UITNODIGING Jaarvergadering

Transcriptie

1 UITNODIGING Jaarvergadering Vrijdag 5 maart 2010 Natuur- en Vogelwacht Culemborg Clubhuis "De Ketelvink" Middelcoopstraat 1A 4102 CE Culemborg Triodosbank: K.v.K. te Tiel: E: bestuur@nvwc.nl Locatie Adres Zaal open Aanvang Ketelvink Middelcoopstraat 1A Culemborg uur uur Het bestuur van de NVWC nodigt u van harte uit voor de jaarvergadering van de vereniging die plaatsvindt op vrijdag 5 maart Een gedenkwaardige datum: precies 35 jaar na de oprichting van de Natuur- en Vogelwacht Culemborg. Voor de pauze kijken we terug op De penningmeester licht het financieel jaarverslag en de begroting 2010 toe. De kascontrolecommissie doet verslag van haar bevindingen. Tekst en cijfers van het jaarverslag vindt u in de eerste Hak-al van De uitgebreide versie van het financieel jaarverslag wordt via onze nieuwsbrief Tsjielp (februari) verspreid en zal gekopieerd in de zaal liggen. Er staat verder een voorstel tot aanpassing van de interne werkwijze op de agenda. Zoals aangekondigd in de nieuwjaarstoespraak doet het bestuur een voorstel om de samenwerking en de samenhang van de NVWC te verbeteren. Hiervoor treft u in de bijlage een discussienotitie aan. Graag ontvangen we andere voorstellen in dit kader voorafgaand aan de jaarvergadering via bestuur@nvwc.nl. Deze voorstellen zullen we bundelen, tevoren via de E-nieuwsbrief Tsjielp (februari) verspreiden en ter vergadering gekopieerd klaar hebben liggen. Ook nemen we de tijd voor de bespreking van onze huisvesting. De gemeente, winkeliers en een projectontwikkelaar hebben namelijk concrete plannen om het Chopinplein te ontwikkelen. Ons clubhuis zal daarbij mogelijk verdwijnen. Zie voor meer informatie de nieuwjaarstoespraak in HAK-AL nr. 1. Over de inhoud van het agendapunt kunnen we nu nog niets melden: er moet nog een eerste gesprek tussen de gemeente en een NVWC-delegatie plaatsvinden. Eén punt mist u wellicht in de agenda: de verkiezing van nieuwe bestuursleden. Er zijn geen bestuursleden aftredend, dus hoeven er geen kandidaten herkozen te worden. Het bestuur is echter incompleet. Nieuwe kandidaten kunnen zich tot 15 minuten voor aanvang van de jaarvergadering melden bij het bestuur. In dat geval wordt dit punt aan de agenda toegevoegd. Het zittende bestuur stelt een gesprek vooraf met potentiële kandidaten wel op prijs. Na het formele gedeelte van de jaarvergadering is er aandacht voor ons jaarthema Biodiversiteit, dat in 2010 ook het jaarmotto van de Verenigde Naties is. We zijn zeer verheugd dat Henkjan Kievit ons mee zal nemen naar een stukje Nederland aan de andere kant van de wereld. Hij zal ons de biodiversiteit op Bonaire en Sint Eustatius laten zien: fantastische natuuropnames, waarvan een reportage al in Grasduinen is gepubliceerd, ongetwijfeld gelardeerd met een humorrijk verhaal. Dit mag je niet missen!! Tot slot is er een hapje en een drankje waarbij we informeel na kunnen praten. We zien u/je graag op vrijdagavond 5 maart! Namens het bestuur, Jouke Altenburg voorzitter

2 Verslag NVWC-Jaarvergadering 30 maart 2009 (concept) Aanwezig: 42 personen. Kars Veling (vz), Paul van Buchem, Yme Jan Bosma, Gonda Baard (verslag) vanuit het bestuur. Jouke Altenburg, Wim Althuis, H.J. van Baak, Annette van Berkel, Theo Boudewijn, Corry Broekhuizen, Fred van Delft, Marieke Deurloo, Karin van Elst, Henk Folmer, Nel Geleedst, Yvonne van Gils, Cocky de Groot, Rob van de Haterd, Arie Huijgen, Adrie en Wim Kievit, Henk-Jan Kievit, Leo van der Kooij, Toine van Laar, Mike van der Linden, Margreet de Nie, Olga en Ronald van Ooijen, Louis van Oort, Ruud Post, Gijsje Robeer, Carla en Wim Rubers, Eric Schuurman, Co