Grote evenementen Van vergunningen tot veiligheidsaspecten

Transcriptie

1 Grote evenementen Van vergunningen tot veiligheidsaspecten Een grotere sportdag, een stratenloop, een wielercriterium, eendaagse events die om bijzondere inspanningen vragen. Om kwaliteit te leveren, is veiligheid een niet te onderschatten element bij deze events. Wat is verplicht en wat is wenselijk? Tijdens deze sessie behandelden we eerst de officiële informatie, gegeven vanuit politioneel standpunt. Nadien bekeken we een praktijkvoorbeeld: het Belgisch Kampioenschap Wielrennen dat op 24 juni 2012 plaatsvindt in Geel. Hiermee konden we enkele theoretische aspecten ook omzetten in de praktijk. Specifieke toelichting over events op de openbare weg Vergunningen, verordeningen, maatregelen, noodzakelijk of niet? De grondwet geeft aan (Art. 26) dat een manifestatie gelijk is aan het gebruik maken van het recht van vrijheid tot vergaderen, en dat daarbij een onderscheid gemaakt wordt tussen een evenement in open lucht en een evenement in een gesloten of overdekte plaats. Een manifestatie in de openlucht is onderworpen aan de politiewet. Er kunnen voorwaarden gesteld worden om de openbare orde te handhaven en een gaandelijke machtiging is mogelijk. Een manifestatie in een gesloten of overdekte plaats kan men daarentegen niet onderwerpen aan gaande toelating. De bestuurlijke overheid kan dat dus in principe niet verbieden, er kan geen vergunning geëist worden. Er kan wel meldingsplicht zijn via een politieverordening. 1. De bestuurlijke overheid is verantwoordelijk voor de openbare orde: de burgemeester, het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad. Zij moeten: preventieve maatregelen nemen om ongevallen of incidenten te voorkomen; bij incidenten of ongevallen de nodige beheersingsmaatregelen nemen. Politieverordeningen en aanvullende verkeersverordeningen. 2. De organisator en zijn aangestelden moeten ongevallen en incidenten voorkomen door: preventieve maatregelen; de gebeurtenis op te volgen; bij incidenten of ongevallen bestrijdingsmaatregelen te nemen om de gevolgen te beperken. Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. De meeste gemeenten hebben wel een meldingsplicht, de sportdienst moet bijvoorbeeld zijn jaarplan bekendmaken. In Limburg is er een algemene verplichting om een evenement 48 uur op voorhand te melden. In geval van gebruik van de openbare weg is een vergunning dus noodzakelijk. Veiligheid kan alleen als alle partners samenwerken Welke partners spelen een rol? de bestuurlijke overheid; de organisator en zijn aangestelden (zie kader). De verantwoordelijkheden moeten in balans zijn. Wie gaat wat doen? Of als iets gebeurd is: wie moest hier wat doen? Wat waren de afspraken? Deze moeten opgenomen zijn in het integraal veiligheidsplan, de memo of nota met het overzicht van de taken. Op basis hiervan wordt bekeken wie verantwoordelijk, medeverantwoordelijk of gedeeltelijk verantwoordelijk is. Luc Geerits: Stel een veiligheidsplan op als basis voor de taakverdeling en de verantwoordelijkheden, maar zeker ook achteraf in geval van incidenten Integraal veiligheidsplan Het integraal veiligheidsplan bestaat standaard uit 16 elementen (zie kader op p. 61). Bij een groot evenement hoort onder elk element iets thuis. Bij een klein evenement moet elk punt gecheckt worden, maar zullen niet alle elementen ingevuld worden. Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer N

