Richtlijnen en voorwaarden met betrekking tot de indiening van offertes voor de levering van

Transcriptie

1 OPDRACHT VIA ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG MET BEKENDMAKING BESTEK Richtlijnen en voorwaarden met betrekking tot de indiening van offertes voor de levering van ACTIEF NETWERKMATERIAAL

2 Inhoudstafel DEEL 1 : ALGEMENE BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT VOORWERP VAN DE OPDRACHT Inleiding Uitgangspunt BESCHRIJVING Perceel A: LAN switchen, draadloze netwerken Perceel B: Telefonie Perceel C: xwdm apparatuur Perceel D: Beheerssoftware Perceel E: Digital Signage AANTALLEN EN BESTELLINGEN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN EN CONTRACTUELE ASPECTEN VAN DE OPDRACHT Identificatie van de opdracht Aanbestedende overheid Gunningswijze van de opdracht Bepaling van de prijzen Procedure voor latere onderhandeling Duur van de opdracht Leveringen en installatie Onderhoud Informatiesessie Concurrentie tussen de inschrijvers VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTES Wat betreft de gevolmachtigden: Wat betreft de technische documenten Wat betreft de prijs van de opdracht Vermoedelijke hoeveelheden (artikel 97 K.B. 08 januari 1996) Onderaannemers Te gebruiken formulieren (terug te vinden in de bijlage bij dit bestek): Varianten Geldigheidsduur INDIENING VAN DE OFFERTES Wat betreft de indiening zelf: Als een inschrijver een reeds verstuurde offerte wil wijzigen of intrekken: OPENING VAN DE OFFERTES PROCEDURE VOOR DE GUNNING VAN DE OPDRACHT Kwalitatieve selectiecriteria Uitsluitingscriteria Criterium van economische en financiële draagkracht Criteria van technische bekwaamheid Regelmatigheid van offertes Keuze van de leverancier Demonstratie en presentatie 23 DEEL 2 : BEPALINGEN VERBONDEN AAN DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT BEKENDMAKING VAN DE GUNNING VAN DE OPDRACHT BORGTOCHT LEIDINGGEVEND AMBTENAAR VERBINTENISSEN VAN DE PARTIJEN 26 Actief Netwerkmateriaal /05/2011

3 2.4.1 Personeel van de opdrachtnemer Opvolging van uitvoering van de opdracht Ingezette middelen Stuurgroep (Project Board) «KICK-OFF» vergadering Verslaggeving TERMIJNEN UITVOERING VAN DE OPDRACHT Duur van de prestaties Aanvang Duur Veiligheid en vertrouwelijkheid Onderaannemers Praktische uitvoeringsmodaliteiten van de opdracht Taken van medewerkers van de FOD Financiën Technische middelen die door de FOD Financiën worden voorzien INSTALLATIE EN OPLEVERINGEN Leveringen en installatie van hardware en software Plaats van levering Leveringstermijn Modaliteiten van levering Verpakkingen Technische specificaties Bewaking van leveringen en diensten Controlewerkzaamheden Nazicht van leveringen Voorlopige opleveringen Definitieve opleveringen Opleveringen Opleveringskosten Publiciteit en referenties GARANTIE TECHNOLOGISCHE EVOLUTIE FACTURERING EN BETALING Facturering Prijsherziening : bezoldigingen, salarissen, sociale lasten en bijkomende ondersteuning Clausule van meest begunstigde klant VERANTWOORDELIJKHEID, INFORMATIE INDUSTRIËLE EIGENDOM, GETUIGSCHRIFTEN EN AUTEURSRECHTEN BEZWAREN EN GESCHILLEN Actiemiddelen van de Aanbestedende overheid Ambtshalve maatregelen en boetes voor vertraging 39 DEEL 3 : BESCHRIJVING VAN BEHOEFTEN FUNCTIONELE EN TECHNISCHE ASPECTEN INLEIDING Doel van deze offerteaanvraag Voorwerp van de aanvraag LEIDENDE PRINCIPES ICT Standaarden Dienstverlening ICT-Netwerken Beschrijving van de gebouwen Bekabeling en stroomvoorziening 41 Actief Netwerkmateriaal /05/2011