Sielhorst, Dirk en Anne Marie Trapman, Jil Verdouw, Yvonne van de Vissersdijk, Harry van de Warenburg, Frans Waroux en Ed Zijlemaker. Afwezig met kennisgeving: geen Opening/mededelingen Kars opent de vergadering en heet iedereen welkom. De redactie heeft een uitgebreide versie van het jaarverslag 2008 samengesteld. Er liggen voldoende exemplaren voor de aanwezigen klaar. Het jaarverslag 2008 ziet er voortreffelijk uit! Met dank aan de redactie en speciale dank aan Ruud Post. Kars heeft de volgende mededelingen: 1. De paddentrek gaat beginnen. Medewerkers gevraagd om de padden bij de Ronde Haven bij warm vochtig weer vanaf het begin van de schemering over te zetten. Er is een groep verkenners die, zodra de trek gaat lopen, de anderen waarschuwt om de padden te redden. 2. De bibliotheek is geschikt voor uitleen. Ieder lid mag boeken lenen op het moment dat er activiteiten in de Ketelvink zijn. In het rode bibliotheekboek (bij de computer) staan alle boeken onder trefwoord, titel en schrijver en voorzien van een nummer dat correspondeert met het nummer in de kast. De uitleenregels staan daarin eveneens genoemd. 3. De NVWC bestaat in 2010 al weer 35 jaar. Kars vraagt de aanwezigen zich aan te melden voor een commissie om iets mee te organiseren. 4. De Lions. Voor 2010 was de NVWC kandidaat voor het jaarlijkse sponsorbedrag van de Lions en gevraagd projecten in te dienen. De winnaar werd Stichting Vrijstad gehandicaptensport. Wel ontvangt de NVWC in Ze is bovendien gevraagd natuurfoto s te willen aanleveren voor de Lions kalender In dat jaar is de NVWC de kandidaat voor het sponsorbedrag van Verslag van de vorige vergadering ( ) Het jaarverslag is met de uitnodiging en de agenda bijgevoegd in Hak-al nr. 1 aan alle leden verzonden. Er zijn geen tekstuele op- of aanmerkingen en geen opmerkingen naar aanleiding van. Het verslag wordt vastgesteld met dank aan de secretaris. Financieel jaarverslag 2008 In Hak-al nr is op blz. 33 en verder het beknopte financiële jaarverslag opgenomen. Het uitgebreide jaarverslag is beschikbaar. Yme Jan licht het in het kort toe. Het jaarverslag is via ook digitaal op te vragen. Het financieel verslag begint met de exploitatierekening Het energieverbruik van de afgelopen jaren is in tabel gebracht. Het is goed om te zien dat in 2008 weer veel minder gas en elektra is verbruikt. Uitgerekend per lid kostte de Ketelvink 2,82 aan energie in 2008 tegen 3,35 in Dit ondanks de strengere winter! In 2008 zijn de boeken afgesloten met een financieel verlies. Dit wordt ook veroorzaakt doordat de provincie de subsidie voor de vogelkijkhut nog moet overmaken. Kars bedankt de penningmeester voor zijn werk bij het opstellen van het jaarverslag en de vergadering stemt daarmee met applaus in. Verslag kascommissie/benoeming nieuwe Cie De kascommissie, bestaande uit Henk Folmer en Leo van der Kooij, heeft een verklaring van het in orde bevinden van de boeken opgesteld. Henk leest hem voor, de commissie stelt voor om de penningmeester decharge te verlenen. De vergadering stemt daarmee in. Benoeming nieuwe kascommissie Voor de nieuwe kascommissie stelt Rob van de Haterd zich beschikbaar. Kars bedankt de kascommissie voor haar werkzaamheden. Henk Folmer blijft nog een jaar beschikbaar. Begroting verenigingsjaar 2009 De begroting laat een negatief saldo zien van 525,- Het blijkt dat de kosten vanuit de werkgroepen laag zijn. Kosten die voor de vereniging gemaakt zijn, kunnen gedeclareerd worden bij de penningmeester. De begroting voor 2009 wordt goedgekeurd. Uit de tabel ledenaantal blijkt dat de vereniging iets in ledental terugloopt. Het totale aantal leden is eind 2008 gekomen op 322.

