AGENDAPUNT 4. Onderwerp: Benoeming leden van de Rekenkamercommissie Nummer: Voorstel

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN HET ALGEMEEN BESTUUR AGENDAPUNT 4 Onderwerp: Benoeming leden van de Rekenkamercommissie Nummer: In D&H: nvt Steller: mevrouw I. de Vries In Cie: BMZ Telefoonnummer: (030) SKK Afdeling: Bestuursondersteuning In AB: 22 september 2010 Portefeuillehouder: Poelmann Geheim: ja nee Voorstel Op 30 juni 2010 heeft u de Verordening voor de rekenkamercommissie vastgesteld. In deze Verordening is bepaald dat uw bestuur een Rekenkamercommissie instelt, die bestaat uit 4 leden. Twee leden worden benoemd uit uw midden en de voorzitter en een lid/adviseur worden extern geworven. Gelet op de Verordening voor de rekenkamercommissie van het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden en het advies van de selectiecommissie uit uw midden; Wordt u voorgesteld: 1. de volgende personen te benoemen tot voorzitter/ lid van de Rekenkamercommissie: de heer ir. C.A. de Vries, Verl. Maanderweg 20, 6713 LJ te Ede (voorzitter; extern); mevrouw drs. C.H. Schuil, Amersfoortsestraat 62, 3769 AK te Soesterberg (lid/adviseur; extern); de heer dr. ir. R.D. Woittiez, Prins Bernhardlaan 34, 3941 EB te Doorn (lid; intern); de heer jhr. ir. W.H.J. de Beaufort, Boulevard 7, 3707 BK te Zeist (lid; intern). 2. Te bepalen dat de voorzitter en het externe lid voor hun werkzaamheden een vergoeding, alsmede een reiskostenvergoeding, ontvangen, overeenkomstig het bepaalde in het Besluit vergoedingen Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2001, vastgesteld door het algemeen bestuur bij besluit van 19 december 2001 (AIZ/01.097) en nadien gewijzigd bij besluit van 15 juni 2005 (AIZ/05.012). Advies commissie BMZ SKK nvt Reactie college op advies commissie nvt