4 Inleiding Stroomvoorziening Bekabeling Algemene omgevingseisen voor nieuwe apparatuur Overeenkomst met lokale reglementeringen Elektrische eisen Omgevingscondities Speciale voorzieningen Installatie in 19-inch frame PERCEEL A : LAN SWITCHEN, DRAADLOZE NETWERKEN Voorwerp van perceel A Inleiding Aan te sluiten materiaal Overzicht data infrastructuur Beschikbaarheid en betrouwbaarheid Beschikbaarheid Betrouwbaarheid Fout tolerantie Definitie Kwaliteit Testen LAN Redundantie op het niveau van de LAN verbindingen Hot-swappable Niet-blokkerend Beschikbaarheid en redundantie van de WLAN Opvangen van het uitvallen van een toegangspunt Opvangen van het uitvallen van een wireless appliance Voedingseenheid en noodvoeding Toestellen Doelstelling Specificaties voeding Specificaties identificatie De karakteristieken van het IP netwerk Hoge beschikbaarheid Stijgende capaciteitsbehoeften Convergentie van spraak, video en data Het LAN netwerk VLANs Doelstelling VLANs Routing Implementeren van Layer Spanning Tree Voice VLAN Netwerk management VLAN Secundaire VLANs Beheer VLANs Quality of Service (QoS) Inleiding Spraakkwaliteit QoS concept DiffServ Basis QoS architectuur QoS mechanismen Classificatie van binnenkomende pakketten Queueing (buffering) 51 Actief Netwerkmateriaal /05/2011

5 QoS in het LAN Signalering QoS bouwelementen in de access switchen QoS bouw elementen in de kern switchen Classificatie van pakketten Prioriteiten QoS beheer QoS policy management Het netwerkontwerp Topologie Kernswitchen Redundantie Werkgroepswitchen Specificaties werkgroepswitchen Serverswitchen Specificaties serverswitchen Draadloos lokaal netwerk Doelsteling Architectuur Standaarden Een WLAN Systeem Algemene eisen voor het draadloos systeem Het beheer van het draadloze netwerk (WLAN) Netwerkbeveiliging Risico s met een draadloos systeem Overzicht security taken Overzicht security domeinen en technieken Bescherming tegen onbetrouwbare (rogue) toegangspunten en clients Overzicht beveiligingsstandaarden Netwerkauthenticatie QoS Problematiek Eind-tot-eind Basis QoS architectuur Standaarden voor QoS Beheer van QoS - Policy management Mobility en roaming Algemene eisen bij roaming Mogelijke oplossingen Laag 2-roaming Laag 3-roaming Koppeling tussen de LAN- en WLAN-infrastructuur Koppeling tussen de wireless appliances en het LAN-netwerk Opdeling van het netwerk in VLANs Spraak en data VLANs Gasttoegang Installatie Voeding Specifieke Toepassingen PERCEEL B : TELEFONIE Doel van deze offerteaanvraag Toestellen Telefoontoestellen IP-telefoons Analoog aansluitpunt Algemene kenmerken geldend voor basis en geavanceerde IP-telefoontoestellen Normen en standaarden 69 Actief Netwerkmateriaal /05/2011

6 Ingebouwde luidspreker Display Toetsen Installatie en in dienst stellen van telefoontoestellen Programmeren van de telefoontoestellen door gebruiker Nummer herhaling Connectie Switching element IP-adressering Beltonen Voeding Microfoon uitschakelen tijdens een oproep - ruggespraak Audio compressie standaarden Communicatiestandaarden Directeur/secretaris functie Firmware en multiprotocol mogelijkheden Intelligentie Softphone Compatibiliteit - Operating system Gebruikersinterface Spraakkwaliteit Communicatie standaarden Intelligentie Audiocompressiestandaarden Data integratie Installatie en gemakkelijk gebruik Types softphone Conferentietoestel Ingebouwde luidspreker Display Toetsen Installatie en in dienst stellen van telefoontoestellen Programmeren van de telefoonconferentie toestellen door gebruiker Nummerherhaling Connectie IP-adressering Voeding Microfoon uitschakelen tijdens een oproep - ruggespraak Audiocompressiestandaarden Communicatiestandaarden Firmware en multiprotocol mogelijkheden Intelligentie PERCEEL C : XWDM APPARATUUR Apparatuur Vereisten Management Ability to deliver en Visie van de constructeur Ability to deliver van de inschrijver PERCEEL D : BEHEERSSOFTWARE Doelstelling Beheersituatie bij de FOD Financiën Centraal netwerkbeheer Centraal beheerssysteem telecom Controle netwerk toegang Web browser toegang Architectuur Beheersysteem - Hardware platformen Platform 78 Actief Netwerkmateriaal /05/2011

