vast te stellen de VERORDENING OP DE REKENKAMER- COMMISSIE FERWERDERADIEL

Transcriptie

1 Griffier Nr. : 2 De raad van de gemeente Ferwerderadiel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 30 januari 2006, nummer 6/2.06; gelet op de Notitie profiel gemeentelijke rekenkamer gemeenteraad Ferwerderadiel d.d. 21 april 2004; gelet op de discussies in de vergadering van de raadscommissie van 24 juni 2004 en in de raadsvergadering van 14 juli 2005; gelet op artikel 81o van de Gemeentewet; besluit: vast te stellen de VERORDENING OP DE REKENKAMER- COMMISSIE FERWERDERADIEL Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie van de gemeente Ferwerderadiel; b. voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie; c. doelmatigheid (of efficiëncy): de mate waarin de organisatie er in slaagt om met een zo gunstig mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken; d. doeltreffendheid (of effectiviteit): de mate waarin de organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of beoogde maatschappelijke effecten te bereiken; e. rechtmatigheid: de vraag of de besteding van de financiële middelen in overeenstemming is met de gestelde doelen en of de uitgaven zijn verantwoord op de goede functies. Artikel 2 Samenstelling en doel rekenkamercommissie 1. Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als de rekenkamercommissie. 2. De rekenkamercommissie bestaat uit drie leden: twee raadsleden en een externe

2 voorzitter (streefmodel); de mogelijkheid bestaat dat tijdens een proefperiode van 1 of 2 jaar gestart wordt met een rekenkamercommissie met een andere samenstelling (3 raadsleden). 3. De rekenkamercommissie wijst een plaatsvervangend voorzitter uit haar midden aan. 4. De rekenkamercommissie heeft tot doel onafhankelijk onderzoeken te verrichten die in de eerste plaats de raad, maar ook de inwoners van de gemeente inzicht verschaffen in de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid en het door de gemeente gevoerde bestuur. Zij heeft tevens tot doel de organisatie mogelijkheden voor verbetering aan te reiken en een basis te bieden voor verantwoording aan raad en burgers over de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van beleid en bestuur. Artikel 3 Benoeming leden en zittingsduur 1. De raad benoemt uit zijn midden twee leden van de rekenkamercommissie, waarvan één raadslid uit een niet in het college van burgemeester en wethouders vertegenwoordigde partij. De raad benoemt tevens de externe voorzitter. Indien gekozen wordt voor een rekenkamercommissie met een andere samenstelling gedurende een proefperiode (zoals genoemd in artikel 2, lid 2), benoemt de raad de externe voorzitter na afloop van de proefperiode en treedt één van de drie raadsleden tussentijds af. 2. De raad benoemt uit zijn midden tevens één plaatsvervangend lid van de rekenkamercommissie. 3. De voorzitter en de andere leden worden voor een raadsperiode van vier jaar benoemd; zij treden af op de dag van het aftreden van de raad. De externe voorzitter kan door de raad één keer worden herbenoemd voor een gelijke periode. 4. De voorzitter en de andere leden van de commissie kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij blijven echter hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien. Artikel 4 Ontslag en non-activiteit 1. De raad ontslaat de leden of stelt hen op non-activiteit. 2. Het lidmaatschap van een raadslid eindigt: a. op eigen verzoek; b. indien het lid aftreedt als lid van de raad; c. indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie in de rekenkamercommissie te vervullen. 3. Het lidmaatschap van de externe voorzitter eindigt: a. op eigen verzoek; b. bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap; c. wanneer de voorzitter bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld of onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard of surseance van betaling heeft gekregen. 4. De voorzitter kan door de raad worden ontslagen wanneer deze door ziekte, gebreken of ongeschiktheid niet in staat is om zijn of haar functie naar behoren te vervullen.

