Digitale beslissingen met het DTP van de Vlaamse Overheid

Transcriptie

1 Digitale beslissingen met het DTP van de Vlaamse Overheid 1. Inleiding Er zijn meerdere manieren, zowel analoog als digitaal, om een rechtsgeldige beslissing vast te stellen. De essentie daarbij is om op ondubbelzinnige wijze de inhoud van de beslissing rechtskracht te verlenen zodat bij eventuele betwisting of onduidelijkheid steeds de originele of authentieke beslissing kan vastgesteld worden. Daarbij wordt ernaar gestreefd om zowel de originele beslissing als eventuele afschriften op dergelijke wijze te verzegelen (bv. letterlijk door een unieke en moeilijk te repliceren stempel) dat manipulatie moeilijker en liefst onmogelijk wordt. Bij twijfel moet steeds een origineel exemplaar beschikbaar kunnen gesteld worden. Een originele/authentieke beslissing/vergunning heeft bijgevolg 2 belangrijke eigenschappen: - Uit het document/bestand moet blijken dat de bevoegde perso(o)n(en) akkoord is/zijn met de inhoud van het document/bestand - De inhoud is beveiligd en kan a priori niet gewijzigd worden Er zijn verschillende manieren om beide resultaten te bereiken. Eén van de manieren is het gebruik van het Digitaal Tekenplatform (DTP) van de Vlaamse Overheid. Dit systeem laat toe om een pdfdocument met de e-id-kaart te ondertekenen waarbij het bestand tevens versleuteld wordt zodat er steeds een éénduidige band is tussen het ondertekend bestand en de (e-id)-handtekening(en). Om een bestand digitaal te ondertekenen zijn er drie stappen: - Een document (Microsoft Office, Open Office of pdf) wordt volledig gefinaliseerd met ruimte voor 1 of meerdere handtekeningen - Dit document wordt doorgestuurd naar het DTP-systeem (via mail of webservice) om het onderteken-klaar te maken : het document wordt automatisch geconverteerd naar pdf en er wordt een of meerdere kaders gegenereerd waar de handtekening met de e-id-kaart zal kunnen geplaatst worden. Dit pdf-bestand wordt terugbezorgd aan de aanvrager - Het ondertekenklaar pdf-bestand wordt geopend in een pdf-reader. De e-idkaart wordt ingelezen. Een handtekeningkader wordt geselecteerd en met de pincode wordt de handtekening geplaatst. Het pdf-bestand wordt opgeslagen. Dit gebeurt telkens opnieuw sequentieel door iedereen die het bestand moet/wil tekenen. Er kunnen dus drie versies van het bestand bestaan: de versie voorafgaand aan het onderteken-klaar maken, het onderteken-klaar bestand en het ondertekend bestand. Men kan er zelf voor kiezen om de verschillende versies te overschrijven zodat er altijd maar 1 versie is, of de versies verschillende namen geven zodat men telkens naar een voorbereidende/vorige versie terug kan. In het kader van het project Digitale Bouwaanvraag/Omgevingsloket worden de functionaliteiten van het Digitaal Tekenplatform (DTP) van de Vlaamse Overheid uitgebreid om op een correcte manier

2 beslissingen digitaal te ondertekenen, zowel vanuit de eigen toepassingen van de lokale besturen of de Vlaamse Overheid als via het Omgevingsloket. In afwachting van deze uitbreiding werd vanuit de lokale besturen de vraag gesteld naar mogelijk alternatief gebruik van het DTP-systeem. Deze nota suggereert een aantal mogelijke manieren waarop via het DTP-systeem een vergunningsbeslissing digitaal kan ondertekend worden. Het gebruik van het DTP-systeem wordt in detail uitgelegd in de gebruikershandleidingen die op de website ( en beschikbaar wordt gesteld en die hierbij als bijlagen worden gevoegd. Deze handleidingen bieden verdere praktische tips rond voorzieningen witruimte met het oog op de digitale handtekeningen die hier niet opnieuw herhaald worden. De minimale configuratie-vereisten voor het gebruik van het DTP-systeem zijn (cf. website): - eid-reader (extern of intern) - Adobe Reader versie 9.3 of recenter (de handleiding gaat uit van versie XI) - eid-middleware Het DTP-systeem kan meerdere bestandformaten (Microsoft Office, pdf, libreoffice, ) verwerken en omzetten naar een onderteken-klaar pdf-bestand. Een onderteken-klaar pdf-bestand kan door maximaal 10 personen ondertekend worden (standaard tot 3 personen, via het sjabloon FREE tot 10 personen (zie verder)). Er zijn drie manieren om, als lokaal bestuur, één of meerdere bestanden onderteken-klaar te maken met behulp van het DTP-systeem: via mail, via webservices en via sharepoint. Elke wijze heeft zijn voor- en nadelen waarbij de specifieke situatie/werking moet uitwijzen welke de meest aangewezen manier is. 2. DTP via mail De meest directe en eenvoudige manier om een beslissing digitaal te ondertekenen is via mail. Deze aanpak heeft 2 beperkingen: - Er kan 1 bestand per keer aangeboden worden via mail; - Het bestand mag maximaal 10 Mb groot zijn. Bij het aanbieden van een vergunningsbeslissing zijn er twee mogelijk situaties: de vergunningsbeslissing bestaat uit 1 beslissingsdocument (BD) of de beslissing bestaat uit 1 BD en één of meerdere bijlagen (bv. plannen). Analoog worden zowel het BD als elke bijlage ondertekend door de bevoegde personen. Digitaal zijn er via DTP-mail meerdere mogelijkheden wanneer de beslissing (oorspronkelijk) uit meerdere bestanden bestaat.

