NATIONALE HORSEBALLWEDSTRIJDEN VLP- LASTENBOEK ALGEMEEN

Transcriptie

1 NATIONALE HORSEBALLWEDSTRIJDEN VLP- LASTENBOEK ALGEMEEN 1.1 Enkel clubs die aangesloten zijn (dus in orde met formaliteiten en betaling lidgelden 2014) bij de VLP of LEWB mogen een wedstrijd inrichten. De reglementen van FEI, KBRSF en VLP zijn van toepassing op de wedstrijden. Alle financiële afrekeningen met betrekking van de wedstrijd zullen met deze club geregeld worden. 1.2 Na het officieel maken van de kalender 2015 en voor 15/03/2015 moet iedere organisator een ondertekend lastenboek versturen naar VLP Indien VLP tegen de afgesproken datum geen getekend lastenboek heeft ontvangen van de organisator zal de wedstrijd van de kalender worden gehaald. 1.3 De volgorde van de eerste tour zal ten laatste begin maart bekend gemaakt worden, de volgorde van de tweede tour zal zo snel mogelijk bekend gemaakt worden. Alles zal steeds gepubliceerd worden op de site van de KBRSF ( Indien de timing voor bepaalde ploegen niet mogelijk is, kunnen de ploegen ten laatste 1 maand en 14 dagen voor aanvang van de wedstrijd uitzonderlijk een wijziging aanvragen aan VLP dit kan per mail naar sien@vlp.be Opgelet! De aanvragen van de organiserende ploegen krijgen altijd prioriteit. De organisatoren moeten ten laatste 1 maand voor aanvang van hun wedstrijd onderstaande zaken bezorgen aan VLP per mail naar sien@vlp.be - Adres van de wedstrijd - Logo s en affiches - Naam en telefoonnummer van de hulpdiensten - Naam en telefoonnummer van de dierenarts - Naam en telefoonnummer van hoefsmid - Timing van de vetcheck - Informatie betreffende de verhuring van boxen - Informatie betreffende de catering 1.4 VLP zal het voorprogramma ten laatste 1 maand voor aanvang van de wedstrijd publiceren op de site van de KBRSF ( 1.5 De verantwoordelijke van de scheidsrechters zal de supervisor en de nodige scheidsrechters ten laatste 10 dagen voor het evenement doorgeven aan VLP per mail naar sien@vlp.be 2. MATERIAAL 2.1 De organisator moet beschikken over een horsballpiste. Deze piste kan geleend worden aan de nationale commissie voor 150 / dag of 250 / weekend. De organisator is zelf verantwoordelijke voor het transport van de piste. 2.2 De organisator spreekt af met Frans Van Severen (verantwoordelijke van de horseballpiste) op het nummer 0475/ of via frans.vanseveren@moeyersons.com waar en wanneer de piste kan worden afgehaald en waar en wanneer ze kan worden terug gebracht. 2.3 De organisator is zelf verantwoordelijk voor het opstellen en afbreken van de horseballpiste en de goals. 1

2 2.4 De organisator moet een beschermde tafel voorzien voor het wedstrijd- en administratief secretariaat met een stopcontact 220V en een dominostekker met 4 stopcontacten voor de chrono, alsook een 2 verlengkabels van ongeveer 50 m die kunnen aangesloten worden op 2 verschillende stopcontacten apart van de chrono. 2.5 De organisator moet een geluidsinstallatie voorzien met micro voor de speaker en voor de muziek tijdens de wedstrijden. 2.6 De organisator moet voldoende propere stallen met stro of schaveling voorzien. Deze stallen zullen verhuurd worden per dag en/of per weekend en moeten op voorhand gereserveerd en betaald worden door de ploegen aan de organisator (inlichtingen op het voorprogramma) 3. ORGANISATIE 3.1 Er moet een clubverantwoordelijke (aanspreekpartner voor VLP) worden aangeduid die 2 weken voor de aanvang van de wedstrijden kan worden gecontacteerd en die gedurende het ganse evenement aanwezig is. 3.2 De organiserende club moet een terrein ter beschikking stellen die conform is aan het nationaal reglement horseball of erkend is door de horseballcommissie (VLP of nationaal). Afmeting piste: min. 20m x 60 max. 30m x 75m Afmeting reservezone: min 3m breed max. 5m breed Bodem: de bodem moet voldoen aan de kwaliteitseisen voor een optimaal wedstrijdverloop. De nationale horseballwedstrijden worden bij voorkeur georganiseerd in een buitenpiste. Indien de wedstrijd toch doorgaat in een binnenpiste moet het terrein voldoende breed zijn voor de veiligheidszones. Indien het niet mogelijk is om veiligheidszones in te richten moet de reservezone snel en gemakkelijk toegang bieden tot het wedstrijdterrein. In dit geval moet de organisator iemand voorzien voor het openen en sluiten van de ingang. 3.3 Het terrein zowel als de piste moet gedurende het ganse evenement in goede staat gehouden worden(slepen ). 3.4 De organisator moet een voldoende hoge (1m 1m20), stevige en veilige omheining voorzien om de paarden van het publiek te scheiden in de reservezone. 3.5 De organisator moet een paddock voorzien van minimum 20m x 40m voor het opwarmen van de paarden. 3.6 De organisator moet scheidsrechterpaarden ter beschikking stellen voor alle matchen: 1 paard voor 2 matchen De paarden moeten ouder zijn dan 5 jaar, in goede conditie, mogen niet bijten of slaan en moeten in orde zijn met hun inentingen conform het dierengeneeskundig reglement en met de identificatie. De paarden moeten opgezadeld zijn met martingal, opraapsingel en bescherming aan de ledematen. De organisator voorziet een groom voor de scheidsrechterpaarden. De groom moet gedurende de match aanwezig zijn en moet met het paard stappen tijdens de pauze en zich om het paard bekommeren na de match. De groom moet het paard altijd van de scheidsrechter kunnen overnemen in geval van nood. 3.7 De organisator moet een officiële dierenarts voorzien die erkend is door KBRSF. De dierenarts moet heel de speeldag beschikbaar of oproepbaar zijn. 3.8 De organisator is verantwoordelijk voor de aanstelling van volgende personen: - Speaker: volledige wedstrijd aanwezig - persoon die de eerste zorgen kan toedienen + EHBO kit: volledige wedstrijd - Dokter en hulpdiensten: telefonisch bereikbaar - Hoefsmid: telefonisch bereikbaar 2

