Onmisbare TRANSPORT MANAGEMENT SYSTEM. Ook voor verladers. Inhoud. Behoeften. Matching

Transcriptie

1 TRANSPORT MANAGEMENT SYSTEM Tools D OSSIER Onmisbare rechterarmde keuze Het gamma software voor hulp in het beheer van transporten is naar het voorbeeld van de vraag terzake: buitengewoon groot. Hoe moet je dan het systeem vinden dat helemaal bij je behoeften past? Handleiding in twee tijden: de omschrijving van de vraag en daarna de zoektocht naar de juiste oplossing. Het juiste Transport Management System kiezen, is niet bepaald gemakkelijk. Er zijn tal van toepassingen, hun functies lopen uiteen en de behoeftes van de gebruikers meestal evenzeer. Heel wat functies (loonbeheer, opvolging van het verbruik, planning van de rondes) hebben nog altijd hun eigen software. En toch breken de echte Transport Management Systems steeds meer door. Ook voor verladers Behoeften De eerste fase van de operatie is de juiste omschrijving van je behoeften. Die beginstap omvat o.a. een objectieve benadering van je eigen activiteiten. Buiten de noodzaak van zelfevaluatie zal de koper van een TMS ook blijk moeten geven van openheid van geest. Met één leidmotief: aanvaarden de keuze van het verleden op de helling te zetten en je denkkader openstellen, teneinde nieuwe of alternatieve oplossingen te kunnen bedenken. En vergeet ook niet naar de economische levensvatbaarheid van de leveranciers te peilen. Matching De tweede stap is de matching. Het is zaak uit de beschikbare oplossingen juist degene te kiezen die het beste past bij je behoeftes. Maar de ideale oplossing bestaat niet noodzakelijkerwijze. Een beroep doen op één enkele leverancier voor heel van een Transport Management System verloopt in twee tijden: je behoeftes juist omschrijven en dan de overeenstemmende software(s) vinden. het TMS is niet altijd goed voor alle soorten van vervoer. Het komt er dan ook op aan de geschiktste combinatie van meerdere leveranciers te vinden en dan de voorkeur te geven aan de wederzijdse verenigbaarheid van de verschillende elementen, een verenigbaarheid die minstens op halflange termijn gewaarborgd moet zijn. Buiten de criteria inzake functionaliteit komen nog andere factoren in aanmerking: de prijs is er één van, de zwaarte van de installatie en het gebruik een andere... en de daadwerkelijke hulp van de leverancier is een derde. Waar de transporteurs natuurlijk bij de grootste klanten van de leveranciers van Transport Management Systems zijn, zou het verkeerd zijn te denken dat zij de enigen zijn. Ook de verladers hebben er alle belang bij aan de spits van de technologie te blijven. Voor hen liggen de zaken wel anders. Hun doel is gewoon de beste transporteur te kiezen. Een goede software zal hun de kans geven het concurrerend karakter van een offerte te beoordelen. De verladers moeten bovendien hun lading permanent kunnen volgen. Een efficiënt instrument om de goederenstroom te volgen, is dus doorgaans onmisbaar. Laatste aspecten waarmee de verladers rekening moeten houden: de voorfacturering en de controle van de facturering. Beheren is immers voorzien. Die post alleen al zou kunnen volstaan om een verlader te overtuigen een efficiënt Transport Management System aan te schaffen. Inhoud Xavier Rigo Kiezen is afstand doen van p.68 Volg de draad (van Ariadne) p.70 Truck&Business

2 TRANSPORT MANAGEMENT SYSTEM Kiezen, is afst Via zijn boordcomputer staat de chauffeur regelmatig in contact met zijn dispatcher. Beiden kunnen met die communicatie flink wat tijd winnen. De computerprogramma s voor hulp bij het beheer van transportbedrijven zijn de laatste jaren fel verbeterd en geperfectioneerd. Van eenvoudige software voor de organisatie van rondes zijn de Transport Management Systems echte polyvalente instrumenten met heel wat uiteenlopende functies geworden. Kan je een transportbedrijf nog leiden zonder de nieuwe informatietechnologieën te gebruiken? Bevestigend antwoorden zou totaal verkeerd zijn: de verschillende programma s op de markt zijn kostbare instrumenten, waaraan geen enkele constructeur