Tips en Trucs voor UNIT4 Multivers

Transcriptie

1 Tips en Trucs voor UNIT4 Multivers

2 Inhoudsopgave Tips en Trucs voor UNIT4 Multivers 1. De helpfunctie 3 2. Snel toetsen 3 3. Sneller zoeken met F Mogelijkheden van het zoekscherm 4 5. Gegevens opvragen en aanpassen 4 6. Handige weetjes 5 7. Maak gebruik van het UNIT4 Verzamelcertificaat Automatisch inlezen van uw bankafschriften Gratis UNIT4 Multivers CRM App Nog meer UNIT4 Multivers 13 2/14

3 1. De helpfunctie UNIT4 Multivers heeft een uitgebreide elektronische helpfunctie. Deze is vanuit elk scherm op te vragen met de F1-toets. U krijgt dan direct de informatie over het betreffende scherm getoond. Ook kunt u met het zoek vak rechts boven in het lint van UNIT4 Multivers direct een onderwerp in de help zoeken. Typ een zoekterm gevolgd door <enter> en de help toont de gevonden onderwerpen. 2. Snel toetsen U kunt in UNIT4 Multivers veel met het toetsenbord bedienen. Zie voor een complete lijst de Helpfunctie door op Toet combinaties te zoeken of in het menu te bladeren. De inhoudsopgave stelt u in staat om op een overzichtelijke manier door de diverse onderwerpen te bladeren. 3/14

4 3. Sneller zoeken met F2 Wanneer u veel (stam)gegevens hebt en het laden van de gegevens in het zoekscherm lang duurt,kunt u vanuit een zoekveld met een zoekterm een kleinere gefilterde set gegevens uit de database opvragen in plaats van alle gegevens. Wanneer u een artikel zoekt, kunt u in het veld Artikelcode bijvoorbeeld POT intypen en dan op <F2> drukken. U krijgt dan alleen de artikelen uit de database die aan de voorwaarden voldoen. In de Help staat meer informatie over het werken met zoekschermen. 4. Mogelijkheden van het zoekscherm Het zoekscherm van UNIT4 Multivers kent onder andere de volgende mogelijkheden: Sorteren op meerdere kolommen tegelijk; Groeperen op meerdere kolommen; Filteren per kolom (autofilter rij); Zoeken over het gehele zoekscherm; Zoeken over alle kolommen; De inhoud van het zoekscherm exporteren naar het klembord en Excel; Onderhoud van het geselecteerde item (gegevens bewerken); Nieuw aanmaken van gegevens. Zie voor een complete beschrijving de Helpfunctie. 5. Gegevens opvragen en aanpassen Bij alle velden met een vergrootglas kunt u door klikken op het vergrootglas of met <F4> een zoekscherm opvragen met de beschikbare items voor dat veld. Selecteer in het zoekscherm het gewenste item en druk op <Enter> of klik op Overnemen. U kunt ook, bijvoorbeeld als u de gegevens van een debiteur wilt opvragen het debiteurennummer, de zoeknaam of de omschrijving intypen. U moet dan vervolgens nog op <Ctrl> + <F> drukken om de gegevens op het scherm te krijgen. Of u klikt op de Verrekijker (zoeken) om de gegevens op te vragen. U kunt in een tabel bladeren door alle beschikbare items één voor één op te roepen. Dit kunt u snel doen door in een leeg venster op zoeken te klikken (<Ctrl> + <F>). Nu opent het eerste item van de tabel. Met de bladerknop kunt u voor- of achteruit door de tabel lopen. U kunt ook selectiecriteria opgeven in elk willekeurig veld. Typ bijvoorbeeld bij het onderhoudsscherm Onderhoud Debiteuren in het veld Postcode de eerste cijfers van een postcodereeks in, gevolgd door een %-teken (bijvoorbeeld: 33%). Klik op en u krijgt de eerste debiteur uit uw debiteurenbestand waarvan de postcode met 33 begint. Met de bladerknop kunt u de overige debiteuren die daaraan voldoen, opvragen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer u van een debiteur niet meer de naam weet maar wel dat het getal 66 ergens in het telefoonnummer voorkomt. U typt dan %66% in het veld Telefoon en u krijgt een selectie van alle debiteuren die ditgetal in het telefoonnummer hebben staan. 4/14