7 Raamwerk Cluster van management platforms Ondersteunde elementen Management functies Netwerk management systeem Het beheer van de netwerk apparatuur Toegang via Web browser Ingebouwde Webserver Open standaarden Beveiliging Het beheer van telecomfacturen Het beheer van changes Beheer IP plan Syslog server PERCEEL E: DIGITAL SIGNAGE Inleiding Overzicht Algemene bepalingen Leveringen Termijn Korting Specificaties eindtoestellen Algemeen Minimale specificaties van het beeldscherm Minimale specificaties van de mediaplayer/controller Specificaties Content Management systeem Algemeen Verdere specificaties met betrekking tot editeren van inhoud (content editor) Verdere specificaties met betrekking tot distributie van inhoud (distributietool) Verdere algemene specificaties met betrekking tot de server software Opleiding Diensten 88 DEEL 4 : BIJLAGEN 89 BIJLAGE 1 - MODEL VAN INDIENING ADMINISTRATIEVE ASPECTEN 89 Voorwerp van de indiening 89 Identificatie van de inschrijver 89 Geldigheidsduur van de offerte 89 Betalingen 89 Aanvullende inlichtingen 90 Handtekeningen van de gevolmachtigden 90 BIJLAGE 2 - MODEL VAN PRIJSTABEL 92 PERCEEL A : LAN SWITCHEN, DRAADLOZE NETWERKEN 93 PERCEEL B: TELEFONIE 95 PERCEEL C: XWDM 96 PERCEEL D : BEHEERSSOFTWARE 97 PERCEEL E : DIGITAL SIGNAGE 98 BIJLAGE 3 - MODEL VAN FORMULIER VOOR PRESENTATIE VAN REFERENTIES 99 BIJLAGE 4 - FORMULIER VOOR CV VAN AAN PROJECT TOEGEWEZEN WERKNEMERS 100 Actief Netwerkmateriaal /05/2011

8 BIJLAGE 5 - LIJST DER GEBOUWEN 101 BIJLAGE 6 - NETWERKDIENSTVERLENING 102 BIJLAGE 7 - FORMULIER VOOR VRAGEN & ANTWOORDEN 103 Actief Netwerkmateriaal /05/2011

9 DEEL 1 : ALGEMENE BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT Dit eerste deel verwijst naar de reglementering voor de toekenning van een overheidsopdracht tot de aanduiding van de opdrachtnemer. De bepalingen in dit deel verwijzen naar de wet van 24 december 1993 en het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en zijn latere wijzigingen. 1.1 VOORWERP VAN DE OPDRACHT Inleiding De laatste jaren is er heel wat aandacht besteed aan convergentie binnen de informatica omgeving van de Federale Overheidsdienst Financiën. Verschillende netwerken en toepassingen werden op elkaar afgestemd om de onderlinge communicatie te verbeteren. Recent heeft de FOD Financiën verschillende overheidsopdrachten gelanceerd in verband met het netwerk. Een belangrijke mijlpaal was het project TelLANoGa. Het heeft het fundament gelegd voor de convergentie tussen data en telefonie. De modernste technologie heeft tot op heden al zijn diensten bewezen. Dit fundament dient verder uitgebouwd te worden. Hiervoor wenst de FOD Financiën over te gaan tot de aankoop van netwerkswitchen, telefoons en andere apparaten die aan het netwerk aangesloten kunnen worden. Dit betreft ook accessoires voor dit materiaal. Bovendien is er af en toe vergelijkbaar actief netwerkmateriaal nodig dat niet uitgebreid gespecifieerd wordt in deze opdracht Uitgangspunt Het uitgangspunt voor de actieve uitbreidingen van de netwerken in alle gebouwen is het gebruik maken van plug compatibel materiaal. De FOD Financiën ziet als voordelen van het gebruik van plug compatibel materiaal: 1. Het hergebruik van het materiaal is maximaal gegarandeerd. Bij een verhuis worden switchen en telefoons reeds mee verplaatst. Het uitbreiden van een zogenaamde stack (een groep onderling verbonden switchen) gebeurt quasi automatisch. 2. Uitbreiden van de capaciteit is eenvoudig omwille van het plug compatibele materiaal. 3. Het implementeren van een beveiligingspolitiek gebeurt naadloos op plug compatibel materiaal. Op verschillend materiaal wordt beveiliging immers verschillend geïmplementeerd en is het dan ook zeer complex om de beveiliging waterdicht te maken. 4. Het onderhoud van een uniforme installatie is interessant. Er zijn immers minder vervangstukken nodig. Hierdoor neemt ook de levensduur van de totale installatie toe. 5. Het beheer van het materiaal kan binnen hetzelfde systeem gebeuren. Hiervoor zijn geen speciale uitbreidingen nodig om verschillende parameters van verschillende merken te monitoren. 6. Door het plug compatibele materiaal is kennisbeheer makkelijker te realiseren. 1.2 BESCHRIJVING De opdracht omvat verschillende percelen waarvoor levering, installatie of onderhoud kan voorzien zijn. De leveringen zullen meestal centraal kunnen gebeuren. Actief Netwerkmateriaal /05/2011

