Dei0 Ïtte. Gemeenschappelijke regeling Waddenfonds. Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2014.

Transcriptie

1 Dei0 Ïtte Deloitte Accountants B.V. Sophialaan AE Leeuwarden Postbus BP Leeuwarden Nederland Tel: Fax: Gemeenschappelijke regeling Waddenfonds Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2014 Deloitte Accountants BV. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

2 Dei01tte Deloitte Accountants B.V. Sophia laan AE Leeuwarden Postbus BP Leeuwarden Nederland Tel: Fax: Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Waddenfonds Ruiterskwartier 121 a 8911 BS LEEUWARDEN Datum Behandeld door Ons kenmerk E.J. Jongsma RA B-EJJ/ma Onderwerp Accountantsverslag van de gemeenschappelijke regeling Waddenfonds voor het boekjaar 2014 Geacht bestuur, Wij hebben de jaarrekening 2014 van de gemeenschappelijke regeling Waddenfonds (hierna: het Waddenfonds) gecontroleerd. De jaarrekening van het Waddenfonds is opgesteld onder eindver antwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Dit accountantsverslag bevat onze belangrijkste bevindingen. Bij de jaarrekening 2014 hebben wij op een goedkeurende controleveridaring verstrekt. Het verslag van bevindingen is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarreke ning De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerk zaamheden. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Graag maken wij van deze gelegenheid gebruik uw Organisatie en de ambtelijk medewerkers te bedanken voor de samenwerking en voor uw constructieve houding tijdens onze controle. Moch ten er vragen zijn naar aanleiding van dit verslag, dan zijn wij graag bereid die te beantwoorden. Hoogachtend, Deloitte B.V drs. RA Deloitte Accountants BV. is Ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

3 Deloïtte Blad B-EJJ/ma Inhoud 1. Inleiding De opdracht die u ons hebt verstrekt Er is een goedkeurende controleverklaring verstrekt 4 2. Controlebevindingen jaarrekening Ons beeld van de financiële beheersorganisatie van het Waddenfonds Frauderisico s, beheersmaatregelen en bestuurlijke betrokkenheid daarbij Toename van onderhanden projecten en noodzaak verantwoordingsinformatie Uitbestede activiteiten provincie Fryslân contractueel nog niet geformaliseerd Verbeterpunten interne beheersing 8 3. Rechtmatigheid Aanpak controle rechtmatigheid Interne Organisatie Waddenfonds met betrekking tot controle rechtmatigheid Begroting is onderschreden, middelen (gewijzigde) begroting zijn niet volledig uitgegeven Naleving overige verordeningen 10 Appendix A Overzicht controleverschullen 11 Appendix B Gehanteerde toleranties 12 Appendix C Frauderisico 13 Appendix D Bevestiging onaffiankelijkheid 14 Appendix E Disclaimer en beperking in gebruik 15

4 DeIoïtte Blad B-EJJ/ma 1. Inleiding 1.1 De opdracht die u ons hebt verstrekt Door middel van de door u getekende opdrachtbevestiging van 18 september 2014 heeft u ons opdracht gegeven tot de controle van de jaarrekening 2014 van uw Organisatie. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening 2014 van het Waddenfonds. De accountantscontrole omvat naast de controle op de getrouwheid van de cijfers ook de rechtmatigheid van het financiële beheer over het jaar 2014, zoals uitgeoefend door of namens het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur legt door middel van de jaarstukken, de jaarrekening en het jaarverslag verantwoording af aan het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de jaarrekening en heeft die verantwoordelijkheid schriftelijk aan ons bevestigd. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen die voortvloeien uit de con trole. 1.2 Er is een goedkeurende controleverklaring verstrekt Het oordeel op basis van ons onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatigheid geven wij weer in de controleverldaring. Bij dit onderzoek geven wij antwoord op de volgende vragen: - Zijn - Zijn - Maken - Is - Is de in de jaarrekening gepresenteerde baten en de lasten over 2014 en de activa en passiva per 31 december 2014 getrouw weergegeven? de baten en lasten en de balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de verordeningen van het Waddenfonds, en zijn deze rechtmatig tot stand gekomen? de inrichting van het financieel beheer en de financiële Organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk? de jaarrekening opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten? het jaarverslag verenigbaar met de jaarrekening? Bij de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening 2014 hebben wij op een verklaring met een goedkeurende strekking afgegeven, zowel voor het aspect getrouwheid als voor het aspect rechtmatigheid. In overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) hebben wij bij de controle een tolerantie gehanteerd van 1% van de totale lasten, zijnde een bedrag van afgerond Bij de controle van de jaarrekening hebben wij geen fouten geconstateerd.