2 Bevoegd persoon lokale en federale politie, douane, militaire politie; inspecteurs De Lijn (aan bushaltes). Gemachtigd signaalgever kan ingezet worden bij culturele, sportieve en toeristische evenementen, wielerwedstrijden en niet-gemotoriseerde sportwedstrijden of competities; is gemachtigd door de burgemeester voor de locatie van de manifestatie in kwestie; draagt een driekleurige armband om de linkerarm met opschrift signaalgever ; gebruikt een verkeersbord C3; mag aanwijzingen geven. Indien je een overzicht maakt van aanwezige seingevers, kan je beter geen nominatieve lijst maken per plaats. Geef wel aan dat er gemachtigde signaalgevers of opzichters zullen geplaatst worden langs het parcours, samen met een lijst van namen inclusief een aantal reserves. Groepsleider bij voetgangers geen leeftijdsbepaling; gebruiken verkeersbord C3; kunnen aanwijzingen geven. Medewerkers die op de openbare weg actief kunnen zijn Specifieke voorwaarden voor voetgangers in groep Stoeten, processies en voetgangers in groep vergezeld van een leider moeten rechts lopen. Minimaal vijf personen vergezeld van een leider mogen de linkerkant van de rijbaan volgen, maar moeten achter elkaar wandelen (bv. omdat men aan dezelfde kant opnieuw moet afslaan en wil vermijden om twee keer op korte afstand de baan over te steken). Geen leider = individuele voetgangers. Bij nacht is signalisatie verplicht indien de groep op de rijbaan loopt (zie figuur 1). Wandelen tegen de rijrichting van het autoverkeer: rood licht vooraan, wit licht achteraan. Wandelen mee met de rijrichting van het autoverkeer: wit licht vooraan, rood licht achteraan. Extra verlichting is aangewezen ongeveer halverwege de groep. Fluorescerende veiligheidsvestjes worden aangeraden! Gemachtigd opzichter minimaal 18 jaar; gemachtigd door de burgemeester van de gemeente(n) of kreeg een provinciale machtiging; volgde een opleiding bij de politie; is drager van een driekleurige armband om de linkerarm met opschrift van de gemeente; gebruikt een verkeersbord C3; richt zich tot groepen kinderen, scholieren, bejaarden en personen met een handicap; mag aanwijzingen geven. De opleiding tot gemachtigd opzichter is aan te raden voor de sportfunctionaris/sportpromotor die dikwijls groepen begeleidt! Wegkapitein bij fietsers en motorrijders is minstens 21 jaar oud; is drager van een driekleurige armband met opschrift wegkapitein om de linkerarm (fluovestje is dus niet verplicht, in de toekomstige wegcode wel); is drager van een verkeersbord C3; waakt over het goed verloop van de tocht (verantwoordelijkheid!); mag op een kruispunt waar het verkeer niet geregeld wordt door verkeerslichten het verkeer in de dwarsrichtingen stilleggen op een veilige en verantwoorde manier; moet nu nog geen opleiding volgen (in de toekomst misschien wel). Enkel de leeftijdsgrens is bepalend. Specifieke voorwaarden voor fietsers in groep 1 tot 14 fietsers = individuele fietsers. 15 tot 50 fietsers: mogen vergezeld zijn van een of twee begeleidingsvoertuigen met bord op het dak; mogen vergezeld zijn van twee wegkapiteins; mogen op de rijbaan rijden met twee naast elkaar. 51 tot 150 fietsers: moeten vergezeld zijn van minstens twee wegkapiteins (21 jaar met armband en verkeersbord C3); moeten vergezeld zijn van twee begeleidingsvoertuigen op 30m; mogen op de rijbaan met twee naast elkaar rijden. figuur 1: Schema van signalisatie bij een groep wandelaars bij nacht 60