3 Artikel 5 Eed Ten aanzien van de externe voorzitter is artikel overeenkomstige toepassing. 81g Gemeentewet van Artikel 6 Voorzitter De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet en de werkwijze, het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming, het onderhouden van contact met de gemeenteraad, de raadscommissie en de ambtelijke organisatie. Hij stuurt de ondersteunende onderzoeksmedewerkers (als bedoeld in artikel 12, lid 7) aan. De voorzitter vertegenwoordigt de rekenkamercommissie naar buiten en voert het woord namens de rekenkamercommissie. Artikel 7 Vergoeding voor werkzaamheden van het externe lid van de rekenkamercommissie 1. De voorzitter ontvangt een vergoeding voor het voorbereiden en bijwonen van de vergaderingen en voor het uitvoeren van werkzaamheden ten behoeve van de rekenkamercommissie. 2. De vergadervergoeding genoemd in het eerste lid is gelijk aan de vergoeding voor de voorzitter van de bezwarencommissie. Tevens ontvangt hij een onkostenvergoeding. 3. Voor de onderzoekswerkzaamheden van de externe voorzitter stelt de raad een uurloonvergoeding vast. 4. Ten aanzien van de vergoeding voor reiskosten van de voorzitter is de in de gemeente gehanteerde landelijke regeling van toepassing; 5. De vergoedingen genoemd in dit artikel komen ten laste van het budget van de rekenkamercommissie. Artikel 8 Secretaris 1. De rekenkamercommissie wordt bijgestaan door een secretaris, zijnde de griffier. 2. De secretaris staat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar taken terzijde. 3. De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht. 4. De secretaris draagt onder andere zorg voor de procescoördinatie van de onderzoeken, de agendaplanning, de verslaglegging, het bewaken van het budget en de correspondentie van de rekenkamercommissie. Artikel 9 Reglement van orde De rekenkamercommissie kan een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vaststellen.

4 Artikel 10 Onderwerpselectie en opdrachtverlening 1.2 Indien de rekenkamercommissie op enig moment voor één of meerdere door haar te bepalen onderwerp(-en) een onderzoek nodig acht, formuleert zij de probleemstelling en stelt zij het onderzoeksprogramma vast, dat eerst na goedkeuring van de raad kan worden uitgevoerd. 2. De raad kan de commissie een gemotiveerd verzoek doen (eventueel bij motie) tot het instellen van een onderzoek (zie art. 182 lid 2 / jo. art. 81o, lid 2 Gemeentewet). Het in het verzoek opgenomen onderzoeksonderwerp moet voldoen aan de criteria zoals opgesteld in artikel 11. De rekenkamercommissie kan deze verzoeken alleen deugdelijk beargumenteerd afwijzen. Artikel 11 Criteria selectie onderzoeksonderwerpen Het onderzoek als bedoeld in artikel 10 dient onder andere: a. maatschappelijk relevant te zijn; b. relevant voor de raad te zijn; c. bruikbare resultaten op te leveren (aanbevelingen)(leereffect); d. toekomstgericht te zijn; e. betrekking te hebben op de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid van het beleid; f. een substantieel financieel belang voor de gemeente te bevatten; g. beleid te betreffen dat de gemeente kan beïnvloeden; h. niet betrekking te hebben op een incident, maar op een structureel beleidsproces. Artikel 12 Werkwijze 1.3 De rekenkamercommissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet. 2. De rekenkamercommissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren. 3. De rekenkamercommissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur, bij alle ambtenaren en bij gesubsidieerde instellingen mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van het onderzoek. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de commissie gestelde termijn te verstrekken. 4. De rekenkamercommissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek. 5. De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn in beginsel openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de commissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken. 6. De rekenkamercommissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen. 7. Voor de uitvoering van het onderzoek kan de rekenkamercommissie, met inachtneming van

5 het beschikbare budget, onderzoeksmedewerkers, externe deskundigen of bureaus inschakelen. De ingeschakelde personen kunnen, indien de rekenkamercommissie hun daartoe de bevoegdheid toekent, alle informatie verzamelen die de commissie in het belang van het onderzoek nodig acht. Zij hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot die informatie en zijn alleen verantwoording verschuldigd aan de rekenkamercommissie. 8. De rekenkamercommissie stelt de betrokkenen en ambtenaren in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het feitenonderzoek aan de commissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De commissie bepaalt verder wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. 9. De rekenkamercommissie stelt het bestuur in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het onderzoek en het door de commissie uit te brengen concept-onderzoeksrapport aan de commissie kenbaar te maken. 10. Na de ambtelijke hoor en wederhoor ten aanzien van de feiten (zie lid 8) en na het bestuurlijk hoor en wederhoor (zie lid 9) formuleert de rekenkamercommissie haar conclusies en aanbevelingen in een nota. 11. Na vaststelling door de rekenkamercommissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen en de zienswijzen van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden. De raad bespreekt de onderzoeksresultaten op basis van het rapport en de conclusies en aanbevelingen. 12. Het onderzoeksrapport is in beginsel openbaar. Artikel 13 Budget 1.4 De gemeenteraad stelt jaarlijks een genoegzaam budget vast voor eventuele onderzoeken van de rekenkamercommissie. 2. De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. 3. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van: a. de vergoedingen aan het externe lid; b. interne onderzoeksmedewerkers; c. externe deskundigen die eventueel door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld; d. eventuele overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak. 3. De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad. Artikel 14 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de derde dag na die van haar bekendmaking. Artikel 15 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening op de rekenkamercommissie Ferwerderadiel.

