k r*} Regionaal Archief Alkmaar ui immuun ii ii mi I2ip /04/2012 Page 1 of 1 Informatie Helpdesk - Doorgest.: Programmabegroting RHCA 2013

Transcriptie

1 Page 1 of 1 Informatie Helpdesk - Doorgest.: Programmabegroting RHCA 2013 Van: Bureau griffier Gemeente Bergen NH Aan: Informatie Helpdesk Datum: :18 Onderwerp: Doorgest.: Programmabegroting RHCA 2013 Bijlagen: 5.1 Programmabegroting2013.doc Gemeente Bergen ui immuun ii ii mi I2ip /04/2012 Afdeling: Kopie aan: graag inboeken >» Paul Post <p.post@archiefalkmaar.nl> :06»> Aan de griffies van de deelnemende gemeenten, T.a.v. de leden van de raad en het college. Geachte leden van de raad en het college, In de brief van 30 maart jl. (Dir ) meldde ik dat de begroting van het Regionaal Historisch Centrum / Regionaal Archief Alkmaar voor 2013 nog nagezonden zou worden. De Programmabegroting 2013 is als bijlage toegevoegd aan deze mail. Ingevolge artikel 25 en 26 van de Gemeenschappelijke Regeling wil ik u, namens het Dagelijks Bestuur, in staat stellen om binnen de termijn van zes weken te reageren op de Programmabegroting De begroting is inmiddels, samen met de andere vergaderstukken voor de vergadering van het algemeen bestuur RHCA op 11 juni aanstaande, ook toegezonden aan de leden van het algemeen bestuur. Ik ga er van uit dat een digitaal exemplaar voor u volstaat. Mocht u toch voorkeur hebben voor een exemplaar op papier, kunt u dat bij mij (zie onderstaande contactgegevens) aanvragen. Ook als u nog vragen heeft naar aanleiding van de programmabegroting, kunt u mij uiteraard altijd bellen of mailen voor een toelichting. Met vriendelijke groet, Paul Post drs. P. Post directeur k r*} Regionaal Archief Alkmaar Bergerweg 1,1815 AC Alkmaar Postbus 9232, 1800 GE Alkmaar T (072) / p.post@archiefalkmaar.nl file://c:\documents and Settings\HEGEN\Local Settings\Temp\XPgrpwise\4F99210F

2 Programmabegroting 2013 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

3 INHOUDSOPGAVE PAGINA Inleiding en besluitvorming 3 1. Inrichting begroting BBV-richtlijnen Opzet begroting Beleidsbegroting Programmaplan Regionaal Archief Paragrafen Weerstandsvermogen Risicoparagraaf Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering Verbonden partijen Financiële begroting Financiële begroting Meerjarenperspectief 19 Bijlagen -ter informatie- / Personele formatie 20 II Productenraming 21 III Financiële kaders en uitgangspunten 26 / V Bijdrage per gemeente 2 7 2

4 INLEIDING EN B E S L U I T V O R M I N G Hierbij b i e d e n wij d e p r o g r a m m a b e g r o t i n g e n het meerjarenperspectief van het R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m A l k m a a r ( R H C A ) a a n. D e z e begroting is g e b a s e e r d op het Besluit Begroting e n V e r a n t w o o r d i n g ( B B V ) provincies e n g e m e e n t e n. In de bijlage bij d e z e begroting is t e v e n s de productenraming o p g e n o m e n, waarin n a d e r e informatie wordt g e g e v e n over de activiteiten v a n het R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m A l k m a a r. Het R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m A l k m a a r is e e n g e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling w a a r i n de g e m e e n t e n A l k m a a r, B e r g e n, C a s t r i c u m, D e n Helder, Graft-de Rijp, Harenkarspel, H e e r h u g o w a a r d, Heiloo, H o l l a n d s K r o o n, Langedijk, S c h a g e n, S c h e r m e r e n Zijpe deelnemen. Overheidsarchieven zijn het geheugen van de gemeentelijke organisatie en vormen daarmee een belangrijk hulpmiddel om de eigen activiteiten betrouwbaar uit te kunnen voeren. Daarnaast zijn de archieven van groot belang voor de belangen van de individuele burger en het goed functioneren van de democratie. Tevens zijn ze een belangrijke bron voor de geschiedenis. O m die reden stelt de Archiefwet 1995 regels aan het beheer en behoud van archiefbescheiden van de overheid. Een zorgvuldig geselecteerd deel van de overheidsarchieven wordt blijvend bewaard. Na uiterlijk twintig jaar zijn ze in beginsel voor iedere burger openbaar. Het R e g i o n a a l Historisch C e n t r u m A l k m a a r voert voor de dertien a a n g e s l o t e n g e m e e n t e n de wettelijke taken uit z o a l s die w o r d e n b e s c h r e v e n in de Archiefwet Dat bestaat uit het toezicht o p de nog niet o v e r g e b r a c h t e a r c h i e v e n (inspectie), de wettelijke a d v i e s t a a k, het toezien o p e n b e g e l e i d e n v a n het o v e r d r a g e n v a n a r c h i e v e n, het b e h o u d e n b e h e e r v a n de in a r c h i e f b e w a a r p l a a t s b e w a a r d e a r c h i e v e n e n het b e s c h i k b a a r stellen v a n d e z e a r c h i e v e n z o d a t i e d e r e e n d e z e a r c h i e v e n kan r a a d p l e g e n. N a a s t d e z e t a k e n heeft de g e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling ook nog d e opdracht tot het stimuleren v a n de lokale e n regionale g e s c h i e d b e o e f e n i n g e n het daartoe a a n l e g g e n v a n e e n z o c o m p l e e t mogelijke collectie bronnenmateriaal op dit g e b i e d. Het R H C A heeft z i c h d e a f g e l o p e n jaren ontwikkeld tot e e n o p e e n breed publiek gericht historisch centrum voor de g e h e l e regio. D e publieksvriendelijke s t u d i e z a a l e n de w e b s i t e met t o e g a n g tot uitgebreide gedigitaliseerde b r o n n e n, leiden tot vele positieve reacties v a n de g e b r u i k e r s. In 2011 eindigde het R H C A o p e e n t w e e d e plaats in e e n landelijke e n q u ê t e waarin d e t e v r e d e n h e i d o n d e r de b e z o e k e r s van a r c h i e v e n e n hun w e b s i t e s g e m e t e n w e r d. In deze periode ( ) wordt het RHCA geconfronteerd met een bezuinigingstaakstelling v a n in totaal 1 0 % ( 5 % in , 2, 5 % in e n 2014). Het R H C A bevindt z i c h echter in e e n k w e t s b a r e financiële positie. Dit is het g e v o l g v a n het feit dat er op dit m o m e n t e e n nieuw depot voor het archief wordt g e b o u w d, in combinatie met de al beperkte financiële m o g e l i j k h e d e n v o o r het R H C A e n het feit dat er de k o m e n d e jaren e n k e l e n i e u w e uitdagingen o p g e p a k t m o e t e n w o r d e n. V e r d e r b e z u i n i g e n, g e c o m b i n e e r d met de v e r z w a r i n g v a n d e wettelijke t a k e n, leidt a u t o m a t i s c h tot het m o e t e n afstoten v a n t a k e n. Het m e e s t urgente p r o b l e e m w a a r v o o r het R H C A de laatste jaren w a s g e s t e l d, w a s het gebrek a a n depotruimte. D e a a n w a s v a n a r c h i e v e n is v e e l sneller v e r l o p e n d a n verwacht, met name vanwege het verkorten v a n de wettelijke overbrengingstermijn voor o v e r h e i d s a r c h i e v e n v a n 50 n a a r 20 jaar. D e extra 30 j a a r archief die in korte tijd is o v e r g e b r a c h t heeft geleid tot e e n vol depot. D a a r n a a s t v o l d e e d het depot niet m e e r a a n de wettelijke e i s e n. Dit zal eind opgelost zijn w a n n e e r het nieuwe depot wordt o p g e l e v e r d. E e n v o l g e n d e uitdaging w a s het op e e n v o l d o e n d e peil b r e n g e n v a n de inspectie z o d a t ook op dit g e b i e d v o l d a a n kan w o r d e n a a n de wettelijke e i s e n. In 2011 is d a a r v o o r e e n nieuw 3