3 2.1. Eén ondertekend beslissingsbestand Indien de beslissing uit meerdere bestanden bestaat, kunnen alle bestanden voorafgaand aan de mail, samengevoegd worden tot 1 bestand (BD + bijlage(n)). Met het oog op de plaats waar men het betreffende pdf-document wenst te ondertekenen zijn er opnieuw meerdere mogelijkheden: type GEN1 GEN3 Met gebruik van de type GEN1, GEN2, GEN 3 wordt achteraan het document de mogelijkheid geboden aan 1, respectievelijk 2 of 3 personen om het bestand te ondertekenen. De handtekening verschijnt dan op de laatste pagina van het samengestelde pdf-bestand (in geval van bijlagen dus na de laatste bijlage). Met het oog op de visualisatie van de beslissing kan in het geval van bijlagen en indien gewenst, aan het einde van het BD een virtuele handtekening gesimuleerd worden (bv. via een scan of tekst), het bestand blijft in elk geval rechtsgeldig ondertekend type GENX Indien men de handtekening(en) op een specifiek plaats in het (samengestelde) bestand wenst, kan men gebruik maken van het type GENX, waarbij men pagina en plaats op de pagina kan specifiëren (zie handleiding voor concreet voorbeeld). Hiermee is het mogelijk om bijvoorbeeld, bij een beslissing van 20 pagina s, waarbij het BD de eerste 4 pagina s beslaat, aan te geven dat de handtekening dient geplaatst te worden op pagina 4, met de precieze XY-coördinaten. Hierbij is het aangewezen om de beslissingsdocumenten op basis van een vast sjabloon aan te maken waarbij de handtekeningen telkens op een vaste plaats op de pagina komen zodat steeds dezelfde coördinaten kunnen gebruikt worden (met variatie van de pagina waarop de handtekening komt). Opgelet! In de handleiding staat niet dat elke lijn in het bericht moet afgesloten worden met een ; : Vb: Type=GENX; Veld=75/80/3 Het voordeel van dit systeem ten opzichte van het volgende (2.1.3) is dat voorafgaand de plaats voor de handtekening wordt bepaald. De persoon die ondertekent wordt onmiddellijk naar de juiste plaats geleid type FREE De meest flexibele oplossing is type FREE. Hiermee wordt voorafgaand niet meegedeeld hoeveel handtekeningen en waar men deze geplaatst wenst te zien, maar wordt bij het ondertekenen door de betrokken persoon zelf aangegeven waar hij/zij wenst te ondertekenen. Tot 10 personen kunnen zo een bestand digitaal ondertekenen (zie snelgids) De laatste persoon kan dan het bestand vergrendelen.

4 Deze nota werd als voorbeeld ondertekend met dit type, nadat via een pdf-toepassing, voorafgaand aan het aanbieden aan het DTP-systeem, de 2 handleidingen en de nota werden samengevoegd meerdere ondertekende beslissingsbestanden Wanneer het samengestelde bestand, de 10 Mb overschrijdt, moet de beslissing in meerdere deelbestanden gesplitst worden. In principe wordt dan best het BD als 1 bestand behandeld en alle bijlagen maximaal samengevoegd tot bestanden van max. 10 Mb. Elke bijlage refereert naar het BD zodat duidelijk is tot welk BD de betreffende bijlage behoort. In deze situatie is het gebruik van het type GEN1-GEN3 het meest logisch, al kunnen ook de andere types natuurlijk nog steeds toegepast worden (bijvoorbeeld wanneer er meer dan 3 handtekeningen zouden nodig zijn).

5 3. DTP via webservices Indien men op bredere schaal, verder dan de vergunningsbeslissingen, gebruik wenst te maken van het DTP-systeem voor het digitaal ondertekenen van documenten en bestanden, kan men overwegen om vanuit het document(beheers)systeem van het lokale bestuur de webservices van het DTP-systeem aan te spreken. Het nut van digitaal ondertekende documenten, attesten, beslissingen overstijgt immers ook ruim de scope van het project Digitale Bouwaanvraag en kan voor ALLE diensten van het lokaal bestuur nuttig aangewend worden. Deze webservices laten immers toe om bijvoorbeeld verschillende bestanden als dossier over te maken zodat deze in globo beveiligd worden terwijl maar 1 handtekening nodig is om het hele dossier te ondertekenen. Indien structureel zou gebruik gemaakt worden van het DTP-systeem voor digitale handtekening, kan tevens overwogen worden om de beschikbare webservices verder uit te breiden of te verfijnen in functie van de eigen noden. Het DTP-team heeft op aanvraag een cookbook beschikbaar voor de implementatie van deze webservices (cf. dtp.lokalebesturen@vlaanderen.be). Het grote voordeel van het gebruik van de webservices is dat de mailbeperkingen hier niet gelden (max 1 bestand, max 10 Mb) en het DTP -systeem zeer gericht kan aangesproken worden. Via de webservices kan ook een internet-toegang aangesproken worden om via een browser een bestand of document te ondertekenen in plaats van het bestand eerst te moeten binnenhalen en dan te openen in een pdf-reader. 4. DTP via sharepoint VO Vanuit het sharepoint-documentbeheer-systeem van de Vlaamse Overheid kunnen de standaard webservices van het DTP-systeem reeds aangesproken worden om een document of dossier onderteken-klaar te maken. Vanuit deze sharepoint omgeving is het zo eveneens mogelijk om naast een individueel bestand ook dossiers onderteken-klaar te laten maken via het DTP-systeem. Dit vereist evenwel dat de betrokken ambtenaar toegevoegd wordt aan de sharepoint omgeving, dat deze inlogt in het sharepoint-systeem, de verschillende bestanden, al dan niet in bulk, oplaadt en dan de dossiers individueel aanbiedt om onderteken-klaar te maken. Deze dossiers kunnen dan terug gedownload worden naar de eigen infrastructuur en door de betrokken perso(o)n(en) ondertekend worden. Gelet op het gebruikersbeheer van sharepoint en de verschillende administratieve handelingen is dit systeem niet structureel houdbaar, maar zou het, voor individuele, omvangrijke dossiers een oplossing op korte termijn kunnen bieden.

6 5. Conclusie Bij gebruik van de mail-versie van het DTP-systeem is het belangrijk de omvang van de beslissing nauwlettend te monitoren en het beslissingsdocument op een efficiënte manier te formuleren. Indien de beslissing bijlagen bevat, kunnen die geïntegreerd worden in het bestand, voor zover de maximum omvang niet overschreden wordt. De ambtenaar die het dossier voorbereid kan kiezen waar de handtekening(en) dienen geplaatst te worden, ofwel achteraan GEN1-GEN3, ofwel op een specifieke plaats GENX of FREE. Bij grotere bestandenzijn er 2 mogelijkheden: ofwel meerdere gegroepeerde bestanden laten ondertekenen (met dan een duidelijke referte bij de bijlage naar het beslissingsdocument (zoals dat ook voor analoge bijlagen het geval is) ofwel via het sharepoint-systeem van de VO een dossier ter ondertekening aanbieden. Brussel Digitaal ondertekend door Paul Van Lindt (Signature) Datum: :26:07 +02'00' Paul Van Lindt. BIJLAGE 1: Gebruikershandleiding Digitaal tekenplatform BIJLAGE2: Snelgids digitaal ondertekenen (in Adobe Reader XI) BIJLAGE3: Handleiding sharepoint-dtp

