Handleiding TETRA-Fonds. TEchnologie TRAnsfer door hogescholen en universiteiten naar bedrijven en socialprofitorganisaties. (versie november 2010)

Transcriptie

1 Handleiding TETRA-Fonds TEchnologie TRAnsfer door hogescholen en universiteiten naar bedrijven en socialprofitorganisaties (versie november 2010) Opmaak en Indiening van een projectaanvraag: zie OPROEPdocument en Aanvraag-template! (zie Koning Albert II-laan 35, bus 16 B-1030 Brussel Tel.: +32 (0) Fax: +32 (0) Web:

2 PROJECTFICHE Basiskenmerken van projecten in het TETRA fonds Projectaanvragers zijn hogescholen, universiteiten of onderzoeksorganisaties. Bedrijven, personen, VIS organisaties of federaties kunnen geen projectaanvrager zijn. Elke onderzoeksorganisatie dient de ruime valorisatieplicht te respecteren, leden kunnen geen preferente toegang krijgen. TETRA projecten zorgen voor kennisoverdracht over nieuwe technologie en/of over het gebruik van nieuwe technologie, via onderzoekers van hogescholen en universiteiten, naar bedrijven en socialprofitorganisaties. Het project is zodanig uitgewerkt dat deze organisaties in staat zijn om, op een korte termijn na afloop van het project, de bekomen inzichten verder te gebruiken bij het ontwikkelen van hun nieuwe producten, processen en/of diensten. De projecten zijn ingebed in de onderwijsopdracht van de hogescholen en universiteiten. Het project past bij één van de opleidingen van de hogeschool of universiteit en betekenen ook een meerwaarde voor de competenties van studenten die afstuderen in deze opleidingen. Via TETRA projecten kunnen opleidingen beter afgestemd worden op de noden van de bedrijven. De initiator van het TETRA project is meestal een onderzoeksgroep van een hogeschool. Zij vertrekken vanuit hun kennis over nieuwe technologie of recent afgewerkt academisch onderzoek en vertalen deze naar concrete gevalsstudies. Bedrijven tekenen in als lid van een gebruikersgroep, nemen actief deel aan het project en betalen samen minstens 7,5% van de projectkost. De projecten hebben een economische finaliteit. Dit betekent dat de projectresultaten aanleiding moeten geven tot economische voordelen bij bedrijven (te vertalen in omzet, tewerkstelling en investeringen bij bedrijven in Vlaanderen). Budget Jaarlijks legt de Vlaamse Regering een budget vast voor het TETRA fonds De projectbegroting bedraagt minimaal en maximaal en bestaat uit personeelskosten en werkingskosten Een project duurt standaard 2 jaar. Er zijn mogelijkheden voor kortere voortrajecten of voor langere trajecten mits motivatie. De subsidie bedraagt maximaal 92,5%, er is een minimale bijdrage van 7,5% vanuit de doelgroepbedrijven (de gebruikersgroep) Documentenoverzicht (beschikbaar op Handleiding voor indienen van een projectaanvraag in het TETRA-Fonds. Oproepdocument (indiening van een projectaanvraag) Templates voor opmaak van een projectaanvraag. Type-afspraken met gebruikers (Reglement van Orde). Toelichtingsdocument verslaggeving 2

3 INHOUD 1. SITUERING Basiskenmerken van het TETRA-Fonds als subsidiekanaal Situering t.o.v. andere IWT-steunprogramma s Duiding van het type projecten PROGRAMMAKENMERKEN Projectconsortium en stakeholders Steunbare activiteiten Projectbegroting, Subsidie en Cofinanciering Gebruik van de resultaten BEHANDELING PROJECTAANVRAAG Timing Ontvankelijkheid Evaluatie Uitvoering en Opvolging Overeenkomsten Afspraken met de gebruikersgroep en peters Opvolging en Verslaggeving Uitbetaling MEER INFO Voorbespreking Andere AANVRAAG DEFINITIES EN BEGRIPPEN Koning Albert II-laan 35, bus 16 B-1030 Brussel Tel.: +32 (0) Fax: +32 (0) tetra@iwt.be Web:

4 1. SITUERING Deze handleiding is bestemd voor hogescholen en universiteiten en geeft aan hoe subsidie voor een TETRA-project kan aangevraagd worden. De modaliteiten zijn uitgewerkt op basis van het Reglementair Besluit en respecteren de Europese wetgeving terzake Basiskenmerken van het TETRA-Fonds als subsidiekanaal Het programma TEchnologieTRAnsfer stimuleert technologie-gedreven kennisoverdracht tussen instellingen van hoger onderwijs en bedrijven en/of socialprofitorganisaties. Het einddoel is dubbel: Verhogen van de innovatie-capaciteit bij bedrijven en organisaties door het omzetten van technologie en kennis naar concrete toepassingen via aangepaste informatie, demonstraties op maat van deze bedrijven en organisatie. Het belang van het project voor bedrijven en andere organisaties wordt aangetoond door hun cofinanciering (7,5%) en actieve samenwerking in het project. Deze bijdrage kan in mindering gebracht worden bij de overdracht van resultaten aan marktconforme voorwaarden. Verhogen van de kennisbasis bij instellingen van hoger onderwijs ter verbetering van het onderwijs en de maatschappelijke dienstverlening door de wisselwerking tussen instellingen van hoger onderwijs met technologische, economische en maatschappelijke actoren. Deze tweede doelstelling verantwoordt het hoge steunpercentage van 92,5%. De subsidie wordt toegekend aan de uitvoerders van het project, zijnde hogescholen en universiteiten. De prioritaire doelgroep zijn hogescholen. De doelgroep voor het gebruik van projectresultaten zijn Vlaamse bedrijven en organisaties die voor hun onderzoek in grote mate afhankelijk zijn van onderzoeksinstellingen zoals hogescholen en universiteiten. Prioritair zijn de kmo s. Andere bedrijven en organisaties (socialprofitorganisaties, grote ondernemingen met een eigen R&D afdeling, buitenlandse bedrijven en organisaties) kunnen deelnemen, zolang het type projecten voldoet aan de doelstellingen van het programma. De aanvragers zijn niet gebonden aan thematische onderwerpen. De projecten in het TETRA-Fonds zijn gericht op het toepassen van bestaande technologie en kennis in innovatieve concepten of applicaties waarbij de resultaten en bekomen inzichten kunnen gebruikt worden door een grote groep van bedrijven in Vlaanderen. Bij selectie wordt er voorrang gegeven aan projecten die naast een minimale economische valorisatie ook de innovatiemogelijkheden bij de bedrijven verhogen en/of een milieuwinst beogen (duurzame technologische ontwikkeling). De projecten stimuleren bovendien de netwerking van hogescholen met technologische, economische en maatschappelijke actoren en de onderzoeksresultaten zijn nuttig voor de onderwijsopdracht van de instellingen. De projectresultaten en kennis zijn eigendom van de uitvoerende hogescholen, universiteiten en onderzoeksorganisaties De projectuitvoerders dragen zorg voor een brede transfer naar alle geïnteresseerde bedrijven en organisaties (in de Europese Gemeenschap). Projectresultaten worden niet-exclusief beschikbaar gesteld aan marktconforme voorwaarden Situering t.o.v. andere IWT-steunprogramma s Het TETRA-Fonds beoogt de innovatiecapaciteit van Vlaamse kmo s en socialprofitorganisaties te verhogenprojecten zijn opgebouwd uit toepassingsgerichte onderzoeksactiviteiten en valorisatieactiviteiten. Onderzoeksactiviteiten zijn gericht op verkenning en verwerving van bestaande technologische kennis en het bundelen en vertalen van deze kennis in concrete toepassingen. Valorisatie-activiteiten zorgen ervoor dat de kennis beschikbaar wordt gesteld aan de doelgroep op een voor hen begrijpbare manier. Een project in het TETRA-Fonds streeft hierbij naar een generische output. Het project moet bovendien een meerwaarde hebben voor de onderwijsopdracht van de instellingen van hoger onderwijs. 4

