Verordening op de rekenkamercommissie van de gemeente Eemsmond. Gelezen het voorstel van het presidium d.d. 24 november 2005;

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Eemsmond. Nr. CVDR50834_1 11 oktober 2016 Verordening op de rekenkamercommissie van de gemeente Eemsmond De raad van de gemeente Eemsmond; Gelezen het voorstel van het presidium d.d. 24 november 2005; Gelet op artikel 81o van de Gemeentewet; Overwegende dat de rekenkamercommissie de controlerende taak van de gemeenteraad kan versterken; Overwegende dat de aanbevelingen van de rekenkamercommissie vooral moeten leiden tot leereffecten, die hun weerslag hebben op de doelmatigheid en doeltreffendheid van bestaand en nieuw beleid; overwegende dat de meerwaarde van samenwerking tussen gemeenten waar mogelijk benut moet worden; b e s l u i t : de navolgende Verordening op de rekenkamercommissie vast te stellen. Verordening op de rekenkamercommissie van de gemeente Eemsmond Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen Artikel 1 In deze verordening wordt verstaan onder: A. Raad: de gemeenteraad van Eemsmond; B. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eemsmond; C. Rekenkamercommissie: de gezamenlijke rekenkamercommissie van de gemeente Eemsmond; D. Voorzitter: de voorzitter van de gezamenlijke rekenkamercommissie; E. Secretaris: de secretaris van de gezamenlijke rekenkamercommissie; F. Doeltreffendheid of effectiviteit: de mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken; G. Doelmatigheid of efficiency: het streven om, met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen, het gewenste resultaat te bereiken; H. Rechtmatigheid: Hierbij gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat om zowel regelgeving van het rijk als de regelgeving van de gemeente zelf. Hoofdstuk 2 Taak en samenstelling Artikel 2 Rekenkamercommissie 1. Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als de rekenkamercommissie. 2. De rekenkamercommissie doet onderzoek naar de (maatschappelijke) effecten van het gemeentelijk beleid, alsmede naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijk beheer en van de gemeentelijke organisatie, alsmede van (gesubsidieerde) instellingen waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. Daarnaast onderzoekt 1

2 de rekenkamercommissie de rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde bestuur. Een door de rekenkamercommissie ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet. 3. De rekenkamercommissie bestaat uit 3 leden. Er zijn geen plaatsvervangende leden. Artikel 3 Benoeming leden 1. De raad benoemt 3 leden, geen lid zijnde van de raad. 2. De leden van de rekenkamercommissie worden voor een periode van vijf jaar benoemd. 3. Benoeming vindt plaats voor maximaal 2 perioden. 4. De raad benoemt één van de drie leden als voorzitter van de rekenkamercommissie. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de rekenkamercommissie, het leiden van de vergaderingen, de externe communicatie en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De secretaris draagt zorg voor het formuleren van een onderzoeksopzet en de begeleiding van het onderzoek. Artikel 4 Eed Ten aanzien van de leden is artikel 81g van de gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Artikel 5 Ontslag De raad ontslaat de leden. De raad verleent in ieder geval ontslag: a. op eigen verzoek; b. bij aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie; c. indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de rekenkamercommissie te vervullen; d. aan het eind van de periode waarvoor het lid benoemd is, behoudens herbenoeming. Artikel 6 Vergoeding voor werkzaamheden van de leden De gemeenteraad stelt ten behoeve van de rekenkamercommissieleden een vergoeding per jaar vast. De gemeenteraad stelt een uurvergoeding vast voor werkzaamheden van de secretaris die verricht worden ten behoeve van een onderzoek. Daarnaast stelt de raad voor de voorzitter een vergoeding per jaar vast ten behoeve van het presenteren van de uitkomsten van de uitgevoerde onderzoeken in de gemeenteraad. Hoofdstuk 3 Werkwijze en budget Artikel 7 Reglement van orde De rekenkamercommissie stelt een reglement van orde vast voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden. Zij zendt het reglement na vaststelling ter kennisneming naar de raad. Artikel 8 Onderwerpselectie 1. De raad kan een verzoek tot het instellen van een onderzoek bij de rekenkamercommissie indienen. Na vaststelling van de jaarrekening inventariseert de raad welk onderwerp of welke onderwerpen hij aan de commissie voor onderzoek voordraagt. 2. Mede op basis van de voordrachten van de raad stelt de rekenkamercommissie tenminste jaarlijks een onderzoeksagenda op, waarin de onderwerpen die in aanmerking komen voor een onderzoek zijn opgenomen. De rekenkamercommissie houdt hierbij rekening met het beschikbare budget. 3. De rekenkamercommissie brengt de onderzoeksagenda ter kennis van de raad. 4. Indien de rekenkamercommissie niet aan een verzoek van de raad voldoet, motiveert zij deze beslissing. 5. De rekenkamercommissie formuleert voor elk onderwerp van onderzoek een onderzoeksopzet. 6. De rekenkamercommissie brengt de onderzoeksopzet ter kennis van de raad. Artikel 9 Werkwijze 1. De rekenkamercommissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet. 2. De rekenkamercommissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren. 3. De rekenkamercommissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig heeft voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn 2

