Notulen Bondsraadvergadering NADB

Transcriptie

1 Notulen Bondsraadvergadering NADB Datum: Zondag 28 juni 2015 Tijdstip: uur uur Locatie: Bed & Breakfast Borneman Buitenhof (Koppeldijk 5, 3992 LR Houten) Aanwezige bondsraadleden: Peter Abbink, Chantal Bogaart, Michaël van den Boom, Willem Broekstra, Gerben Dokman, Anthony van Egmond, Robert Hoefnagel, Nicole de Jong, Jeroen Keiren, David Kramer, Maureen Lubbers, Bas Niezing, Roland Reget, Paul Reijn, Marc Valkier, Ronald de Vos. Aanwezige adviserende leden van de Bondsraad: Bernadette Kester (voorzitter), Jeffrey van Meerkerk (vicevoorzitter), Arno Faassen (waarnemend secretaris), Hannie van der Geest (bestuurslid), Niek Burg (kascommissie), Mariana Bendanon, Désirée Smits, Marcel Vos (reglementscommissie) Overige aanwezigen: Kandidaat lid reglementscommissie: Jolanda van de Westenengen. Vanuit de atletencommissie: Martijn Habraken, Jan Willem Mostert Vanuit de topsportcommissie: Michèle Lak. Vanuit de communicatiecommissie: Patricia Groenwegen, Geraldine Voost. Vertrouwenscontactpersoon: Phien Abbink. Sportsdirector: Robert van Halder. Financiële administratie: Hans de Vlieger Afwezige bondsraadleden met kennisgeving: René Ewals, Julie Fryer, Corrie van Hugten, Marcel Keizer, Jan Sepp, Hannie Zeeman Notulist: Bianca Leijdens 1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de eerste Bondsraadvergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Het bestuur is er trots op dat het gelukt is de NADB om te vormen tot een vereniging van individuen, waarin alle leden een evenredige en democratische vertegenwoordiging hebben gekregen met als hoogste orgaan de bondsraad. Het doel van de bondsraadvergaderingen is inhoudelijk met elkaar in gesprek te gaan en samen met elkaar de NADB verder op professionele wijze uit te bouwen. Mededelingen: Op 22 mei jl. is de voorzitter van de Salsabond, Leo Martina overleden. Leo Martina was een gewaardeerde relatie van de NADB en wilde graag meebouwen aan de Dansfederatie. Ter nagedachtenis wordt er een minuut stilte gehouden. Voorafgaand aan de vergadering is er een aantal afmeldingen ontvangen. De afwezigen hebben aangegeven het te betreuren niet aanwezig te kunnen zijn. 1

2 2. Vaststellen agenda De agenda wordt conform concept vastgesteld. De nieuwe werkwijze en samenstelling van de bondsraadvergadering wordt besproken. Voor de bondsraad zijn 22 bondsraadleden benoemd. Het bestuur heeft, net als de reglementscommissie en de kascommissie, een adviserende rol naar de Bondsraad. Zij hebben spreekrecht, maar de bondsraadleden nemen de besluiten; het bestuur kan hen hierin alleen adviseren. Voor stemmingen tijdens de vergadering geldt de quorumregel. Dit betekent dat tenminste de meerderheid van het aantal aanwezige leden voor moet stemmen voordat een definitief besluit genomen kan worden. Een schriftelijke stem/inbreng voorafgaand aan de vergadering is hierin niet geldig. Bij eventuele statutenwijzigingen dient 2/3 van de leden aanwezig te zijn voor een geldige stemmingsronde. Tijdens deze vergadering zijn 16 stemgerechtigde leden aanwezig. Dit is voldoende voor rechtsgeldige besluitvorming. 3a. Concept notulen Bondsvergadering 11 april 2015 Pagina 2: De heer Reijn merkt op dat de term stijldansen nog steeds voorkomt in stukken. Het bestuur zal hier scherp op zijn. Bij agendapunt 5: De heer Broekstra merkt op dat er nog een kleine fout in de statuten zit. In artikel 3 lid 1 staat dat de NADB geleid wordt door een bondsbestuur. Dit zou het bondsbestuur moeten zijn. Toegezegd wordt dat dit bij een volgende wijzigingsronde wordt gecorrigeerd. De heer Kramer vraagt naar hoe tijdens de vorige vergadering is omgegaan met het schrijven van VDN. Geantwoord wordt dat de hoofdlijn van die inbreng is gewisseld met de bondsvergadering. De juridische vraag over de positie van buitengewone leden is besproken met de reglementscommissie en later met de notaris. Dit heeft geen aanleiding tot wijzigingen gegeven. Toegezegd wordt dat de reglementscommissie, in aanvulling op het eerdere bericht van het bestuur, de juridische overweging nog aan VDN zal sturen. Met inachtneming van de wijziging worden de notulen vastgesteld. Complimenten en applaus voor de notulist. 