5 beleid ingevoerd, waarmee dit probleem is opgelost. Een definitief beleid zal worden geformuleerd wanneer de verwachte veranderingen op het gebied van het archieftoezicht geheel duidelijk zijn. De volgende ontwikkeling waar het archief voor staat is de ontwikkeling van een digitaal depot (het zgn. e-depot). Nadat de papieren archieven zijn veiliggesteld voor de toekomst door de bouw van de nieuwe archiefbewaarplaats, moet het RHCA zich voorbereiden op de komst van de digitale archiefbestanden die de gemeenten de komende jaren zullen gaan overdragen. Om ook deze archieven duurzaam te kunnen bewaren op een manier die voldoet aan de wettelijke eisen, zal het RHCA binnen enkele jaren moeten beschikken over een digitaal depot. Hiertoe is in 2011 een verkennend onderzoek uitgevoerd, op basis waarvan in 2012 een verder uitgewerkt beleidsvoornemen geformuleerd zal worden dat aan het Algemeen Bestuur voorgelegd zal worden. In de voorliggende begroting zullen de genoemde punten (bezuiniging, huisvesting, inspectie en e-depot) aan de orde komen, zodat duidelijk is hoe het RHCA anticipeert op deze punten. De bijdrage per gemeente wordt weergegeven in bijlage IV. 4

6 Het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar; gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur d.d. 27 april 2012, besluit: vast te stellen de Begroting 2013 en het Meerjarenperspectief Alkmaar, P. Bruinooge, voorzitter P. Post, directeur/secretaris 5

7 1. Inrichting van de begroting 1.1 BBV-richtlijnen Voor zowel gemeenten als voor Gemeenschappelijke Regelingen is de dualisering van kracht geworden. Dit houdt in dat begrotingen en verantwoordingen van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar opgesteld dienen te worden volgens de richtlijnen die in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) zijn opgenomen. Eind 2005 zijn de verordeningen conform artikelen 2.12 en 2.13 van de Gemeentewet vastgesteld. Hiermee zijn de financiële en de controleverordening vastgesteld die richting geven aan de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling. Volgens de richtlijnen van het BBV dient de begroting de volgende paragrafen bevatten: 1. Lokale heffingen; 2. Weerstandsvermogen; 3. Onderhoud kapitaalgoederen; 4. Financiering; 5. Bedrijfsvoering; 6. Verbonden partijen; 7. Grondbeleid. Gezien de aard van de organisatie zijn voor het RHCA de nummers 1, 6 en 7 niet van toepassing. Toegevoegd is de risicoparagraaf die nauw aansluit bij de paragraaf Weerstandsvermogen. 1.2 Opzet begroting 2013 De begroting kent de volgende opzet: Inrichting van begroting (hoofdstuk 1) Beleidsbegroting inclusief de paragrafen (hoofdstuk 2) Financiële begroting (hoofdstuk 3); Verder zijn bij deze begroting de volgende bijlagen opgenomen: - Personele formatie - Productenraming - Financiële kaders en uitgangspunten - Bijdrage per gemeente

8 2. Beleidsbegroting 2.1 Programmaplan Regionaal Archief Het RHCA kent één programma waarop zij actief is: het Regionaal Archief. Het Regionaal Archief heeft, op grond van de Archiefwet 1995, de taak om overheids- en particuliere archieven in een goede, geordende en toegankelijke staat te beheren en daar inzage uit te verstrekken. Eveneens, op grond van de Archiefwet 1995, dient het Regionaal Archief toezicht uit te oefenen op het beheer van de niet overgebrachte gemeentelijke archieven. Kerngegevens Per 1 juli 2003 is het Regionaal Archief verzelfstandigd in de gemeenschappelijke regeling voor het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar. Deze regeling wordt sinds 2012 gevormd door 13 gemeenten in Noord-Holland Noord. Deze gemeenten dragen de lasten van de organisatie. Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier draagt bij op basis van een bilaterale overeenkomst. Daarnaast beheert het Regionaal Archief een groot aantal archieven van particuliere organisaties. De kantoren en de publieksruimte van het Regionaal Archief zijn vanaf 2011 gehuisvest in het gebouw van de oude Ambachtsschool aan de Bergerweg te Alkmaar. Totdat het nieuw te bouwen depot gereed is (begin 2013), blijft het huidige depot gehuisvest in het pand aan de Hertog Aalbrechtweg 5 te Alkmaar. Een indruk omtrent de omvang van het archief: De vloeroppervlakte (BVO) aan de Bergerweg beslaat De vloeroppervlakte depot Hertog Aalbrechtweg (BVO) beslaat m m2 Beleidsontwikkeling Op grond van het huidige beleidsplan is het Regionaal Archief omgevormd tot een Regionaal Historisch Centrum. De publieksfunctie is de afgelopen jaren uitgebreid om in te spelen op de groeiende vraag van het publiek, musea, historische verenigingen en het onderwijs. Een belangrijke ontwikkeling is de verhuizing per januari 2011 van de publieksruimten van het Regionaal Archief naar het pand van de voormalige Ambachtsschool aan de Bergerweg te Alkmaar. Deze plek biedt door de centralere ligging ten opzichte van de stad, de gezamenlijke huisvesting met andere cultuur- en erfgoedorganisaties en de nabijheid van nog meer erfgoedinstellingen extra mogelijkheden tot publieksbezoek. Dit heeft in 2011 al geleid tot een stijging in het bezoekersaantal. Het Regionaal Archief zal zich dan in de komende jaren ook meer inzetten op publieksparticipatie, zowel in het pand zelf als via internet. Op deze manier wil het zich ontwikkelen tot een 'historische werkplaats', waar de in geschiedenis geïnteresseerde bezoeker niet alleen de geschiedenis bestudeert, maar ook helpt deze toegankelijk te maken en de resultaten van het onderzoek uit te dragen. Op deze manier hoopt het Regionaal Archief andere in geschiedenis geïnteresseerde mensen te verleiden tot het inzien van de publicaties of een bezoek aan website, studiezaal en expositie. Bezuiniging Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar wordt geconfronteerd met een bezuinigingstaakstelling van 2,5% voor 2013 en 2014, terwijl in 2012 ook al 5% bezuinigd is. Het RHCA bevindt zich op dit moment echter in een kwetsbare financiële positie. Dit is het gevolg van het feit dat er op dit moment een nieuw depot voor het archief wordt gebouwd, in combinatie met de al beperkte financiële mogelijkheden voor het RHCA. 7