3 Bestuursverkiezing Kars Veling en Gonda Baard hebben beiden aangegeven met het bestuurswerk te willen stoppen. Saskia Janssen is met de jaarwisseling verhuisd zodat een derde vacature is ontstaan. Uit het verleden zijn 2 vacatures nog niet opgevuld. Er zijn echter drie kandidaten beschikbaar om het bestuur te versterken nl. Jouke Altenburg, Cocky de Groot, Gijsje Robeer. Cocky was actief in de redactie, die plaats wordt nu ingenomen door Yvonne van Gils. Van de vertrekkende bestuursleden Gonda Baard en Kars Veling neemt de vereniging afscheid met heel veel dank voor hun bijdrage. De mooie woorden van Yme Jan gaan vergezeld van cadeaus en bloemen. Tot slot stemde Henk-Jan de gitaar en stak Jouke de USB-stick in de juiste poort, waarna we uit volle borst Kars een lied als dank toezongen. 8. Rondvraag 1. Waarneming digitaal doorgeven De veldwaarnemingen en de verwerking daarvan heeft dankzij de computer een grote sprong vooruit gemaakt. Werden vroeger de waarneemkaartjes door een van de leden ingevoerd, nu is de mogelijkheid beschikbaar de gegevens zelf digitaal te verwerken. Jouke liet via enkele beelden zien hoe dat het beste kon zonder dat je privégegevens ook beschikbaar komen. Op de website en in de Hak-al staat inmiddels duidelijk vermeld hoe u met de digitale verwerking van uw waarnemingen om kan gaan. 2. Het najaarsweekend Yme Jan geeft aan dat het afgelopen jaar het weekendkamp naar de Kampina een succes was. Ook dit jaar staat voor het laatste weekend van augustus een weekendkamp gepland. Degenen die daar belangstelling voor hebben, gaan met elkaar de locatie bepalen en andere zaken regelen. Tijdig opgeven bij Yme Jan Bosma, te bereiken via zijn mailadres: bosmawerf@casema.nl 3.Bestuursfuncties Ed Zijlemaker vraagt of de functies binnen het bestuur niet in de vergadering bekend gemaakt moeten worden en goedgekeurd door de Algemene Vergadering (ALV). Kars geeft aan dat binnen het nieuwe bestuur de functies bepaald worden, conform de Statuten. De ALV stemt in met deze procedure. 4.Libellenboekje en VANL Mike merkt op dat hij, als adviseur van de VANL West Betuwe (Vereniging Agrarisch Natuur- en Landschapsbeheer WB) het erg belangrijk voor de samenwerking tussen de VANL en de NVWC vindt dat de leden aangesloten bij de VANL een exemplaar van het nieuwe libellenboekje ontvangen. Bij de VANL West Betuwe zijn zo n 180 leden aangesloten. 5. Nestkasten te koop Leo wijst de aanwezigen op de mogelijkheid om een nestkast aan te schaffen. De nestkastenwerkgroep kan een aantal soorten nestkasten uit voorraad leveren. Bijzondere nestkasten zijn op aanvraag beschikbaar. 9. PAUZE The march of the pinguins Een fantastische film over het leven van de pinguïns op de Zuidpool kregen we na de pauze te zien. In de film is te zien hoe prachtig de pinguïnparen samenwerken om hun nageslacht groot te brengen en hoeveel moeite ze zich daarvoor moeten getroosten, hoeveel kou en honger ze moeten lijden en hoeveel gevaar ze op hun tocht tegenkomen. 10. Sluiting Een extra pauze was tijdens de film ingelast om aanwezigen de gelegenheid te geven rond uur naar huis te gaan. Een groot aantal aanwezigen gaf er de voorkeur aan de film die door Urbanus werd ingesproken, af te zien. Na afloop is met elkaar zowel in de keuken als bij de apparatuur opgeruimd. In het besef dat we een fijne avond achter de rug hadden toog ieder huiswaarts. Culemborg, 1 april 2009 Gonda Baard