10 De installatie behelst het in dienst stellen van de apparatuur, het aansluiten en de goede werking ervan instellen. Het onderhoud omvat alle prestaties en alle leveringen (personeel, vervoer, diensten, materiaal, enz.) die noodzakelijk zijn om de apparatuur in bedrijf te houden. Omdat het netwerkmateriaal steeds onderhevig is aan veranderingen, technische evoluties en nieuwe standaarden, wordt eveneens gevraagd een catalogus aan te bieden die toelaat eenvoudig hierop in te spelen. Daartoe bevat de meetstaat drie delen. Deel A bevat het basisaanbod aan actief netwerkmateriaal. Het is materiaal dat voldoet aan de eisen van de bestaande installaties en standaarden van de FOD Financiën en waarvoor plugcompatible uitbreidingen gevraagd worden. Het tweede deel B, omvat materiaal dat in een of meerdere catalogi terug te vinden is, wat afwijkt van de standaarden of nog niet gestandaardiseerd is. Dit materiaal wijkt af van het materiaal uit deel A en kan efficientier of economischer zijn in zijn toepassing. Het laatste deel C tenslotte informeert naar de volledige prijslijst die bij de catalogi aansluit en de eventuele korting op de publieke leveranciersprijzen. Hierna volgt de opsomming van de verschillende percelen uit deze opdracht. De technische beschrijving van de apparatuur staat vermeld in deel 3 van onderhavig bestek. FOD Financiën stelt de nodige servercapaciteit en nodige netwerkinfrastructuur ter beschikking. Deze onderdelen maken dus geen deel uit van de percelen. Dit verhindert echter niet dat een catalogus zogenaamde appliances bevat Perceel A: LAN switchen, draadloze netwerken Dit deel heeft tot voorwerp de uitbreiding van het datacommunicatienetwerk op vlak van interfaces, switchen, draadloze toegangspunten, routers, loadbalancers, enzovoort Perceel B: Telefonie Dit gedeelte heeft betrekking op telefoontoestellen en het aansluiten van specifieke telefonietoepassingen op het IP telefonie platform Perceel C: xwdm apparatuur Tussen datacenters zijn er redundante glasvezelverbindingen aanwezig waarmee deze onderling verbonden worden. Verschillende toepassingen maken gebruik van dezelfde vezels waardoor er multiplexing nodig is. Daarom wordt er gevraagd wave division mulitplexing materiaal (CWDM/DWDM) te leveren, te installeren en te onderhouden Perceel D: Beheerssoftware Ook in datanetwerken is het goed opvolgen van veranderingsbeheer een vereiste om een stabiele omgeving te garanderen. Hiervoor zijn specifieke uitbreidingen en automatisaties gevraagd. Actief Netwerkmateriaal /05/2011

11 1.2.5 Perceel E: Digital Signage Dit perceel heeft betrekking op het leveren van apparatuur voor het distribueren van informatie via digitale publieke systemen, een zogenaamd digital signage systeem. De opdracht omvat het leveren van de nodige software en hardware voor het realiseren van een systeem dat voldoet aan de vooropgestelde functionele eisen. De opdracht omvat tevens de verlening van diensten met betrekking tot de inwerkingstelling en het onderhoud van deze apparatuur. Deze diensten omvatten: Support op de aangeleverde soft- en hardware, Op aanvraag aanleveren van de apparatuur in één van de gebouwen van FOD Financien. Naast dit type eindtoestellen wordt een catalogus incl. prijslijst gevraagd met andere types eindtoestellen en formaten, teneinde op aanvraag deze toestellen te kunnen installeren of te integreren in het op te zetten systeem. Hierbij wordt ook verwezen naar de integreerbaarheid van reeds bestaande systemen in het nieuwe op te zetten digital signage netwerk. 1.3 AANTALLEN EN BESTELLINGEN Het feit dat een post in de meetstaat vermeld wordt, betekent dat de inschrijver verplicht is om een offerte voor deze post in te dienen maar dat de FOD Financiën vrij is om de leveringen of de prestaties met betrekking tot deze post al dan niet te bestellen. De notificatie van de aanbestedende overheid aan de leveranciers betekent geen engagement om een minimaal bedrag of minimale aantallen te bestellen. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om bestellingen te plaatsen naar gelang de evolutie van zijn behoeften. Enkel het versturen van een gedateerde en ondertekende bestelbon door de aanbestedende overheid geeft aanleiding tot het leveren van materiaal op de aangeduide plaats. De aanbestedende overheid heeft het recht zelf materiaal te leveren, ook wanneer hiervoor een post is voorzien in de inventaris. In geval van geen of gedeeltelijke bestellingen kan de leverancier op geen enkele schadevergoeding aanspraak maken. 1.4 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN EN CONTRACTUELE ASPECTEN VAN DE OPDRACHT Identificatie van de opdracht Aanbestedende overheid FOD Financiën Stafdienst ICT Koning Albert II-laan 33 Bus Brussel De FOD Financiën is de aanbestedende overheid van deze opdracht. Actief Netwerkmateriaal /05/2011