5 TETRA projecten zorgen binnen een periode van 2 à 3 jaar dat bruikbare kennis kan overgedragen worden aan de bedrijven. Voor sommige onderzoeksprojecten is er nog onvoldoende kennis beschikbaar om dit op zo n korte termijn mogelijk te maken. Het is mogelijk dat de kennis nog moet ontwikkeld worden en dat er een langer traject nodig is om tot een oplossing te komen. Dit soort projecten hoort niet thuis in TETRA. Projecten die zich richten op risicovol, grensverleggend toepassingsgericht onderzoek passen in andere subsidiekanalen zoals de strategische onderzoeksprogramma s SBO en beurzen. Andere grotere onderzoeksprojecten zijn sterk vraaggedreven en ontstaan door een specifieke vraag van een groep bedrijven, sector,. Dergelijke projecten kunnen aangevraagd worden door een Vlaams Innovatiesamenwerkingsverband via de VIS-trajecten. Projecten die zich exclusief richten op de noden van één of enkele ondernemingen of het verder afwerken van generische projectresultaten in bedrijfseigen toepassingen worden doorverwezen naar andere IWT-steunkanalen (bedrijfsprojecten of Baekeland-mandaten). Projecten die zich louter richten op maatschappelijke finaliteit, zonder economische meerwaarde, kunnen niet via het TETRA-Fonds gesteund worden. Projecten die zich louter richten op de primaire sector (land-en tuinbouw en distributie van land-en tuinbouwproducten) kunnen niet gesteund worden in het TETRA-Fonds. Projecten voor de primaire sector worden gesteund via het Landbouwonderzoek. Projecten die zich in hun hoofdmoot richten op de toeleveranciers of klanten (verwerkers) van deze primaire sector komen wel in aanmerking. Bij evaluatie wordt enkel rekening gehouden met het belang van het project voor deze toeleveranciers/klanten. Voor informatie over deze andere subsidiekanalen: zie Duiding van het type projecten Tijdens het TETRA project wordt kennis overgedragen over technologie vanuit de hogescholen en universiteiten naar de leden van de gebruikersgroep op een (voor hen) begrijpbare manier. De aard van de afgeleverde projectresultaten moet op maat zijn van de absorptiecapaciteit en beschikbare R&D medewerkers van de beoogde doelgroep. Voor sommige bedrijven zal het nodig zijn dat resultaten onmiddellijk toepasbaar zijn (of beschikbaar komen via dienstverlening of tussenleveranciers), voor andere bedrijven is het mogelijk dat projectresultaten afgewerkt worden in een bedrijfseigen innovatietraject (al dan niet met subsidies van IWT-bedrijfsprojecten). Bij de selectie wordt de voorkeur gegeven aan projecten die kunnen aantonen dat bedrijven en organisaties zelfstandig aan de slag kunnen met de projectresultaten en bekomen inzichten tijdens het project of kort na afloop van het project. Het is mogelijk om projecten in te dienen waarbij het gebruik van de projectresultaten afhankelijk is van de (maatschappelijke) dienstverlening van de hogeschool of universiteit, maar hierbij moet goed aangetoond worden op welke manier deze dienstverlening later gefinancierd wordt. Er wordt voorrang gegeven aan projecten die resulteren in marktrijpe projectresultaten. Dit betekent dat projecten waarbij het nut van de projectresultaten voor de bedrijven nog sterk afhankelijk is van wijzigingen in wetgeving, consumentengewoontes en/of beleidskeuzes hierdoor minder geschikt zijn als TETRA project. De samenstelling van de gebruikersgroep en de kwaliteit van de valorisatie-activiteiten zijn cruciaal voor de goede uitvoering en latere valorisatie van het TETRA-project. Dit is dan ook een belangrijk aspect bij evaluatie van de projecten. De valorisatiekansen van de projectresultaten verhogen in grote mate als bij het schrijven van de aanvraag samengewerkt wordt met (enkele) bedrijven en organisaties uit de doelgroep. De aanvragers doen hiervoor beroep op hun netwerk aan bedrijven en organisaties en informatie via de valorisatietrajecten van hun voorafgaande projecten of via contacten uit het VIN (Vlaams InnovatieNetwerk). Uit de aanvraag moet duidelijk blijken dat deze contacten er geweest zijn voordat het project uitgewerkt werd. Het project is de facto nuttig voor meer bedrijven dan enkel deze uit de gebruikersgroep. Het projectplan voorziet dan ook acties om de bredere doelgroep aan Vlaamse bedrijven te bereiken. Standaard duurt een TETRA project 2 jaar. Indien de valorisatie van de projectresultaten niet haalbaar is op een projectperiode van 2 jaar, kan een langer durend TETRA-project aangevraagd 5

6 worden, met een absoluut maximum van 3 jaar. De noodzaak voor de langere projectduur moet uitdrukkelijk gemotiveerd zijn a.h.v. typische aspecten waardoor het project niet uitvoerbaar is in een termijn van 2 jaar. De langere projectduur kan niet dienen om een continuïteitsprobleem van de hogeschool of universiteit op te lossen, noch om meer basisgericht onderzoek uit te voeren. De langere projectduur mag geen belemmering vormen voor de goede communicatie en interactie met de gebruikersgroep. Het nut of de noodzaak tot een langere projectduur dient bevestigd te worden door de externe deskundigen tijdens de evaluatie. Het aanvragen van een langere projectduur zonder motivatie, zal nadelig zijn voor de evaluatie van het project. Voor elk project van 3 jaar is er een tussentijdse evaluatie na ca. 18 maanden. IWT beslist over de toekenning van subsidie voor het 3 de werkjaar. Het tijdstip van de tussentijdse evaluatie wordt bepaald door IWT bij steuntoezegging. De tussentijdse evaluatie is niet onderhevig aan de competitie van de jaarlijkse oproep. Er is een mogelijkheid om een kortlopend TETRA project in te dienen van maximum 1 jaar. De maximale projectbegroting is (min ). Het projectvoorstel moet een realistisch, innovatief, technologisch concept bevatten met reeds een aanzet tot valorisatiepotentieel voor een brede doelgroep. Het valorisatiepotentieel wordt onderbouwd door de actieve rol van leden van de gebruikersgroep en hun cofinanciering van dit voortraject. Het project dient in zijn hoofdmoot om een vervolgonderzoek te oriënteren op de noden van de brede doelgroep ter valorisatie van de projectresultaten. Deze projectaanvraag is meestal beperkt tot de activiteiten ter oriëntatie en verkenning. Taken in deze fase zijn het zoeken van de juiste bedrijven en organisaties voor de gebruikersgroep, het bepalen van de marktomvang en noden van de markt, het uitwerken van adequate valorisatieactiviteiten, zoeken naar mogelijke technologie/methodologie, proof of principle, onderzoek naar IPR aspecten, het zoeken naar de juiste partners voor de uitvoering voor het vervolg(tetra)project, enz. De projectaanvragers moeten aantonen dat ze over voldoende expertise beschikken voor deze taken en hiervoor eventueel partners, onderaannemers of valorisatiepeters betrekken. Typisch zijn de uitvoerders van dit soort projecten ervaren projectleiders. De projectaanvragers moeten bij dit type aanvraag motiveren waarom het onderzoeksterrein voor hen dermate nieuw en onbekend is, ter verantwoording van de tijd en middelen om het eigenlijke onderzoeksvoorstel uit te werken. Het vervolgonderzoek zal onderhevig zijn aan de normale competitie van een nieuwe oproep. 2. PROGRAMMAKENMERKEN 2.1. Projectconsortium en stakeholders Aanvrager(s) Projecten worden aangevraagd door een Vlaamse instelling van hoger onderwijs, hetzij een hogeschool, hetzij een universiteit. De hogescholen vormen de prioritaire doelgroep van het programma. De meerwaarde van het project, specifiek voor het onderwijs en de verhoging van competenties bij studenten van de hogescholen is een element van evaluatie. De hoofdaanvrager stelt een projectleider aan die het project coördineert. De projectleider moet werkzaam zijn bij de hoofdaanvrager en is verantwoordelijk voor de goede projectuitvoering. De projectleider treedt op als contactpersoon met IWT en met de leden van de gebruikersgroep. De hoofdaanvrager zorgt ervoor dat de projectleider voldoende tijd en ervaring heeft om deze taak naar behoren uit te voeren. De hoofdaanvrager kan mede-aanvrager(s) betrekken in het projectconsortium om het project uit te voeren. De opdracht om technologie-transfer mogelijk te maken tijdens het project vergt immers dat de uitvoerende partners beschikken over de nodige expertise en competenties. Het kunnen aantonen van deze expertise en competenties is een onderdeel van de evaluatie. De mede-aanvrager(s) zijn typisch andere instellingen van hoger onderwijs. Het is mogelijk dat andere onderzoeksorganisaties betrokken worden voor hun expertise, maar dit moet gemotiveerd 6

