Bijzonder bestek BXL 1716 van 25/03/2019. Raamovereenkomst met meerdere deelnemers Open procedure

Transcriptie

1 Bijzonder bestek BXL 1716 van 25/03/2019 Opdracht voor aanneming van diensten voor de begeleiding van het traject van Experience capitalisation (kennisopbouw en kennisdeling) en opleiding hierin Raamovereenkomst met meerdere deelnemers Open procedure Enabel Belgisch ontwikkelingsagentschap Naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk Hoogstraat Brussel T +32 (0) enabel.be 1

2 Inhoudsopgave 1 Deel 1: Administratieve en wettelijke bepalingen Algemene bepalingen Afwijkingen van het KB van De aanbestedende overheid Institutioneel kader van Enabel Regels voor de opdracht Definities Geheimhouding Deontologische verplichtingen Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank Voorwerp en draagwijdte van de opdracht Aard van de opdracht Voorwerp van de opdracht Percelen Duur van de raamovereenkomst Varianten Hoeveelheden Procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst Gunningswijze Bekendmaking Officiële bekendmaking Bijkomende bekendmaking Inlichtingen Initiële offerte In de initiële offerte te vermelden gegevens Geldigheidsduur van de initiële offerte Indienen van de initiële offertes Indienen en ondertekenen van initiële offertes via e-tendering Wijziging of intrekking van een reeds ingediende initiële offerte Einddatum van de indiening van de initiële offertes Openingszitting van de offertes Prijs Prijsbepaling Enabel Belgisch ontwikkelingsagentschap Naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk Hoogstraat Brussel T +32 (0) enabel.be 2

3 Elementen die inbegrepen zijn in de prijs Selectie van de inschrijvers Uitsluitingsgronden en kwalitatieve selectie Uitsluitingsgronden Selectiecriteria Modaliteiten voor het onderzoek van de offertes Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria Sluiten van de raamovereenkomst Startvergadering van de raamovereenkomst Procedures voor het sluiten van opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst Gunning zonder nieuwe oproep tot mededinging standaardprocedure Voorwaarde Procedure Gunning met nieuwe oproep tot mededinging Uitzonderingsprocedure Voorwaarde Procedure Bijzondere contractuele en administratieve bepalingen Definities (art. 2) Briefwisseling met de dienstverlener (art. 10) Leidend ambtenaar (art. 11) Onderaannemers (art. 12 tot 15) Vertrouwelijkheid (art. 18) Intellectuele rechten (art. 19 tot 23) Borgtocht (art. 25 tot 33) Conforme uitvoering (art. 34) Wijzigingen van de opdracht (art. 37 tot 38/19) Vervanging van de opdrachtnemer (art. 38/3) Prijsherziening (art. 38/7) Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder tijdens de uitvoering (art. 38/12) Herzieningsclausule: vervanging van een expert Herzieningsclausule: uitsluiting van een expert Voorafgaande keuring (art ) Uitvoeringsmodaliteiten (art. 146 e.v.) Termijnen en clausules (art. 147)

4 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten (art. 149) Nazicht van de diensten (art. 150) Aansprakelijkheid van de dienstverlener (art ) Middelen van optreden van de aanbestedende overheid (art en ) Gebrekkige uitvoering (art. 44) Vertragingsboetes (art ) Ambtshalve maatregelen (art ) Oplevering van de uitgevoerde diensten (art en 156) Facturering en betaling van de diensten (art. 66 tot ) Rechtsvorderingen (art. 73 van het KB van 14 januari 2013) Deel 2: Referentietermen Context Enabel Experience capitalisation als methodologie Experience capitalisation bij Enabel Diensten binnen de raamovereenkomst Specifieke opdrachten uitvoeren Plaats van dienstverlening Hoeveelheden Deel 3: Formulieren Gegevens van de inschrijver Integriteitsverklaring van de inschrijver UEA Pool voorgedragen experts (*) Attest voor alleenrecht expert Tabel gelijkaardige diensten van de inschrijver (*) Initiële-offerteformulier - Prijzen Tabel Profiel Expert Tabel Voornaamste capitalisation products geschreven door de expert Overzicht van de in te dienen documenten

5 1 Deel 1: Administratieve en wettelijke bepalingen 1.1 Algemene bepalingen Afwijkingen van het KB van Hoofdstuk 1.5 Bijzondere contractuele en administratieve bepalingen van dit bijzonder bestek bevat de bijzondere administratieve en contractuele bepalingen van toepassing op deze overheidsopdracht die afwijken van het KB van of dit aanvullen of verduidelijken. In dit bestek wordt niet afgeweken van de artikelen van de Algemene Uitvoeringsregels AUR (KB van ) De aanbestedende overheid De aanbestedende overheid, hierna ook wel aanbesteder genoemd, van deze overheidsopdracht is Enabel, naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met maatschappelijke zetel in de Hoogstraat 147, 1000 Brussel (ondernemingsnummer , RPR Brussel), Enabel genaamd naar aanleiding van de inwerkingtreding van de wet van 23 november 2017 tot wijziging van de naam van de Belgische Technische Coöperatie en tot vaststelling van de opdrachten en de werking van Enabel, Belgisch Ontwikkelingsagentschap. Enabel heeft de exclusieve bevoegdheid inzake de tenuitvoerlegging, binnen of buiten het grondgebied van België, van taken van openbare dienst op het vlak van de directe bilaterale samenwerking met de partnerlanden. Op verzoek van instellingen van openbaar nut kan Enabel bovendien ook andere opdrachten inzake ontwikkelingssamenwerking uitvoeren en eigen acties ontwikkelen die bijdragen tot de realisatie van zijn doelstellingen. Voor deze overheidsopdracht wordt Enabel rechtsgeldig vertegenwoordigd door Jean Van Wetter, Algemeen directeur, en Danny Verspreet, Directeur Financiën & IT Institutioneel kader van Enabel Het algemene referentiekader waarin Enabel werkt, is de Belgische wet van 19 maart 2013 op de Ontwikkelingssamenwerking, alsook de Belgische Wet van 21 december 1998 tot oprichting van de 'Belgische Technische Coöperatie' in de vorm van een vennootschap van publiek recht, en verder ook de wet van 23 november 2017 tot wijziging van de naam van de Belgische Technische Coöperatie en tot vaststelling van de opdrachten en de werking van Enabel, Belgisch Ontwikkelingsagentschap. Ook volgende ontwikkelingen vormen een rode draad in het werk van Enabel. De voornaamste voorbeelden zijn: Op het vlak van internationale samenwerking: de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen van de Verenigde Naties, de Verklaring van Parijs over de harmonisering en afstemming van de hulp; Op het vlak van corruptiebestrijding: de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het VN-verdrag tegen Corruptie, opgemaakt in New York op 31 oktober 2003, evenals de wet van 10 februari 1999 betreffende de bestraffing van corruptie ter omzetting van het Verdrag inzake de bestrijding van corruptie van buitenlandse ambtenaren in internationale zakelijke transacties; Op het vlak van het eerbiedigen van de mensenrechten: de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties (1948) evenals de acht 5

6 basisverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie in het bijzonder gewijd aan het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87), vrijheid van vereniging en collectieve onderhandeling (verdrag nr. 98), het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 en 105), het verbod op elke vorm van discriminatie op vlak van werk en verloning (verdrag nr. 100 en 111), de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138), het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182); Op het vlak van respect voor het milieu: het Raamverdrag van de Verenigde Naties inzake Klimaatverandering in Parijs, 12 december 2015; Het eerste beheerscontract tussen Enabel en de federale Staat (goedgekeurd door het KB van , BS ) dat bepaalt welke de regels en de bijzondere voorwaarden zijn voor de uitvoering van de taken van openbare dienst door Enabel voor rekening van de Belgische Staat Regels voor de opdracht Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: De Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten; De Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Het KB van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; Het KB van 14 januari 2013 tot de bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; De omzendbrieven van de Eerste Minister inzake overheidsopdrachten Definities In het kader van deze opdracht moet worden verstaan onder: De inschrijver: de natuurlijk of rechtspersoon (m/v) die een offerte indient; De deelnemer: de inschrijver met wie een raamovereenkomst werd afgesloten; De opdrachtnemer / de dienstverlener: de deelnemer aan wie de opdracht gebaseerd op de raamovereenkomst werd gegund; De aanbesteder / de aanbestedende overheid: Enabel; De offerte: de verbintenis van de inschrijver om de opdracht uit te voeren tegen de voorwaarden die hij biedt; Dagen: bij gebrek aan aanwijzingen in het bijzonder bestek en de toepasselijke regelgeving, moeten alle dagen opgevat worden als kalenderdagen; Opdrachtdocumenten: de aankondiging van de opdracht en het bijzonder bestek met inbegrip van de bijlagen en de documenten waarnaar wordt verwezen; Technische specificaties: een specificatie die voorkomt in een document ter omschrijving van de vereiste kenmerken van een product of dienst, zoals het niveau van kwaliteit, het niveau van klimaat- en milieuvriendelijkheid, een ontwerp dat voldoet voor alle gebruik met inbegrip van de toegankelijkheid voor personen met een handicap, en de conformiteitsbeoordeling, gebruiksgeschiktheid, gebruik, veiligheid of afmetingen van het product, met inbegrip van de voor het product geldende voorschriften inzake de naam waaronder het wordt verkocht, terminologie, symbolen, proefnemingen en proefnemingsmethoden, verpakking, markering en etikettering, gebruiksaanwijzingen, productieprocessen en -methoden in elk stadium van de levenscyclus van de levering of van de dienst, en de procedures voor de conformiteitsbeoordeling; 6

7 Variante: een alternatieve conceptie- of uitvoeringswijze die hetzij op vraag van de aanbestedende overheid, hetzij op initiatief van de inschrijver wordt ingediend; Optie: een bijkomend element dat niet strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, dat hetzij op vraag van de aanbestedende overheid, hetzij op initiatief van de inschrijver wordt ingediend; Inventaris: het opdrachtdocument waarin de prestaties van een opdracht voor leveringen of diensten over verschillende posten worden gefractioneerd en waarbij voor iedere post de hoeveelheid of de wijze van prijsvaststelling wordt vermeld; BDA: het Bulletin der Aanbestedingen; PBEU: het Officieel Publicatieblad van de Europese Unie; OESO: de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling; De algemene uitvoeringsregels / AUR: de regels die zich in de gecoördineerde versie van het KB van bevinden en die de algemene uitvoeringsregels voor de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken bepalen; Het (bijzonder) bestek: dit document evenals alle bijlagen en documenten waarnaar het verwijst; Corruptiepraktijken: elk voorstel voor een onrechtmatige betaling, een gratificatie of een commissie of elke instemming met het doen van een dergelijk voorstel, met als doel iemand aan te moedigen of te belonen voor het verrichten of het nalaten te verrichten van activiteiten die verband houden met de gunning van de opdracht of met de uitvoering van de door de aanbestedende overheid verstrekte opdracht; Geschil: rechtsgeding Geheimhouding De inschrijver of de opdrachtnemer en Enabel zijn gehouden tot geheimhouding jegens derden wat betreft alle vertrouwelijke informatie die binnen het kader van deze opdracht bekomen wordt, en zullen deze slechts aan derden doorgeven na schriftelijk en voorafgaand akkoord van de andere partij. Zij zullen deze vertrouwelijke informatie enkel verspreiden onder de aangestelden die bij de opdracht betrokken zijn. Zij garanderen dat die aangestelden behoorlijk ingelicht zullen zijn over hun verplichtingen i.v.m. het vertrouwelijk karakter van de informatie en dat ze die verplichtingen zullen naleven. PRIVACYVERKLARING VAN ENABEL: Enabel is begaan met de bescherming van je privacy. Wij verbinden ons ertoe om je persoonsgegevens te beschermen en ze zorgvuldig en transparant te verwerken, volledig in overeenstemming met de wetgeving op de privacy. Zie ook: Deontologische verplichtingen Indien een of meerdere van de deontologische bepalingen niet gerespecteerd wordt, kan dit leiden tot de uitsluiting van de kandidaat, de inschrijver of de opdrachtnemer van andere overheidsopdrachten voor Enabel. Zolang de opdracht loopt, zullen de opdrachtnemer en zijn personeel de mensenrechten respecteren en beloven ze rekening te houden met de politieke, culturele en religieuze gewoonten van het ontvangende land. De inschrijver of de opdrachtnemer is verplicht de fundamentele arbeidsnormen, overeengekomen op internationaal niveau door de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), na te leven, meer bepaald de verdragen over vakbondsvrijheid en collectieve onderhandelingen, de uitbanning van gedwongen en verplichte arbeid, de wegwerking van discriminatie inzake werkgelegenheid en beroepsuitoefening en over de afschaffing van de kinderarbeid. 7

