JAARVERSLAG 2017 FAMILY HELP PROGRAMME

Transcriptie

1

2

3 HOLLAND SRI LANKA FHP Holland Sri Lanka Postbus 248, 7500 AE Enschede IBAN: NL34 INGB IBAN: NL05 ABNA Rangschikking ANBI FHP Holland Sri Lanka is onder fiscaal nummer door de Belastingdienst aangemerkt als algemeen nut beogende instelling (ANBI) en als zodanig vrijgesteld van schenkings- en successierecht. Kamer van Koophandel FHP Holland Sri Lanka is onder nummer ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. 2

4 INHOUDSOPGAVE pagina JAARVERSLAG Inleiding Missie, visie, beleid en strategie Organisatie Bestuur Besteding van de middelen Activiteitenverslag Omgaan met belanghebbenden Fondsenwerving, voorlichting en communicatie Toekomstige ontwikkelingen en verwachtingen Vaststelling door het bestuur ENKELVOUDIGE JAARREKENING 2017 Jaarrekening FHP Holland Sri Lanka CONTROLEVERKLARING Controleverklaring 3

5 - INLEIDING - Het jaarverslag is een verslag waarin verantwoording wordt afgelegd over de gang van zaken en het gevoerde beleid door Family Help Programme (FHP) en de met FHP verbonden instellingen Het jaar 2017 is voor FHP een bijzonder bewogen jaar geweest waarbij de continuïteit van de organisatie en de vorm waarin de organisatie naar de toekomst vorm wordt gegeven onderwerp is geweest van veel discussies. In 2017 hebben we als bestuur Holland noodgedwongen besluiten moeten nemen daar een aantal ontwikkelingen binnen onze programma s in Sri Lanka niet door ons gezien is als een positieve bijdrage aan de doelen die wij ons als stichting hebben gesteld. Om de toekomst van het Welcome Village te waarborgen moesten er noodzakelijke maatregelen genomen worden. De samenwerking met FHP Sri Lanka en de Herman Steur Trust is erg complex. Mede oorzaak is het cultuur verschil en ook het perspectief hoe er tegen zaken wordt aangekeken. In toenemende mate werden we geconfronteerd met zowel een duidelijk zichtbare achteruitgang van de staat waarin het dorp verkeert als een situatie waarbij lang niet iedereen ons gezamenlijk doel, het ondersteunen van het welbevinden van de allerarmsten, als hoogste prioriteit voor ogen stond. Ten aanzien van de zichtbare achteruitgang heeft het bestuur FHP Holland bestuurders/managers van FHP Sri Lanka en de Herman Steur Trust meerdere malen hierop aangesproken en zijn hierover afspraken gemaakt. Door regelmatige bezoeken van bestuursleden van FHP Holland werd gecontroleerd of verbetering optrad. Helaas hebben we geconstateerd dat dit niet het geval was. Begin 2017 hebben we dan ook moeten vaststellen dat de situatie dramatisch was verslechterd waardoor daadkrachtig ingrijpen noodzakelijk was. Ten aanzien van het welbevinden van de bewoners in het dorp heeft een deel van het bestuur/management en het personeel haar eigen belangen laten prevaleren boven dat van de allerarmsten in Sri Lanka. Voor het bestuur van FHP Holland onacceptabel. Onderzocht zou worden of het mogelijk was tegen de hoofdverantwoordelijken stappen te ondernemen. Om dit onderzoek mogelijk te maken en te voorkomen dat een eventueel misbruik van onze gelden plaatsvindt hebben we toen besloten om tijdelijk afstand te nemen van de organisaties op Sri Lanka. Ons vertrouwen was ernstig geschaad. Dit heeft geresulteerd in een aantal beslissingen: Wij maken voorlopig geen geld meer over naar de Herman Steur Trust, verantwoordelijk voor het management in het dorp, met uitzondering van de gelden die nodig zijn om het Welcome Village draaiende te houden (eten voor de bewoners). Wij hebben ons voorlopig teruggetrokken uit het bestuur van de Herman Steur Trust en aan de Srilankaanse overheid gevraagd tijdelijk het management van het dorp over te nemen. De overheid heeft hiermee ingestemd en heeft formeel het management in september 2017 overgenomen. Tot onze teleurstelling is dit feitelijk nauwelijks ingevuld en ontbreken nog steeds werkelijke afspraken met de overheid We willen van het dorp een blijvende hoogwaardige zorginstelling in Sri Lanka maken. Wat FHP Sri Lanka betreft is er geen geld meer aan hen overgemaakt vanaf juni In juni hebben wij het bestuur daarover geïnformeerd en hun een aantal vragen gesteld en de voorwaarden waaronder wij bereid waren de samenwerking te continueren voorgelegd. Hierop is geen positieve reactie ontvangen. Dit heeft geleid tot een definitieve beëindiging van de samenwerking per augustus

6 Dat hield wel in dat de begunstigden tijdelijk geen geld ontvingen. Wel hebben wij stappen genomen om samen met Medi-Aid (onze nieuwe samenwerkingspartner in Sri Lanka) het mogelijk te maken de donaties, zonder tussenkomst van FHP Sri Lanka, aan de allerarmsten te kunnen overmaken. Daarbij is ons streven de kosten voor het overmaken van geld vanuit Nederland naar Sri Lanka zo laag mogelijk te houden. Micro Assist is een goed lopend project met mooie resultaten en een prima verantwoording. Dit project zijn we ook blijven ondersteunen. In 2017 is Micro Assist nog een onderdeel van FHP Sri Lanka. Zodra Micro Assist geen onderdeel hiervan meer uitmaakt pakken we de ondersteuning weer op. Hopelijk zal dit begin 2018 het geval zijn. Wij willen dat Micro Assist succesvol kan verder opereren. Het is en blijft onze hoogste prioriteit om de allerarmsten op Sri Lanka te blijven ondersteunen en gelden bij diegenen te krijgen die het nodig hebben en dus verspilling of oneigenlijk gebruik van gelden te voorkomen. De samenwerking met Medi-Aid is in 2017 al zeer belangrijk voor ons geweest en de samenwerking willen we zeker voort zetten. In 2002 is Stichting Medi-Aid Holland Sri Lanka opgericht die zich richtte op materiële en immateriële ondersteuning van de meest hulpbehoevenden van Sri Lanka (zie voor haar projecten en doelstellingen Ook Medi-Aid heeft een actief bestuur in Nederland en Sri Lanka. In Sri Lanka is de huidige voorzitter Wimal Karanuratne een ervaren manager zowel in langdurige trajecten als in crisismanagement. Hij beschikt over een zeer uitgebreid netwerk en is reeds lang bestuurslid (penningmeester) en nu voorzitter van het Srilankaanse bestuur van Medi-Aid. Inmiddels is Carla van den Heuvel, bestuurslid Medi-Aid Holland, toegetreden in het bestuur van FHP Holland. De Herman Steur Trust is opgericht in oktober 2014 en is operationeel geworden in het voorjaar van Vanaf 2016 wordt verantwoording afgelegd voor de Herman Steur Trust. In 2017 is nog steeds sprake van een instabiele situatie. Destijds is door de regeringswissel veel arbeidsonrust ontstaan in Sri Lanka en de loonkosten zijn snel gestegen terwijl de donaties in Nederland onder druk staan is dan ook voor het bestuur FHP Holland een uitdagend maar ook een onzeker jaar geweest. FHP kan ieder jaar rekenen op grote betrokkenheid vanuit de samenleving; velen steunen FHP op hun eigen manier. Deze betrokkenheid is gebaseerd op het vertrouwen dat FHP goed werk doet en dat proberen we dag in dag uit te laten zien. Kwaliteit wordt getoond bij de werving van inkomsten, bij het beheer van de middelen én bij de besteding ervan. In dit jaarverslag willen we hierover open en transparant communiceren. Naast de financiële verslaglegging wordt verantwoording afgelegd over de gang van zaken en het gevoerde beleid in