3b. Toezegging aan de Bondsraad Tijdens de buitengewone bondsvergadering van 11 april 2015 is door het bestuur toegezegd dat naast de vereisten van onverenigbaarheid van functies in de Code Goed Sportbestuur een waarborg voor onpartijdigheid zal worden ingebouwd in één van de onderliggende reglementen (en dus niet in de statuten). Er wordt uitgegaan van meerdere waarborgen: - De statuten regelen dat actieve dansers geen vaste bestuursfuncties kunnen uitoefenen. - De Code Goed Sportbestuur regelt onverenigbaarheid van functies. Voorgesteld wordt om een aangepaste protocol onverenigbaarheid van functies in de najaarsvergadering ter goedkeuring aan de bondsraad voor te leggen. - Licenties zorgen voor herkenbaarheid. - Afgeschermde beslissingen uitbreiden. Voorgesteld wordt om de bevoegdheid van het aanstellen van het jurypanel voor een NK expliciet te delegeren aan het bestuurslid die topsport in de portefeuille heeft. Dit bestuurslid mag zich hierin laten adviseren door onder andere ambassadeurs en de sportsdirector. 2

3 De heer van Egmond is van mening dat bestuursleden niet alleen geen NADB-wedstrijden zouden moeten jureren, maar ook zouden moeten terugtreden als WDSF-jurylid. Het bestuur weegt andere belangen vooralsnog zwaarder. Klachten omtrent procedures kunnen schriftelijk gemeld worden aan het bestuur. Belangrijk is dat hierin een duidelijke klachtomschrijving en vraagstelling vermeld wordt. Het bestuur vergadert elke eerste dinsdag van de maand en de ingediende klachten zullen dan worden besproken. Het bestuur zal vervolgens schriftelijk een terugkoppeling geven aan de initiatiefnemer. Stemming om akkoord te gaan met het opgestelde document Toezegging aan de Bondsraad zoals dit voorafgaand aan de vergadering aan de leden is toegezonden: Tegen: 0 stemmen Voor: 15 stemmen Onthouding: 1 stem De Bondsraad gaat akkoord met de toezegging. 4. Presentatie jaarverslag en jaarrekening 2014 De voorzitter geeft een korte weergave van het jaarverslag welke bij de stukken was bijgevoegd. 1. Algemene terugblik 2014: In 2014 zijn er solide stappen gezet in de verdere ontwikkeling van de NADB. Bovendien zijn de commissies beter bemenst en actief aan het werk. Helaas is het ledenaantal stabiel gebleven. Er dient dan ook meer aandacht aan een groei besteed te worden. De NADB is in 2014 wederom gekort in haar subsidies. Dit heeft te maken met het teruglopen van de inkomsten bij het NOC*NSF vanuit de Lottogelden wat haar weerslag heeft op alle bonden. Naar verwachting zal deze daling aanhouden. Positieve ontwikkelingen betreffende de oprichting van de Nederlandse Dans Federatie: 16 partijen hebben een intentieverklaring getekend om te komen tot de oprichting van de nationale dansfederatie. De NADB heeft tevens alle Standaard/Latin bonden uitgenodigd gezamenlijk een sectie te gaan vormen in de nieuwe, nog op te richten federatie. De heer Kramer vraagt naar hoe de regio s betrokken worden bij deze ontwikkelingen. Het bestuur antwoordt continu in gesprek te zijn met regio s over de samenwerking, zowel over reguliere zaken als over de NDF bleek een roerig jaar aan de bestuurstafel. Ondanks de wisselende en kleine bezetting in 2014 kon er door de beter bemenste en actieve commissies toch heel veel werk verricht worden. Ook de ondersteuning vanuit het Bondsbureau maakt veel mogelijk en is van hoog niveau. Het bestuur is tevens de Communicatiecommissie zeer dankbaar voor al het uitstekende werk. Daarnaast komen de systemen van de NADB langzaam op orde en zal de ledenadministratie in 2015 verder worden geoptimaliseerd. 2. Top- en Wedstrijdsport De topsportcommissie heeft in 2014 een aantal wijzigingen ondergaan. De samenwerking met de bondscoördinator is op eigen verzoek stop gezet. De commissie wordt terzijde bijgestaan door de Ambassadeurs. Daarnaast onderhoudt de Topsportcommissie regelmatig contact met de Atletencommissie, de Formatiecommissie, de organisatoren en worden er bijeenkomsten met de dansers gehouden. De Topsportcommissie merkt dat de betrokkenheid van de dansers steeds groter wordt. Helaas komt de NADB niet meer in aanmerking voor een Topsportsubsidie, omdat niet aan de prestatie eisen wordt voldaan die gesteld zijn door het NOC*NSF. 3