4 Agenda NVWC Jaarvergadering Vrijdag 5 maart 2010 FORMEEL DEEL 1 Opening 2 Mededelingen 3 Verslag vorige jaarvergadering (30 maart 2009) 4 Financieel jaarverslag Verslag kascontrole commissie 2009 Doel: vastgesteld financieel decharge penningmeester 6 Kascontrolecommisie 2010 Doel: benoeming nieuwe kascontrolecommissie + 1 reservelid 7 Begroting verenigingsjaar 2010 Doel: vastgestelde begroting 8 Aanpassing werkwijze Doel: afspraken over verbeterde interne werkwijze. Bijbehorend stuk: discussienotitie 9 Ontwikkelingen Chopinplein en huisvesting NVWC 10 Rondvraag PAUZE (21:15 uur 21:30 uur) LEZING Biodiversiteit: de Nederlandse Antillen centraal lezing Henkjan Kievit (21:30-22:15 uur) WE HEFFEN HET GLAS OP 35 jaar NVWC

5 Discussienotitie werkwijze 1. Inleiding De NVWC heeft bij het 25 jarig bestaan (2000) haar eigen functioneren tegen het licht gehouden. De dagvoorzitter, Jean Eigeman, trok aan het eind van de avond de volgende conclusies: a) Er moet meer kruisbestuiving ontstaan tussen de NVWC-werkgroepen. b) Er moet meer kruisbestuiving ontstaan tussen de drie kernactiviteiten van de NVWC: onderzoeken, beleven/voorlichting/educatie, beschermen. c) De NVWC moet letterlijk en figuurlijk meer naar buiten (treden). d) De NVWC moet nieuwe activiteiten ontwikkelen om meer en jongere mensen aan te spreken. Met deze notitie geeft het bestuur een voorzet voor een gedachtewisseling met de NVWC ers in de Algemene Jaarvergadering van vrijdagavond 5 maart 2010 over de punten a) en b). In paragraaf 2 formuleren we een tweevoudige probleemstelling, waarvan we benieuwd zijn of deze wordt gedeeld. In paragraaf 3 beschrijven we de criteria die volgens ons relevant zijn voor verbeteringen. Ook beschrijven we een scenario voor een oplossingsrichting. We nodigen alle leden van harte uit om bij voorkeur voor de Algemene Jaarvergadering hun ideeën en voorstellen die door deze notitie naar boven komen met het bestuur te delen (bestuur@nvwc.nl). Dan zorgen wij voor de verspreiding via de nieuwsbrief Tsjielp (februari) voorafgaand aan de jaarvergadering. 2. Probleemstelling 2.1. Het water staat het bestuur tot aan (over) de lippen Het is de afgelopen jaren onmogelijk gebleken om een voltallig bestuur van 7 actieve leden te realiseren. Oproepen zijn geplaatst, meer dan tien mensen zijn persoonlijk benaderd, met maar weinig resultaat. De nieuwe bestuursleden van 2009 zijn veelal voortgekomen uit het doorschuiven van andere (zeer) actieve NVWC-leden. Het bestuurswerk kost de bestuursleden wekelijks 4 tot meer dan 8 uur. Er komen veel vragen op de NVWC als maatschappelijke organisatie af. Denk aan aanvragen voor inventarisatiegegevens voor ruimtelijke ontwikkelingen of kunstwerken, verzoeken om medewerking voor of tegen ruimtelijke plannen, een natuurspeeltuin, verzoeken om op scholen presentaties te geven, de Ketelvink ter beschikking te stellen et cetera. Al deze vragen worden door het bestuur afgevangen c.q. door de vereniging geleid. We komen als bestuur te weinig toe aan het verbeteren van de samenhang en de kruisbestuiving in onze vereniging. We zijn al blij wanneer we de lopende zaken af kunnen handelen. Door de notulen en de maandelijkse nieuwsbrief Tsjielp! hoopt het bestuur in elk