7 In deze jaarverslaggeving zijn de gegevens opgenomen en financieel samengevoegd van de organisaties: FHP Holland - Sri Lanka, de fondsenwervende stichting in Enschede, Nederland; Herman Steur Trust (HST): verantwoordelijk voor de exploitatie en management van het Welcome Village per Fons Catau was tot juni 2014 chairman a.i. van de HST. Gezien de problemen in Sri Lanka is hij in juni 2017 teruggetreden omdat zijn functie als voorzitter van het FHP Nederland en tijdelijk voorzitter van de Trust niet langer te verenigen waren. De overige Trustees zijn lokale mensen. FHP Ltd., een vennootschap opgericht om onroerend goed ten behoeve van FHP Sri Lanka te verwerven en in eigendom te houden. In verband met de organisatorische verbondenheid, het onder één naam in de publiciteit treden en als zodanig een beroep doen op de publieke offervaardigheid worden voorgenoemde rechtspersonen beschouwd als één verslaggevende eenheid. De besturen/stichtingen op Sri Lanka en in Nederland zijn echter onafhankelijk en er is sprake van beleidsautonomie. In dit verslag wordt als verslaggevende stichting vooral inzicht gegeven in het bestuur van FHP Holland. Dit jaarverslag is met veel zorg samengesteld. Mochten bepaalde aspecten niet duidelijk zijn of heeft u aanbevelingen voor het volgende verslagjaar dan vragen wij u deze kenbaar te maken. Via is dit jaarverslag voor alle belangstellenden te downloaden en is tevens op papier op te vragen bij het bestuur. Via de nieuwsbrief wordt dit aan alle donateurs bekend gemaakt. 6

8 MISSIE, VISIE, BELEID EN STRATEGIE - MISSIE De missie van FHP is het ondersteunen van de allerarmsten op Sri Lanka. VISIE FHP wil de positie van de allerarmsten in de Sri Lankaanse maatschappij versterken door leefomstandigheden en ontwikkelingsmogelijkheden te verbeteren zodat men zelfstandig en zelfredzaam invulling kan geven aan de toekomst. ONTSTAANSGESCHIEDENIS FHP is in 1980 op Sri Lanka opgericht door Herman Steur, een welgestelde vishandelaar uit Monnickendam. Hij vertrok naar Sri Lanka om er een garnalenpellerij op te zetten. Dit plan heeft geen doorgang gevonden omdat de toelevering van stroom een té onzekere factor bleek. Op Sri Lanka kwam hij in aanraking met de enorme armoede en merkte hij dat met name alleenstaande moeders en ouderen nauwelijks middelen hadden om van rond te komen. Om hen tot steun te zijn, is hij een programma gestart waardoor zij maandelijks op een financiële aanvulling op het karige inkomen konden rekenen door voor elk gezin/oudere een donateur in Nederland te vinden. Door het enorme succes van het programma is er in 1984 een parallelle organisatie in Nederland opgericht die de fondsenwerving voor haar rekening heeft genomen. In 1996 is voor de ouderen die geen onderdak meer hadden en genoodzaakt waren op straat te leven een dorp gebouwd waar onderdak, eten en zorg wordt verleend. BELEID EN STRATEGIE FHP probeert de positie van de allerarmsten in de Sri Lankaanse maatschappij te verbeteren door het leveren van inkomen, zorg, ondersteuning en voorzieningen aan mensen en groepen van mensen. Daarbij wordt er voortdurend naar gestreefd om, waar mogelijk, afhankelijkheid te doorbreken en mensen uit te dagen zelfstandig en zelfredzaam invulling te geven aan hun toekomst. FHP richt zich op alle bevolkingsgroepen op Sri Lanka ongeacht ras, geloof, sekse of politieke overtuiging. Als goede doelen organisatie wordt het maken van winst niet beoogd. Het inzamelen van bijdragen wordt verwezenlijkt door het werven van begunstigers, het verzorgen van voorlichting- en bewustwordingsactiviteiten en overige activiteiten die tot het inzamelen van bijdragen kunnen leiden. FHP heeft haar doelstelling vertaald in een aantal concrete doelen, die tot uiting komen in de activiteiten die worden gerealiseerd. Deze doelen zijn als volgt te omschrijven: 1. Het geven van huisvesting, eten en zorg aan ouderen van als regel 65 jaar en ouder, met een laag inkomen, waarbij speciaal aandacht is voor ouderen die dakloos zijn, of geen goed onderdak meer kunnen vinden binnen de kring van hun familie of kennissen. Hen wordt een onderdak geboden in het Welcome Village. 7

9 2. Het ondersteunen van zelfstandig wonende ouderen, die niet kunnen rekenen op ondersteuning vanuit hun familie Het ondersteunen van alleenstaande vrouwen met kinderen, die niet kunnen rekenen op ondersteuning vanuit hun familie. Daarbij wordt niet alleen gekozen voor inkomensondersteuning, maar ook voor een beleid gericht op verbetering van huisvesting en deelname aan de arbeidsmarkt. 3. Het ondersteunen van kleinschalige projecten, gericht op versterking van lokale gemeenschappen, de onderwijskansen van kinderen en vergroting van de mogelijkheden om toe te treden tot de arbeidsmarkt door middel van microfinanciering. KERNCOMPETENTIES FHP is een relatief kleine, slagvaardige en transparante organisatie die mogelijkheden biedt tot een persoonlijke benadering en maatwerk faciliteert. 8

10 - ORGANISATIE - DE INRICHTING VAN DE ORGANISATIE FHP bestaat uit stichtingen in Nederland en op Sri Lanka die samenwerken. De samenwerking tussen FHP Holland-Sri Lanka en FHP Sri Lanka is bij overeenkomst vastgelegd. Deze overeenkomst is op 3 december 2007 herzien en voor de jaren tot en met 2011 vastgelegd, waarna stilzwijgende jaarlijkse verlenging heeft plaatsgevonden. In het kader van de wijziging in de organisatie is deze overeenkomst in 2016 door een drietal nieuwe overeenkomsten vervangen. De samenwerkingsovereenkomsten tussen FHP Holland Sri Lanka en FHP Sri Lanka en FHP Micro Assist zijn ondertekend. Er is eveneens een ondertekende samenwerkingsovereenkomst met de Herman Steur Trust. Inmiddels is de samenwerking met FHP Sri Lanka beëindigd. Zoals u in het voorgaande heeft kunnen lezen. Eveneens is er een getekende samenwerkingsovereenkomst met de stichting Medi-Aid. The Limited company Family Help Programme is statutair gevestigd en kantoorhoudende in Seeduwa heeft als doel het verwerven en aanhouden van onroerende goederen. FHP Ltd heeft een eigen bestuur FHP Sri Lanka, waarvan de meeste leden tevens Trustee zijn van de Herman Steur Trust. De Herman Steur Trust is verantwoordelijk voor de exploitatie en management van the Welcome Village. Fons Catau is chairman a.i. van de Herman Steur Trust (tot juni 2017). De overige Trustees zijn lokale mensen. FHP Micro Assist is verantwoordelijk voor de Micro Finance Programma s. Fons Catau is director (in het Nederlands: bestuurslid). De overige bestuurders zijn lokale mensen. 9

