Deloitte. Gemeenschappelijke regeling Waddenfonds. Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2013.

Transcriptie

1 Deloitte Accountants B.V. Sophialaan AE Leeuwarden Postbus BP Leeuwarden Nederland Tel: Fax: wwwdeloitte.nl Gemeenschappelijke regeling Waddenfonds Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2013 Deloitte Accountants By. ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Member of Rotterdam onder nummer Deloitte Touche Tohmatsu Limited

2 Del o I tte. Deloftte Accountants B.V. Sophialaan AE Leeuwarden Postbus BP Leeuwarden Nederland Tel: Fax: wwwdeloittenl Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Waddenfonds Ruiterskwartier 121 a 8911 BS LEEUWARDEN Datum Behandeld door Ons kenmerk E.J. Jongsma RA EJJ/ma Onderwerp Accountantsverslag voor het boekjaar 2013 Uw kenmerk Geacht bestuur, Wij hebben dejaarrekening 2013 van de gemeenschappelijke regeling Waddenfonds (hierna: Waddenfonds) gecontroleerd. De jaarrekening van het Waddenfonds is opgesteld onder eindverantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Dit accountantsverslag bevat onze belangrijkste bevindingen. Bij dejaarrekening 2013 hebben wij op een goedkeurende controleverkiaring verstrekt. We constateren dat het Waddenfonds nog een jonge organisatie is en dus ook een organisatie in ontwikkeling. Het is goed om daarbij te kunnen constateren dat de jaarrekeningcontrole in een relatief kort tijdsbestek afgewikkeld kon worden. In dit versiag zijn diverse aanbevelingen opgenomen die het Waddenfonds kunnen ondersteunen bij de verdere doorontwikkeling. Mochten er vragen zijn naar aanleiding van dit verslag, dan zijn wij graag bereid die te beantwoorden. Hoogachtend, Deloitte B.V. RA Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handeisregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

3 Blad EJJ/ma Inhoud 1. Inleiding Opdracht Controleverkiaring en rapport van bevindingen 4 2. Controlebevindingen jaarrekening Ongecorrigeerde fouten Organisatie en toezicht met betrekking tot uitbestede activiteiten Verslaggeving Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) 6 3. Resultaatanalyse en tussentijdse informatievoorziening Resultaatanalyse en afwijkingen begroting Tussentijdse informatievoorziening 7 4. Rechtmatigheid Normenkader als basis voor de controle op rechtmatigheid Interne controle 9 Appendix A Frauderisico s 10 Appendix B Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd 12

4 - Maken Deloitte. Blad EJJ/ma 1. Inleiding 1.1 Opdracht Door middel van de door u getekende opdrachtbevestiging d.d. 16 december 2013 heeft u ons opdracht gegeven tot de controle van de jaarrekening 2013 van uw organisatie. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverkiaring bij de jaanekening 2013 van het Waddenfonds. De accountantscontrole omvat naast de controle op de getrouwheid van de cijfers ook de rechtmatigheid van het financiële beheer over het j aar 2013, zoals uitgeoefend door of namens het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur legt door middel van de jaarstukken, de jaarrekening en het jaarverslag verantwoording af aan het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de jaarrekening en heeft die verantwoordelijkheid schriftelijk aan ons bevestigd. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. 1.2 Controleverkiaring en rapport van bevindingen Het oordeel op basis van ons onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatigheid geven wij weer in de controleverkiaring. Bij dit onderzoek geven wij antwoord op de volgende vragen: - Zijn - Zijn - Is - Is de in de j aarrekening gepresenteerde baten en de lasten over 2013 en de activa en passiva per 31 december 2013 getrouw weergegeven? de baten en lasten en de balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de verordeningen van het Waddenfonds (zie bijiage in de jaarrekening), en zijn deze rechtmatig tot stand gekomen? de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk? de jaarrekening opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten? het j aarverslag verenigbaar met de j aarrekening? Bij de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening 2013 hebben wij op een verkiaring met een goedkeurende strekking afgegeven, zowel voor het aspect getrouwheid als voor het aspect rechtmatigheid.

