1. Algemeen. 2. Financieel. Communautaire eventingwedstrijden VLP-LASTENBOEK 2015

Transcriptie

1 Communautaire eventingwedstrijden VLP-LASTENBOEK Algemeen Enkel clubs die aangesloten zijn (dus in orde met formaliteiten en betaling lidgelden 2015) bij de VLP mogen een wedstrijd inrichten. De reglementen van FEI, KBRSF en VLP zijn van toepassing voor de wedstrijd, tenzij afwijking zoals omschreven binnen het reglement toepasbaar voor OCC-wedstrijden, waarbij deze laatste voorrang hebben. 1.2 Na het officieel maken van de kalender 2015 en voor 15 februari 2015 moet iedere organisator een ondertekend lastenboek versturen naar VLP 1.3 De voorprogramma s zullen drie maand voor aanvang van de wedstrijd door VLP worden opgevraagd. De organisator krijgt daarna 2 weken om het volledige voorprogramma in orde te brengen (correcte datums, correcte reeksen, jury s, ). 1.4 Indien het lastenboek niet voor 15 februari getekend terug aan VLP wordt bezorgd en indien het voorprogramma niet correct en tijdig wordt afgeleverd tegen de afgesproken datum, zal de VLP commissie zelf de officials kiezen en maar de helft van de subsidie uitbetalen. 1.5 VLP stuurt voor aanvang van de wedstrijd een evaluatieformulier op. Dit evaluatieformulier dient ingevuld teruggestuurd te worden naar VLP alvorens de factuur/onkostennota zal worden uitbetaald. 2. Financieel 2.1 Financiële afspraken tussen de organisator en VLP Subsidie per wedstrijd De organisator krijgt onderstaande subsidie ongeacht of het om een eendaagse of meerdaagse wedstrijd gaat. Wedstrijd zonder klassement: 250 Wedstrijd met klassement: 650 Wedstrijd met klassement + reeks 100cm: 700 Indien er zich voor de wedstrijd minder dan 50 combinaties inschrijven heeft de commissie het recht om de subsidie aan te passen. Tussenkomst per gestarte combinatie Voor de lage proeven (60cm, 80cm) krijgt de organisator 12,5 euro (inclusief BTW) per gestarte combinatie. Voor de hoge proeven (90cm, 100cm) krijgt de organisator 22,5 euro (inclusief BTW) per gestarte combinatie. De organisator krijgt deze financiële tussenkomst min de vergoedingen van de officials (2.2). Organisatie en publicatierecht OCC organisatoren worden vrijgesteld van organisatie en publicatierecht aan VLP. Schuldvordering / factuur Voor de volledige tussenkomst aan organisatoren dient door de organisator een factuur of schuldvordering te worden opgemaakt aan VLPvzw. 1