11 NEDERLAND Stichting Family Help Programme Holland-Sri Lanka is statutair gevestigd te Zeevang. FHP Holland-Sri Lanka heeft als doel het inzamelen van financiële en/of materiële bijdragen en alles dat hiermee rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk is en/of kan zijn. Deze in Nederland gevestigde stichting is verantwoordelijk voor alle fondsenwerving buiten Sri Lanka ten behoeve van de activiteiten van FHP en draagt zorg voor het beheer en de administratie daarvan. Daarbij wordt er zorg voor gedragen dat de activiteiten plaatsvinden binnen het kader van de Nederlandse regelgeving Daarnaast is zij verantwoordelijk voor het vergroten van de naamsbekendheid van FHP en haar doelstelling. De stichting is niet direct betrokken bij de besteding van de middelen op Sri Lanka anders dan het maken van prestatieafspraken met de betrokken instelling op Sri Lanka. De geworven middelen worden ter beschikking gesteld aan de stichting op Sri Lanka. Het werk op Sri Lanka wordt voortdurend goed gevolgd. Op deze wijze worden sponsors en donateurs goed, open en transparant geïnformeerd en kan verantwoording worden afgelegd over de voortgang van de activiteiten en projecten. 10

12 - BESTUUR - Binnen FHP is de functie toezicht houden (vaststellen of goedkeuren van plannen en het kritisch volgen van de organisatie en haar resultaten) duidelijk gescheiden van het besturen dan wel van de uitvoering. Bestuur Family Help Programme Holland-Sri Lanka wordt bestuurd conform het volgende model. Het wettelijke bestuur wordt uitgeoefend door een bestuur dat een groot aantal van haar taken en verantwoordelijkheden gedelegeerd heeft aan de voorzitter die dientengevolge grote bestuurlijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft. Het bestuur is wettelijk verantwoordelijk en aansprakelijk en ziet toe op de uitvoering van de gedelegeerde taken. Het bestuur heeft toezichthoudende bevoegdheden en beweegt zich meer op afstand. Afstand betekent echter niet afzijdigheid en van de leden van het bestuur mag worden verwacht, dat zij, waar gewenst, een inhoudelijke inbreng ten behoeve van de voorzitter hebben. Het bestuur heeft naast een controlerende rol op afstand ook een adviserende en vaststellende betrokkenheid bij het tot stand komen van de hoofdlijnen van het strategische beleid. Doel van functie van voorzitter De voorzitter is verantwoordelijk voor het creëren van de nodige voorwaarden voor het adequaat functioneren van het bestuur en is daarvoor het primaire aanspreekpunt. Tevens stuurt de voorzitter de vrijwilligers aan. Taken en verantwoordelijkheden Leidinggeven aan het bestuur en aan het toezichtproces; Voorzitten van bestuursvergaderingen; Keuzen maken en knopen doorhakken; Vertegenwoordigen van de stichting; Contacten De voorzitter is het eerste aanspreekpunt voor de leden van het bestuur. De voorzitter kan gevraagd worden de stichting extern te vertegenwoordigen, hierbij kan gedacht worden aan het aanwezig zijn op relevante bijeenkomsten en het in ontvangst nemen van donaties. BESTUURSVERGADERINGEN 2017 In 2017 hield het bestuur 6 reguliere vergaderingen. Het jaarverslag/jaarrekening, het jaarplan inclusief begroting en het beleid wordt opgesteld en door het bestuur vastgesteld. Na het eind van elk kwartaal wordt informatie in de vorm van een kwartaalrapport verstrekt. Naast de reguliere onderwerpen stond 2017 onder andere de reorganisatie FHP Sri Lanka, bedrijfsplan voor het Welcome Village en de overgang naar een vrijwilligersorganisatie aan de orde in het teken van oplossingen zoeken voor het in stand houden van het Welcome Village. 11

13 BESTUURSSAMENSTELLING FHP HOLLAND-SRI LANKA In het jaar 2017 was de bestuurssamenstelling en het rooster van aftreden van FHP Holland-Sri Lanka als volgt: Fons Catau, voorzitter In december 2012 is hij benoemd tot bestuursvoorzitter van FHP. Fons Catau is adviseur met een eigen adviesbureau. Daarnaast heeft hij de volgende nevenactiviteiten: lid Raad van Toezicht Santiz (Slingeland Ziekenhuis Doetinchem en Streek Ziekenhuis Koningin Beatrix te Winterswijk; bestuurslid Stichting Museum Villa Mondriaan Winterswijk; Voorzitter van de Vereniging Volkshuisvesterspensioen en Penningmeester van de Voorinkstichting (behoud Joods cultureel erfgoed in Winterswijk). Berend Berendsen, secretaris Berend Berendsen is group trading compliance officer bij Flow Traders N.V. en heeft voor het vijfde jaar zitting in het bestuur van FHP Holland-Sri Lanka. Binnen het bestuur vervult hij de functie van secretaris en is in 2014 herbenoemd. Roelie Kiewiet, bestuurslid Roelie heeft gewerkt als speciale gezinsverzorgster / bejaardenverzorgster. Daarnaast heeft zij gehandicapten begeleid tijdens gymles en gym voor blinden gegeven. De laatste 18 jaar heeft Roelie een eigen sportschool gehad. Roelie komt vaak in Sri Lanka en bezoekt hierbij altijd het Dorp. Roelie richt zich vooral op de gym- en tekenlessen voor de bewoners van het dorp. Hierbij is het de doelstelling dat medewerkers van het dorp deze lessen ook kunnen gaan geven aan de bewoners. Jos Olde Engeberink, als bestuurslid benoemd per april 2016 Jos Olde Engberink is sinds 1981 werkzaam in de zorg. Hij is begonnen als fysiotherapeut en de laatste 10 jaar werkte hij als directeur van een grote zorgorganisatie in Twente. Hij heeft drie geadopteerde kinderen waarvan 1 kind uit Sr Lanka. Zijn aandachtsgebied is de zorg. Kees Veling, als bestuurslid benoemd per september 2016 Zelfstandig interimmanager voor diverse zorginstellingen. Carla van den Heuvel, bestuurslid benoemd per maart 2017 Carla is tevens bestuurslid van de stichting Medi-Aid. 12

14 De bestuurders worden benoemd voor een periode van ten hoogste 4 jaar en kunnen ten hoogste 2 maal worden herbenoemd met een totale zittingsduur van ten hoogste 12 achtereenvolgende jaren. Het bestuur kan voor iedere bestuurder eenmaal een uitzondering maken op de maximale zittingsduur van 12 achtereenvolgende jaren door de zittingsperiode van deze bestuurder te verlengen met 1 periode van ten hoogste 4 jaren. De bestuurders treden af volgens een door het bestuur opgemaakt rooster van aftreden dat voorziet in zo gelijkmatig mogelijke bestuurswisselingen. De bestuurders maken geen aanspraak op een beloning voor de door hen aan de stichting verleende diensten anders dan de mogelijkheid tot het declareren van reis- en verblijfkosten zoals vastgesteld in het Reglement reis- en verblijfkosten bestuurders en de door hen in de uitoefening van hun functie ten behoeve van de stichting gemaakte onkosten. In de Gedragscode buitenlandse reizen bestuurders/medewerkers FHP is opgenomen hoe moet worden omgegaan met de tijdens een bezoek aan Sri Lanka gemaakte kosten. Tevens is er een gedragscode waarin verantwoordelijkheden worden erkend ten opzicht van belanghebbenden en de basiswaarden zijn vastgelegd en uitgewerkt. Ook is bepaald dat bestuursleden t.a.v. activiteiten op Sri Lanka uitsluitend werkzaam zijn ten behoeve van FHP.. 13