4 In tegenstelling tot wat er in het jaarplan staat, behaalde op het WK Standaard DSV Dance Impression de 7 e plaats en Step in Time de 8 e plaats. In 2014 waren er 124 gekwalificeerde juryleden en 22 officiële scrutineers. Twee keer per jaar worden jurycongressen georganiseerd ter verbetering en ontwikkeling van het juryniveau. Deze congressen worden zeer goed bezocht. Er zal verder gewerkt worden aan de ontwikkeling van de juryleden. 3. Nederlandse Kampioenschappen Tijdens de Nederlandse Kampioenschappen in 2014 hebben meer dan dansparen in de verschillende disciplines gedanst. Het aantal bezoekers is helaas gelijk gebleven. Het is dan ook niet gelukt om de Nederlandse Kampioenschappen kosten neutraal te organiseren. Toch heeft het organiserende team een eerste slag weten te maken in het reduceren van de kosten en het verbeteren van de kwaliteit van de kampioenschappen. Ook de feedback van de dansers, bezoekers, trainers, coaches, juryleden en NADB-leden op de organisatie is ten opzichte van voorgaande jaren enorm verbeterd. Jaarrekening: In verband met het ontbreken van een penningmeester is er op dit moment geen toelichting op de jaarrekening aanwezig. Zodra een nieuwe penningmeester benoemd is, zal de toelichting worden opgesteld en, indien gewenst, tijdens de bondsraadvergadering in het najaar alsnog gegeven worden. De jaarrekening 2014 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bondsbestuur. Hans de Vlieger geeft samen met het bestuur een korte toelichting op de jaarrekening en gaat in op een aantal vragen van de bondsraad. Een aantal verschillen in 2014 ten opzichte van 2013 zijn als volgt te verklaren: Bruto omzetresultaat: in 2013 zijn trainingskampen georganiseerd welke hebben bijgedragen aan de omzet. Deze trainingskampen zijn in 2014 niet georganiseerd en ook niet opgenomen in de planning en/of begroting voor De toegangsprijzen voor de Nederlandse Kampioenschappen zijn in 2014 behoorlijk verlaagd ten opzichte van Ledenopbrengst is nagenoeg gelijk gebleven. Het verschil in de bureaukosten is te verklaren door het feit dat 2013 een half jaar betreft en 2014 een volledig jaar. Een aantal posten is niet opgenomen op de balans. Dat zijn posten die in 2014 voorzien zijn, maar pas in 2015 of later worden afgenomen (verplichting 2014, uitvoering 2015). Begroting voor 2015 is goedgekeurd tijdens de najaarsvergadering van In het najaar 2015 zal de begroting voor 2016 worden opgesteld en ter goedkeuring worden voorgelegd aan de bondsraad. 5. Verklaring kascommissie De aangeleverde stukken en documentatie zijn in orde. Vanuit de kascommissie wordt een zestal aanbevelingen gegeven. 1. Het accorderen van inkomende facturen wordt digitaal gedaan door de bestuursleden. Momenteel is het proces zo ingericht dat het niet altijd duidelijk is of een factuur geaccordeerd is. 2. Alle facturen waren aanwezig, met uitzondering van de facturen van de mobiele telefoonkosten. Echter dienen van alle geboekte kosten de facturen aanwezig te zijn. 3. De kostenpost van de accountant is hoog. 4. De vastgestelde begroting is niet goed terug te vinden, waardoor een vergelijking van de jaarrekening met de vastgestelde begroting niet haalbaar is. 5. Een aantal begrotingsposten is niet terug te vinden in de begroting, welke wel vooraf bekend had moeten zijn. 4