3 Onderdelen van het veiligheidsplan 1. overzicht van het verloop van het evenement en de timing; 2. het overzicht van de infrastructuur en de inname van de terreinen; 3. de verkeersmaatregelen en signalisatie; 4. de maatregelen ter voorkoming van brand, brandbestrijding en de evacuatie; 5. de maatregelen met betrekking tot beveiliging, bewaking en toezicht; 6. de maatregelen ter coördinatie; 7. de regeling en infrastructuur met betrekking tot het verblijf van toeschouwers (in geval van campings); 8. de inzet van de medewerkers van de organisator; 9. de inzet van de brandweerdienst; 10. de inzet van de medische hulpdienst(en); 11. de inzet van de politiedienst(en); 12. de bereikbaarheid en vervoersfaciliteiten (openbaar vervoer, fietsgebruik ); 13. de regeling met betrekking tot de ambulante handelsactiviteiten; 14. het beheer van het afval en de sanitaire maatregelen; 15. de bereikbaarheid van sleutelfiguren en diensten (aan de hand van overzichtelijke lijsten en/of een stroomdiagram), een commandokamer; 16. andere maatregelen die specifiek of eigen zijn aan het evenement. Timing van vergunningen en maatregelen Toelating of aanmelden van manifestatie (Wielerwedstrijd: aangetekend 3 maanden op voorhand) Coördinatievergadering Toelatingen - opdrachten - politiereglementen aanvullende verkeersverordeningen: aanvullendereglementen@mow.vlaanderen.be Voorstelling Integraal veiligheidsplan Coördinerend plaatsbezoek voor bijsturingen Briefing: gezamenlijk en per discipline Debriefing en evaluatierapport Surftip 12 weken 10 weken 60 dagen 2 weken Bij opbouw, vóór event, tijdens event Bij opbouw en vóór event Na event Meer informatie over de wegcode vind je op Deze website is van politie voor politie, en is dus zeer up to date! Het veiligheidsplan vormt de basis voor de taakverdeling en de verantwoordelijkheden, maar zeker ook achteraf in geval van incidenten. Voorbeeld Je organiseert een wandeltocht. Je geeft een overzicht van de seingevers met hun locatie. Op dat ene punt is de seingever niet aanwezig en juist daar gebeurt iets. Welke afspraken werden gemaakt, wie had moeten zorgen dat op dat ene punt een signaalgever stond. De politie moet normaal ook de seingevers controleren. Is dat gebeurd? Dus op basis van het integraal veiligheidsplan en het bezoek aan het terrein worden verantwoordelijkheden opgemaakt en aansprakelijkheden toegewezen. Medewerkers die op de openbare weg actief kunnen zijn Om een event op de openbare weg in goede banen te leiden, moet je medewerkers inschakelen. De volgende personen hebben een bepaalde bevoegdheid op de openbare weg: bevoegde personen; gemachtigd opzichters; gemachtigd signaalgevers; wegkapiteins bij fietsers en motorrijders; groepsleiders bij voetgangers. Zie linkerpagina voor een opsomming van hun inzetbaarheid en herkenbaarheid. Het Belgisch Kampioenschap Wielrennen, een groots evenement in handen van de stad Geel De stad Geel nam het vierjarige kampioenschap aan als een echt citymarketingproject. In 2009 ontving de stad de nieuwelingen, in 2010 de junioren, in 2011 de beloften en in 2012 is er als slot het Belgisch Kampioenschap Wielrennen in het centrum van Geel. Algemeen coördinator van het project is Jurgen Potemans, sportfunctionaris bij de sportdienst. Facts & figures datum: 24 juni 2012; programma: Dames Elite (8u) & Heren Elite (12u); à toeschouwers, à eters, VIP-barmensen, 800 à 900 medewerkers; organisatie in eigen beheer via budgethouderschap. De coördinator kan zo zelf beslissingen nemen op collegeniveau. Stelselmatig wordt er teruggekoppeld, zodat het beleid van de stad op de hoogte is en betrokken blijft. Betrokkenheid en verwevenheid van de stadsdiensten Het hele organogram voor deze organisatie is opgebouwd uit een samenwerking van overheid en privépartners. Het organisatiecomité bestaat uit tien personen met onder Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer N