15 BESTUURSSAMENSTELLING Herman Steur Trust In het jaar 2017 was de bestuurssamenstelling van de Herman Steur Trust als volgt: voorzitter a.i. De heer Fons Catau (tot juni 2017) Penningmeester De heer Lalith Fernando (tot mei 20170) Bestuurslid (tot september 2017) Bestuurslid Bestuurslid Bestuurslid Mevrouw Champa Aluthweera De heer Dhammika Fernando De heer Neville Jayawardene De heer Leo Samson ( door de Trust per mei 2017 uit bestuur verwijderd) EXTERNE CONTROLE SMK Audit B.V. heeft van het bestuur de controle opdracht gekregen voor de controle van de jaarrekening. CBF-KEUR Het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) is een onafhankelijke stichting die al sinds 1925 toezicht houdt op het inzamelen van geld voor goede doelen. De taak van het CBF is het bevorderen van een verantwoorde fondsenwerving en besteding door middel van het beoordelen van de fondsenwervende organisaties en het verstrekken van informatie en advies aan overheidsinstanties en publiek. Uiteraard hebben wij CBF geïnformeerd over de situatie in Sri Lanka. Het CBF heeft, en daar stonden wij als bestuur FHP in Nederland volledig achter, besloten onze organisatie (vanwege de situatie in Sri Lanka) onder verscherpt toezicht te plaatsen. Vervolgens heeft CBF op 24 augustus 2017 besloten ons keurmerk in te trekken. We hebben begrip voor dit besluit de huidige situatie in Sri Lanka rechtvaardigt het keurmerk niet. We hebben dan ook geen bezwaar aangetekend. Wel zijn we verbaasd over de wijze waarop e.e.a. is gegaan. Het bestuur FHP Holland heeft destijds proactief het CBF geïnformeerd over de situatie in Sri Lanka. Het CBF heeft nooit, op eigen initiatief, onderzoek uitgevoerd naar het functioneren van FHP Holland en/of FHP Sri Lanka, op een paar generieke schriftelijke self assessments na. FHP Holland heeft, na besluit van het CBF om FHP Holland onder verscherpt toezicht te plaatsen, twee schriftelijke rapportages verstrekt. Vervolgens heeft het CBF, zonder enig nader contact, het besluit genomen om haar keurmerk in te trekken. ALGEMEEN NUT BEOGENDE INSTELLING Om in aanmerking te komen voor fiscale faciliteiten moet het goede doel door de Belastingdienst als algemeen nut beogende instelling (ANBI) zijn aangemerkt. FHP is door de Belastingdienst als zodanig aangemerkt. Dit houdt in dat giften aan FHP aftrekbaar zijn voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting en dat FHP is vrijgesteld van de heffing van schenking- en successierecht. CODE GOED BESTUUR In 2005 is de Code Goed Bestuur geformuleerd door de onafhankelijke Commissie Wijffels. De code geeft goede doelenorganisaties richtlijnen op het gebied van besturen, toezicht houden en verantwoorden. 14

16 De code gaat over het besturen van de fondsenwervende goede doelen organisatie, over het interne toezicht daarop en over het afleggen van verantwoording over wat de organisatie doet, wat deze gepland en gerealiseerd heeft. Een principe waar het advies een zwaar accent op legt is openheid. Goede doelen organisaties moeten open en transparant zijn. Helder communiceren en rekening houden met de wensen en behoeften van belanghebbenden staan centraal. Uiteindelijk moet een organisatie verantwoording afleggen over beheersing van de bedrijfsvoering. Het gaat er ten slotte om dat een organisatie zowel effectief als efficiënt wordt ingericht. FHP houdt zoveel mogelijk rekening met de consequenties van de principes van de Code Wijffels. FINANCIËN EN ADMINISTRATIE Voor een organisatie als FHP is het van essentieel belang te beschikken over een goede, transparante en aan de wettelijke eisen beantwoordende administratie. Daar is door de jaren heen hard aan gewerkt en daar zal voortdurend veel aandacht aan besteed moeten worden. Verbetering blijft een voortdurend punt van aandacht, waarbij vooral, zoals al eerder aangegeven, dit van toepassing is voor de administratie van ondersteuningsgelden. Grant Thornton Accountants en Adviseurs B.V. stelt de jaarrekening op en voert de administratie in opdracht van het bestuur van FHP Holland-Sri Lanka. De administratie van FHP Holland-Sri Lanka en de Herman Steur Trust wordt gecontroleerd door SMK Audit B.V. Met als resultaat een controle verklaring bij de jaarrekening. FHP gaat als charitatieve organisatie zorgvuldig om met de middelen van de organisatie. Zij doet dit door de kosten van de administratie te beperken en het geld maximaal efficiënt in te zetten. Ter dekking van terugkerende kosten zal geprobeerd worden sponsors te zoeken die hun diensten tegen minimale kosten in rekening brengen. De kosten van de opmaak van de nieuwsbrief werden gesponsord door Neerlandsvlak te Zutphen. FHP moet er voortdurend naar streven om de middelen die zij verkrijgen te handhaven en waar mogelijk te vergroten. FHP streeft er naar om haar inkomsten in reële termen te verhogen. 15

17 BELEID OMVANG EN FUNCTIE RESERVES EN FONDSEN VFI, de brancheorganisatie voor erkende goede doelen, heeft de Richtlijn Reserves Goede Doelen vastgesteld. Deze richtlijn geeft aan hoe goede doelen dienen om te gaan met gelden die zij reserveren en is een aanvulling op het CBF-Keurmerkreglement en de Richtlijn Verslaggeving Fondsenwervende Instellingen (RJ650). Geen reserves worden gevormd zonder vooraf bepaalde bestemming, en reservering van middelen is wenselijk voor de continuïteit van steun aan de doelstelling. Het aanhouden of opbouwen van reserves is dan ook slechts in een beperkt aantal gevallen toegestaan. FHP houdt reserves aan: 1. als continuïteitsreserve; 2. als bestemmingsreserves ter financiering van activa in het kader van de bedrijfsvoering, ten behoeve van de dubieuze debiteuren of ten bate van de uitvoering van de doelstelling; 3. als bestemmingsfondsen gevormd uit schenkingen van derden met door hen bepaalde specifieke eisen betreffende besteding of ingesteld ter financiering van een toekomstig speciaal doel (fondsen vooruit ontvangen ondersteuningsgelden, projecten). Het doel van de continuïteitsreserve is tweeledig: voor dekking van risico s op korte termijn waarvoor een reserve kan worden aangehouden van maximaal 1,5 maal de jaarlijkse kosten van de werkorganisatie; om zeker te stellen dat de instelling ook in de toekomst aan haar verplichtingen ten opzichte van het doel kan voldoen. Daar het hoofdproject van FHP het Welcome Village is waar (voorheen dakloze) ouderen gehuisvest en verzorgd kunnen worden, is het van bijzonder belang reserves te vormen zodat ook in de toekomst aan de (morele) verplichtingen ten opzichte van deze ouderen voldaan kan worden. FHP moet in staat zijn om de continuïteit van het Welcome Village, ook bij mogelijk teruglopende donaties, gedurende enige tijd te continueren. Nalatenschappen waarop geen vastgelegde bestemming rust, worden gereserveerd als bestemmingsreserve zodat de rente op deze bedragen kan dienen als continue bron van inkomsten ten gunste van de exploitatie van het Welcome Village. BELEGGINGSBELEID De door FHP Holland-Sri Lanka geworven fondsen worden maandelijks doorgegeven (ook geldelijk) aan FHP Sri Lanka door deze op een euro rekening over te maken. FHP Sri Lanka houdt, afhankelijk van de verwachte koersontwikkelingen, haar liquiditeitsoverschotten aan op de beschikbare euro rekeningen (bij verwachte koersdaling van de rupee ten opzichte van de euro) of boekt deze over naar de rupee rekeningen (bij verwachte koersstijging van de rupee ten opzichte van de euro). 16