9 V a n w e g e de nieuwe huisvesting ligt e e n groot d e e l v a n de begroting v a n het R H C A vast in de h u i s v e s t i n g s l a s t e n. Het archief is i m m e r s g e b o u w d o m de groei v o o r de k o m e n d e d e c e n n i a op te v a n g e n. O o k zijn nog niet alle financiële g e v o l g e n v a n de verhuizing duidelijk. P a s na afloop v a n het j a a r , het eerste jaar dat het R H C A g e h e e l g e v e s t i g d is a a n de B e r g e r w e g, is d a a r duidelijkheid over. Het v o o r d e e l is echter dat dit vastligt v o o r de k o m e n d e jaren e n dat de e e r s t e 2 5 tot 30 jaar e n wellicht langer, g e e n verhoging v a n d e z e lasten te v e r w a c h t e n is, op de jaarlijkse indexeringen n a. Uit e e n b e n c h m a r k uit bleek b o v e n d i e n dat het R H C A beschikt over e e n beperkt budget e n e e n z e e r k r a p p e formatie. Het R H C A behoort tot de g o e d k o p e r e diensten v a n N e d e r l a n d e n de formatie is in vergelijking met a n d e r e archiefdiensten z e e r klein. In 2011 w e r d d o o r e e n onafhankelijk b u r e a u in opdracht v a n e e n collega-archiefdienst e e n n i e u w e b e n c h m a r k uitgevoerd, ditmaal o n d e r e e n aantal archiefdiensten die q u a bed rijfs g rootte ( w e r k i n g s g e b i e d, aantal inwoners) vergelijkbaar zijn. Dit betreft regionaal w e r k e n d e archiefdiensten in N o o r d Holland (Alkmaar, H o o r n e n P u r m e r e n d ) e n drie uit de provincies Z u i d - H o l l a n d ( G o u d a ), B r a b a n t ( O u d e n b o s c h ) e n G e l d e r l a n d (Tiel). De uitslagen v a n d e z e b e n c h m a r k b e v e s t i g e n n o g m a a l s dat het R H C A, a f g e z e t tegen het aantal inwoners, z o w e l q u a budget als q u a formatie b e s c h e i d e n is. D a a r w a a r d e g e m i d d e l d e bijdrage per inwoner voor d e a n d e r e a r c h i e v e n 7,11 b e d r o e g, w a s dat o p dat m o m e n t 5,33 voor het R H C A. Het aantal formatieplaatsen per inwoners b e d r o e g v o o r het R H C A 0,35, terwijl dat v o o r de overige d i e n s t e n g e m i d d e l d 0,6 w a s. 1 D e z e k r a p p e formatie leidt d a n ook tot p r o b l e m e n met het uitvoeren v a n d e wettelijke t a k e n. In het in v e r s c h e n e n B e l e i d s p l a n A r c h i e f i n s p e c t i e wordt bijvoorbeeld g e c o n s t a t e e r d dat e e n uitbreiding v a n d e inspectieformatie noodzakelijk is o m de wettelijke taken uit te k u n n e n voeren. Doordat de formatie e n d e financiële m i d d e l e n z o beperkt zijn, staat de organisatie al tijden o n d e r druk. D e laatste rek in de begroting is d a n ook bij de bezuiniging v a n v e r d w e n e n. Duidelijk m a g zijn dat e e n bezuiniging v a n 1 0 % grote g e v o l g e n heeft. B e z u i n i g i n g e n op h u i s v e s t i n g s k o s t e n zijn op dit m o m e n t niet te v o o r z i e n omdat de nieuwe huisvesting nog niet g e h e e l g e r e a l i s e e r d is. V o o r het jaar is v o l d a a n a a n de bezuinigingstaakstelling v a n 5 %, m e d e door daadwerkelijk te b e z u i n i g e n op e e n v a n d e k e r n d o e l e n v a n het b e l e i d s p l a n, namelijk de digitalisering. V o o r heeft de bezuiniging v o o r het eerst ook g e v o l g e n voor de p e r s o n e l e formatie. V o o r w a s d e z e eigenlijk begroot op 16 fte, m a a r v a n w e g e de bezuiniging zal het teruggebracht m o e t e n w o r d e n tot 15,2 fte. Of dit g e v o l g e n heeft v o o r de uitvoering v a n de wettelijke taken is nog niet g e h e e l duidelijk. Dit is met n a m e afhankelijk v a n de hoogte v a n d i v e r s e begrotingsposten die door de nieuwe huisvesting zullen v e r a n d e r e n. V o o r is u i t g e g a a n v a n e e n b e s p a r i n g o p de formatie van c i r c a Doordat in 2011 en e n k e l e p e r s o n e e l s l e d e n met p e n s i o e n (zullen) g a a n, is d o o r het niet g e h e e l invullen v a n de functies die d e z e m e d e w e r k e r s uitvoeren, d e z e b e s p a r i n g te b e h a l e n. Z o z a l d e functie van m e d e w e r k e r automatisering m a a r d e e l s ingevuld w o r d e n. E e n groot d e e l v a n de taken op het g e b i e d van kantoorautomatisering zullen uitbesteed w o r d e n. O o k d e functie v a n de b e h o u d s m e d e w e r k e r, die w e r k z a a m is o p het restauratieatelier, z a l s l e c h t s ten dele vervuld worden Digitalisering O m de collectie beter toegankelijk te m a k e n e n d e veel g e r a a d p l e e g d e s t u k k e n te b e s c h e r m e n voor achteruitgang zijn in d e a f g e l o p e n jaren al d i v e r s e c o l l e c t i e o n d e r d e l e n gedigitaliseerd. Z o zijn er via de w e b s i t e de v o l g e n d e materialen te r a a d p l e g e n : foto's, kaarten, prenten e n tekeningen, a n s i c h t e n, a d r e s b o e k e n, kranten, historische tijdschriften e n g e n e a l o g i s c h e b r o n n e n. 1 Martin de Caluwé / Westfries Archief, Benchmark archiefdiensten , Hoorn 2011.

