nu de aanhef en de persoonsgegevens van uw contactpersoon bij een debiteur, crediteur of relatie toevoegen. Zodoende kunt u uw s persoonlijk adresseren. Neemt u bijvoorbeeld de volgende velden op in uw (verzamel)factuur: Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 77 van 89

82 Datum: <<Factuurdatum>> <<Contactpersoon communicatie aanhef>> <<Contactpersoon communicatie voorletters>> <<Contactpersoon communicatie achternaam>>, Hierbij zenden wij u factuur <<Factuurnummer>> d.d. <<Factuurdatum>>. Gaarne ontvangen wij uw betaling binnen 14 dagen. Dan zal een er bijvoorbeeld zo uitzien: Datum: Geachte heer P.J. Jansen, Hierbij zenden wij u factuur d.d Gaarne ontvangen wij uw betaling binnen 14 dagen. Hiervoor zijn de volgende samenvoegvelden beschikbaar: 5.7 De Wachtrij In Extra Gebruikersparameters, map Mail geeft u aan of de direct verstuurd moet worden. Deze optie staat standaard uit. Dat betekent dat al uw s in een wachtrij worden geplaatst en u de mail nog kunt bewerken voordat u deze verstuurt. Hiervoor is de knop Wachtrij beschikbaar in het Lint (tabblad Algemeen ) U ziet daar ook hoeveel s in de wachtrij staan. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 78 van 89

83 De s worden per sjabloon gegroepeerd en getoond. Met de knop uiterst links kan een categorie gesloten of geopend worden (+ of -): Met knoppen in de knoppenbalk kunt u een geselecteerde mail wissen, het scherm verversen, wijzigen en verzenden: Let op met de gebruikersoptie Mail direct versturen wanneer u de Multivers-mail gebruikt. Uw verzonden mail komt dan niet in de wachtrij terecht en u kunt het dan niet meer bewerken of 'tegenhouden'. Verzonden mail staat niet in uw map 'Verzonden items' bij uw provider. Tip! Geef in uw mail uw eigen mailadres op als BCC. U ontvangt dan altijd uw verzonden mail in uw 'Inbox'. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 79 van 89

84 6 Het vastleggen van de gebruikersparameters Met de gebruikersparameters legt u persoonlijke instellingen voor het werken met Unit4 Multivers Accounting vast. Deze instellingen worden per gebruiker opgeslagen in de Windows-registry en gelden per werkstation. Dus wanneer u met twee gebruikers op één werkstation gebruik maakt van Unit4 Multivers Accounting, hebben beide gebruikers hun eigen gebruikersinstellingen als ze ook in Windows als verschillende gebruiker (current user) zijn ingelogd. Maar op een ander werkstation worden de gebruikersinstellingen niet automatisch overgenomen, tenzij de server werkt met 'roaming profiles'. Met de onderstaande toetsen op uw numerieke toetsenbord kunt u de boomstructuur snel openen en sluiten: * = Alle mappen en submappen openen; / = Alle mappen en submappen sluiten; + = De geselecteerde map openen; - = De geselecteerde map sluiten. Het aantal opties dat u ziet is afhankelijk van de door u gebruikte modules (bijvoorbeeld Relatiebeheer). Hieronder staat een opsomming van de verschillende mappen die voor Unit4 Multivers Accounting van belang zijn. Algemeen Boekingsprogramma's Opdrachten Assistent Afdrukken Mail Fax Overige De gebruikersparameters hangen in een aantal gevallen nauw samen met de instellingen die u bij de gebruikersopties opgeeft. In de (boekings)schermen kunt u de kolominstellingen aanpassen. Zie de Online help (F1) voor meer informatie. 6.1 Instellen van Opties Behalve met de bedrijfsparameters en de gebruikersparameters legt u ook met 'Extra Opties' de persoonlijke- en systeeminstellingen vast. Opties zijn instellingen die vrijwel allemaal in de Windows Registry worden opgeslagen en dus afhankelijk zijn van de PC waarop u werkt. Bijvoorbeeld het kleurenthema en de veldkleuren, de bestandspaden en eventuele marge-instellingen voor het afdrukken. Een uitzondering is het pad naar de rapportdirectory. Die geldt voor alle werkstations. 1. Systeeminstellingen 2. Afdrukken 3. Directories 4. Diversen 5. Lay-out 6. Elektronische aangifte. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 80 van 89