12 In het kader van de onderhavige opdracht kunnen echter, in overeenstemming met artikel 2, 4 van de wet van 15 juni 2006, andere federale aanbestedende overheden of federale overheidsbedrijven een beroep doen op de voorwaarden van deze opdracht teneinde hun eventuele behoeften te vervullen, en dit zonder daarvoor opnieuw een beroep te doen op de mededinging. Dit heeft tot gevolg dat, telkens waar in de tekst FOD Financiën staat, inderdaad FOD Financiën" dient te worden gelezen voor al wat de gunning betreft of wat eraan voorafgaat, of hetzij "FOD Financiën hetzij een andere federale aanbestedende overheid hetzij een federaal overheidsbedrijf voor wat de uitvoering aangaat Gunningswijze van de opdracht Algemene offerteaanvraag met publicatie op Europees niveau (art. 53 3, 3 Koninklijk Besluit van 8 januari 1996). In toepassing van artikel 18 van de Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en, hierna te noemen de Wet, kan de aanbestedende overheid, ofwel verzaken aan het gunnen van de opdracht, ofwel de procedure overdoen, zonodig volgens een andere methode Bepaling van de prijzen Dit is een opdracht volgens prijslijst (K.B. 8 januari 1996, art. 86) Procedure voor latere onderhandeling In overeenstemming met het artikel 17, 2, 2, b v an de Wet, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om middels een procedure voor onderhandeling zonder publiciteit gedurende een periode van maximaal drie jaar na het afsluiten van onderhavige opdracht, aan de opdrachtnemer een opdracht van nieuwe diensten toe te wijzen die bestaat uit een herhaling van diensten die gelijkaardig zijn aan de diensten die in onderhavig bestek staan beschreven Duur van de opdracht De basiscomponenten van het netwerk zijn contractueel gedekt tot midden Voor die datum zal aan de hand van een nieuwe overheidsopdracht de dienstverlening op vlak van netwerken aanbesteed worden. De duur van deze opdracht loopt gelijk aan de andere, actuele opdrachten Leveringen en installatie De opdracht begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de leverancier de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen en loopt af op 31 december In deze periode kan de aanbestedende overheid bestellingen plaatsen. Een verlenging van de geldigheidsduur van deze opdrachten met een jaar is slechts mogelijk en maximaal 2 keer, indien er geen gunning gebeurd is om de netwerkdienstverlening verder te zetten in De uitvoering van de leveringen voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn Onderhoud De opdrachtnemer moet zorg dragen voor het onderhoud van het systeem tot midden In funtie van de gunning om de netwerkdienstverlening verder te zetten in 2014, is het onderhoud tweemaal verlengbaar met een jaar. Actief Netwerkmateriaal /05/2011

13 Informatiesessie De aanbestedende overheid heeft besloten om een eenmalige infosessie te organiseren ten behoeve van kandidaat-inschrijvers. Deze sessie zal plaatsvinden tussen de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie en de dag van de opening van de offertes. Na afloop van deze infosessie zal er op geen enkele van de gestelde vragen meer worden geantwoord; dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Deze infosessie zal plaatsvinden op 24 juni 2011 om 14 u. op het volgend adres: Koning Albert II-laan, 33, 1030 Brussel, Paviljoen C, 5 de verdieping, zaal Mandarin. Er zal uitsluitend worden geantwoord op vragen die schriftelijk werden ingediend en dit uiterlijk op 21 juni Deze vragen moeten exclusief worden ingediend via op het adres: tender.ara@minfin.fed.be De kandidaat-inschrijvers zijn verplicht het model «Vragen-Antwoorden» te gebruiken voor hun vraagstellingen en de erop betrekking hebbende instructies na te leven. Dit model is als bijlage 7 gevoegd bij onderhavig bestek. Tijdens deze infosessie zal er een kort overzicht worden gepresenteerd van het voorwerp van de opdracht. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen mondeling worden verstrekt tijdens de infosessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de internetsite van de FOD Financiën. Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te maken via een naar het adres tender.ara@minfin.fed.be en om de naam en de functie mee te delen van de perso(o)n(en) die zal (zullen) worden afgevaardigd naar de infosessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten Concurrentie tussen de inschrijvers Indien de geïnteresseerde ondernemingen in het bijzondere bestek onvolkomenheden, onduidelijkheden enz. opmerken, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie. Evenzo, indien ze opmerken dat de FOD bepaalde kenmerken, bestanddelen of functies heeft vergeten die onontbeerlijk zijn of die de werking of de doeltreffendheid van het systeem gunstig zouden kunnen beïnvloeden, worden ze ertoe aangezet, zulks vóór de infosessie te laten weten volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn bestekken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit dit bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. In voorkomend geval zal de FOD, indien zij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om daarmee rekening te houden. 1.5 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTES De inschrijver dient het inschrijvingsformulier te gebruiken dat bij dit bijzonder bestek is gevoegd. Indien toch andere documenten worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de conformiteit met het bij dit bestek gevoegde inschrijvingsformulier te attesteren (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en de bijlagen bij het inschrijvingsformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver moet de taal opgeven die moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, dat wil zeggen Nederlands of Frans. Actief Netwerkmateriaal /05/2011