nog kan verzaken. Welke behoeftes? Vandaag de dag is alles (of toch bijna) op de markt (zie ook elders). De waaier oplossingen is nooit zo breed geweest, van de eenvoudigste tot de meest geperfectioneerde. De beheerder moet maar kiezen. Maar hoe moet je nu gaan winkelen? Welke elementen geven de doorslag in de keuze van een bepaalde software? Om de geschiktste formule zo nauwkeurig mogelijk te omschrijven, moet je je afvragen wat je er juist van verwacht, onderstreept Jean-Marie Sohier, consultant bij Sealord. Heb je een gewone routeplanner nodig, een systeem voor beheer van de bestellingen of een heuse totale oplossing? Doorgaans vloeit het antwoord op die vragen vrij logischerwijze voort uit de soort van activiteiten van de onderneming. Uiteindelijk zal die meestal de keuze van een een of andere toepassing bepalen. Het probleem is dat een bedrijf soms in verschillende sectoren actief is. Een brouwer bijvoorbeeld zal enerzijds moeten zorgen voor de distributie van zijn producten bij veel klanten op heel het grondgebied, maar ook voor de regelmatige verbindingen naar zijn opslagplaatsen. Dat zijn twee zeer uiteenlopende activiteiten, onderstreept Jean-Marie Sohier. Maar kiezen is afstand doen van... De verschillende toepassingen Er zijn toepassingen voor alle soorten van vervoer: volledige loten (kipwagens, bulk, tank of container), groepage (huif of onder geleide temperatuur), uitzonderlijk vervoer, distributie, expeditie, autovervoer, transport van dieren enz. Tot die toepassingen behoren hoofdzakelijk het klantenbeheer (beheer van de contacten, de afspraken, de prijzen, de offertes, de contracten enz.), het beheer van de bestellingen (inbreng, opvolging, facturering...), het beheer van de transportplanning (vooruitzichten, opvolging en reporting van de rondes), het technisch beheer van de vloot (technische opvolging van de voertuigen, beheer van de garage enz.), de reporting (publicatie van verslagen over de leveringen en rondes, eventueel via internet), de communicatie met de boordcomputers (integratie van de gegevens van de boordcomputers of PDA s...), de verbinding met andere informaticasystemen (administratieve opvolging, ERP, loonberekening, Warehouse Management Systems), noem maar op. 68 Truck&Business 187

3 Tools D OSSIER and doen van De functies van een TMS Strategisch Operationeel Transporteur Klantenbeheer Beheer bestellingen Opdrachtgever Reporting, opvolging kwaliteit Dispatching Tracking & Tracing Administratieve opvolging WMS Technisch Technische opvolging van de vloot Freeware, een mogelijke oplossing Vooraleer je halsoverkop in tijd- en geldrovende investeringen te storten, kan je misschien de gratis mogelijkheden uitproberen, suggereert Jean-Marie Sohier. Er bestaat immers nogal wat freeware, die je gratis van het internet kan halen en wellicht tegemoetkomt aan de behoeften van veel dispatchers. De site ViaMichelin.fr, één van de gekendste, geeft je bijvoorbeeld de mogelijkheid een reisweg tussen twee punten te berekenen, met inachtneming van verschillende ritten. De gebruiker kan zelf de gewenste soort van reisweg bepalen (de snelste, de kortste, langs autowegen of zonder tol). De interface bevat ook een berekening van de afstand en de kostprijs van de reisweg. Die laatste functie houdt rekening met het gemiddeld verbruik en de door de gebruiker ingevoerde prijs van de brandstof. Buiten het probleem van de toepassing is er nog een tweede belangrijke zaak in de keuze: de onderlinge werkbaarheid van de systemen. Dat is fundamenteel vanaf de eerste investering, legt Jean-Marie Sohier uit. Ook al moet je bij de start maar een eenvoudige formule hebben, niets zegt dat in de toekomst geen andere toepassingen nodig zullen worden. Die dag zal de beheerder zich de handen wrijven, vermits in plaats van een nieuw volledig systeem te moeten kopen, een aanvulling zal volstaan. Levensvatbaarheid van de leverancier Buiten de louter technische factoren moet je nog met andere criteria rekening houden in keuze van een TMS. Jean-Marie Sohier nadrukkelijk : Een zeer