18 Een gedeelte van de bestemmingsreserve ten behoeve van het Welcome Village wordt in Nederland op een tweetal depositorekeningen (4,25% en 4%) aangehouden welke in 2020 zullen vrijvallen. In 2014 is een van deze deposito s vervroegd vrijgemaakt om daarmee de financiële problemen en de noodzakelijke reorganisatie kosten van FHP Sri Lanka te financieren. FHP Holland heeft daarbij een zeer terughoudend beleid gevoerd ten aanzien van het overmaken van middelen naar Sri Lanka. De rest van het vrijgevallen deposito is aangehouden op de normale ING rekening Deposito s staan uit bij commerciële banken op Sri Lanka voor periodes van maximaal 1 jaar en bij commerciële banken in Nederland voor periodes van maximaal 10 jaren. De deposito s staan ter onmiddellijke beschikking, bij vervroegd opvragen moet een boete worden betaald. VRIJWILLIGERSBELEID FHP heeft een klein aantal geregistreerde vrijwilligers. Daarnaast kan FHP bij de realisatie van haar doelstelling rekenen op een aantal zeer betrokken donateurs, die zich actief bezighoudt met het verwerven van fondsen door middel van diverse initiatieven. Onder vrijwilligersbeleid verstaat FHP het geven van richtlijnen om vrijwilligers tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven en wel zo dat de doelstellingen van FHP daarmee gediend zijn. FHP vindt het belangrijk om een persoonlijke band te hebben met de vrijwilligers die zich inzetten voor FHP en staat open voor eigen initiatieven en ideeën. Vrijwilligers kunnen zich aanmelden bij het bestuur en worden als zodanig geregistreerd. Een keer per jaar zullen deze vrijwilligers op de donateursdag worden uitgenodigd en geïnformeerd worden over de laatste stand van zaken, plannen e.d. Het vrijwilligersbeleid is via de website te raadplegen. 17

19 - BESTEDING VAN DE MIDDELEN - FHP werkt continu aan een optimale besteding van middelen, zodat effectief en doelmatig gewerkt wordt aan het realiseren van de doelstelling. Richtinggevende doelstellingen FHP Holland-Sri Lanka is in 1984 opgericht en heeft als doel het inzamelen van financiële en/of materiële bijdragen ter ondersteuning van de allerarmsten op Sri Lanka en tracht dit doel te bereiken door het werven van begunstigers, het organiseren van collecten, het verzorgen van voorlichting en bewustwordingsactiviteiten en alle overige middelen die tot het bereiken van het doel kunnen leiden. Vanaf de oprichting in 1984 worden deze fondsen geworven voor één op Sri Lanka gevestigde organisatie opgericht in 1980; FHP Sri Lanka welke als doelstelling heeft de ondersteuning van de allerarmsten op Sri Lanka. Middels een overeenkomst zijn de afspraken tussen FHP Holland-Sri Lanka en FHP Sri Lanka vastgelegd. In 2014 is het Welkom Dorp ondergebracht in de Herman Steur Trust en los gemaakt van FHP Sri Lanka. Sindsdien wordt door FHP Holland Sri Lanka de Trust ondersteund. In juni 2017 is de ondersteuning van FHP Sri Lanka wegens wanprestatie stopgezet een breuk die inmiddels definitief is. Destijds is gekozen voor een benadering die in die tijd kenmerkend was voor hulpprojecten. De nadruk lag op het ondersteunen van de allerarmsten door directe financiële ondersteuning van alleenstaande vrouwen met kinderen en alleenstaande ouderen die niet op ondersteuning van familie konden rekenen. Daarnaast is er in de jaren negentig het Nederlandse Welcome Village bij gekomen. Een dorp waar aan dakloze ouderen onderdak en verzorging kan worden geboden. Vanuit Nederland worden daar wonende ouderen op individuele wijze ondersteund door donateurs. Nieuwe projecten zijn er steeds meer op gericht dat geld niet voor niets gegeven wordt; geen geld zonder tegenprestatie. Voorbeelden zijn de financiële ondersteuning koppelen aan het onderwijs voor de kinderen en aan microkredieten. Om het gemeenschappelijk doel te bereiken wordt gewerkt vanuit een opgesteld meerjaren beleidsplan die tussentijds verder vorm krijgen in jaarplan. Het meerjaren- en jaarplan wordt door het bestuur beoordeeld en vastgesteld. Enkele richtinggevende doelstellingen hierin uitgewerkt zijn: Het geven van huisvesting, eten en zorg aan ouderen die dakloos zijn in het Welcome Village. Financiële ondersteuning van zelfstandig wonende ouderen en alleenstaande vrouwen met kinderen waarbij het beleid gericht is op verbetering van huisvesting, deelname op de arbeidsmarkt en een koppeling met het volgen van onderwijs. Verstrekken van microkredieten. Het ondersteunen van kleinschalige projecten gericht op versterking van lokale gemeenschappen. 18

20 In de jaarplannen worden deze doelstellingen vervolgens uitgewerkt naar wijze van realisatie door uitvoeringsplannen en plannen op het gebied van fondsenwerving, communicatie en interne organisatie; een en ander voorzien van bijbehorende begroting. Er wordt gestreefd naar een laag kostenbeleid. Er wordt streng gekeken naar de organisatiekosten en de fondsenwervingskosten worden bewust laag gehouden; FHP kiest niet voor dure reclamecampagnes, maar streeft zoveel mogelijk naar redactionele artikelen. Om kosten te minimaliseren wordt sponsoring gezocht; zo wordt de vormgeving van de eens per kwartaal verschijnende nieuwsbrief gesponsord. Bestuursleden ontvangen daarnaast in Nederland geen enkele vergoeding voor hun werkzaamheden. FHP Holland-Sri Lanka faciliteert maar voert niet uit! Effectiviteit wordt in dit geval verkozen boen efficiëntie. Monitoren en evalueren Maandelijks vindt de uitwisseling van de bijdragen, giften en donaties plaats waarbij de betreffende bestemming wordt meegegeven. Met betrekking tot de ondersteuningsbijdragen aan gezinnen en ouderen wordt er een terugmelding verstrekt waardoor er inzicht is in de daadwerkelijke uitvoering van de door FHP Holland - Sri Lanka verstrekte gelden. Nieuwe (bouw)projecten worden alleen gestart wanneer er een duidelijke initiatief nemer vanuit Nederland is die ook voor de financiering garant staat. Waarbij vooral belangrijk is dat de lokale bevolking achter het project staat. Er worden geen projecten meer gestart op grond van een verzoek van FHP Sri Lanka. De projectcoördinator heeft regelmatig overleg over de voortgang van de projecten en onderhoudt ook contact over de voortgang met de initiatief nemer. In elke bestuursvergadering vindt er een terugkoppeling plaats. Tijdens de bestuursvergaderingen komt het van de jaarplannen afgeleide activiteitenverslag aan de orde en per kwartaal wordt een financiële rapportage aan de orde gesteld. Aan de hand van deze tussentijdse rapportage wordt bekeken of bijsturing noodzakelijk is. De voorzitter van FHP Holland-Sri Lanka bezoekt als regel twee maal per jaar Sri Lanka. Tijdens deze bezoeken worden lopende zaken doorgesproken en wordt kritisch gekeken naar de voortgang van de lopende projecten. Van deze bezoeken wordt in de bestuursvergadering verslag gedaan. In 2017 heeft de voorzitter drie keer voor telkens een maand Sri Lanka bezocht. Dit grote aantal en lange tijdsduur heeft alles te maken met de grote problemen in de Sri Lankaanse organisatie. De kosten van drie van deze bezoeken zijn gedragen door de voorzitter zelf (gift aan FHP). Ook in 2017 heeft een aantal bestuursleden ( soms twee maal op eigen kosten) Sri Lanka bezocht. De beoordeling van het functioneren van de organisatie, het interne beheerssysteem en de controle van de jaarrekening vinden plaats door middel van een jaarlijkse controle van de cijfers en processen. De bevindingen worden gerapporteerd en met het bestuur besproken. Aanpassingen naar aanleiding van evaluaties FHP is een kleine organisatie. Dat heeft nadelen, maar ook vele voordelen. Er zijn duidelijke en te herkennen projecten en wanneer een aanpassing nodig is dan is de organisatie wendbaar. Beleidsmatige constateringen worden op bestuurlijk niveau besproken en zo nodig aangepast evenals verbeteringen op het gebied van de dagelijkse werkzaamheden. 19

