Uw kenmerk Uw brief van Burgerservicenr Ons kenmerk Bijlage

Transcriptie

1 Aan de leden van de gemeenteraad Achtkarspelen Afdeling : SL Behandeld door : mw. R. Schievink-de Boer Telefoonnummer : gemeente@achtkarspelen.nl Uw kenmerk Uw brief van Burgerservicenr Ons kenmerk Bijlage Onderwerp Rapportage BING inzake vervolgonderzoek Caparis Buitenpost, 1 oktober 2013 Geachte leden van de raad, Hierbij sturen wij u het rapport met daarin de resultaten en uitkomsten van het vervolgonderzoek dat door BING is uitgevoerd bij Caparis NV c.a. en de daarbij behorende aanbiedingsbrief van BING aan de aandeelhouders van Caparis toe. Tevens sturen wij u hierbij een samenvatting toe van het rapport dat is opgesteld naar aanleiding van het eerste onderzoek. Zoals u weet staan toezeggingen omtrent vertrouwelijkheid aan geïnterviewden, openbaarmaking van dat rapport in de weg. De samenvatting van het eerste rapport wordt u daarom vertrouwelijk ter beschikking gesteld. Het tweede onderzoeksrapport is 23 september 2013 in concept gereed gekomen en besproken en vastgesteld door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van Caparis NV op 26 september Op dinsdag 1 oktober 2013 is de reactie van de colleges van B&W van alle aandeelhoudende gemeenten op het tweede BING-rapport vastgesteld. In dit tweede onderzoek komen de vragen aan de orde die naar aanleiding van het eerdere onderzoek van BING bij Caparis NV zijn blijven leven of zijn gerezen bij u. U bent in de gelegenheid gesteld om vragen en suggesties voor het tweede onderzoek door BING in te leveren. Voor de antwoorden op die vragen verwijzen wij uiteraard naar de rapportage. In deze brief is onze reactie op de conclusies die in het rapport staan verwoord. Wij volgen daarbij de clustering van de vragen die in het onderzoek door BING is aangebracht.

2 - 2 - A. Belangenverstrengeling Inkooptrajecten Diverse projecten De vragen en onduidelijkheden met betrekking tot de mogelijke belangenverstrengeling bij inkoop komen allen uitvoerig in de rapportage aan de orde. Hoewel bij alle onderzochte inkooptrajecten zaken anders en beter aangepakt hadden kunnen worden, komt BING tot de conclusie dat bij geen van de onderzochte trajecten aanwijzingen voor onregelmatigheden zijn geconstateerd. Wij trekken hieruit de conclusie dat op basis van het onderzoek van BING een punt gezet kan worden achter de vermoedens en speculaties over de vermeende onregelmatigheden bij de uitvoering en of aanschaf van het project-cvs Compas, meubilair, de inrichting van de skybox, het fietsenhok, het contract mobiele telefonie, de leasecontracten van enkele voertuigen, de verbouwing Amperelaan Drachten en het project Caparis in Beweging. Daar waar in de rapportage door BING gewezen wordt op tekortkomingen in de doorlopen inkooptrajecten die liggen op het terrein de controlling, autorisatie door de RvC, offerteaanvraag en dergelijke, zal in overleg met het bestuur en de RvC de bedrijfsvoering aangepast worden. De opmerkingen van BING naar aanleiding van de onderzochte inkooptrajecten over de beeldvorming onderstrepen de noodzaak dat hieraan bij bestuur en RvC meer aandacht wordt besteed. Inhuur externen Het onderzoek van BING naar mogelijke belangenverstrengeling bij inhuur van externen levert ten opzichte van het eerste onderzoek geen nieuwe inzichten op. Vanwege het gesloten blijven van de administratie van het meest betrokken bedrijf (bureau M) kunnen aanwijzingen voor onregelmatigheden ook niet onomstotelijk weerlegd of bevestigd worden. Ook de weigering van enkele voormalige externen om mee te werken aan het onderzoek draagt hieraan bij. Wij vinden dit, waarschijnlijk met u, een onbevredigende uitkomst. Van de kant van BING is het uiterste gedaan om inzage in de administratie van bureau M te verkrijgen en om een gesprek te hebben alle externen. Dat is dus via de weg van de overreding niet gelukt en dat betreuren wij met u ten zeerste. Wij hadden graag gezien dat de signalen en aanwijzingen over belangenverstrengeling bij de inhuur van externen definitief en zonder losse eindjes op hun waarheidsgehalte beoordeeld hadden kunnen worden. Door het gesloten blijven van de administratie en de weigering van sommige externen om met BING te praten is dat helaas niet mogelijk gebleken. Langs civielrechtelijke weg kan geprobeerd worden om de administratie(s) van het betrokken bedrijf/bedrijven alsnog te openen. Door BING is in de aanbiedingsbrief bij het rapport aangegeven dat de kans dat een dergelijke procedure met succes kan worden afgerond zeer onzeker is. Maar volledige zekerheid daaromtrent is er pas nadat de rechter zich heeft uitgesproken. Het is dus een afweging of een dergelijke procedure gestart moet worden. Gelet op feit dat BING als deskundige partij de kans op succes klein acht, het een lange en kostbare procedure is en het feit dat de bestuurder in kwestie inmiddels is ontslagen zien wij vooralsnog af van het starten van een dergelijke procedure. Het is een afweging waarbij overwegingen als succeskansen, kosten en toegevoegde waarde de doorslag hebben gegeven. In de aanbiedingsbrief wordt door BING ook aangegeven dat de resultaten van dit tweede onderzoek in mindere mate dan het eerste onderzoek aanknopingspunten biedt voor een strafrechtelijk vervolg. In het rapport wordt in het bijzonder ingegaan op de positie van twee interimmanagers die nog bij Caparis NV in dienst zijn. Naar aanleiding daarvan heeft de RvC laten weten dat het contract met één van die twee interim-managers voor 1 november 2013 zal worden beëindigd. De andere interim-manager zal door zijn accountant een verklaring zal laten opstellen waarin deze verklaart dat er geen vergoeding is of wordt betaald aan het bedrijf M. Twijfel over het wel of niet betalen van een zg. kick-back betaling aan dit bedrijf wordt hierdoor weggenomen.