10 D e gedigitaliseerde b r o n n e n v o o r z i e n duidelijk in e e n behoefte, g e z i e n het groeiend aantal r a a d p l e g i n g e n. O m de raadpleging mogelijk te m a k e n zijn er g e a u t o m a t i s e e r d e b e h e e r - e n z o e k s y s t e m e n a a n g e s c h a f t, is de w e b s i t e a a n g e p a s t e n met m e d e w e r k i n g v a n vrijwilligers zijn veel b r o n n e n ook o p n a a m ontsloten. D e z e ontwikkelingen (digitalisering e n ontsluiting) zullen in d e k o m e n d e j a r e n voortgezet w o r d e n. V o o r het digitaliseren v a n bronnen heeft het R e g i o n a a l A r c h i e f e e n b e s c h e i d e n budget, w a a r o p in al b e z u i n i g d is. O m beter a a n de grote v r a a g te k u n n e n v o l d o e n wordt e e n b e r o e p g e d a a n op a a n v u l l e n d e s u b s i d i e s, z o a l s die in d e a f g e l o p e n jaren al zijn t o e g e k e n d voor projecten rond de s t u k k e n rond het B e l e g e n Ontzet v a n A l k m a a r (1573), delen v a n de p o l d e r a r c h i e v e n v a n d e S c h e r m e r e n de Zijpe e n s t u k k e n betreffende de T w e e d e Wereldoorlog. Samenwerking en regionalisering D e beleidslijnen uit het l o p e n d e b e l e i d s p l a n (digitalisering, s a m e n w e r k i n g e n regionalisering) zijn v e r e n i g d in het streven o m m e e r met historische v e r e n i g i n g e n e n erfgoed-instellingen s a m e n te w e r k e n in het ontsluiten v a n de b r o n n e n. D o o r de regionale bronnen op d e z e manier te ontsluiten, met behulp v a n vrijwilligers, is het mogelijk de historische informatie 24 per d a g, 7 d a g e n per w e e k, b e s c h i k b a a r te m a k e n voor i e d e r e e n die geïnteresseerd is in de g e s c h i e d e n i s v a n zijn of haar w o o n - en/of geboorteplaats e n - s t r e e k. D e v o l g e n d e uitdaging is d e z e g e ï n t e r e s s e e r d e n actief te betrekken bij d e z e informatie d o o r het opzetten v a n interactieve o n d e r d e l e n o p d e w e b s i t e. E e n e e r s t e stap hierin is al e e r d e r g e z e t met de i n v o e r m o d u l e s w a a r m e e de vrijwilligers w e r k e n, z o d a t z e op ieder m o m e n t vanaf huis k u n n e n inloggen e n w e r k e n a a n het toegankelijk m a k e n v a n het b r o n n e n m a t e r i a a l. Met de inzet v a n nieuwe w e b 2.O-technieken zullen d e z e ontwikkelingen verder v o r m g e g e v e n w o r d e n, z o d a t ook d e b e o o g d e interactiviteit plaats kan vinden. Het v o r m e n v a n c o m m u n i t y ' s die g e z a m e n l i j k o n d e r w e r p e n b e s t u d e r e n e n bediscussiëren, z o w e l online als offline, wordt op d e z e m a n i e r g e s t i m u l e e r d. Dit zal o n d e r m e e r g e b e u r e n d o o r n a u w e r e s a m e n w e r k i n g met de al b e s t a a n d e netwerken z o a l s de historische v e r e n i g i n g e n. D a a r n a a s t is het R e g i o n a a l Archief in s a m e n w e r k i n g met de historische v e r e n i g i n g e n gestart met het digitaliseren e n via internet b e s c h i k b a a r stellen v a n de tijdschriften e n j a a r b o e k e n die de historische v e r e n i g i n g e n uitgeven. D e z e publicaties w o r d e n m e e s t a l in kleine o p l a g e uitgegeven e n zijn d a a r d o o r v a a k niet m e e r leverbaar. Dankzij digitalisering w o r d e n de resultaten v a n verricht o n d e r z o e k, wat o n d a n k s het lokale karakter v a a k interessant is v o o r e e n veel bredere kring, v o o r i e d e r e e n b e s c h i k b a a r. Het R e g i o n a a l Archief stelt ook haar infrastructuur b e s c h i k b a a r voor gebruik door de historische v e r e n i g i n g e n. O p d e z e m a n i e r is het mogelijk v o o r h e n o m niet alleen de gedigitaliseerde materialen via de applicaties v a n het R e g i o n a a l Archief op internet te zetten, m a a r ook o m de s o m s kostbare e n unieke e x e m p l a r e n uit hun collecties na digitalisering e e n veilige plaats te g e v e n in de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s. D e m e e s t e historische v e r e n i g i n g e n b e s c h i k k e n i m m e r s niet over e e n veilige e n g e k l i m a t i s e e r d e o p s l a g of over e e n digitale infrastructuur w a a r i n de d u u r z a a m h e i d v a n de a f b e e l d i n g e n is g e g a r a n d e e r d. Dankzij d e z e s a m e n w e r k i n g is het materiaal voor de toekomst veiliggesteld e n b o v e n d i e n voor e e n groot publiek bereikbaar. V a n e e n aantal historische v e r e n i g i n g e n zijn inmiddels al tijdschriften e n c o l l e c t i e o n d e r d e l e n gedigitaliseerd e n via internet te bekijken. E n k e l e v a n die collecties zijn al o p g e s l a g e n in de d e p o t s v a n het R e g i o n a a l Archief. Met e e n aantal v e r e n i g i n g e n zijn inmiddels a f s p r a k e n g e m a a k t, terwijl met a n d e r e g e s p r o k e n wordt over d e z e s a m e n w e r k i n g. Bezoekers Z o w e l de g e b r u i k e r s v a n de website als de b e z o e k e r s v a n de s t u d i e z a a l zijn z e e r tevreden o v e r d e g e b o d e n dienstverlening. In 2011 is het k l a n t e n o n d e r z o e k v a n e n (de zogenaamde 'Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven', uitgaande van de b r a n c h e v e r e n i g i n g v a n archiefinstellingen in N e d e r l a n d - de Stichting B R A I N ) h e r h a a l d, met e e n prima resultaat. D e b e z o e k e r s g a v e n het R H C A e e n rapportcijfer v a n 8,2 (in w a s dat 9