5 Deloïtte. Blad B-EJJ/ma 2. Controlebevindingen jaarrekening 2014 In dit hoofdstuk rapporteren wij de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2014 van het Waddenfonds. 2.1 Ons beeld van de financiële beheersorganisatie van liet Waddenfonds Het Waddenfonds is inmiddels enkele jaren actief als gemeenschappelijke regeling. Bij de opbouw van de Organisatie is er destijds voor gekozen om van het Waddenfonds een lean and mean Organisatie te maken; alleen de essentiële functies worden ondergebracht bij het Waddenfonds en de andere taken worden zoveel mogelijk ondergebracht bij andere partijen, waar deze, naar het inzicht van het bestuur, op de meest professionele manier kunnen worden uitge voerd. Dit uitgangspunt heeft ertoe geleid dat de bedrjfsvoeringsfuncties, zoals P&O, financiën, juri dische zaken etc. en ook het beoordelen van subsidieaanvragen en het beheren van subsidieprojecten, zijn ondergebracht hij de provincie Fryslân. We stellen vast dat het activiteitenniveau en daarmee het aantal onderhanden subsidieprojecten bij het Waddenfonds sterk is toegenomen de afgelopen jaren. Dit rechtvaardigt in onze optiek ook het hebben of, zo u wilt, het aantrekken van een eigen financiële functie, bijvoorbeeld in de vorm van een financiële controller. Het hebben van een dergelijke functie voorkomt dat financieel gerela teerde taken bij diverse personen zijn belegd en het voorkomt daarmee het ontbreken van een totaaloverzicht en een financieel geweten bij het Waddenfonds. Wij adviseren om hierin te voorzien. Bijkomend voordeel is dat de accountantscontrole zo ook efficiënter kan worden uitgevoerd. Wij merken het effect van het ontbreken van een financieel geweten bij het Waddenfonds namelijk in de uitvoering van de controle. Zo waren er nog tekstuele aanpassingen in de jaarrekening nodig en is een efficiënte controle lastig gebleken, omdat we te maken hadden met verschillende aan spreekpunten in de Organisatie. Ten slotte zien we hij de beoordeling van de processen verbeter punten die gerelateerd zijn aan het financieel beheer. Graag evalueren we het jaarrekeningtraject met u, om van elkaar te leren en er samen voor te zor gen dat de werkzaamheden beter op elkaar worden afgestemd en afspraken juist worden geïnter preteerd en nagekomen. 2.2 Frauderisico s, beheersmaatregelen en bestuurlijke betrokkenheid daarbij Vanwege de ontwikkelingen in het accountantsberoep, als gevolg van de onderzoeken naar de kwaliteit van de accountantscontroles, heeft een aantal onderwerpen meer aandacht gekregen van de accountant. Eén van deze onderwerpen betreft de interne frauderisicoanalyse van een Organi satie als onderdeel van de eigen kwaliteitsbeheersing.

