ORGANISATIE WEDSTRIJDEN REINING LASTENBOEK 2015 VLAAMSE LIGA PAARDENSPORT vzw

Transcriptie

1 ORGANISATIE WEDSTRIJDEN REINING LASTENBOEK 2015 VLAAMSE LIGA PAARDENSPORT vzw 1. Algemeen 1.1. Enkel clubs die aangesloten zijn (EN in orde met formaliteiten en betaling van lidgeld) bij de VLP, en die geen openstaande rekeningen meer hebben bij de VLP, mogen een wedstrijd inrichten Door hun inschrijving aanvaarden de organisatoren het internationaal reglement FEI, het nationaal reglement KBRSF, het algemeen reglement en de huishoudelijk reglementen en statuten van VLP die van zijn toepassing op de wedstrijd Voor 28 februari moet iedere organisator een ondertekend lastenboek versturen naar VLP 1.4. De inrichtende club dient in orde te zijn met de reglementen betreffende de organisatie van een wedstrijd met dieren (reining). Daarin zijn o.a. de schriftelijke toelating voorzien van het gemeentebestuur en eventuele milieu-verplichtingen. Ook de naam van de behandelende dierenarts is doorgegeven aan het gemeentebestuur. Op aanvraag van een officiële instantie moeten deze documenten kunnen voorgelegd worden Indien de club inzake het organiseren van een reiningwedstrijd geen ervaring heeft kunnen ze informatie aanvragen aan het VLP-secretariaat. Dit dient minstens drie maanden voor de wedstrijd aan het VLP-secretariaat te worden gemeld Iedere organisator van een CRN heeft recht op een advertentie van het reiningboekje Deze advertentie wordt digitaal aangeleverd aan het VLP-secretariaat via vóór de afgesproken datum. Advertenties die te laat worden doorgestuurd, kunnen niet meer opgenomen worden in het boekje De reining-commissie houdt zich het recht om, elk jaar na evaluatie van het voorbije seizoen, de organisatie in te lichten over de sterke en zwakke punten van de club. Hierbij zullen ze ook melden wat de betrokken club dient aan te passen indien ze het jaar daarop nog organiseren. Dit zal gebeuren voor de datum van de kalendervergadering die betrekking heeft op de wedstrijden van het daaropvolgend jaar De nationale werkgroep is verantwoordelijk voor het goedkeuren van de wedstrijdkalender Het totaalbeeld van de wedstrijd moet een verzorgde indruk geven en geen afbreuk doen aan de paardensportdiscipline. De organisator en zijn helpers zijn gehouden aan beleefdheid en respect ten opzichte van de officials, de leden van de commissie, van de liga s en de federatie alsook de ruiters Het lastenboek is een overeenkomst tussen de organisator en de Vlaamse Liga Paardensport. Indien de wedstrijd niet heeft voldaan aan alle punten van het lastenboek kan de VLP-werkgroep beslissen delen of de volledige subsidie in te houden. 2. Infrastructuur 2.1. Situering van het wedstrijdterrein Het wedstrijdterrein dient goed aangeduid te zijn vanuit alle directe toegangswegen zodat de ruiters de locatie makkelijk kunnen vinden. Indien er bewegwijzering geplaats wordt dient men dit aan t vragen bij de gemeente Wedstrijdterrein Een veilige toegang tot het wedstrijdterrein, voor deelnemers en publiek, moet verzekerd worden: dit betekent dat er een duidelijke bewegwijzering is en een aangepaste in-en uitrit voor vrachtwagens, trailers en publiek. Ten allen tijde dient vermeden te worden dat deze moeten parkeren langs de openbare weg. Er mogen geen toeschouwers tussen de vrachtwagens / trailers geparkeerd worden. Bij slecht weer en/of drassige ondergrond, voorziet de inrichtende club een tractor ten einde vastzittende vrachtwagens te ontzetten. Lastenboek VLP reining 2015 Pagina 1 van 5