3 - 3 - In het rapport wordt ook geconcludeerd dat het toezicht van de RvC op het bestuur bij het inhuren van externen scherper had gekund. Wij delen die vaststelling en hebben daarom met de RvC afgesproken dat er ten aanzien van het inhuren van externen richtlijnen zullen worden opgesteld en in één van de volgende AVA s besproken zullen worden. Wij willen in dit verband er wel op wijzen dat er weliswaar veel is ingehuurd door de voormalige bestuurder maar dat BING geen aanwijzingen heeft gevonden die er op duiden dat er sprake is geweest van overbodige inhuur. B. Contract voormalige bestuurder In het rapport wordt uitvoerig aandacht besteed aan de totstandkoming, de inhoud en de beëindiging van het contract met de voormalige bestuurder van Caparis. Wij onderschrijven de conclusies en beoordeling van BING op dit punt. C. Handelen RvC en AVA RvC Ten aanzien van de mogelijke belangenverstrengeling zijn wij van mening dat de schijn van belangenverstrengeling vermeden moet worden. Hoewel we, in navolging van de bevindingen van BING, geen enkele reden zien aan te nemen dat er sprake is geweest van daadwerkelijke belangenverstrengeling achten wij het raadzaam dat de lat hoger wordt gelegd en dat ook de schijn vermeden moet worden. Wij zullen deze opvatting uiteraard onder de aandacht brengen van de voorzitter van Raad van Commissarissen zodat deze naar bevind van zaken kan handelen. Met BING zijn wij van mening dat de RvC over het algemeen adequaat heeft gereageerd op de kwesties die in het verleden gespeeld hebben en onderwerp van onderzoek zijn geweest. Bij de typering van BING van de relatie tussen de voormalige bestuurder en de RvC kunnen wij ons aansluiten. AVA BING komt tot de conclusie dat de AVA binnen haar statutaire bevoegdheden gehandeld heeft zoals verwacht mag worden. Wij realiseren ons dat het in kwesties als deze ook gaat om de vraag of de statutaire bevoegdheden van (toezichthoudende) organen zoals een AVA toereikend zijn of niet. Bij de oprichting van Caparis NV is destijds bewust gekozen voor een structuur waarbij de primaire toezichthoudende verantwoordelijkheid ligt bij de RvC. Dat daardoor de afstand van de gemeenteraden én van colleges van B&W tot het bestuur van een organisatie groter wordt is een bewuste keuze geweest. Wij trekken uit hetgeen bij Caparis NV is gebeurd de conclusie dat bij de opzet van de governance structuur van organisaties die een publieke taak op afstand, verzelfstandigd uitvoeren dit aspect extra aandacht behoeft. D. Diversen Tenslotte komen in de rapportage nog een aantal vragen aan de orde die niet in voorgaande categorieën geplaatst konden worden. De bevindingen en conclusies van BING geven ons geen aanleiding tot het maken van aan aanvullende opmerkingen.

4 - 4 - BING heeft naar onze mening binnen de grenzen van het mogelijke alle vragen en onduidelijkheden die door u naar voren zijn gebracht op een afdoende wijze onderzocht en beantwoord. In de verwachting dat wij u hiermee voldoende hebben geïnformeerd, Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen, secretaris, burgemeester, E.H.C. van der Laan G. Gerbrandy

5 Aandeelhouders van Caparis NV P/a Gemeente Leeuwarden T.a.v. de heer drs. F.J.M. Crone, burgemeester Postbus JA LEEUWARDEN Amersfoort, 30 september 2013 Betreft: Rapportage vervolgonderzoek Caparis Geachte aandeelhouders van Caparis, Hierbij bieden wij u onze rapportage aan van het onderzoek dat wij in uw opdracht hebben uitgevoerd. Voor de resultaten van het onderzoek verwijzen wij naar de rapportage zelf; echter, op uw verzoek gaan wij hier beknopt in op eventueel verdere mogelijkheden om informatie te verkrijgen over mogelijke onregelmatigheden bij externe inhuur. In de rapportage wordt verwezen naar de mogelijkheid van een strafrechtelijk traject. De voordelen hiervan zijn onder meer dat dit onderzoeksmogelijkheden biedt waarvan in een private context zoals in het onderzoek dat BING heeft uitgevoerd geen sprake is, zoals bijvoorbeeld het vorderen van relevante administraties. Een nadeel is het feit dat op voorhand niet bekend is of de verkregen informatie zonder meer gedeeld wordt met de gemeenten en/of Caparis. Daarnaast is de regie bij een strafrechtelijk onderzoek niet in handen van uzelf, maar van de desbetreffende opsporingsdienst, die zijn eigen prioriteiten stelt. Naar onze mening komen de aanknopingspunten voor een strafrechtelijke aangifte als die er al zijn met name voort uit de bevindingen van het eerste deel van het onderzoek, waarover wij hebben gerapporteerd op 19 april jl. Wij zijn van oordeel dat dit in mindere mate geldt voor de resultaten van dit vervolgonderzoek. Overigens merken wij ten overvloede op dat het doen van aangifte geen zekerheid biedt over het instellen van vervolging, daar het Openbaar Ministerie hierin zijn eigen afwegingen maakt. En andersom, kan het Openbaar Ministerie ook zonder aangifte ambtshalve overgaan tot vervolging. Een andere optie is het leggen van een conservatoir (bewarend) beslag op de administratie van Bureau M, en vervolgens vorderen van inzage in voor u relevante onderdelen van deze administratie, zoals bijvoorbeeld facturen aan en/of overeenkomsten met (vennootschappen van) interim-managers die in de afgelopen jaren zijn ingehuurd door Caparis. In grote lijnen ziet dit traject er als volgt uit (wij benadrukken ten overvloede dat onderstaand een praktische schets van de route is en geen juridisch advies. Indien voor dit traject wordt gekozen, dient u juridisch deskundig advies in te winnen): 1. Leggen van conservatoir beslag op een administratie. Hiervoor dient verlof te worden aangevraagd bij de rechtbank. Dit is een eenvoudige procedure die op zeer korte termijn gevoerd kan worden (hooguit enkele dagen). De rechtbank toetst marginaal of het beslag redelijk is (zonder de tegenpartij te horen) en verleent vervolgens al dan niet verlof; 2. Met het verlof wendt men zich tot een deurwaarder die het daadwerkelijke conservatoir beslag gaat leggen. Concreet houdt dit in dat (delen van) de administratie wordt meegenomen door de deurwaarder (digitaal en hard copy). De administratie wordt in bewaring gegeven bij een bewaarder (de deurwaarder zelf of een door hem daartoe aangewezen partij);

6 3. Vervolgens dient er een juridische procedure te worden aangespannen om inzage te krijgen in de gewenste stukken. Hierin krijgt de beslagene wel de kans om zich te verweren. De sleutelvraag hierbij is of er geen sprake is van een zogenaamde fishing expedition, waarbij de eiser niet zeker weet of er iets te bereiken is met de beslaglegging en inzage, maar gewoon een poging waagt. Het is daarom aan de eiser om zo specifiek mogelijk aan te duiden welke stukken hij uit de administratie wil inzien. Het is ook in het onderhavige geval lastig om in te schatten hoe een rechter tegen deze vraag zal aankijken. Dit is meestal een langdurige en kostbare procedure, met een onzekere uitkomst; 4. Indien er uiteindelijk inzage zou worden verleend, is het niet zeker dat de bevindingen aantonen dat er daadwerkelijk sprake is van onregelmatigheden, laat staan van schade voor Caparis. Hierbij is mogelijkerwijs aanvullend onderzoek noodzakelijk (onderbouwing bevindingen en wederhoor); 5. Mocht uiteindelijk worden vastgesteld dat er sprake is van onregelmatigheden en schade voor Caparis, dan is de vraag aan de orde of deze schade te verhalen is. Zoals vermeld in de rapportage, bestaat er een discussie hoe de finale kwijting voor de voormalig bestuurder dient te worden geïnterpreteerd. Het is niet onwaarschijnlijk dat over dit onderwerp nog een juridische procedure gevoerd zou moeten worden; 6. Als dat uiteindelijk de gewenste uitkomst heeft, is tenslotte de vraag aan de orde of er verhaalsmogelijkheden zijn. Samenvattend is de route van beslaglegging een langdurige en waarschijnlijk kostbare operatie, met een uitkomst die onzeker is. Wij geven u dit ter overweging bij de afweging welk doel er met een dergelijk traject gediend zou zijn. Indien u besluit om deze weg in te slaan, zijn wij gaarne bereid om u bij te staan met de ervaring die wij met dergelijke zaken in het verleden hebben opgedaan. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, P. Werkman Directeur Bijlage: Rapportage vervolgonderzoek Caparis 30 september