geval de informatie zo goed mogelijk te delen met de actieve leden. Drie van de vijf zittende bestuursleden geven te kennen het bestuurswerk als een te zware belasting te ervaren, omdat zij daardoor onvoldoende toekomen aan die zaken waarom ook zij NVWC-lid zijn: naar buiten gaan en van de natuur genieten. Een vierde bestuurslid geeft te kennen met een dergelijke zware belasting hooguit één termijn van drie jaar voor zijn rekening te willen nemen. Het vijfde bestuurslid heeft aangekondigd in 2012 na vier termijnen te willen stoppen. Kortom: geen acute maar wel serieuze problemen waar de vereniging als geheel iets mee moet.

6 Het bestuur heeft eerst zelf in de spiegel gekeken. We hebben onze taken herverdeeld zodat ze zoveel mogelijk aansluiten bij eenieders kwaliteiten en voorkeuren. Daardoor gaat zo min mogelijk tijd en energie verloren. Prioriteiten zijn en worden gesteld: we kiezen zorgvuldig de externe verzoeken / kansen waar we op ingaan. Maar ook het niet ingaan op verzoeken vereist een nette afwikkeling, dus tijd. Datzelfde geldt voor interne NVWC-zaken. Het bestuur springt niet in elk gat dat in de vereniging valt, al is dat voor de coördinatie van de jeugdgroep wel gedaan. Verder hebben we bij het vaststellen van het jaarprogramma 2010 gesteld dat een voorstel vervalt wanneer er zich geen coördinator of uitvoerder voor meldt Het NVWC-potentieel kan beter en meer worden benut Buiten de werkgroepen zijn er zijn weinig momenten waarop de actieve NVWC-leden elkaar ontmoeten. De werkgroepen zelf draaien over het algemeen heel goed, zijn actief en nemen initiatief. Spontane kruisbestuiving tussen de werkgroepen treedt echter maar weinig op. Lezingen vormden vroeger, naast de Algemene Maandelijkse Vergadering, een bindende factor in de vereniging: het moment voor kruisbestuiving onder het genot van een drankje. Nu fluctueren de bezoekersaantallen van de lezingen sterk. We constateren dat relatief weinig werkgroepcoördinatoren en actieve leden aanwezig zijn bij lezingen. De Themabijeenkomsten zijn nooit gaan swingen. Toch merken we ook dat het anders kan. Drie recente voorbeelden: a) De bijeenkomst jaarplan 2010 Deze leverde een goede gedachte-uitwisseling, enthousiasme en betrokkenheid, ideeën, goede prioriteiten maar ook uitvoerders vanuit alle hoeken van de vereniging op. We kunnen het dus wel als club! b) Contact werkgroepen met bestuur Er was weinig contact tussen de werkgroepen en het bestuur. Het bestuur heeft daarom sinds de zomervakantie 2009 maandelijks aan het begin van elke bestuursvergadering een werkgroep uitgenodigd voor een gedachtewisseling. Dit heeft in de beleving van het bestuur verbeterde werkafspraken, informatie-uitwisseling en realistische verwachtingen over en weer opgeleverd. c) De nieuwjaarsreceptie 2010 Naar aanleiding van de toespraak op de nieuwjaarsreceptie hebben zich verschillende (nieuwe) leden gemeld met ideeën om de druk op de cruciale schakelfuncties in de NVWC te verminderen dan wel taken op zich te nemen. Zulke momenten zouden we graag meer beleven! Concrete gespreksonderwerpen zijn er ook al! Denk bijvoorbeeld aan de extra activiteiten die we in het kader van ons jubileumjaar 2010 organiseren: - de marathon natuur 24 uur ; - de fotowedstrijd; - de thema- Hak-al en uiteraard de ontwikkelingen rond het Chopinplein.