14 Door zijn offerte in te dienen, doet de inschrijver automatisch afstand van zijn algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, zelfs indien die in een of andere bijlage bij de offerte worden vermeld. De inschrijvers dienen uitdrukkelijk alle administratieve en contractuele bepalingen van dit bijzonder bestek na te leven. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake een van deze bepalingen kan leiden tot onregelmatigheid van de offerte. De offerte van de inschrijver moet verplicht in de vier volgende delen worden voorgesteld: Deel 1 Administratief gedeelte A. Inschrijvingsformulier (model: zie hierna) B. Volmachten van de mandatarissen C. Kwalitatieve selectie Uitsluitingscriteria Economische en financiële draagkracht Technische bekwaamheid D. Informatie betreffende de onderaannemers (indien van toepassing) Deel 2 Financieel gedeelte De antwoorden op de prijstabel: de kosten detailleren en samenvatten (model: zie hierna) Deel 3 Technisch voorstel Deel 4 - Bijlagen De offerte volgt de structuur van deel 3van het bestek. Bijlage 1: Referenties van recente projecten, zowel in de privé- als in de openbare sector (model: zie hierna) Bijlage 2: Curriculum Vitae (model: zie hierna) Specifieke bijlagen A, B, C, : Andere bijlagen die de inschrijver nuttig acht om bij te voegen Elk voorstel van de inschrijver dat niet de structuur volgt die is opgelegd door de aanbestedende overheid kan als onregelmatig worden beschouwd. Deel 3 technisch voorstel mag geen enkele administratieve en/of prijsopgave bevatten. Er zal geen rekening worden gehouden met administratieve vermeldingen of prijsopgaven in een ander deel dan deel 2. De inschrijver moet een doorlopende, ononderbroken nummering voorzien van alle pagina s van de offerte en de bijlagen. Er wordt gevraagd om het aantal documenten tot een minimum te beperken. Zo kunnen afzonderlijke documenten tot grotere documenten worden gegroepeerd. Het is bovendien belangrijk om de documenten een duidelijke volgorde te geven zodat de structuur van de offerte duidelijk is. Actief Netwerkmateriaal /05/2011

15 1.5.1 Wat betreft de gevolmachtigden: Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden moet de entiteit vermelden in naam waarvan de gevolmachtigden optreden. Wie de elektronische offerte heeft ondertekend, moet, op de datum van de ondertekening, de bevoegdheid hebben om de opdrachtgever te verbinden voor het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een elektronische kopie van de authentieke of onderhandse akte die hun de machtiging verleent, of een kopie van dergelijke akte. Ze moeten eveneens het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad vermelden waarin de volmachten zijn gepubliceerd Wat betreft de technische documenten De documenten met een technische inslag (geen reclamebrochures!) die in bijlage (specifieke bijlagen) bij de offerte worden gevoegd, mogen in het Engels zijn opgesteld, indien er geen vertaling bestaat in de taal van de offerte; andere talen zijn niet toegelaten Wat betreft de prijs van de opdracht De prijzen moeten worden opgegeven in euro (EUR). Afgezien van de uitzonderingen die worden gespecificeerd in het bestek, zullen alle softwareelementen of alle accessoires die gewoonlijk worden geleverd of vereist om van de voorgestelde software een volstrekt functioneel systeem te maken, door de inschrijver worden geleverd. Deze zullen ook deel uitmaken van het prijsvoorstel. De belangrijkste onderdelen van hardware en software moeten gedetailleerd worden vermeld samen met hun respectievelijke kostprijs. De offerte moet een prijsinventaris omvatten, waarvan het model is terug te vinden in Bijlage 2. De inschrijver zal in zijn offerte de details van elk onderdeel van zijn offerte vermelden. Bij ontstentenis kan de offerte als onregelmatig worden beschouwd. De inschrijver voegt eveneens een gedetailleerde leveranciersprijslijst toe Vermoedelijke hoeveelheden (artikel 97 K.B. 08 januari 1996) Het is verboden de vermoedelijke hoeveelheden te wijzigen, behalve in het geval van een duidelijke materiële vergissing. Verbeteringen kunnen enkel aangebracht worden indien het gaat om een manifest materiële fout in het bijzonder bestek, dit zijn : typefouten of rekenkundige fouten zoals bijvoorbeeld een verkeerde vermenigvuldiging bij de bepaling van hoeveelheden (bijvoorbeeld : 5 x 3 m² = 18 m²) of verkeerd gebruik van de aanduiding van de hoeveelheden zoals bijvoorbeeld m² i.p.v. m³ of omgekeerd. Actief Netwerkmateriaal /05/2011