3 verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamercommissie gestelde termijn te verstrekken. 4. De rekenkamercommissie is bevoegd bij besturen en/of directies van navolgende organisaties de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig heeft voor de uitvoering van de onderzoeken: a. openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet Gemeenschappelijke Regelingen waaraan de gemeente deelneemt; b. instellingen die een subsidie, lening of garantie van de gemeente ontvangen; c. naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen waarin de gemeente aandeelhouder is; d. rechtspersonen die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefenen en daartoe geheel of gedeeltelijk worden bekostigd uit de opbrengst van bij of krachtens de wet ingestelde heffingen. 5. De rekenkamercommissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek. 6. De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan de rekenkamercommissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken. 7. De hoorzittingen en informatieve bijeenkomsten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel openbaar. 8. Voor de uitvoering van het onderzoek kan de rekenkamercommissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen. 9. De rekenkamercommissie stelt de betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, een technische reactie op het concept onderzoeksrapport aan de rekenkamercommissie te geven. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. Daarnaast bepaalt de rekenkamercommissie wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. Na het verstrijken van deze termijn worden gebleken feitelijke onjuistheden in het conceptrapport gecorrigeerd. Vervolgens wordt het definitieve rapport inclusief oordelen en aanbevelingen aan het college voorgelegd voor een bestuurlijke reactie. Naar aanleiding van de bestuurlijke reactie kan de rekenkamercommissie een nawoord opstellen. 10. Na vaststelling door de rekenkamercommissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen en de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden. Artikel 10 Budget 1. De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. 2. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van: a. vergoedingen aan de leden: b. eventuele interne onderzoeksmedewerkers; c. externe onderzoekers en/of deskundigen die door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld; d. overhead, ambtelijke ondersteuning; e. eventuele overige uitgaven die de rekenkamercommissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak. 3. De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad. De rekenkamercommissie brengt daartoe over ieder dienstjaar voor 1 april van het daaropvolgende dienstjaar een beknopt eigen jaarverslag uit, waarin in ieder geval een overzicht wordt opgenomen van de lopende en afgeronde onderzoeken en de daaraan in het betreffende dienstjaar bestede middelen. Hoofdstuk 4 Ondersteuning Artikel 11 Secretariaat van de rekenkamercommissie 1. Een door de gemeenteraad van Eemsmond aan te wijzen ambtelijk secretarisstaat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar taak terzijde. De kosten van deze secretaris komen ten laste van het budget voor de rekenkamercommissie. 2. De ambtelijk secretaris wordt aangestuurd door de voorzitter van de rekenkamercommissie. 3. De ambtelijk secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging, vorming van dossiers en de administratie en het beheer van de financiën. 3

4 Hoofdstuk 5 Slotbepalingen Artikel 12 Evaluatie Uiterlijk op 1 mei 2007 zal het functioneren van de rekenkamercommissie worden geëvalueerd. Artikel 13 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari Artikel 14 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening rekenkamer-commissie gemeente Eemsmond. Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Eemsmond, gehouden op 8 december De raad voornoemd; de voorzitter, de griffier, Nota-toelichting Toelichting Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Eemsmond Algemeen De gemeenten Eemsmond, De Marne en Winsum hebben de intentie uitgesproken om samen te werken aan een Rekenkamercommissie. Iedere gemeente benoemt weliswaar de eigen rekenkamercommissieleden, maar in de praktijk gaat het om dezelfde personen, zodat er als het ware sprake is van een personele unie. Voordeel van deze constructie is dat de overheadkosten kunnen worden gedeeld en dat de commissie met een redelijke frequentie onderzoeken kan uitvoeren. De hierbij opgedane kennis kan worden benut ten gunste van de andere deelnemende gemeenten. De afspraken die zijn of nog worden gemaakt over een aantal praktische uitvoeringszaken worden neergelegd in een samenwerkingsovereenkomst tussen de drie deelnemende gemeenten. Hierin komt onder meer aan de orde welke gemeente belast is met het uitbetalen van de commissieleden en de betaling van de overige kosten, alsmede de verdeling van de kosten over de drie gemeenten. De werkelijk gemaakte kosten worden uiteindelijk bij iedere deelnemende gemeente zichtbaar in de jaarrekening. Artikelsgewijze toelichting op de Verordening op de rekenkamercommissie Artikel 1 Dit artikel bevat enkele definities om te voorkomen dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven. De begrippen doelmatigheid en doeltreffendheid worden evenals het begrip rechtmatigheid genoemd in artikel 182 van de Gemeentewet. Uiteraard wordt met de definitie in artikel 1 aangesloten bij de termen, zoals deze in de Gemeentewet worden gebruikt. In de Gemeentewet is doelmatigheid de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt. Bij doeltreffendheid gaat het er om of het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt. Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat dan vooral om wet- en regelgeving die direct van belang zijn voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten. De rekenkamercommissie voert weliswaar onderzoek uit naar de rechtmatigheid, maar dit onderzoek moet niet worden verward met het onderzoek van de jaarrekening. Het is de accountant die over de jaarrekening een rechtmatigheidsoordeel geeft. Eventueel bestaande rekeningcommissies samengesteld uit raadsleden, behoeven dus niet te worden opgeheven. Artikel 2 Wanneer gemeenten geen rekenkamer instellen, stellen zij op grond van artikel 81 van de Gemeentewet regels vast voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. De wet spreekt van een rekenkamerfunctie. In deze verordening is gekozen voor een rekenkamercommissie, bestaande uit niet-raadsleden. De 4

5 onderzoeken zullen in de praktijk met name worden uitgevoerd door externe onderzoeksbureaus, dus niet rechtstreeks door de leden van de commissie zelf. Artikel 3 Anders dan bij een rekenkamer kunnen naast externen ook raadsleden deel uitmaken van de rekenkamercommissie. Hiervoor is niet gekozen. Uit oogpunt van onafhankelijkheid is er voor gekozen alleen niet-raadsleden deel te laten nemen in de rekenkamercommissie. In het tweede lid is een termijn van vijf jaar genoemd, zodat in de eerstvolgende periode de rekenkamercommissie telkens het jaar waarin de gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden overbrugt. Dit is een waarborg voor continuïteit. Omdat het onderzoek door de rekenkamercommissie vooral wordt uitbesteed aan externe onderzoeksbureaus wordt het niet nodig geacht plaatsvervangend leden te benoemen. De commissie kan intern een plaatsvervangend voorzitter benoemen. Artikel 4 De verplichting de eed of verklaring en belofte af te leggen vloeit voor de rekenkamer rechtstreeks voort uit artikel 81g van de Gemeentewet. Deze bepaling wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de leden van de rekenkamercommissie. Artikel 5 Dit artikel handelt over het ontslag van de leden. Omdat de leden in drie gemeenten tegelijkertijd worden benoemd, ligt het voor de hand dat de gemeenten in overleg treden bij mutaties in de personele bezetting om tot een voor iedere gemeente aanvaardbare oplossing te komen. Artikel 6 In dit artikel is vastgelegd dat de leden een vergoeding per jaarontvangen. De hoogte van deze vergoeding wordt bij raadsbesluit vastgesteld, voor het eerst bij het vaststellen van de verordening. De secretaris verricht werkzaamheden in het kader van een bepaald onderzoek. Deze bestaan onder andere uit het formuleren van een onderzoeksvoorstel. Ten behoeve van deze werkzaamheden ontvangt de secretaris een door de raad vastgesteld bedrag per uur. Per onderzoek wordt vastgesteld hoeveel uur de secretaris maximaal kan declareren. Ieder onderzoek bestaat uit verschillende fases. Het is de bedoeling dat de leden van de rekenkamercommissie in één vergadering voor de drie gemeenten stappen zetten in de uit te voeren onderzoeken. Dit leidt tot een efficiencyvoordeel. De voorzitter presenteert de onderzoeksresultaten en aanbevelingen in de gemeenteraad. Hiertoe ontvangt hij per jaar een vaste vergoeding. De reiskosten van de commissieleden worden vergoed conform de gebruikelijke regeling in de gemeente die belast is met het uitbetalen van de vergoedingen. Artikel 7 Artikel 81i van de Gemeentewet wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de rekenkamercommissie. In het reglement van orde kunnen zaken worden geregeld als de vergaderstructuur, volgorde van aftreden bij een meerhoofdige rekenkamercommissie, de procedure die wordt gevolgd bij onderzoeken, hoe wordt omgegaan met verzoeken van derden (bijvoorbeeld burgers) om onderzoek te verrichten, enzovoorts. Artikel 8 De rekenkamercommissie is onafhankelijk. Uiteindelijk is het de rekenkamercommissie die zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kiest. De rekenkamercommissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid, van de Gemeentewet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamercommissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goede gronden moeten aanvoeren. De rekenkamercommissie dient haar werkzaamheden te verrichten binnen het door de raad vastgestelde budget. Bij onderbesteding van het budget vloeien de resterende middelen terug naar het rekeningresultaat. De gemeenteraad kan bepalen dat het restant van het budget vervolgens opnieuw wordt bestemd voor de rekenkamercommissie. Hierdoor ontstaat dan de mogelijkheid om in enig dienstjaar een onderzoek van grotere omvang uit te voeren. De rekenkamercommissie maakt voor elk onderzoek een onderzoeksopzet en brengt deze ter kennis van de raad. Onderdeel hiervan vormt een raming van de kosten, waaronder het maximaal aantal uren dat door de secretaris ten laste van het onderzoek kan declareren. Artikel 9 Om te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende en relevante gegevens kan beschikken, is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren. De rapporten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel openbaar maar op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt. Dit geldt 5

6 ook voor de hoorzittingen en informatieve vergaderingen van de rekenkamercommissie. De vergaderingen van de commissie zelf zijn besloten. Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) ontwerponderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden eruit te halen en te corrigeren. Indien van toepassing wordt het college de gelegenheid geboden om een bestuurlijke reactie te geven op het rapport en de aanbevelingen die de rekenkamercommissie verbindt aan de (gecorrigeerde) bevindingen. Tot slot brengt de rekenkamercommissie een definitief rapport naar buiten met bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Artikel 1 0 De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het budget worden de in het tweede lid genoemde kosten gebracht. De rekenkamercommissie brengt jaarlijks een verslag uit waarin in ieder geval is opgenomen welke onderzoeken er in het afgelopen dienstjaar hebben gelopen of zijn afgerond en welke middelen aan deze onderzoeken zijn besteed. Eén van de deelnemende gemeenten is belast met de administratieve en financiële afhandeling van de werkzaamheden van de rekenkamercommissie. Deze gemeente zal de rekenkamercommissie dan ook ondersteunen bij het opstellen van het jaarverslag. De kostenverdeling, alsmede de afspraken over voorschotten worden opgenomen in een samenwerkingsovereenkomst. Overigens heeft de gemeenteraad de mogelijkheid om resterende bedragen opnieuw ter beschikking te stellen van de rekenkamercommissie, zie daarover ook de toelichting bij artikel 8. Artikel De leden van de rekenkamercommissie worden bij hun werkzaamheden ondersteund door een ambtelijk secretaris. De kosten van deze secretaris komen ten laste van het budget voor de rekenkamercommissie. De secretaris is in ieder geval belast met de in dit artikel genoemde werkzaamheden. De secretaris is niet belast met het aansturen van het onderzoeksbureau of overige inhoudelijke werkzaamheden. Artikel 12 Artikel 12 bepaalt dat de rekenkamercommissie wordt geëvalueerd. In de evaluatie staat de meerwaarde van het verrichte onderzoek van de rekenkamercommissie centraal. De uitkomsten van het verrichte onderzoek en de aanbevelingen van de rekenkamercommissie versterken de controlerende taak van de gemeenteraad. De meerwaarde ervan komt tot uitdrukking in de lessen die kunnen worden getrokken uit de ervaring uit het verleden ter verbetering van doelmatigheid en doeltreffendheid van het huidig en toekomstig gemeentelijk beleid. Daarom zal de evaluatie zich in de eerste plaats richten op de mate waarin de uitkomsten van onderzoek en de aanbevelingen van de rekenkamercommissie zich lenen voor dergelijke leereffecten voor de gemeente. Het tweede aspect dat geëvalueerd zal worden is de samenwerking tussen de gemeenten. Daarbij zal worden gekeken in hoeverre de samenwerking tot kostenvoordelen heeft geleid. Ook zal worden nagegaan in hoeverre samenwerking ertoe heeft geleid dat gemeenten van elkaars onderzoek kunnen leren, en/of er leereffecten voor de rekenkamercommissieleden zijn geweest. Artikelen 13 en 14 Deze artikelen behoeven geen toelichting. 6