2 2.2 Officials De vergoedingen van de officials worden na afloop van de wedstrijd door VLP uitbetaald. Hiervoor wordt onderstaande tabel gehanteerd. (De kosten van de officials die niet wensen vergoed te worden, zullen niet worden afgetrokken van de schuldvordering.) Een TD mag 30 rekenen voor een voorafgaand bezoek. 3. Officials functie dag 1 volgende dagen voorzitter 75,00 75,00 groundjury 75,00 75,00 TD 75,00 75,00 steward 60,00 60,00 dressuurjury 60,00 60,00 jumpingjury 60,00 60, Tijdens een OCC kunnen volgende reeksen georganiseerd worden: 60 cm 80 cm 90 cm verplicht met klassement 100 cm verplicht met klassement Het OC mag al deze reeksen organiseren met een max van 250 deelnemers per dag, (deelnemers vrije reeksen inclusief). Indien het deelnemersaantal beperkt moet worden, krijgen de OCC-ruiters steeds voorrang. Indien de commissie hierop inbreuken vaststelt, zal dit gevolgen hebben voor de subsidie. Elke reeks moet minstens een eenvoudige springproef, een eenvoudige dressuurproef en crossproef bevatten. Voor de reeksen 60 cm en 80 cm is het OCC reglement van toepassing. Voor de reeksen 90 cm en 100 cm is het nationaal reglement van toepassing behoudens de inleg en de geldprijzen. 3.2 Het OC is verantwoordelijk voor de aanstelling en de aanwezigheid van volgende personen: Er moet gestreefd worden naar een officiële parcoursbouwer. De commissie stelt een TD aan op voorstel van het OC. De commissie stelt een VZ aan op voorstel van het OC. Opgelet! de voorzitter mag max. 1 reeks jureren. Bijkomende juryleden moeten bij voorkeur ook erkend worden door de KBRSF. Indien dit niet mogelijk zou zijn, moeten de dressuurjuryleden van de 60 cm minstens in het bezit zijn van een diploma initiator en moeten de dressuurjuryleden van de 80 cm minstens in het bezit zijn van een diploma trainer B. Voor de reeksen 90 cm en 100 cm moeten alle juryleden minstens een jurylid zijn (eventing of dressuur) die door KBRSF wordt erkend. Minimum 1 dressuurjury per 50 deelnemers. Indien een reeks méér dan 50 inschrijvingen telt, dient deze reeks opgesplitst te worden in een A en een B -reeks. Eén secretaris per dressuurrechter. Eén jumpingverantwoordelijke onder toezicht van de TD (al of niet officieel erkend, doch met grondige kennis van de reglementen) + één secretaristijdopnemer + paddockoverste eventueel dienst doende als pistepersoneel (apart pistepersoneel noodzakelijk indien meer dan 80 inschrijvingen). 2

3 Voldoende hindernisrechters op het terrein zodat ELKE hindernis kundig en visueel kan worden gejureerd. Estafette-medewerker die de uitslagen van dressuur en cross tijdig naar het wedstrijdsecretariaat brengt. Een verantwoordelijke voor algemene resultatenverwerking. Een bemande EHBO-post moet aanwezig zijn. Een dokter en hulpdiensten moeten permanent bereikbaar zijn en bij voorkeur aanwezig op de wedstrijd. Zie punt 6 voor concrete definiëring. Een hoefsmid en dierenarts die permanent bereikbaar zijn. Een herstelteam voor de crosshindernissen, voorzien van hijstoestel, hijsbanden of bindsingels en dekzeil in geval van nood. Een parkingwachter die de vrachtwagens/toeschouwers/vans op de juiste plaatsen begeleidt. Een speaker. 3.3 Een TD wordt verwacht minstens één keer op voorhand de terreinen te inspecteren. 3.4 De telefoonnummers van hoefsmid, veearts, geneesheer en EHBO-verantwoordelijke moeten voor aanvang van de wedstrijd aan de TD en wedstrijdsecretariaat worden meegedeeld. Het is aangewezen een volledig organisatieorganigram met GSM-nummers ter beschikking te stellen aan alle verantwoordelijken op een wedstrijd. 3.5 Het OC dient de officials als gasten te ontvangen. Koffie en frisdranken (met uitsluiting van alcoholische dranken) worden onbeperkt voorzien op jurytoren en secretariaat. Daarnaast worden er broodjes voorzien voor de officials. 4. Inschrijvingen 4.1 De inschrijvingen voor de OCC verlopen via het VLP-secretariaat voor zowel VLP, LEWB, LRV, KNHS en DRV-ruiters. Het OC kan eventueel nog eigen vrije reeksen organiseren. Aan deze extra vrije reeksen mogen geen ruiters met een wedstrijdlicentie deelnemen (= hoger dan L01!). De deelnemerslijsten van deze extra reeksen moeten tijdig doorgegeven worden aan het VLP-secretariaat. 4.2 De sluitingsdatum voor de inschrijvingen van de OCC s is maandag 24u, ± 14 dagen voor aanvang van de wedstrijd. Ruiters kunnen nog schriftelijk annuleren op het VLP secretariaat t.e.m. de maandag (24u) voor de wedstrijd. 4.3 Het OC heeft het recht om een maximum aantal starters op te leggen per reeks met een max. van 250 starters per dag. De VLP/LEWB-ruiters zullen dan voorrang hebben op deze afgevaardigd door LRV, KNHS en DRV. 4.4 De startlijsten zullen opgemaakt worden door VLP in samenspraak met de organisator en steeds ten gunste van de OCC-ruiters. 4.5 Er moet een clubverantwoordelijke (aanspreekpartner voor de liga) worden aangeduid die 2 weken voor aanvang van de wedstrijd kan worden gecontacteerd en die gedurende de gehele wedstrijd aanwezig is. 3