8 Elke poging van een kandidaat of van een inschrijver om vertrouwelijke informatie te bekomen, om verboden kartels te vormen met concurrenten of om het evaluatiecomité of de aanbestedende overheid tijdens de procedure van onderzoek, verduidelijking, evaluatie of vergelijking van de offertes te beïnvloeden, leidt tot de afwijzing van zijn kandidatuur of offerte. Om bovendien elke indruk van risico op partijdigheid of samenspanning te vermijden in de opvolging en controle van de uitvoering van de opdracht, is het de opdrachtnemer strikt verboden om rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken, maaltijden of een ander materieel of immaterieel voordeel, ongeacht de waarde ervan, aan te bieden aan de aangestelden van de aanbestedende overheid, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de opvolging en/of controle van de uitvoering van de opdracht, ongeacht hun hiërarchische rang. Elke offerte wordt verworpen of elk contract (overheidsopdracht) wordt geannuleerd zodra zou blijken dat de gunning van het contract of de uitvoering ervan aanleiding zou gegeven hebben tot het storten van buitengewone handelskosten. De buitengewone handelskosten betreffen elke commissie die niet vermeld staat in de hoofdopdracht of die niet voortvloeit uit een volgens de regels opgemaakt contract verwijzende naar deze opdracht, elke commissie die geen legitieme dienst vergoedt, elke commissie gestort naar een belastingparadijs, elke commissie gestort aan een niet duidelijk geïdentificeerde ontvanger of aan een bedrijf dat een schijnbedrijf lijkt te zijn. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om op vraag van de aanbestedende overheid alle bewijsstukken m.b.t. de uitvoeringsvoorwaarden van het contract te leveren. De aanbestedende overheid zal kunnen overgaan tot alle vormen van controle, van stukken en ter plaatse, die zij nodig zou achten om bewijsmateriaal te verzamelen bij een vermoeden van ongewone commerciële kosten. Van de opdrachtnemer die ongewone handelsuitgaven betaald heeft kan, volgens de ernst van de feiten, zijn contract opgezegd worden of hij kan op permanente wijze uitgesloten worden Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank De opdracht moet overeenkomstig het Belgisch recht worden opgevat en uitgevoerd. De partijen verbinden zich ertoe om hun verbintenissen te goeder trouw na te komen en de goede afloop van de opdracht te verzekeren. Bij geschillen of meningsverschillen tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer zullen beide partijen overleg plegen om een oplossing te vinden. Wanneer ze niet tot een akkoord komen, zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd om een oplossing te vinden. Zie eveneens punt Rechtsvorderingen (artikel 73 van het KB van ). 8

9 1.2 Voorwerp en draagwijdte van de opdracht Aard van de opdracht Overheidsopdracht voor diensten Voorwerp van de opdracht Deze overheidsopdracht wordt afgesloten volgens de modaliteit van de raamovereenkomst met meerdere deelnemers in de zin van artikel 43 van de wet van 17 juni De raamovereenkomst legt de voorwaarden vast van de opdrachten die gegund worden gedurende de geldigheidsperiode van de overeenkomst. De raamovereenkomst wordt afgesloten met meerdere deelnemers na een beroep op mededinging via een open procedure met meerdere criteria (zie punt Gunningscriteria). De gunning van de opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst gebeurt volgens de modaliteiten bepaald onder punt 1.4 Procedure m.b.t. de gunning van de opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst. De raamovereenkomst wordt gesloten met de drie inschrijvers die de best gerangschikte offertes hebben ingediend voor perceel 1 en met de drie inschrijvers die de best gerangschikte offertes hebben ingediend voor perceel 2. Via deze opdracht zoekt Enabel experts voor het verrichten van diensten die in detail worden beschreven in deel 2 Referentietermen Percelen De opdracht telt 2 percelen die elk een ondeelbaar geheel vormen: - Perceel 1: dienstprestaties in het Engels - Perceel 2: dienstprestaties in het Frans Een inschrijver kan een offerte indienen voor één of voor beide percelen. Voor elk perceel waarvoor hij offerte indient, stelt de inschrijver minstens 3 en maximaal 6 experts voor. Eenzelfde expert mag niet voor eenzelfde perceel door verschillende inschrijvers worden voorgedragen. Een inschrijver mag dezelfde expert wel voordragen voor beide percelen. In zijn offertes voor de 2 percelen mag de inschrijver geen prijskortingen of verbeteringsvoorstellen aanbieden van zijn offerte voor het geval dat beide percelen hem zouden worden gegund Duur van de raamovereenkomst De raamovereenkomst vangt aan de eerste kalenderdag volgend op de dag vermeld op de kennisgeving van afsluiting van de raamovereenkomst en wordt gesloten voor een looptijd van vier jaar. Elke partij kan evenwel een einde aan de overeenkomst stellen op het einde van het eerste, tweede of derde jaar, op voorwaarde dat de kennisgeving minstens 90 kalenderdagen voor het eind van het eerste, tweede of derde jaar van de raamovereenkomst naar de andere 9

10 partij wordt gestuurd. In dat geval kan de partij geen schadevergoeding eisen op grond van die opzegging. Indien de opzegging van de raamovereenkomst uitgaat van de aanbestedende overheid, geldt ze voor alle deelnemers en wordt ze bijgevolg per aangetekend schrijven aan alle deelnemers betekend. De deelnemers kunnen geen schadevergoeding eisen op grond van die opzegging. Wanneer de raamovereenkomst wordt opgezegd in toepassing van een ambtshalve maatregel, dan is de opzegging van de raamovereenkomst beperkt tot één deelnemer tegen wie de ambtshalve maatregel werd getroffen Indien de opzegging van de raamovereenkomst uitgaat van een van de deelnemers, dan wordt deze als deelnemer geschrapt vanaf het tweede, derde of vierde jaar van de raamovereenkomst, naargelang het geval. Van zodra hij geschrapt is als deelnemer komt hij niet meer in aanmerking voor opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst. Binnen de drie jaar met ingang van het afsluiten van deze opdracht en overeenkomstig artikel 42 2 van de wet van 17 juni 2016, kan de opdracht verruimd worden naar nieuwe diensten bestaande uit de herhaling van gelijkaardige werken of diensten Varianten Vrije varianten zijn niet toegestaan. Iedere inschrijver kan slechts één enkele offerte indienen. Varianten zijn niet toegestaan Hoeveelheden Deze overeenkomst omvat geen minimale hoeveelheden. De hoeveelheden opgegeven onder punt 2.5 zijn louter indicatief. De aanbestedende overheid gaat dus geen enkele verbintenis aan betreffende de hoeveelheid opdrachten die effectief zal gegund worden in het kader van deze overeenkomst. De dienstverlener zal zich niet kunnen beroepen op het feit dat de minimale hoeveelheden niet werden bereikt om een schadevergoeding te eisen. 10

11 1.3 Procedure met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst Gunningswijze Deze raamovereenkomst wordt overeenkomstig artikel 36 van de wet van 17 juni 2016 gegund via een open procedure Bekendmaking Officiële bekendmaking Deze opdracht wordt officieel bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie Bijkomende bekendmaking Dit bestek wordt gepubliceerd op de website van Enabel ( Deze opdracht wordt bekendgemaakt op de website van de OESO Inlichtingen De gunning van deze opdracht wordt gecoördineerd door mevrouw Dominique De Mol. Zolang de procedure loopt, verlopen de contacten tussen de aanbestedende overheid en de (eventuele) inschrijvers omtrent deze opdracht uitsluitend via deze dienst / persoon en het is de (eventuele) inschrijvers verboden om op een andere manier contact op te nemen met de aanbestedende overheid omtrent deze opdracht, tenzij in het bestek anders is bepaald. Tot en met vijftien dagen voor de uiterste datum van indiening van de offertes, kunnen de kandidaat-inschrijvers vragen stellen over het bijzonder bestek en de opdracht. De vragen worden uitsluitend schriftelijk gesteld aan dominique.demol@enabel.be en worden beantwoord naargelang ontvangst. Het volledige overzicht van de gestelde vragen en de antwoorden van Enabel zal uiterlijk 7 dagen vóór de uiterste datum van indiening van de offertes worden gepubliceerd. Tot aan de kennisgeving van de gunningsbeslissing zal er geen enkele informatie verstrekt worden over de evolutie van de procedure. De inschrijver wordt geacht zijn offerte in te dienen, daarvan kennis genomen hebbend en rekening houdend met eventuele rechtzettingen betreffende de aankondiging van opdracht of het bestek die gepubliceerd worden in het Publicatieblad van de Europese Unie en in het Bulletin der Aanbestedingen. Overeenkomstig artikel 81 van het KB van 18 april 2017: Als een ondernemer in de opdrachtdocumenten fouten of leemten ontdekt die van die aard zijn dat ze de prijsberekening of de vergelijking van de offertes onmogelijk maken, meldt hij dit onmiddellijk en schriftelijk aan de aanbestedende overheid. Alleszins verwittigt hij haar ten laatste tien dagen vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes Initiële offerte In het kader van de procedure m.b.t. het sluiten van de raamovereenkomst, wordt de offerte 'initiële offerte' genoemd In de initiële offerte te vermelden gegevens De inschrijvers worden geattendeerd op de algemene principes uitgevaardigd onder titel 1 van de wet van 17 juni 2016 die van toepassing zijn op deze gunningsprocedure. 11