2 INLEIDING In het Collegeprogramma is aangegeven dat het college met een notitie komt over een rekenkamerfunctie. Aangezien dat een instrument is van het algemeen bestuur, zal deze notitie niet meer zijn dan een voorzet. De bedoelde notitie is opgesteld door een ad hoc werkgroep Rekenkamerfunctie uit het algemeen bestuur, onder voorzitterschap van de heer jhr. ir. W.H.J. de Beaufort. Vervolgens is de notitie uitgewerkt en heeft geleid tot het opstellen van de Verordening voor de rekenkamercommissie Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Deze Verordening is door uw bestuur vastgesteld op 30 juni In deze Verordening ( de artikelen 8 e.v.) is bepaald dat de commissie voor de uitvoering van haar werkzaamheden een onderzoeksprotocol opstelt. Dit onderzoeksprotocol, waarin is aangegeven hoe een onderzoek zou moeten verlopen en hoe de relatie is met de ambtelijke organisatie tijdens het onderzoek, is in concept gereed. Waarom in concept? Om de te benoemen leden van de Rekenkamercommissie de gelegenheid te geven deze aan te passen aan de door hen gewenste werkwijze. Overigens dient het onderzoeksprotocol en de wijzigingen daarop te worden vastgesteld door uw bestuur en ter kennisname te worden verstrekt aan het college. Daarnaast stelt de commissie ten behoeve van het nog op te stellen onderzoeksplan een lijst samen met mogelijke onderwerpen. Uw bestuur, de ambtelijke organisatie en ingezetenen kunnen een bijdrage leveren aan deze lijst. Deze lijst wordt conform het onderzoeksprotocol ter kennisgeving aan uw bestuur voorgelegd. In de artikelen 9 en 10 van de Verordening wordt dit nader uitgewerkt. Ter wille van de tijd, verzoeken de heren Woittiez en De Beaufort u om onderwerpen voor onderzoek binnen drie weken aan te dragen. Zij stellen voor dat de Rekenkamercommissie, gelijktijdig met het voorstel ter vaststelling door u van het onderzoeksprotocol, de lijst met onderwerpen aan u ter kennisgeving voorlegt. Omdat niet alle onderwerpen zich lenen voor een uitgebreid rekenkameronderzoek, zijn criteria geformuleerd op basis waarvan de rekenkamercommissie onderwerpen selecteert. Dat zijn: 1. het onderzoek moet betrekking hebben op doelmatigheid of doeltreffendheid van het beleid waarbij vooral de maatschappelijke effecten van belang zijn; 2. er moet sprake zijn van substantieel belang in financieel, maatschappelijk of bestuurlijk opzicht; 3. er moet sprake zijn van beredeneerde twijfel ten aanzien van doelmatigheid of doeltreffendheid van het beleid (denk aan incidenten, rapportages of gebrekkige informatie); 4. het onderzoek dient bij te dragen aan de verbetering van de kwaliteit van processen, de informatievoorziening en de uitvoering van werkzaamheden; 5. het onderzochte moet door het waterschap te beïnvloeden zijn; 6. de commissie streeft naar een evenwichtige verdeling van onderzoeksonderwerpen over de beleidsterreinen; 7. het onderzoek dient bij voorkeur afgerond te kunnen worden binnen een jaar, in verband met de evaluatie van het onderzoeksprotocol vóór 30 juni De selectieprocedure Om tot een benoeming van de leden te komen is er een selectiecommissie geformeerd, die bestaat uit de heren R.D. Woittiez en jhr. ir. W.H.J. de Beaufort ( beiden lid algemeen bestuur) en mevrouw J. Börnemann (adviseur P&O). Op verzoek van beide AB leden is de heer P.J.M. Poelmann (dijkgraaf) ook gevraagd zitting te nemen in de selectiecommissie. Deze selectiecommissie heeft uit een groot aantal ontvangen reacties twee kandidaten geselecteerd die voor benoeming in aanmerking kunnen komen. De selectiecommissie heeft hierbij onder meer de volgende criteria gehanteerd: aantoonbare ervaring hebben in het voorzitten dan wel lid zijn van commissies in maatschappelijke en bestuurlijke context; aantoonbare ervaring hebben in het leiden/doen van onderzoeken op financieel, organisatorisch en bestuurlijk terrein; bestuurlijke verhoudingen kunnen inschatten; aansturen en begeleiden van de totstandkoming van een onderzoeksopdracht en de planning en uitvoering van onderzoek en rapportages (zowel in- als extern); de organisatie kunnen meenemen in het proces van leren en verbeteren

3 Als uitkomst van deze selectieprocedure worden de kandidaten de heer De Vries en mevrouw Schuil voor benoeming als voorzitter resp. als lid/adviseur voorgedragen. De kandidaten hebben inmiddels met elkaar kennis gemaakt. ARGUMENTEN RELATIE MET ORGANISATIEMISSIE, COLLEGEPROGRAMMA OF ANDERE BELEIDSDOCUMENTEN Zie het gestelde onder de Inleiding. FINANCIËLE CONSEQUENTIES De vergoedingen als bedoeld in beslispunt 2 ( 269,32 per dagdeel en 0,33/km) komen ten laste van het budget van de Rekenkamercommissie. Dit budget bedraagt voor het eerste jaar ,-- KANTTEKENINGEN Ad beslispunt 4: Het Besluit vergoedingen HDSR 2001, zoals laatstelijk aangepast in 2005, gaat over de vergoeding van de voorzitters en leden van externe adviescommissies voor de bezwaren en voor personele aangelegenheden. Dientengevolge dient dit Besluit te worden aangepast met een aparte paragraaf over de vergoedingen voor voorzitter en extern lid van de Rekenkamercommissie. UITVOERING (niet van toepassing) COMMUNICATIE Na besluitvorming hierover in uw bestuur, zal er een persbericht worden opgesteld. BIJLAGE(N) nee ja, de Verordening voor de rekenkamercommissie het concept Onderzoeksprotocol voor de rekenkamerfunctie TER INZAGE nee ja, namelijk Dijkgraaf en hoogheemraden, dijkgraaf, P.J.M. Poelmann secretaris-algemeen directeur, drs. E.Th. Meuleman