7 worden. In elk geval kan de begroting voor deze onderzoeksorganisaties nooit groter zijn dan 1/3 van de totale projectbegroting. Alle partners hebben dezelfde rechten en plichten in het TETRA- Fonds. Hierbij is het van belang dat alle betrokken onderzoeksorganisaties (in binnen-en buitenland) bereid zijn om de projectresultaten ruim beschikbaar te stellen, zonder preferente toegang voor eventuele leden-bedrijven. Indien dergelijke onderzoeksorganisatie meestal wel resultaten reserveert voor leden-bedrijven, moet duidelijk aangegeven worden in de aanvraag dat ze dit voor dit project niet zullen doen. De hoofdaanvrager vormt samen met de mede-aanvrager(s) een projectconsortium. Dit projectconsortium voert het project uit. Er wordt een samenwerkingsovereenkomst opgemaakt die de praktische samenwerking regelt Peter(s) of Meter(s) De hoofdaanvrager kan beroep doen op personen om zich te laten begeleiden op wetenschappelijk vlak of op vlak van valorisatie. Deze personen worden beschouwd als een peter of meter van het project. Meer dan een ander lid van de gebruikersgroep leveren zij kennis en expertise aan het team van projectuitvoerders. Peters (of meters) zijn academici of werkzaam bij een bedrijf. Een peter of meter ontleent geen rechten uit het project. Zij onderschrijven deze afspraken via het Reglement van Orde.Zie ook: Afspraken met de gebruikersgroep en peters Onderaannemers De hoofdaanvrager kan beroep doen op onderaannemers om kennis en competentie in te brengen in het project. (vb. IPR-onderzoek, softwareontwikkeling, specifieke kennis omtrent wetgeving, marktonderzoek voor de korte TETRA-projecten, enz). Deze organisaties maken geen deel uit van het projectconsortium en ontlenen de facto geen rechten uit het project. De totale kosten voor onderaanneming zijn beperkt tot 10% van de voorgestelde projectbegroting. Voor elke onderaannemer vanaf wordt een offerte ingesloten in de bijlagen. Ook wanneer tijdens de uitvoering zou blijken dat een grote onderaannemer nodig is, moet hiervoor expliciet toestemming verkregen worden vooraleer deze aangesteld wordt Stakeholders en gebruikers: begeleiding door een gebruikersgroep Elk TETRA project moet verplicht begeleid worden door een gebruikersgroep. De gebruikersgroep is samengesteld uit bedrijven van de brede doelgroep van het project en/of uit bedrijven en organisaties die belangrijk zijn voor de valorisatie van projectresultaten (vb. wetgevende instanties, tussenschakels in de waardeketen,...). Hun lidmaatschap wordt gemotiveerd a.h.v. de relevantie van de organisatie voor de projectuitvoering en valorisatie en de garanties op een goede samenwerking met de andere leden van de gebruikersgroep. Elke projectaanvraag beschrijft de samenstelling van de gebruikersgroep door opgave van de bedrijven en organisaties die reeds hun interesse toonden. Hierbij wordt kort aangegeven wat de motivatie is van het bedrijf of organisatie, welk type bedrijf het is en wie de contactpersonen zijn. Dit is een ontvankelijkheidscriterium. Het is belangrijk dat de leden van de gebruikersgroep een rol spelen tijdens de uitvoering van het project of tijdens de valorisatie van de projectresultaten. Het heeft geen zin om bedrijven en organisaties in het project te betrekken die weinig met het thema van het onderzoek te maken hebben. De samenstelling van de gebruikersgroep, hun representativiteit voor de doelgroep en hun rol voor de latere (Vlaamse) valorisatie van de projectresultaten is dan ook een belangrijk onderdeel van de evaluatie van het project. Indien de gebruikersgroep nog niet volledig bekend is op moment van aanvraag, dient aangegeven worden welke bedrijven en organisaties in eerste instantie gecontacteerd worden bij steuntoezegging. Elke Europese organisatie met rechtspersoonlijkheid kan toetreden als lid van de gebruikersgroep. De leden van de gebruikersgroep onderschrijven het belang van het project door te voorzien in de cofinanciering van het project (7,5% van de projectbegroting). Ze ontlenen hiermee geen rechten uit het project en aanvaarden dat de projectresultaten ruim verspreid worden en ook benut kunnen worden door andere bedrijven en organisaties van de brede doelgroep. Latere toetreding van deze bedrijven tot een project in uitvoering is mogelijk onder gelijke voorwaarden. 7

8 De leden van de gebruikersgroep participeren actief in een project dat door hen als individueel bedrijf mogelijk niet zou kunnen uitgevoerd worden. Tijdens de gebruikersgroepvergaderingen adviseren de leden de projectuitvoerders om de valorisatiekansen of utilisatiekansen van de projectresultaten te maximaliseren. De gebruikersgroep bewaakt de correcte uitvoering van het project en neemt actief deel via demonstraties, validatietesten enz. De voertaal in deze bijeenkomsten is Nederlands, om het laagdrempelig karakter te behouden. Praktische en juridische afspraken worden vastgelegd via een reglement van orde dat IWT opstelt en ondertekend wordt door alle leden van de gebruikersgroep na toezegging van de steun Brede doelgroep van projectresultaten De uiteindelijke doelgroep van de resultaten is per definitie breder dan de leden van de gebruikersgroep. Het project moet een zinvolle bijdrage kunnen leveren aan het innovatiegebeuren in Vlaanderen. Indien het project zich richt op een grote sector, is het belangrijk dat een groot aandeel organisaties van deze sector baat hebben. Indien het project zich richt op een kleine sector (niche), is het belangrijk dat alle Vlaamse organisaties betrokken zijn. De grootte van de doelgroep, het aantal kmo s, socialprofitorganisaties en grotere bedrijven zonder eigen R&D infrastructuur in die doelgroep en het belang van bedrijven in de gebruikersgroep voor de uitvoering van het TETRA-project is een onderdeel van de evaluatie. Het project moet voorzien in een brede kennisdiffusie via de valorisatie-activiteiten. Elke Europese onderneming of socialprofitorganisatie kan gebruiksrechten verkrijgen aan gelijke voorwaarden als deze van de leden van de gebruikersgroep Niet Vlaamse partners Niet-Vlaamse onderzoeksinstellingen (zonder winstoogmerk) kunnen ook een mede-aanvrager zijn. Dezelfde regels als voor Vlaamse onderzoeksorganisaties (buiten de instellingen van hoger onderwijs) zijn van toepassing. IWT is als partner actief in ERA-NET projecten (Europese initiatieven). Met deze ERA-NET projecten wil de Europese Commissie de samenwerking tussen de lidstaten op vlak van onderzoek en ontwikkeling bevorderen. In het kader van TETRA projecten is het EraSME project interessant. EraSME richt zich op samenwerking tussen onderzoeksinstellingen (zoals hogescholen en universiteiten) en kmo s. EraSME organiseert een 2-tal oproepen per jaar. Per oproep kan het aantal deelnemende landen verschillen. Meer informatie is te vinden via de website Bij interesse wordt best contact opgenomen met het IWT. Vlaamse partners in deze projecten diene een addendum aan het EraSME project in bij IWT en kunnen gefinancierd worden via de modaliteiten van TETRA. Een aanvraagtemplate voor dit addendum is beschikbaar op de website Steunbare activiteiten Enkel activiteiten en kosten die nog niet gesteund worden via een andere overheidsfinanciering (Vlaamse Overheid, Federale Overheid, Europese Steun, ) komen in aanmerking voor subsidie. De relevantie en de kwaliteit van de activiteiten en de efficiëntie van de ingezette middelen zijn belangrijke elementen in de evaluatie van het werkplan. De activiteiten in het werkprogramma kunnen opgesplitst worden in onderzoeksactiviteiten (dit zijn typisch activiteiten waarbij de rol van de leden van de gebruikersgroep beperkt is) en valorisatie-activiteiten (dit zijn activiteiten met een grotere participatiegraad van leden van de gebruikersgroep). De relevantie en de kwaliteit van de activiteiten en de efficiëntie van de ingezette middelen zijn belangrijke elementen in de evaluatie van het werkplan Onderzoeksactiviteiten De onderzoeksactiviteiten van een TETRA-project zijn gericht op 8