7 Entiteit e-government en ICT-Beheer Gebruikershandleiding Digitaal tekenplatform Voor intern gebruik binnen de Vlaamse overheid en lokale overheden Meer info op of Inhoudstabel 1. Introductie Wat heb ik nodig om het digitale tekenplatform te gebruiken? Hoe verloopt het digitaal ondertekenen? Document tekenbaar maken... 5 Stap 1: bereid uw document voor... 5 Voorgedefinieerde lay-outs (GEN1, GEN2, GEN3)... 5 Aanpasbare lay-out (GENX)... 7 Vrije lay-out (FREE)... 8 Stap 2: mail uw document naar het digitale tekenplatform... 8 Stap 3: uw bestand wordt omgezet naar een tekenbaar document... 9 Stap 4: uw tekenbaar document wordt teruggestuurd Document digitaal ondertekenen Digitale handtekeningen valideren Automatische validatie handtekening Manuele validatie handtekening Mogelijke statussen digitale handtekeningen Wanneer is een digitale handtekening ongeldig? Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

8 Entiteit e-government en ICT-Beheer 1. Introductie Dankzij het digitale tekenplatform (DTP of e-signingplatform) kan u uw documenten rechtsgeldig digitaal handtekenen. Het digitale tekenplatform zet documenten om naar tekenklare PDF s, die u vervolgens kunt ondertekenen met behulp van uw elektronische identiteitskaart(eid) en uw pincode. Dit gemeenschappelijke platform wordt u aangeboden door de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-ib). U kan op drie manier gebruik maken van de digitale tekendienst: Via een interface, gratis beschikbaar voor alle medewerkers van de Vlaamse overheid en lokale besturen. Deze interface wordt beschreven in deze handleiding. Via een webservice waarmee u de functionaliteit van het digitaal ondertekenen in uw toepassing kan integreren door middel van een IT-project. Via een webinterface waarmee u de functionaliteit van het digitaal ondertekenen in uw web-toepassing kan integreren en het teken via de browser afhandelen. Mogelijke toepassingen van het digitaal tekenplatform zijn: het digitaal ondertekenen van contracten tussen de Vlaamse overheid en toekomstige werknemers; het afhandelen van subsidiedossiers die getekend moeten worden door meerdere partijen; het beheren van digitale bouwdossiers en interne formulieren,. INFO: de schermafbeeldingen in deze handleiding kunnen licht verschillen, afhankelijk van de versie van Adobe Reader die u gebruikt. In deze handleiding werd Adobe Reader v11 gebruikt. OPGELET: Adobe Reader versie 11 (XI) bevat een bug die digitaal ondertekenen niet mogelijk maakt. Vanaf versie is de bug opgelost en upgraden naar deze versie is dus aangewezen. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

9 Entiteit e-government en ICT-Beheer 2. Wat heb ik nodig om het digitale tekenplatform te gebruiken? OPGELET: indien u beschikt over een Microsoft-Windows-PC van de Vlaamse overheid - via de ICT-dienstenleverancier voldoet uw computer automatisch aan de nodige vereisten en hoeft u niets te ondernemen om te werken met het DTP. Wenst u het digitale tekenplatform te gebruiken, dan dient uw computer aan volgende vereisten te voldoen: Draaien op één van de ondersteunde besturingssystemen: o Windows XP of recentere versie o Red Hat Linux WS 5, SUSE Linux Enterprise Desktop (SLED) 10 en Ubuntu 6.10 o o Mac OS X v of recentere versie Solaris 10 u5 of OpenSolaris of recentere versie Beschikken over een eid-reader (extern of intern) Beschikken over volgende software: o Adobe Reader v9.3 of recenter: hiermee kunt u een digitaal ondertekend document raadplegen en documenten digitaal ondertekenen. Adobe Reader is gratis te downloaden op twee manieren: Via het programma HP CAE (Client Automation Application Self-Service Manager dat u terugvindt op uw pc: meer info over HP CAE op het ICTextranet. Dit programma wordt enkel gebruikt binnen de Vlaamse overheid. Voor het downloaden van Adobe Reader via HP CAE hebt u geen installatierechten nodig. De laatste versie van Adobe Reader kan steeds gratis gedownload worden vanaf Hiervoor hebt u wel installatierechten nodig. OPGELET: indien u niet beschikt over een Microsoft-Windows-PC van de Vlaamse overheid (via de ICT-dienstenleverancier) dan dient u Adobe Reader nog te configureren. Zie configuratie handleiding op o o o Microsoft Office 2003 of recentere versie, OF LibreOffice: hiermee kunt u een document voorbereiden dat u in een later stadium digitaal wil (laten) ondertekenen. eid-middleware: dit zorgt voor de communicatie tussen de eid-kaartlezer en Adobe Reader (bijvoorbeeld: FEDICT). Deze software kan gratis gedownload worden vanaf (installatierechten nodig) Sun Java Runtime 5 of hoger om met de eid-middleware te kunnen communiceren, enkel indien een andere webbrowser gebruikt wordt dan Internet Explorer. Zie (installatierechten nodig) Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

10 Entiteit e-government en ICT-Beheer 3. Hoe verloopt het digitaal ondertekenen? Om een document digitaal te ondertekenen, moeten volgende stappen doorlopen worden. Mogelijk zijn niet alle stappen relevant voor u: Document tekenbaar maken: Maak uw document op en bepaal de positie(s) waar de digitale handtekening(en) in uw document moeten komen. Maak hiervoor gebruik van de verschillende lay-outs handtekenposities van het DTP. Stuur het document via mail naar het DTP en ontvang een tekenklare PDF-versie van uw document. Document digitaal ondertekenen: Onderteken met uw e-id-lezer in het Adobe- Reader-programma het PDF-document en stuur het eventueel door naar anderen die het ook moeten ondertekenen. Digitale handtekening valideren: Controleer of alle digitale handtekeningen valide zijn en of het document niet gewijzigd is na het plaatsen van uw handtekening. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