11 e e n 8,1), terwijl het landelijk g e m i d d e l d e uitkwam op 7,7. Met dit cijfer w a s het R e g i o n a a l Archief het op e e n na hoogst s c o r e n d e archief v a n N e d e r l a n d. In het aantal s t u d i e z a a l b e z o e k e r s w a s in 2011 e e n flinke stijging w a a r te n e m e n, net als bij het aantal gebruikers v a n de w e b s i t e. Of dit e e n e e n m a l i g v e r s c h i j n s e l is als g e v o l g v a n het betrekken v a n de nieuwe huisvesting of e e n structurele stijging v a n w e g e de vestiging op e e n strategischer plek, z a l in d e k o m e n d e jaren moeten blijken. Het beleid blijft er op gericht o m d o o r d e s t e e d s g r o e i e n d e a a n w e z i g h e i d op internet e n het actief betrekken v a n publiek bij de activiteiten het aantal b e z o e k e r s v a n archief e n website te laten g r o e i e n. Inspectie N a a s t de publieks- e n erfgoedfunctie is het R e g i o n a a l Archief belast met het toezicht op het b e h e e r v a n de a r c h i e f b e s c h e i d e n v a n de d e e l n e m e n d e g e m e e n t e n voor z o v e r d e z e niet zijn overgebracht (artikel 3 2 Archiefwet 1995). O m d e z e wettelijke toezichttaak g o e d uit te k u n n e n v o e r e n heeft het R e g i o n a a l Archief e e n archiefinspecteur in dienst. D e inspectietaak is de a f g e l o p e n jaren echter s t e e d s ingewikkelder e n o m v a t t e n d e r g e w o r d e n. O m e e n g o e d b e e l d te krijgen v a n d e z e materie heeft het R e g i o n a a l A r c h i e f e e n i n s p e c t i e b e l e i d s p l a n o p g e s t e l d. Daaruit bleek dat voor het g o e d k u n n e n invullen v a n d e z e wettelijke taak er m e e r ruimte nodig is d a n b e s c h i k b a a r w a s. Dit wordt v e r o o r z a a k t d o o r de t o e n e m e n d e digitalisering bij de g e m e e n t e n, die grote g e v o l g e n heeft voor de w e r k p r o c e s s e n e n de d u u r z a a m h e i d van de digitaal o p g e s l a g e n informatie e n d a a r m e e ook op het toezicht dat de inspecteur moet uitoefenen. D a a r n a a s t s p e l e n in de regio v e r s c h i l l e n d e f u s i e p r o c e s s e n t u s s e n g e m e e n t e n. D e t o e z i c h t h o u d e n d e taak v a n het R e g i o n a a l A r c h i e f is h i e r m e e niet alleen flink v e r z w a a r d m a a r ook v e r a n d e r d. Het A l g e m e e n B e s t u u r heeft in i n g e s t e m d met e e n extra inzet v a n inspectie, o m d a a r m e e de inspectie w e e r op e e n a c c e p t a b e l niveau te krijgen. In 2011 is g e b l e k e n dat dit heeft gewerkt: e e n groter aantal inspecties zijn uitgevoerd, terwijl de a d v i e s t a a k ook op het vereiste niveau is uitgevoerd. V a n w e g e de vele ontwikkelingen in d e context v a n de archiefinspectie ( C o m m i s s i e O o s t i n g herziening interbestuurlijk toezicht) z a l er e e n evaluatie p l a a t s v i n d e n in / 1 3. D a n z a l b e k e k e n w o r d e n wat d e p r e c i e z e behoefte a a n capaciteit e n kennis is, op b a s i s w a a r v a n nieuw beleid geformuleerd k a n w o r d e n. In d e t u s s e n l i g g e n d e tijd wordt in ieder g e v a l v o l d a a n a a n de wettelijke voorschriften e n kan d o o r het t o e g e n o m e n toezicht het a r c h i e f b e h e e r w o r d e n verbeterd. Huisvesting Met het g e r e e d k o m e n v a n de a r c h i e f b e w a a r p l a a t s a a n d e B e r g e r w e g in zullen v o o r het R e g i o n a a l Archief twee grote p r o b l e m e n o p g e l o s t w o r d e n. Het huidige depot is i m m e r s niet alleen te klein, m a a r voldoet ook niet m e e r a a n de e i s e n die de Archiefwet a a n e e n a r c h i e f b e w a a r p l a a t s stelt. Het nieuwe depot a a n de B e r g e r w e g is niet alleen ruimer, m a a r z a l kwalitatief uiteraard ook a a n de wettelijke e i s e n v o l d o e n. O m in de tussentijd te v o o r z i e n in het p r o b l e e m v a n g e b r e k a a n o p s l a g c a p a c i t e i t is archiefruimte g e h u u r d bij c o l l e g a - a r c h i e f d i e n s t e n in de regio. Met het uitzicht o p het nieuwe depot is er w e e r v o l d o e n d e ruimte ook actief te a c q u i r e r e n op b a s i s v a n het A c q u i s i t i e b e l e i d s p l a n. Met n a m e particuliere a r c h i e v e n in d e g e m e e n t e n die nog niet z o lang a a n g e s l o t e n zijn bij de g e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling zullen extra a a n d a c h t krijgen. Digitaal depot (e-depot) A l s g e v o l g v a n d e snelle ontwikkelingen op het g e b i e d v a n de automatisering z a l het R e g i o n a a l Archief geconfronteerd g a a n w o r d e n met de overdracht v a n digitale b e s t a n d e n. Het R e g i o n a a l Archief z a l hiertoe over e e n elektronisch depot m o e t e n b e s c h i k k e n dat voldoet a a n de e i s e n v a n de Archiefwet. V e r s c h i l l e n d e grote archiefinstellingen in N e d e r l a n d h e b b e n de h a n d e n ineen g e s l a g e n e n w e r k e n a a n de ontwikkeling v a n m o d e l l e n v a n dergelijke elektronische d e p o t s die o p niet al te lange termijn b e s c h i k b a a r z u l l e n zijn. D e z e ontwikkelingen w o r d e n v a n nabij g e v o l g d e n v e r w a c h t wordt dat het R e g i o n a a l Archief z i c h bij 10

12 een van de initiatieven aan kan sluiten en daarmee dan ook op tijd over een elektronisch depot kan beschikken. Om zich hierop voor te bereiden loopt er op dit moment bij het Regionaal Archief een onderzoek, wat als resultaat niet alleen een overzicht moet bieden van de stappen die het Regionaal Archief moet zetten, maar dat ook de voor- en nadelen van de verschillende aanbieders aangeeft, inzicht geeft in de wensen en behoeften van de aangesloten gemeenten en een beeld geeft van de benodigde investeringen voor dit depot in relatie tot de baten voor de aangesloten gemeenten. Uitgangspunten voor het e-depot zijn de wettelijke eisen die hieraan gesteld worden. Binnen die eisen wordt gezocht naar een oplossing die voor zowel de gemeenten als voor het Regionaal Archief de beste is. Proces Het Regionaal Archief is belast met de uitvoering van de volgende taken: management en ondersteuning; inventarisatie, bewaring en beheer van de archivalia; restauratie en conservering; beheer wetenschappelijke bibliotheek en topografisch-historische atlas; inspectie op het beheer van gemeentelijke archieven; beschikbaarstellen van informatie op de studiezaal; bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening; beschikbaar stellen van informatie via internet. Middelen Regionaal Archief Realisatie 2011 Begroting 2012 Begroting 2013 Lasten Baten Bijdragen gemeenten Resultaat

13 2.2 Paragrafen Weerstandsvermogen De financiële positie van RHCA wordt bepaald door het weerstandsvermogen. In het verleden is uit de exploitatieoverschotten een algemene reserve gevormd om als buffer te dienen om schommelingen in het resultaat op te vangen. Dergelijke schommelingen kunnen diverse redenen hebben, onder meer door fluctuaties in de afname van opslag en bewaren van particuliere archieven of via onvoorziene uitgaven. Daarnaast is het risico dat een aanvullende dienstverlening in het geheel niet meer wordt afgenomen. In paragraaf zijn mogelijke risico's belicht die niet cijfermatig in de begroting zijn opgenomen. In juni 2008 heeft het Algemeen Bestuur de nota Reserves en Voorzieningen vastgesteld. Hierin is opgenomen dat de algemene reserve een plafond heeft van en dat het streven is om dit in 2014 te bereiken. Na de verwerking van het resultaat over 2011 bedraagt de hoogte van deze algemene reserve Naast deze algemene reserve is er per geen bestemmingsreserve aanwezig. Met ingang van 2010 is de bijdrage aan het Regionaal Historisch Centrum met 1,57 per inwoner verhoogd om de extra kosten van de nieuwe huisvesting te kunnen betalen. Echter, in 2011 was de nieuwe situatie nog niet geheel van toepassing en zijn nog niet alle extra ontvangen gelden ingezet om de nieuwe huisvesting te kunnen bekostigen. Teneinde de waarschijnlijke extra eenmalige lasten van de verhuizing en alle zaken die met het betrekken van de nieuwe huisvesting samenhangen te kunnen bekostigen, is in de resultaatbestemming bij het vaststellen van de jaarstukken over 2011 opgenomen dat een bestemmingsreserve gevormd wordt met dit doel. Tevens is in de jaarstukken van 2011 opgenomen om een bestemmingsreserve te vormen voor opgelopen achterstallig werk door de uitvoering van metamorfoze projecten. Na vaststelling van de jaarstukken over 2011 bedraagt de huisvestingsreserve en de reserve voor achterstallig werk door de uitvoering van metamorfoze projecten Na het bereiken van de uiteindelijke nieuwe situatie en afronding van het gehele verhuizingsproces, zal in 2013 een eindafrekening plaatsvinden van de mogelijk tijdelijk teveel ontvangen gelden. Bij het afsluiten van boekjaar 2011 is een tussentijdse afrekening opgemaakt over de eerste fase van de verhuizing en is er door het Algemeen Bestuur besloten om tussentijds te verrekenen Risicoparagraaf Flexibele pensioenuitkeringen en WW-verplichtingen Naast de standaard verhoging van de salariskosten komt steeds vaker het aandeel van de RHCA in de kosten van flexibele pensionering aan de orde. Het heeft hier betrekking op de aanvulling op basis van de Cao-afspraken totdat de oud-werknemer de leeftijd van 65 jaar heeft bereikt. In de nabije toekomst zullen steeds vaker werknemers van deze faciliteit gebruik gaan maken. De kosten hiervan zijn niet in het meerjarenperspectief meegenomen en kunnen in de toekomst voor extra lasten zorgen. Daarnaast kan er sprake zijn van WW-verplichtingen bij beëindiging van tijdelijke dienstverbanden, bijvoorbeeld van projectmedewerkers. Getracht wordt de hiermee samenhangende lasten zoveel mogelijk te beperken maar uitgesloten zijn ze niet. RHCA beschikt niet over een reserve en/of voorziening ter dekking van hieruit voortvloeiende kosten zodat hiervoor eventueel de algemene middelen dienen te worden ingezet. Huisvesting Per 2011 zijn de publieksruimten en de kantoren van het Regionaal Archief gehuisvest in het gebouw van de oude Ambachtsschool aan de Bergerweg 1 te Alkmaar. Achter het gebouw wordt een nieuw depot gebouwd, dat in 2013 in gebruik genomen wordt. De voor de verhuizing 12