9 het ontwikkelen en testen van toepassingen en applicaties op basis van nieuwe technologie, het gebruik van nieuwe technologie in bestaande toepassingen of het gebruik van technologie in een nieuw applicatiegebied Typische onderzoeksactiviteiten zijn literatuuronderzoek (wetenschappelijk en octrooien) en vergelijking van bestaande technologie en methodologie (commercieel beschikbaar of proof of principle uit basisonderzoek van hogescholen of universiteiten); aanpassen van bestaande technologie of methodologie: verder ontwikkelen van een bestaande technologie of methodologie kan (zolang dit niet de hoofdmoot van het TETRA project is); gebruik van de bestaande technologie of methodologie op laboschaal in omstandigheden die vergelijkbaar zijn met de praktijk; bouw van testopstellingen of prototypes. Indien validatietesten ook gebeuren in reële omstandigheden bij bedrijven van de doelgroep, worden deze activiteiten aanzien als valorisatie-activiteiten (zie verder). Hierbij is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de kennisoverdracht naar de bedrijven en organisaties uit de doelgroep gebeurt op een voor hen begrijpbaar niveau, zodat zij in staat zijn om de projectresultaten te interpreteren voor hun eigen innovaties Valorisatie-Activiteiten Het is belangrijk voor een snelle (en effectieve) valorisatie van projectresultaten dat reeds vroeg in het project aandacht besteed wordt aan het valorisatietraject. Het projectvoorstel moet een overzicht van het traject tot valorisatie bevatten. Het projectvoorstel bevat hierbij een overzicht van mogelijke economische en/of wettelijke hindernissen. Valorisatie van projectresultaten van TETRA mag niet beperkt worden tot het verspreiden van de kennis via seminaries of publicaties. De projectresultaten moeten effectief kunnen gebruikt worden door bedrijven en socialprofitorganisaties in hun processen, diensten en producten. Het belang van de valorisatie wordt geaccentueerd. De projectaanvraag moet een duidelijke omschrijving van de voorziene valorisatie-activiteiten bevatten. Deze valorisatie-activiteiten zijn zichtbaar in de projectplanning (vb. via werkpakketten) en beslaan minstens 25% van de voorziene tijd. Er is een focus op die valorisatie-activiteiten die het meest kans bieden op implementatie van projectresultaten bij de beoogde doelgroep. De valorisatie-activiteiten zijn erop gericht om te anticiperen op mogelijke hindernissen tot valorisatie. Dit betekent niet dat de projectaanvragers garanties moeten bieden dat alle mogelijke barrières weggewerkt worden, maar het betekent wel dat het projectvoorstel een pad bewandelt met de meeste kans op valorisatie. De projectaanvragers tonen hun expertise aan voor dit soort activiteiten (eventueel door inschakelen van andere partners) Mogelijke activiteiten voor valorisatie zijn: casestudies bij bedrijven of socialprofitorganisaties (die besproken kunnen worden in de gebruikersgroep), opzetten van een testopstelling of prototype in reële situaties, pilootproeven, proof of principle, publicaties in vakpers, technische workshops,extra begeleiding bij eindwerken bij bedrijven die deze begeleiding niet kunnen bieden, voorbereidingstraject tot bedrijfsproject, voorbereidingstraject tot technologische adviseerdienst enz De kwaliteit van de activiteiten voorzien voor valorisatie is bepalend voor de scores op de valorisatieas Niet-steunbare activiteiten Een aantal activiteiten zijn niet steunbaar: Pre-normatieve activiteiten, die in bepaalde sectoren van belang zijn. Daaronder vallen actieve deelname aan een normalisatiecommissie en het (reproduceerbare en niet-risicovol) opmeten of uitvoeren van een omvangrijke gegevensbank ter onderbouwing van de vast te leggen norm. Ook testen en proeven die nodig zijn voor registratie zijn niet toegelaten. Bepaalde 9

10 onderzoeksactiviteiten kunnen later eventueel wel gebruikt worden voor de registratie. In de mate dat ze nuttig zijn voor het toegepast onderzoek zijn deze wel steunbaar. Specifieke taken rond kennisopbouw, incl. aanschaf of bouw van nieuwe uitrusting en/of infrastructuur, gerelateerd aan het feit dat het onderzoek niet binnen de huidige competentie van het centrum ligt. Er dient samengewerkt te worden met de juiste partners. Losstaande economische evaluaties om een inschatting te maken van werkings-, investeringskosten, ecologische voordelen. Afwerken van projectresultaten tot bedrijfsspecifieke toepassingen Bijdrage tot Duurzame Technologische Ontwikkeling (DTO) De DTO-regeling werd ingevoerd na de beslissing van de Vlaamse Regering van 3 mei 2002, met de bedoeling projecten gericht op duurzame technologische ontwikkeling extra te stimuleren. Een project met DTO doelstelling is gericht op de integratie van één of meer van volgende innovatiedoelstellingen: grondstoffenbesparing, energiebesparing, reductie van emissies van milieubelastende stoffen, reductie van afval en andere milieuhinder, vermeerdering van het gebruik van hernieuwbare hulpbronnen ter vervanging van niet-hernieuwbare, stimulering van hergebruik van grondstoffen door de recycleerbaarheid en/of hergebruik van materialen en producten te verhogen en verlenging van de levensduur van producten en processen. Een pluspunt op de valorisatie-as dankzij de positieve bijdrage tot het milieu kan pas toegekend worden als de potentiële milieuwinst aangetoond wordt door de aanvragers a.h.v. een berekening (bij voorkeur via ecopunten) of door het aantonen van een verbetering van BBT En het project voldoende scoort voor de algemene projectkwaliteit (met als belangrijkste criteria het werkplan voor technologische activiteiten en het werkplan voor valorisatieactiviteiten). Het aanwezig zijn van een DTO doelstelling is een onderdeel van de evaluatie Projectbegroting, Subsidie en Cofinanciering De projectbegroting bedraagt minimaal en maximaal De looptijd is minimaal 1 jaar en maximaal 3 jaar. Voor projecten met een looptijd van 3 jaar is de financiering van het derde jaar afhankelijk van een tussentijdse evaluatie door IWT, gevolgd door een bijkomende beslissing van de Raad van Bestuur voor vastlegging van de subsidie voor het derde jaar. Toegelaten personeelskosten De personeelskosten verwijzen naar de directe loonkost van de uitvoerder(s). Indien een uitvoerder niet voltijds actief is op het project, zullen de prestaties van de geleverde inspanning in rekening worden gebracht. Alle personeelsleden die onderzoeksactiviteiten uitvoeren op het project kunnen op de projectbegroting ingebracht worden. Personeel voor ondersteunende taken zoals secretariaat, boekhouding, aankoop, onderhoud, enz. kan hier niet ingebracht worden. Algemeen leidinggevend en toezichthoudend personeel wordt ook niet tot het directe personeel gerekend. De personeelskosten omvatten de reële brutolonen die uitbetaald worden, de wettelijke werkgeversbijdragen, de bijdrage voor de wettelijke verzekeringen, elke andere wettelijk verplichte vergoeding of toelage bij de wedde zoals vakantiegeld, de tussenkomst van de werkgever in de kosten van het woon-werkverkeer en andere voordelen zoals algemeen gangbaar, die als verloning kunnen beschouwd worden in overeenstemming met de wetgeving op de directe personenbelasting en de regels van de sociale zekerheid. Voor onderzoeksinstellingen zoals universiteiten en hogescholen geldt dat enkel personen op een project gebudgetteerd kunnen worden die niet reeds via andere overheidsbronnen betaald worden. Het betreft tijdelijk personeel, bursalen of personeel met een contract van onbepaalde duur. Zelfstandig en Assisterend Academisch Personeel aan universiteiten, doctoraatsbursalen, onderzoeksmandatarissen, docenten met een vast contract aan hogescholen,... die reeds een verloning krijgen via andere financieringsbronnen, kunnen enkel pro- 10