4 4.6 Het OC heeft recht op 5 wild cards. Deze wild cards kan hij geven aan VLP/LEWB-ruiters die volledig in orde zijn met hun licentie, immatriculatie paarden en binnen hun reeks rijden conform het reglement of aan ruiters die rijden bij een KBRSF-erkende liga of federatie, mits toestemming van die liga of federatie. Het OC moet deze wild cards met alle correcte gegevens schriftelijk doorgeven aan het VLP-secretariaat voor de annulatiedatum. 5. Organisatie 5.1 van CNC toevoegen 5.1 De organisatie zorgt voor een veilige toegang voor de deelnemers en publiek tot het wedstrijdterrein. Dat betekent dat er een duidelijke bewegwijzering is en een aangepaste inen uitrit voor de vrachtwagens, trailers en publiek en dat te allen tijde dient vermeden te worden dat deze moeten parkeren langs de openbare weg. Er mogen geen personenwagens tussen vrachtwagens geparkeerd worden. Bij slecht weer en drassige ondergrond, voorziet de inrichtende club een tractor om vastzittende vrachtwagens te ontzetten. Indien noodzakelijk (smalle doorgangen) wordt voorzien in de afbakening van de zones bestemd voor toeschouwers. 5.2 De organisatie beschikt over de nodige dressuurpistes, springpistes en aangepaste crossomloop. Deze moeten gedurende de gehele wedstrijd in goede staat gehouden worden (slepen, ). 5.3 De inrichtende club dient in orde te zijn met de reglementen rond de organisatie van een wedstrijd met dieren. Daarin zijn o.a. de schriftelijke toelating voorzien van het gemeentebestuur en eventuele milieuverplichtingen. 5.4 De organisator is zelf verantwoordelijk voor de kosten van SABAM en de billijke vergoeding. 5.5 De organisator is verantwoordelijk voor alle bestuurders/passagiers van gemotoriseerde voertuigen/quads op het wedstrijdterrein gedurende de volledige wedstrijd. 5.6 De sanitaire voorzieningen voor publiek en ruiters moeten degelijk zijn en de ganse dag worden onderhouden. 5.7 De inrichtende club voorziet een stalplaats die kan aangewend worden in geval van dopingcontrole om de correcte procedure te kunnen toepassen. 5.8 Het totaalbeeld van de wedstrijd moet een verzorgde indruk geven. 5.9 De nationale eventingcommissie stelt walkietalkies ter beschikking van de organisatoren. Deze walkietalkies kunnen gratis worden afgehaald. Bij verlies van dit materiaal zal een forfait van de afrekening afgehouden worden. 6. Medisch-sanitaire dienstverlening 6.1 De lokale hulpdiensten (ziekenhuis, Rode Kruis, etc. ) dienen geruime tijd voorafgaand aan de wedstrijd ingelicht te worden. 6.2 Er dient een interventieplan opgesteld te worden dat vooraf goedgekeurd moet worden door de technisch afgevaardigde van de wedstrijd en de nationale VLP veiligheidsafgevaardigde. Een basisformulier is hiervoor ter beschikking. 4