7 Rapportage vervolgonderzoek Caparis Aandeelhouders van Caparis NV Datum 30 september 2013 Aan Aandeelhouders van Caparis NV T.a.v. drs. F.J.M. Crone, burgemeester Leeuwarden Van P. Werkman, directeur

8 Inhoudsopgave 1. BING 4 2. Aanleiding en doel van de opdracht 4 3. Aanpak en door BING verrichte werkzaamheden 5 4. Toetsingskader 7 5. Bevindingen Mogelijke belangenverstrengeling bij inkoop Project Comparis Inleiding Ratio achter project Offertetraject en kosten Vermoedens onregelmatigheden Meubilair Bureau M Inrichting skybox Fietsenhok Contract mobiele telefonie Leasecontracten en autobedrijf B Verbouwingsplannen Ampèrelaan Drachten Sporthal/Sportbedrijf H/Caparis in Beweging Mogelijke belangenverstrengeling bij de inhuur van externen Inleiding Specifieke cases inhuur Extern consultant Directeur Groenservice Regie op verzuim Overig Beleid inhuur, beloningsniveau, controle RvC Contract van de voormalig bestuurder Inleiding Benoeming Beloning: basisbeloning, onkosten en variabele beloning en declaraties Wijziging contract Ontbinding contract Beoordeling handelen RvC en aandeelhouders RvC Risico belangenverstrengeling Bezoldiging Taakvervulling AVA 43 Rapportage vervolgonderzoek Caparis 30 september

9 5.5 Diversen Aanleg privétuin bestuurder Sponsoring Sportclub H en schoonmaak/postbezorging Regelingen vertrek diverse directeuren Echtgenote van de voormalig bestuurder/zorginstelling F De accountant Afsluitende opmerkingen Tot slot 50 Rapportage vervolgonderzoek Caparis 30 september

10 Aandeelhouders van Caparis NV P/a Gemeente Leeuwarden T.a.v. de heer drs. F.J.M. Crone, burgemeester Postbus JA LEEUWARDEN Amersfoort, 30 september 2013 Betreft: Rapportage vervolgonderzoek Caparis Geachte aandeelhouders van Caparis NV, U heeft ons de opdracht verstrekt tot het verrichten van een feitenonderzoek en het geven van een beoordeling van het handelen van betrokkene(n). Deze opdracht hebben wij op 4 juli jl. schriftelijk bevestigd. Hierbij rapporteren wij onze bevindingen. 1. BING BING biedt gespecialiseerde adviesexpertise, onderzoeksexpertise en een vraagbaakfunctie aan op het gebied van integriteit. Het bureau richt zich daarbij specifiek op de (semi)publieke sector, hetgeen borg staat voor specifieke branchekennis, verdieping van ervaringen en de mogelijkheid om duurzame relaties met de doelgroep te onderhouden. 2. Aanleiding en doel van de opdracht Aanleiding BING heeft recentelijk een onderzoek uitgevoerd naar belangenverstrengeling en mogelijke andere onregelmatigheden, met name door inhuur van personeel via een vennootschap die gelieerd is aan de toenmalig algemeen directeur van Caparis. Daarover hebben wij op 19 april jl. een rapportage uitgebracht aan de Raad van Commissarissen (hierna: RvC) van Caparis. Onder meer de uitkomsten van dat onderzoek hebben geleid tot een aantal ontwikkelingen, waaronder het vertrek van de algemeen directeur bij Caparis. In overleg met de RvC, was de scope van het verrichte onderzoek beperkt tot het onderzoeken van mogelijke onregelmatigheden bij de inhuur van externen. Tijdens het onderzoek zijn andere signalen naar voren gekomen met betrekking tot mogelijke door betrokkene (de toenmalig algemeen directeur) gepleegde onregelmatigheden. Wij hebben de RvC separaat geïnformeerd over de strekking van deze signalen. In de afwikkeling van deze kwestie, is bij de aandeelhouders een aantal vragen blijven bestaan en gerezen dat gerelateerd is aan de reeds onderzochte problematiek. De wens bestaat om hierover duidelijkheid te krijgen. Doel en inhoud van het onderzoek Bovenstaande vormt de aanleiding voor u om een onafhankelijk vervolgonderzoek in te laten stellen. U heeft ons op 5 juni jl. de opdrachtformulering doen toekomen. De opdracht bestaat uit het onderzoeken van de volgende onderwerpen:

11 1. Aanvullende meldingen van mogelijke misstanden zoals genoemd in de BING-rapportage of die anderszins bekend zijn bij de RvC (voor een gedetailleerde opsomming hiervan wordt verwezen naar de door u bij de opdrachtformulering gevoegde bijlage A); 2. De verzameling van signalen, aangeleverd door raadsleden van de deelnemende gemeenten. Deze signalen dienen onderzocht te worden op hun feitelijke karakter en op de vraag of bij deze feiten ook sprake is van onregelmatigheden (zie hiervoor bijlage B bij uw opdrachtformulering); 3. Het optreden van de aandeelhouders en de RvC ten aanzien van de bovengenoemde punten. Aandachtspunt hierbij is dat onderzocht wordt in welke mate het handelen van leden van de AVA en de RvC overeenkomt met de verwachting ten aanzien van hun taakuitoefening bij de punten genoemd bij 1 en 2 of andere signalen van onregelmatigheden; 4. De totstandkoming en beëindiging van het contract met de directeur/bestuurder. Het doel van het onderzoek is helderheid te krijgen over bovenstaande punten en u daarover te informeren, teneinde indien wenselijk maatregelen te nemen. 3. Aanpak en door BING verrichte werkzaamheden Gezien de diversiteit en het aanzienlijke aantal onderzoeksvragen, hebben wij mede om kostenefficiënt onderzoek te doen eerst een verkennend onderzoek uitgevoerd om vast te stellen wat het waarheidsgehalte en de ernst van de verschillende signalen zijn. Op basis van de eerste bevindingen, hebben wij bepaald op welke onderwerpen nader onderzoek mogelijk en gewenst was en welke zaken geen verdere aandacht behoefden. Uiteraard wordt wel over alle onderwerpen gerapporteerd. Onderhavig onderzoek vertoont kenmerken van een persoonsgericht onderzoek. Voor zover dat het geval is, hebben wij onze Richtlijn voor persoonsgericht onderzoek in acht genomen. Deze richtlijn is opgenomen op onze website. Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht. Interviews AVA-lid 1; AVA-lid 2; Alle leden van de RvC van Caparis; o Voorzitter van de RvC; o Lid RvC remuneratiecommissie 1 (hierna: RvC-lid 2); o Lid RvC remuneratiecommissie 2 (hierna: RvC-lid 3); o Lid RvC auditcommissie 1 (hierna: RvC-lid 4); o Lid RvC auditcommissie 2 (hierna: RvC-lid 5); o Voormalig lid RvC (telefonisch); De concerncontroller van Caparis; Lid directieraad (hierna: DR-lid) Caparis; Voormalig DR-lid Industrie; Voormalig DR-lid Ontwikkeling en Integratie (O&I); Voormalig interim-directeur Financiën; Hoofd vastgoed Caparis; Extern consultant; Directeur Softwarebedrijf E BV; Voorzitter OR Caparis; Voormalig voorzitter OR Caparis; Hoofd ICT Caparis; Manager Product Markt Combinatie profit/detachering; Manager detachering en begeleid werken; Manager Ontwikkeling en Integratie (O&I); Directeur Adviesbureau I; Rapportage vervolgonderzoek Caparis 30 september