2 2.3. Piste De plaats van het wedstrijdgebeuren dient te beschikken over een piste en paddock van voldoende grootte, volgens onderstaande tabel. De piste en paddock hebben een vlakke bodem, zonder stenen, geschikt om reining te rijden, met rondom een volledige en veilige afsluiting. Deze moeten gedurende de gehele wedstrijd in goede staat gehouden worden. Er moet met andere woorden afvoer van water voorzien zijn tijdens hevige regenval en er moet gezorgd worden voor bewatering bij een stoffige bodem. Slepen van piste en paddock tijdens de wedstrijd is verplicht. Wanneer er meer dan 10 combinaties in een proef zijn, dient de organisator te slepen wanneer de helft van de ruiters hun run gereden hebben. Afmetingen terreinen: OUTDOOR INDOOR Wedstrijdterrein Korte zijde minimaal 20 m 20 m Lange zijde minimaal 40 m 40 m Paddock / inrijpiste Korte zijde minimaal 20 m 20 m Lange zijde minimaal 40 m 40 m 2.4. Geluidsinstallatie Er dient een degelijke geluidsinstallatie voorzien te worden op elke piste, om de proeven te kunnen aan- en afkondigen en deze te gebruiken tijdens de prijsuitreikingen. Een aangename muzikale omkadering is wenselijk Wedstrijdsecretariaat Bij de organisatie van een officiële reiningwedstrijd zal de inrichtende club met betrekking tot de activiteiten verbonden aan het wedstrijdsecretariaat (zowel bij de werkzaamheden, voor, tijdens als na de wedstrijd) de nodige garanties inbouwen ten einde een degelijke en correcte afwikkeling van het secretariaat te verzekeren Dopingcontrole Er is een stalplaats voorzien die kan aangewend worden in geval van dopingcontrole om de correcte procedure te kunnen toepassen. 3. Rechten en plichten van de inrichtende club 3.1. Het is verboden voor een organisator van een VLP-reiningwedstrijd om een andere reiningwedstrijd te organiseren op een dag wanneer er door een andere organisator een CRN/ CRV wordt georganiseerd De organisator dient zijn officials als gast te ontvangen. Warme dranken en frisdranken worden voorzien voor de officials. Broodjes moeten voorzien worden, een warme maaltijd is wenselijk maar niet verplicht Er dienen degelijke zitjes aanwezig te zijn voor de jury. Bij een outdoor wedstrijd moet er steeds een parasol/ regenafdakje voorzien worden De organisator kan een keuze maken uit de beschikbare stewards, waarvan de lijst terug te vinden is op Equibel. Er dient minimum 1 steward per wedstrijd aanwezig te zijn in de paddock Een wedstrijddierenarts zal steeds aanwezig zijn op alle wedstrijden (zie K.B. van 23/9/1998 en art 138 van Algemeen Reglement KBRSF en art. 12 tot 15 van Diergeneeskundig Reglement 15), dit voor controle van vaccinaties en identificatie van de paarden. Deze wordt aangeduid door de organisator Eender welke dierenarts die optreedt als behandelende dierenarts, dient naar onderlinge overeenkomst, ter plaatse vergoed te worden door de verantwoordelijke persoon van het behandelde paard De organisator zorgt dat er een speaker, die bekwaam is voor deze taak, aanwezig is en zijn taak uitvoert gedurende de volledige wedstrijd. De naam van de speaker zal vermeld staan op het voorprogramma. Lastenboek VLP reining 2015 Pagina 2 van 5