85 6.1.1 Opties: Systeeminstellingen Internetachtergrond Als u de Internetachtergrond inschakelt ('Extra Gebruikersparameters', map 'Overige'), moet u het adres intypen van de startpagina, dit is de pagina die Unit4 Multivers Accounting toont als het programma opgestart wordt; vanaf deze pagina kunt u dan verder 'bladeren' op het Intranet of 'surfen' op het Internet. Als startpagina vult u bijvoorbeeld het adres of het IP-nummer in van de 'home page' van uw eigen bedrijf, of van de startpagina van het Intranet van uw organisatie. Klik op om te controleren of u het juiste adres of nummer ingetypt hebt: de betreffende pagina wordt dan direct getoond. Als u geen adres invult, worden de standaardpagina s van Unit4 getoond die met het pakket meegeleverd zijn. U maakt daarbij dus geen contact met de internetpagina van Unit4. Kleuren Hier legt u instellingen vast voor de veldkleuren die binnen Unit4 Multivers Accounting gebruikt worden. Klik op een vak en klik op definiëren. om de gewenste kleur te selecteren. U kunt eventueel zelf een kleur Alleen lezen: kleur voor velden waarin u de gegevens niet kunt wijzigen. Verplicht: kleur voor velden waarin u verplicht gegevens moet invullen. Het is handig om deze velden een opvallende kleur te geven zodat u bij het invoeren of wijzigen van gegevens meteen ziet welke velden u altijd moet invullen. Fout: kleur voor de velden waarin een ongeldige waarde is ingevuld Opties: Afdrukken Marges Bij sommige printers is het mogelijk dat de rapporten niet helemaal op het papier passen. Het Rapport schuift dan iets op, of 'valt' van het papier af. Door hier de marges op te geven die voor uw printer gelden, kunt u ervoor zorgen dat het rapport correct op de printer afgedrukt wordt. Deze marges (er zijn aparte marges voor liggende en staande rapporten) hoeft u maar één keer in te stellen en gelden voor alle rapporten die afgedrukt worden. Ze gelden dan op elke printer die u gebruikt. Door wat te experimenteren met de marges komt u vanzelf tot de juiste instelling. De standaardinstelling zal echter in vrijwel alle gevallen voldoen Opties: Directories Behalve de logdirectory staan hier de bestandspaden voor de mappen die u tijdens de installatie hebt opgegeven, of die standaard tijdens de installatie van Unit4 Multivers Accounting zijn aangemaakt. U kunt hier andere mappen toewijzen, maar moet dan de bestanden die in de oorspronkelijke map(pen) staan, handmatig naar de nieuwe map(pen) verplaatsen. Scriptdirectory In het veld 'Scriptdirectory' kunt u een bestandspad voor uw databasescripts opgeven waarin alle administratiescripts voor (onder andere) uw modeladministraties opgeslagen worden. Rapportdirectory In het veld 'Rapportdirectory' kunt u een bestandspad voor uw rapportdirectory opgeven waarin voor alle administraties de rapporten opgeslagen zijn (zie: Het beheren van de rapportdirectory in een netwerk). Geef dit pad op alle clients op. Documentdirectory dit is de standaarddirectory waarin u de gekoppelde documenten uit 'Documentbeheer' van de administratie wilt opslaan. Standaard is dit de hoofdmap waaronder u in Documentbeheer submappen kunt aanmaken. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 81 van 89