4 Verordening voor de rekenkamercommissie van het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Begripsomschrijvingen Artikel 1 In deze verordening wordt verstaan onder: 1. Waterschap: Hoogheemraadschap de Stichte Rijnlanden 2. Commissie: Rekenkamercommissie 3. Voorzitter: Voorzitter van de Rekenkamercommissie 4. Extern lid: Lid van de Rekenkamercommissie niet zijnde lid van het algemeen bestuur 5. Intern lid: Lid van de Rekenkamercommissie tevens lid van het algemeen bestuur, benoemd voor een periode. Taak van de commissie Artikel 2 1. Er is een commissie die door het algemeen bestuur wordt ingesteld en wordt aangeduid als de Rekenkamercommissie. 2. De commissie doet onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door het waterschapsbestuur gevoerde bestuur. Hierbij wordt aandacht besteed aan: a. de relatie met en de betrokkenheid van de burger; b. de betrokkenheid van stakeholders bij projecten en beleidsontwikkeling. Samenstelling, benoeming en volgorde van aftreden Artikel 3 1. De commissie bestaat uit 4 leden, waaronder de voorzitter. 2. De voorzitter heeft een adviserende rol bij de benoeming van het externe lid. 3. Het algemeen bestuur benoemt: a. Een voorzitter, niet zijnde een van de leden van het algemeen bestuur voor de in lid 5 genoemde periode; b. Twee leden uit haar midden voor de in lid 5 genoemde periode; c. Een adviseur, niet zijnde een van de leden van het algemeen bestuur voor de in lid 5 genoemde periode; 4. De commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan. 5. De externe en interne leden van de commissie worden in beginsel benoemd voor een periode van vier jaar. De eerste benoeming na totstandkoming van de commissie vindt echter plaats voor een periode van 1 jaar. 6. De commissie stelt een rooster van aftreden vast voor de leden op zodanige wijze dat niet alle leden gelijktijdig aftreden. In verband hiermee kunnen de leden, in afwijking van het bepaalde in het vijfde lid, voor een periode korter dan vier jaar worden benoemd. DM

5 7. Indien het lidmaatschap van een lid eindigt vóór het einde van zijn benoemingstermijn, treedt zijn opvolger af op het moment dat de benoemingstermijn van het vertrekkende lid zou zijn afgelopen. 8. De leden worden in beginsel voor 4 jaar benoemd en ten hoogste voor een periode van 8 jaar. Eed of belofte Artikel 4 Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de leden van de Rekenkamercommissie in de vergadering van het algemeen bestuur de volgende eed (verklaring en belofte) af: Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van de Rekenkamercommissie benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de Rekenkamercommissie naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God Almachtig. (Dat verklaar en beloof ik.) Nevenfuncties Artikel 5 1. De leden van de Rekenkamercommissie maken openbaar welke andere functies zij vervullen. De openbaarmaking geschiedt op de binnen het waterschap gebruikelijke wijze. 2. Een lid van de commissie is niet tevens: a. minister; b. staatssecretaris; c. lid van de Raad van State; d. lid van de Algemene Rekenkamer; e. Nationale Ombudsman of substituut-ombudsman als bedoeld in artikel 9, eerste lid, van de Wet f. Commissaris van de Koningin, gedeputeerde, secretaris of griffier van de provincie waarin het waterschap is gelegen; g. Burgemeester, secretaris of griffier van een gemeente die in het gebied van het waterschap is gelegen; h. ambtenaar, door of vanwege het waterschapsbestuur aangesteld of daaraan ondergeschikt; i. ambtenaar, door of vanwege de provincie of het Rijk aangesteld, tot wiens taak het behoort het verrichten van werkzaamheden in het kader van het toezicht op het waterschap. 3. Een lid van de commissie mag niet: a. als advocaat, procureur of adviseur in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van het waterschap of het waterschapsbestuur dan wel ten behoeve van de wederpartij van het waterschap of het waterschapsbestuur; b. als gemachtigde in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de wederpartij van het waterschap of het waterschapsbestuur; c. als vertegenwoordiger of adviseur werkzaam zijn ten behoeve van derden tot het met het waterschap aangaan van: 1. overeenkomsten als bedoeld in onderdeel d; 2. overeenkomsten tot het leveren van onroerende zaken aan het waterschap; d. rechtstreeks of middellijk een overeenkomst aangaan betreffende: 1. het aannemen van werk ten behoeve van het waterschap; 2. het buiten dienstbetrekking tegen beloning verrichten van werkzaamheden ten behoeve van het waterschap; DM

