Verordening rekenkamercommissie gemeente Oldambt 2017

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Oldambt. Nr. CVDR445696_1 24 oktober 2017 Verordening rekenkamercommissie gemeente Oldambt 2017 De raad van de gemeente Oldambt; gelezen het raadsvoorstel van de voorzitter van de raad en de griffier d.d. 8 maart 2017; gelet op artikel 81oa van de Gemeentewet; B E S L U i T: vast te stellen de Verordening Rekenkamercommissie gemeente Oldambt 2017 luidende als volgt: Paragraaf 1 Begripsbepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de rekenkamercommissie: de rekenkamerfunctie die is ingesteld op basis van deze verordening; b. doelmatigheid: het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken; c. doeltreffendheid: de mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de gewenste maatschappelijke effecten te bereiken; d. rechtmatigheid: de lasten, de baten en balansmutaties die in overeenstemming zijn met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelgeving waaronder de gemeentelijke verordeningen. Paragraaf 2 De taak, samenstelling en het lidmaatschap van de rekenkamercommissie Artikel 2 Instelling en taak van de rekenkamercommissie a. Er is een gemeentelijke rekenkamercommissie. b. De rekenkamercommissie voert onderzoek uit naar de (maatschappelijke) effecten en naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid ten aanzien van de ontwikkelingen rond het Centrum Plan Scheemda Poststraat. Artikel 3 Samenstelling van de rekenkamercommissie a. de rekenkamercommissie heeft één lid, tevens interim-directeur: de heer mr. drs. W.H. Everts, directeur van Everts Bestuur & Advies te Bedum. b. de interim-directeur legt voordat hij zijn functie kan uitoefenen, in een vergadering van de raad in handen van de voorzitter van de raad de eed af, luidende: Ik zweer dat ik, om tot lid van de rekenkamercommissie Oldambt benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de rekenkamercommissie Oldambt naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God Almachtig! c. Als consulterende klankbordgroep fungeren vier leden uit de gemeenteraad van Oldambt, zijnde de leden van de auditcommissie, die tijdens het onderzoeksproces gevraagd en ongevraagd van advies kunnen dienen. Artikel 4 Taak van de interim-directeur a. De interim-directeur draagt zorg voor het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet en de werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. b. De interim-directeur rekenkamercommissie is niet ondergeschikt aan de raad, het college van burgemeester en wethouders of enig ander gemeentelijk gezag. 1

2 c. De interim-directeur is geen ambtenaar in de zin van het ambtenarenreglement voor zover dit ondergeschiktheid oplevert. Artikel 5 Einde van het lidmaatschap a. het lidmaatschap van de interim-directeur eindigt: op eigen verzoek; bij aanvaarding van een functie die op grond van artikel 81f van de Gemeentewet onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie; wanneer de interim-directeur bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; indien de interim-directeur bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft gekregen of wegens schulden is gegijzeld; indien de interim-directeur naar het oordeel van de raad ernstig nadeel toebrengt aan het in hem gestelde vertrouwen. b. De interim-directeur kan door de raad worden ontslagen wanneer hij door ziekte, gebreken of ongeschiktheid blijvend niet in staat is zijn functie naar behoren te vervullen. Artikel 6 Verboden handelingen a. Het is de interim-directeur van de rekenkamercommissie verboden de handelingen te verrichten als bedoeld in artikel 15 van de Gemeentewet. De raad kan de interim-directeur, indien hij heeft gehandeld in strijd met dit verbod, uit zijn functie ontslaan. b. De interim-directeur van de rekenkamercommissie is niet werkzaam bij een bedrijf dat opdrachten uitvoert in opdracht van de gemeente of bij een door de gemeente gesubsidieerde instelling, dan wel heeft geen andere (neven)betrekkingen die de onafhankelijke positie ten aanzien van de gemeente zouden kunnen schaden. Artikel 7 Vergoeding voor de werkzaamheden van de directeur a. De interim-directeur ontvangt een vergoeding voor zijn werkzaamheden. b. De interim-directeur declareert de door hem ingezette uren maandelijks achteraf. c. De vergoeding komt ten laste van het budget van de rekenkamer als bedoeld in artikel 9 van deze verordening. Paragraaf 3 De werkwijze van de rekenkamercommissie Artikel 8 Onderzoeksprotocol De werkwijze van de rekenkamercommissie wordt vastgelegd in het door die rekenkamer vast te stellen onderzoeksprotocol; dit protocol is als bijlage bij dit besluit gevoegd. Artikel 9 Werkwijze 1. De rekenkamercommissie is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht. 2. Het gemeentebestuur verstrekt desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamercommissie ter vervulling van haar taak nodig acht. 3. Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is het eerste lid van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert. 4. De rekenkamercommissie legt haar bevindingen en haar oordeel vast in een rapport, met dien verstande dat hierin niet worden opgenomen gegevens en bevindingen die naar hun aard vertrouwelijk zijn. 2