12 De inschrijver is verplicht om de formulieren uit Deel 3 te gebruiken. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met de formulieren. De initiële offerte, de formulieren en de bijlagen worden in het Nederlands, het Frans of het Engels opgesteld. De inschrijver vermeldt duidelijk in zijn offerte welke inlichtingen vertrouwelijk zijn en/of slaan op zijn fabrieks- of bedrijfsgeheimen en die de aanbestedende overheid dus niet mag onthullen. De offerte vermeldt volgende inlichtingen: - De forfaitaire eenheidsprijs / de forfaitaire eenheidsprijzen in letters en in cijfers (exclusief btw); - Het btw-percentage; - De naam van de persoon of de personen, naargelang het geval, die volmacht heeft of hebben om de offerte te ondertekenen; - De hoedanigheid van de persoon of de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen; - Het volledige identificatienummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank voor ondernemingen (voor Belgische inschrijvers) of bij een gelijkaardige instelling voor buitenlandse inschrijvers Geldigheidsduur van de initiële offerte De inschrijvers blijven 180 kalenderdagen door hun offerte gebonden, te rekenen vanaf de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes Indienen van de initiële offertes Indienen en ondertekenen van initiële offertes via e-tendering Overeenkomstig de regels betreffende de communicatiemiddelen, worden enkel offertes aanvaard die met behulp van elektronische middelen zijn ingediend. De aanbestedende overheid vestigt de aandacht van de inschrijvers op het volgende: - Het is niet toegelaten om papieren offertes in te dienen en de aanbesteder zal enkel rekening houden met offertes die zijn ingediend via elektronische weg. - De initiële offerte opsturen per voldoet niet aan de voorwaarden van artikel 14 6 en 7 van de wet van 17 juni 2016 en is dus niet ontvankelijk. De elektronische indiening van een offerte gebeurt via de internetapplicaties van de federale dienst e-procurement ( Voor meer informatie met betrekking tot de registratie of de aanmelding op het platform, zie de handleiding beschikbaar via onderstaande link: 12

13 Het gebruik van het platform is onderworpen aan bepaalde technische beperkingen voor het opladen van documenten: o o o o Maximaal 80 MB per document (de inschrijver kan een te groot document opsplitsen in twee of meerdere duidelijk onderscheiden deeldocumenten); Maximaal 350 MB voor alle documenten van een dossier; Maximaal 20 documenten tegelijk opladen; Maximaal 50 documenten per offerte; Het formaat van de documenten moet PDF-formaat of gelijkwaardig zijn. De offerte dient te worden opgeladen op de website en meer bepaald op de pagina waar deze publicatie verschijnt door te klikken op Toegang tot platform e-tendering. De inschrijver dient zijn offerte, de bijlagen ervan en het UEA niet individueel te ondertekenen op het ogenblik dat ze worden opgeladen op het elektronisch platform e- Procurement ( De documenten worden op een globale manier getekend op het erbij horende indieningsrapport. Het indieningsrapport moet ondertekend worden volgens de gekwalificeerde elektronische handtekening van de wettelijk vertegenwoordiger (of van de gemachtigde) van de inschrijver. Door het indieningsrapport op een globale manier te ondertekenen worden alle formulieren of attesten die bij de offerte moeten worden gevoegd, beschouwd als geldig ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger (of door de gemachtigde) van de inschrijver. Als de ondertekening van het indieningsrapport gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt de elektronische authentieke of onderhandse akte toe waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een scan van het afschrift van zijn volmacht. De aanbestedende overheid herinnert eraan dat een gescande elektronische handtekening geen aanvaardbare elektronische handtekening is. Voor het attest voor alleenrecht van de expert (formulier 3.5) is de gescande handtekening wel geldig. Door het feit dat hij via elektronische weg offerte indient, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens uit zijn offerte geregistreerd wordt door het ontvangstmechanisme Wijziging of intrekking van een reeds ingediende initiële offerte De wijziging of de intrekking van de offerte gebeurt overeenkomstig artikel 43, 2 van het KB van 18 april 2017, via het platform e-tendering. Voor de wijzigingen aan een offerte die tussenkomen na de ondertekening van het indieningsrapport, alsook voor de intrekking van de offerte, wordt een nieuw indieningsrapport opgemaakt dat overeenkomstig punt getekend wordt. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig worden vermeld. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. 13

14 Wanneer het indieningsrapport dat opgesteld wordt ingevolge de wijzigingen of de intrekking bedoeld in het eerste lid, niet voorzien is van de in de eerste paragraaf bedoelde handtekening, brengt dit van rechtswege de nietigheid van de wijziging of intrekking met zich mee. Deze nietigheid slaat slechts op de wijzigingen of de intrekking en niet op de offerte zelf Einddatum van de indiening van de initiële offertes Elke offerte moet vóór dinsdag 14 mei 2019 en u ingediend zijn via e-tendering Openingszitting van de offertes De opening van de offertes gebeurt in gesloten zitting via het platform e-tendering. Het pv van opening wordt automatisch gegenereerd door het platform. Het wordt naar de inschrijvers gestuurd die daar per om vragen op het adres vermeld onder punt Inlichtingen. De inschrijver kan het pv van opening ook inkijken op het platform e-tendering Prijs Prijsbepaling Alle prijzen vermeld op het offerteformulier moeten verplicht uitgedrukt worden in EURO. Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst, hetgeen betekent dat enkel de eenheidsprijs forfaitair is. De te betalen prijs zal worden verkregen door de eenheidsprijzen die in de inventaris worden opgegeven toe te passen op de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden. Op grond van artikel 37 van het koninklijk besluit van 18 april 2017, kan de aanbestedende overheid alle verificaties uitvoeren van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die in het raam van het prijsonderzoek zijn verstrekt Elementen die inbegrepen zijn in de prijs De inschrijver wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. De dienstverlener stelt zijn dagtarieven voor in euro, exclusief btw. Zijn onder meer begrepen in de prijzen: - de honoraria; - de per diem (in voorkomend geval); - de administratie en het secretariaat; - de verzekering; - de documentatie die met de diensten verband houdt; - de levering van documenten of stukken die inherent zijn aan de uitvoering; - de verpakkingen; - in voorkomend geval, de maatregelen die door de wetgeving inzake de veiligheid en de gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun werk; - de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten; Maar ook de communicatiekosten (internet inbegrepen), de administratie- en secretariaatskosten, de fotokopieer- en drukkosten, de kosten voor de documentatie betreffende de diensten die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist, de 14

15 productie en de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten, alle personeels- en materiaalkosten die nodig zijn om deze opdracht uit te voeren, de vergoeding voor auteursrechten, de aankoop of huur bij derden van diensten die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht. Volgende kosten moeten niet in de voorgestelde eenheidsprijzen zijn inbegrepen: Voor elk perceel worden volgende kosten gedragen door Enabel of terugbetaald op basis van bewijsstukken. Voor kosten die worden terugbetaald op basis van bewijsstukken is steeds vooraf het akkoord van Enabel nodig, zo niet kan de uitgave niet vergoed worden, zelfs niet op basis van basis van bewijsstukken: Internationaal vervoer per vliegtuig: De boeking en aankoop van internationale vliegtuigtickets tussen het land van domicilie van de expert en de plaats van dienstprestatie wordt verzorgd via de dienst Reizen van Enabel (ticket in economy class voor het economisch meest voordelige traject) ofwel rechtstreeks door de dienstverlener. Voor de keuze van de reisroute baseert men zich op de meest logische combinatie van: - De best aanvaardbare reisroute; - Het goedkoopst toepasbare tarief; - De datums van de zending. Als de dienstverlener zelf zijn vliegtuigticket koopt, moet de leidend ambtenaar vooraf per akkoord gaan met de prijs. Terugbetaling is op basis van bewijsstukken: factuur of kopie van het elektronisch ticket en boarding pass. Internationaal vervoer per trein: de dienstverlener reserveert en betaalt zelf zijn ticket na akkoord van Enabel. De terugbetaling gebeurt op basis van bewijsstukken (ticket en/of factuur). Vervoer in het land waar de terreinzending zich afspeelt: In voorkomend geval wordt het vervoer in het land georganiseerd en betaald door Enabel of wordt het terugbetaald op basis van bewijsstukken. Opgelet: Het dagtarief wordt betaald voor alle effectief gewerkte dagen, zelfs al gaat het om een weekenddag of een feestdag, volgens de aanvaarde werkplanning die bij de factuur wordt gevoegd. Voor internationale reisdagen wordt 50 % van het dagtarief voor domicilie betaald per reisdag volgens de aanvaarde zendingsplanning die bij de factuur wordt gevoegd. Voor elk perceel wordt in voorkomend geval in het kader van terreinzendingen of prestaties op de zetel van Enabel in Brussel volgende kosten gedragen door Enabel: Kosten verbonden aan de organisatie van opleidingen en/of workshops: 15

16 leslokaal, snacks, reproductie lesmateriaal bestemd voor de deelnemers, blocnotes en pennen bestemd voor de deelnemers, het nodige didactisch materiaal zoals retroprojector, bord en flip-chartpapier Selectie van de inschrijvers Uitsluitingsgronden en kwalitatieve selectie Door zijn offerte in te dienen vergezeld van het ingevulde Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) verklaart de inschrijver officieel op erewoord: - dat hij zich niet in een van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgevallen bevindt die zijn uitsluiting moet of kan ten gevolge hebben; - dat hij beantwoordt aan de selectiecriteria die de aanbestedende overheid heeft vastgelegd voor deze opdracht. De inschrijver genereert zijn UEA en vult het in op volgende website: Bij het ingevulde UEA voegt de inschrijver de documenten vereist onder punt Uitsluitingsgronden De verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden worden uiteengezet in het UEA en zijn de volgende: Verplichte uitsluitingsgronden: 1 Deelname aan een criminele organisatie; 2 Omkoping; 3 Fraude; 4 Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten, dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit; 5 Witwassen van geld en financiering van terrorisme; 6 Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel; 7 Het tewerkstellen van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. De uitsluitingen 1 tot 6 zijn enkel van toepassing voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. Uitsluitingsgrond 7 is enkel van toepassing voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. Worden uitgesloten van deze procedure, de inschrijvers die niet voldoen aan hun verplichtingen om fiscale schulden te betalen en hun sociale premies te betalen. De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan een inschrijver die: a) geen schuld heeft van meer dan euro of b) voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt. Is de schuld hoger dan euro, dan moet de inschrijver, op straffe van uitsluiting, kunnen aantonen dat hij op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf een of 16

17 meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd met euro. Als uit het attest waarover de aanbestedende overheid beschikt niet blijkt dat hij in orde is met zijn fiscale en sociale verplichtingen, dan licht de aanbestedende overheid de inschrijver hierover in. Vanaf de dag volgend op de bekendmaking van de vaststelling, heeft de inschrijver een eenmalige termijn van 5 werkdagen om het bewijs van zijn regularisatie te leveren. Facultatieve uitsluitingsgronden 1 Indien de aanbestedende overheid met elk passend middel aantoont dat de kandidaat of inschrijver de in artikel 7 genoemde toepasselijke verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht, heeft geschonden; 2 Wanneer de kandidaat of inschrijver in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor hem een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of hij in een vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; 3 Wanneer de aanbestedende overheid kan aantonen, met elk passend middel, dat de kandidaat of inschrijver in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken; 4 Wanneer de aanbestedende overheid over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat de kandidaat of inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging; 5 Wanneer een belangenconflict in de zin van artikel 6 van de wet niet effectief kan worden verholpen met andere minder ingrijpende maatregelen; 6 Wanneer zich wegens de eerdere betrokkenheid van de kandidaat of inschrijver bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging als bedoeld in artikel 52 van de wet heeft voorgedaan die niet met minder ingrijpende maatregelen kan worden verholpen; 7 Wanneer de kandidaat of inschrijver blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst en dit geleid heeft tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of andere vergelijkbare sancties; 8 Wanneer de kandidaat of inschrijver zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of hij informatie heeft achtergehouden, of niet in staat was de ondersteunende documenten die vereist zijn krachtens artikel 74 van de wet over te leggen; 9 Wanneer de kandidaat of inschrijver heeft getracht om het besluitvormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of 17