5 Blad EJJ/ma 2. Controlebevindingen jaarrekening 2013 In dit hoofdstuk rapporteren wij u de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de controle van dejaarrekening 2013 van het Waddenfonds. 2.1 Ongecorrigeerde fouten In overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) hebben wij bij de controle een goedkeuringstolerantie gehanteerd van 1% van de totale lasten, zijnde een bedrag van Bij de controle van de jaarrekening hebben wij geen fouten geconstateerd. 2.2 Organisatie en toezicht met betrekking tot uitbestede activiteiten Het Waddenfonds is actief per 1 oktober Bij de opbouw van de organisatie is er voor gekozen om van het Waddenfonds een lean and mean organisatie te maken, waarbij alleen de essentiële functies worden ondergebracht bij het Waddenfonds en waarbij de taken zoveel mogelijk worden ondergebracht bij andere partijen, waar deze naar het inzicht van het bestuur het meest professioneel kunnen worden uitgevoerd. Dit uitgangspunt heeft ertoe geleid dat de bedrijfsvoeringsfuncties, zoals P&O, financiën, juridische zaken, etc., zijn ondergebracht bij de provincie Fryslân. Het beoordelen van subsidieaanvragen en het beheren van subsidieprojecten is ondergebracht bij de Dienst Landelijk Gebied (DLG). Het Waddenfonds overlegt periodiek met deze instellingen over de voortgang en realisatie van onderhanden werkzaamheden. Dit blijkt bijvoorbeeld uit het projectenoverzicht van DLG (overzicht toegekende subsidies) dat periodiek in het dagelijks en het algemeen bestuur wordt besproken. Wat in onze optiek nog beter geregeld kan worden, is het maken van duidelijke prestatieafspraken met de provincie Fryslân en DLG. U kunt dan denken aan afspraken over de op te leveren producten en welke prestaties en termijnen daarbij in acht genomen dienen te worden. Een concreet voorbeeld is het maken van afspraken met DLG over bet naleven van beslistermijnen omtrent ingediende subsidieaanvragen. Op dit moment zijn er wel schriftelijke vastleggingen van de opdrachtverstrekking van het Waddenfonds aan deze partijen, maar deze zijn surnmier en gaan niet in op de te leveren prestaties. Tevens is het van belang om duidelijke afspraken te maken over de wijze waarop de informatievoorziening over uitbestede activiteiten richting het dagelijks bestuur vormt krijgt. Dit geldt met name voor de activiteiten die zijn uitbesteed aan DLG, omdat deze direct de kernactiviteiten van het Waddenfonds raken. Want ook in die situaties waarin er taken zijn uitbesteed, blijft bet dagelijks bestuur van het Waddenfonds eindverantwoordelijk.

6 Blad EJJ/ma Wij adviseren om met de partijen waaraan activiteiten worden uitbesteed duidelijke (prestatie) afspraken te maken omtrent de te leveren prestaties en de af te leggen verantwoording daarover. Dergelijke afspraken kunnen bijvoorbeeld worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst of in een Service Level Agreement. 2.3 Verslaggeving Het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) schrijft voor hoe de jaarstukken dienen te worden ingericht. Dejaarstukken zijn voor het algemeen bestuur een belangrijk instrument om invulling te geven aan met name de controlerende functie. De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening: Het jaarverslag bestaat uit de programmaverantwoording en de paragrafen (onderwerpen van belang voor het inzicht in de financiële positie). De jaarrekening bestaat uit de balans en de toelichting en de programmarekening met toelichting. In dejaarstukken 2013 wordt in hetjaarverslag een beeld geschetst van de activiteiten van het Waddenfonds. Er wordt in de paragrafen nader ingegaan op het weerstandsvermogen, de financiering en de bedrijfsvoering. Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag, zoals opgenomen in de jaarstukken, verenigbaar is met de jaarrekening. 2.4 Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) De Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is op ij anuari 2013 in werking getreden. De WNT is een wet met verstrekkender gevolgen dan haar voorganger, de Wopt. Niet alleen worden er eisen gesteld aan openbaarmaking van inkomens en zijn er maxima gesteld aan de hoogte van de inkomens (ook van interim-bestuurders) en ontslagvergoedingen; ook zal bij overschrijding van de maxima terugvordering van het meerdere aan de orde zijn. Ontslagvergoedingen voor topfunctionarissen zijn gemaximeerd op (inclusief werkgeverslasten) per individueel geval. Naleving van de WNT is vanaf 2013 een specifiek toetspunt voor de accountant. De WNT is ook van toepassing op het Waddenfonds. Ontslagvergoedingen of overschrijdingen van de wettelijke normen van de WNT zijn bij het Waddenfonds niet aan de orde. Wel dienen in dejaarrekening de salarissen van de topfunctionarissen te worden toegelicht, ook al worden de normen niet overschreden. Voor de leden van het algemeen en het dagelijks bestuur geldt dat deze op de loonlijst van de provincies staan en geen honorarium of bestuursvergoeding van het Waddenfonds ontvangen. Verder dient het salaris van de directeur/secretaris van het Waddenfonds te worden toegelicht. In de jaarrekening zijn deze zaken op de juiste wijze verwerkt.