14 e n inrichting b e n o d i g d e kosten zijn gedekt d o o r de verhoging v a n de bijdragen per 1 januari V a n u i t d e z e g e l d e n wordt de voorbereiding van e n d e daadwerkelijke verhuizing betaald. Dit betreft o n d e r m e e r de huur v a n depotruimte elders v a n w e g e ruimtegebrek in het o u d e depot, digitalisering v a n s t u k k e n ter v o o r k o m i n g v a n r a a d p l e e g - e n v e r v o e r s c h a d e, inhuur v a n d e s k u n d i g e n e n extra p e r s o n e e l voor d e voorbereiding e n z a k e n als P R, c o m m u n i c a t i e e n de daadwerkelijke verhuizing zelf. O o k de eventuele extra kosten die v o o r het nieuwe p a n d g e m a a k t w o r d e n e n de kosten v a n w e g e de bilocatie w o r d e n uit d e z e g e l d e n betaald. Immers, de tijdelijke g e s c h e i d e n huisvesting v a n enerzijds kantoor- e n publieksruimte a a n de B e r g e r w e g e n anderzijds het depot op d e o u d e locatie a a n de Hertog A a l b r e c h t w e g leidt tot het h e e n e n w e e r v e r v o e r e n v a n te r a a d p l e g e n e n te b e w e r k e n s t u k k e n. In het begin v a n wordt het n i e u w e depot o p g e l e v e r d. D a a r m e e z a l het R H C A geconfronteerd w o r d e n met e e n verhoging v a n de h u i s v e s t i n g s l a s t e n. M a a r d a a r n a a s t zijn er ook nog direct a a n de verhuizing gerelateerde kosten e n w e r k z a a m h e d e n die op de begroting zullen d r u k k e n. Hierin wordt v o o r z i e n d o o r het t o e v o e g e n a a n de ' b e s t e m m i n g s r e s e r v e huisvesting' v a n de v e r w a c h t e resultaten over 2011 e n Bij d e vaststelling v a n de jaarrekening , zal er finale besluitvorming plaatsvinden rond d e z e b e s t e m m i n g s r e s e r v e, waarbij het A l g e m e e n B e s t u u r e e n besluit neemt over het eventuele resterende saldo. In het k a d e r v a n de d o o r te v o e r e n bezuinigingstaakstelling is voor e e n b e s p a r i n g o p g e n o m e n v a n 7, 5 % ten o p z i c h t e v a n de begrote kosten voor de nieuwe huisvesting. Dit terwijl d e extra bijdrage g e b a s e e r d is op prijspeil e n tot h e d e n niet g e ï n d e x e e r d is. In hoeverre d e z e b e s p a r i n g realistisch is, z a l blijken als de uiteindelijke huisvestingssituatie dichterbij komt of bereikt is. Inspectie G e c o n s t a t e e r d is dat door d e t o e n e m e n d e digitalisering bij d e g e m e e n t e n e n d e fusiep r o c e s s e n die in d e regio s p e l e n de inspectietaak v a n het R e g i o n a a l Archief sterk v e r z w a a r d is. D a a r n a a s t is nog niet duidelijk wat d e g e v o l g e n zullen zijn v a n d e herziening v a n het interbestuurlijk toezicht. O m voor de korte termijn de inspectietaak op e e n wettelijk v o l d o e n d e niveau uit te k u n n e n v o e r e n is d e inspectiecapaciteit voor de periode jaar vergroot, waarbij is u i t g e g a a n v a n e e n jaarlijkse uitgave v a n m a x i m a a l Dit bedrag moet g e v o n d e n w o r d e n binnen de b e s t a a n d e begroting, wat inhoudt dat wellicht de r e s e r v e s hiervoor m o e t e n w o r d e n a a n g e s p r o k e n. N a twee jaar vindt e e n evaluatie plaats, o p b a s i s w a a r v a n e e n n i e u w voorstel wordt g e d a a n a a n het A l g e m e e n Bestuur. E r moet d u s rekening g e h o u d e n w o r d e n met e e n extra uitgave v o o r archiefinspectie. Digitaal depot (e-depot) O p niet al te lange termijn z a l het R e g i o n a a l Archief m o e t e n b e s c h i k k e n over e e n digitaal depot dat a a n de wettelijke e i s e n voldoet. O m z i c h hierop v o o r te bereiden is het R e g i o n a a l Archief e e n o n d e r z o e k gestart. Het A l g e m e e n B e s t u u r heeft hiertoe besloten in , waarbij is u i t g e g a a n v a n e e n begroting van circa O o k dit b e d r a g moet g e v o n d e n w o r d e n binnen d e b e s t a a n d e begroting, wat inhoudt dat ook hiervoor wellicht de r e s e r v e s moeten worden aangesproken. Het d o e l v a n het o n d e r z o e k is te k o m e n tot e e n projectplan v o o r het opzetten v a n e e n digitaal depot. N a a s t e e n overzicht v a n d e voor- e n n a d e l e n v a n de v e r s c h i l l e n d e a a n b i e d e r s zal het o n d e r z o e k inzicht m o e t e n g e v e n in de w e n s e n e n behoeften v a n de a a n g e s l o t e n g e m e e n t e n op dit g e b i e d. O o k geeft het e e n beeld v a n de b e n o d i g d e investeringen voor dit depot in relatie tot d e baten voor de a a n g e s l o t e n g e m e e n t e n. O p b a s i s v a n d e z e g e g e v e n s z a l a a n het A l g e m e e n B e s t u u r e e n a d v i e s uitgebracht w o r d e n over d e te v o l g e n w e g. D a n z a l er ook m e e r duidelijkheid zijn over de hieraan v e r b o n d e n kosten o p de langere termijn. 13