18 om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning. De aanbesteder dient de verklaring op erewoord af te toetsen op basis van volgende documenten: 1) een uittreksel uit het strafregister op naam van de inschrijver (rechtspersoon) of van zijn vertegenwoordiger (natuurlijk persoon) in het geval er geen strafregister bestaat voor rechtspersonen; 2) Het document ter rechtvaardiging dat de inschrijver in orde is met het betalen van sociale-zekerheidsbijdragen, behalve indien de aanbestedende overheid de certificaten of de relevante informatie rechtstreeks kan verkrijgen door in een lidstaat van de Europese Unie een gratis toegankelijke nationale databank te raadplegen; 3) Het document ter rechtvaardiging dat de inschrijver in orde is met het betalen van belastingen en taksen, behalve indien de aanbestedende overheid de certificaten of de relevante informatie rechtstreeks kan verkrijgen door in een lidstaat van de Europese Unie een gratis toegankelijke nationale databank te raadplegen; 4) Het attest dat de inschrijver zich niet in faillissement bevindt, behalve indien de aanbestedende overheid de certificaten of de relevante informatie rechtstreeks kan verkrijgen door in een lidstaat van de Europese Unie een gratis toegankelijke nationale databank te raadplegen; De inschrijver mag deze documenten rechtstreeks bij zijn offerte voegen. Als de documenten niet bijgevoegd zijn, dan moet de inschrijver in staat zijn de hierboven opgelijste documenten te leveren binnen de 5 werkdagen volgend op de aanvraag van de aanbesteder. Indien de inschrijver het of de gevraagde document(en) niet tijdig levert, behoudt de aanbesteder zich het recht voor om de inschrijver uit te sluiten. Het wordt de inschrijvers stellig aangeraden om niet te wachten op de vraag van de aanbesteder en om de documenten die ze niet bij hun offerte hebben gevoegd, zo snel mogelijk aan te vragen bij de bevoegde overheden van het land waar ze gevestigd zijn. Het kan immers lang duren om sommige documenten te verkrijgen. Inschrijvers met de Belgische nationaliteit die een ondernemingsnummer hebben, moeten enkel het uittreksel uit het strafregister voorleggen. De aanbestedende overheid zal zelf via het Telemarc-systeem de toestand van de inschrijver voor punt 2, 3 en 4 controleren. Belangenvermenging en draaideurconstructie In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie ( revolving doors ) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van Enabel, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit Enabel, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht. 18

19 Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 5 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2016, in concreto, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht, al naargelang Selectiecriteria De inschrijver is bovendien verplicht om, aan de hand van de hieronder gevraagde documenten, te bewijzen dat hij uit technisch oogpunt voldoende bekwaam is om deze overheidsopdracht tot een goed einde te brengen. Eerste criterium van technische bekwaamheid De inschrijver dient over voldoende bekwaam personeel te beschikken om de opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren. Voor elk perceel waarvoor hij inschrijft, moet de inschrijver minstens 3 en maximaal 6 experts voordragen die beantwoorden aan volgende vereisten: - Voor perceel 1 en 2 moeten de experts een masterdiploma bezitten (dat overeenstemt met minstens 4 jaar hogere studies). Deze vereiste wordt afgetoetst aan de hand van de kopie van het diploma van de expert. - Voor perceel 1 moeten de experts uitstekend Engels kennen en voor perceel 2 Frans. Deze vaardigheid wordt bewezen door de taal waarin de hogere studies werden gevolgd of door een ervaring van minstens 3 jaar aan te tonen in een professionele omgeving waarin het Engels, respectievelijk het Frans, de werktaal was. Dit wordt afgetoetst aan de hand van de kopie van het diploma en/of het cv. De taal waarin het diploma is opgesteld wordt verondersteld de taal te zijn waarin de studies werden gevolgd. Als de taal waarin het diploma is opgesteld niet deze is waarin de studies werden gevolgd, moet het cv of een bijlage daarvan aangeven in welke taal de studies werden gevolgd. Om de talenkennis afdoend te kunnen beoordelen, behoudt Enabel zich de mogelijkheid voor om een gesprek te organiseren met de expert (face to face en/of vanop afstand). De datum van dit gesprek wordt vastgelegd in onderling overleg. De voorgedragen experts zijn dezen aan wie de inschrijver ook effectief de uitvoering zal toevertrouwen van de opdrachten die uit het raamovereenkomst voortvloeien. De ervaring van de voorgedragen experts wordt afgetoetst op het niveau van de gunningscriteria. Enkel de experts die voldoen aan dit eerste selectiecriterium worden weerhouden voor het vervolg van de procedure (zie ook de voorwaarden uiteengezet in punt ). Om geselecteerd te worden moet de inschrijver bovendien minstens 3 experts voordragen die aan dit eerste selectiecriterium voldoen. 19

20 De inschrijver voegt ook toe: - Het ondertekende akkoord van de expert om de prestaties voor het betrokken perceel of de betrokken percelen in het kader van de prestaties voor deze raamovereenkomst uit te voeren, exclusief voor rekening van de inschrijver (formulier 3.5); - De ingevulde tabel Pool experts (formulier 3.4) met als bijlage het cv en de kopie van het diploma voor elke voorgedragen expert. Tweede criterium van technische bekwaamheid De inschrijver moet beschikken over referenties van vergelijkbare diensten die hij in de loop van de drie laatste jaar heeft uitgevoerd. De inschrijver voegt bij zijn offerte tabel 3.6 waarop volgende inlichtingen zijn ingevuld: de datum, het bedrag, de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor ze bestemd zijn, een bondige beschrijving van de gerealiseerde experience capitalisation -producten, de naam van de contactpersoon, of telefoonnummer. Volgende diensten worden beschouwd als vergelijkbare diensten: experience capitalisation -opdrachten (kennisopbouw en kennisdeling), capaciteitsondersteuning en capaciteitsversterking en/of opleidingen op het vlak van kennisbeheer en kennisdeling, begeleiding en levering van kennisproducten. De referenties moeten minstens 100 dagen dienstverrichting bewijzen over de 3 laatste jaar ( ). Indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd. Indien het gaat om privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond d.m.v. een attest opgesteld door deze personen, of bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener Modaliteiten voor het onderzoek van de offertes Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes op basis van de hieronder opgesomde gunningscriteria, voor zover deze offertes regelmatig zijn Regelmatigheid van de offertes Alvorens over te gaan tot de evaluatie en de vergelijking van de offertes, onderzoekt de aanbestedende overheid de regelmatigheid ervan. De offertes zijn zo opgesteld dat de aanbestedende overheid haar keuze kan maken zonder in onderhandeling te treden met de inschrijver. Om die reden en om de offertes op gelijke voet te kunnen beoordelen, is het essentieel dat de offertes volledig overeenstemmen met de bepalingen van het bestek, zowel op formeel als materieel vlak. Substantieel onregelmatige offertes worden uitgesloten. Een offerte is substantieel onregelmatig wanneer ze van aard is de inschrijver een discriminerend voordeel te bieden, tot concurrentievervalsing te leiden, de beoordeling van de offerte van de inschrijver of de vergelijking ervan met de andere offertes te verhinderen, 20

21 of de verbintenis van de inschrijver om de opdracht onder de gestelde voorwaarden uit te voeren onbestaande, onvolledig of onzeker te maken. De volgende onregelmatigheden worden met name als substantieel beschouwd: 1 de niet-naleving van het milieu-, sociaal of arbeidsrecht, voor zover deze nietnaleving strafrechtelijk gesanctioneerd wordt; 2 de niet-naleving van de vereisten bedoeld in de artikelen 38, 42, 43, 1, 44, 48, 2, 1e lid, 54, 2, 55, 83 en 92 van het KB van 18 april 2017 en van artikel 14 van de wet, voor zover zij verplichtingen bevatten ten aanzien van de inschrijvers; 3 de niet-naleving van de minimale eisen en de vereisten die als substantieel worden aangemerkt in de opdrachtdocumenten; De aanbestedende overheid verklaart eveneens nietig, de offerte die meerdere nietsubstantiële onregelmatigheden bevat die door hun cumulatie of combinatie van die aard zijn dat ze dezelfde gevolgen hebben als deze hierboven beschreven (overeenkomstig artikel 76 van het KB van 18 april 2017) Gunningscriteria De inschrijvers worden erop geattendeerd dat de procedure geen ruimte laat voor onderhandelingen of wijzigingen van de offertes nadat deze zijn ingediend. De inschrijvers worden dus verzocht om zo volledig, nauwkeurig en expliciet mogelijk te zijn bij de voorbereiding van hun offerte. De beoordeling gebeurt uitsluitend op basis van de inhoud van de offerte. De gunningscriteria voor de procedure om de raamovereenkomst af te sluiten zijn de volgende: Criterium 1: Methodologie en kwaliteitsgarantie: 30 % De inschrijver werkt een methodologisch voorstel uit voor de diensten die in deze raamovereenkomst worden gevraagd. Dat doet hij in een document van maximaal 10 A4- pagina s in het Nederlands, Engels of Frans. Het voorstel omvat minstens volgende elementen, en illustreert die ook: - Het goed begrip van de referentietermen van de raamovereenkomst, door de methodologische aanpak voor experience capitalisation (kennisopbouw en kennisdeling) van de inschrijver te beschrijven. Bijvoorbeeld: belangrijkste principes, activiteiten, technieken/instrumenten voor het opleveren van deliverables. (15 %) - De kwaliteitscriteria voor de deliverables, en hoe de inschrijver zal garanderen dat de verschillende experts kwaliteitsvolle en homogene capitalisation products afleveren, binnen de voorgestelde methodologische aanpak van de inschrijver. (15 %) Als de offerte lager scoort dan 50 % van de mogelijke maximumscore voor criterium 1, dan wordt de offerte uitgesloten van de procedure. Criterium 2: Vaardigheden van de voorgedragen experts: 30 % De inschrijver stelt een pool voor van minstens 3 en maximaal 6 experts. De kwaliteit van de voorgedragen experts voor de pool wordt afgetoetst aan onderstaande subcriteria. De experts worden apart beoordeeld en de individuele scores worden bij elkaar opgeteld. De totale score wordt daarna gedeeld door het aantal voorgedragen experts om tot 21