5 6. Momenteel is de procedure dat de eerst de kascommissie de boeken controleert en de laatste controle plaatsvindt door de accountant. De kascommissie is van mening dat dit proces omgedraaid dient te worden. Met in achtneming van de voorgestelde aanbevelingen stelt de kascommissie voor om goedkeuring te verlenen aan de jaarstukken en decharge te verlenen aan de kascommissie. 6. Goedkeuring jaarrekening 2014 Het jaarverslag wordt door de Bondsraad goedgekeurd. Tegen: 0 stemmen Voor: 16 stemmen Onthouding: 0 stemmen 7. Decharge bestuur NADB over 2014 Tegen: 0 stemmen Voor: 16 stemmen Onthouding: 0 stemmen 8. Update procedure Verspaandonk De heer Reget geeft een korte terugblik op het verloop van procedure en het dossier. Op 10 juni 2015 is door de civiele rechter een vonnis uitgesproken. In het vonnis staat onder andere dat de heer Verspaandonk is veroordeeld om een bedrag van ruim ,- aan de NADB te betalen. Verder is de heer Verspaandonk veroordeeld om een bedrag van ,- aan proceskostenveroordeling aan de NADB te betalen en ligt er beslag op het stuk grond wat openbaar zal worden geveild indien de heer Verspaandonk niet aan het vonnis zal voldoen. In 2013 is ook een strafrechtelijk proces gestart tegen Verspaandonk. Echter, daar is vanuit het OM op dit moment nog geen actie op ondernomen. De hoger beroepstermijn zal zowel voor de heer Verspaandonk als voor de NADB op 10 september 2015 eindigen. Tot op heden is er vanuit de heer Verspaandonk nog geen hoger beroep aangetekend. Op advies van de voorzitter van de reglementscommissie zal het bestuur pas na 10 september tot verkoop overgaan van het onroerend goed waarop zij beslag heeft laten leggen. De opbrengst hiervan moet eventueel worden gedeeld met de NBD indien ook zij de civiele procedure tegen de heer Verspaandonk wint. 9. Benoeming bestuursleden NADB Projectbestuurslid Sportparticipatie: Na de recente statutenwijzigingen is het mogelijk voor dansers om zich kandidaat te stellen in de functie van projectbestuurslid voor een periode van 1 jaar. Het bestuur draagt Marcel Vos voor als projectbestuurslid met als specifieke projectmatige taak het opzetten van het sportparticipatiebeleid. Zijn plannen voor het jaar 2016 worden in het activiteitenplan verder uitgewerkt en in de najaarsvergadering toegelicht. Marcel Vos stelt zichzelf voor en onder applaus van de Bondsraadleden wordt hij benoemd tot projectbestuurslid. Penningmeester: Het bestuur draagt Niek Burg voor als penningmeester. De benoeming is conform de Code Goed Sportbestuur voor de resterende duur van de termijn van de vorige penningmeester Annette Houwaart-Nonhof. Volgens het opgestelde rooster is dit nog 1 jaar. Niek Burg stelt zichzelf voor en onder applaus van de Bondsraadleden wordt de heer Burg benoemd tot penningmeester. 5

6 Secretaris: Arno Faassen maakt sinds mei 2014 deel van uit van het bondsbestuur en heeft sinds het vertrek van Yvonne Yan tijdelijk de honneurs waargenomen als secretaris. De benoeming in functie is conform de Code Goed Sport voor de resterende duur van de termijn van vorige secretaris, Yvonne Yan. Volgens het opgestelde rooster is dit nog 2 jaar. Onder applaus van de Bondsraadleden wordt Arno Faassen benoemd tot secretaris. Projectbestuurslid Koepelvorming (Nederlandse Dansfederatie): Het bestuur draagt Bernadette Kester voor als projectbestuurslid. Bernadette Kester geeft een opsomming van de zaken die de afgelopen 3 jaar onder haar voorzitterschap zijn gerealiseerd. Daarna licht zij toe waarom zij zich nu wil inzetten als projectbestuurslid met als specifieke projectmatige taak de vorming van de Nederlandse Dansfederatie. Onder groot applaus wordt mevrouw Kester bedankt voor haar inzet en benoemd tot projectbestuurslid. Voorzitter: Het bestuur draagt Jeffrey van Meerkerk voor als voorzitter. Jeffrey vervult sinds drie jaar de functie van vicevoorzitter. De benoeming zal voor een periode van drie jaar zijn. Hij zal in deze periode geen uitnodigingen tot jureren van reguliere NADB-wedstrijden accepteren. Het bestuur acht het jureren van regionale wedstrijden en WDSF-events wel verenigbaar met de functie als voorzitter. In het kader van deze gestelde verenigbaarheid vraagt de Bondsraad om een stemming. Met één stem tegen wordt de heer van Meerkerk tot voorzitter van de NADB benoemd. Bestuurslid Hannie van der Geest bedankt namens haar medebestuursleden de afgetreden voorzitter voor haar inzet voor de NADB de afgelopen 3 jaar. Er is veel bereikt onder niet altijd makkelijke omstandigheden. Alle nieuwe bestuursleden worden hartelijk bedankt voor hun kandidaatstelling en succes gewenst binnen hun nieuwe functie. Er heerst enige onduidelijkheid ten aanzien van het opgestelde schema over de bestuurstermijnen. Toegezegd wordt dat de rollen en taken toegevoegd worden aan het rooster van aan-en aftreden om een beter inzicht te krijgen over de zittingstermijn van een bestuurslid. Een bestuurslid kan maximaal 2 keer worden herbenoemd. De duur en rol van het bestuurslid speelt hierbij geen rol. De positie van projectbestuurslid kan tevens ingevuld worden door dansers, dit in tegenstelling tot de overige bestuursfuncties. Eventuele voorstellen kunnen ingediend worden aan de Bondsraad. 