7 Blad EJJJma 3. Resultaatanalyse en tussentijdse informatievoorziening 3.1 Resultaatanalyse en afwijkingen begroting De jaarrekening sluit met een negatief saldo van baten en lasten (het resultaat vóór bestemming) van 16,2 milj oen. Dit negatieve resultaat is ontstaan doordat er in 2013 meer subsidies zijn beschikt dan dat er voor 2013 aan toegezegde decentralisatie-uitkering en overige baten is ontvangen. Zodra er door het Waddenfonds een subsidie wordt beschikt, wordt de volledige last in één keer in de programmarekening verantwoord. Het komt voor dat niet alle toegezegde subsidies daadwerkelijk tot uitkering komen. Projecten waarvan later blijkt dat deze niet of gedeeltelijk zijn uitgevoerd, kunnen leiden tot intrekking of bijstelling van de subsidie. In dat geval wordt een vrijval verantwoord die in de programmarekening apart zichtbaar wordt gemaakt. In 2013 bedraagt deze vrijval 5,7 miljoen. Het negatieve saldo van baten en lasten van 16,2 miljoen betekent dat het eigen vermogen per jaareinde met hetzelfde bedrag lager is. Het negatieve saldo van baten en lasten zorgt er voor dat er per j aareinde minder vermogen aanwezig is. Het eigen vermogen ultimo 2013 bedraagt hierdoor Tussentijdse informatievoorziening In de financiële verordening van het Waddenfonds is bepaald dat het dagelijks bestuur het algemeen bestuur middels tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting informeert. Dit vindt plaats over de eerste drie en acht maanden van het lopende jaar. We constateren dat er tussentijds aandacht is voor toegezegde projecten en de status daarvan. Echter, een financiële rapportage die aansluit met de begroting en die ingaat op de realisatie van de begroting is nog niet aanwezig. We adviseren om conform de Financiële verordening deze tussentijdse rapportages op te stellen, danwel om de verordening op dit punt aan te passen als dat bestuurlijk wenselijk wordt geacht.

8 en Deloitte. Blad EJJ/ma 4. Rechtmatigheid Dejaarrekening 2013 is de financiële resultante van de handelingen die binnen het Waddenfonds plaatsvinden. De betrouwbaarheid van deze financiële uitkomsten wordt mede bepaald door de mate waarin er binnen uw organisatie interne controles plaatsvinden. Deze controles zijn voor ons als accountant van belang om ons oordeel op te baseren. Rechtmatigheid is in essentie het vaststellen dat de gemaakte afspraken en regels worden nageleefd. Heldere en duidelijke procedures vormen hiervoor een belangrijke bouwsteen. 4.1 Normenkader als basis voor de controle op rechtmatigheid Om ons als accountants als het ware de goede weg te wijzen en ook de interne controle richting te geven, is het van belang dat er een controleprotocol is waarin het normenkader is opgenomen, waarin is aangegeven welke foutentoleranties moeten worden gehanteerd en waarin is opgenomen hoe het begrotingscriterium is gedefinieerd. Het normenkader is in feite niets anders dan een overzicht van de van toepassing zijnde - daarmee te toetsen - interne en externe speiregels. Op 9 december 2013 is door het Algemeen Bestuur van het Waddenfonds het Programma van eisen accountantscontrole vastgesteld. Hierin is een aantal uitgangspunten voor de accountantscontrole benoemd (bijvoorbeeld de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstolerantie), echter een normenkader is hierin niet opgenomen. We adviseren om het normenkader jaarlijks te actualiseren en bestuurlijk vast te stellen. Op die manier is er duidelijkheid over de te hanteren speiregels. Vanwege het ontbreken van een normenkader is voor 2013 gekozen voor een pragmatische oplossing, waarbij het normenkader is opgenomen als bijiage bij de jaarrekening. Deze wordt nu door het bestuur, tegelijkertijd met de jaarrekening, vastgesteld. Dit is een voor 2013 aanvaardbare oplossing. Voor 2014 en verder is het van belang dat u het normenkader jaarlijks actualiseert en voorafgaand aan de accountantscontrole laat vaststellen door het bestuur. De controle op rechtmatigheid hebben wij uitgevoerd op basis van een minimumvariant. Dit betekent dat bij de controle wordt getoetst of aan het voorwaardencriterium wordt voldaan (dus bepalingen die een relatie hebben met recht, hoogte en duur ) en of wordt gehandeld binnen het kader van de begroting. Op basis van de hierboven uitgewerkte minimumvariant hebben wij bij de controle van de rechtmatigheid vastgesteld dat wordt voldaan aan de inteme regelgeving (relevante verordeningen, besluiten AB) en aan externe regelgeving (bijvoorbeeld fiscale regels of de Europese aanbestedingsregels), voor zover deze van invloed zijn op de financiële gegevens in de j aarrekening.