11 Entiteit e-government en ICT-Beheer 4. Document tekenbaar maken Om een document digitaal tekenbaar te maken moet u enkele stappen doorlopen. STAP 1: In een eerste stap moet u uw document (Microsoft-Office- of Libre-Officedocument) voorbereiden door te bepalen waar de handtekenvelden moeten komen. STAP 2: Vervolgens moet u het document verzenden naar het digitale tekenplatform. STAP 3: Het digitale tekenplatform zet het om naar een tekenbaar document. STAP 4: Dit tekenbaar document in pdf-formaat wordt u onmiddellijk teruggestuurd via mail. Stap 1: bereid uw document voor Waar het handtekenveld juist moet komen op uw document zal uiteraard afhangen van de opzet en structuur van uw document. In bepaalde gevallen wilt u de handtekening onderaan plaatsen of juist bovenaan; moeten er drie personen kunnen tekenen; moet uw handtekening op de tweede pagina komen; enzovoort. Om al deze mogelijkheden te kunnen opvangen maakt het digitale tekenplatform gebruik van verschillende templates of lay-outs. U kan kiezen uit: - drie voorgedefinieerde lay-outs met de naam GEN1, GEN2 en GEN3, - een aanpasbare lay-out: GENX, - een vrije lay-out: FREE. Onderstaand beschrijven we het gebruik van deze verschillende lay-outs. Het type lay-outs geeft u bij stap 2 door in het bericht naar het digitaal tekenplatform zo bepaalt u de juiste positie van de handtekenvelden. INFO: Binnen DTP wordt gewerkt met verschillende lay-outs die echter geen fysieke documenten of templates zijn. Lay-outs zijn eerder handtekenposities die gebruikt kunnen worden in de maildienst van DTP. Voorgedefinieerde lay-outs (GEN1, GEN2, GEN3) Bij deze lay-out wordt het handtekenveld op een voorgedefinieerde positie geplaatst. Voorzie daarom de nodige blanco regels in het te tekenen document: hier zal het digitale tekenplatform de handtekeningvelden plaatsen die nodig zijn om een document digitaal te ondertekenen. Het aantal gewenste handtekeningen bepaalt waar u blanco ruimtes moet voorzien. Het digitale tekenplatform hanteert momenteel drie voorgedefinieerde lay-outs voor het bepalen van het aantal en de plaats van de handtekeningvelden: GEN1, GEN2 en GEN3. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

12 Entiteit e-government en ICT-Beheer Wilt u één handtekening toevoegen, kies voor GEN1 en voorzie op de juiste plaats (laatste pagina) blanco regels. Wenst u twee handtekeningen toe te voegen, kies dan voor GEN2 en voorzie op de juiste plaats (laatste pagina) blanco regels. Wenst u drie handtekeningen toe te voegen, kies dan voor GEN3 en voorzie op de juiste plaats (laatste pagina) blanco regels. De positie van een handtekeningveld wordt bepaald door een combinatie van x- en y-coördinaten die gemeten worden vanaf de linkerbenedenhoek van de pagina. De coördinaten x=0 en y=0 verwijzen dus naar de uiterste linkerbenedenhoek van de pagina. De breedte van een handtekeningveld is altijd 61 mm of 172 punten. De hoogte bedraagt 32 mm of 90 punten. Handtekening 1: Pagina: laatste pagina Plaats: links onderaan x-coördinaat: 25mm of 71 pt y-coördinaat: 80mm of 228 pt Handtekening 1: Pagina: laatste pagina Plaats: links onderaan x-coördinaat: 25mm of 71 pt y-coördinaat: 80mm of 228 pt Handtekening 1: Pagina: laatste pagina Plaats: links onderaan x-coördinaat: 25mm of 71 pt y-coördinaat: 115mm of 327 pt Handtekening 2: Pagina: laatste pagina Plaats: naast handtekening 1 x-coördinaat: 123mm of 350 pt y-coördinaat: 80mm of 228 pt Handtekening 2: Pagina: laatste pagina Plaats: naast handtekening 1 x-coördinaat: 123mm of 350 pt y-coördinaat: 115mm of 327 pt Handtekening 3: Pagina: laatste pagina Plaats: onder handtekening 1 x-coördinaat: 25mm of 71 pt y-coördinaat: 58mm of 165 pt Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

13 Entiteit e-government en ICT-Beheer Aanpasbare lay-out (GENX) Bij de aanpasbare lay-out kan u in tegenstelling tot de voorgedefinieerdelay-out zelf bepalen waar u de velden wil plaatsen op uw document. U kan tot tien velden positioneren over de verschillende pagina s waar gebruikers handtekeningen kunnen toevoegen. Positie doorgeven van een handtekenveld: Wanneer u het document naar het digitale tekenplatform stuurt dan dient u door te geven op welke positie(s) de handtekenvelden moeten komen. De positie wordt bepaald door een x-y-coördinaat in punten uitgerekend van de linkerbenedenhoek van het handtekenveld (x=0 en y=0 is de linkerbenedenhoek van uw document). U kan ook aangeven op welke pagina het handtekenveld moeten komen (in positieve getallen vanaf eerste pagina of in negatieve getallen vanaf laatste pagina (zie onderstaande voorbeelden). Veld=71/228 (handtekenveld op 71 pt van linkerkant en 228 pt van onderkant op pagina 1) Veld=71/228/2 (handtekenveld op 71 pt van linkerkant en 228 pt van onderkant op pagina 2) Veld=50/75/-1 (handtekenveld op 50 pt van linkerkant en 75 pt van onderkant op laatste pagina) Veld=80/75/-3 (handtekenveld op 80 pt van linkerkant en 75 pt van onderkant op derde laatste pagina) Positie bepalen van een handtekenveld: Om de juiste positie te bepalen van een handtekenveld kunt u beroep doen op onderstaande info: - 1 mm = 2,83 punten - 1 A4 = 595x842 punten - Handtekenveld = 172 pt lengte, 90 pt breedte - U kunt gebruik maken van de figuur om het veld te positioneren en de coördinaten te achterhalen. o Pas hiervoor de meeteenheid binnen MS Word aan naar punten: Bestand > opties > Geavanceerd > Weergeven afmetingen eenheden: punten. o Voeg bovenstaand figuur in en pas grootte en positie aan. Tekstterugloop > terugloopstijl > voor tekst. Positie > absolute positie t.o.v. pagina en vink opties uit. o Versleep nu de figuur naar de juiste positie en achterhaal via de grootte en het positiemenu de absolute positie van dit veld. (bv. horizontaal of x-coördinaat = 150 punten, verticaal of y-coördinaat = 200 punten) Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