3 3.8. De organisator zorgt voor een doorman, die bekwaam is voor deze taak en minimum 16 jaar oud is. Deze dient aanwezig te zijn aan de in-/uitgang van de wedstrijdpiste en is verplicht zijn taak uit te voeren gedurende de volledige wedstrijd, tenzij iemand anders hem komt aflossen. De naam(en) van de doorman zal vermeld staan op het voorprogramma De organisator voorziet zelf een verantwoordelijke voor elke prijsuitreiking. Deze persoon dient de prijzen aan de laureaten te overhandigen. Indien er mensen van de VLP-commissie aanwezig zijn op de wedstrijd dient er minstens één prijsuitreiking door hen gedaan te worden Materiaal in de wedstrijdpiste: 6 kegels om de afbakening van de pattern aan te geven. Indien dit minimum een maand voor de wedstrijd doorgegeven wordt, kan VLP kegels aan de organisator ter beschikking stellen voor de duur van de wedstrijd De organisatie voorziet een afgesloten plaats voor gekwetste ruiters comfortabel onder te brengen in afwachting tot het arriveren van de hulpverleners De telefoonnummers van hoefsmid, veearts en geneesheer (die snel bereikbaar zijn) dienen voor aanvang van de wedstrijd aan de juryvoorzitter en het wedstrijdsecretariaat meegedeeld te worden. Deze dienen op een centrale plaats zichtbaar gemaakt te worden voor de deelnemers. De liga voorziet een Blanco voorbeeld dat hiervoor gebruikt kan worden Voor het onderbrengen van het wedstrijdsecretariaat voorziet de inrichter een afgesloten ruimte of een plaats met tafels en stoelen. Indien mogelijk, wordt er een degelijk fotokopieerapparaat ter beschikking gesteld van het secretariaat. Tevens moet elektriciteit worden voorzien voor aansluiting van computer en printer De organisator is zelf verantwoordelijk voor de kosten van SABAM en de billijke vergoeding. Deze kost wordt niet door VLP gedragen Er dient een degelijke sanitaire voorziening te zijn, die gedurende de volledige wedstrijdperiode onderhouden wordt De organisator moet aan VLP een publicatie - organisatierecht betalen van 60 per wedstrijddag Indien u als organisator materiaal van VLP wenst te gebruiken, gelieve contact op te nemen met het VLP-secretariaat tav. Julie (julie@vlp.be T: 09/ ). Mogelijkheden: - 6 kegels - 4 walkie talkies Vergoedingen De organisator staat in voor de vergoeding, hij dient dit onderling te regelen met de desbetreffende persoon, van onderstaande personen: Doorman Speaker Indien het voor de wedstrijd noodzakelijk is om meer officials dan voorgeschreven in te schakelen dan dient dit bij de opmaak van het voorprogramma gemeld te worden Indien gewenst heeft de organisator de mogelijkheid om specifieke sponsoring te voorzien voor zijn wedstrijd Indien er vragen/opmerkingen zijn, dan kan het VLP-secretariaat gecontacteerd worden op 09/ In extreem dringende gevallen kan Julie Spaas buiten de kantooruren bereikt worden op 0476/ Dit is enkel voor uitzonderlijke gevallen (vb in weekend moet een CRN afgelast worden en dit moet onmiddellijk op de VLP-site gezet worden, zware problemen op een CRN) 4. Rechten en plichten van de Liga 4.1. De officials zijn ten laste van VLP, exclusief de doorman en speaker VLP voorziet een pool voor het wedstrijdsecretariaat. Deze zal op de wedstrijd de taken van het wedstrijdsecretariaat op zich nemen. Een PC en een printer worden ook vanuit VLP Lastenboek VLP reining 2015 Pagina 3 van 5

4 voorzien voor de goede werking van het wedstrijdsecretariaat. De personen van het wedstrijdsecretariaat zijn ten laste van de VLP De organiserende club krijgt steun van de liga. Het bedrag van de steun wordt berekend op basis van een aantal parameters: 5 per gestarte combinatie Alle inschrijvingen verlopen via het VLP-secretariaat voor de sluitingsdag. Het is ook mogelijk om op de wedstrijddag zelf, ter plaatse in te schrijven. De inschrijving ter plaatse is aan een verhoogd tarief De liga zorgt, na ontvangst van de wedstrijdformulieren, voor de verwerking van de wedstrijdresultaten De liga voorziet een organisatie-organigram met GSM-nummers dat de organisatie kan gebruiken als voorbeeld (zie sjabloon in bijlage) Het voorprogramma wordt opgesteld door de VLP-verantwoordelijke en wordt circa 2 maand voor aanvang van de wedstrijd doorgestuurd naar de organisator ter goedkeuring. De organisator kan naar wens bepaalde bijzondere zaken zoals sponsoring, speciale prijzen laten opnemen op het voorprogramma. Dit voorprogramma dient steeds volgende zaken te bevatten (zie sjabloon in bijlage): Datum van de wedstrijd Sluitingsdatum van de online inschrijvingen Gegevens van de inrichtende club Adres waar de wedstrijd doorgaat en eventueel een wegbeschrijving De contactpersoon met gegevens De juryleden, de steward, secretariaat, veearts De nummering en het soort proeven met de te rijden pattern Vermelding van eventuele speciale prijzen De startlijsten worden ter plaatse opgemaakt door het wedstrijdsecretariaat. 5. Bijlagen 5.1. organisatie-organigram voor GSM-nummers 5.2. sjabloon voorprogramma 5.3. evaluatieformulier 5.4. programma Lastenboek VLP reining 2015 Pagina 4 van 5