22 een gemiddelde score te komen. Deze wordt de eindscore voor criterium 2. Voor elke expert moeten de volgende documenten aan de offerte worden toegevoegd: 1 cv Europees formaat (met de relevante vaardigheden en ervaring voor de raamovereenkomst, door een selectie relevante opdrachten en opleidingen van de laatste 3 jaar toe te voegen) 1 voorbeeld van een geschreven capitalisation product van de laatste 3 jaar ( ) voor gelijkaardige diensten en opgesteld in de werktaal van het perceel, waarvan de voorgedragen expert de hoofdauteur was. Elk van de voorgedragen experts wordt afgetoetst op volgende subcriteria: Subcriteria Controle Gewicht 2.1 Ervaring in experience capitalisation en facilitering Tijdens de laatste 3 jaar: minstens 5 relevante opdrachten waarbij de expert verantwoordelijk was voor het beheren en faciliteren van een capitalisation process Tijdens de laatste 3 jaar: verantwoordelijk voor minstens 2 opleidingen of activiteiten voor capaciteitsopbouw (op het gebied van kennisbeheer, experience capitalisation, kennisdeling...) of een relevant gelijkaardig gebied 2.2 Ervaring in de sector ontwikkelingssamenwerking Minstens 5 jaar internationale ervaring in de sector ontwikkelingssamenwerking (inclusief terreinervaring in minstens 3 verschillende contexten) 2.3 Geschreven communicatievaardigheden Bewezen expertise in het produceren van capitalisation products in de werktaal van het perceel Taalkundige kwaliteit van de capitalisation products in de werktaal van het cv (Europees formaat) en de tabel Profiel expert (formulier 3.8) cv (Europees formaat) en de tabel Profiel expert (formulier 3.8) cv (Europees formaat) en de tabel Profiel expert (formulier 3.8) cv (Europees formaat) + lijst van de belangrijkste capitalisation products geschreven door de expert in de werktaal van het perceel, gedurende de laatste 5 jaar (Formulier 3.9) + 1 voorbeeld van een capitalisation product Totaal 50 % 35 % 15 % Totaal 15 % 15 % Totaal: 35 % 20 % 15 % 22

23 perceel (zoals schrijfconventies en woordenschat, de capaciteit om specifieke doelgroepen aan te spreken en een duidelijke boodschap en argumenten over te brengen) geschreven door de expert in de werktaal van het perceel Voor de subcriteria en is de scoremethode als volgt: - het juiste aantal of meer: maximumscore - minder dan het vermelde aantal: score pro rata Voor het subcriterium is de evaluatiemethode als volgt: De expertise zal beoordeeld worden volgens het aantal en de relevantie van de opgelijste producten in verband met de verwachte diensten in deze overeenkomst. Voor het subcriterium is de evaluatiemethode als volgt: De producten worden afgetoetst aan volgende beoordelingselementen: - Het gebruik van correcte schrijfconventies zoals goede spelling, grammatica, zinsbouw, gebruik van hoofdletters en leestekens. - Het beheersen van de geschreven woordenschat. - De leesbaarheid en de vlotheid waarmee de auteur argumenten voordraagt. - Het gebruik van een duidelijke en logische structuur doorheen de tekst. Als de finale offerte lager scoort dan 50 % van de mogelijke maximumscore voor criterium 2, dan wordt de offerte uitgesloten van de procedure. Criterium 3: Prijs : 40 % Het bedrag dat in rekening wordt genomen om de score te bepalen, wordt berekend volgens onderstaande formule: Z = (eenheidsprijs BTW incl. "Terreinzending" x 0,7) (eenheidsprijs BTW incl "Op het domicilie" x 0,2) (eenheidsprijs btw incl "Op de hoofdzetel van Enabel in Brussel ) x 0,1) De score voor offer A wordt als volgt berekend: Score offer A = (Z waarde van goedkoopste offerte x 40) / Z waarde van offerte A Sluiten van de raamovereenkomst Een raamovereenkomst wordt gesloten met de drie (3) best gerangschikte inschrijvers, nadat de aanbestedende overheid voor elk van de percelen de uitsluitingsgronden ten aanzien van deze inschrijvers heeft gecontroleerd. De raamovereenkomst wordt gesloten door de kennisgeving van de beslissing van de aanbestedende overheid aan de deelnemer. 23

24 De kennisgeving gebeurt per aangetekende brief, per telefax of via andere elektronische middelen op voorwaarde dat in de twee laatste gevallen, de inhoud binnen vijf dagen per aangetekende brief wordt bevestigd. Er dient wel opgemerkt dat overeenkomstig art. 85 van de wet van 17 juni 2016, de aanbestedende overheid geenszins verplicht is om de raamovereenkomst te sluiten. De aanbestedende overheid kan zowel afzien van het sluiten van de raamovereenkomst als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. De aanbestedende overheid behoudt zich ook het recht voor om slechts voor (een) bepaalde perce(e)(len) een raamovereenkomst af te sluiten. De documenten die de raamovereenkomst regelen zijn: Dit bestek en zijn bijlagen; De goedgekeurde offerte en alle bijlagen ervan; De aangetekende brief met de kennisgeving van de beslissing tot het sluiten van de overeenkomst; Desgevallend de eventuele latere documenten, aanvaard en ondertekend door beide partijen Startvergadering van de raamovereenkomst Nadat de raamovereenkomst is afgesloten en indien mogelijk voor de uitvoering van de eerste opdrachten, behoudt Enabel zich het recht voor om met de deelnemers aan de raamovereenkomst een startvergadering te organiseren. De voornaamste doelstellingen van deze vergadering zijn: - Presentatie van de methodologische benadering door de dienstverlener; - Presentatie van het kader en de verwachtingen over experience capitalisation bij Enabel; - De procedures en andere praktische zaken verduidelijken. De vergadering kan georganiseerd worden in de lokalen van Enabel te Brussel of vanop afstand. De juiste datum en de duur worden later bepaald. Als de vergadering wordt georganiseerd op de hoofdzetel van Enabel in Brussel, dan mogen de deelnemers aan de raamovereenkomst de aanwezigheid van een persoon op die dag(en) factureren tegen het dagtarief honoraria HQ opgegeven in hun initiële offerte. Enabel zorgt s middags voor de lunch en betaalt, in voorkomend geval, de internationale transportkosten terug tegen reële kostprijs op basis van bewijsstukken. Als de vergadering plaatsvindt vanop afstand, dan mogen de deelnemers aan de raamovereenkomst de aanwezigheid van een persoon op die dag(en) factureren tegen het dagtarief honoraria domicilie opgegeven in hun initiële offerte. In functie van de behoeften worden tegen dezelfde voorwaarden mogelijk andere vergaderingen georganiseerd in de lokalen van Enabel in Brussel of vanop afstand. Dit in functie van de behoeften. 24

25 1.4 Procedures voor het sluiten van opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst De opdrachten gebaseerd op de raamovereenkomst worden gegund: Ofwel zonder nieuwe oproep tot mededinging van de deelnemers die partij zijn van de raamovereenkomst, zie punt Ofwel met nieuwe oproep tot mededinging van de deelnemers die partij zijn van de raamovereenkomst, zie punt Gunning zonder nieuwe oproep tot mededinging standaardprocedure Voorwaarde De gunning zonder nieuwe oproep tot mededinging is de gebruikte standaardprocedure. De te verrichten diensten zijn immers volledig conform de prestaties die worden uiteengezet in deel 2 van dit bijzonder bestek en tegen de voorwaarden van dit bijzonder bestek. De aanbesteder preciseert en bepaalt voor elke opdracht enkel de context van de dienst, het aantal dagen en de periode van uitvoering Procedure Er wordt op de volgende wijze te werk gegaan: - De specifieke referentietermen (waarin de context van de prestatie wordt verduidelijkt, het aantal dagen dienstprestatie en de periode van uitvoering worden bepaald) en het finale offerteformulier worden per gestuurd naar de best gerangschikte deelnemer die partij is van de raamovereenkomst. Die deelnemer wordt verzocht om zijn akkoord te geven voor de uitvoering van de prestatie, en de naam van de expert die de zending zal uitvoeren. Dat doet hij door per het naar behoren ingevulde en ondertekende finale offerteformulier binnen een maximumtermijn van 15 kalenderdagen terug te sturen. Het origineel van het finale offerteformulier stuurt hij per post. Is de deelnemer in kwestie om welke reden dan ook niet in staat om de prestatie uit te voeren, dan stuurt hij het finale offerteformulier doorgestreept en naar behoren ondertekend zo snel mogelijk en binnen een maximumtermijn van 15 kalenderdagen per en via de post terug, Indien de deelnemer de dienstprestatie weigert, dan geeft hij per het motief van de weigering op. - Wanneer de eerst gevraagde deelnemer de prestatie niet heeft aanvaard, wordt de tweede gerangschikte partij schriftelijk gecontacteerd met dezelfde vraag. Deze partij moet dan volgens dezelfde voorwaarden en binnen dezelfde termijn antwoorden. - Wanneer de tweede gevraagde deelnemer de prestatie niet heeft aanvaard, wordt de derde gerangschikte partij schriftelijk gecontacteerd met dezelfde vraag. Deze partij moet dan volgens dezelfde voorwaarden en binnen dezelfde termijn antwoorden. Zie eveneens punt 2.3. De kennisgeving van de gunning van de opdracht gebeurt per brief ondertekend door de leidend ambtenaar of van zijn gemachtigde en wordt opgestuurd per . Alle andere deelnemers worden per op de hoogte gebracht van het resultaat van de procedure. 25

26 1.4.2 Gunning met nieuwe oproep tot mededinging Uitzonderingsprocedure Voorwaarde De gunning met nieuwe oproep tot mededinging kan gebruikt worden wanneer de procedure zonder nieuwe oproep tot mededinging het, ongeacht de rede, niet mogelijk maakte de opdracht te gunnen Procedure Alle deelnemers aan de raamovereenkomst worden gelijktijdig geconsulteerd via . De aanbesteder kan onderhandelen over bepaalde elementen van de specifieke referentietermen zoals de uitvoeringsperiode, het aantal dagen om de diensten uit te voeren, de prijs. Ook kunnen de deelnemers een andere expert voorstellen dan deze uit de initiële offerte. De voorgestelde eenheidsprijzen mogen niet hoger zijn dan de eenheidsprijzen uit de initiële offerte. De opdracht wordt gegund op basis van een evaluatie van de ontvangen voorstellen. Bij de evaluatie wordt rekening gehouden met volgende gunningscriteria: Kwaliteit van de technische offerte (kan omvatten: de kwaliteit van de expert en/of de uitvoeringsperiode en/of het aantal prestatiedagen): 60% Prijs: 40 % De beoordelingselementen van de technische offerte worden meegedeeld in de uitnodiging om offerte in te dienen. De offertes worden overgemaakt per ; De aanbesteder behoudt zich het recht voor om niet te onderhandelen over de ontvangen voorstellen en de opdracht te gunnen op basis van de ontvangen offertes of om af te zien van het gunnen van de opdracht. Het origineel van de aanvaarde offerte wordt per post gestuurd. De kennisgeving van de gunning van de opdracht gebeurt per brief ondertekend door de leidend ambtenaar of van zijn gemachtigde en wordt opgestuurd per . Alle andere deelnemers worden per op de hoogte gebracht van het resultaat van de procedure. 26