6 Deloitte. Blad B-EJJ/ma Het beheersen van kwaliteit is uitsluitend mogelijk indien vooraf ook inzicht wordt verkregen in en bewustwording is gecreëerd omtrent de gebieden die gevoelig zijn voor fraude. Het onderkennen van dergelijke risico s is een startpunt om (goede) interne beheersingsmaatregelen in te voeren, die het risico op fraude zoveel als mogelijk beperken. De interne frauderisicoanalyse geeft dus nadere richting aan de wijze waarop de Organisatie haar eigen interne beheersingsomgeving heeft ingericht. We hebben aan het Waddenfonds verzocht om de interne frauderisicoanalyse voor aanvang van de jaarrekeningcontrole op papier te zetten, waarbij op bestuursniveau is nagedacht over moge lijke risicogebieden en, indien reeds aanwezig, de bijbehorende interne beheersingsmaatregelen. Een eerste opzet voor een frauderisicoanalyse is inmiddels gereed, de komende jaren zal dit nog verder worden ontwikkeld. 2.3 Toename van onderlianden projecten en noodzaak verantwoordingsinformatie Kernactiviteit van het Waddenfonds is het verstrekken van subsidies. Op het moment dat een sub sidie wordt verstrekt, leidt dit tot een last in het overzicht van baten en lasten. De subsidie is op dat moment nog niet besteed, maar de prestatie (het verstrekken van een subsidie) is wel venicht door het Waddenfonds. De toekenning van een subsidie leidt tot een verplichting (nog te betalen subsidies) die wordt opgenomen in de balans. Afwikkeling van onderhanden projecten vindt plaats via deze balanspost. Het financiële verloop van toegekende subsidies, uitbetaalde subsidies en nog af te wikkelen sub sidies van de afgelopen drie jaren is samengevat in de navolgende grafiek: G,000 Financiële indicatoren projecten Waddenfonds iao.aaocoo C0 - Beschkt No af te u kkeer 2D12 e2013 t2014

7 Deloïtte. Blad B-EJJ/ma Uit dit overzicht wordt duidelijk dat er sprake is van een toename van beschikte (toegekende) sub sidieprojecten. De uitbetaling van subsidies (het in uitvoering nemen van onderhanden projecten) blijft achter bij de beschikte subsidies, omdat het tijd kost voordat projecten in uitvoering worden genomen en worden afgewikkeld. Het resultaat daarvan is dat de balanspost nog af te wikkelen projecten fors is toegenomen. De nog af te wikkelen projecten betreffen deels ook projecten die het Waddenfonds overgedragen heeft gekregen van het Rijk. Ons valt op dat de (interne) verantwoordingsinformatie en de informatie in het jaarverslag vooral gericht zijn op toegekende subsidies en gehonoreerde projecten, dus in feite op de voorkant van de projecten. Een verantwoording over nog af te wikkelen projecten en de voortgang en tijdigheid daarvan ontbreekt in belangrijke mate in de jaarstukken en ook in de tussentijdse informatievoor ziening. Wij adviseren om de sturing en informatievoorziening op dit punt te verbeteren. U onderkent het belang hiervan, wat blijkt uit de concept werkwijze die hiervoor inmiddels is uitgedacht. 2.4 Uitbestede activiteiten provincie Fryslân contractueel nog niet geformaliseerd Het beoordelen van subsidieaanvragen en het beheren van subsidieprojecten was ondergebracht bij de Dienst Landelijk Gebied (DLG) en is in de loop van 2014 overgegaan naar de provincie fryslân. Hierover zijn afspraken gemaakt met de provincie Fryslân, die echter nog geformaliseerd moeten worden. Feitelijk ontbreekt daarmee een (juridisch) kader voor de borging van het nakomen van afspraken en te leveren prestaties. Wij adviseren om zo spoedig mogelijk met de provincie Fryslân (prestatie)afspraken te maken over de te leveren prestaties en de af te leggen verantwoording daarover. Dergelijke afspraken kunnen bijvoorbeeld worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst, of in een Service Level Agreement.