86 Logdirectory hier geeft u aan waar de logbestanden opgeslagen worden. Vinkt u het selectievakje aan, dan worden de logbestanden opgeslagen in de Windows Temp-map, ongeacht of u in het veld daaronder een map hebt ingevuld. Is het selectievakje niet aangevinkt en is in het veld daaronder geen map ingevuld, dan worden de logbestanden op de desktop opgeslagen. Is het selectievakje niet aangevinkt en is er een map ingevuld in het veld daaronder, dan worden de logbestanden in die map opgeslagen. Het gaat hier onder andere om foutbestanden die aangemaakt worden met 'Beheer Controleren administratie', 'Extra Importeren Importeren I' en UBC Opties: Diversen Deze opties zijn voor Unit4Multivers XtraSmall niet van belang. Bijlagen (alleen actief als de gebruikersparameter 'Mail gebruiken' actief is) Rapportsoort Hier kiest u het bestandsformaat (*.ascii,*.rtf of *.pdf) waarin een bijgevoegd rapport meegestuurd wordt. Grafieksoort Hier kiest u het bestandsformaat waarin een bijgevoegde grafiek meegestuurd wordt. Instellingen Management-assistent Als u in 'Extra Gebruikersparameters', map 'Assistent' aangegeven hebt dat de assistent(en) automatisch ververst moet(en) worden, kunt u hier het interval (in minuten) vastleggen. Btw\ICP-aangifte Dit veld is alleen actief wanneer u de administratie gesloten hebt. Standaard is ingesteld dat u uw elektronische Btw-aangifte direct via de Unit4 T@xConnector (het 'Bapi-programma' van Unit4) verstuurt. Deze instelling geldt voor alle administraties waarmee u werkt. Laat u de instelling actief, kunt u per administratie de optie uitschakelen in de bedrijfsparameters Opties: Lay-out Standaard heeft Unit4 Multivers Accounting een vastgelegd uiterlijk. Maar u kunt dit eenvoudig aan uw eigen wensen aanpassen. Daarvoor zijn een groot aantal kleurenschema's beschikbaar op dit tabblad. Het kleurenschema dat standaard gebruikt wordt is 'Money Twins'. Maar in het scherm kunt u zelf een andere kleurenlay-out kiezen Opties: Elektronische aangifte Zie de elektronische help voor het activeren van Unit4 DigiPoort of de handleiding Deel IVb. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 82 van 89

87 7 Het gebruik van de online-helpfunctie Het elektronische helpbestand (kortweg de helpfile genoemd) opent in een eigen browser. Voorwaarde voor de juiste werking van deze eigen browser is dat Microsoft Internet Explorer 8.0 of hoger geïnstalleerd moet zijn op uw systeem. Deze hoeft niet uw standaardbrowser te zijn. Opvragen elektronisch helpbestand 1. Met het vraagtekentje in de menubalk van Unit4 Multivers Accounting opent een uitgebreid elektronisch helpbestand. 1. Met <F1> krijgt u direct informatie over het scherm dat u op dat moment gebruikt. 1. Als u op het pijltje naast het vraagtekentje klikt, opent een keuzemenu van waaruit u naar inhoudsopgave of de zoekfunctie van de helpfile kunt gaan. Documentatie Naast het vraagtekentje kunt u op het pijltje klikken, waarmee een keuzemenu opent. Onder in dit menu kunt u via 'Documentatie' rechtstreeks naar de Handleidingen en Release notes van Unit4 Multivers Accounting gaan. De documenten zijn zogenaamde '. pdf-bestanden' die vanzelf openen in een pdf-reader als AdobeReader. In AcrobatReader kunt u vanuit de inhoudsopgave naar een gezocht onderwerp gaan, maar u kunt ook via de bladwijzers eenvoudig een onderwerp opvragen: Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 83 van 89

88 7.1 De elementen van het helpscherm Het hoofdscherm kent de volgende elementen: Het rechter scherm met de helptekst Het linker venster dat bestaat uit vier tabs: Inhoud. Hierin kunt u een groot deel van de onderwerpen opvragen. Index. Hierin kunt u op sleutelwoorden (indextermen) zoeken naar de bijbehorende onderwerpen. Glossary Hier staan een aantal veel gebruikte begrippen kort uitgelegd. Bladeren De 'bladerfunctie' is een uitbreiding op de inhoudsopgave. Hier staan voor een aantal veelgebruikte functies alle onderwerpen die in de helpfile beschikbaar zijn, in een logische volgorde gerangschikt. U kunt het linkerscherm met de pijlknop verbergen of heropenen en u kunt het formaat aanpassen aan uw wensen. Als u het linker scherm versmalt, zal de tekst bij de iconen voor de tabbladen verdwijnen. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 84 van 89