11 memorie meewerken (voor zover de eigendomsrechten van de resultaten niet in het gedrang komen en hun statuut dit toelaat). In bepaalde gevallen echter, indien hun directe inzet substantieel en noodzakelijk is, kan het equivalent aantal mensmaanden vergoed worden van een vervanger die aangeworven is/wordt voor hun normale (bvb. onderwijs-)taken. Dit dient uitdrukkelijk vermeld en gemotiveerd te worden. Bij elke vervanger zal worden aangegeven welke personen en welke mensmaanden daardoor op het project kunnen ingezet worden. De inzet van deze vervangers voor deze andere taken moet op verzoek aangetoond kunnen worden. Toegelaten overige kosten De overige kosten worden in het projectvoorstel berekend als een standaardkost, per voltijds equivalent (VTE). De standaardkost moet overeenkomen met de reële kost en bedraagt maximaal De basis voor deze berekening betreft enkel VTE van personeelskosten die ook aanvaardbaar zijn in het project (dus niet te berekenen op pro memorie mensmaanden). Bij selectie wordt een beslissing genomen over de werkingskosten die aanvaardbaar zijn. De overige projectkosten bestaan enerzijds uit de directe kosten voor werkingsmiddelen en uitrustingsgoederen, en anderzijds uit indirecte kosten, zijnde algemene kosten die weliswaar uit de activiteiten voortvloeien, maar die ofwel niet direct toewijsbaar zijn, of kosten van algemeen ondersteunende aard zijn. Onderaannemingen moeten in principe onder de werkingskosten begrepen worden. Grote onderaannemingen (vanaf 5.000) worden afzonderlijk begroot en zijn voorzien van een offerte. Dergelijke totale onderaannemingskost wordt beperkt tot 10% van de totale projectbegroting. Indien men beslist beroep te doen op een onderaannemer, dient men de regels van openbare aanbesteding te volgen. Het TETRA-Fonds voorziet geen middelen voor investeringen in basisinfrastructuur noch voor het bouwen van grote installaties. Dergelijke investeringen kunnen wel afgeschreven worden in functie van de bezetting voor het project. De afschrijvingen gebeuren volgens de boekhoudkundige afschrijvingen van de organisatie. Uitrustingen die via een voorgaand, IWT-gesteund, project volledig in de afrekening opgenomen werden, kunnen niet meer in deze afschrijvingen voorkomen. Kleinere investeringen kunnen volledig in de begroting opgenomen worden. Voor investeringen (en bestellingen van onderdelen bij eenzelfde leverancier) vanaf 5000 wordt een offerte voorzien. Andere mogelijke kosten zijn reis- en seminariekosten, materiaalkosten, organisatie van seminaries en vergaderingen,...). Organisaties die niet (100%) BTW plichtig zijn, kunnen het gedeelte van de niet recupereerbare BTW mee opnemen in hun projectbegroting. Voor alle activiteiten die de aanvragers zelf niet uitvoeren, dienen de prestaties gefactureerd te worden. Indirecte kosten worden bepaald door de instelling van hoger onderwijs maar kunnen in geen geval meer dan 20 % van de totale begroting uitmaken Gescheiden interne boekhouding De Vlaamse Instellingen van hoger onderwijs en de mede-aanvragende onderzoeksinstellingen verbinden zich ertoe de kosten en financiering van de door hen eventuele uitgeoefende economische activiteiten duidelijk te onderscheiden van de gesteunde projectactiviteiten Subsidie en Cofinanciering De subsidie voor projecten in het TETRA-Fonds bedraagt 92,5% van de aanvaardbare begroting van het project. De cofinanciering van het project gebeurt door de bedrijven uit de gebruikersgroep. De hoofdaanvrager vordert de bijdragen via schuldvorderingen (factuur of debetnota) na goedkeuring van het project. Hiervan wordt bewijs geleverd aan IWT. Bij voorkeur gebeurt de bijdrage in geld. Uitzonderlijk kunnen bijdragen in natura geaccepteerd worden (vb. bruikleen van toestellen). Elke bijdrage in natura moet expliciet door IWT goedgekeurd worden voor de start van het project. Het IWT behoudt het recht om de subsidie te herzien of terug te vorderen indien blijkt dat er onvoldoende cofinanciering is. Het kunnen aantonen van de bereidheid tot cofinanciering door bedrijven en organisaties van de gebruikersgroep is een element van evaluatie. 11

12 2.4. Gebruik van de resultaten Wettelijke kader Projecten die gesubsidieerd worden in het kader van het TETRA fonds moeten voldoen aan de Europese wetgeving inzake staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (EC 2006/C323/01) en aan het Reglementair Besluit voor het TETRA fonds (B.S. 27/10/2004 en aanpassingen B.S. 12/12/2008). De voorgenoemde bepalingen blijven geldig tijdens en na het project. De overeenkomst expliciteert deze bepalingen en ook de afspraken via het Reglement van Orde en Samenwerkingsovereenkomsten tussen uitvoerders moeten deze principes respecteren Eigendomsrechten, Valorisatie en Kennisverspreiding Het projectconsortium is de eigenaar van de resultaten van het onderzoek. De leden van de gebruikersgroep kunnen geen specifieke eigendomsrechten laten gelden. Onderaannemers, wier bijdrage zich per definitie beperkt tot het leveren van goederen of diensten, kunnen ook geen eigendomsrechten laten gelden. Bij overdracht van de eigendomsrechten/exploitatierechten naar een bedrijf dienen volgende bepalingen in acht genomen te worden: De resultaten zijn op gelijke en niet discriminerende basis beschikbaar voor alle bedrijven in de EU De projectuitvoerder (hoger-onderwijsinstellingen en onderzoeksorganisaties) ontvangt een marktconforme vergoeding, ongeacht of deze transfer gebeurt naar een bestaand bedrijf of deel uitmaakt van de oprichting van een spin-off bedrijf. De marktconforme vergoeding is gelijk voor alle bedrijven in de EU, inclusief de leden van de gebruikersgroep. Reeds betaalde bijdragen door de leden van de gebruikersgroep aan het onderzoeksproject kunnen in mindering gebracht worden van de te betalen marktconforme vergoeding. Bij transfer naar een nog op te richten spin-off wordt eveneens een marktconforme vergoeding voorzien. De activiteiten van technologieoverdracht betreffen interne activiteiten van de hogeronderwijsinstellingen en onderzoeksorganisaties, en alle inkomsten uit deze activiteiten, ongeacht of de transfer gebeurt naar een bestaand bedrijf of deel uitmaakt van de oprichting van een spin-off bedrijf, worden opnieuw in de primaire activiteiten van de hogeronderwijsinstellingen of de onderzoeksorganisaties geïnvesteerd. Hiervoor is het belangrijk dat er een Gescheiden interne boekhouding bestaat. Het is niet toegestaan om de projectresultaten exclusief over te dragen naar één of enkele bedrijven (ook niet voor deelresultaten), noch aan een spin-off (of nog op te richten spin-off) van de instellingen van hoger onderwijs zelf. Elke projectaanvraag dient aan te geven welke eigendomsrechten er reeds bestaan (op de technologie en kennis die omgezet wordt in applicaties) en hoe de afspraken kunnen zijn met de bedrijven en socialprofitorganisaties bij verdere valorisatie van de projectresultaten van het TETRA project. Projecten waar IPR-afspraken een te grote belemmering vormt voor de brede kennisverspreiding of ruime benutting van de resultaten krijgen in de selectie een uitsluitingscore. De overdracht van projectresultaten aan marktconforme voorwaarden is niet alleen geldig voor directe transfer, maar ook voor transfer via dienstverlening van de hogeschool of universiteit. Bij dergelijke dienstverlening moet de kost van het TETRA project in rekening gebracht worden zodat er geen oneerlijke concurrentie bestaat met commerciële dienstverleners. Wanneer de valorisatie van de projectresultaten zal gebeuren via dienstverlening, is het aangewezen dat de bestaande spelers in de markt betrokken worden in de gebruikersgroep. Indien de aanvragers dit onvoldoende in rekening brengen, kan het IWT dit opleggen als voorwaarde tot subsidie. Het projectconsortium stelt (na steuntoezegging) een samenwerkingsovereenkomst op. Deze regelt de (mede-) eigendom van de projectresultaten en de gebruiksrechten op de achtergrondkennis. Deze regeling dient in overeenstemming te zijn met de hierboven vermelde wetgeving en met de decreten en de uitvoerende besluiten betreffende de opdrachten van onderwijs, onderzoek en 12