belangrijk element is de stabiliteit en levensvatbaarheid van de leverancier. Een paar jaar geleden zijn met de boom van de nieuwe technologieën inderdaad een boel bedrijven op de markt gekomen, elk met hun eigen oplossing. De meesten hebben zware investeringen moeten doen in de ontwikkeling van die oplossingen, wat hun budgetten nogal aantastte en heel wat bedrijven verplichtte de deuren te sluiten. Nogmaals Jean-Marie Sohier: De transporteurs en vlootbeheerders die zo hun leverancier hebben verloren, zijn met de kous op de kop thuisgekomen. Het lijkt mij dus vanzelfsprekend alleen vertrouwen te stellen in een leverancier wiens levensvatbaarheid is verzekerd. In de mate van het mogelijke natuurlijk... Per slot van rekening is het allemaal duidelijk: dé universele oplossing bestaat niet. Elk transportbedrijf heeft zijn eigenheid en moet dan ook het juiste schoentje aantrekken wil hij een Transport Management System. En desnoods een schoenlepel gebruiken... Xavier Rigo Truck&Business

4 Volg de dra TRANSPORT MANAGEMENT SYSTEMS Op basis van de aankoopgids vervoer, die uw blad Truck & Business uitgeeft, hebben wij de leveranciers van Transport Management Systems (TMS) gecontacteerd. Het idee? Voor u de draad van Ariadne ontrollen, die u zal begeleiden in de doolhof van producten die op de markt verkrijgbaar zijn. Het aanbod van Transport Management Systems is inderdaad ruim. Wij zijn te rade gegaan bij de leveranciers, die daadwerkelijk globale beheerssystemen voor transportbedrijven verdelen, dus niet de bedrijven die alleen gespecialiseerd zijn in boordnavigatie, hardware en software voor het beheer van garages. Idem dito voor de zuivere routeplanners genre Winroute, die weliswaar onmiskenbaar nuttig zijn om planningen op te maken, maar nicheproducten en geen echte TMS blijven. In dezelfde gedachtengang werken in een voor dit kader (te) specifieke niche van de TMS bedrijven als Tachostore, Solid en Orditool, voor het beheer van de digitale tachograaf en het technisch beheer van de voertuigvloten. Die specifieke software kan het voordeel hebben bijzonder goed geschikt te zijn voor een bepaald aspect van de TMS, op voorwaarde dat ze harmonieus passen in de reeds bestaande IT-structuur. Eerste vaststelling: Windows is het meest gebruikte platform voor de specifieke software. Niet meer dan normaal ook, gelet op de overheersing van het exploitatiesysteem in de ondernemingen. Alle systemen zijn ontwikkeld om het beheer van de bestellingen en de klanten en een doorgedreven managersreporting mogelijk te maken. De meeste systemen omvatten ook een aansluiting op de diverse boordcomputers, een functie die gewoon onmisbaar is geworden. De gecontacteerde leveranciers zijn bovendien specialisten in vervoer, die hun ervaring met informatica benut hebben om maatsystemen te ontwikkelen, zelfs voor nicheactiviteiten in het vervoer. Denk maar aan de ophaling van afval en het tankvervoer. Vergeet ook niet dat sommige leveranciers van software het risico hebben genomen een indicatieve prijs voor de aankoop van een basissysteem te geven, waarvoor onze dank. Die prijzen zullen natuurlijk uitgeplozen moeten worden tijdens uw tocht door de markt, om juist te weten wat ze inhouden, o.a. wat de eventuele bijwerking van de software aangaat. Wij kunnen niet genoeg herhalen hoe belangrijk de evolutiemogelijkheden van de systemen en de achtenswaardigheid van de desbetreffende bedrijven zijn. Die evolutie van de systemen zal het mogelijk maken de software netjes te doen passen in de evolutie van de activiteiten van uw bedrijf. Hoeveel bedrijven oefenen immers vandaag de dag nog uitsluitend hun historische activiteit uit? De gekozen software zal de beheerder de kans moeten geven nieuwe activiteiten in te kaderen in het dagelijks beheer van de onderneming. De achtenswaardigheid van de leverancier moet gemeten worden naar zijn duurzaamheid en de klantenreferenties die hij kan voorleggen. Benoît Dorthu De merkgebonden systemen Bedrijf URL Naam van de software Systeem (Windows, Linux, Unix, iseries ) Klantenb