21 - ACTIVITEITENVERSLAG - Ter realisering van de doelen heeft FHP in 2017 de volgende programma s en activiteiten ontplooid welke hierna verder worden besproken. Het Welcome Village Microkredieten Ondersteuningsprogramma Bouw en overige activiteiten HET Welkom Dorp verder in dit verslag vermeldt als Welcome Village, omdat wij die naam ook in Sri Lanka gebruiken Voor de ouderen op Sri Lanka met een laag inkomen en in het bijzonder diegene die dakloos zijn, of geen goed onderdak meer kunnen vinden binnen de kring van hun familie of kennissen, heeft FHP in 1996 het zogeheten Welcome Village ontwikkeld en gebouwd. Het dorp bestaat uit 83 cottageachtige huisjes welke in de oud Monnickendamse stijl zijn gebouwd en daarbij horende faciliteiten zoals een eetzaal, gemeenschapsruimte, multireligieus gebouw, ziekenhuis, invalidenhuis, zusterhuis, onderhoudswerkplaats, geriatrie/dementie kliniek, tandartspraktijk (ook toegankelijk voor niet inwoners), ontvangstruimte, kantoor, 3 bungalowachtige leef gelegenheden en infrastructurele voorzieningen inclusief water en elektriciteit. De in het Welcome Village wonende ouderen hebben het recht om daar, als zij dat wensen, voor de rest van hun leven te blijven. Hen wordt onderdak, voedsel en (medische) zorg geboden. De continuïteit van het Welcome Village wordt door FHP verzekerd en is een doorlopend project van FHP. Onderhoud, administratie en overige diensten worden verzorgd. Opvang kan worden geboden aan 300 ouderen mits de financiële middelen hiertoe aanwezig zijn. Het Welcome Village is grotendeels afhankelijk van donaties. Dit moet de komende jaren wijzigen en de afhankelijkheid van giften van uit Nederland moet worden teruggebracht. Het Welcome Village heeft de prioriteit bij FHP. Het is een prachtige voorziening die in stand moet blijven. Zoals al aangegeven worden beheer en exploitatie ondergebracht in de Herman Steur Trust. In 2017 is het dorp en daarmee de Herman Steur Trust in grote problemen gekomen en is de continuïteit van het dorp ernstig in gevaar gekomen. Daar zijn diverse redenen voor aan te wijzen, maar het is goed hier de voornaamste te vermelden. 1) Vanaf de oprichting van het dorp heeft een goed verdien model ontbroken. Het dorp kon alleen bestaan bij de gratie van giften uit Nederland. Zodra die onvoldoende waren om exploitatie en onderhoud te betalen ontstonden verliezen. Vanuit Nederland hebben wij er steeds op aangedrongen dat de Sri Lankaanse organisatie er naar streefde om eigen inkomsten in Sri Lanka te genereren en de afhankelijkheid van giften vanuit Nederland te beëindigen. FHP Sri Lanka weigerde dit te doen en de Herman Steur Trust was hier toe bereid maar is daar niet in geslaagd. (dit mede door het genoemde onder 2). 2) FHP Sri Lanka heeft vanaf de oprichting van de Trust er alles aangedaan om het functioneren van de Trust feitelijk onmogelijk te maken. Daarbij is de rol van de voorziteer van FHP Sri Lanka (tot mei 2017 tevens Trustee) bijzonder kwalijk. 3) Niet alleen FHP Sri Lanka, maar wel door de kwalijke invloed daarvan heeft een groot deel van de staf niet het belang van de bewoners en het dorp centraal gesteld, maar het eigen belang resulterend in stakingen, misbruik van middelen etc. Wat tot een ernstige verwaarlozing en een snelle achteruitgang van het dorp geleid heeft. 4) De veroudering van het dorp als zodanig. Ondanks de renovatie van de huisjes is na 22 jaar vooral de infrastructuur zwaar verouderd. 20

22 Gegeven deze problemen hebben wij in 2017 het besluit genomen om de overheid te verzoeken het dorp over te nemen. Ondanks een aanvankelijk welwillende houding is dat tot op heden niet gelukt. Is dat niet mogelijk dan is sluiting van het dorp op termijn vrijwel onontkoombaar. Na juni is het Trustbestuur op twee leden na uit een gevallen. De Salvatoriaanse Zusters die vele jaar een grote bijdrage leverden aan de zorg hebben vooral door het disfunctioneren van de staf per juni 2017 hun activiteiten beëindigd. Vanaf juni draait het dorp met een kleine staf verder op een minimaal niveau. Opschoonactie in het Welcome Village 21

23 ONDERSTEUNING EN DONATIES Het Welcome Village is een doorlopend project van FHP en veel aandacht gaat uit naar het werven van vaste ondersteuning en donaties voor het Welcome Village. In de nieuwsbrieven komt het Welcome Village steeds ter sprake en wordt stilgestaan bij de diverse mogelijkheden om het Welcome Village te ondersteunen. Nalatenschappen worden gereserveerd om zo de exploitatie van het dorp in de toekomst zeker te stellen. De reservering bedroeg eind 2017 ruim???. Het Welcome Village geldt als eerste prioriteit van FHP en kan door mensen, tijdens een bezoek aan Sri Lanka, worden bezocht. Donateurs hebben ook de mogelijkheid om een paar nachten te verblijven in het dorp tegen een kleine vergoeding. Diverse donateurs helpen het Welcome Village middels een maandelijkse bijdrage van 33, - waarmee ze een oudere ondersteunen. Hierbij vindt uitwisseling van gegevens zoals naam en foto plaats. De werkelijke kosten van de opvang van een oudere zijn echter groter dan deze bijdrage. Deze zijn in de loop der jaren flink gestegen door de toename van de zorgkosten en ten gevolge van de inflatie. Eind 2017 wonen in het Welcome Village 118 ouderen (2016: 170) en zijn er 140 donateurs die ondersteunen met de maandelijkse bijdrage van 33,-. Dit aantal is helaas afgenomen. Er zijn 33 donateurs die het Welcome Village als Vriend van het dorp met een maandelijkse vaste bijdrage van 13,75 ondersteunen. Meerjarenoverzicht aantal ondersteuningen Inwoners Vriend van WD