6 3. het leveren van roerende zaken anders dan om niet aan het waterschap; 4. het verhuren van roerende zaken aan het waterschap; 5. het verwerven van betwiste vorderingen ten laste van het waterschap; 6. het van het waterschap onderhands verwerven van onroerende zaken of beperkte rechten waaraan deze zijn onderworpen; 7. het onderhands huren of pachten van het waterschap. Ontslag Artikel 6 1. Het algemeen bestuur ontslaat de leden van de commissie. 2. Het lidmaatschap van een intern lid eindigt: a. op eigen verzoek; b. als het lid aftreedt als lid van het algemeen bestuur; c. als het algemeen bestuur van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de commissie te vervullen; d. als het lid aftreedt conform de werking van artikel 3 van deze verordening. 3. Het lidmaatschap van de voorzitter en het externe lid eindigt: a. op eigen verzoek; b. indien de termijn waarvoor hij is benoemd eindigt; c. bij aanvaarding van een functie die naar het oordeel van het algemeen bestuur onverenigbaar is met het lidmaatschap van de commissie; d. wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel zulk een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; e. indien het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld; f. indien het lid door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt is zijn functie als lid van de commissie te vervullen. Vergoeding leden Artikel 7 1. De voorzitter en het extern lid ontvangen een vergoeding voor de werkzaamheden die zij voor de commissie verrichten. Deze vergoeding wordt bij besluit van het algemeen bestuur vastgesteld. 2. De vergoeding bedoeld in het eerste lid bestaat uit een vergoeding per vergadering en komt ten laste van het budget van de commissie. De werkwijze van de rekenkamercommissie Artikel 8 1. De commissie stelt voor de uitvoering van haar werkzaamheden een onderzoeksprotocol op. 2. Het onderzoeksprotocol en de wijzigingen hierop worden vastgesteld door het algemeen bestuur en ter kennisname verstrekt aan het Dagelijkse Bestuur. Artikel 9 1. De commissie stelt ten behoeve van het onderzoeksplan een lijst samen met mogelijke onderwerpen. 2. Het algemeen bestuur, de ambtelijke organisatie en ingezetenen kunnen een bijdrage leveren aan deze lijst. 3. De lijst met onderwerpen wordt conform het onderzoeksprotocol ter kennisgeving aan het Algemeen bestuur voorgelegd. DM

7 4. Het algemeen bestuur kan binnen 2 maanden de voorkeur uitspreken voor een of meer onderwerpen. 5. De commissie stelt haar onderzoeksplan conform het onderzoeksprotocol vast waarbij afwijkingen van de voorkeur van het algemeen bestuur worden geargumenteerd. 6. Het externe lid, niet zijn de voorzitter heeft bij de totstandkoming van het onderzoeksplan een adviserende en geen beslissende rol. Artikel De commissie stelt jaarlijks een onderzoeksplan op en legt dat ter kennisgeving voor aan het algemeen bestuur. 2. De commissie stelt per onderzoek een onderzoeksopzet op die ter kennisgeving wordt voorgelegd aan het algemeen bestuur. De commissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet. 3. De commissie kan besluiten het algemeen bestuur tussentijds te informeren over de voortgang van het onderzoek. 4. De commissie stelt betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die ten minste twee weken bedraagt, hun reactie te geven aan de commissie op de juistheid en volledigheid van het conceptonderzoeksrapport. 5. De commissie brengt haar onderzoeksresultaten uit conform de procedure in het onderzoeksprotocol. Stemrecht Artikel 11 Het stemrecht binnen de rekenkamercommissie is afhankelijk van de situatie: 1. Bij de keuze van onderzoeksonderwerpen en het formuleren van de opdracht hebben de voorzitter en de twee interne leden stemrecht. 2. Voor de vaststelling van de nota van bevindingen en de nota met conclusies en aanbevelingen hebben alle leden stemrecht. Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. De positie van de rekenkamercommissie en de ambtelijke ondersteuning Artikel De commissie en de door haar aangestelde onderzoekers zijn bevoegd bij alle leden van het waterschapsbestuur, ambtenaren van het waterschap en gelieerde organisaties mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het waterschapsbestuur en de ambtenaren van het waterschap zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de commissie gestelde termijn te verstrekken. 2. De commissie kan zich laten adviseren door de concerncontroller. 3. De commissie vergadert in beslotenheid; haar rapporten zijn openbaar tenzij het openbare belang of de privacy wetgeving zich hiertegen verzetten. 4. De commissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen. 5. Voor de uitvoering van het onderzoek of de inrichting van het onderzoeksplan kan de commissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe deskundigheid inschakelen. DM