16 1.5.5 Onderaannemers De inschrijver geeft in zijn offerte duidelijk aan of hij een beroep zal doen op onderaannemers. Hij beschrijft welk type contractuele relatie hem bindt met elk van zijn onderaannemers. De naam en het adres van de onderaannemers worden bij de offerte gevoegd en de inschrijver geeft aan welk(e) de(e)l(en) van de opdracht elke onderaannemer voor zijn rekening zal nemen. De inschrijvers dienen bovendien te beantwoorden aan de uitsluitingscriteria die hierna zijn vermeld in punt De inschrijver voegt bij zijn offerte alle inlichtingen waarmee de situatie van elk van zijn onderaannemers kan worden gecontroleerd Te gebruiken formulieren (terug te vinden in de bijlage bij dit bestek): Het inschrijvingsformulier: zie bijlage: inschrijvingsformulier het prijstabelformulier: zie bijlage: prijstabel inventaris het formulier voor de referenties: zie bijlage: referentiemodel Varianten Elke inschrijver kan slechts één offerte indienen; varianten zijn niet toegelaten Geldigheidsduur De inschrijver is door zijn offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de datum van de opening van de offertes. 1.6 INDIENING VAN DE OFFERTES In het kader van deze opdracht verplicht de aanbestedende overheid de toevlucht tot elektronische middelen voor het indienen van de offertes. Indien sommige documenten niet met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, of indien het uiterst moeilijk is om ze met deze middelen aan te maken, kunnen de documenten op papier worden bezorgd vóór de uiterste ontvangstdatum. De aanbestedende overheid moet vooraf akkoord gaan met het bezorgen van documenten op papier. Dik akkoord moet op het volgende adres worden aangevraagd: FOD Financiën Stafdienst ICT Cel Overheidsopdrachten Koning Albert II-laan 33 Bus Brussel Om bepaalde problemen die zich kunnen voordoen bij de verzending, de ontvangst of de opening van met elektronische middelen ingediende aanvragen tot deelneming of offertes te verhelpen, geeft de aanbestedende overheid aan de inschrijvers de toestemming om zowel een offerte met elektronische middelen in te dienen als een veiligheidskopie die is opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten omslag gestoken waarop duidelijk "veiligheidskopie" wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend in geval van een tekortkoming bij de verzending, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen ingediende aanvraag tot deelneming of offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen ingediende document. Actief Netwerkmateriaal /05/2011

17 1.6.1 Wat betreft de indiening zelf: Vóór hun opening worden de elektronische offertes ingediend via de e-tendering-website die de nodige garanties biedt inzake de naleving van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari Er dient te worden opgemerkt dat de verzending van een offerte via niet voldoet aan deze voorwaarden. Het is bijgevolg niet toegelaten om de offerte op deze manier in te dienen. Los van eventuele toegestane varianten kan elke inschrijver slechts één offerte per opdracht indienen. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes. Door zijn offerte in te dienen langs elektronische weg, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die worden aangemaakt door het ontvangende systeem, worden opgeslagen (artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996). De handtekening moet een elektronische handtekening zijn, een gescande handgeschreven handtekening wordt niet aanvaard. Zo nodig worden de gevraagde attesten gescand om bij de offerte te worden gevoegd. Meer informatie is terug te vinden op de website: Of via de helpdesk e-procurement: NL: Peter Christiaens, , e.proc@publicprocurement.be FR: Liza Torossian, , e.proc@publicprocurement.be Als een inschrijver een reeds verstuurde offerte wil wijzigen of intrekken: Dit moet gebeuren volgens de bepalingen van artikel 105 van het KB van 8 januari Het wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte kan gebeuren via elektronische weg volgens artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996 of op papier Om een reeds ingediende offerte te wijzigen of in te trekken is een schriftelijke verklaring vereist. Deze moet behoorlijk zijn ondertekend door de inschrijver of diens gemachtigde. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte, nauwkeurig worden vermeld. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden meegedeeld voor zover ze toekomt bij de voorzitter van de zitting vóór de opening van de offertes, alvorens hij de zitting opent. 1.7 OPENING VAN DE OFFERTES De publieke zitting voor de opening van de offertes zal plaatsvinden op 25 juli 2011 om 10 u. op het volgende adres: FOD Financiën North Galaxy Koning Albert II-laan Brussel Actief Netwerkmateriaal /05/2011