12 Voormalig interim-controller Industrie; Algemeen manager Sportbedrijf H (telefonisch). Aan de volgende personen zijn schriftelijk vragen gesteld: Accountant Caparis (heeft schriftelijk inhoudelijk op onze vragen gereageerd); Directeur Zorginstelling F (heeft schriftelijk laten weten niet bereid te zijn mee te werken aan het onderzoek, voor een nadere toelichting hierop, zie paragraaf 5.5.4). Daarnaast zijn de gespreksverslagen van de interviews die in het eerste deel van het onderzoek zijn gehouden, eveneens betrokken bij het onderzoek. Van ieder interview is een zakelijk, puntsgewijs verslag opgesteld dat is voorgelegd aan de geïnterviewde. Aan de geïnterviewden is bij aanvang van het interview medegedeeld dat integrale interviewverslagen geen onderdeel uitmaken van de rapportage, maar wel als bron voor de rapportage kunnen dienen. Ten slotte hebben wij zes personen die in het recente verleden als externen werden ingehuurd door Caparis, benaderd voor een interview. Om uiteenlopende redenen, gaven zij aan niet bereid te zijn om medewerking te verlenen aan het onderzoek. De redenen liepen uiteen van om mij moverende redenen tot een beroep op vertrouwelijkheid jegens derden over een opdracht bij Caparis. Eén persoon heeft ook na herhaaldelijk aanmanen niet gereageerd op onze uitnodiging. Dossieronderzoek Van diverse gesprekspartners en via het directiesecretariaat van Caparis, hebben wij de beschikking gekregen over een groot aantal documenten dat relevant was voor het onderzoek, zoals projectdocumentatie, correspondentie, contracten en notulen van de directieraad-, RvC- en AVA-vergaderingen. Deze documenten zijn geanalyseerd en relevante bevindingen zijn verwerkt in deze rapportage. Administratief onderzoek Wij hebben een groot aantal financieel-administratieve gegevens (in digitale vorm en hard copy) in het onderzoek betrokken. Deze gegevens zijn gebruikt als basis voor analyse van financiële aspecten van het onderzoek. Digitaal onderzoek Tijdens het eerste deel van het onderzoek, is een grote hoeveelheid data veiliggesteld uit de geautomatiseerde omgeving van Caparis. Dit betroffen met name bestanden en voor een kleiner deel bestanden van de fileserver van Caparis. Uit deze data is omwille van de proportionaliteit een selectie gemaakt. Het belangrijkste selectiecriterium was de vraag of de digitale eigenaar van de data een relevante functionaris was in het kader van het onderhavige onderzoek. Deze gegevens zijn vervolgens via een e-discovery platform toegankelijk en doorzoekbaar gemaakt. Onderzoek in open bronnen Bij het onderzoek is in voorkomende gevallen onderzoek gepleegd in openbare bronnen, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, Experian en diverse internetbronnen en sociale media. Wederhoor Een aantal bevindingen van het onderzoek is in het kader van wederhoor voorgelegd aan degenen op wie de bevindingen betrekking hadden, teneinde hen in de gelegenheid te stellen de bevindingen te controleren op feitelijke onjuistheden. Dit is in alle gevallen schriftelijk gebeurd. Aan de volgende personen zijn vragen in wederhoor voorgelegd: De voormalig bestuurder van Caparis; De voorzitter van de RvC; RvC-lid 5; Directeur Groenservice Caparis. Rapportage vervolgonderzoek Caparis 30 september

13 De voormalig bestuurder van Caparis stelt zich op het standpunt dat de aan hem in wederhoor gestelde vragen kwesties betreffen die in het verleden binnen Caparis hebben gespeeld. Hij verwijst daarvoor naar de feitelijke en financiële verslagleggingen binnen Caparis en naar de RvC. Hij verklaart tevens dat de kwesties zich hebben afgespeeld in jaren waarvoor hij reeds decharge verleend heeft gekregen. Op één onderwerp gaat hij wel inhoudelijk in, en dat betreft de finale kwijting bij zijn ontslag. Hiervoor verwijzen wij naar paragraaf De overige personen aan wie wij een aantal vragen in wederhoor hebben voorgelegd, hebben daar wel inhoudelijk op gereageerd. Dit is verwerkt in de rapportage, bij de desbetreffende onderdelen. Rapportage Ten behoeve van een aantal onderzoeksvragen, hebben wij een toetsingskader opgesteld. Tevens heeft een analyse plaatsgevonden op alle bevindingen en hebben wij de eindrapportage opgesteld. Onze rapportage mag uitsluitend worden aangewend ten dienste van de doelstelling van de opdracht. Zij mag niet zonder onze voorafgaande, schriftelijke toestemming voor een ander doel worden aangewend. Zoals besproken, is de intentie van de aandeelhouders om de rapportage openbaar te maken. 4. Toetsingskader Het grootste deel van de rapportage betreft een feitenonderzoek, waarbij geen beoordeling plaatsvindt aan de hand van een toetsingskader. Voor één onderdeel zullen wij, gelet op uw vraagstelling, wel een beoordeling opnemen, en dat betreft het handelen van de leden van de AVA en de RvC ten aanzien van de signalen van onregelmatigheden. Wel zullen wij bij de overige onderdelen een beknopt resumé met conclusie toevoegen. Het toetsingskader wordt met name gevormd door de volgende bepalingen. De Nederlandse Corporate Governance Code De Nederlandse Corporate Governance Code heeft geen status van wet of regeling, maar is een breed geaccepteerde nadere invulling van de algemene beginselen van goede corporate governance. Betreffende het onderwerp onafhankelijkheid van de RvC bevat de code de volgende bepaling: III.2 Onafhankelijkheid Principe De raad van commissarissen is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Best practice bepalingen III.2.1 Alle commissarissen, met uitzondering van maximaal één persoon, zijn onafhankelijk in de zin van best practice bepaling III.2.2. III.2.2 Een commissaris geldt als onafhankelijk indien de hierna te noemen afhankelijkheidscriteria niet op hem van toepassing zijn. Bedoelde afhankelijkheidscriteria zijn dat de betrokken commissaris, dan wel zijn echtgenoot, geregistreerde partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad: a) in de vijf jaar voorafgaand aan de benoeming werknemer of bestuurder van de vennootschap (inclusief gelieerde vennootschappen als bedoeld in artikel 5:48 Wft) is geweest; b) een persoonlijke financiële vergoeding van de vennootschap of van een aan haar gelieerde vennootschap ontvangt, anders dan de vergoeding die voor de als commissaris verrichte werkzaamheden wordt ontvangen en voor zover zij niet past in de normale uitoefening van bedrijf; c) in het jaar voorafgaand aan de benoeming een belangrijke zakelijke relatie met de vennootschap of een aan haar gelieerde vennootschap heeft gehad. Daaronder worden in ieder geval begrepen het geval dat de commissaris, of een kantoor waarvan hij aandeelhouder, vennoot, medewerker of Rapportage vervolgonderzoek Caparis 30 september