14 Entiteit e-government en ICT-Beheer o DTP rekent van linksonder terwijl MS Word rekent van linksboven. U moet dus nog de y-coördinaat aanpassen: MS Word positie x = 150 en y = 200 DTP x = 150 en y = (verticale positie) 90 (hoogte veld) = 552 In DTP dient u dus veld= 150/552 door te geven. OPGELET: indien in uw formulier of document door gebruikersinput de tekst gaat verschuiven, kan de positie van uw handtekenveld niet meer correct zijn. Tracht het handtekenveld dan ook te positioneren op een positie die niet meer kan wijzigen. Vrije lay-out (FREE) Bij deze lay-out kan u (in Adobe Reader) zelf bepalen waar de handtekenvelden moeten komen. Selecteer met de muis het gewenste gebied. Daar wordt de digitale handtekening geplaatst. Er kunnen tot tien handtekenvelden toegevoegd worden aan het document. Stap 2: mail uw document naar het digitale tekenplatform Stel een bericht op. Verwijs in de eerste regel van het bericht naar de gewenste lay-out, voorafgegaan door type= (DUS: type=gen1, type=gen2, type=gen3, type=free, type=genx). Bij type=genx dient u ook aan te geven waar de handtekeningen moeten komen via de optie Veld=(zie bovenstaand voorbeelden) en versturen als tekst zonder opmaak (zie Opgelet kader hieronder). Het bericht dient aan een aantal voorwaarden te voldoen: o Het mag slechts één bijlage bevatten. Een met meerdere bijlagen wordt niet toegelaten op het digitale tekenplatform. o De maximale grootte van het bijgevoegde bestand is beperkt tot 10 MB. Indien uw bericht niet aan deze voorwaarden voldoet, krijgt u een foutboodschap. Verstuur het document naar dtp@vlaanderen.be (medewerkers Vlaamse overheid) of dtp-lb@vlaanderen.be (medewerkers lokale besturen) Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

15 Entiteit e-government en ICT-Beheer INFO: het digitale tekenplatform negeert het onderwerp van het bericht. Enkel adressen van medewerkers van de Vlaamse overheid en lokale besturen kunnen documenten verzenden naar of OPGELET: Om de GENX-template te gebruiken dient u uw mail te versturen als tekst zonder opmaak (geen HTML of RTF-formaat). In MS outlook 2010 kan u dit aanpassen door in uw bericht naar Tekst opmaken te gaan en Tekst zonder opmaak te selecteren. Stap 3: uw bestand wordt omgezet naar een tekenbaar document Het digitale tekenplatform zet het document om naar een PDF. Het voegt één of meerdere velden toe voor de digitale handtekening(en), op vooraf gedefinieerde posities. Of het laat de gebruiker toe om dit zelf te bepalen via het Type=FREE. Het aantal handtekeningvelden hangt af van de gevraagde lay-out. Stap 4: uw tekenbaar document wordt teruggestuurd Zodra het document succesvol verwerkt werd, stuurt het digitale tekenplatform u het tekenklare document terug in PDF formaat, voorzien van (een) tekenveld(en). U ontvangt dit document normaal onmiddellijk. U kunt het document nu ondertekenen. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

16 Entiteit e-government en ICT-Beheer Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

17 Entiteit e-government en ICT-Beheer 5. Document digitaal ondertekenen Zodra het document omgezet is naar een tekenbaar document, kunt u het document vanuit Adobe Reader ondertekenen met behulp van uw elektronische identiteitskaart (eid). Open het PDF-document met Adobe Reader. Plaats uw elektronische identiteitskaart in uw eid-lezer. In documenten op basis van de aanpasbare en voorgedefinieerde lay-outs (GEN1, GEN2, GEN3 en GENX) worden de handtekeningvelden gemarkeerd met een rode pijl en een blauw kader. Klik op dit kader om het tekenproces te starten. In documenten op basis van de vrije lay-outs (FREE) zijn er standaard geen handtekenvelden voorzien: het is aan de gebruiker om deze velden zelf te plaatsen. Klik op het menu uitgebreid en selecteer vervolgens in de rubriek ondertekenen de optie document ondertekenen of handtekening zetten. Anders Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

18 Entiteit e-government en ICT-Beheer Met uw rechtermuisknop kan u nu een gebied selecteren waar uw handtekening moet komen. OPGELET: om een geldige digitale handtekening te plaatsen bij deze vrije velden dient u nog een tijdstempeldienst in te stellen. Ga naar Bewerken > voorkeuren > handtekeningen > tijdstempel voor document > nieuw (tijdstempelserver) en geef volgende server-url in (bij naam zet u TSA-DTP) en klik op OK. Het menu Document ondertekenen verschijnt waar u in de eerste plaats uw eigen naam dient te selecteren in de rubriek Ondertekenen als (enkel van toepassing indien meerdere personen uw eid-lezer op uw toestel gebruiken). Selecteer uw naam met de opties signature tussen haakjes. U kan opteren voor een standaardtekst-weergave of een andere weergave (zie verder). Klik op ondertekenen. Adobe Reader vraagt u vervolgens om het document op te slaan op een locatie naar keuze. Na het opslaan van het PDF-document dient u uw pincode in te geven en te klikken op OK. Let wel: tijdens het tekenen hebt u een internetconnectie nodig omdat tijdens het zetten van uw handtekening er ook een tijdsstempel wordt gevraagd aan de trusted timestamping authority van de Vlaamse overheid. Deze stappen kunnen in het geval van meerdere tekenbevoegde partijen herhaald worden voor iedere unieke partij. Uw digitale handtekening verschijnt in het document. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

19 Entiteit e-government en ICT-Beheer INFO: de weergave van uw digitale handtekening aanpassen Met de standaardinstellingen van Adobe Reader, verschijnt bij de weergave van uw digitale handtekening automatisch uw rijksregisternummer (dit heet in Adobe uw herkenningsnaam ), met een standaardtekst digitaal ondertekend door en het logo van Adobe Reader. Het is mogelijk om de weergave van uw handtekening aan uw persoonlijke voorkeur aan te passen. U kunt bijvoorbeeld uw rijksregisternummer weglaten, een foto toevoegen, een reden toevoegen,. Wenst u de weergave van uw digitale handtekening aan te passen, dan doet u dit als volgt: Klik op het rode pijltje om uw handtekening toe te voegen. Het venster document ondertekenen verschijnt. Ga naar Weergave > nieuwe weergave maken. Het venster Handtekeningsweergave configureren verschijnt. Pas in dit venster de instellingen aan naar wens. Sla verschillende weergaveopties op onder een andere naam ( titel ) zodat u ze een volgende keer snel terugvindt. U kan dit ook aanpassen via bewerken > voorkeuren > beveiliging > maken en weergave > op nieuw klikken bij weergaven U kunt bijvoorbeeld: Een afbeelding importeren: bijvoorbeeld uw pasfoto of het logo van uw organisatie. Uw herkenningsnaam - dus uw rijksregisternummer weglaten. Het logo van Adobe weglaten. Een locatie en contactgegevens weergeven bij ondertekening. Let op! Hiervoor dient u uw instellingen aan te passen: ga naar bewerken > voorkeuren > handtekeningen > maken en weergave > aanvinken locatie en contactgegevens weergeven. Een reden van tekenen toevoegen, bijvoorbeeld Gelezen en goedgekeurd Let op! Hiervoor dient u uw instellingen aan te passen: ga naar bewerken > voorkeuren > handtekeningen > maken en weergave > aanvinken redenen weergeven. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