24 HET ONDERSTEUNINGSPROGRAMMA Het verstrekken van financiële ondersteuning aan zelfstandig wonende ouderen en alleenstaande vrouwen met kinderen, die niet kunnen rekenen op ondersteuning vanuit hun familie, is van het begin af aan een van de kernactiviteiten van FHP geweest. Deze activiteit wordt dan ook de komende jaren geleidelijk afgebouwd. Er worden echter geen gerichte fondsenwervende acties meer ondernomen. In juni 2017 zijn na de breuk met FHP Sri Lanka de betalingen naar Sri Lanka stopgezet. Inmiddels is het programma, in samenwerking met Medi-Aid, weer opgestart AFBOUWEN EN OP TERMIJN STOPZETTEN VAN HET ONDERSTEUNINGSPROGRAMMA De kosten van het ondersteuningsprogramma worden sterk teruggebracht en dit programma zal op termijn (2020) worden stopgezet. Er worden geen nieuwe ondersteuningen opgestart tenzij op uitdrukkelijk verzoek van de donateur. Een bestaande ondersteuning kan worden voortgezet en er wordt voor gezorgd dat het geld op de juiste plek terecht komt. Extra controles worden echter niet meer gedaan. Ook wordt de voorkeur gegeven aan microkredieten voor de ontwikkeling van gemeenschappen en families. Op die manier wordt empowerment ondersteund en wordt eigen verantwoordelijkheid uitgedaagd. Deze maatregel heeft helaas geleid tot ontslag van negen medewerkers. UITVOERING De vaste bijdrage voor ouderen bedraagt 8,25 per maand en die voor gezinnen 16,50 per maand. Deze bijdrage betreft een inkomensondersteuning en is onvoldoende om in het dagelijks levensonderhoud te voorzien. Zo zullen alleenstaande moeders ook moeten werken en de alleenstaande ouderen zijn aangewezen op de vrijgevigheid van hun familie. Zelfs wanneer ze ook een overheidsbijdrage en/of kerkelijke bijdrage krijgen, welke vaak niet in geld maar in natura wordt uitgekeerd, blijft het moeilijk om de maand rond te komen. De devaluatie van de Sri Lankaanse rupee en de stijgende kosten van levensonderhoud, gekoppeld aan de toenemende inflatie draagt bij aan de misère van deze groep mensen. Van deze vaste bijdrage wordt 90% daadwerkelijk uitgekeerd aan de ondersteunde. Deze ontvangt maandelijks de bijdrage op een eigen bankrekening en kan hier vrij over beschikken. De 10% inhouding wordt gebruikt om de overheadkosten en personele verplichtingen te kunnen voldoen. Desgewenst kan naast de vaste bijdrage een extra gift worden verstrekt ter ondersteuning van de kosten van onderwijs, extra onderhoud aan huisje en dergelijke. Op deze extra gift vindt geen inhouding plaats. Bij het aangaan van een ondersteuning worden de toegepaste richtlijnen verstrekt. Periodieke informatie over degene die men ondersteunt wordt uit kostenoogpunt niet verstrekt maar kan indien gewenst op aanvraag verkregen worden. Op verzoek zijn er diverse adoptieprojecten verricht zoals bouwen/renoveren van huisjes of de verstrekking van een computer. Jaarlijks ontvangen donateurs een overzicht van de door hen gedane betalingen en de uitgekeerde bedragen. Zij worden via de nieuwsbrief en website geïnformeerd over de gehanteerde omrekenkoers tussen de euro en de rupee. 23

25 24

26 Geprobeerd wordt de afhankelijkheid van het programma te doorbreken en mensen uit te dagen zelfstandig en zelfredzaam invulling te geven aan hun toekomst. De doelgroep is ten behoeve hiervan beperkt door geen ondersteuning te beginnen aan gezinnen waarvan het oudste kind boven de 21 jaar is of het oudste kind niet meer deelneemt aan onderwijs. Lopende ondersteuningen waarvan het oudste kind 21 jaar of ouder is, niet meer deelneemt aan onderwijs en waarvan ook de eventuele jongere kinderen niet meer deelnemen aan het onderwijs worden beëindigd. Wel is hierbij voor de donateur de mogelijkheid opengelaten om van deze regel af te wijken. De persoonlijke relatie blijft immers bij ondersteuning van groot belang. AANTAL ONDERSTEUNINGEN In 2017 is het aantal gezinsondersteuningen per saldo (gestart -/- gestopt) met 214 afgenomen en het aantal oudere ondersteuningen met 91 afgenomen waardoor FHP eind 2016 voor 789 gezinnen en 337 ouderen (niet in het Welcome Village wonende) een bijdrage van donateurs ontvangt. Zie onderstaande tabel voor het verloop van het aantal ondersteuningen de afgelopen jaren. Meerjarenoverzicht aantal ondersteuningen Gezinnen Ouderen OVERIGE ACTIVITEITEN Ter versterking van lokale gemeenschappen, de onderwijskansen van kinderen en vergroting van de mogelijkheden om toe te treden op de arbeidsmarkt initieert en realiseert FHP kleinschalige (bouw)projecten, mits er een duidelijk initiatiefnemer vanuit Nederland is, die ook voor de financiering garant staat. Hierbij kan gedacht worden aan de bouw van (kleuter)scholen, vakopleidingen voor jongeren, bibliotheken, onderwijs- en gemeenschapscentra. Deze projecten zijn veelal erg succesvol en sluiten goed aan bij de behoefte van de lokale gemeenschappen. Belangrijk is dat de lokale bevolking achter het project staat.. 25

27 MICROKREDIETEN Het verstrekken van microkredieten, kleine leningen, heeft de afgelopen jaren vele positieve resultaten opgeleverd in de strijd tegen armoede. Wanneer de lokale economie zwak is, blijven veel mensen op een armoedig bestaan steken. Met het opzetten van een eigen onderneming kunnen ze beter voor zichzelf en hun familie zorgen. Ze zullen hun onderneming uitbreiden en tegelijkertijd zal de lokale economie groeien. Family Help Programme, met als doel ondersteuning en verbetering van de leefomstandigheden van de allerarmsten op Sri Lanka, is in 2008 op kleine schaal begonnen met de verstrekking van microkredieten. Middelen worden verstrekt welke in een periode van 3 jaren en onder betaling van rente moeten worden terugbetaald. Ondernemende mensen in arme gebieden komen in aanmerking voor een microkrediet zodat zij op eigen kracht kunnen ondernemen en een zelfstandig bestaan op kunnen bouwen. FHP maakt bij de verstrekking van microkredieten gebruik van Community Based Organizations (CBO), kleine organisaties binnen gemeenschappen. Een CBO is een sociale, geen winst beogende, organisatie die opereert binnen een specifieke lokale gemeenschap dan wel in een bepaald geografisch gebied. De leden van een CBO hebben bijzondere sociale voordelen waaronder ook de mogelijkheid microkrediet te ontvangen. Daarnaast worden er trainingen gegeven over diverse onderwerpen van ondernemerschap zoals productmarketing, boekhouding en het schrijven van een projectvoorstel. FHP Sri Lanka verstrekt via FHP Micro Assist -momenteel in drie districten van Sri Lanka microkredieten. Deze districten liggen onder de nationale armoedegrens van Sri Lanka. FHP heeft tot nu toe aan 1660 leden leningen toegekend. Waarvan 222 aan mannen en 1428 aan vrouwen. De terugbetaling verloopt goed. 26