6 ALDUS besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Ferwerderadiel van 16 februari 2006.,voorzitter,griffier

7 Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen Dit artikel bevat enige definities. Artikel 182 juncto artikel 81o, lid 2 van de Gemeentewet geven aan dat de rekenkamercommissie de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur onderzoekt. Deze begrippen zijn ook opgenomen in artikel 2 lid 4 van de verordening. Vandaar dat deze begrippen ook in artikel 1 worden gedefinieerd. Artikel 2 Samenstelling en doel rekenkamer Wanneer gemeenten geen rekenkamer instellen, stellen zij op grond van artikel 81o van de wet regels vast voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. De wet spreekt van een rekenkamerfunctie. Op basis van de discussies in de vergaderingen van de raadscommissie van 24 juni 2004 en van de raad van 14 juli 2005 is in deze verordening gekozen voor een rekenkamercommissie met twee raadsleden en een externe voorzitter. De raad heeft gekozen voor een commissie van drie leden. De keuze voor een gemeentelijke rekenkamercommissie brengt de vrijheid met zich mee bij verordening zelf regels te stellen met betrekking tot het lidmaatschap van raadsleden, de samenstelling van de commissie, benoeming en ontslag van leden, bevoegdheden en ondersteuning. Door de discussie in de vergadering van het Presidium van 1 december 2005 is in de artikelen 2 en 3 nog de mogelijkheid opengehouden om in eerste instantie tijdens een proefperiode van 1 of 2 jaar te kiezen voor een rekenkamercommissie, bestaande uit 3 raadsleden. Met de instelling van de rekenkamercommissie wordt beoogd de raad een mogelijkheid te geven om door middel van beleidsevaluaties een bijdrage te leveren aan de doeltreffendheid van het beoogde gemeentelijk beleid alsmede de doelmatig voorbereiding en uitvoering daarvan. Met andere woorden, zijn de bedoelingen van de raadsbesluiten in praktijk gebracht, is het doel bereikt en tegen welke inspanningen? Bij het onderzoek zal, vanuit overwegingen van doelmatigheid, uiteraard zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van of worden voortgeborduurd op reeds uitgevoerde toetsen ter zake. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan door de externe accountant uitgevoerde toetsing op de getroffen maatregelen ter waarborging van de doelmatigheid van het beheer en de administratie. De rekenkamercommissie heeft geen taak in het kader van de behandeling en vaststelling van de jaarrekening. Artikel 3 Benoeming leden en zittingsduur Uit oogpunt van onafhankelijkheid heeft de raad er voor gekozen om een externe voorzitter deel te laten uitmaken van de rekenkamercommissie. In de raadsvergadering van 14 juli 2005 heeft een meerderheid van de raad aangegeven dat in ieder geval één te benoemen raadslid uit een niet in het college