27 1.5 Bijzondere contractuele en administratieve bepalingen Dit hoofdstuk van dit bestek bevat de bijzondere bepalingen van toepassing op deze overheidsopdracht die afwijken van de 'algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken' van het KB van 14 januari 2013, hierna 'AUR' genoemd of die deze aanvullen of verduidelijken. De tussen haakjes vermelde artikelen verwijzen naar de artikelen van de AUR. Bij gebrek aan aanwijzingen zijn de relevante bepalingen van de AUR integraal van toepassing Definities (art. 2) In het kader van deze opdracht moet worden verstaan onder: leidend ambtenaar: de ambtenaar of ieder persoon belast met de leiding van en de controle op de uitvoering van de opdracht; borgtocht: financiële garantie gegeven door de opdrachtnemer voor zijn verplichtingen tot de volledige en goede uitvoering van de opdracht; oplevering: vaststelling door de aanbestedende overheid dat de door de opdrachtnemer geheel of gedeeltelijk uitgevoerde werken, leveringen of diensten overeenstemmen met de regels van goed vakmanschap evenals met de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht; betaling in mindering: betaling van een deel van de opdracht na verstrekte en aanvaarde prestaties; voorschot: betaling van een deel van de opdracht voorafgaand aan verstrekte en aanvaarde prestaties; bijakte: overeenkomst tussen de door de opdracht gebonden partijen, waarin de op de opdracht toepasselijke documenten worden aangepast tijdens de uitvoering ervan; Briefwisseling met de dienstverlener (art. 10) De kennisgevingen worden door de aanbestedende overheid naar het domicilie of de maatschappelijk zetel gestuurd zoals vermeld in de offerte, tenzij het bijzonder bestek de dienstverlener na het sluiten van de opdracht verplicht een andere woonplaats te kiezen Leidend ambtenaar (art. 11) Het beheer van de raamovereenkomst wordt toevertrouwd aan een leidend ambtenaar van wie de naam wordt meegedeeld in de bekendmaking van het afsluiten van de raamovereenkomst. Eens de raamovereenkomst is afgesloten, is de leidend ambtenaar de voornaamste gesprekspartner van de deelnemers die partij zijn van de raamovereenkomst. Alle briefwisseling en alle vragen omtrent de uitvoering van de raamovereenkomst worden aan hem of haar gericht. De leidend ambtenaar heeft volledige bevoegdheid om de raamovereenkomst op te volgen, met inbegrip van het geven van dienstorders, het opstellen van verslagen en stand van zaken, de goedkeuring van diensten, voortgangsstaten en afrekeningen. Hij/zij kan alle wijzigingen aan de opdracht bevelen die over het voorwerp van de opdracht gaan en binnen de beperkingen van de opdracht blijven. Maken echter geen deel uit van zijn of haar bevoegdheden: de ondertekening van bij-akten alsook iedere andere beslissing of ieder ander akkoord dat een afwijking impliceert van de 27

28 essentiële bepalingen en voorwaarden van de opdracht. De aanbestedende overheid wordt voor dergelijke beslissingen vertegenwoordigd zoals bepaald in punt De aanbestedende overheid. Voor elke opdracht die wordt gesloten op basis van de raamovereenkomst, wordt de leidend ambtenaar vermeld in de uitnodiging om offerte in te dienen, of in de betekening van het sluiten van de opdracht. Eenmaal de opdracht afgesloten is, is de leidend ambtenaar de voornaamste gesprekspartner van de dienstverlener tijdens de uitvoering van de opdracht. Alle briefwisseling en alle vragen omtrent de uitvoering van de opdracht worden aan hem gericht. De leidend ambtenaar heeft volledige bevoegdheid om de opdracht op te volgen, met inbegrip van het geven van dienstorders, het opstellen van verslagen en stand van zaken, de goedkeuring van diensten, voortgangsstaten en afrekeningen. Hij/zij kan alle wijzigingen aan de opdracht bevelen die over het voorwerp van de opdracht gaan en binnen de beperkingen van de opdracht blijven. Maken echter geen deel uit van zijn of haar bevoegdheden: de ondertekening van bij-akten alsook iedere andere beslissing of ieder ander akkoord dat een afwijking impliceert van de essentiële bepalingen en voorwaarden van de opdracht. De aanbestedende overheid wordt voor dergelijke beslissingen vertegenwoordigd zoals bepaald in punt De aanbestedende overheid Onderaannemers (art. 12 tot 15) De opdrachtnemer blijft aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid erkent geen contractuele band met derden. In elk geval blijft alleen de opdrachtnemer, wat de uitvoering van de opdracht betreft, aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid. De dienstverlener verbindt zich ertoe om de opdracht te laten uitvoeren door de experts die hij voorstelt in de initiële offerte van de initiële procedure om de raamovereenkomst af te sluiten. Deze experten mogen worden vervangen volgens de voorwaarden en modaliteiten bepaald in de herzieningsclausule bedoeld onder punt Herzieningsclausule: vervanging van de expert Vertrouwelijkheid (art. 18) De dienstverlener en zijn medewerkers hebben een verplichting tot terughoudendheid over de informatie waarvan zij kennis hebben tijdens de uitvoering van deze opdracht. Die informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever worden meegedeeld aan derden. De dienstverlener mag wel de opdracht als referentie vermelden op voorwaarde dat hij de staat ervan (bv. 'in uitvoering') eerlijk vermeldt en in zoverre de aanbestedende overheid die toestemming niet heeft ingetrokken omwille van een slechte uitvoering van de opdracht Intellectuele rechten (art. 19 tot 23) De aanbestedende overheid verkrijgt de intellectuele eigendomsrechten die ontstaan, ontwikkeld of gebruikt worden bij de uitvoering van de opdrachten die zijn gebaseerd op de raamovereenkomst Borgtocht (art. 25 tot 33) 28

29 De borgtocht wordt per gesloten opdracht gesteld volgend onderstaande modaliteiten. De borgtocht wordt vastgesteld op 5 % van het totaalbedrag - excl. btw, van de opdracht. Het aldus verkregen bedrag wordt afgerond naar het hoger tiental in euro. Er wordt geen borgtocht gevraagd als de uitvoeringstermijn van de afgesloten opdracht de 45 kalenderdagen niet overschrijdt of als het bedrag ervan lager ligt dan euro. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens gesteld worden via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De opdrachtnemer moet binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht het bewijs leveren dat hij of een derde de borgstelling op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1 Wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de bankrekening van de Deposito- en Consignatiekas (meer info op volgende link ) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 Wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3 Wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 Wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Het bewijs wordt geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid van, naargelang het geval: 1) Hetzij de kennisgeving van borgtocht van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2) Hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3) Hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4) Hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5) Hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornamen en 29

30 het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding 'geldschieter' of 'gemachtigde', naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hierboven bedoeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van de borgstelling moet naar het adres gestuurd worden dat in de kennisgeving van de gunning van de opdracht zal worden vermeld. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de definitieve oplevering geldt als verzoek om het volledige bedrag van de borgtocht vrij te geven Conforme uitvoering (art. 34) De werken, leveringen en diensten dienen in alle opzichten overeen te stemmen met de opdrachtdocumenten. Zelfs bij ontstentenis van technische specificaties in de opdrachtdocumenten, voldoen ze op alle punten aan de regels van de kunst Wijzigingen van de opdracht (art. 37 tot 38/19) Vervanging van de opdrachtnemer (art. 38/3) Voor zover hij voldoet aan de selectiecriteria en niet valt onder de uitsluitingscriteria uit dit document, mag een nieuwe opdrachtnemer de opdrachtnemer met wie de initiële opdracht werd gesloten vervangen in andere gevallen dat deze voorzien in art. 38/3 van de AUR. De opdrachtnemer dient zijn aanvraag zo snel mogelijk in per aangetekende brief en preciseert de redenen van deze vervanging. Daarbij levert hij een gedetailleerde inventaris van de staat van de reeds uitgevoerde diensten, de gegevens van de nieuwe opdrachtnemer, en de documenten en certificaten waartoe de aanbestedende overheid geen gratis toegang heeft. De vervanging moet het voorwerp uitmaken van een gedateerd en door de drie partijen ondertekend aanhangsel. De initiële opdrachtnemer blijft verantwoordelijk tegenover de aanbestedende overheid voor de uitvoering van het overblijvende deel van de opdracht Prijsherziening (art. 38/7) Geen prijsherziening van toepassing Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder tijdens de uitvoering (art. 38/12) De aanbesteder kan zich het recht voorbehouden de uitvoering van de opdracht gedurende een bepaalde periode te schorsen, met name omdat de opdracht naar zijn oordeel op dat ogenblik niet zonder bezwaar kan worden uitgevoerd. In voorkomend geval wordt de uitvoeringstermijn verlengd met de door de schorsing veroorzaakte vertraging, op voorwaarde dat de contractuele termijn niet verstreken is. Wanneer deze termijn verstreken is, kan een teruggave van de boete voor vertraging in de uitvoering worden toegestaan. Wanneer de prestaties worden geschorst op grond van deze clausule, dient de opdrachtnemer op zijn kosten alle nodige voorzorgsmaatregelen te treffen teneinde de reeds uitgevoerde prestaties en materialen te vrijwaren tegen mogelijke beschadigingen door ongunstige weersomstandigheden, diefstal of andere daden met kwaadwillig opzet. 30

31 De opdrachtnemer heeft recht op schadevergoeding voor de schorsingen op bevel van de aanbesteder wanneer: - de schorsing in totaal één twintigste van de uitvoeringstermijn en minstens tien werkdagen of vijftien kalenderdagen overschrijdt, naargelang de uitvoeringstermijn uitgedrukt is in werk- of kalenderdagen; - de schorsing niet het gevolg is van ongunstige weersomstandigheden; - de schorsing plaats vindt binnen de uitvoeringstermijn van de opdracht. Binnen de dertig dagen vanaf wanneer de feiten zich hebben voorgedaan of vanaf de datum waarop de opdrachtnemer of de aanbestedende overheid er normaal gezien kennis van moest hebben, geeft de opdrachtnemer de feiten of de omstandigheden bondig aan bij de aanbestedende overheid en beschrijft precies welke impact deze hebben op het verloop en de kosten van de opdracht Herzieningsclausule: vervanging van een expert Een deelnemer die partij is van de raamovereenkomst kan de vervanging van een expert voorstellen waarbij hij volgende voorwaarden en modaliteiten in acht neemt. De deelnemer dient bij de leidend ambtenaar van de raamovereenkomst het volgende in: alle documenten gevraagd voor de selectie en evaluatie van een expert (selectie- en gunningscriteria) en de toestemming van de expert om voor deze opdracht (dit perceel) exclusief diensten te verrichten voor rekening van de betrokken deelnemer. De voorgedragen expert: 1) moet beantwoorden aan de minimumvereisten van het 1e selectiecriterium van het betrokken perceel; 2) moet beantwoorden aan de minimumvereisten van het 2e gunningscriterium; 3) mag niet de expert zijn die door een andere deelnemer, die partij is van de raamovereenkomst van het betreffende perceel, werd voorgesteld. Bovendien moet de expert even hoge scores halen als de vervangen expert, voor elk subcriterium van het gunningscriterium 2 of een totaalcijfer voor criterium 2 dat gelijk is aan de eindscore van de initiële offerte. Als de nieuw voorgedragen expert bovenstaande voorwaarden niet vervult, dan heeft de deelnemer die partij is van de raamovereenkomst de mogelijkheid om de initiële expert aan te houden. Als de nieuw voorgedragen expert bovenstaande voorwaarden wel vervult, dan vervangt hij of zij definitief de niet-beschikbare expert in de pool van experts. Een deelnemer mag maximaal twee keer vragen om een expert van de pool te vervangen tijdens de duur van de raamovereenkomst. Als een deelnemer geen experts meer overhoudt om een perceel uit te voeren, dan wordt de raamovereenkomst voor dat perceel opgezegd met de deelnemer Herzieningsclausule: uitsluiting van een expert Indien bij de uitvoering van een opdracht de deelnemer, opdrachtnemer van deze opdracht het voorwerp uitmaakt van een ambtshalve maatregel, dan behoudt de aanbesteder zich het recht voor om de expert die instaat voor de uitvoering van de opdracht uit te sluiten van de pool tot het einde van de geldigheidsdatum van de raamovereenkomst. 31