14 adviseur is, is opgetreden als adviseur van de vennootschap (consultant, externe accountant, notaris en advocaat) en het geval dat de commissaris bestuurder of medewerker is van een bankinstelling waarmee de vennootschap een duurzame en significante relatie onderhoudt; d) bestuurslid is van een vennootschap waarin een bestuurslid van de vennootschap waarop hij toezicht houdt commissaris is; e) een aandelenpakket van ten minste tien procent in de vennootschap houdt (daarbij meegerekend het aandelenbezit van natuurlijke personen of juridische lichamen die met hem samenwerken op grond van een uitdrukkelijke of stilzwijgende, mondelinge of schriftelijke overeenkomst); f) bestuurder of commissaris is bij of anderszins vertegenwoordiger is van een rechtspersoon die ten minste tien procent van de aandelen in de vennootschap houdt, tenzij het gaat om groepsmaatschappijen; g) gedurende de voorgaande twaalf maanden tijdelijk heeft voorzien in het bestuur bij belet en ontstentenis van bestuurders. De statuten van Caparis NV Artikel 14 Lid 1. De vennootschap wordt bestuurd door een bestuur, bestaande uit één of meer bestuurders, onder toezicht van een raad van commissarissen. ( ) Lid 2. Een bestuurder wordt door de raad van commissarissen benoemd. ( ) Lid 3 De raad van commissarissen geeft de algemene vergadering van aandeelhouders kennis van een voorgenomen benoeming van een bestuurder. De raad van commissarissen kan een bestuurder schorsen. ( ) Lid 4 De raad van commissarissen heeft het recht om een bestuurder te ontslaan. Hij ontslaat een bestuurder niet dan na dat de algemene vergadering van aandeelhouders over het voorgenomen besluit is gehoord. ( ) De algemene vergadering stelt de betrokken bestuurder in de gelegenheid zich te verantwoorden. ( ) Lid 5 De vennootschap stelt de ondernemingsraad in de gelegenheid advies uit te brengen over elk door haar voorgenomen besluit tot benoeming of ontslag van een bestuurder. Lid 6 ( ) Ingeval van ontstentenis of belet van alle bestuurders wordt het bestuur waargenomen door de raad van commissarissen. ( ) Lid 7 Het salaris en de overige arbeidsvoorwaarden van een bestuurder worden door de raad van commissarissen vastgesteld. Artikel 15 Lid 1 Het bestuur is belast met het besturen van de vennootschap. Lid 2 Aan de goedkeuring van de raad van commissarissen zijn onderworpen de besluiten omtrent: ( ) f) investeringen welke een bedrag gelijk aan ten minste een/vierde gedeelte van het geplaatste kapitaal met de reserves der vennootschap volgens haar balans met toelichting vereisen; ( ) Lid 3 Tevens zijn aan de goedkeuring van de raad van commissarissen onderworpen de besluiten van het bestuur omtrent: a) het geven van opdrachten aan derden tot het leveren van goederen en/of het verrichten van diensten of tot het uitvoeren van werken, indien met de uitvoering van een dergelijke opdracht meer dan een door de raad van commissarissen bepaald bedrag of waarde is gemoeid; b) het verwerven en vervreemden van onroerende zaken, waarmee meer dan een door de raad van commissarissen bepaald bedrag of waarde is gemoeid; ( ) f) Het in dienst nemen van personen tegen een salaris boven een door de raad van commissarissen te bepalen bedrag; ( ) k) In het algemeen alle andere besluiten welke door de raad van commissarissen aan zijn goedkeuring worden onderworpen, mits de betreffende besluiten duidelijk zijn omschreven en door de raad schriftelijk aan het bestuur zijn meegedeeld. Rapportage vervolgonderzoek Caparis 30 september

15 Artikel 20 Lid 1 De raad van commissarissen houdt toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Hij staat het bestuur met raad en daad terzijde. Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Zijn leden hebben de bevoegdheid alle stukken en boeken van de vennootschap te controleren of op kosten van de vennootschap te doen controleren, zich alle waarden van de vennootschap te doen vertonen en alle lokalen en terreinen van de vennootschap te betreden. Het bestuur is verplicht de raad van commissarissen tijdig alle inlichtingen en gegevens te verstrekken, die deze voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. ( ) Lid 3 De algemene vergadering van aandeelhouders is bevoegd leden van de raad van commissarissen, voor hun werkzaamheden een vergoeding toe te kennen. Artikel 22 Lid 9 Door de goedkeuring van de jaarrekening zonder voorbehoud van de algemene vergadering van aandeelhouders wordt aan de directie decharge verleend voor haar handelingen in het afgelopen boekjaar en aan de commissarissen voor hun toezicht ( ) Lid 10 Het bestuur is verplicht binnen acht dagen na de goedkeuring van de jaarrekening met toelichting een volledig afschrift daarvan, alsmede een afschrift van de daarop betrekking hebbende verklaring van de registeraccountant, ter inzage voor eenieder te leggen ten kantore van het handelsregister. Artikel 25 Aan de algemene vergadering van aandeelhouders behoren binnen de door de wet en deze statuten gestelde grenzen, alle bevoegdheden toe die niet aan het bestuur of aan anderen is toegekend. Het bestuur en de raad van commissarissen verschaffen haar alle verlangde inlichtingen, tenzij een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich daartegen verzet. 5. Bevindingen 5.1 Mogelijke belangenverstrengeling bij inkoop Een groot deel van de signalen heeft betrekking op de inkoop van goederen en diensten door Caparis. Bij een deel daarvan zou de voormalig bestuurder van Caparis betrokken zijn geweest, bij een ander deel was dat nog niet duidelijk. Het onderzoek heeft zich gericht op de vraag of een aantal specifiek benoemde inkooptransacties op zakelijke gronden en op transparante wijze tot stand is gekomen Project Comparis Inleiding Tijdens het eerste onderzoek van BING (rapportage van 19 april 2013) is de onderzoekers ter kennis gekomen dat Caparis aan Adviesbureau I de opdracht zou hebben verstrekt voor de implementatie van een nieuw cliëntvolgsysteem, Compas. Dit zou een omvangrijk en voor Caparis ingrijpend project betreffen, waarbij de suggestie door geïnterviewde personen werd gewekt dat er mogelijk sprake was van onregelmatigheden. Dit vermoeden werd met name gevoed door een onduidelijk besluitvormingsproces. Interne betrokkenen en belanghebbenden gaven aan hierbij niet of nauwelijks te zijn betrokken geweest. Daarnaast bestond de indruk dat de kosten van het project enorm uit de hand waren gelopen. Ten slotte werd het vermoeden geuit dat er tussen de voormalig interim-directeur Financiën en Adviesbureau I al een relatie bestond voordat de eerstgenoemde bij Caparis kwam werken. Dit signaal is door BING gecommuniceerd aan de toenmalig opdrachtgever, de RvC van Caparis. Rapportage vervolgonderzoek Caparis 30 september