20 Entiteit e-government en ICT-Beheer 6. Digitale handtekeningen valideren De geldigheid van de digitale handtekeningen kan u automatisch of manueel valideren in Adobe Reader. Tijdens het validatieproces worden een aantal controles uitgevoerd op het handtekeningveld om te verifiëren dat: de handtekening afkomstig is van een Belgische eid-kaart; de eid-kaart nog geldig was op het moment van ondertekening; de integriteit van het document bewaard is, met andere woorden dat niemand wijzigingen aangebracht heeft nadat het document digitaal ondertekend werd. Automatische validatie handtekening Afhankelijk van de instellingen in Adobe Reader, worden handtekeningen ook automatisch gevalideerd wanneer u een PDF met digitale handtekening(en) opent. Normaal is deze optie standaard ingesteld in Adobe Reader. Dit controleert u door in het menu Bewerken > Voorkeuren > Handtekeningen > bij Verificatie optie meer aanklikken > Handtekeningen verifiëren wanneer het document wordt geopend aanvinken. Manuele validatie handtekening U kunt de digitale handtekening(en) handmatig valideren door in Adobe Reader de eigenschappen van een handtekeningveld op te vragen. Open de PDF met de digitale handtekening en klik op de knop Handtekeningen links in het Adobe-Readervenster of op het menu handtekeningvenster onder uitgebreid. Selecteer met uw rechtermuisknop in het venster Handtekeningen de handtekening die gevalideerd moet worden en kies Handtekening valideren in het menu. U kan ook alle handtekeningen in een document in één keer valideren. Klik hiervoor op de link Alles valideren. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

21 Entiteit e-government en ICT-Beheer In het dialoogvenster Validatiestatus handtekening wordt aangegeven of de handtekening geldig is. Klik op Eigenschappen van handtekening in het Validatiestatus- dialoogvenster om meer informatie over de handtekening te bekijken: o In het venster Eigenschappen van handtekening kan u nagaan of de handtekening geldig is, of de pdf nog gewijzigd is in tussentijd en wanneer de handtekening juist geplaatst is. Meer informatie over het certificaat van de ondertekenaar is te vinden onder de knop certificaat van de ondertekenaar weergeven. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

22 Entiteit e-government en ICT-Beheer Mogelijke statussen digitale handtekeningen Het pictogram van de digitale handtekening naast de naam van het veld in het venster Handtekeningen geeft de aanwezigheid van een niet ondertekend handtekeningveld aan. Een pictogram met een blauw lint geeft aan dat de PDF is gecertificeerd. Dat wil zeggen dat de PDF een geldige handtekening voor certificering bevat. Handtekeningen voor certificering kunnen zichtbaar of onzichtbaar zijn. Een pictogram met een vinkje geeft aan dat de handtekening geldig is. Een pictogram met een rode x geeft aan dat de handtekening ongeldig is. Een pictogram met een waarschuwingsdriehoek geeft aan dat het document is gewijzigd na toevoeging van de handtekening. Een pictogram met een vraagteken geeft aan dat de handtekening niet kan worden gevalideerd omdat het certificaat van de ondertekenaar niet voorkomt in uw lijst met vertrouwde identiteiten. Als de status van de handtekening onbekend of niet gecontroleerd is of als het document na ondertekening is gewijzigd, moet de gebruiker de handtekening handmatig valideren om na te gaan wat de oorzaak van het probleem is. Wanneer is een digitale handtekening ongeldig? De status van een handtekening kan ongeldig zijn om de volgende redenen: Het certificaat van de ondertekenaar is ingetrokken. Het certificaat van de ondertekenaar is verlopen. Het certificaat van de ondertekenaar is verwijderd uit de lijst met vertrouwde identiteiten of het vertrouwensniveau is gewijzigd. De PDF is gewijzigd nadat deze is ondertekend of gecertificeerd. Gebruikershandleiding Digitaal Tekenplatform - versie april

23 Snelgids digitaal ondertekenen / entiteit e-government en ict-beheer (e-ib) / april 2013 Snelgids digitaal ondertekenen Wat is het digitale tekenplatform (DTP)? Dankzij het digitale tekenplatform (DTP of e-signingplatform) kan u uw documenten rechtsgeldig digitaal handtekenen. Het digitale tekenplatform zet documenten om naar tekenklare PDF s, die u vervolgens kunt onderteken met behulp van uw elektronische identiteitskaart (eid) en uw pincode. Dit gemeenschappelijk platform wordt u aangeboden door de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-ib). Via een interface, gratis beschikbaar voor alle medewerkers van de Vlaamse overheid en de lokale besturen, kunt u het digitale tekenplatform gebruiken. Mogelijke toepassingen van het digitale tekenplatform zijn: het digitaal ondertekenen van contracten tussen de Vlaamse overheid en toekomstige werknemers; het afhandelen van subsidiedossiers die getekend moeten worden door meerdere partijen; het beheren van digitale bouwdossiers en interne formulieren, Wat heb ik nodig om het DTP te gebruiken? Deze snelgids behandelt enkel het digitaal ondertekenen van een PDF-document. Voor andere functionaliteiten zie uitgebreide handleiding op of Draaien op één van de ondersteunde besturingssystemen of hun recente versie: windows xp, Linux (RedHat WS 5, Suse (SLED) 10, Ubuntu 6.10, Mac OS 10.4, Solaris 10u5, Opensolaris 2008/11 of recenter. Beschikken over een eid-reader (extern of intern) Beschikken over volgende software: Adobe Reader versie 9.3 of recenter eid-middleware ( Sun Java Runtime 5 of recenter Een document digitaal ondertekenen (in Adobe Reader XI) Om een document digitaal te ondertekenen moet het eerst omgezet worden naar een tekenbare PDF (zie handleiding digitaal tekenplatform). Hebt u dit tekenbaar document ontvangen, dan kan u het document vanuit Adobe Reader ondertekenen met behulp van uw elektronische identiteitskaart (eid). Volg hiervoor onderstaande stappen: 1. Open het PDF-document met Adobe Reader. 2. Plaats uw elektronische identiteitskaart in uw eid-lezer. 3. De plaats waar u uw handtekening kan plaatsen is afhankelijk van de gebruikte layout/template: In documenten op basis van de aanpasbare en voorgedefinieerde lay-outs (GEN1, GEN2, GEN3 en GENX) worden de handtekeningvelden gemarkeerd met een rode pijl en een blauw vlak. Klik op dit vlak om het tekenproces te starten. In documenten op basis van de vrije lay-outs (FREE) zijn er standaard geen handtekenvelden voorzien. Het is aan u om deze velden zelf te plaatsen. Klik op het menu ondertekenen en selecteer de knop handtekening zetten. In een nieuw venster kan u eerst de instructies lezen om dan te klikken op nieuwe handtekeningrechthoek slepen. LET OP: Niet-VO-medewerkers dienen hun adobe reader nog te configureren om DTP te gebruiken: zie LET OP: Indien u adobe reader versie 11 (XI) gebruikt dient u te upgraden naar minimaal versie om een bug bij het ondertekenen te verhelpen (controleer uw versie via help > informatie over adobe reader).