7 3. Hoe kunnen we het NVWC-potentieel beter benutten? Mede op basis van de positieve signalen van de drie voorbeelden doet het bestuur daarom een voorstel voor de aanpassing van de organisatie van het werk binnen de NVWC, zodat er meer kruisbestuiving tussen NVWC ers en tussen activiteiten op gaat treden, zodat nog meer NVWC-leden er energie van krijgen en er (daarom) ook (meer) energie in willen steken. Criteria voor de uitwerking: - zo min mogelijk extra tijdsbelasting voor de deelnemers; - koppelen aan een bestaande (potentieel) succesvolle, repeterende NVWC-activiteit; - de bijeenkomst moet energie opleveren, je moet er iets opsteken, er moet ruimte voor informele ontmoeting en gezelligheid zijn. -. Variant 1 We gaan maandelijks (m.u.v. de zomervakanties) een ontmoetingsmoment te creëren waarop in elk geval alle werkgroepcoördinatoren (of een vervangend werkgroeplid) aanwezig zijn en alle actieve NVWC ers welkom zijn. Dit noemen we het Actieve Leden Overleg. Kern van het Actieve Leden Overleg Inhoudelijke en organisatorische bespreekpunten die van belang zijn voor (een groot deel) van de vereniging, aan de hand van een resultaatgerichte agenda, a la de bespreking van het jaarplan Bespreekpunten kunnen aangeleverd worden door elk actief NVWC-lid, de werkgroepen en het bestuur. Verwachte lengte bij een frequentie van 1x per maand (m.u.v. juli en augustus): half uur. Geen verslag, wel een besluiten- en actielijst. Het bestuur zal de eigen vergaderplanning aanpassen en telkens twee weken voorafgaand aan het Actieve LedenOverleg vergaderen. Op die manier is er sprake van korte maar haalbare lijnen in de tijd. We stellen voor het Actieve Ledenoverleg te koppelen aan de enige repeterende avondactiviteit die de NVWC kent: de lezingen. Hoe zou dat er in de praktijk uit kunnen zien? Van 19:30 20:00 uur het Actieve Ledenoverleg. Vanaf 20:15 uur de reguliere publiekslezing. In de maanden zonder publiekslezing (mei, juni, evt. december) boren we de grote kennisbron aan die onder onze leden / in onze werkgroepen aanwezig is. We vragen dan een lid, werkgroep om een praatje te verzorgen over een natuurmoment dat is beleefd, een uitgevoerde inventarisatie enz. enz.. De Vogelwerkgroep heeft al ervaring met deze werkwijze. Zij besluiten er hun vogelwerkgroepoverleggen mee. Hoe dan ook: het moet altijd de moeite waard zijn om naar het Actieve LedenOverleg te komen: voor het contact met medenatuurliefhebbers én voor de inhoud. Variant 2 (en meer) Dat is aan de leden.