8 Deloitte Blad B-EJJ/ma 2.5 Verbeterpunten interne beheersing Tijdens onze controle hebben we aandacht besteed aan de interne beheersmaatregelen bij het Waddenfonds. Uit onze procesbeoordeling komt het volgende beeld naar voren: Proces Status 2014 P]annfng & Contro en tussentijdse informatêevoorziening Projecten:beheer Personele kosten Inkopen en betalingen Het proces is adequaat ingericht In het proces zijn aandachtspunten aanwezig, maar de basis is op orde Er zijn serieuze tekortkominçen in het pioces aanwezig, ii loopt risico s, die effect hebben op de jaarrekening of het controlepraces Op basis van onze controle van de interne beheersing hebben wij een aantal aanbevelingen gedaan aan de directie die gaan over planning en control, projectenbeheer, personele kosten en inkopen en betalingen. De verbeterpunten die we hebben geconstateerd bij de processen zijn uiteindelijk niet van dusdanige aard geweest dat wij onze werkzaamheden niet konden afronden of niet tot een oordeel over de jaarrekening konden komen. Voor het projectenbeheer hebben wij de volgende aandachtspunten geconstateerd: In twee van de vijftien door ons gecontroleerde subsidietoekenningen zijn de beschikldngen niet ondertekend door zowel de secretaris als de voorzitter van het dagelijks bestuur, maar door én van beiden. De (digitale) dossiervorming is niet in alle gevallen compleet. Bij onze controle hebben wij diverse stukken opgevraagd die pas achteraf beschikbaar zijn gekomen en die op een lokale computer van de betreffende medewerker waren opgeslagen.

9 Deloïtte. Blad B-EJJ/ma Bij n afgerond project ontbreekt de rapportage van de fysieke controle ter plaatste. In de checklist hij de eindrapportage is dit aangegeven, maar hier is geen opvolging aan gegeven. Uit navraag is gebleken dat deze rapportage er nog niet is. Bij twee van de vijftien door ons gecontroleerde subsidietoekenningen is geconstateerd dat de subsidiebijdrage volgens de projectadministratie niet sluit met de afgegeven subsidiebeschik king. Dit is door ons tussentijds geconstateerd, en in de jaarrekening is dit inmiddels geconi geerd. 3. Rechtmatigheid 3.1 Aanpak controle rechtmatigheid De jaarrekening 2014 is de financiële resultante van de handelingen die binnen uw Organisatie hebben plaatsgevonden. Het oordeel over de betrouwbaarheid van deze financiële uitkomsten wordt mede vastgesteld aan de hand van de interne controles die het Waddenfonds zelf dient uit te voeren. De uitkomsten van deze controles zijn voor ons van belang om ons oordeel op te baseren. Rechtmatigheid is in essentie het vaststellen dat de gemaakte afspraken en regels worden nage leefd. Heldere procedures vormen hiervoor een belangrijke voorwaarde. Om ons als accountants als het ware de goede weg te wijzen en ook de interne controle richting te geven, is het van belang dat er een controleprotocol is waarin het normenkader is opgenomen. Het normenkader is in feite niets anders dan een overzicht van de van toepassing zijnde - en daarmee te toetsen - interne en externe spelregels. Het van toepassing zijnde normenkader is op 13 november 2014 door het algemeen bestuur vastgesteld. Wij hebben onze werkzaamheden uitgevoerd aan de hand van dit normenkader, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie zoals deze vastligt in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, namelijk voor fouten 1% en voor onzekerheden 3%. 3.2 Interne organisatie Waddenfonds met betrekking tot controle rechtmatigheid In de financiële verordening van het Waddenfonds is vastgesteld dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Dit ter vaststelling van het getrouwe en rechtmatige beeld van de jaarrekening. Het Waddenfonds heeft een dergelijke interne controle niet zelf uitgevoerd in 2014 en u heeft aan ons gevraagd om deze controles voor u te verrichten, om vast te stellen dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand gekomen zijn. Wij adviseren om in overeenstemming met de financiële verordening voor 2015 zelf invulling te geven aan de interne controle.