18 1.8 PROCEDURE VOOR DE GUNNING VAN DE OPDRACHT Alleen de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria worden in aanmerking genomen voor de evaluatie van de offertes, voor zover deze offertes regelmatig bevonden worden. Er wordt gevraagd om bijzondere aandacht te besteden aan een duidelijke en precieze presentatie van de gevraagde inlichtingen Kwalitatieve selectiecriteria De aanbestedende overheid zal een kwalitatieve selectie van de inschrijvers uitvoeren op basis van de inlichtingen met betrekking tot de persoonlijke situatie van elke inschrijver, en op basis van de informatie en documenten met betrekking tot de evaluatie van de financiële, economische en technische situatie (cf. art. 68 tot 71, K.B. 8 januari 1996). Deze eerste selectiefase wordt uitgevoerd op basis van de hierna beschreven kwalitatieve selectiecriteria Uitsluitingscriteria Administratieve vereenvoudiging Door deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingssituaties bevindt zoals bedoeld in de artikelen 17, 43 en 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid zal de juistheid nagaan van deze impliciete verklaring op eer in hoofde van de inschrijver met de best geklasseerde offerte. Daartoe vraagt ze de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de door haar bepaalde termijn om de inlichtingen of documenten te verstrekken die het mogelijk maken diens persoonlijke situatie te controleren, en dit vóór elke beslissing met betrekking tot de gunning van de opdracht. De aanbestedende overheid zal echter zelf deze inlichtingen via elektronische middelen opvragen bij de beheerders van deze inlichtingen, voor zover ze via deze middelen voor haar kosteloos toegankelijk zijn. Een inschrijver kan van deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij een open procedure. Een regularisatie a posteriori is hoe dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat Actief Netwerkmateriaal /05/2011

19 of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. In deze beide hypothesen maakt de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelneming of de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver met name in geval van toepassing van de bepalingen betreffende het natrekken van abnormale prijzen van artikel 110, 4, van het koninklijk besluit van 8 januari De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen toewijzen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van hem eveneens de onderhavige bepalingen te hebben toegepast. Eerste criterium van uitsluiting..1. De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969, die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes in regel zijn met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. De aanbestedende overheid zal die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk aan de vooravond van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en 2 die voor de bewuste aangiften geen achterstalli ge bijdragen voor een bedrag van meer dan EURO is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt respecteert. Maar ook al ligt het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger dan EURO, toch zal de inschrijver als zijnde in regel worden beschouwd, indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, 1 en 2, 1 tot 8 en 10 van de wet, of tegenover een publieke onderneming in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat minstens gelijk is, op EURO na, aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen. Voor de Belgische ondernemingen die personeel in dienst hebben dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, is de inschrijver niet langer verplicht bij zijn offerte een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid te voegen. Deze informatie kan rechtstreeks worden opgevraagd door de aanbestedende overheid via het elektronische loket. De inschrijver zal in zijn offerte het KBO nummer vermelden. 2. De buitenlandse inschrijver moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid voorleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1 een attest, afgeleverd door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk aan de vooravond van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op de bewuste datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Actief Netwerkmateriaal /05/2011

20 Wanneer een dergelijk document niet wordt afgeleverd in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring, door de geïnteresseerde partij afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land; 2 een attest in overeenstemming met 1, indien hi j personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet..3. De aanbestedende overheid kan zich in eender welk stadium van de procedure informeren, via alle middelen die ze nuttig acht, over de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid. Tweede criterium van uitsluiting. De inschrijver mag zich niet bevinden in één van de volgende situaties: 1 zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een gelijkaardige procedure die in de nationale wetgeving en reglementeringen voorkomt; 2 een verklaring van faillissement hebben ingedie nd, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een gelijkaardige procedure hebben lopen die voorkomt in de nationale wetgeving en reglementering. De inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) dat hij niet failliet werd verklaard, afgeleverd door de griffie van de bevoegde handelsrechtbank. De aanbestedende overheid zal die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Voor de buitenlandse inschrijver moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling in het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op zijn woord van eer verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit. Derde criterium van uitsluiting. De inschrijver moet in orde zijn voor wat betreft zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de BTW. De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie der Directe Belastingen, en een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie van de BTW, waaronder hij valt, dat hij in orde is inzake zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte één of meer recente attesten (maximaal zes maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) die afkomstig zijn van de bevoegde administratie(s) van zijn land, betreffende de inning van de directe belastingen en de BTW (of van taksen die in zijn land de BTW vervangen), met de vermelding dat hij in orde is voor wat betreft zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten niet worden afgeleverd in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op zijn woord van eer toevoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land. Actief Netwerkmateriaal /05/2011