10. Benoeming reglementscommissie Mariana Bendanon, Désirée Smits en Onno Butter stellen zich opnieuw beschikbaar als lid van de commissie in de nieuwe vorm. In verband met zijn benoeming als projectbestuurslid is de heer Vos niet beschikbaar. Jolanda van de Westenengen zal de positie van de heer Vos innemen binnen de commissie. Alle voorgestelde kandidaten worden benoemd en Désirée Smits zal de functie van voorzitter op zich nemen. 6

7 11. Voortgang Nederlandse Dans Federatie Bernadette Kester geeft aan dat de nieuwsbrief, welke frequent aan de aangesloten bonden wordt verstuurd, voortaan ook aan de bondsraadleden van de NADB gestuurd zal worden zodat ook zij op de hoogte worden gebracht van de huidige stand van zaken. De NADB is al enige tijd in gesprek met Talpa (TV-producent). Talpa wil een tv-programma maken onder de naam De Dansmarathon. Deelname aan dit programma zou een mooie kans zijn om de danssport in Nederland verder te promoten. Een eventuele samenwerkingsovereenkomst zal als concept ingebracht worden in de bestuursvergadering van de NADB. Half juli 2015 zal er een definitieve Go of No Go gegeven worden. 12. Conceptagenda Bondsraadvergadering najaar Tijdens de Bondsraadvergadering in het najaar zal extra aandacht besteed worden aan het jaarplan en de begroting Ook het contributiestelsel zal een belangrijk onderwerp zijn. De heer Valkier doet de suggestie hierbij ook te beargumenteren ter dekking van welke kosten de contributies bestemd zijn. Dit vergemakkelijkt later het gesprek over contributiewijzigingen. Eventuele punten welke men geagendeerd wil hebben voor de Bondsraadvergadering in het najaar, kunnen aangeleverd worden bij de secretaris. Vastgesteld wordt dat de vergadering zal plaatsvinden op zondag 8 november De stukken voor de vergadering zullen tijdig worden verstuurd. 13. Rondvraag De heer Broekstra geeft aan dat het hem zinvol lijkt om jaarlijks bij te houden welke leden hun lidmaatschap opzeggen en de reden van opzegging. Momenteel gebeurt dit wel bij licentiehouders en juryleden, maar nog niet bij dansers. De heer Abbink zou het op prijs stellen als er een zogenaamd smoelenboek voor/van bondsraadleden wordt opgezet welke ingezien kan worden op het internet. Vanuit het Bondsbureau zal een verzoek gedaan worden voor het aanleveren van een profielfoto. Er wordt een suggestie gedaan om de foto s vanuit Renflex te gebruiken. Bondsraadleden die hun foto niet op het internet willen plaatsen wordt verzocht dit aan te geven bij het Bondsbureau. Er is een brief ontvangen van mevrouw Zeeman, waarin zij het verzoek doet of er bij het toekennen van juryleden gekeken kan worden naar een betere balans tussen mannen en vrouwen. Daarbij tevens het verzoek of er beter gekeken kan worden naar de danstijd. Het bestuur zal een reactie geven op de brief. Ten aanzien van de opstelling van de vergadering, geeft de heer Keiren aan dat het prettiger is als de stoelen in carréopstelling staan, zodat men elkaar ook kan aankijken als er gesproken wordt. De volgende keer zal hier zeker voor worden gezorgd. In november komen 2 bestuursposities vacant. De heer Keiren vraagt het bestuur hoe zij denken deze posities in te gaan vullen. Vanuit het bestuur wordt de vraag teruggelegd bij de bondsraadleden, om ook zeker zelf te kijken naar geschikte kandidaten voor deze posities. Uiteraard wordt er ook vanuit het bestuur gekeken naar de mogelijkheden. 14. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering en bedankt iedereen voor zijn en haar aanwezigheid. 7