3 5. De rekenkamercommissie deelt aan de raad, het college en, indien van toepassing, aan de betrokken instelling, de opmerkingen en bedenkingen mee die zij naar aanleiding van haar bevindingen van belang acht. Aan de raad of het college kan zij ter zake voorstellen doen. 6. De rekenkamercommissie zendt een afschrift van haar rapport aan de raad en het college. 7. De rapporten en de verslagen van de rekenkamercommissie zijn openbaar. Paragraaf 4 De kosten van de rekenkamercommissie Artikel 10 Budget a. De raad stelt een budget beschikbaar voor de rekenkamercommissie. b. De interim-directeur van de rekenkamercommissie is bevoegd binnen het beschikbaar gestelde budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van zijn taken. c. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van de: interim-directeur rekenkamer; plaatsvervangend interim-directeur; externe deskundigen. Paragraaf 5 Slotbepalingen Artikel 11 Citeertitel en inwerkingtreding a. Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening rekenkamercommissie gemeente Oldambt b. Deze verordening treedt in werking op 30 maart De griffier, De voorzitter Pieter Norder, Pieter Smit 3

4 Concept-onderzoeksprotocol rekenkamercommissie gemeente Oldambt Inleiding. In de raadsvergadering van. heeft de gemeenteraad besloten een (tijdelijke) rekenkamercommissie in te stellen, bestaande uit een extern en onafhankelijk aan te stellen interim-directeur, de heer mr. drs. W.H. Everts, directeur van Everts Bestuur & Advies te Bedum. Deze laat zich bijstaan door een secretaris en ontvangt gevraagd en ongevraagd advies van een klankbordgroep, die bestaat uit vier raadsleden van de gemeente Oldambt. Door de inbreng van de raadsleden wordt gewaarborgd dat de rekenkamercommissie vanuit haar onafhankelijke positie oog heeft voor de belangen en opvattingen in het politieke veld. De raadsleden nemen een politiek onafhankelijke positie in; zij zijn niet namens hun fractie benoemd, maar op basis van deskundigheid en beschikbaarheid. De interim-directeur is op basis van zijn professionaliteit en onafhankelijkheid benoemd. Hij dient te waarborgen dat de bevindingen, oordelen en aanbevelingen niet gekleurd worden door partijpolitieke belangen. Aan de instelling van de rekenkamercommissie ligt de Verordening rekenkamercommissie gemeente Oldambt 2017 ten grondslag. Taken en doelstelling. De rekenkamercommissie van de gemeente Oldambt bestaat uit een interim-directeur en wordt ondersteund door een secretaris. De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur op drie onderdelen: a. rechtmatigheid: is de uitvoering in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving (o.a. gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten)? b. doelmatigheid: zijn de prestaties met zo gering mogelijke inzet van middelen bereikt? c. doeltreffendheid: zijn de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald? Hiertoe voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van dit onderzoek is om inzicht te bieden in de prestaties van de gemeente als geheel en waar nodig het formuleren van aanbevelingen voor de toekomst. Onderzoeksprotocol. In dit onderzoeksprotocol beschrijft de rekenkamercommissie de richtlijnen die zij hanteert bij de uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om waarborg te bieden voor de kwaliteit van het onderzoek door de commissie en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Daarnaast wil de rekenkamercommissie met dit protocol inzicht verschaffen in de werkwijze van de rekenkamercommissie en hierdoor bijdragen aan de transparante sfeer waarbinnen de rekenkamercommissie haar taken wil uitoefenen. De rekenkamercommissie hanteert de volgende vier uitgangspunten bij haar onderzoek: a. zorgvuldigheid: validiteit en volledigheid bij de verzameling van de relevante feiten. b. objectiviteit: objectieve en gedegen analyse van de feiten c. transparante oordeelsvorming: beoordeling van feiten aan de hand van een expliciet normenkader. d. controleerbaarheid van het dossier: beoordeling van de opbouw van het dossier. Missie. De rekenkamercommissie wil door middel van haar onderzoek een constructieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Oldambt, in het bijzonder doordat rekenkameronderzoek de controlerende rol van de gemeenteraad versterkt. 