5 6.3 Dit interventieplan dient opgesteld te worden volgens de hier gestelde criteria, waarbij men rekening houdt met het aantal deelnemers aan de wedstrijd, de rijtijd van het wedstrijdterrein tot het dichtstbij gelegen ziekenhuis, dat beschikt over een erkende dienst Spoedgevallen, de lay-out en bereikbaarheid van het wedstrijdterrein, etc. 6.4 Dit interventieplan dient op voorhand besproken te worden tussen een verantwoordelijke van de hulpdienst en de organisatoren. Hierbij is het wenselijk dat er een terreinverkenning plaatsvindt waarbij de interventie- en evacuatiewegen goed in kaart gebracht worden. 6.5 Het interventieplan moet voldoen aan de eventuele wettelijke vereisten evenals aan de vereisten opgelegd door VLP. 6.6 Met het gebruik van het woord dokter bedoelt men een dokter die ervaring heeft met moderne trauma-behandelingen. De verantwoordelijke supervisie van de hulpverlening wordt bij voorkeur waargenomen door a) een geneesheer met een Bijzondere beroepstitel in de urgentiegeneeskunde, of b) een arts die beschikt over het Brevet acute geneeskunde, of c) een geneesheer specialist in de acute geneeskunde (of gelijkgesteld hieraan). 6.7 Gedurende de hele periode dat er paarden aanwezig zijn op het wedstrijdterrein moet er medische bijstand telefonisch oproepbaar zijn, die zo nodig onmiddellijk in actie kan treden. Het O.C. en de officials dienen op de hoogte gebracht te worden m.b.t. de activering van deze medische bijstand op gelijk welk ogenblik, ook s nachts. 6.8 Tijdens dressuur-, spring- en cross-country-proeven moeten de in punt 9 bepaalde hulpdiensten op de wedstrijdplaats aanwezig zijn. Deze dienen minstens 30 minuten vóór de start van de eerste deelnemer, tot na de aankomst van de laatste deelnemer aanwezig te zijn. 6.9 Minimale vereisten tijdens dressuur-, spring- en cross-country-proeven, die echter aangepast dienen te worden aan de omstandigheden van de wedstrijd : Voor de dressuurproef: de aanwezigheid van een hulpdienst met benodigd materiaal en accommodatie. Een dokter dient beschikbaar te zijn via oproep. Voor de springproef: de aanwezigheid van een hulppost met benodigd materiaal en accommodatie, evenals de aanwezigheid van een dokter ter plaatse. Voor de crosscountryproef: de aanwezigheid van een hulppost met benodigd materiaal en accommodatie, de aanwezigheid van een dokter ter plaatse en de aanwezigheid van 1 of meer ambulances met bijbehorend vereist medisch materiaal. De hulppost kan een uitrukkende ambulance tijdelijk vervangen Het aantal ambulances wordt gespecificeerd in het interventieplan en is afhankelijk van de uitgestrektheid en bereikbaarheid van de terreinen, de afstand tot het ziekenhuis, het aantal deelnemers, De communicatiekanalen dienen in het interventieplan beschreven te staan. Er dienen communicatiemogelijkheden te zijn tussen de dokter, de hulpposten, de controlepost van de wedstrijd, het OC en de groundjury. 5

6 7. Prijzen 7.1 Indien wedstrijden met klassement georganiseerd worden, dient de inrichter een klassement op te stellen per reeks. Verplicht 1 beker per reeks en 3 naturaprijzen per reeks voor de eerste drie junioren (niet ouder dan 18 jaar). Stalplaten en erelinten voor de geklasseerden zijn aanbevolen. Het OC kan extra prijzen voorzien. De organiserende clubs verklaren door ondertekening hun akkoord met het nationaal en communautair eventingreglement, het algemeen VLP reglement en de algemene inrichtingsvoorwaarden zoals die zijn opgenomen in het lastenboek (p.1, 2, 3, 4, 5,6). Wedstrijd te... Organiserende club... Datum wedstrijd (1 / 2 / 3 / 4 dagen) Schrappen wat niet past Voor de VLP (naam, functie, handtekening en datum) Voor de organiserende club (naam, functie, handtekening en datum) 6