16 Ratio achter project Om de aard en scope van het project in kaart te brengen, hebben wij gesproken met diverse betrokkenen die hierbij betrokken zijn geweest. Gebleken is dat de eerste aanzet afkomstig is van de afdeling ICT. Het hoofd ICT verklaart dat het idee om een nieuw softwarepakket aan te schaffen is geïnitieerd vanuit zijn afdeling. De vraag zou zijn voortgekomen uit een verzoek van de eindgebruikers van de toenmalige systemen bij Caparis. De ICT-afdeling heeft vervolgens een onderzoek uitgevoerd naar de aanschaf van een cliëntvolgsysteem (hierna: CVS). Het hoofd ICT heeft in mei 2009 een advies geschreven voor de directieraad (hierna: DR) om het Compas-systeem aan te schaffen, een systeem dat was ontwikkeld door Softwarebedrijf E. Volgens het hoofd ICT is zijn advies enige tijd bij de DR blijven liggen. Op basis van verschillende interviews en analyse van de notulen van de DR en de RvC, is de reden van de door het hoofd ICT gepercipieerde vertraging van zijn voorstel duidelijk geworden. De implementatie van het nieuwe Compas-systeem bleek volgens de visie van de DR namelijk een hoger doel te dienen: de transitie van Caparis van een productiegeoriënteerde organisatie naar een mens ontwikkelbedrijf (hierna: MOB). Om de ontwikkeling van medewerkers te kunnen volgen, ontstond behoefte aan een CVS. Uit diverse interviews, zowel binnen als buiten Caparis, werd duidelijk dat Softwarebedrijf E een toonaangevende partij is in de markt voor wat betreft de ontwikkeling van CVS-software die speciaal was toegesneden op SW-bedrijven. Deze software draagt de naam Compas. Wij hebben drie personen gesproken die eerdere ervaringen hadden met de implementatie van Compas, de voormalig interim-directeur Financiën, de directeur van Adviesbureau I en de directeur van Softwarebedrijf E. Uit die gesprekken komt het beeld naar voren dat het voor de implementatie van Compas essentieel is dat de processen in de organisatie daarop goed zijn ingericht. Adviesbureau I had bij enkele SW-bedrijven ervaring opgedaan met transitietrajecten, met behulp van Compas. De voormalig interim-directeur Financiën verklaart dat dit betekende dat de werkprocessen op het gebied van personeelsbeheer en arbeidsontwikkeling moesten worden geüniformeerd en geïntegreerd. Het ging dus niet alleen om het implementeren van een softwarepakket, maar primair om het ontwikkelen van de organisatie. Uit verschillende verklaringen blijkt dat Softwarebedrijf E wordt gezien als een partij die de technische implementatie van hun pakket uitstekend kan verzorgen, maar niet de juiste partij was om de organisatie te ontwikkelen. Vervolgens is door de DR besloten om hiervoor Adviesbureau I in te schakelen. Het uiteindelijke groene licht voor Compas viel hiermee samen. Uit de notulen van de DR-vergaderingen blijkt dat de inzet van Adviesbureau I en de ratio daarachter uitgebreid aan de orde zijn geweest vanaf medio Uiteindelijk is besloten dat Adviesbureau I de projectleiding op zich neemt Offertetraject en kosten Met betrekking tot het Comparis-project zijn er twee offertes aangevraagd, één bij Softwarebedrijf E en één bij Adviesbureau I. Uit de bestudeerde vastleggingen en interviews blijkt dat er eerst is gekeken naar de software. Zoals eerder vermeld, is dat gebeurd door de afdeling ICT. In een notitie dienaangaande zet het hoofd ICT uiteen waarom er gekozen is om met name naar Compas te kijken. Er zijn drie grote spelers op het gebied van CVS en voor de SW-branche. Met twee ervan heeft Caparis al ervaring, alleen met Compas niet. Uit zijn analyse blijkt dat Compas het beste aansluit bij de wensen die er binnen Caparis met betrekking tot een CVS bestaan, en dat Softwarebedrijf E marktleider is in deze niche. Dit wordt overigens ook bevestigd in de interviews. Na een demonstratie van de software en een indicatie van de kosten van het pakket, adviseert het hoofd ICT om voor Compas te kiezen. De keuze om alleen Adviesbureau I om een offerte te vragen, is ingegeven door redenen zoals beschreven in de vorige paragraaf. De voormalig interim-directeur Financiën had goede ervaringen met de inzet van Adviesbureau I bij een eerder implementatietraject van Compas. Op basis van de bredere ervaring van Adviesbureau I bij dergelijke trajecten, heeft de DR hiervoor gekozen. Het hoofd ICT spreekt overigens wel zijn verbazing uit over het feit dat er niet bij meer adviesbureaus een offerte is aangevraagd. Adviesbureau I heeft in oktober 2009 een offerte uitgebracht voor haar bijdrage aan het project. In deze offerte wordt het project gesplitst in twee fasen. De eerste fase is begroot op en voor de tweede fase is een prognose afgegeven van Daarnaast bevat de offerte een schatting van de Rapportage vervolgonderzoek Caparis 30 september

17 aanschafprijs van Compas van (alle bedragen zijn exclusief btw). De offerte is op 23 maart 2010 ondertekend door de voormalig bestuurder. Blijkens de notulen van de DR-vergaderingen is tussen het uitbrengen van de offerte en het ondertekenen ervan de inzet van Adviesbureau I en de aanschaf van Compas veelvuldig besproken in de DR. Er bestaat wel onduidelijkheid over de mate waarin alle DR-leden geheel op de hoogte waren van de bedragen die met het project waren gemoeid. Zo zijn de verklaringen van (voormalig) DR-leden strijdig op de vraag of de offerte zelf is verstrekt aan de DR-leden. Adviesbureau I had daartoe namelijk acht kopieën van de offerte aan Caparis gestuurd. Blijkens notulen van de DR-vergadering van 18 november 2009 zijn onder meer de kosten van het project van Adviesbureau I besproken. Het plan is toegelicht door de voormalig interim-directeur Financiën. Over de kosten van het pakket staat in de notulen dat de prijs van de software bedraagt en dat de projectkosten (Adviesbureau I) bedragen. Uit de notulen blijkt dat er is gerefereerd aan het plan van aanpak voor het project. In dit plan van aanpak staat een gefaseerde aanpak beschreven. Uit de notulen blijkt echter niet dat er is gesproken over het feit dat de genoemde kosten voor Adviesbureau I één fase betreffen. De kosten van Adviesbureau I vallen onder transitiekosten en de software betreft een investering waarop jaarlijks zal worden afgeschreven. Jaarlijkse onderhoudskosten van Compas zouden volgens de notulen ongeveer bedragen. Tijdens deze vergadering stemmen de DR-leden in met de aanschaf van Compas en het starten van het project. Blijkens de notulen van de DR-vergaderingen tussen december 2009 en juni 2010 komen de kosten van het project dat dan inmiddels is omgedoopt tot Comparis veelvuldig aan de orde. Er bestaat kennelijk bij de DR-leden veel onduidelijkheid over de tweede fase van de inzet van Adviesbureau I. Het gaat dan met name over de noodzaak van fase 2 en de kosten die daarmee gemoeid zijn. Dit levert de nodige discussie op. Uit de interviews blijkt dat het in eerste instantie niet voor alle DR-leden helder was dat er met de tweede fase extra kosten gemoeid waren. Zij geven aan dat ze uit de presentatie van de voormalig interim-directeur Financiën de indruk hadden gekregen dat de die hij in eerste instantie had opgevoerd als projectkosten, voor het hele traject zouden gelden. In mei 2010 brengt Adviesbureau I een offerte uit voor fase 2. Deze fase wordt door Adviesbureau I begroot op (exclusief btw). Adviesbureau I vermeldt overigens in de offerte (net zoals in de eerste offerte) dat zij factureert op basis van werkelijk gemaakte uren. In de maanden erna vindt er in de DRvergaderingen wederom discussie plaats over de noodzaak van de vervolgfase en de kosten die daarmee gepaard gaan. Uiteindelijk stemt de DR in met de tweede fase en ondertekent de voormalig bestuurder de offerte op 19 oktober Softwarebedrijf E heeft voor de levering van Compas in februari 2010 een offerte uitgebracht. Deze offerte bestaat uit drie delen. Er worden drie varianten voor de software geoffreerd, voor respectievelijk 80, 100 en 120 users. Daarnaast bevat de offerte bedragen voor aan te maken koppelingen, alsmede consultancy en opleidingskosten. Afhankelijk van de af te nemen onderdelen, bedraagt het totaalbedrag van de offerte tussen de en De offerte is op 18 mei 2010 door de voormalig bestuurder ondertekend. Om een beeld te krijgen van de geoffreerde bedragen en de uiteindelijk gefactureerde en betaalde bedragen, is hiervan onderstaand overzicht gemaakt: Leverancier Offerte Gefactureerd Verschil Adviesbureau I fase Adviesbureau I fase Softwarebedrijf E Het is onduidelijk of de offertes van Adviesbureau I en Softwarebedrijf E specifiek zijn besproken met de RvC. De voormalig interim-directeur Financiën verklaart dat het gebruikelijk was dat dergelijke projecten in Rapportage vervolgonderzoek Caparis 30 september