24 Snelgids digitaal ondertekenen / entiteit e-government en ICT-Beheer (e-ib) / april 2013 Snelgids digitaal ondertekenen Een document digitaal ondertekenen (vervolg) Met uw linkermuisknop ingedrukt kan u nu een gebied selecteren waar uw handtekening moet komen. LET OP: Om een geldige digitale handtekening te plaatsen bij deze vrije velden, template FREE, dient u nog een tijdstempeldienst in te stellen. Ga naar Bewerken > Voorkeuren > Handtekening > Tijdstempel voor document (klik op meer > selecteer nieuw en geef volgende server-url in met als naam TSA-DTP. 4. Het menu Document ondertekenen verschijnt waar u in de eerste plaats uw eigen naam dient te selecteren met de optie (signature) in de rubriek Ondertekenen als (enkel voor toepassing indien meerdere personen uw eidlezer op uw toestel gebruiken). U kan opteren voor een standaardtekstweergave of een andere weergave (zie rechterkader). Klik vervolgens op ondertekenen. De weergave van uw digitale handtekening aanpassen Met de standaardinstellingen van Adobe Reader, verschijnt bij de weergave van uw digitale handtekening automatisch uw rijksregisternummer (dit heet in Adobe uw herkenningsnaam ), met een standaardtekst digitaal ondertekend door en het logo van Adobe Reader. Het is mogelijk om de weergave van uw handtekening aan uw persoonlijke voorkeur aan te passen. U kunt bijvoorbeeld uw rijksregisternummer weglaten, een foto toevoegen, een reden toevoegen,. Wenst u de weergave van uw digitale handtekening aan te passen, dan doet u dit als volgt: 5. Adobe Reader vraagt u vervolgens om het document op te slaan op een locatie naar keuze. 6. Na het opslaan van het PDF-document dient u uw pincode in te geven en te klikken op OK. Let wel: tijdens het tekenen hebt u een internetconnectie nodig zodat een juridisch geldige tijdsstempel toegevoegd kan worden aan uw handtekening. Ga naar Bewerken > Voorkeuren > Handtekeningen > Maken en weergave (klik op meer in deze rubriek) Het venster Handtekeningsweergave configureren verschijnt. Pas in dit venster de instellingen aan naar wens. Sla de verschillende weergaveopties op onder een andere naam (titel) zodat u ze een volgende keer snel terugvindt of kan selecteren 7. Deze stappen kunnen in het geval van meerdere tekenbevoegde partijen herhaald worden voor iedere unieke partij. Uw digitale handtekening verschijnt in het document. Om een reden weer te geven bij uw handtekening dient u deze optie eerst te activeren via Bewerken > Voorkeuren > Handtekeningen > Maken en weergave (klik op meer in deze rubriek) > Vink Redenen aangeven in de rubriek Tijdens ondertekenen.

25 Gebruikershandleiding Interface Digitaal Tekenplatform Project: Interface Digitaal Tekenplatform V1.2.0 Klant: Vlaamse overheid Gebruikershandleiding SharePoint DTP interface Pagina 1 van 17 Laatste Wijziging: 25/09/2012

26 Inhoud Activatie... 3 De browser interface... 4 Het lint... 4 Het item menu... 4 Documenten selecteren... 4 Documenten tekenklaar maken... 6 Een document digitaal ondertekenen... 8 Een document valideren... 9 De SharePoint webservice interface DTPService Metadata Exchange AgilePoint WCF Service shape De werkstroom De workflow activity interface Actions Gebruik Gebruikershandleiding SharePoint DTP interface Pagina 2 van 17 Laatste Wijziging: 25/09/2012

27 Activatie De functies voor de interface met het digitaal tekenplatform moeten in een web site geactiveerd worden door een WEB feature aan te schakelen. Het Web level werd gekozen (en niet de siteverzameling) om te verhinderen dat deze functie onmiddellijk in alle document bibliotheken van alle subsites wordt toegevoegd. Volg de volgende stappen om de interface met het digitale tekenplatform te activeren binnen een website. 1. Ga naar: Site acties > Site-instellingen > Siteonderdelen beheren 2. Activeer daar het onderdeel: Digitaal tekenplatform Gebruikershandleiding SharePoint DTP interface Pagina 3 van 17 Laatste Wijziging: 25/09/2012

28 De browser interface Het lint Na de activatie van de interface in een subsite, zoals hierboven beschreven, vind je 2 knoppen in het lint van elke document bibliotheek in uw subsite: Tekenklaar maken Document valideren Het item menu Na de activatie van de interface, zoals hierboven beschreven, vind je eveneens twee extra functies in het item menu van documenten: Tekenklaar maken Document valideren Documenten selecteren Het menu item of de knop Tekenklaar maken wordt actief indien in een document bibliotheek één of meerdere documenten geselecteerd worden. Men kan immers meerdere documenten laten combineren en samen laten converteren naar één tekenklaar pdf document waarin handteken velden staan. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn indien men een variabel gedeelte, zoals een een Gebruikershandleiding SharePoint DTP interface Pagina 4 van 17 Laatste Wijziging: 25/09/2012

29 rapport of contract, wenst te combineren met een standaard gedeelte, zoals een tekenblad, eventueel gevolgd door nog een standaard gedeelte, zoals de algemene voorwaarden. Het menu item of de knop Document valideren wordt actief indien er één enkel document geselecteerd wordt. Indien er meerdere documenten geselecteerd worden zal deze knop weer inactief worden. Het digitaal tekenplatform kan immers slechts één pdf document tegelijkertijd valideren. Gebruikershandleiding SharePoint DTP interface Pagina 5 van 17 Laatste Wijziging: 25/09/2012