8 Budget Artikel De commissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. 2. Ten laste van het in het eerste lid bedoelde budget worden de kosten gebracht betreffende: a. de vergoedingen aan de externe leden; b. de externe deskundigen die eventueel door de commissie zijn in geschakeld; c. overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak. Evaluatie Artikel 14 Deze verordening en het bijbehorende onderzoeksprotocol wordt geëvalueerd vóór 30 juni Deze evaluatie strekt zich tevens uit tot de werking van de commissie. Inwerkingtreding Artikel 15 Deze verordening treedt in werking op de dag nadat zij is vastgesteld. Citeertitel Artikel 16 Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening voor de rekenkamercommissie. DM

9 Concept Onderzoeksprotocol voor de rekenkamerfunctie van de Stichtse Rijnlanden 1. Inleiding In de verordening van de rekenkamerfunctie van het Hoogheemraadschap Stichtse Rijnlanden wordt in artikel 8 verwezen naar het onderzoeksprotocol. Dit onderzoeksprotocol is een nadere uitwerking van de werkwijze van de rekenkamercommissie (hierna commissie). Hierin staan naast het proces ook de uitgangspunten voor de werkwijze van de commissie. Het doel van het onderzoeksprotocol is om de kwaliteit van de onderzoeken van de commissie te waarborgen en een goed verloop van het onderzoeksproces binnen de organisatie te bewerkstelligen. Daarnaast wil de commissie met dit protocol haar werkwijze inzichtelijk maken en hierdoor bijdragen aan de transparante sfeer, waarbinnen de commissie haar taken wil uitoefenen. In de verordening van de rekenkamerfunctie is tevens de taak van de commissie opgenomen: De commissie doet onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door het waterschapsbestuur gevoerde bestuur. De onderzoeken zijn primair gericht op de maatschappelijke effecten van het gevoerde beleid binnen de gestelde kaders. De rechtmatigheid behoort voor de commissie in beginsel tot het domein van de accountant. In de onderzoek wordt het voldoen aan wet en regelgeving alleen betrokken als dit relevant is voor de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid. De concentratie op de maatschappelijke effecten heeft voor de rekenkamer de consequentie dat bedrijfsvoering van de organisatie op zich, geen onderwerp van onderzoek zal zijn. In onderzoeken naar de maatschappelijke effecten worden de bedrijfsvoeringsaspecten voor zover relevant wel betrokken. DM

10 2. De onderzoekscyclus Keuze van onderwerpen De commissie heeft een onafhankelijke positie binnen het waterschap. Dit betekent dat de commissie zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht. De commissie wil echter aandacht besteden aan relevante onderwerpen en stelt inbreng van buitenaf op prijs. Zo kunnen het Algemeen Bestuur, de ambtelijke organisatie en ingezetenen ook onderwerpen aandragen voor de groslijst. Indien nodig kan de verzoeker van een onderzoek worden uitgenodigd door de commissie om zijn verzoek nader toe te lichten. Niet alle onderwerpen lenen zich voor een uitgebreid rekenkameronderzoek zoals beschreven in dit protocol. In sommige gevallen kan worden bekeken of de onderzoeksvraag op andere wijze door de commissie kan worden beantwoord, bijvoorbeeld in de vorm van een korte analyse. Tevens kunnen vragen van ingezetenen of andere betrokken worden doorverwezen naar de organisatie omdat deze nog in eerste instantie moet reageren. Selectiecriteria Om de beperkte onderzoekscapaciteit van de commissie zo goed mogelijk in te zetten, zijn criteria geformuleerd op basis waarvan de rekenkamercommissie onderwerpen selecteert voor onderzoek: 1. Het onderzoek moet betrekking hebben op doelmatigheid of doeltreffendheid van het beleid waarbij voor de maatschappelijke effecten van belang zijn; 2. Er moet sprake zijn van substantieel belang in financieel, maatschappelijk of bestuurlijk opzicht; DM