15 Onderhoud kapitaalgoederen Het Besluit Begroting en Verantwoording heeft in oorsprong niet direct betrekking op Gemeenschappelijke Regelingen maar is meer direct opgesteld voor gemeenten. Een aantal paragrafen is daarom minder van toepassing op Gemeenschappelijke Regelingen. Gezien de beperkte omvang van (het onderhoud van) kapitaalgoederen geldt dat onder andere voor deze paragraaf. Omdat het Regoniaal Archief wel in bezit is van kapitaalgoederen, besteden we hier toch enige aandacht aan. Het Regionaal Archief volstaat met de verwachte boekwaarden per en per In 2012 en 2013 zullen er in het kader van de inrichting van de nieuwe huisvesting omvangrijke investeringen gepleegd worden. Op bedraagt de verwachte boekwaarde van de activa circa Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa Boekwaarde Boekwaarde Totaal Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa Boekwaarde Investeringen Afschrijvingen Boekwaarde Totaal De investeringen hebben betrekking op tentoonstellingsmateriaal, depotkasten en overige inrichting van het nieuwe depot Financiering Algemeen In samenhang met de invoering van de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido) is sinds 2001 het opnemen van een financieringsparagraaf bij een begroting voorgeschreven. Onderdelen van de financieringsparagraaf zijn de treasury en de wijze van financiering van de bedrijfsvoering. Treasury Het Dagelijks Bestuur is door het Algemeen Bestuur gemandateerd om voor het RHCA een Treasurystatuut vast te stellen. De vaststelling daarvan heeft, door het Algemeen Bestuur, in december 2005 plaatsgevonden. Het Treasurystatuut RHCA regelt de verantwoordelijkheden en randvoorwaarden voor het aangaan van, garanderen en verstrekken van geldleningen. Renterisico Er zijn over het algemeen geen gelden uitgezet. Daarom wordt in de begroting geen rekening gehouden met de daarmee samenhangende rentebaten. Op grond van vorenstaande mag worden geconcludeerd dat het RHCA niet of nauwelijks renterisico loopt. 14

16 Rentevisie De rentevisie is vastgelegd in het Treasurystatuut RHCA en luidt als volgt: de rentevisie van het RHCA is in het bijzonder gebaseerd op de visies van het Centraal Planbureau, de Nederlandse Bank en de Europese Centrale Bank. Kredietrisico Het RHCA heeft een lening verstrekt aan de Verenging van Huurders voor de aanschaf van een telefooncentrale. De verstrekte lening op bedraagt Het risico dat het RHCA loopt is derhalve zeer beperkt. Verder heeft het RHCA geen garanties verstrekt. Koers risico Het RHCA heeft geen vastrentende gelden uitstaan en zal ook in 2013 geen gelden vastrentend uitzetten. Derivaten Het RHCA zal derivaten uitsluitend gebruiken als middel om renterisico's te vermijden. Derivaten zullen nooit worden gebruikt zonder voorafgaand advies van het Dagelijks Bestuur. Intern liquiditeitsrisicobeheer Het RHCA loopt geen risico door wijzigingen in de liquiditeitsplanning, daar er in de begroting niet met rentebaten uit hoofde van liquide middelen rekening is gehouden. Door stelselmatige facturering en betaling van af te nemen diensten en salarissen en het positieve saldo dat in 2011 te zien is geweest is er begin 2012 sprake van een positief saldo bij de BNG. De verwachting is dat het banksaldo ook in 2013 niet negatief zal worden. Over dit positieve saldo vergoedt de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) een rente die nagenoeg gelijkwaardig is aan de rente van een depositorekening bij deze bank. Leningenportefeuille Het RHCA heeft geen langlopende leningen. Als gevolg van omvangrijke investeringen in 2012 en 2013 zal het RHCA mogelijk een lening aan moeten gaan. Wijze van financiering Algemeen In de begroting 2013 wordt 95% van alle inkomsten van het RHCA gefinancierd met de gemeentelijke bijdragen en 5% met eigen inkomsten. De deelnemende gemeenten ontvangen daartoe kwartaalnota's, welke zijn gebaseerd op de begroting. Gemeenten en waterschappen (maar ook andere organisaties) nemen op projectbasis extra diensten van het archief af, bijvoorbeeld voor eenmalige publicaties of tentoonstellingen. Daarnaast verricht het RHCA op commerciële basis diensten voor derden. Het RHCA is actief in het verwerven van fondsen ten behoeve van de uitvoering van projecten. Financieringssystematiek Voor de gemeentelijke bijdrage 2013 is in de begroting rekening gehouden met een verdere bezuiniging van 2,5% ten opzichte van de gemeentelijke bijdrage uit Hiernaast is de gemeentelijke bijdrage uit 2012 naar 2013, op basis van de brief 'gemeentelijke bijdrage 2013 gemeenschappelijke regelingen" van Gemeente Alkmaar, verhoogd met 2,08% 2 loon- en prijscompensatie. Op basis van de vanaf 2010 geldende financieringssystematiek bedraagt de uiteindelijke gemeentelijke bijdrage voor 2013 voor de gemeente Alkmaar 8,67 per inwoner en voor de overige gemeenten 3,67 per inwoner. Zie pagina 26 voor uitleg van de indexering van 2,08% 15

17 2.2.5 Bedrijfsvoering In deze paragraaf gaan we in op verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering om een indruk te geven van de wijze waarop het primaire proces van het RHCA ondersteund wordt. De organisatie ziet er globaal als volgt uit: Algemeen Bestuur Dagelijks Bestuur Directie Regie en Beleid Bewerken en Behouden Dienstverlening Financieel Alle financiële werkzaamheden, met uitzondering van treasury-functie, zijn uitbesteed aan afdeling Financiën van de GGD Hollands Noorden. Automatisering Het automatiseringsbeleid voor 2013 blijft gericht op verbetering van stabiliteit, transparantie en communicatie. De reguliere taken op gebied van systeembeheer, applicatiebeheer en informatiepunten worden voortgezet en daar waar mogelijk verbeterd. Dit houdt in de beschikbaarheid van , netwerk en hardware van 99% van de week ofwel een uitval van niet meer dan 10 uur per jaar. De werkzaamheden op het gebied voor kantoorautomatisering zijn grotendeels uitbesteed aan een automatiseringsbedrijf. Investeringsbeleid In het kader van de nieuwe voorschriften BBV zullen steeds meer vervangingen die een langere economische levensduur hebben moeten worden geactiveerd. Gebruikelijk is dat vervangingen kleiner dan niet als investeringen worden gezien. Dit kan gehandhaafd blijven, tenzij er sprake is van cumulatie van aanschaffingen met eenzelfde karakter in het jaar, dan is activering verplicht. Voorbeelden van vervangingsinvesteringen nieuwe stijl zijn alle vervangingen van computers. Dit heeft tot gevolg dat het investeringsvolume gaat toenemen maar dat tevens andere exploitatiebudgetten naar beneden moeten worden bijgesteld, dit als gevolg van een toename van de kapitaallasten. Personeel en organisatie Met betrekking tot de ontwikkeling van de medewerkers zal aan het op peil houden van de deskundigheid van personeel veel aandacht worden geschonken. De ondersteunende taken op dit gebied zijn uitbesteed aan de GGD Hollands Noorden. Huisvesting In het voorjaar van 2013 zal een einde komen aan de over twee locaties verdeelde huisvesting van het Regionaal Archief. Dan zullen zowel publieksruimten, kantoren en depot aan de Bergerweg gehuisvest zijn. Na de oplevering van het nieuwe depot aan de Bergerweg zal de oude depotruimte van het Regionaal Archief aan de Hertog Aalbrechtweg 5 in Alkmaar afgestoten worden. Beleidsplan Uitgangspunt voor het vigerende Beleidsplan is de ontwikkeling naar een Regionaal Historisch Centrum. De eerste jaren van de planperiode lag de nadruk vooral nog op het verder invullen 16