8 van burgemeester en wethouders vertegenwoordigde partij dient te komen. De zittingsduur is gekoppeld aan de zittingsduur van de raad, zoals dat ook bij de commissie voor de bezwaarschriften het geval is. Over de rekenkamercommissie met een andere samenstelling gedurende een proefperiode: zie bij de toelichting op artikel 2. Artikel 4 Ontslag en non-activiteit Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen op non-activiteit te stellen in bepaalde situaties. Artikel 5 Eed De verplichting deze eed of verklaring en belofte af te leggen vloeit voor de rekenkamercommissie rechtstreeks voort uit artikel 81g van de Gemeentewet. Deze bepaling wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de externe leden van de rekenkamercommissie. Artikel 6 Voorzitter Dit artikel regelt de taken en bevoegdheden van de voorzitter. Hij leidt de vergaderingen en de werkzaamheden van de rekenkamercommissie. De externe voorzitter moet het onafhankelijke karakter van de rekenkamercommissie benadrukken. Artikel 7 Vergoedingen In dit artikel is de vergoeding die de externe voorzitter voor zijn werkzaamheden ontvangt, vastgelegd. De wet laat het niet toe om raadsleden buiten hun eigen vergoedingsregeling om, aanvullende vergoedingen (bijvoorbeeld in de vorm van presentiegelden) uit te keren. Alleen de externe voorzitter heeft dus recht op een vergoeding. Zijn vergadervergoeding wordt gelijkgesteld met de vergoeding van de voorzitter van de commissie voor de bezwaarschriften. Voor de overige werkzaamheden is gekozen voor een uurloonvergoeding (op declaratiebasis). Het is niet verstandig om in de verordening een uurloontarief op te nemen omdat deze vergoeding regelmatig moet worden aangepast. Dan zou de verordening vanwege dit bedrag steeds moeten worden gewijzigd. De raad zal t.z.t. dan ook worden gevraagd hier apart een besluit over te nemen. In de meeste gevallen hanteren gemeenten vaste dagdeelvergoedingen of vaste maandelijkse vergoedingen. Daar de raad in zijn Notitie profiel gemeentelijke rekenkamer heeft aangegeven de rekenkamercommissie een matig belangrijk instrument te vinden in relatie tot de andere controlemogelijkheden van de raad, is gekozen voor de financieel gezien meest gunstige mogelijkheid: de uurloonvergoeding.

9 Artikel 8 Secretaris De rekenkamercommissie wordt bijgestaan door een secretaris. Er is voor gekozen om het secretariaat bij de griffier neer te leggen omdat deze binnen de organisatie een behoorlijk onafhankelijke positie inneemt. De rekenkamercommissie dient zelfstandig te functioneren en in het derde lid is voorzien in een rechtstreekse verantwoordingsrelatie van de secretaris ten opzichte van de rekenkamercommissie. Artikel 9 Reglement van Orde Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 10 Onderwerpselectie en opdrachtverlening De rekenkamercommissie is een instrument voor en van de raad. Om het primaat van de raad niet geheel uit het oog te verliezen dient het door de rekenkamercommissie vast te stellen onderzoeksprogramma door de raad te worden goedgekeurd. Naar het zich laat aanzien kan het ministerie van Binnenlandse zaken met deze constructie, welke is ontstaan na het onafhankelijkheidsconflict in de gemeenten Lelystad en Oirschot, instemmen De rekenkamercommissie kan ook op verzoek van de raad een onderzoek instellen maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de wet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamercommissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren. De rekenkamercommissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan kiezen. Een mogelijkheid hierbij is dat de rekenkamercommissie jaarlijks in het kader van de gemeentelijke begroting een onderzoeksprogramma vaststelt en aan de raad ter kennisname aanbiedt. Dit onderzoeksprogramma bevat dan een volgorde van onderzoeksonderwerpen, alsmede een raming van uitvoeringsbudgetten. Voor dit jaarlijkse onderzoeksprogramma is bewust niet gekozen, gelet op het ambitieniveau van de raad met betrekking tot dit controle-instrument (zie de Notitie profiel gemeentelijke rekenkamer). Er wordt dan ook van uitgegaan dat het niet beslist een vanzelfsprekendheid is dat de rekenkamercommissie ieder jaar één of meerdere onderzoeken initieert. Artikel 11 Criteria selectie onderzoeksrapporten

10 Met dit artikel schept de raad een kader voor de afbakening van onderzoeksonderwerpen. De rekenkamercommissie is hieraan gebonden, maar ook de raad zelf, indien hij een verzoek doet tot het instellen van een onderzoek. Artikel 12 Werkwijze Om te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende en relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle leden van de gemeentelijke bestuursorganen en van alle ambtenaren. De rapporten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel openbaar maar op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt. Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) ontwerponderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden uit te halen en te corrigeren. Indien van toepassing wordt de verantwoordelijke wethouder of het college de gelegenheid geboden om te reageren op de concept-aanbevelingen die de rekenkamer verbindt aan de (gecorrigeerde) bevindingen. Tot slot brengt de rekenkamer een definitief onderzoeksrapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen. Artikel 13 De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het budget worden de in het derde lid genoemde kosten gebracht. Artikel 13 en 14 Deze artikelen behoeven geen toelichting.