9 Blad EJJ/ma Ben goedkeurende verkiaring houdt in dat wij van oordeel zijn dat de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten, aismede de balansmutaties, tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de verordeningen. 4.2 Interne controle In de financiële verordening van het Waddenfonds is vastgesteld dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor de jaarlijkse inteme toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Dit ter vaststelling van het getrouwe en rechtmatige beeld van de jaarrekening. We constateren dat een dergelijke interne controle niet heeft plaatsgevonden in Wij hebben, met inachtneming van de toleranties die zijn benoemd in het programma van eisen voor de accountantscontrole, daarom zeif controles verricht om vast te stellen dat de baten, lasten en balansmutaties rechtmatig zijn. We adviseren om in overeenstemming met de financiële verordening voor 2014 invulling te geven aan de inteme controle, danwel om de verordening op dit punt aan te passen als dat bestuurlijk wenselijk wordt geacht.

10 Blad EJJ/ma Appendix A Frauderisico s Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevoig van fraude in de jaarrekening. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen, en moeten bezien of deze maatregelen effectief zijn. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, dan zal de accountant dit moeten communiceren met, athankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het dagelijks bestuur en, in sornmige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, het algemeen bestuur. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevoig van fraude in de jaarstukken en op preventieve maatregelen daarbij. Van het dagelijks bestuur hebben wij tevens de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Daarnaast hebben wij conform onze beroepsregels zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het omzeilen van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Tevens hebben wij specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en controles van schattingen en zijn wij alert geweest op significante en ongebruikelijke transacties. Als onderdeel van onze controle en de gevoerde fraudediscussie hebben wij het dagelijks bestuur verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevoig van fraude, in de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat het dagelijks bestuur daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het management, het personeel en met het algemeen bestuur. Wij stellen daarbij vast dat het maken en/of periodiek actualiseren van gerichte frauderisicoanalyses geen zichtbaar onderdeel vormt van de interne beheersingsomgeving en dat uit de administratie, het risicomanagements ysteeni/de risicoanalyse en managementrapportages bij voorbeeld geen vastleggingen blijken die het belang illustreren dat u hecht aan het vermijden en ontdekken van fraude. Het Waddenfonds loopt hiermee het risico dat de interne beheersing kwetsbare plekken bevat die onopgemerkt blijven.

11 Blad EJJ/ma De huidige economische ontwikkelingen kunnen leiden tot verhoogde prikkels of gelegenheden tot het doen van of meewerken aan fraude. Gelet op het belang van een risicoanalyse die is toegespitst op de huidige economische ontwikkelingen en actuele interne beheersing, adviseren wij het proces van periodieke frauderisicoanalyses een vast onderdeel te laten zijn van het interne controlesysteem dat erop is gericht bedrijfsrisico s te onderkennen, het belang en de waarschijnlijkheid daarvan in te schatten en de interne beheersing daarop toe te spitsen. Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tij dens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2013 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

12 Blad EJJ/ma Appendix B Onze onaffiankelijkheid is gewaarborgd De voorschriften in het kader van onathankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de Verordening inzake Onaffiankelijkheid van accountants bij assuranceopdrachten (hiema: ViO) en vormen een belangrijk onderdeel van het normenkader waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Onze contractuele werkzaamheden voor de gemeenschappelijke regeling bestaan uit de controle van de jaarrekening. Daarnaast hebben wij geen controlegerelateerde diensten of adviesdiensten verricht. Op grond van onze toetsing aan het normenkader, de door ons getroffen maatregelen en de communicatie met u hierover is onze onathankelijkheid in voldoende mate gewaarborgd.