2. Onderwerp van onderzoek. De rekenkamercommissie heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. In dit geval gaat de rekenkamercommissie op verzoek van de gemeenteraad van Oldambt onderzoek doen naar de ontwikkelingen rond het Centrum Plan Scheemda Poststraat. 3. Onderzoeksopzet en aankondiging. De commissie stelt een onderzoeksopzet vast. De onderzoeksopzet omvat in elk geval de volgende onderdelen : Onderzoeksopzet rekenkamercommissie 1. Aanleiding en achtergronden onderzoeksvraag 2. Doel van het onderzoek 3. Centrale vraagstelling en deelvragen 4. Omschrijving normenkader 5. Globale onderzoeksaanpak; keuze onderzoeksinstrumenten 6. Organisatie: tijdpad, inhuur externe expertise en kosten. De definitieve onderzoeksopzet wordt ter kennisneming toegezonden aan de raad en het college. Daarbij wordt ook aangegeven wie het onderzoek zal uitvoeren. De definitieve onderzoeksopzet vormt het uitgangspunt voor het onderzoek. Tegelijkertijd wenst de rekenkamercommissie een zekere flexibiliteit te behouden. Gaandeweg het onderzoek kan duidelijk worden dat het niet (meer) mogelijk of niet (meer) opportuun is de onderzoeksopzet in de bestaande vorm uit te voeren. De rekenkamercommissie behoudt zich het recht voor de onderzoeksopzet aan te passen. Wanneer er substantiële wijzigingen in de onderzoeksopzet worden aangebracht, zal dit worden meegedeeld aan de raad en het college. 4. Start van het onderzoek. Globaal zal het onderzoek er als volgt uitzien: onderwerpkeuze; 4

5 opstellen onderzoeksopzet en onderzoeksvragen; onderzoeksvoorstel met tijdsplanning, begroting en inschatting benodigde capaciteit; onderzoeksfase: dossierstudie, interviews, experts raadplegen; concept rapport; wederhoor; definitief rapport. 5. Samenwerking met externen. Voor dit onderzoek zal extern ondersteuning worden gezocht voor de uitvoering van het onderzoek. Er worden zo mogelijk 3 externe professionele bureaus gevraagd om aan de hand van de onderzoeksopzet een offerte uit te werken. De bureaus ontvangen bij de offerteaanvraag het onderzoeksprotocol van de rekenkamercommissie met het verzoek in hun offerte rekening te houden met de werkwijze van de rekenkamercommissie. De/het bureau(s) met de meest aansprekende offerte zullen/zal (afhankelijk van de daarvoor beschikbare tijd in verband met het krappe tijdpad) worden uitgenodigd voor een presentatie van hun offerte. Op basis hiervan maakt de rekenkamercommissie een keuze. Uitgebrachte offertes worden door de rekenkamercommissie beoordeeld op basis van de volgende criteria: 1. ervaring/deskundigheid van het bureau en de onderzoekers; 2. de uitwerking van de probleemstelling en de operationalisering van de onderzoeksvragen; 3. de planning en de begroting van het onderzoek; 4. de wijze waarop de gegevens worden verzameld en geanalyseerd; 5. de wijze waarop tussentijds wordt gerapporteerd; 6. de prijs-kwaliteitverhouding. De bureaus zal bij de offerteaanvraag nadrukkelijk worden gevraagd of zij op het desbetreffende terrein al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Oldambt. Wanneer dit het geval is en de rekenkamercommissie vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende bureau kan worden verstrekt. De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de voorwaarden van de rekenkamercommissie. Het uitgangspunt bij de inschakeling van een extern bureau is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van de eindrapportage bij de rekenkamercommissie blijft liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de commissie worden genomen. De secretaris van de commissie is verantwoordelijk voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormt het primaire aanspreekpunt voor het bureau. 6. Voortgang en dossiervorming. Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels: De verslagen van interviews worden ter goedkeuring aan de geïnterviewden voorgelegd. De gespreksverslagen zullen vertrouwelijk worden behandeld. Het citeren uit interviewverslagen is slechts mogelijk met toestemming van de geïnterviewde. Voor de samenwerking met een extern bureau gelden aanvullend de volgende regels: Het onderzoeksbureau rapporteert aan de secretaris periodiek over de voortgang, zowel inhoudelijk als qua urenbesteding. Het onderzoeksbureau houdt een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden. De rekenkamercommissie en/of de secretaris kunnen desgewenst aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen. De onderzoekers zijn aanwezig bij de behandeling van het onderzoeksrapport in de raad(scommissie). De rekenkamercommissie krijgt de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau wordt opgebouwd. Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de rekenkamercommissie om contact op te nemen met derden over de voortgang of de resultaten van het onderzoek. De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de rekenkamercommissie. Verzoeken van derden worden door het onderzoeksbureau naar haar doorverwezen. Gedurende het onderzoek vormt de rekenkamercommissie een onderzoeksdossier. Dit bestaat in elk geval uit: 1. Onderzoeksopzet en schriftelijke correspondentie hierover met betrokkenen 2. Offerte onderzoeksbureau 3. Het logboek van het onderzoeksbureau 4. Kopieën van relevante documenten 5. Alle gespreksverslagen 6. Alle tussentijdse notities m.b.t. dataverzameling en analyse 7. Conceptrapport 8. Schriftelijke stukken inzake wederhoor 9. Inhoudelijke reactie van het college 5

6 10. Aanbiedingsbrief gemeenteraad 11. Eindrapport 12. Persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht 13. Verslagen van behandeling in commissie en raad Archivering Het zorgdragerschap voor het bewaren van het archief ligt bij de gemeente Oldambt. De dossiers zijn in principe toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten. Voor inzage in vertrouwelijke stukken dient een verzoek te worden ingediend bij de gemeente Oldambt. Dergelijke verzoeken zullen door de gemeente worden beoordeeld op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur. 7. Rapportage. Het uitgangspunt in de rapportage is transparantie. Het moet volstrekt helder zijn hoe de rekenkamercommissie tot haar eindoordeel komt. In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normen (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Wanneer in de tekst wordt gerefereerd aan een bepaald document of een gesprek dan zal de bron worden vermeld. Bij het opstellen van het rapport wordt de volgende indeling als uitgangspunt genomen: Indeling rapport rekenkamercommissie: Samenvatting Inleiding: achtergrond, doelstelling en vraagstelling Onderzoeksaanpak Beoordelingskader Bevindingen en analyse Conclusies en eventuele aanbevelingen Bijlagen: bronnen (lijst van geïnterviewden, tussentijdse notities, documenten en literatuur) In zijn algemeenheid wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage. Dit betekent dat achtergrondinformatie zoveel mogelijk in de bijlagen wordt verwerkt. De rekenkamercommissie is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het rapport. Dit betekent dat de rapportage herkenbaar moet zijn als rapport van de rekenkamercommissie. In het onderzoek wordt het extern bureau, dat het onderzoek heeft uitgevoerd, vermeld. De eindverantwoordelijkheid van de rekenkamercommissie houdt tevens in dat de commissie haar aanbevelingen formuleert aan de raad en/of het college. 8. Wederhoor. De rekenkamercommissie volgt voorafgaand aan de raadsbehandeling van het rapport een procedure van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor. Met het oog op zorgvuldigheid is het van groot belang dat de bij het onderzoek betrokken (ambtelijke) partijen door wederhoor in de gelegenheid worden gesteld om de opgestelde feiten te bezien op volledigheid, feitelijke onjuistheden en eventuele onjuistheden te benoemen c.q. te corrigeren en zo nodig aan te vullen. Aan de hand van de reacties wordt overgegaan tot vaststelling van de conclusies en aanbevelingen. Vervolgens wordt het conceptrapport aangeboden voor een bestuurlijke reactie. Via de bestuurlijke reactie wordt het college in de gelegenheid gesteld een inhoudelijke reactie te geven op de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Het is mogelijk om het ambtelijke en bestuurlijk wederhoor samen te voegen. De bestuurlijke reactie van het college wordt integraal opgenomen in het eindrapport, met een nawoord van de rekenkamercommissie. Het definitieve rapport wordt aangeboden aan de gemeenteraad voor raadsbehandeling, waarna ook het college en overige betrokkenen een afschrift van het rapport ontvangen. 9. Publicatie en publiciteit. Met het aanbieden van het rapport aan de raad kan de rekenkamercommissie ook een persbericht versturen. Dit persbericht wordt zo nodig opgesteld in overleg met een communicatiemedewerker. Het rapport en het persbericht worden op de website van de gemeente Oldambt geplaatst. De voorzitter van de commissie is primair de woordvoerder die de media te woord staat. 10. Behandeling in raadscommissie en raad. De griffier bereidt een raadsvoorstel voor. De voorzitter van de rekenkamercommissie is in de betreffende raad(scommissie) vergadering aanwezig om een toelichting te geven op het rapport. Aldus vastgesteld in de vergadering van de rekenkamercommissie d.d... 6