18 van de organisatie conform de voorstellen uit het organisatieplan. Gaande de planperiode zijn steeds meer de contouren van het historische centrum zichtbaar geworden. Werkplan De overheidsarchieven richten zich van oudsher vooral op het verbeteren van het conserveren, bewaren en toegankelijk maken van het historische erfgoed. Er bestonden op dit vlak achterstanden: veel archieven waren onvoldoende toegankelijk en in een onvoldoende staat van onderhoud. De publieksgerichte taak beperkte zich overwegend tot de openstelling van de studiezaal, bibliotheek en atlas. Het publiek dat wel historische belangstelling heeft, maar niet zelf de stap naar het archief zet, werd nauwelijks bediend. Met de inzet van nieuwe technieken als digitalisering en internet, en het actiever benaderen van het publiek door onder meer samenwerking met andere erfgoedinstellingen wordt getracht dit publiek beter te bedienen. De landelijke en provinciale overheid stimuleren deze ontwikkelingen van harte. Er dient in de ogen van het ministerie "een netwerk te ontstaan van relatief sterke instellingen met een goed ontwikkelde publieksfunctie", waarbij niet alleen gereageerd wordt op de (groeiende) vragen van het publiek, maar zelfs ook een actieve rol gespeeld wordt bij het vergroten van en het richting geven aan die vraag. Door samenwerking en schaalvergroting ontstaat het draagvlak voor de arbeids- en kapitaalsintensieve projecten die noodzakelijk zijn om de mogelijkheden van de automatisering en digitalisering volledig te benutten. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om geautomatiseerde beheersystemen en digitale zoeksystemen die dwars door vele bestanden (van binnen en buiten de archieven) kunnen zoeken en waarmee de bezoeker zich een fysieke zoektocht langs de vele instellingen kan besparen. Ook de nieuwe ontwikkelingen op het gebied van internet zullen gebruikt worden om de informatie te verspreiden en verrijken. Dat betekent dat er niet alleen maar passief informatie wordt aangeboden via het internet, maar dat het publiek ook daadwerkelijk betrokken wordt bij de ontsluiting en verrijking van de collectie (bijvoorbeeld d.m.v. 'crowd-sourcing') Verbonden partijen Er wordt intensief samengewerkt met andere archiefdiensten en met de in Alkmaar en de regio bestaande musea, historische verenigingen, bibliotheken, archeologische diensten en afdelingen monumentenzorg. Echter het Regionaal Archief staat financieel en bedrijfsmatig geheel los en zelfstandig van deze organisaties. 17

19 3. Financiële begroting 3.1 Financiële begroting 2013 Realisatie Begroting Begroting Opbrengsten Verrichte diensten Incidentele baten Gemeentelijke bijdragen Projectbaten Totaal opbrengsten Kosten Salarissen en sociale lasten Overige personeelslasten Personeel van derden Kapitaallasten Huisvestingskosten Automatiseringskosten Digitalisering Inspectiekosten Materiële kosten Directe productkosten Projectlasten Totaal kosten Resultaat Toelichting op de financiële begroting: BATEN In de realisatie over 2011 is een aantal posten verwerkt dat een incidenteel karakter heeft evenals de verplichte presentatie van de projectbaten van de metamorfoze projecten. De opbrengsten voor verrichte diensten voor 2013 zijn lager dan de realisatie van 2011 en de begroting van De verhuur van de depotruimte geschied op basis van jaarcontracten, waarbij dus geen zekerheid bestaat of bestaande inkomsten ook in het jaar erna behaald kunnen worden. De gemeentelijke bijdrage is bepaald door de vastgestelde gemeentelijke bijdrage over 2012 te vermeerderen met de loon- en prijscompensatie en te verminderen met het bedrag dat bezuinigd wordt over de gemeentelijke bijdrage van Op basis van de brief van Gemeente Alkmaar met vastgestelde uitgangspunten voor 2013 bedraagt de indexering voor loon- en prijsontwikkelingen 2,08% 3. De vermindering van de gemeentelijke bijdrage wordt bepaald door de verdere bezuinigingsmaatregel van 2,5% over de gemeentelijke bijdrage van 2011 (inclusief extra bijdrage voor de nieuwe huisvesting). Het totale bedrag per inwoner dat voor 2013 zal gelden, is opgenomen in bijlage 4, alsmede het bedrag dat op basis van de aantallen inwoners per in totaal verschuldigd zal zijn. 3 Zie pagina 26 voor uitleg van de indexering van 2,08% 18

20 LASTEN De salarissen zijn met gestegen ten opzichte van de realisatie van Dit wordt veroorzaakt doordat er rekening is gehouden met een loonindex van 2,5% en de reguliere salarisstijging vanwege de loonsystematiek (periodieken). De kapitaallasten nemen ten opzichte van de realisatie van 2011 verder toe als gevolg van extra investeringen om de nieuwe huisvesting te realiseren. De kapitaallasten in de begroting 2012 zijn naar verwachting te hoog ingeschat, omdat het Regionaal Archief een verbouwingsinvestering eenmalig in zijn geheel heeft kunnen afschrijven door de ontvangst van een investeringssubsidie. De huisvestingskosten bereiken een piek in 2013 als gevolg van het in gebruik nemen van de nieuwbouw aan de Bergerweg en het doorlopende huurcontract tot medio juni 2013 van het pand aan de Hertog Aalbrechtweg. Tevens worden hier de gezamenlijke huisvestingskosten van de huurders van het pand aan de Bergerweg op verantwoord, zoals schoonmaakkosten, beveiligingskosten, receptiekosten en kosten van het restaurant. De automatiseringskosten zijn hoger dan begroot in 2012, omdat in 2013 de kantoorautomatisering grotendeels wordt uitbesteed. Onder de materiële kosten worden een groot aantal kleinere begrotingsposten opgenomen. De in de begroting opgenomen materiële kosten zijn niet meer te vergelijken met voorgaande jaren. In 2011 en 2012 zijn de kosten verhuizing Bergerweg nog onderdeel geweest van de materiële kosten. Kosten van bijvoorbeeld inhuur van personeel die verband houden met de verhuizing naar de Bergerweg worden in 2011 en 2012 nog verantwoord onder de materiële kosten en vanaf 2013 op de begrotingspost personeel van derden. In 2013 zal in het kader van de afronding van het verhuizingsproces naar alle waarschijnlijkheid een eindafrekening opgesteld worden. Om een beter inzicht te kunnen geven in de nieuwe situatie is er voor de begroting van 2013 gekozen om de kosten te begroten daar waar deze daadwerkelijk betrekking op hebben. 3.2 Meerjarenperspectief RHPA Bedragen in Lasten Baten Benodigde gemeentelijke bijdrage Dit meerjarenperspectief is opgesteld door voor zowel de baten als de lasten de volgende indexeringen toe te passen ten opzichte van 2013: % algemene indexering en -/- 2,5% bezuiniging op de gemeentelijke bijdrage % op de gehele gemeentelijke bijdrage % op de gehele gemeentelijke bijdrage Hierbij wordt er van uitgegaan dat de ingestelde nullijn voor 2012 eenmalig is geweest. Verdere doorvoering van de nullijn zou extra bezuinigingen van naar schatting 2% per jaar betekenen. 19