5 De organiserende club verklaart zich door ondertekening akkoord met de algemene inrichtingsvoorwaarden zoals die zijn opgenomen in het lastenboek. Op iedere bladzijde geparafeerd en op deze bladzijde getekend opsturen naar VLP vzw, Klossestraat 64, 9052 Zwijnaarde. Wedstrijd te... Organiserende club... Datum (1 / 2 / 3 / 4 dagen)* * gelieve datum in te vullen en schrappen wat niet past 2...(1 / 2 / 3 / 4 dagen)* 3...(1 / 2 / 3 / 4 dagen)* Voor akkoord (handgeschreven vermelden gelezen en goedgekeurd) Namens de organiserende club (naam, functie, handtekening en datum) Namens Vlaamse Liga Paardensport (naam, functie, handtekening en datum) Lastenboek VLP reining 2015 Pagina 5 van 5

6 CRN x Plaats X Nuttige GSM-nummers Organisator : Veearts : Hoefsmid : Dokter : VLP-verantwoordelijke : Wedstrijdsecretariaat : VLP-commissielid : Lastenboek VLP reining 2015 bijlage 1

7 Voorprogramma VLP 2015 Nationale Reiningwedstrijd te plaats CRN nr Datum: Startuur: 09u00 Inschrijvingen: Organisator: Adres: Jury: Secretariaat: Steward: Speaker: Doorman: Dierenarts: Proeven: Proefnr Proef Pattern 1 CRN 6 Jonge paarden x 2 CRN 4 Beginner x 3 CRN 7 Challenge x 4 CRN 3 Rookie x 5 CRN 4 Jeugd x 6 CRN 5 Amateur x 7 CRN 6 Open x Proefnr Proef Pattern 8 CRN 6 Jonge paarden x 9 CRN 4 Beginner x 10 CRN 7 Challenge x 11 CRN 3 Rookie x 12 CRN 4 Jeugd x 13 CRN 5 Amateur x 14 CRN 6 Open x Stallen: Inrijden: Opmerkingen: inrijden in de wedstrijdpiste kan enkel voor aanvang van de wedstrijd of tijdens de middagpauze, mits toestemming van de organisator. Het huishoudelijk reglement van de accommodatie dient te allen tijde gerespecteerd te worden. Lastenboek VLP reining 2015 bijlage 2

8 EVALUATIE REININGWEDSTRIJD Dit document is vertrouwelijk. De organisator of het secretariaat zorgt dat elke rubriek ingevuld wordt door de desbetreffende personen. Dit volledig ingevulde document dient door de organisator of secretariaat te worden verstuurd naar de VLP in de week die volgt op de wedstrijd. (eventueel in afzonderlijke gesloten enveloppen per persoon/pagina). Nummer wedstrijd: Plaats: Datum: Organisator: Secretariaat:.. A. Rubriek in te vullen door het wedstrijdsecretariaat 1. Personen wedstrijdsecretariaat:. 2. Hoe was de samenwerking met: Jury s Steward(s) Organisator Ruiters Secretarissen Zeer goed Goed Matig Kan beter Commentaar 2. Locatie + materiaal: Plaats wedstrijdsecretariaat Elektriciteit Kopieermachine Bewegwijzering Sanitair Zeer goed Goed Matig Kan beter Commentaar Was er de mogelijkheid om stallen te huren? Was er restauratie voorzien? Eventuele geschreven opmerkingen van het wedstrijdsecretariaat: Naam, handtekening en datum van het wedstrijdsecretariaat: Lastenboek VLP reining 2015 bijlage 3

9 B. Rubriek in te vullen door de voorzitter van de jury Nummer wedstrijd: Plaats: Datum: 1. Naam voorzitter van de jury:.. 2. Officiëlen 2.1 Heeft u opmerkingen over het functioneren van één of meerdere van de officiëlen? (Indien ja, gelieve uw opmerkingen op de keerzijde te noteren ter behandeling op de commissie dressuur VLP.) 2.2 Was er: Een veearts? Een steward? Een dokter/ehbo? Een hoefsmid? Ter plaatse / beschikbaar / niet bereikbaar Ter plaatse / beschikbaar / niet bereikbaar Ter plaatse / beschikbaar / niet bereikbaar Ter plaatse / beschikbaar / niet bereikbaar 3. Juridische procedure 3.1 Zijn er klachten, objecties of verslagen geweest, sancties opgelegd? 3.2 Heeft de beroepsjury moeten optreden? Niet van toepassing / (Indien ja, gelieve de namen en adressen van de leden die de voorzitter samenriep om zijn beroepsjury samen te stellen op de keerzijde te noteren) 4. Organisatie Algemene indruk Zeer goed Goed Matig Kan beter Commentaar Onthaal medewerkers Werking wedstrijdsecretariaat Bereikbaarheid wedstrijdsecretariaat Plaats jury Was er een speaker aanwezig? Was er tijdens de proeven voldoende hulp van bekwame secretarissen? Eventuele geschreven opmerkingen van de voorzitter van de jury: Handtekening en datum van de voorzitter van de jury: Lastenboek VLP reining 2015 bijlage 3