11 3. Er moet sprake zijn van beredeneerde twijfel ten aanzien van doelmatigheid of doeltreffendheid van het beleid, bijvoorbeeld door incidenten, rapportages of gebrekkige informatie; 4. Het onderzoek dient bij te dragen aan de verbetering van de kwaliteit van de processen, de informatievoorziening en de uit voering van werkzaamheden; 5. Het onderzochte beleid moet door het waterschap te beïnvloeden zijn. 6. De commissie streeft naar een evenwichtige verdeling van onderzoeksonderwerpen over de beleidsterreinen. Onderzoeksplan De commissie hecht eraan om met de onderzoeken het Algemene Bestuur te ondersteunen in uitvoering van zijn taken. Het algemeen bestuur heeft daarom een sterke adviserende rol bij het bepalen van de onderzoeksonderwerpen. Op basis van haar beraadslagingen en het advies van het algemeen bestuur stelt de commissie een onderzoeksplan opgesteld op dat ter kennis aan het algemeen bestuur gebracht. Het onderzoeksplan wordt afgestemd met de accountant. Het verloop van de onderzoeken is in de volgende paragraaf uitgewerkt. Jaarlijks vindt er na de behandeling van de jaarrekening een evaluatie van de werkzaamheden van de commissie plaats. DM

12 3. Het onderzoeksproces Onderzoeksopzet Per onderzoek wordt een onderzoeksopzet door de commissie opgesteld. De commissie verricht voor de opzet een vooronderzoek in de vorm van de analyse van relevante documenten en literatuur. Indien nodig, kan de commissie besluiten om een aantal oriënterende gesprekken met sleutelpersonen te voeren. Het vooronderzoek kan ertoe leiden dat het oorspronkelijke onderwerp wordt aangepast en in uitzonderingsgevallen dat een onderwerp niet wordt onderzocht. De commissie stelt het Algemene Bestuur hiervan, beargumenteerd op de hoogte. In de onderzoeksopzet worden opgenomen: Het onderwerp en doel van het onderzoek; De betrokken organisatieonderdelen; De afbakening van het onderwerp; Een globale inschatting van de looptijd; Het te hanteren normenkader. De definitieve onderzoeksopzet wordt ter kennisneming toegezonden aan het Algemeen en Dagelijks Bestuur. De commissie kan een persbericht uitbrengen waarin het onderzoek wordt aangekondigd. De definitieve onderzoeksopzet vormt het uitgangspunt voor het onderzoek. Tegelijkertijd wenst de rekenkamercommissie een zekere flexibiliteit te behouden. Gaandeweg het onderzoek kan duidelijk worden, dat het niet (meer) mogelijk of niet (meer) opportuun is de onderzoeksopzet in de DM

13 bestaande vorm uit te voeren. De commissie behoudt zich dan het recht voor om tijdens het onderzoek op grond van de bevindingen de onderzoeksopzet aan te passen. Wanneer er substantiële wijzigingen in de onderzoeksopzet worden aangebracht, zal dit worden meegedeeld aan het Algemeen en Dagelijks Bestuur. Opdrachtverstrekking De commissie bepaalt op welke wijze het onderzoeksproces wordt ingericht. De intentie is om de commissie vooral een toezichthoudende rol te geven en de onderzoeken door anderen uit te laten voeren. Dit kan worden gedaan door een extern bureau, experts of door studenten van een universiteit of hogere beroepsopleiding. Onderzoeksbureaus Bij het uitvoeren van een onderzoek door een extern bureau worden minimaal drie onderzoeksbureaus benaderd om een offerte uit te werken. De bureaus ontvangen bij de offerteaanvraag het onderzoeksprotocol van de commissie met het verzoek in hun offerte rekening te houden met de werkwijze van de commissie. De minimaal twee bureaus met de meest aansprekende offerte worden uitgenodigd voor een presentatie van hun offerte. De medewerkers die het onderzoek uitvoeren verzorgen de presentatie. Op basis hiervan maakt de commissie een keuze. Bij de inzet van externe bureaus wordt de onafhankelijkheid van het bureau en de uitvoerende medewerkers expliciet vastgesteld. De eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering en de uitgebrachte rapportages blijft te allen tijde bij commissie liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting en voortgang van het onderzoek door de commissie worden genomen. De ondersteuning van de commissie is verantwoordelijk voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormt het primaire aanspreekpunt voor het bureau. Van het bureau wordt verwacht dat zij de onderzoeksopzet vertaalt in een plan van aanpak met een tijdsplanning en een planning van de inzet van capaciteit, uitgewerkt naar medewerkers. Hierin wordt ook een indicatie gegeven van de belasting van de ambtelijke organisatie. Het bureau moet zich houden aan het onderzoeksprotocol. Experts Voor de uitvoering van de werkzaamheden maar ook voor de ondersteuning van de rekenkamerleden, kan de commissie gebruik maken van experts. Voor de inzet van experts is het niet noodzakelijk om meerdere offertes op te vragen. De deskundigheid van de experts wordt door de rekenkamerleden aan hand van een CV vastgesteld, eventueel aangevuld door met een referentieonderzoek. Studenten De commissie wil studenten in de gelegenheid stellen ervaring op te doen voor hun opleiding. Het te onderzoeken onderwerp moet relevant zijn voor de studie en er moet voldoende begeleiding zijn vanuit de opleiding om de kwaliteit van het onderzoek te waarborgen. De studenten worden ingezet DM