13 maatschappelijke dienstverlening van de universiteiten of de hogescholen. De samenwerkingsovereenkomst moet goedgekeurd worden door het IWT. Indien opportuun voor de brede verspreiding en marktconforme overdracht van de kennis, kunnen de leden van het projectconsortium projectresultaten beschermen via octrooien. Voorafgaandelijk moet hiervoor contact opgenomen worden met het IWT ter vrijwaring van de ruime valorisatieplicht. Bij overdracht van rechten naar een spin-off of andere organisatie van kennisbeheer.moet steeds contact opgenomen te worden met het IWT om aan te tonen dat dit geen belemmering vormt voor de ruime valorisatieplicht. Het TETRA project voorziet reeds tijdens de uitvoering in activiteiten om de kennis te verspreiden (zie ook Valorisatie-Activiteiten). Na afloop van het project kan het IWT beroep doen op de uitvoerders voor verdere activiteiten van kennisdiffusie. De projectleider voorziet bij de start van het project een publieke samenvatting van het project op het innovatienetwerk ( en past deze samenvatting op het einde van het project aan. Bedrijven in Vlaanderen en Europa worden op die manier op de hoogte gebracht van lopende en afgesloten projecten. 3. BEHANDELING PROJECTAANVRAAG 3.1. Timing 3.2. Ontvankelijkheid Na de indiening gaat het IWT na of de projectaanvragen formeel ontvankelijk zijn aan de hand van de volgende criteria: Indiening ten laatste op de uiterste indieningsdatum De aanvraagtemplate is ingevuld en de nodige verklaringen zijn ondertekend door de aanvragers; De hoofdaanvrager is een Vlaamse instelling van hoger onderwijs (hogeschool of universiteit) Minstens 2/3 van de projectbegroting is toegewezen aan Vlaamse instellingen van hoger onderwijs Projectperiode is minimaal 1 jaar en maximaal 3 jaar Projectbegroting is minimaal euro en maximaal euro (maximaal euro voor een kortlopend TETRA project) De projectresultaten zijn niet exclusief voor de primaire sector (land-en tuinbouw en distributie van land-en tuinbouwproducten) 13

14 Het project is gericht op een brede doelgroep in Vlaanderen en voorziet in een gebruikersgroep met bedrijven en organisaties die nodig zijn voor de uitvoering van het project en/of bij de valorisatie van de projectresultaten die bereid zijn om deel te nemen en te cofinancieren. Voor elk van de gekozen bedrijven is gemotiveerd wat hun reden tot deelname in de gebruikersgroep is. Het project is ingebed in de onderwijsactiviteiten van de betrokken hogescholen en/of universiteiten. Specifiek voor projectaanvragen die een (gedeeltelijke) herindiening zijn van een project dat bij een vorige oproep niet gesteund werd, geldt dat de opmerkingen van de deskundigen en het IWT ten gronde verwerkt zijn in de vernieuwde aanvraag. De hoofdaanvrager ontvangt een bericht van de (on)ontvankelijkheid van zijn aanvraag. De projecten die niet ontvankelijk worden bevonden, nemen niet deel aan de verdere evaluatie- en selectieprocedure. De ontvankelijkheidscriteria blijven gelden tijdens de ganse behandelingsprocedure. IWT kan contact opnemen met de aanvrager tijdens de ontvankelijkheidsanalyse ter vervollediging van de aanvraag 3.3. Evaluatie Evaluatieproces Nadat de projectaanvraag ontvankelijk verklaard is, kan de IWT adviseur contact opnemen om (punctuele) ontbrekende informatie op te vragen. Dit contact heeft vooral tot doel om ervoor te zorgen dat alle nodige informatie voor verdere evaluatie voorzien is. Het is niet de bedoeling dat een minder goed uitgewerkt projectvoorstel verder kan afgewerkt worden in deze fase van de evaluatie noch dat de focus en werkplanning van het project gewijzigd wordt. In functie van de aard van de ontbrekende elementen gebeurt dit per telefoon of via een vergadering op het IWT. De periode van deze contactmomenten wordt aangegeven in het oproepdocument. Er wordt tijdig ingegaan op deze vraag van het IWT. Indien nodig en relevant voor de verdere evaluatie, kan bijkomende informatie toegevoegd worden. Hiervoor worden maximaal 10 werkdagen voorzien. De bijkomende tekst is beperkt in omvang en zal als bijlage aan het origineel doorgestuurd worden naar de externe deskundigen. De aanvragen worden beoordeeld door het IWT met advies van externe deskundigen. Bij de samenstelling van de colleges van deskundigen, zal het IWT instaan voor een optimale samenstelling en er rekening mee houden dat belangenvermenging vermeden wordt. Gemiddeld nemen een vijftal deskundigen deel aan een college, waarvan de meerderheid bedrijfservaring heeft. Zowel het IWTpersoneel, de externe deskundigen als de leden van de Raad van Bestuur van het IWT verbinden zich ertoe de informatie over elk project vertrouwelijk te behandelen tijdens het evaluatieproces, en geen gegevens mee te delen aan derden of aan te wenden ten voordele van zichzelf. De deskundigen leveren hun individueel advies aan het IWT als basis voor de discussies op het college waarop de projecten besproken worden. Na afloop van de discussie op het college wordt door hen een consensus-advies opgemaakt voor het IWT. Op basis van de beschikbare informatie en het advies van de externe deskundigen, wordt door de Raad van Bestuur van IWT een beslissing genomen over de omvang en de aard van de steun alsmede over de bijzondere voorwaarden en modaliteiten ervan. Onafhankelijk van de evaluatieprocedure kan de Raad van Bestuur een negatieve beslissing nemen of aanvullende voorwaarden stellen op basis van het niet voldoen aan overige verplichtingen of vergunningen vanwege de overheid of niet-correct gedrag naar aanleiding van vorige aanvragen (inzake informatieverstrekking, inhoudelijke en financiële verplichtingen of verslaggeving). Bij de selectie kan de Raad van Bestuur van het IWT rekening houden met de complementariteit van de projecten onderling en met de voldoende spreiding over sectoren en technologiedomeinen heen. Dit teneinde een voldoende diversiteit te bewerkstelligen in het gesteunde portfolio. 14

15 Criteria De ontvankelijke projecten worden gewaardeerd op 2 dimensies : de kwaliteit en het valorisatiepotentieel van het projectvoorstel. Alle projecten worden door middel van dezelfde evaluatieroosters en criteria gescoord. Voor kortlopende TETRA projecten met focus op verkenning wordt voor de criteria doelgroep en gebruikersgroep ; economische relevantie en innovativiteit rekening gehouden met het potentieel van het vervolgproject. Hieronder worden de criteria opgesomd met de vragen die gesteld worden aan de externe deskundigen bij de evaluatie ervan. De evaluatieroosters die gebruikt worden, zijn beschikbaar op de website. Technisch-wetenschappelijke kwaliteit van het projectvoorstel Relevantie van het project als TETRA project (= fit in het programma ) Is de projectbeschrijving en het innovatiedoel duidelijk? Vertrekt het project vanuit bestaande technologie of kennis? Vallen de voorziene activiteiten onder de noemer toegepast onderzoek? Ligt de focus van het project op kennisoverdracht naar de leden van de gebruikersgroep? Is die kennisoverdracht begrijpbaar voor de bedrijven van de gebruikersgroep en latere doelgroep? Is er sprake van technologische kennisoverdracht? Innovativiteit Maakt het project adequaat gebruik van nieuwe (of de nieuwste) techniek(en) of methodologie? Behandelt het project voldoende nieuwe kennis die dan vervolgens tot innovatie kan leiden bij de bedrijven en socialprofitorganisaties van de gebruikersgroep en brede doelgroep? Kwaliteit van het werkplan technisch/wetenschappelijke activiteiten Is het werkplan in overeenstemming met de projectdoelstellingen? Zijn alle nodige werkpakketten aanwezig? Zijn de ingezette middelen verantwoord? Is het programma haalbaar in de voorziene projectperiode, met de voorziene mijlpalen en go/no go beslissingen? Track record en competentie en expertise aangaande de technologisch/wetenschappelijke activiteiten Is de vereiste expertise aanwezig om voldoende snel (tijdens het project) kennistransfer mogelijk te maken? Is de voorziene samenwerking relevant? Wat zijn de wetenschappelijk/technologische resultaten van voorafgaand onderzoek van de partners? Werden vroegere TETRA projecten afgerond binnen de voorzien projectperiode? Valorisatiepotentieel van het voorstel. Doelgroep en Gebruikersgroep Hoe groot is de doelgroep in Vlaanderen? Welk deel van de doelgroep wordt effectief bereikt met het project? Welk type bedrijven zitten er in de brede doelgroep (kmo s, socialprofitorganisaties, grote bedrijven die beschikken over eigen R&D of niet?) Voorziet de gebruikersgroep een goede vertegenwoordiging van die brede doelgroep en de organisaties of bedrijven die een rol spelen bij de valorisatie? Economische Relevantie Hoe passen de projectresultaten bij de bedrijfsactiviteiten van de doelgroep-ondernemingen:zijn ze gericht op de kernactiviteit of niet? Is er een impact te verwachten op tewerkstelling, investeringen, groei? Zijn er externe factoren (marktspelers, wetgeving, octrooien,...) die een invloed kunnen hebben? Positionering van het project t.o.v. bestaande economische activiteiten, andere lopend onderzoek en inbedding in een groter geheel 15