5 6. Handige weetjes 6.1. Datumvelden snelle invoer U kunt snel een datum voor volgende week invullen door +7 in een datumveld in te geven. -7 werkt uiteraard ook om een datum van 7 dagen geleden in te geven. Ook werken mor (gen), ove (rmorgen), gis (teren), eer (gisteren) ook. Type bijvoorbeeld din (sdag) om de datum van de eerstkomende dinsdag in te laten vullen. Om de datum van vandaag in te vullen, kunt u ook alleen + of van (daag) ingeven Zie ook het document II Werken met UNIT4 Multivers.pdf via Documentatie Handleidingen 6.3. Rekenen in getal- en bedrag velden In bedrag velden kunt u ook eenvoudige rekensommetjes uitvoeren. U kunt Optellen, aftrekken, delen en vermenigvuldigen Info Balans Er is een info-programma ( Info Balans ) beschikbaar waarmee u direct de balansen op het scherm kunt tonen. Het betreft de: Kolommenbalans; Proef- en saldibalans; Mutatiebalans; Resultatenbalans; En u kunt eigen balansen samenstellen; Dubbelklik op regel om achterliggende informatie op te vragen Automatisch inloggen Koppel een Windows gebruiker aan een UNIT4 Multivers gebruiker en u logt automatisch in in UNIT4 Multivers. U kunt dit instellen via Beheer Gebruikers: 5/14

6 6.5. Automatisch de laatst geopende administratie openen Na het (automatisch) inloggen met de UNIT4 Multivers gebruiker wordt de laatst geopende administratie automatisch geopend. U kunt dit instellen via Extra Gebruikersparameters Algemeen: 6.7. Entertoets als Tab instellen In te stellen voor heel de applicatie of alleen in boekingsprogramma s. Met de enter van (bijvoorbeeld) het numerieke toetsenbord, kunt u bijvoorbeeld na het ingeven van een rekeningnummer met Enter naar het volgende veld gaan om de rest van de boeking in te geven. U kunt dit instellen via Extra Gebruikersparameters Algemeen: 6.6. Automatisch starten van Relatiebeheer en/of Dashboards Start na het openen van de administratie automatisch Relatiebeheer en/of dashboards. U kunt dit instellen via Extra Gebruikersparameters Algemeen: 6/14

7 6.8 Twee programma s naast elkaar tonen Klik als u twee tabbladen (programma s) hebt open staan, met de rechtermuistoets op een tabblad voor opties om een nieuwe tabgroep te maken, of sleep de tab (linker muisknop) van zijn plek naar een van de ankerpunten op het midden van het scherm. U kunt ook de weergaveverhouding aanpassen door met de muis de balk tussen de 2 programma s te verslepen. 6.9 Veelgebruikte knoppen boven het lint in de Werkbalk snelle toegang plaatsen: Programma s die u vaak gebruikt kunt u vanuit het menu met een rechtermuisklik in de Werkbalk snelle toegang plaatsen. 7/14

8 6.10. Artikeletiketten printen Met het programma Rapport Artikelen/diensten Artikeletiketten kunt u etiketten voor artikelen ontwerpen en afdrukken. Tevens kunt u vanuit diverse programma s waar met artikelen wordt gewerkt etiketten afdrukken voor de artikelen die op het scherm staan Boeken met trefwoorden Met behulp van deze woorden in de omschrijving van de boekingsregel vult UNIT4 Multivers automatisch de juiste grootboekrekening in. U geeft deze trefwoorden op in het menu: Onderhoud Rekeningschema, in de rubriek Trefwoorden. U kunt verschillende trefwoorden aan een rekening koppelen. U kunt ook door het invullen van een omschrijving en de bijbehorende grootboekrekening de omschrijving aan de rekening koppelen in het snel menu (rechter muisknop). Wanneer u een (gedeelte van) een trefwoord in de kolom Omschrijving op een boekingsregel typt, zal de gekoppelde grootboekrekening vanzelf worden ingevuld (mits de kolom Omschrijving voor de kolom Rekening staat). 8/14

9 6.12. Zoeken van boekingen Het is belangrijk om uw boekingen terug te vinden in de administratie, hoe u dit kunt doen ziet u hieronder. Ga naar Grootboekmutaties in het Lint bij tabblad Algemeen. Selecteer het Boekjaar en vul eventueel selectiecriteria in om een boeking te zoeken. Hoe meer criteria u invult, hoe gerichter u zoekt. Dubbelklik op de betreffende boeking om deze te wijzigen of te verwijderen (alleen te wijzigen of te verwijderen wanneer de regel groen is) Koppel een voorkeursgrootboekrekening aan uw debiteur/crediteur Vul bij Onderhoud Crediteuren op tabblad Basis III de grootboekrekening in die moet worden voorgesteld wanneer u een inkoopfactuur van deze leverancier wilt boeken. Klik op Nu zoeken. 9/14