14 als aanvulling op de commissie en worden begeleid door de leden van de commissie en/of de ondersteuning van de commissie. De uitvoering van het onderzoek Het onderzoek kent de volgende fasen: 1. Vooronderzoek en onderzoeksopzet; 2. Verzenden van de onderzoeksopzet aan het Algemeen Bestuur en het in kennis stellen van het Dagelijkse Bestuur van het uit te voeren onderzoek; 3. Nadere uitwerking van de onderzoeksopzet in een plan van aanpak; 4. Uitvoering van de werkzaamheden door dossieronderzoek, interviews e.d. ; 5. Afstemmen van de bevindingen met de ambtelijke organisatie (ambtelijke wederhoor) ; 6. Het opstellen van de conclusies en aanbevelingen; 7. Aanbieden van de conceptrapportage aan het college (bestuurlijke wederhoor) ; 8. Publicatie. Onderzoeksdossier Gedurende het onderzoek vormt de rekenkamercommissie een onderzoeksdossier. Dit bestaat in elk geval uit: 1. Onderzoeksopzet en schriftelijke correspondentie hierover met betrokkenen; 2. Offerte onderzoeksbureau; 3. Kopieën van relevante documenten inclusief de gespreksverslagen; 4. Alle tussentijdse notities m.b.t. dataverzameling en analyse; 5. Concept rapport; 6. Schriftelijke stukken betreffende hoor/wederhoor ; 7. Eindrapport ; 8. Bestuurlijke reactie en evt het antwoord van de commissie hierop; 9. Persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht ; 10. Verslagen behandeling het Algemeen Bestuur. Interviewprotocol Bij veel onderzoeken zal een deel van de informatie worden verzameld via interviews. Bij het houden van interviews, hanteert de rekenkamercommissie de volgende werkwijze: 1. De geïnterviewden ontvangen voorafgaand aan het gesprek bericht over de gespreksonderwerpen en de aard van het interview (oriënterend, toetsend op feiten, etc); 2. De leden kunnen desgewenst aanwezig zijn bij de interviews, die door het externe bureau worden afgenomen; 3. De interviews hebben een vertrouwelijk karakter. Dit om de geïnterviewden zoveel mogelijk vrijheid van spreken te geven; 4. Van ieder gesprek stelt de interviewer een gespreksverslag of een weergave op hoofdlijnen op. De wijze van vastlegging wordt aan het begin van het interview medegedeeld; 5. De weergave op hoofdlijnen kan ook per plaatsvinden. DM