16 Is er een risico op het oneigenlijk toekennen van staatssteun aan bedrijven? Is er risico dat de projectresultaten na afloop van het project aanleiding geven tot oneigenlijke concurrentie met bestaande bedrijven (vb. consultancy)? Hoe belangrijk is TETRA als steunkanaal voor de betrokken bedrijven? Zijn er reeds lopende onderzoeksprojecten op eenzelfde thema waarvan de resultaten ook bereikbaar zijn voor de doelgroepbedrijven? Is de rol van de hogescholen duidelijk? Is er een meerwaarde voor de hogeschool door de samenwerking met bedrijven en andere organisaties? Sluit het project aan bij ander onderzoek (vb. SBO, VIS-TD, VIS-TIS, EraSME,...)? Kwaliteit van het werkplan valorisatie-activiteiten Hoeveel tijd wordt besteed aan valorisatie-activiteiten? Zijn de valorisatie-activiteiten relevant voor de bedrijven uit de doelgroep? Is er aandacht voor het vervolgtraject van de innovatie? Is er een goede interactie met de leden van de gebruikersgroep? Duurzame ontwikkeling Is er een specifiek milieuvoordeel? Indien ja, is het voldoende en realistisch gekwantificeerd? Is de globale projectkwaliteit voldoende hoog om het pluspunt te kunnen toekennen? (= score kwaliteit werkplan op beide assen is minstens goed ) Track Record en compententie en expertise aangaande de valorisatie-activiteiten Zijn de projectresultaten van voorafgaande projecten verspreid, omgezet in concrete toepassingen bij bedrijven,...? Na de beslissing De projectfiche met de besluitvorming wordt aan de aanvrager overgemaakt bij bekendmaking van de beslissing. De aanvragers kunnen ten allen tijde een nabespreking aanvragen bij de programmacoördinator. In het geval het project positief gerangschikt wordt en voor steun in aanmerking komt, wordt een brief van beslissing opgemaakt waarin een aantal zaken opgelijst worden die in orde gebracht moeten worden, voordat de IWT-overeenkomst kan opgemaakt worden. Hieraan moet voldaan zijn ten laatste op de datum vermeld in de brief van beslissing; zoniet vervalt de plaats op de lijst van positief gerangschikte projecten: Verklaring met samenstelling van de gebruikersgroep en de leden-bijdragen tot cofinanciering van minstens 7,5% van de goedgekeurde begroting Andere projectspecifieke vereisten i.v.m. de opstart van het project (vb. aanpassing werkplan, specifieke bedrijven of organisaties die moeten opgenomen worden in de gebruikersgroep, ) In het geval van een negatieve beslissing kan een verzoek tot herziening van de beslissing bij IWTingediend worden. De vraag tot herziening moet gebaseerd zijn op duidelijke en verifieerbare argumenten, zoals concrete elementen die volgens de aanvragers niet correct werden geapprecieerd. Bij ontevredenheid over de manier van behandeling door IWT kan daarover schriftelijk, mondeling of elektronisch klacht ingediend worden. Klachten worden binnen de 45 dagen na ontvangst behandeld. 4. Uitvoering en Opvolging 4.1. Overeenkomsten IWT-overeenkomst 16

17 Er wordt een overeenkomst opgemaakt tussen het IWT en de projectaanvrager(s) (begunstigden). De IWT-overeenkomst bestaat uit 2 delen: 1. De algemene voorwaarden, consulteerbaar op de IWT-website 2. De projectspecifieke voorwaarden, dit deel wordt opgestuurd naar de projectleider (aangesteld door de coördinator) en wordt ondertekend door elke partij (dit zijn de aanvragers die goedgekeurd werden als begunstigden), hiermee komt de IWT-overeenkomst tot stand (en worden ook de Algemene Voorwaarden aanvaard). Samenwerkingsovereenkomst Indien er meerdere partijen samenwerken, wordt een overeenkomst tussen de projectaanvragers opgemaakt die minimaal en op voldoende wijze de praktische samenwerking regelt, evenals de afspraken inzake de eigendom en valorisatie van de onderzoeksresultaten. Deze overeenkomst dient ter goedkeuring voorgelegd te worden aan het IWT Afspraken met de gebruikersgroep en peters De taken en werking van de gebruikersgroep, en de rechten en plichten van de leden ervan worden opgenomen in een afsprakendocument, dat door elk effectief lid van de gebruikersgroep moet worden ondertekend. IWT stelt een standaard document voor. (zie Reglement van Orde op de website) Het projectconsortium kan een afwijkend afsprakendocument ter goedkeuring voorleggen aan IWT. In het bijzonder vermeldt dit document de verantwoordelijkheden en rechten van de gebruikersgroep, als klankbord voor de opvolging van de projectvooruitgang en rapportering, samenstelling en praktische werking, IPR en deontologische aspecten (confidentialiteit, gebruik van projectresultaten e.d.) en latere valorisatie van de projectresultaten. De peter(s) en/of meter(s) tekenen hetzelfde document. Zij hoeven zich niet bereid te verklaren tot cofinanciering. De projectleider dient binnen de 4 maanden na verzending van de IWT-overeenkomst in het bezit te zijn van alle ondertekende reglementen van orde Opvolging en Verslaggeving Bij goedkeuring van een project, zal de begunstigde regelmatig verslag uitbrengen over de goede uitvoering van het project.op de IWT website is er een toelichtingsdocument met richtlijnen voor verslaggeving beschikbaar. In deze paragraaf worden de verschillende aspecten van verslaggeving kort overlopen. Voor de inhoudelijke opvolging van een project kunnen er drie types van verslaggeving onderscheiden worden: voortgangsverslaggeving, verslaggeving in het kader van een tussentijdse evaluatie door het IWT na 2 jaren en een eindverslaggeving bij afsluit van het project. De financiële opvolging van een project gebeurt tussentijds via een statusrapportering in het tussentijds verslag en op het eind van het project in een apart verslag cf. de bepalingen van het toegelaten kostenmodel Publicatie van de projectfiche Informatie over het project moet gepubliceerd worden op de website van het innovatienetwerk ( Dit bij de start en bij het projecteinde Vergadering gebruikersgroep en Voortgangsverslag Alle leden van de gebruikersgroep (incl. programmasecretariaat van IWT en IWT projectadviseur) ontvangen tijdig een uitnodiging voor de gebruikersgroep met duiding van agenda, plaats en uur. Na afloop van de vergadering wordt door de projectleider een verslag opgemaakt van de vergadering van de gebruikersgroep dat ook aan IWT- bezorgd wordt. Dit verslag beschrijft minstens een 17