18 de RvC werden besproken. Dat heeft met name te maken met de kosten en de omvang van het project. Uit de notulen van de RvC-vergaderingen en de verklaringen van de RvC-leden wordt duidelijk dat dit waarschijnlijk niet het geval is geweest. De kosten van het Comparis-project zijn afgaande op de interviews en de notulen van de RvC op een hoger aggregatieniveau wel aan de orde gekomen, namelijk in relatie met het transitiebudget en de reguliere planning & control-cyclus. RvC-lid 5 verklaart dat hij van mening is dat investeringen boven expliciet dienen te worden besproken met de RvC; daar is voor zover hij weet echter niets van vastgelegd. Uit de notulen van de RvC-vergaderingen blijkt dat de voormalig bestuurder bij diverse gelegenheden de vraag aan de RvC heeft voorgelegd om in te stemmen met een investering, ook indien dit een fractie betrof van de kosten van Comparis. Dit ging met name om bouwgerelateerde onderwerpen Vermoedens onregelmatigheden Tijdens het onderzoek werd duidelijk dat het Comparis-project intern bij Caparis is omgeven door onduidelijkheid en daarmee gepaard gaande vermoedens van onregelmatigheden. Een van de eerste zaken die door geïnterviewde functionarissen aan de orde is gesteld, betreft het feit dat er al connecties bestonden tussen de voormalig interim-directeur Financiën en Adviesbureau I. Uit het onderzoek is gebleken dat dit inderdaad het geval was. De voormalig interim-directeur Financiën is naar eigen zeggen bij het SW-bedrijf waar hij voor Caparis werkzaam was, eveneens betrokken geweest bij een project om Compas te implementeren. Om de aansluiting bij de processen tot stand te brengen, heeft de voormalig interim-directeur Financiën toen ook Adviesbureau I in de arm genomen. Een ander punt dat wordt opgeworpen door verschillende geïnterviewde functionarissen van Caparis die direct betrokken zijn bij de processen die werden aangepast en ondersteund door Compas, is dat de beslissingen rond Comparis buiten hen om genomen zijn. Zij werden met Compas en Adviesbureau I geconfronteerd, toen de kogel bij de DR al door de kerk was. Verder is er, zoals in de vorige paragraaf te lezen is, een discussie geweest over de kosten die met het project gepaard gaan. Het hoofd ICT ziet het als een ICT-project, en heeft met name aandacht voor de aanschaf van de software. De DR ziet Compas slechts als een deel van een veel breder transitieplan, en neemt het besluit om daarvoor Adviesbureau I in te schakelen. Binnen de DR bestaat vervolgens onduidelijkheid over de fasering en de onderdelen die daar deel van uitmaken. Meerdere geïnterviewde personen verklaren dat zij het gevoel hadden dat er geen kritische vragen over het project of over Adviesbureau I gesteld mochten worden. Bovenstaande elementen hebben bij sommige geïnterviewde personen het vermoeden gevoed dat er andere dan zakelijke belangen waren om Adviesbureau I in de arm te nemen. Wij hebben onderzocht of er aanwijzingen zijn voor onwenselijke relaties of transacties die deze vermoedens zouden kunnen onderbouwen. Er zijn uit interviews, correspondentie en openbronnenonderzoek geen relaties vastgesteld tussen de voormalig interim-directeur Financiën en Adviesbureau I en/of Softwarebedrijf E (anders dan zijn eerdere ervaringen bij zijn voormalige werkgever). Van zowel Adviesbureau I als Softwarebedrijf E hebben wij de financiële projectadministratie voor het project bij Caparis ontvangen en vergeleken met de administratie van Caparis zelf. Hieruit komen geen bijzonderheden naar voren. Over de kwaliteit van uitkomst van het project, zijn de geïnterviewde personen vrijwel unaniem positief. Men beschrijft Adviesbureau I als een kundige partij en Compas als software die bij uitstek geschikt is voor het doel waarvoor het is aangeschaft. Resumé en conclusie Het project Comparis is inhoudelijk uiteindelijk voor zover wij kunnen beoordelen succesvol geweest, maar wordt gekenmerkt door een gebrekkige communicatie. Door onhandig opereren, gebrekkige informatievoorziening binnen en door de DR en een warrige besluitvorming, met name over het kostenaspect van het project, is het project omgeven door een geur van onregelmatigheden. Bij het onderzoek zijn echter geen aanwijzingen naar voren gekomen dat hier ook daadwerkelijk sprake van is geweest. Rapportage vervolgonderzoek Caparis 30 september

19 Een aantal aspecten vinden wij wel opmerkelijk. Het eerste punt betreft het opvragen van de offertes. De keuze om alleen aan Softwarebedrijf E een offerte te vragen, is nog enigszins te billijken. Uit de informatie die wij hierover hebben, blijkt dat hiervoor wel een acceptabele onderbouwing heeft plaatsgevonden. Wat echter wat magerder is, is de onderbouwing om van meet af aan te focussen op Adviesbureau I. Gezien het feit dat Softwarebedrijf E marktleider is, ligt het voor de hand om te veronderstellen dat Adviesbureau I niet uniek is voor wat betreft de ervaring met dergelijke implementaties. Een tweede opmerking plaatsen wij bij de vaststelling dat de kosten van het Comparis-project niet expliciet door de voormalig bestuurder zijn besproken met de RvC. Hoewel hij binnen de ruimte van het transitiebudget kon manoeuvreren, had het voor de hand gelegen als hij dit aan de orde zou hebben gesteld. De statuten van Caparis voorzien hier ook in. Volgens artikel 15 lid 3a van de statuten dient de RvC goedkeuring te verlenen voor het geven van opdrachten aan derden tot het leveren van goederen en/of het verrichten van diensten of tot het uitvoeren van werken, indien met de uitvoering van een dergelijke opdracht meer dan een door de raad van commissarissen bepaald bedrag of waarde is gemoeid. Voor zover wij hebben kunnen vaststellen, is een dergelijk bedrag nooit expliciet bepaald. Uit de notulen van de RvC blijkt echter wel dat de bestuurder in enkele gevallen wel investeringen aan de RvC heeft voorgelegd, ook als dat om geringere bedragen ging dan Comparis. Zoals gemeld in hoofdstuk 3, was de voormalig bestuurder niet bereid om in wederhoor op onze vragen daarover te reageren Meubilair Bureau M Tijdens het eerste onderzoek van BING (rapportage van 19 april 2013) is gebleken dat het interim-bureau van de voormalig bestuurder (hierna: Bureau M) meubilair heeft verkocht aan Caparis. Uit een factuur van Bureau M aan Caparis van 12 januari 2011 blijkt dat Bureau M een bedrag van inclusief btw heeft gefactureerd voor kantoormeubilair. Op de factuur staat de volgende omschrijving: aanschaf kantoormeubilair [naam Bureau M]. De factuur is gericht aan het hoofd vastgoed van Caparis. Het hoofd vastgoed van Caparis heeft verklaard dat hij de factuur destijds heeft gezien en dat hij de factuur heeft gecontroleerd. Tijdens het eerste onderzoek van BING heeft de voormalig bestuurder van Caparis deze aankoop bevestigd en verklaard dat hij dit met het hoofd vastgoed van Caparis heeft afgewikkeld. Teneinde duidelijkheid te krijgen over de toedracht van de aankoop van deze meubels en de beoordeling of dit tegen marktconforme voorwaarden is gebeurd, hebben wij het hoofd vastgoed van Caparis geïnterviewd. Vanwege de toestroom van personeel in het hoofdkantoor van Caparis, bleek er behoefte te ontstaan aan meer meubilair in het kantoorpand in Drachten. Caparis heeft in dat verband meubilair van Bureau M gekocht. Het hoofd vastgoed heeft daarvoor in eerste instantie verschillende offertes opgevraagd bij meubelzaken. Op enig moment zou de voormalig bestuurder van Caparis hem hebben verteld dat hij op kantoor van Bureau M nog overtollig meubilair voorhanden had, dat Caparis van hem zou kunnen overnemen. Het hoofd vastgoed van Caparis heeft dit meubilair beoordeeld op geschiktheid en is vervolgens na een onderhandeling met de voormalig bestuurder van Caparis het uiteindelijk gefactureerde bedrag overeengekomen. Volgens het hoofd vastgoed van Caparis lag de overeengekomen prijs ver beneden de prijs die hij had doorgekregen in de offertes voor tweedehands kantoormeubilair die hij al had aangevraagd bij reguliere leveranciers en prijzen die hij had verkregen via het internet. Het hoofd vastgoed verklaarde niet meer over deze offertes te beschikken. Het hoofd vastgoed van Caparis verklaart dat hij zelfstandig heeft kunnen besluiten omtrent de aankoop van het meubilair van Bureau M, en op geen enkele wijze druk heeft ervaren van de voormalig bestuurder van Caparis. Volgens het hoofd vastgoed van Caparis ging het om de volgende meubels: een vergadertafel met tien stoelen, vijf bureaustoelen, vijf hoekbureaus en een paar kasten. Het meubilair is volgens het hoofd vastgoed van Caparis geplaatst in het kantoor in Drachten. Het hoofd vastgoed van Caparis verklaart dat er later nog meer tweedehands meubels zijn aangeschaft, omdat de meubels van Bureau M niet toereikend waren om in de behoefte te voorzien. Rapportage vervolgonderzoek Caparis 30 september