28 - OMGAAN MET BELANGHEBBENDEN - FHP streeft naar optimale relaties met belanghebbenden, met gerichte aandacht voor de informatieverschaffing en de inname en verwerking van wensen, vragen en klachten. Het bestuur onderschrijft dit algemeen geldende principe conform de richtlijnen van het CBF in een verantwoordingsverklaring waarvan onderstaand een samenvatting is opgenomen. Gedragscode FHP heeft in een gedragscode vastgelegd wie de belanghebbenden zijn en welke basiswaarden in acht worden genomen. De basiswaarden respect, openheid, betrouwbaarheid en kwaliteit bepalen het handelen en nalaten van FHP ten opzichte van de belanghebbenden. In de praktijk hebben deze waarden concrete betekenis voor de relatie met de gever, met de begunstigde, voor de omgang met vrijwilligers, voor de relaties met collega-instellingen evenals voor de houding tot de maatschappij. Tevens is vastgelegd dat de gever er op kan vertrouwen dat donateur bestanden niet beschikbaar worden gesteld aan derden, behoudens indien de bevoegde autoriteiten daarom vragen. Informatieverstrekking Informatieverstrekking aan belanghebbenden vindt plaats via nieuwsbrieven, website, folder, voorlichtingsbijeenkomst, promotiefilm, beleidsplannen en het jaarverslag. Eventueel wordt op verzoek van de belanghebbende de informatie aangepast aan het benodigde doel. Jaarlijks wordt een donateursdag georganiseerd waar ook de vrijwilliger, die zich inzet voor FHP, wordt uitgenodigd. De verschillende manieren waarop in contact is getreden met de belanghebbenden wordt onder communicatie nader belicht. Klachten Uiteraard wordt ook FHP zo nu en dan geconfronteerd met klachten. De medewerkers gaan zorgvuldig om met deze klachten en weten als regel een oplossing te vinden. Op de bestuursvergaderingen is het onderwerp klachten een vast agendapunt. Ernstige en niet opgeloste klachten worden daar gemeld. Dit geeft het bestuur de mogelijkheid om naast het verkrijgen van inzicht, ook haar mening over de klacht te geven en waar nodig in te grijpen. In de klachtenregeling is beschreven hoe wordt omgegaan met alle klachten die bij FHP binnenkomen en welke procedure wordt doorlopen. De klachtenregeling is via het kantoor te verkrijgen en kan ook via de website in worden ge zien of worden gedownload. In het register is in 2017 geen melding gemaakt van een formele klacht. Persoonlijk contact Eén van de belangrijkste zaken voor een organisatie als FHP, is het contact met iedereen die ondersteunt. De medewerkers van FHP zijn op werkdagen bereikbaar voor vragen, wensen en klachten. Dit persoonlijke contact wordt zeer op prijs gesteld. Tevens biedt de jaarlijkse donateursdag de mogelijkheid persoonlijk in contact te komen met bestuur en medewerkers en daar worden vragen beantwoord en wensen meegenomen. 27

29 JAARVERSLAG FONDSENWERVING, VOORLICHTING EN COMMUNICATIE - FONDSENWERVING FHP is een charitatieve instelling die zich voor de realisering van haar doel in belangrijke mate richt op fondsenwerving onder het Nederlandse publiek. Het is van groot belang dat het publiek vertrouwen heeft in de wijze waarop fondsen worden geworven, beheerd en besteed. De Vereniging van Fondsenwervende Instellingen heeft voorwaarden willen scheppen die steunwaardig gedrag bevorderen. Men heeft hiertoe een gedragscode opgesteld. FHP onderschrijft de standaarden en normen van het gedrag en handelen zoals opgenomen in deze gedragscode. FHP Holland-Sri Lanka zal bij de werving, het beheer en de besteding van de verkregen middelen alles in het werk stellen om het vertrouwen van het publiek waar te maken en te bevorderen. Ten aanzien van de gever wordt onder meer gesteld dat hij erop kan vertrouwen dat volledige, juiste en toegankelijke informatie over het doel van werving wordt verstrekt, dat bij werving respect voor gever en begunstigde wordt betoond, dat gestreefd wordt naar maximale kwaliteit bij alle uitvoerende werkzaamheden, dat zoveel mogelijk van de ontvangen middelen aan het goede doel wordt besteed en volledig, eerlijk en begrijpelijke verantwoording wordt afgelegd over besteding van de middelen en de activiteiten om de doelstelling te realiseren. FHP wil een duidelijk imago neerzetten. Dit imago moet aansluiten bij de doelstelling; een succesvolle organisatie voor alle leeftijdsgroepen. FHP kiest ervoor succesvolle projecten te gebruiken bij het uitdragen van haar doelstelling. Het Welcome Village is daarbij, zowel in Nederland als op Sri Lanka, het meest in het oog springende project. Ook andere projecten, zoals de bouw van kleuterscholen en multifunctionele gemeenschapsruimten, krijgen daarbij nadrukkelijk aandacht. Door het verkrijgen van een duidelijk imago en een herkenbare identiteit, wordt de communicatie versterkt. Communicatie is gericht en effectief en de communicatie uitingen zijn een uitdrukking van waar FHP voor staat. Dat wil zeggen een duidelijke focus, eenvoudig en begrijpelijk, kostenefficiënt. De gewenste identiteit van FHP is: integer en betrouwbaar, transparant, toekomstgericht, kleinschalig en slagvaardig. Het beleid van FHP richt zich op het vasthouden van de huidige achterban. Waar mogelijk worden huidige donateurs en vooral hun relaties uitgedaagd om meer middelen in te zetten voor FHP. De activiteiten van de fondsenwerving op Sri Lanka (Welcome Village) moeten behouden en waar mogelijk versterkt worden. Bevorderd moet worden door contact met reisorganisaties dat bezoekers aan Sri Lanka ook het Welcome Village bezoeken. Door het sterk verbeteren van de naamsbekendheid van FHP en het versterken van het imago van FHP kunnen nieuwe groepen in Nederland worden aangeboord zoals jongeren, maatschappelijk geëngageerde mensen in de leeftijd van jaar, bedrijven die hun imago willen versterken door het ondersteunen van een goed doel, de overheid en ouderen die testamentair gelden willen bestemmen voor een goed doel. COMMUNICATIE EN VOORLICHTING FHP heeft voor haar activiteiten middelen nodig. FHP Holland heeft als voornaamste taak zorg te dragen voor de fondsenwerving. Een onmisbaar onderdeel bij deze activiteit is het verzorgen van voorlichting over Sri Lanka en de communicatie over het belang van de activiteiten van FHP. FHP Holland moet, om het zo te zeggen, zorg dragen voor de marketing van het product FHP. Hierbij worden de volgende middelen ingezet. 28

30 JAARVERSLAG 2016 Nieuwsbrief Om donateurs betrokken te houden worden zij via nieuwsbrieven geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen FHP, de voortgang van de lopende projecten en de nieuw te starten projecten. Deze nieuwsbrief, welke als belangrijk communicatiemiddel wordt gezien, verschijnt vier maal per jaar onder redactie van het uitvoerend bureau in Nederland en wordt op Sri Lanka gedrukt en verstuurd. In 2017 hebben wij gezien de ernstige problemen ins Sri Lanka besloten diverse extra nieuwsbrieven (digitaal en gedrukt) uit te brengen. Deze worden in Nederland gedrukt omdat de druk en verzending vanuit Sri Lanka is stopgezet. Ook is in oktober een extra donateursdag georganiseerd. Website De FHP website wordt door een extern bureau kosteloos bijgehouden. Hierdoor wordt deze steeds nadrukkelijker ingezet voor de communicatie, voorlichting en fondsenwerving. Ook het regelmatig actualiseren en verstrekken van informatie, zoals behaalde resultaten, zal ten goede aan de kwaliteit van de website komen. Hierbij wordt het via Google zichtbaar zijn altijd in het achterhoofd meegenomen. Donateursdag In 2017 werd voor de elfde keer een donateursdag georganiseerd. Ook voor dit jaar werd gekozen voor De Oude School in Giessen-Oudekerk. Het thema van dit jaar was uiteraard de ontwikkeling en de problemen in Sri Lanka ook de extra donateursdag in Amersfoort stond hiervan in het teken. 29