15 6. Binnen twee weken na het interview stuurt het onderzoeksbureau of de commissie het interviewverslag of de weergave op hoofdlijnen aan de geïnterviewden toe met het verzoek dit waar nodig aan te vullen of te corrigeren (autorisatie) en terug te sturen; 7. De onderzoekers maken bij interviewverslagen vervolgens per interview een definitief verslag waarin aanvullingen en wijzigingen zijn verwerkt en sturen hiervan een afschrift naar de geïnterviewden; 8. Verslagen van interviews zijn werkmateriaal voor het onderzoek en worden nooit openbaar; 9. Het onderzoeksbureau of de commissie gebruikt de relevante elementen uit deze verslagen voor het onderzoeksrapport; 10. Verwijzing naar individuele personen vindt alleen plaats als dat voor het trekken van conclusies noodzakelijk is en wordt vooraf aan de persoon in kwestie voorgelegd; 11. Als daartoe aanleiding is kunnen vervolginterviews worden gevoerd. Eventueel kan bij betrokkenen ook per mail nadere informatie worden opgevraagd. Ambtelijke en bestuurlijke hoor en wederhoor De verordening op de commissie (artikel 10) bepaalt dat het mogelijk moet zijn voor betrokkenen om hun zienswijzen op het conceptrapport kenbaar te maken. De commissie maakt hierbij een onderscheid tussen een ambtelijke reactie en een bestuurlijke reactie. Op basis van de onderzoeksbevindingen schrijft het onderzoeksbureau of de commissie een concept nota van bevindingen. Deze nota bevat een weergave van de feitelijke bevindingen en bevat geen conclusies of aanbevelingen. Deze nota van bevindingen wordt verstuurd naar de ambtelijk verantwoordelijken en betrokkenen, die controleren of de nota van bevindingen de feiten juist weergeeft. De commissie bepaalt wie er als betrokkenen worden aangemerkt. De termijn voor deze ambtelijke reactie is twee weken. Indien de ambtelijke reactie binnen deze termijn ontvangen is, wordt deze verwerkt in de nota van bevindingen en worden de eventueel benodigde correcties en/of nuanceringen door de commissie aangebracht. Indien de ambtelijke reactie niet binnen de termijn van twee weken is ontvangen, wordt de nota van bevindingen geacht de feiten voldoende volledig en juist weer te geven. Nadat de nota van bevindingen is vastgesteld, wordt de nota vergezeld van conclusies en eventuele aanbevelingen van de rekenkamercommissie, aangeboden aan het Dagelijks bestuur voor een bestuurlijke reactie. Voor deze reactie geldt een termijn van twee weken tenzij anders overeengekomen. De bestuurlijke reactie wordt integraal aan het rapport toegevoegd. De commissie kan vervolgens besluiten hieraan nog een nawoord toe te voegen in reactie op de mening van het dagelijks bestuur. Vervolgens wordt het eindrapport, inclusief bestuurlijke reactie en eventueel nawoord, aangeboden aan het Algemeen Bestuur. Indien de bestuurlijke reactie niet binnen twee weken, of de overeengekomen termijn, is ontvangen wordt het eindrapport ongewijzigd vastgesteld en aan het Algemeen Bestuur aangeboden. Rapportage Het uitgangspunt in de rapportage is transparantie. Het moet helder zijn hoe de commissie tot haar eindoordeel komt. In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normen (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen. DM

16 De commissie streeft naar een korte, bondige rapportage. Dit betekent dat achtergrondinformatie zoveel mogelijk in de bijlagen wordt verwerkt. De commissie is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het rapport. Dit betekent dat de rapportage herkenbaar moet zijn als rekenkamerrapport en in de huisstijl van de commissie wordt uitgegeven. Wanneer het onderzoek mede is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit bureau vermeld. Met het aanbieden van het rapport aan het Algemeen Bestuur kan de commissie ook een persbericht versturen. Dit persbericht wordt samengesteld in overleg met de communicatiedeskundige van de griffie. Het rapport wordt aan alle betrokkenen verzonden. Het rapport en het eventuele persbericht worden op de website van het waterschap en/of de commissie geplaatst. De voorzitter van de commissie is primair de woordvoerder, die de media te woord staat. Behandeling van het rapport In een zo vroeg mogelijk stadium kondigt de commissie het onderzoek aan het op de termijnagenda kan zetten. Het eindrapport biedt de commissie aan het Algemeen Bestuur aan. Het Algemeen Bestuur bepaalt vervolgens wanneer het rapport op de agenda wordt geplaatst. In dat geval bereidt de commissie een bestuursvoorstel voor over het rapport. De voorzitter van de commissie (en/of de onderzoeker ) is in de desbetreffende vergadering aanwezig om toelichting te verschaffen op het rapport. Evaluatie Interne effectiviteit Na afloop van elk onderzoek vindt er een evaluatie plaats. In deze evaluatie wordt door de commissie en eventueel het externe bureau teruggeblikt en nagegaan voor welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. Desgewenst kan de commissie besluiten anderen bij deze evaluatie te betrekken. Een en ander wordt vastgelegd in een evaluatienotitie. Het jaarverslag van de commissie bevat een onderdeel waarin aandacht wordt besteed aan dit aspect. Externe effectiviteit Voor de externe effectiviteit van de commissie is het van belang te volgen wat er met de rapporten wordt gedaan. De commissie volgt op dit punt de tussentijdse ontwikkelingen. Wanneer de commissie constateert dat er onvoldoende gevolg wordt gegeven aan haar aanbevelingen, kan zij het Algemeen Bestuur hierop attenderen. DM