eheer BF Engineering SA Securysatfleet Windows BST (Turnhout) EFIS Windows, Linux, Unix Groeneveld (Kruibeke) ja/neen Roadrunner Unix IG SOFT (Liège) TRANSOFT Windows Interchain Belgium (Stabroek) Chainware itransport Intris (Schoten) TRIS ISDG (Broechem) LIS (in België vertegenwoordigd door LogicWay) ORTEC (Kampenhout) Punch Telematix (Wervik) TRP software (Data Logger software) Unix, Linux onafhankelijk van het systeem Windows XP WinSped Windows SHORTREC Windows Moontown.NET FleetWorks Linux, Windows S.I. GROUP (Chaineux) ROAD MANAGER Windows SFMT SWAC International (Ostende) Orditool Solid Tachostore Windows TMWSuite Windows Transics (Ieper) TAS Windows Ook de vrachtwagenconstructeurs hebben eigen computersystemen voor hulp in het beheer, doorgaans op basis van een boordinformaticasysteem waarmee aansluitingen met de planning mogelijk zijn. Ze dragen namen als Infomax (Renault Trucks), Dynafleet Online (Volvo Trucks), Interactor (Scania), TeleMatics (MAN) en FleetBoard (Mercedes-Benz). Young & Partners (Harelbeke) Zen Soft Belgium (Heusden-Zolder) NaviTrans Windows TRUCKSOFT Windows, Linux Unix 70 Truck&Business 187 Klantenbeheer: beheer van de contacten, de afspraken, de prijzen, de offertes, de contracten Beheer bestellingen Reporting: publicatie van verslagen over de bestellingen en rondes Verbinding boordcomputer: integratie van de

5 Tools D OSSIER ad (van Ariadne) Beschikbaar Niet beschikbaar Beheer bestellingen Planning transporten Technisch beheer vloot verbindingen boordcomputer Reporting Reporting via web Specialiteit Aantal gebruikers Investering voor basissysteem ja/neen ja/neen ja/neen ja/neen - welk type ja/neen ja/neen van tot vanaf. PDA verhouding traject privé-professioneel; waarschuwing via analoge/digitale sensoren, beheer van markeerders 1 tot > jaarabonnement GPS/GPRS/server inbegrepen Option groepage, volledige lading, containers, distributie van 1 tot meer dan EUR Greenlog, TopIQ Transics en op maat Punch, Transics, Aventeon reporting routebeschrijvingen Data Logger, boordcomputer 11 modellen, waaronder Qualcomm, FleetBoard en VDO Alle courante boordcomputers planning-, opslag- documentbeheer, analytisch beheer, alle transporttypes, open architectuur facturatie en link naar de software boekhouding / groepage / visuele planning groepage, multimodaal transport, Alert Management, stroombeheer, EDI/XML integratie, Webservice Integratie met iwarehousing, iforwarding, icustoms integrale logistieke prestaties (groepage, volledige lading, distributie, tanktransport, containers ) van 4 tot van 10 tot + de van 1 tot EUR vanaf 2000 EUR excl. BTW vanaf EUR Prijs bepaald door aantal users verslag van de uurprestaties vanaf 895 EUR alle transporttypes EUR Word, Excel, Business Objects software voor planning van de rondes, optimalisatie van de lading voor opleggers, containers, wagons CarSphere distributie, pakjesdienst CarCube tanktransport optionele module PDA, Qualcomm, Elocom, alle types optionele module lot, groepage, multimodaal, container/mobiele kisten, huisvuil, autotransport vanaf EUR 1 tot EUR beheer van de kostprijs per kilometer 1 tot 1500 EUR ICS, Qualcomm, alle types (open systeem) volledige lading, distributie, tanktransport. alle types transport vanaf EUR / voertuig volledige lading, groepage, distributie, verzending, alle voertuigtypes EUR open systeem : CarCube, ICS, Dynafleet, Qualcomm, Psion, Tools voor interne en externe verspreiding diverse modules beschikbaar: volledige ladingen, groepage, distributie, spoedbestellingen Prijs volgens modules en gekozen functionaliteiten volledige lading, containers, afval van 1 tot EUR : notering bestellingen, opvolging, facturering Planning transporten: vooruitzichten, opvolging en verslag over de rondes Technisch vlootbeheer: technische opvolging van de voertuigen, werkplaatsbeheer gegevens van de boordcomputers/pda Reporting via web: opvolging van de evolutie van de bestellingen via internet Specialiteit: groepage, volledige ladingen, distributie, tankvervoer, containers, afval... Truck&Business