10 C. Rubriek in te vullen door de steward Nummer wedstrijd: Plaats: Datum: 1. Naam steward:.. 2. Organisatie Algemene indruk Piste 1 / bodem Piste 2 / bodem Paddock / bodem Parking deelnemers Parking publiek Algemene veiligheid Zeer goed Goed Matig Kan beter Commentaar Was de doorgang parking/paddock veilig? Was de doorgang paddock/piste veilig? 3. Wedstrijdverloop Verliep de wedstrijd volgens het voorprogramma? Bij neen : wat is er gewijzigd en werden de betrokkenen op tijd verwittigd? Is de wedstrijd verlopen volgens de reglementen? Is er bitcontrole gedaan Bij ja: op welke proeven? 4. Terrein + Materiaal Werd er voldoende materiaal (dressuurhekjes,.) voorzien? Was het materiaal in goede staat om een veilige wedstrijd te waarborgen? Werd de piste goed onderhouden tijdens de wedstrijd? 5. Hoe was de samenwerking met: Organisator Secretariaat Jury Ruiters Zeer goed Goed Matig Kan beter Commentaar Eventuele geschreven opmerkingen van de steward: Handtekening en datum van de steward: Lastenboek VLP reining 2015 bijlage 3

11 D. Rubriek in te vullen door minstens twee deelnemers aan deze wedstrijd Nummer wedstrijd: Plaats: Datum: NAAM DEELNEMER 1: Uw algemeen beeld van: Zeer goed Goed Matig Kan beter Commentaar Jury s Steward Wedstrijdsecretariaat Piste Paddock Parking Waren de resultaten snel te verkrijgen en gemakkelijk bereikbaar? Is de prijsuitreiking vlot verlopen? Was de prijsuitreiking te paard of te voet? Werd bovenstaande gecommuniceerd? Heeft u hinder ondervonden van afwezigheden van ruiters? Te paard / te voet Geef uw algemene indruk, persoonlijke opmerkingen en suggesties over het verloop van de wedstrijd: Wij danken u voor uw medewerking. Handtekening en datum van deelnemer 1: Lastenboek VLP reining 2015 bijlage 3

12 Nummer wedstrijd: Plaats: Datum: NAAM DEELNEMER 2: Uw algemeen beeld van: Zeer goed Goed Matig Kan beter Commentaar Jury s Steward Wedstrijdsecretariaat Piste Paddock Parking Waren de resultaten snel te verkrijgen en gemakkelijk bereikbaar? Is de prijsuitreiking vlot verlopen? Was de prijsuitreiking te paard of te voet? Werd bovenstaande gecommuniceerd? Heeft u hinder ondervonden van afwezigheden van ruiters? Te paard / te voet Geef uw algemene indruk, persoonlijke opmerkingen en suggesties over het verloop van de wedstrijd: Wij danken u voor uw medewerking. Handtekening en datum van deelnemer 2: Lastenboek VLP reining 2015 bijlage 3

13 Programma van een CRN-wedstrijd: volgorde van het voorprogramma dient gerespecteerd te worden. Wedstrijd Naam Licentie (ruiter) Opmerking inleg online (proef) inleg offline (proef) inleg ter plaatse (proef) Geldige immatriculatie (paard) CRN 1 Open R02/R04 kwalificatiewedstrijd voor internationale selecties, voor alle ruiters Ja CRN 2 Amateur R02 voorbehouden aan niet professionele ruiters Ja CRN 3 Rookie R02 Voorbehouden aan ruiters die geen beginnende ruiter zijn Ja CRN 4 Beginner R02 CRN 5 Jeugd R02/R04 voorbehouden aan beginnende ruiters die nooit een CRN1/2/3/6 gereden hebben voorbehouden aan ruiters t/m 21 jaar in lopend jaar Immatriculatienr Immatriculatienr CRN 6 Jonge paarden R02 open aan alle ruiters met paarden jonger dan 6 jaar Immatriculatienr CRN 7 Challenge L01 Instapproef voor ruiters die nog nooit aan een officiële wedstrijd hebben deelgenomen en nog nooit 62 of meer hebben behaald Immatriculatienr Lastenboek VLP reining 2015 bijlage 4