3 3.9 De organisator moet de namen en telefoonnummers van hoefsmid, dierenarts en geneesheer voor aanvang van de wedstrijden bezorgen aan het wedstrijdsecretariaat. Het is aangewezen om hiervan een overzicht op te stellen en uit te hangen aan de bar of het secretariaat De laatste officiële wedstrijd moet op zaterdag ten laatste beginnen om 19.00u en op zondag om 17.00u de organisator kan hiervoor een uitzondering aanvragen aan de nationale commissie De organisator ontvangt de officials en het secretariaat als gasten en voorziet frisdrank en water gedurende het volledige evenement Indien er inkomgeld wordt gevraagd door de organisator moeten er 15 vrijkaarten worden voorzien per ploeg + 15 vrijkaarten voor alle officials De organisator moet in orde zijn met de reglementen betreffende de organisatie van wedstrijden met dieren. Daarin zijn o.a. de schriftelijke toelating voorzien van het gemeentebestuur en eventuele milieuverplichtingen Er moet een veilige toegang zijn tot het wedstrijdterrein voor de deelnemers en het publiek. Dit betekent dat er een duidelijke bewegwijzering is en een aangepaste in- en uitrit voor de vrachtwagens, trailers en personenwagens. De organisator moet een zone voorzien voor gratis parking voor minimum 1 grote vrachtwagen per ploeg en voor de voertuigen van de spelers die materiaal vervoeren. Er moet vermeden worden dat er wordt geparkeerd langs de openbare weg. Bij slecht weer en drassige ondergrond voorziet de organisator een tractor om de vastzittende voertuigen weg te slepen De organisator moet een lege stalplaats voorzien in geval van dopingcontrole Sanitaire voorzieningen voor publiek en ruiters moeten degelijk zijn en de ganse dag onderhouden Het totaalbeeld van het evenement moet een verzorgde indruk geven Indien de organisatie naast de officiële wedstrijden ook vriendschappelijke wedstrijden wil organiseren op hetzelfde weekend moet VLP hiervan op de hoogte gebracht worden. Deze wedstrijden worden niet door VLP georganiseerd. VLP treft hierin dan ook geen enkele verantwoordelijkheid 4. FINANCIEEL 4.1 Financiële afspraken tussen de organisator en VLP Subsidie per wedstrijd De organisator krijgt 125 subsidie voor een eendaagse wedstrijd en 250 subsidie voor een meerdaagse wedstrijd. De subsidie zal enkel worden uitbetaald indien de wedstrijd werd georganiseerd volgens de afspraken vermeld in dit lastenboek. Schuldvordering / factuur Voor de volledige tussenkomst aan organisatoren dient door de organisator een factuur of schuldvordering te worden opgemaakt aan VLP vzw. Organisatie en publicatierecht VLP maakt een factuur op naar de organiserende club voor organisatie- en publicatierecht.$ De tarieven zijn als volgt: Nationale HB wedstrijden (CHN): 60 / dag Supplementaire organisatie- en publicatierechten: 100 / beker 4.2 Financiële afspraken tussen de organisator en KBRSF De organisator kan de piste van de nationale commissie huren aan de KBRSF voor 150 / dag of voor 250 voor meerdere dagen. 3

4 De organiserende club verklaart door ondertekening haar akkoord met het horseballreglement, het algemeen VLP-reglement en de algemene inlichtingsvoorwaarden zoals die zijn opgenomen in het lastenboek (pagina 1 tot en met 4) Wedstrijd te :... Organiserende club... Datum wedstrijden :... Voor VLP (naam, functie, handtekening, datum) Voor de organiserende club (naam,functie, handtekening, datum) 4

5 organiserende club: datum(s): checklist lastenboek horseball Competitie 2015 organisatie- en publicatierecht afhalen en terugbrengen van de piste voorprogramma secretariaat (tafel/ stoelen/ elektriciteit) drank voor officials geluidsinstallatie en speaker stallen piste (onderhoud/ veiligheid/ afmetingen) scheidsrechterpaarden en groom dierenart EHBO (materiaal/ persoon) organigram (namen en telefoonnummers dierenarts, hoefsmid, dokter) organisatie parking en eventueel bewegwijzering sanitaire voorzieningen opmerkingen of aanbevelingen: opgemaakt door handtekeningen 5