32 Deze expert mag niet voorgedragen worden als vervanger door een andere deelnemer die partij is van de raamovereenkomst, en ook niet voorgesteld worden als expert bij een procedure met nieuwe oproep tot mededinging. De deelnemer van wie een expert werd uitgesloten van de raamovereenkomst ingevolge een ambtshalve maatregel, mag niet voorstellen om deze expert te vervangen Voorafgaande keuring (art ) De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de dienstverlener op eender welk moment van de opdracht een activiteitenverslag te vragen (gehouden vergaderingen, ontmoete personen, bezochte instellingen, overzicht resultaten, problemen die zich gesteld hebben en onopgeloste problemen, afwijking ten opzichte van de planning en afwijkingen ten opzichte van de referentietermen, enz.) Uitvoeringsmodaliteiten (art. 146 e.v.) Termijnen en clausules (art. 147) De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn vastgelegd in de referentietermen van elke uit te voeren prestatie (opdracht gebaseerd op de raamovereenkomst) Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten (art. 149) De diensten worden uitgevoerd op volgend adres: De landen waar de Belgische samenwerking actief is in naam van de Belgische staat of elk ander land waar de interventie van Enabel wordt gevraagd door ander donoren. Het domicilie of het land waar de expert woont. De hoofdzetel van Enabel in Brussel Nazicht van de diensten (art. 150) De diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken worden aan controles onderworpen teneinde vast te stellen of zij beantwoorden aan de voorschriften van de opdrachtdocumenten. De opdrachtnemer is verplicht diensten die niet-conform zijn uitgevoerd, over te doen. Zie ook punt Gebrekkige uitvoering en Oplevering van de uitgevoerde diensten Aansprakelijkheid van de dienstverlener (art ) De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de geleverde diensten voorkomen. Bovendien vrijwaart de dienstverlener de aanbestedende overheid tegen schadeloosstelling die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de diensten of in gebreke blijven Middelen van optreden van de aanbestedende overheid (art en ) De ontoereikendheid van de dienstverlener wordt niet enkel beoordeeld op basis van de diensten zelf maar ook op basis van het geheel van zijn verplichtingen. 32

33 Om elk risico van partijdigheid of samenspanning te vermijden in de opvolging en controle van de uitvoering van de opdracht, is het de dienstverlener strikt verboden om rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken, maaltijden of een ander materieel of immaterieel voordeel, ongeacht de waarde ervan, aan te bieden aan de aangestelden van de aanbestedende overheid, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de opvolging en/of controle van de uitvoering van de opdracht, ongeacht hun hiërarchische rang. In geval van overtreding kan de aanbestedende overheid de dienstverlener per overtreding een forfaitaire boete opleggen die kan oplopen tot het drievoudige van de som van de (geschatte) waarden van het voordeel aangeboden aan de aangestelde en van het voordeel dat de inschrijver hoopte te bekomen door het voordeel aan de aangestelde aan te bieden. De aanbestedende overheid zal soeverein oordelen over de toepassing van die boete en van het bedrag. Die clausule doet geen afbreuk aan de eventuele toepassing van andere ambtshalve maatregelen die voorzien zijn in de AUR, meer bepaald de eenzijdige opzegging van de opdracht en/of de uitsluiting van de opdrachten van de aanbestedende overheid voor een bepaalde duur Gebrekkige uitvoering (art. 44) 1 De opdrachtnemer wordt voor de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn: 1) wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten; 2) ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid; 3) Wanneer hij de geldig gegeven schriftelijke bevelen van de aanbestedende overheid niet naleeft; 2 Al de tekortkomingen op de bepalingen van de opdracht, daarin begrepen het nietnaleven van de bevelen van de aanbestedende overheid, worden in een proces-verbaal vastgesteld, waarvan onmiddellijk bij ter post aangetekende brief een afschrift aan de opdrachtnemer wordt verzonden of op elektronische wijze waarmee het mogelijk is de verzenddatum met zekerheid vast te stellen. De opdrachtnemer dient zonder verwijl zijn tekortkomingen te herstellen. Hij kan zijn verweermiddelen meedelen per aangetekend schrijven of op elektronische wijze waarmee het mogelijk is de verzenddatum met zekerheid vast te stellen. Het verweer wordt verstuurd binnen de vijftien kalenderdagen die volgen op de dag, bepaald door de postdatum, van de verzending van het proces-verbaal. Zijn stilzwijgen na die termijn geldt als een erkenning van de vastgestelde feiten. 3. Wanneer in hoofde van de opdrachtnemer tekortkomingen worden vastgesteld, stelt hij zich bloot aan sancties door toepassing van één of meer van de maatregelen bepaald in de artikelen 45 tot 49, 154 en Vertragingsboetes (art ) De vertragingsboetes zijn onafhankelijk van de in artikel 45 bedoelde straffen. Ze zijn eisbaar zonder ingebrekestelling door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn zonder opstelling van een proces-verbaal en worden van rechtswege toegepast voor het totaal aantal dagen vertraging. 33

34 Onverminderd de toepassing van de vertragingsboetes, vrijwaart de opdrachtnemer de aanbestedende overheid in voorkomend geval tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de opdracht Ambtshalve maatregelen (art ) 1. Wanneer de opdrachtnemer, na het verstrijken van de in artikel 44, 2, gestelde termijn om zijn verweermiddelen te doen gelden, inactief is gebleven of middelen heeft aangevoerd die door de aanbestedende overheid als niet gerechtvaardigd worden beoordeeld, kan deze laatste de ambtshalve maatregelen vermeld in paragraaf 2 treffen. De aanbestedende overheid mag de ambtshalve maatregelen nochtans treffen zonder het verstrijken van de termijn bedoeld in artikel 44, 2, af te wachten wanneer de opdrachtnemer op voorhand expliciet de vastgestelde tekortkomingen heeft toegegeven. 2. De ambtshalve maatregelen zijn: 1) de eenzijdige opzegging van de opdracht. In welk geval de aanbestedende overheid van rechtswege het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding verwerft of bij gebrek aan borgstelling een equivalent bedrag. Deze maatregel sluit de toepassing uit van iedere vertragingsboete op het deel waarop de verbreking slaat; 2) de uitvoering in eigen beheer van het geheel of van een deel van de niet-uitgevoerde opdracht; 3) het sluiten van één of meerdere opdrachten voor rekening met één of meerdere derden voor het geheel of een deel van de nog uit te voeren opdracht. De maatregelen onder het eerste lid, 2 en 3, worden getroffen op kosten en risico van de in gebreke gebleven opdrachtnemer. Nochtans vallen de vertragingsboetes en straffen die bij de uitvoering van een opdracht voor rekening worden toegepast, ten laste van de nieuwe opdrachtnemer Oplevering van de uitgevoerde diensten (art en 156) De diensten worden tijdens hun uitvoering van nabij opgevolgd door de leidend ambtenaar. De prestaties worden slechts opgeleverd nadat de controles, de keuringen en de voorgeschreven proeven voldoening schenken. Er wordt een oplevering voorzien na de uitvoering van de prestaties die het voorwerp van eenzelfde opdracht uitmaken (al dan niet gegund met beroep op mededinging). De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. Deze termijn gaat in voor zover de aanbestedende overheid tegelijk in het bezit is gesteld van de lijst van gepresteerde diensten of van de factuur. Bij het verstrijken van de termijn van dertig dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om per aangetekend schrijven of op elektronische wijze waarmee het mogelijk is de verzenddatum met zekerheid vast te stellen de leidend ambtenaar hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de 34

35 dertig dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. De hierboven bedoelde oplevering is definitief Facturering en betaling van de diensten (art. 66 tot ) De betaalmodaliteiten worden in detail beschreven in de documenten van elke opdracht die gebaseerd is op de raamovereenkomst. In functie van de complexiteit en de uitvoeringsduur van de opdracht kunnen de modaliteiten een betaling in mindering (schijf) voorzien. Voor elke opdracht gebaseerd op een raamovereenkomst stuurt de opdrachtnemer de facturen (in één exemplaar) naar de leidend ambtenaar die werd aangesteld voor de opdracht waarvoor betaling wordt gevraagd en van wie het adres is vermeld in de kennisgevingsbrief. Enkel de correct uitgevoerde diensten kunnen gefactureerd worden. De betaling van het verschuldigde bedrag aan de dienstverlener vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het einde van de verificaties. En voor zover de aanbestedende overheid tegelijk in het bezit is van de regelmatig opgestelde factuur en van eventueel andere geëiste documenten. Wanneer de opdrachtdocumenten niet voorzien in een afzonderlijke schuldvordering, geldt de factuur als schuldvordering. De factuur moet opgemaakt zijn in EURO. De dienstverlener kan geen voorschot vragen. De betaling wordt uitgevoerd na oplevering en goedkeuring van de prestaties zoals omschreven in de bestelbon Rechtsvorderingen (art. 73 van het KB van 14 januari 2013) Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van de raamovereenkomsten of de opdrachten die erop zijn gebaseerd worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is Frans of Nederlands. De aanbestedende overheid is in geen geval verantwoordelijk voor de schade veroorzaakt aan personen of goederen die het rechtstreeks of onrechtstreeks gevolg zijn van de activiteiten nodig voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband. Bij een geschil, d.w.z. rechtsgeding, moet de briefwisseling (ook) verstuurd worden naar het volgende adres: Enabel, Belgisch ontwikkelingsagentschap Juridische cel van de dienst Logistiek en Aankopen (L&A) T.a.v. mevrouw Inge Janssens Hoogstraat Brussel België 35