89 7.2 Zoeken in de helponderwerpen Er zijn in principe 4 mogelijkheden om snel naar het juiste onderwerp te komen: Met <F1>; op zoektermen in de menubalk van Unit4 Multivers Accounting en in de helpfile zelf; Via het zoekveld in de helpfile. Via de inhoudsopgave en de index; Via een bladervolgorde ; Met de Verwante onderwerpen Zoeken met de <F1-toets> Net als in voorgaande versies kunt u vanuit de schermen in Unit4 Multivers Accounting direct en gericht een instructie of toelichting opvragen met een simpele druk op de <F1-toets>. U komt dan, bijvoorbeeld bij het inkoopboek, in een scherm met Gebruiksinformatie. Dit is een instrumentele instructie voor wat u in welk veld moet invoeren, de zogenaamde schermhelp. Vaak ziet u linksboven in het scherm een knop:. De Procesinformatie geeft de achtergrondinformatie die u nodig hebt in het proces. Bij het inkoopboek is dit een overzicht en een uitleg van alle gegevens die gebruikt kunnen worden of verplicht zijn bij het boeken van een inkoopfactuur. Maar bijvoorbeeld bij het telebankieren bevat de procesinformatie een uitleg over de wijze van elektronisch matchen van uw afschrift Zoeken op zoektermen Hiervoor zijn twee mogelijkheden: Rechtstreeks in het zoekveld in de menubalk van Unit4 Multivers Accounting: Tijdens het werken in het pakket kunt u een zoekterm opgeven in het veld. Druk op <Enter> om de zoekresultaten op te vragen. Als u de helpfile al geopend hebt staan, kunt u ook in het zoekvak van de helpfile de term intypen: Hier kunt u op woorden zoeken in de volledige helpfile. U ziet in het scherm de onderwerpen met daarbij een eerste stuk uit de tekst. U kunt dan gemakkelijk binnen de zoekresultaten bekijken welk onderwerp voor u de meest gewenste informatie zou kunnen bevatten. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 85 van 89

90 Als u het onderwerp opent, zijn de vindplaatsen van uw zoekterm gemarkeerd. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 86 van 89

91 Met de knop 'Markering uit' zet u de markering uit Zoeken via de inhoudsopgave en de index Als u de helpfile via het vraagtekentje in de menubalk van Unit4 Multivers Accounting opent, of door via het snelmenu op Inhoudsopgave te kiezen, komt u direct ín de inhoudsopgave van het helpbestand terecht. Door de boeken te openen ziet u snel waar u moet zijn. U klikt op het gewenste onderwerp. Als in het snelmenu op Zoeken klikt opent het helpbestand op de Index : Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 87 van 89

92 Typ in het zoekveld een zoekterm en de gevonden onderwerpen verschijnen in een lijst: Zoeken via Bladeren De 'bladerfunctie' is een uitbreiding op de inhoudsopgave. Hier staan voor een aantal veelgebruikte functies alle onderwerpen die in de helpfile beschikbaar zijn, in een logische volgorde gerangschikt. Bijvoorbeeld bij het maken van een Inkoopfactuur ziet u welke onderwerpen (topics) beschikbaar zijn voor het invoeren van de stamgegevens voor het inkoopboek, wat de mogelijkheden zijn bij het invoeren van de Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 88 van 89

93 inkoopfactuur en onderwerpen die horen bij de financiële verwerking van de factuur. Als u al deze onderwerpen in de aangegeven volgorde doorloopt, kan de bladerfunctie voorkomen dat u elementen mist of 'verdwaalt' bij het doorklikken op links in de helpfile Verwante onderwerpen Op veel plaatsen zult u de knop tegenkomen. Als u hierop klikt ziet u een lijst met onderwerpen die ook direct of indirect met het openstaande onderwerp te maken hebben. Let op: deze onderwerpen staan alfabetisch gerangschikt en niet op bijvoorbeeld het belang of de handelingsvolgorde in Unit4 Multivers Accounting. 7.3 Knoppen in de menubalk van het helpscherm Behalve de knop 'Markering' (zie hierboven) hebt u in het scherm nog de volgende knoppen: voor het printen van het onderwerp. Printen Hiermee kunt u het geopende onderwerp afdrukken op uw standaardprinter. Bladerknoppen Met de bladerknoppen bladert u naar het vorige of volgende onderwerp. Deze knoppen werken alleen als u links in uw scherm de inhoudsopgave of de tab 'bladeren' actief hebt en het onderwerp daarin ook is opgenomen. Unit4 Multivers Accounting Deel li: Werken met het pakket versie 1.0 Pagina 89 van 89