20 Resumé en conclusie Wij concluderen dat aannemelijk is dat het meubilair van Bureau M daadwerkelijk is geleverd aan Caparis. Er zijn geen aanwijzingen dat er door de voormalig bestuurder oneigenlijke druk is uitgeoefend om het meubilair tegen andere dan marktconforme condities aan Caparis te leveren. Wij merken wel op dat het voor de beeldvorming verstandiger was geweest als de voormalig bestuurder het overtollige meubilair van zijn adviesbureau niet bij Caparis zou hebben aangeboden, ook al hebben wij binnen Caparis geen expliciete afspraken aangetroffen over het zaken doen met de eigen organisatie Inrichting skybox Caparis huurt een zakenloge (hierna: skybox) in het Abe Lenstra Stadion. Dit maakt onderdeel uit van het sponsorcontract tussen Caparis en Sportclub H (zie hiervoor ook paragraaf 5.5.2). Caparis huurt de skybox samen met drie medehuurders: de provincie Fryslân, de gemeente Heerenveen en Sportbedrijf H. In de huurovereenkomst van 14 april 2010 staat dat de ruimte casco wordt opgeleverd aan de huurder en haar medehuurder(s), die deze vervolgens samen kunnen inrichten als vergader- en/of ontvangstruimte. Na het eerste onderzoek van BING (rapportage van 19 april 2013) is er bij de RvC van Caparis een melding binnengekomen dat de kosten van de inrichting c.q. verbouwing van de skybox door Caparis zijn betaald. Ook was er een signaal dat de echtgenote van de voormalig bestuurder deze werkzaamheden zou hebben verricht. Uit de administratie van Caparis blijkt dat de skybox in 2010 is verbouwd. Het hoofd vastgoed van Caparis heeft verklaard dat het initiatief om de skybox te verbouwen van de voormalig bestuurder van Caparis kwam, omstreeks de zomervakantie van Met meerdere geïnterviewden hebben wij gesproken over de verbouwing van de skybox. Volgens het hoofd vastgoed van Caparis wilde de voormalig bestuurder van Caparis de skybox aanpassen omdat de indeling niet logisch was. Omdat het voetbalseizoen in augustus zou beginnen, diende de verbouwing snel plaats te vinden. Het hoofd vastgoed van Caparis heeft verklaard dat de kleine klussen door de technisch medewerkers van Caparis zijn uitgevoerd. Daarnaast is er een aannemer bij de verbouwing betrokken geweest voor het egaliseren van de vloer en het aanleggen van de elektrische voorzieningen. Communicatiebureau R is betrokken geweest bij de begeleiding van het laatste gedeelte van de verbouwing als plaatsvervanger van het hoofd vastgoed van Caparis, die op dat moment met vakantie was. Uit de administratie van Caparis blijkt dat de totale kosten van de verbouwing ,75 (exclusief btw) bedragen. Uit de administratie van Caparis en verklaringen van geïnterviewden blijkt dat Caparis uiteindelijk alle verbouwingskosten van de skybox heeft betaald. In de boekhouding van Caparis zijn facturen van 11 januari 2011 aangetroffen waaruit blijkt dat Caparis aan iedere medehuurder ¼ deel van de kosten van de verbouwing wilde doorbelasten ( 7.509,69 exclusief btw). Deze facturen zijn allemaal op dezelfde dag, althans met dezelfde datum, weer gecrediteerd. Op de creditfacturen staat dat de factuur onterecht is verstuurd. Vervolgens zijn er eveneens met datum 11 januari 2011 facturen met een lager bedrag ( inclusief btw) gestuurd naar twee van de drie medehuurders, de provincie Fryslân en Sportbedrijf H. Deze facturen zijn vervolgens op 30 juni 2011 weer gecrediteerd. Met meerdere geïnterviewde personen is dit besproken. Meerdere geïnterviewden verklaren dat er waarschijnlijk onvoldoende afspraken zijn gemaakt met de medehuurders inzake de doorberekening van de kosten voor de inrichting van de skybox. Bij het in gebruik nemen van de skybox bij Sportclub H heeft Caparis het voortouw genomen om deze skybox in te richten. De voormalig bestuurder en zijn echtgenote zouden daarbij de regie hebben genomen. Omdat de andere deelnemende partijen zich overvallen hebben gevoeld door de kosten die daarmee gemoeid waren, zijn de facturen onbetaald gebleven. Meerdere geïnterviewden hebben verklaard dat de echtgenote van de voormalig bestuurder van Caparis betrokken is geweest bij de inrichting c.q. verbouwing van de skybox. Zij zou volgens geïnterviewden advies hebben gegeven over de inrichting. De echtgenote van de voormalig bestuurder van Caparis is volgens een van de geïnterviewde personen tijdens de verbouwing in de skybox gezien. Daarnaast verklaren twee voormalig DR-leden van Caparis dat de voormalig bestuurder van Caparis zelf heeft verteld dat zijn echtgenote zich heeft beziggehouden met de inrichting van de skybox. In de specificatie van de verbouwingskosten hebben wij geen aanwijzingen aangetroffen dat Caparis de echtgenote van de voormalig bestuurder van Caparis heeft betaald voor de inrichting van de skybox. Uit openbronnen- Rapportage vervolgonderzoek Caparis 30 september