10 Deloïtte. Blad B-EJJ/ma 3.3 Begroting is onderschreden, middelen (gewijzigde) begroting zijn niet volledig uitgegeven Eén van de belangrijkste elementen van de kaderstellende taak van het algemeen bestuur is het budgetrecht. Het algemeen bestuur heeft het recht om de budgetten toe te kennen. Het dagelijks bestuur is vervolgens verantwoordelijk voor het opzetten van een systeem van budgetbeheer dat moet waarborgen dat de lasten binnen de begroting blijven. Omdat het algemeen bestuur de kaders stelt, is het overschrijden van de begroting in beginsel onrechtmatig. De analyse van overschrjdingen dient plaats te vinden op het niveau van de vast gestelde programma s. De begroting en daarmee ook de jaarrekening van het Waddenfonds kent echter geen onderverdeling naar programma s. In feite is er daarmee sprake van één programma. De programmarekening is als volgt ingedeeld: Lasten Begroting Realisatie Beschikte subsidies (toegevoegd aan OP) Waddenacademie Monitoring Ontwikkelbudget Bezwaarschriften Organisatiekosten Totaal Uit deze opstelling blijkt dat er geen sprake is van overschrijdingen, maar van onderschrjdingen. In de gewijzigde begroting 2014 zijn aanvullend middelen beschikbaar gesteld voor monitoring en ontwikkelbudget en bezwaarschriften (subsidies die naar aanleiding van bezwaarschriften alsnog toegekend moeten worden). Deze middelen zijn in 2014 grotendeels niet uitgegeven. Wij adviseren u om in overleg met het bestuur een programmabegroting vast te stellen, zodat dui delijk is op welk niveau begrotingsrechtmatigheid een rol speelt en geanalyseerd dient te worden. 3.4 Naleving overige verordeningen Van de overige verordeningen en wetgeving die hebben geleid tot financiële beheersmaatregelen in 2014, hebben we kunnen vaststellen dat deze door het bestuur worden nageleefd.

11 Deloïtte Blad B-EJJ/ma Appendix A Overzicht controleverschillen Hieronder geven wij een overzicht van geconstateerde verschillen gedurende de jaarrekening controle. Gecorrigeerde controleverschillen Soort Invloed Invloed Resul Eigen ver- taat mogen Totaal verschillen n.v.t. 0 0 Totaal onzekerheden n.v.t. 0 0 Totaal verschillen en onzekerheden n.v.t. 0 0

12 Deloitte. Blad B-EJJ/ma Appendix B Gehanteerde toleranties Gehanteerde toleranties Bij onze controlewerkzaamheden zijn de volgende toleranties gehanteerd: Goedkeuringstoleranties Fouten 1% van het totaal van de lasten (inclusief toevoegingen aan de Onzekerheden reserves) % van het totaal van de lasten Rapporteringstoleranties Door ons gehanteerd: Fouten Onzekerheden 5% van bovenstaande goedkeu ringstoleranties

13 Deloïtte, Blad B-EJJ/ma Appendix C Frauderisico In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de Organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is inge richt op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het management van het Waddenfonds, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management hebben wij de bevestiging ontvan gen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers zijn betrokken die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn voor de jaarrekening. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop gericht waren om het risico van het omzeilen van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij een kritische houding hebben ten opzichte van risico s van fraude in de jaarrekening, willen wij opmerken dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2014 hebben wij geen aanwijzingen verkre gen dat er sprake is geweest van fraude.

14 DeIoïtte Blad B-EJJ/ma Appendix D Bevestiging onaffiankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorgani satie van Accountants (de NBA) opgenomen in de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) en vormen een belangrijk onderdeel van het normenkader waaraan een accountant moet vol doen. De naleving van de ViO is binnen de Organisatie van Deloitte ingebed. Op basis van onze toetsing concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accoun tant bij het Waddenfonds in 2014 voldoende is gewaarborgd. Een overzicht van de aanvullende dienstverlening hebben wij hieronder opgenomen. Aanvullende dienst erlernng (niet controle gerelateerd) Geen

15 Deloïtte. Blad B-EJJ/ma Appendix E Disclaimer en beperking in gebruik Dit verslag is alleen bestemd voor de leden van algemeen en dagelijks bestuur van het Waddenfonds, de deelnemende provincies en het ministerie van BZK en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk aan derden worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor is opgesteld en bedoeld. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg op ons aan ieder ander persoon aan wie dit verslag getoond wordt of in wiens han den het komt. De in dit verslag aan de orde gestelde onderwerpen waarvan wij van mening zijn dat zij uw aan dacht behoeven, zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht. Het is geen alles omvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoor delijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrjfsrisico s of tekortkomingen in het sys teem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit verslag is verstrekt in de context van onze controleveridaring over de jaarrekening als geheel, welke zal worden verstrekt in onze controleverklaring. Evenzo geldt dat eventuele opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betreklcing tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie over het systeem van interne beheersing en de werking daarvan.