36 2 Deel 2: Referentietermen 2.1 Context Enabel Enabel voert voor rekening van de Belgische staat en andere donoren ontwikkelingsinterventies uit of coördineert deze, en werkt daarvoor samen met lokale actoren. De sectoren waarin Enabel actief is, zijn onder andere: landbouw en plattelandsontwikkeling; gezondheidszorg; onderwijs; opleiding en tewerkstelling; goed bestuur en infrastructuur. Die sectoren werden bij wet bepaald voor de Belgische gouvernementele samenwerking met de partnerlanden. Andere belangrijke thema s die als een rode draad door onze interventies lopen, zijn: ondernemerschap (Private Sector Development); digitalisering; gender; seksuele en reproductieve gezondheid en rechten (SRGR); vrede en veiligheid; migratie en klimaat/milieu. Capaciteitsversterking, institutionele ondersteuning en de mensenrechtenbenadering zijn belangrijke elementen van de Belgische ontwikkelingssamenwerking Experience capitalisation als methodologie Enabel wil een lerende organisatie zijn waar voortdurende reflectie en continu leren leiden naar betere performantie en resultaten. Een van de methodologieën die kunnen worden gebruikt om kennis gebaseerd op ervaringen te creëren, te documenteren en te delen, is 'experience capitalisation' (FR: capitalisation des expériences; ESP: sistematización). Deze methodologie maakt de collectieve ervaring van de verschillende belanghebbenden tijdens een interventie meer expliciet. Dat doet ze door de ervaring om te zetten in kennis en lessons learned, door de lessen te documenteren en ze daarna te verspreiden binnen en/of buiten de organisatie Experience capitalisation bij Enabel Experience capitalisation kan de lopende interventies van Enabel verbeteren, kan de beleidslijnen en strategieën van de organisatie op verschillende vlakken inspireren en beïnvloeden en kan ook worden ingezet om de visibiliteit en de positionering van Enabel te verbeteren. De capitalisation kan focussen op inhoud (specifieke thema s) en/of methodologische benaderingen en instrumenten. De scope kan succesverhalen bevatten, maar ook ervaringen met een duidelijk knelpunt of die vatbaar zijn voor verbetering. De trajecten kunnen gestart worden vanuit een interventie of vanuit het hoofdkantoor op een meer strategisch vlak (bijvoorbeeld sectoroverschrijdende of landoverschrijdende capitalisation ). Als methodologie heeft experience capitalisation een sterk aspect van capaciteitsversterking. Op die manier kan de collaboratieve denkoefening en kennisopbouw gebruikt worden als instrument om onze medewerkers en partners te versterken. Participatie en de actieve betrokkenheid van de medewerkers van Enabel en de verschillende belanghebbenden tijdens het capitalisation process zijn hierbij van essentieel belang. Enabel bepaalt volgende stappen in het capitalisation process : 1) Voorbereiding en planning; 2) Informatie verzamelen (kwantitatief en/of kwalitatief); 3) Analyse en kennisopbouw; 36

37 4) Documentatie van de lessons learned in één of meerdere geschreven producten (ook gekend als het capitalisation product ); 5) Delen van het capitalisation product (verspreiding) met verschillende belanghebbenden. Wij lanceren deze raamovereenkomst om de medewerkers en de projecten van Enabel te ondersteunen wanneer ze snel en met zo weinig mogelijk administratieve formaliteiten externe actoren willen contracteren. Deze raamovereenkomst zal zorgen voor een pool van facilitators die de realisatie van verschillende capitalisation products voor verschillende interventies kunnen begeleiden. De werktalen in onze partnerlanden zijn Frans (de meeste landen) en Engels. 2.2 Diensten binnen de raamovereenkomst A. Specifieke capitalisation -opdrachten faciliteren De belangrijkste dienstverlening voor deze overeenkomst bestaat uit het begeleiden van de eerste vier stappen van het capitalisation process (zie hoger) tijdens specifieke opdrachten. Enabel zal zelf instaan voor stap vijf van het proces, namelijk de verspreiding van het/de capitalisation product(s). Enabel zal specifieke Referentietermen aanleveren voor elke capitalisation -opdracht tijdens de duur van de raamovereenkomst. Die referentietermen vermelden onder andere de timing, de plaats en het thema van de opdracht. (Meer informatie over de specifieke Referentietermen: zie hieronder). Dan selecteert de dienstverlener op basis van de beschikbaarheid een specifieke expert (hierna facilitator genoemd) uit de goedgekeurde pool van experts. Indien nodig kan Enabel een plaatselijke tolk voorzien voor een verschillende lokale taal. De belangrijkste verantwoordelijkheden en activiteiten van de facilitator zijn de volgende: Stap 1 Voorbereiding en planning Eens de dienstverlener de Referentietermen voor een specifieke opdracht heeft aanvaard, zal de aangestelde specifieke facilitator de capitalisation voorbereiden en plannen (in samenwerking met het Enabel-team) door: (1) De belangrijkste leervragen te identificeren of te verfijnen (in verband met de thema s of met de Theory of Change); (2) De voornaamste documenten van de interventie die worden vermeld in de specifieke Referentietermen te bestuderen; (3) De opdracht meer in detail te plannen en voor te bereiden (verfijnen van de deliverables, methodologieën en technieken voor de werksessies die de facilitator zal organiseren tijdens stap 2, 3 en 4); en door de nodige materialen te ontwikkelen om deze te faciliteren (bijvoorbeeld het programma van de workshops, presentaties, worksheets, enz.). Stap 2 Informatie verzamelen; Stap 3 Analyse en kennisopbouw; en Stap 4 Documenteren van de lessons learned in het capitalisation product Stap 2 en 3 kunnen op verschillende manieren georganiseerd worden, naargelang de specifieke opdracht. Er moet echter minstens 1 participatieve werksessie plaatsvinden (zoals een workshop of een discussieforum) met de verschillende belanghebbenden. Ook voor stap 4 is een participatieve aanpak aanbevolen waarbij het lokale team van de interventie en de relevante belanghebbenden zijn betrokken. Dit kan onder de vorm van een schrijfatelier met de bedoeling om het capitalisation product samen te schrijven. De exacte benadering zal worden bepaald in de specifieke Referentietermen en in het activiteitenvoorstel 37

38 van de facilitator in stap 1. Deze lokale werksessies worden indien nodig aangevuld met digitale bijeenkomsten of bureauwerk. Voor stap 2, 3 en 4 zal de facilitator verantwoordelijk zijn om: (1) De werksessies met het lokale team en de verschillende belanghebbenden (gebaseerd op de voorbereiding tijdens stap 1) te leiden en te faciliteren. (2) De realisatie van de verwachte deliverables voor elke sessie te leiden en toezicht te houden op de algemene vooruitgang richting het leveren van het capitalisation product en de aanpak bij te stellen waar nodig. (3) Het definitieve (geschreven) capitalisation product te leveren (gebaseerd op de output van de verschillende werksessies) en in lijn met de doelstellingen en het doelpubliek dat werd beschreven in de Referentietermen van de specifieke opdracht. Het capitalisation product zal rekening houden met de bedrijfsidentiteit van Enabel en zal de regels van de intellectuele eigendom naleven. Het zal waar mogelijk gebaseerd zijn op de bestaande templates (zoals een Technische Nota, een Reflectienota of een Beleidsnota). Het capitalisation product zal klaar zijn voor verspreiding. Dit betekent dat de dienstverlener verantwoordelijk is voor een taalrevisie (en dat hij de tekst waar nodig bewerkt of herschrijft). De dienstverlener is niet verantwoordelijk voor: De logistieke organisatie van de werksessies. Het lokale team van Enabel neemt bepaalde taken op zich zoals: vergaderzalen reserveren en deelnemers uitnodigen voor de bijeenkomsten/ workshops. Stap 5 van het capitalisation process, namelijk het delen of de verspreiding van het definitieve capitalisation product onder de verschillende belanghebbenden. Dat is de verantwoordelijkheid van Enabel. B. Opleiding en capaciteitsversterking rond experience capitalisation Als een tweede soort dienstverlening kan aan de dienstverlener gevraagd worden om opleidingen en activiteiten voor capaciteitsversterking te verstrekken aan de medewerkers of de partners van Enabel, over de benadering van experience capitalisation. Wij schatten dat dit soort opdrachten minder dan 10 % van het werkvolume zullen uitmaken. Als het om een aparte activiteit gaat, zullen specifieke Referentietermen worden opgesteld. Als deze dienstverlening bij een specifieke capitalisation -opdracht voor een interventie hoort, zoals hierboven vermeld in punt A, dan kan ze worden opgenomen in dezelfde Referentietermen. Zo kan een interventie beslissen om het capitalisation process te beginnen met een specifieke opleiding voor iedereen die zal betrokken zijn bij het proces (over de doelstellingen van capitalisation en de verschillende stappen). Of een interventie kan de dienstverlener vragen om een afzonderlijke workshop te plannen om kwalitatieve capitalisation -vragen uit te werken. De werktaal voor opleidingen en capaciteitsversterking is Frans of Engels, zoals aangeduid in de Referentietermen. Indien nodig kan Enabel een plaatselijke tolk voorzien voor een verschillende lokale taal. 2.3 Specifieke opdrachten uitvoeren Enabel zal een bestelbon opmaken met specifieke Referentietermen voor elke specifieke opdracht. De Referentietermen bevatten een beschrijving van: Het land en de interventie; 38

39 De context; De doelstellingen en het doelpubliek; De voorgestelde activiteiten (op hoog niveau) en de verwachte deliverables; De verschillende rollen van de verschillende leden van het capitalisation team (de rol van facilitator toegewezen door de dienstverlener, het lokale Enabel-team en Enabelexperts indien relevant en de lokale partner of partners) De periode en de werklast van de specifieke opdracht (inclusief de tijd die nodig is voor de voorbereiding, de opdracht zelf en de rapportering); De werktaal (voor de sessies en het capitalisation product ); Belangrijke projectdocumenten die de facilitator nodig heeft voor de voorbereiding. De bestelbon vermeldt het aantal werkdagen dat mag worden gefactureerd. Ter indicatie: de opdrachten op het terrein zullen korter zijn dan 14 dagen. De dienstverlener geeft de leidend ambtenaar van Enabel een antwoord binnen de 15 kalenderdagen volgend op de verzenddatum van de bestelbon. Dat doet hij door de opdracht meteen te aanvaarden, of door een formele aanvraag voor bijkomende informatie (met duidelijke opgave van de onderwerpen die verduidelijking vragen) indien de bestelbon met Referentietermen onduidelijk is. De Referentietermen kunnen enkel verduidelijkt worden, er wordt in geen geval over onderhandeld. Het antwoord of de finale offerte van de dienstverlener bevat de naam van de toegewezen expert(s) (uit de goedgekeurde pool van experts); de bevestiging van de activiteiten die zullen worden ondernomen en de finale prijsofferte (volgens de bepalingen van de raamovereenkomst. Die laatste is inclusief het maximale bedrag voor de internationale reiskosten die Enabel terugbetaalt op vertoon van bewijsstukken (zie punt Elementen die inbegrepen zijn in de prijs (Art. 67) ), De dienstverlener stelt een facilitator aan uit de pool, gebaseerd op de vereisten in de Referentietermen (zoals beschikbaarheid). Zie ook punt en voor meer informatie. Elk jaar zal Enabel een indicatieve jaarplanning geven. 39

40 2.4 Plaats van dienstverlening De plaats waar de opdracht dient te worden uitgevoerd, wordt bepaald in de Referentietermen voor elke specifieke opdracht. De dienstverlening zal plaatsvinden ofwel in een van de partnerlanden van de Belgische gouvernementele samenwerking of van een derde opdrachtgever, ofwel in Brussel (hoofdkantoor van Enabel) of op het hoofdkwartier van de dienstverlener. Volgens de raming zullen de diensten als volgt verleend worden: 7/10 in een van onze eigen partnerlanden of in de partnerlanden van de derde opdrachtgever; 2/10 op het hoofdkantoor van de dienstverlener (om de opdrachten voor te bereiden) 1/10 op het hoofdkantoor van Enabel (Hoogstraat Brussel) Ter indicatie volgt hierna een opsomming van de huidige partnerlanden van de Belgische gouvernementele samenwerking: Marokko; de Palestijnse Gebieden; Guinee; Burkina Faso; Mali, Benin, Niger, Senegal, DR Congo, Burundi, Rwanda; Oeganda, Tanzania, Mozambique. 2.5 Hoeveelheden De indicatieve hoeveelheid vereiste expertise wordt geraamd op 160 werkdagen per jaar (met een raming van 8 opdrachten met een gemiddelde van 20 werkdagen per opdracht in totaal) (zie Hoeveelheden). 40