10 6.13. Boek regelmatige terugkerende journaalposten met behulp van een scenario Een scenarioboeking is een boeking die al voor een deel ingevuld is. Door het opvragen of uitvoeren van een scenarioboeking wordt een boeking dan al gevuld met de door u aangegeven vaste gegevens. U hoeft dan alleen nog maar de resterende, variabele gegevens naar behoefte in te vullen. Scenarioboekingen worden per dagboek opgeslagen. U kunt bijvoorbeeld een scenarioboeking aanmaken voor boekingen die regelmatig terugkomen, zoals u bijvoorbeeld telefoon- of loonjournaalposten. Vul een boeking in en neem deze op met de knop Scenario maken. Roep deze boeking weer op met de knop Scenario gebruiken Vastleggen van een digitaal archief Bouw per relatie automatisch een digitaal archief op. Nooit meer zoeken naar verzonden facturen en aanmaningen. Kies in het Lint op het Tabblad Extra voor Onderhoud Documenttypes. Zet in de kolom Documentbeheer een vinkje aan bij de documenten die u automatisch wilt archiveren. Archivering vindt automatisch plaats op het moment dat u het document print (niet op scherm) of per fax of mail verzend. Raadpleeg u archief vanuit Relatiebeheer: selecteer een relatie en klik op de knop Documenten. Om het document in te zien dubbelklikt u op de regel van het betreffende document. Daarnaast is het mogelijk om documenten handmatig te koppelen Bewaak uw processen met de Persoonlijke Assistent Klik in het Lint op Persoonlijke in de groep Assistent. Nu start automatisch de Wizard voor het maken van instellingen in de Persoonlijke Assistent. Als er al instellingen aangemaakt zijn start de wizard niet vanzelf. Klik in dat geval op het Tabblad Instellingen en vervolgens op de knop Nieuw. Kies in het volgende scherm bijvoorbeeld Debiteuren, klik twee keer op volgende en kies bijvoorbeeld Factuur gaat vervallen. Vul een aantal dagen in, bijvoorbeeld over meer dan drie dagen en klik op volgende en voltooien. Op het tabblad Debiteuren vindt u nu alle klanten die aan dit criterium voldoen, op het tabblad Debiteurenfacturen treft u de individuele factuurgegevens. Vanuit dit tabblad kunt u met één druk op de knop de aanmaningen versturen Gebruik de statistiek in de Management Assistent Klik in het Lint op Management in de groep Assistent en kijk eens naar de Verkoopstatistiek of bedrijfsinformatie. 10/14

11 6.17. Crediteren van factuur- of dienstopdrachten U kunt gefactureerde factuur- of dienstopdrachten eenvoudig crediteren. Facturen uit opdrachten en verkooporders die u geheel of gedeeltelijk wilt crediteren kunt u opvragen in Info Debiteuren, vanuit het tabblad Opdrachten. Maar u kunt uiteraard de opdracht of verkooporder ook direct in het informatieprogramma Info Facturering/ verkoop Opdrachten opvragen. In de opdracht zijn nu de aantallen en de bedragen negatief. U kunt nu eenvoudig de creditopdracht aanpassen en verwerken. In het scherm Aanmaken opdrachten is ook een knop voor het crediteren aanwezig. Deze is actief als u geen opdracht hebt open staan. Als u daarop klikt, opent de lijst met gefactureerde opdrachten die u kunt crediteren. Door op de gewenste opdracht te dubbelklikken opent de opdracht in het scherm Info opdrachten : Dupliceren factuur- of dienstopdrachten Het is vanaf versie mogelijk om eerder aangemaakte dienst- of factuuropdrachten en verkooporders te dupliceren. Er wordt dan een nieuwe opdracht/order aangemaakt, waarbij de debiteurgegevens, de orderregels en de aantallen worden overgenomen. De gedupliceerde opdracht krijgt een nieuw nummer en de huidige datum. Let op! Opdrachten die gemaakt zijn vanuit Projecten, Urenregistratie of Abonnementen kunnen niet gedupliceerd worden. Opdrachten en verkooporders die u wilt dupliceren kunt u opvragen in Info Debiteuren, vanuit het tabblad Opdrachten. Door op de gewenste opdracht te dubbelklikken opent het scherm Info opdrachten : Klik op. Het scherm Aanmaken opdrachten opent en is gevuld met de gegevens uit de oorspronkelijke opdracht. Klik op. Deze knop is alleen actief bij die opdrachten waarbij dupliceren mogelijk is. 11/14