18 overzicht van de behaalde projectresultaten, planning voor de volgende termijn en interacties met de leden van de gebruikersgroep. De vergadering met de gebruikersgroep moet zodanig georganiseerd worden dat de leden uit de gebruikersgroep deze zo voltallig mogelijk kunnen bijwonen. Hierover worden er best afspraken gemaakt bij aanvang van het project. De vergaderingen kunnen georganiseerd worden op een andere lokatie (vb. bij een bedrijf), en kunnen geïntegreerd worden in een workshop of seminarie. Belangrijkste voorwaarde is dat alle leden-bedrijven van de gebruikersgroep uitgenodigd worden en er ruimte voor interactie over het verloop van het project mogelijk is (vraag&antwoord) Jaarlijks voortgangsverslag met prestatietabel personeel Jaarlijks wordt een voortgangsverslaggeving gevraagd, aangevuld met een prestatietabel die een inzicht verschaft over de stand van zaken in de projectuitvoering. De verslagen van de gebruikersgroepvergaderingen maken deel uit van de voortgangsverslaggeving ook al wordt ze op andere momenten aangeleverd Tussentijds verslag voor de herevaluatie (voor projecten langer dan 2 jaar) Ieder project dat langer loopt dan twee jaar wordt tussentijds geëvalueerd. Deze tussentijdse evaluatie kan leiden tot aanbevelingen of bijsturingen aan het project en soms tot vroegtijdige stopzetting van het project. Om deze evaluatie tijdig uit te kunnen voeren, dienen de aanvragers 18 maanden na de start van het project een tussentijds verslag in waarin de status van het project, de geleverde inspanningen en de reeds bereikte resultaten beschreven worden, evenals de stand van zaken en vooruitzichten omtrent implementatie van deze resultaten in innovatietoepassingen bij de doelgroep. Bijsturingen aan de initiële doelstellingen van het project en van het werkplan dienen duidelijk gemotiveerd. Dit verslag bevat ook een financiële status Financieel verslag De verantwoording en verificatie van de projectsteun bij de eindafrekening voor de personeelskosten zullen gebeuren op basis van de reële prestaties en personeelskosten van de betrokken personeelsleden. De nodige bewijsstukken voor deze personeelskosten dienen bijgevoegd te worden. Alle kostenposten worden in de verslaggeving verantwoord (tabel) Eindverslag Op het einde van het project wordt een eindverslag opgemaakt waarin o.m. de resultaten van het onderzoek en de stand van zaken en vooruitzichten omtrent implementatie van deze resultaten in innovatietoepassingen bij de doelgroep beschreven worden Uitbetaling De uitbetaling van de subsidie gebeurt via jaarlijkse voorschotten. De uitbetaalbaarheid van de subsidie en de voorschotten wordt afhankelijk gesteld van enkele leverbaarheden zoals voorzien in de IWT-overeenkomst. Voor projecten van 3 jaar geldt een tussentijdse evaluatie. Na 2 jaar projectuitvoering wordt op basis van de tussentijdse verslaggeving het saldo van het budget afgerekend. Bij positieve beslissing voor het derde jaar wordt hierbij een voorschot gevoegd voor het derde jaar. 18

19 Op het einde van het project wordt het saldo van het budget afgerekend. Dit gebeurt op basis van het eindverslag en het financieel verslag 5. MEER INFO 5.1. Voorbespreking Vooraleer een aanvraag op te stellen en in te dienen kan een voorbespreking aangevraagd worden. Tijdens een voorbespreking kan advies gegeven worden over o.a. de aanvaardbare kosten, de selectiecriteria in functie van een enkele concrete vragen, de mogelijke samenwerking met derden, enz. Aanvragen tot voorbespreking worden gericht aan de programmacoördinator, Inge Arents (via met een samenvatting van het voorstel en de vragen. IWT voorziet in infossies in elke provincie. Aansluitend aan deze infosessies worden individuele voorbesprekingen voorzien. Meer informatie hierover is terug te vinden in het oproepdocument en de IWT-website. Het is de bedoeling dat iedereen die een individuele voorbespreking wenst, aansluit bij één van deze infosessies. De individuele voorbespreking behandelt geen algemene vragen over TETRA Andere Alle documenten gerelateerd aan het indienen van een aanvraag en opvolging van een project in het TETRA-Fonds zijn beschikbaar op de website van IWT ( 6. AANVRAAG Jaarlijks is er een oproepdocument met beschrijving van de modaliteiten van de indiening van de aanvraag. De aanvraag wordt opgemaakt volgens de indeling voorzien in de aanvraagtemplate. De aanvraag is samengesteld uit 4 delen. De projectidentificatie (met invulmogelijkheden voor elke partner in het project), ondertekend door de partners (ingescande versie bij electronische indiening) De projectbeschrijving De projectbegroting Verplichte bijlagen, indien van toepassing 7. DEFINITIES EN BEGRIPPEN In dit hoofdstuk worden een aantal begrippen toegelicht. TETRA-Fonds / TETRA-Besluit: Besluit van de Vlaamse Regering houdende de oprichting van een programma voor de bevordering van technologietransfer door instellingen van hoger onderwijs. Gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 27 oktober 2007, aanpassingen gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 12 december Vlaamse Instelling van hoger onderwijs: Vlaamse hogeschool of Vlaamse universiteit cf. decreet van 4 april 2003 (herstructurering van het hoger onderwijs) en wijzigingen. Onderzoeksorganisatie: entiteit die zich in hoofdzaak bezig houdt met onderzoek en het verspreiden van de resultaten van het onderzoek door middel van onderwijs, publicaties of technologieoverdracht; alle winst wordt opnieuw geïnvesteerd in die activiteiten; in de verspreiding ervan of in het onderwijs. Ondernemingen die invloed over een dergelijke organisatie kunnen uitoefenen (aandeelhouders of leden) genieten geen preferente toegang tot de onderzoekscapaciteit 19

20 of tot resultaten van het onderzoek. (definitie cf. Communautaire Kaderregeling inzake staatssubsidie voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie 2006/C 323/01) Economische activiteiten van een onderzoeksorganisatie: contractonderzoek in opdracht van het bedrijfsleven, het verhuren van onderzoeksinfrastructuur en consultancy activiteiten Kleine of middelgrote onderneming (KMO): een onderneming die voldoet aan de volgende voorwaarden (geldend voor het jaar voordat de aanvraag ingediend wordt): in de onderneming werken gemiddeld niet meer dan 250 personen voltijds (of equivalenten) tijdens het kalenderjaar dat voorafgaat aan dat waarin de tegemoetkoming wordt aangevraagd; de onderneming realiseert in het kalenderjaar dat voorafgaat aan dat waarin de tegemoetkoming wordt aangevraagd een omzet, exclusief BTW en accijnzen, van minder dan 50 miljoen euro of een balanstotaal van minder dan 43 miljoen euro; niet meer dan 25% van het kapitaal van de onderneming is rechtstreeks of onrechtstreeks in het bezit van één of meerdere ondernemingen die zelf niet aan de definitie van kleine of middelgrote onderneming voldoen, met uitzondering van publieke investeringsmaatschappijen, participatiemaatschappijen of, als er geen controle wordt uitgeoefend, institutionele beleggers. Marktconforme voorwaarden: Het leveren van een dienst (of exploitatierechten) gebeurt aan marktprijs (gebaseerd op de gemiddelde prijs van vergelijkbare commercieel beschikbare diensten (indien er geen marktprijs is): volledige kosten (inclusief afschrijving van het onderzoek zelf) + redelijke winstmarge VIS-organisatie: Vlaams Innovatie Samenwerkingsverband ofwel een consortium van bedrijven, waarbij er minimaal 10 bedrijven formeel lid zijn ofwel een organisatie die kan optreden namens een groep van bedrijven zoals vb. een beroepsfederatie of een specifieke belangenvereniging een collectief centrum dat volgens het VIS-besluit (juli 2006)als VIS erkend is ofwel een combinatie van voorgaande Valorisatie: technologietransfer van onderzoeksresultaten in economische activiteiten waarbij de doelgroep-ondernemingen een positief effect bekomen op groei, omzet, tewerkstelling, investeringen en winsten Verspreiding: kennistransfer van onderzoeksresultaten via publieke kanalen (publicaties, websites, seminaries,...) VIN (Vlaams Innovatie Netwerk): een netwerk van intermediaire organisaties en kenniscentra die actief zijn op het vlak van innovatie-ondersteuning, gecoördineerd door het IWT. Meer informatie via 20