30 Documenten tekenklaar maken Kies de knop Tekenklaar maken om een document naar het digitaal tekenplatform te sturen en een pdf document met tekenvelden terug te krijgen. De volgende gegevens worden opgevraagd in een scherm: Documenten: de lijst van de documenten die geselecteerd werden worden hier opgesomd in de volgorde waarin ze geselecteerd werden. De additionele knoppen dienen om de volgorde van de documenten te wijzigen (de pijltjes) en om eventuele overtollige documenten alsnog te verwijderen (de x-tekens). Document met tekenvelden: hier specifieer je in welk document uit de lijst de handtekenvelden moeten geplaatst worden. Template: hier specifieer je welk sjabloon het digitaal tekenplatform moet gebruiken voor de handtekenvelden. Je kan één van de standaard sjablonen kiezen uit het uitvalmenu (GEN1, GEN2, GEN3), of je kan je eigen template naam kan invullen indien je die op het digitaal tekenplatform hebt laten aanmaken. Document ID : het document-id dat in het tekenklare PDF-document zal geïnjecteerd worden. De inhoud van dit veld wordt in het subject metadata veld van het pdf document geplaatst en kan later, bij de validatie, nagekeken worden. Certificatie: specifieer hier of het resulterende pdf bestand moet gecertifieerd worden met een certificaat op naam van de Vlaamse overheid. Metadata: er kunnen nog extra metadata velden aan het tekenklare pdf document toegevoegd worden. De metadata zelf kunnen in de tabel ingevuld worden. Vul de gegevens voor Sleutel en Waarde in, en druk dan op de +. Gebruik het potlood-teken om eerder ingegeven waarden te wijzigen, gebruik de x-tekens om eerder ingegeven waarden te verwijderen. Indien de checkbox Metadata niet is aangevinkt worden geen metadata aan het pdf document toegevoegd, zelfs al zijn er waarden ingevuld. De checkbox wordt automatisch aangevinkt bij de eerste opgave van metadata in de tabel. 1 Tekenklaar document: de naam die aan het resulterende PDF-document moet gegeven worden. Dit tekenklaar document wordt in dezelfde folder geplaatst als het eerste geselecteerde document uit de lijst. De naam wordt automatisch ingevuld in dit tekstveld en kan nog aangepast worden. Hierbij wordt de extentie van het oorspronkelijke document gewijzigd naar pdf. 1 Door een bug op het digitaal tekenplatform worden de ingevoerde metadata niet correct in het pdf opgenomen. Dit wordt wellicht pas verholpen in een volgende versie van het digitaal tekenplatform. Gebruikershandleiding SharePoint DTP interface Pagina 6 van 17 Laatste Wijziging: 25/09/2012

31 Druk op de knop Versturen om het document te laten converteren en een tekenklaar document terug te krijgen. De conversie op het digitaal teken platform gebeurt synchroon en dit kan enige minuten duren. Wacht dus geduldig het einde af. Het tekenklare document vind je terug in de document bibliotheek onder de opgegeven naam. De opgegeven Document ID wordt in het Subject veld van het tekenklare pdf document opgenomen, zoals hieronder getoond wordt in Adobe Acrobat Reader. Het certificaat van de Vlaamse overheid dat in het document wordt geplaatst is een niet-zichtbaar handteken veld waarbij nog wijzigingen aan het pdf document mogen worden aangebracht, zoals het invullen van formulier-velden of het plaatsen van electronische handtekeningen. Gebruikershandleiding SharePoint DTP interface Pagina 7 van 17 Laatste Wijziging: 25/09/2012

32 Een document digitaal ondertekenen Een document dat door het digitaal teken platform tekenklaar gemaakt werd kunt u met behulp van Adobe Reader en van uw elektronische identiteitskaart ondertekenen. Hier volgt een korte inleiding over hoe dit kan gebeuren. In het document bevinden zich één of meerdere handtekeningvelden die met een rode pijl gemarkeerd zijn. Klik in dit veld of op deze rode pijl om het tekenproces te starten. Hierop zal het systeem u vragen welke elektronische handtekening dient gebruikt te worden. Er kunnen immers meerdere soorten handtekeningen hiervoor in aanmerking komen. Kies het certificaat voor handtekeningen (Signature) met uw naam en uitgegeven door Citizen CA uit de lijst van elektronische handtekeningen. Dit is de elektronische handtekening van uw eid. Het systeem vraagt om uw eid kaart in de lezer te steken en om uw PIN code in te geven. Let wel: tijdens het tekenen hebt u een internetconnectie nodig omdat tijdens het zetten van uw handtekening er ook een tijdsstempel wordt gevraagd aan de trusted timestamping authority van de Vlaamse overheid. Na het ondertekenen toont het tekenveld uw gegevens. Voor meer informatie over het digitaal tekenplatform, handleidingen en veelgestelde vragen, wordt verwezen naar het ICT Intranet: Gebruikershandleiding SharePoint DTP interface Pagina 8 van 17 Laatste Wijziging: 25/09/2012

33 Een document valideren Kies de knop Document valideren om een document naar het digitaal tekenplatform te sturen en een validatie rapport terug te krijgen. De volgende gegevens worden opgevraagd in een scherm: Geselecteerde documenten: dit geeft het geselecteerde document weer, ter controle. Document ID : je kan hier het document-id die je verwacht specifiëren. De validatie service kijkt na of dit overeenstemt met wat effectief in het document staat. Komt van webservice : vink dit veld aan indien het pdf document tekenklaar gemaakt werd door de webservice van het digitaal tekenplatform (en niet door de service van het digitaal tekenplatform). De webservice interface van het digitaal tekenplatform is namelijk de enige interface die een document ID kan plaatsen. Deze SharePoint functies voor het tekenklaar maken van documenten gebruiken de webservice interface van het digitaal tekenplatform. Valideer certificaat van oorsprong : vink dit aan indien er moet nagekeken worden of er een geldig certificaat van de Vlaamse overheid in het pdf document aanwezig is. Druk op de knop Valideren om het pdf document naar het digitaal tekenplatform te sturen om te laten valideren. Het validatie rapport wordt in een resultaatscherm getoond. Een eerste gedeelte van dit validatie rapport bevat een algemeen overzicht: Zijn alle validaties geslaagd? Is het document id gelijk aan het opgegeven id? Is het toegevoegde certificaat van oorsprong geldig? Een tweede gedeelte van het rapport bevat details voor elk van de aanwezige handtekenvelden: Naam van het handtekenveld. Bevat het veld een elektronische handtekening? Is dit een geldige handtekening? Gebruikershandleiding SharePoint DTP interface Pagina 9 van 17 Laatste Wijziging: 25/09/2012