12 Nu verschijnt de vraag of u de prijzen en kortingen opnieuw wilt laten berekenen: Klik, naar keuze, op [Ja] of [Nee]. In beide gevallen wordt het scherm Aanmaken opdrachten gevuld met de gegevens. Het factuurnummer en de datum zijn aangepast en afhankelijk van uw keuze ook de prijzen en kortingen. U kunt de opdracht uiteraard aanpassen. Bijvoorbeeld een andere debiteur. U kunt uiteraard de opdracht ook direct in het informatieprogramma Info Opdrachten opvragen. Ook in de knoppenbalk van het scherm Aanmaken opdrachten is een knop voor het dupliceren beschikbaar. Ook van hieruit kunt u een bestaande opdracht dupliceren naar een nieuwe opdracht. 7. Maak gebruik van het UNIT4 Verzamelcertificaat U doet hiermee de elektronische aangifte vanuit UNIT4 Multivers (S, M, L, XL en Extended) waarbij u gebruikmaakt van het door UNIT4 kosteloos beschikbaar gestelde verzamelcertificaat. Uw besparing hiermee is zo n 600,- over 3 jaar! Door gebruik te maken van het door UNIT4 beschikbaar gestelde certificaat blijft u uiteraard zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de aangifte, maar verzorgt UNIT4 voor u het technische transport en de communicatie met de Belastingdienst. Uiteraard wordt u in de software op de hoogte gehouden van de status van uw aangifte(s). Kijk op voor meer informatie. 8. Automatisch inlezen van uw bankafschriften Werkt u met UNIT4 Multivers Online, dan kunt u uw online boekhouding combineren met Rabo internetbankieren Professional, ABN-AMRO en/of Mijn ING Zakelijk. U koppelt uw betaalrekening aan uw online administratie. De voordelen voor u als ondernemer op een rijtje: De gegevens worden dagelijks up-to-date gehouden Meerdere opeenvolgende bankafschriften worden klaargezet in de wachtrij ter opvolging Bankmutaties overtypen of handmatig downloaden en importeren is verleden tijd Match bankafschriften elektronisch met openstaande debiteurenfacturen en de crediteurenfacturen Geen zorgen meer over de volledigheid of fouten in transacties Altijd een actueel overzicht van de financiële positie en inzicht in openstaande posten UNIT4 Multivers Online zorgt voor de ideale samenwerking tussen de Rabobank, ABN-AMRO en/of ING en uw boekhouding. Het handmatig downloaden en importeren van bankbestanden is uiteraard ook mogelijk, ook wanneer u offline werkt. Kijk op voor meer informatie 9. Gratis UNIT4 Multivers CRM App De UNIT4 Multivers CRM App geeft naast inzicht in uw klantgegevens, ook de mogelijkheid om nieuwe klanten aan te maken, te bewerken en zelfs te verwijderen. Op een overzichtelijke manier vindt u naast de NAW en contact gegevens zoals telefoon, mobiel, en website gegevens ook een overzicht van openstaande posten, orders en offertes terug, waarbij u zelfs de details van boekingsregels kunt terug vinden. De UNIT4 Multivers CRM App is geschikt voor alle gebruikers van UNIT4 Multivers Online en UNIT4 Multivers Accounting Online. De UNIT4 Multivers CRM App is geschikt voor ios8 en Android, zowel voor uw mobiel als tablet. Kijk op voor meer informatie. 12/14

13 10. Nog meer UNIT4 Multivers MyUNIT4 Log in op My UNIT4 ( op de hoogte te blijven van: Het laatste nieuws omtrent UNIT4 Multivers De laatste downloads van UNIT4 Multivers Handleidingen Voorbeeld dashboards MS Excel query s Kennisdatabase voor al uw supportvragen Overzicht van uw ingediende supportcalls Mogelijkheid om supportcall in te dienen Mogelijkheid om wensen in te dienen YouTube Op ons YouTube kanaal vindt u nog veel meer films over UNIT4 Multivers. Abonneer u gratis op onze groep en blijf altijd op de hoogte van de nieuwste UNIT4 Multivers films. Ga naar en word lid. 13/14

14 Er kunnen geen rechten worden ontleend aan deze brochure. UNIT4 Multivers UNIT4 Software B.V. Stationspark 1000, 3364 DA Sliedrecht Postbus 102, 3360 AC Sliedrecht T (gratis informatienummer) F I E mkb@unit4.com 0011.NL.06.01/12-14_Tips&Trucs