4 andere de brandweer, de sportfunctionaris en de burgemeester (zie figuur 2). Omdat hun inzichten enigszins kunnen verschillen, zijn er binnen elke werkgroep twee trekkers: telkens iemand van de stad en iemand van de privésector. Zij zoeken zelf medewerkers voor hun werkgroep. Veiligheid op en langs het parcours Aangezien de stad Geel de organisatie van dit BK heeft aangenomen als een citymarketingproject, wil de stad een centrumparcours aanbieden. Binnen het centrum moet met heel veel factoren rekening gehouden worden. Om een draagvlak te creëren werden van bij het begin zo veel mogelijk partijen betrokken. Het parcours werd gezocht met betrokkenheid van brandweer en politie voor veiligheid; openbare werken en milieudienst voor afvalbeleid; lokale economie, bruggen en wegen, De Lijn en NMBS voor openbaar vervoer; en de Koninklijke Belgische Wielrennersbond om de eisen in het lastenboek te checken. Aandachtspunten parcours: beperken van natuurlijke hindernissen; attractief parcours bieden (bochten beperkt houden); VIP-verhaal uitwerken (noodzakelijk voor genereren van inkomsten): aanleverroutes leveranciers, parkings ; veiligheidsschetsen maken: visueel alle nadarhekken opgezet op alle kruispunten. Maar boven alles is bereikbaarheid de hoofdzaak. Via een bijzonder nood- en interventieplan wordt een inschatting gemaakt van alle mogelijke risico s zodat men preventiemaatregelen kan nemen (zie kader). Bijzonder nood- en interventieplan: een inschatting van de verschillende risico s Verkeersgerelateerde risico s: - verzadiging invalswegen; - wegenwerken; - afsluiten straten. Wedstrijdgerelateerde risico s: - valpartijen van renners; - ongevallen met wedstrijdwagens; - ongevallen met toeschouwers; - gedrag van de toeschouwers; - VIP-voertuigen; - huldigingsceremonie. Parcoursgebonden risico s: - inname van openbaar domein; - verkeer op de omloop; - geparkeerde auto s op de omloop; - interventies hulpdiensten; - verzorging zorgbehoevenden; - bewoners binnen het parcours. Eventgerelateerde risico s: - VIP-gebeuren binnen/buiten de aankomstzone; - eventing op het parcours; - helikoptervluchten: no-fly-zoneafspraken gemaakt met luchthavens; - toegangscontrole bezoekers. Andere risico s: - weersomstandigheden; - ontruiming zorginstellingen; - wachtdiensten; - andere luchtvluchten. Comité Coördinator infrastructuur verkeer & veiligheid media marketing financiën animatie medewerkers werkgroep infrastructuur: stedelijke werkplaatsen en een bestuurslid van de plaatselijke wielervereniging (met een logistieke achtergrond); werkgroep verkeer & veiligheid: aansturing door politionele dienst, bijgestaan door de verkeersdienst en de mobiliteitsdienst; werkgroep media: stedelijke communicatieambtenaar en medewerkers van het aangestelde communicatiebureau; werkgroep marketing: burgemeester, schepen en coördinator en Wilfried Peters als peter van de actie; werkgroep financiën: betrokkenheid van de financiële dienst; werkgroep animatie: veel inzet van de toeristische dienst; werkgroep medewerkers: opdracht voor de sportdienst (mobiliseren van 800 à 900 medewerkers uit de 150 sportverenigingen, maar ook uit de cultuursector en de jeugdsector). figuur 2: Organogram van het organisatiecomité van het Belgisch Kampioenschap Wielrennen 2012 en de verwevenheid van de gemeentelijke diensten in de werkgroepen 62

5 Hoe kunnen verschillende elementen bijdragen om de veiligheid te verbeteren? Afspraken maken: maandelijkse vergadering met dertigtal personen; strikte samenwerking met animatiepartners; strikte afspraken op papier; verzekeringen als een belangrijk aspect beschouwen; een commandocenter opzetten tijdens evenement. Je kan álles opschrijven, maar dan loop je het risico dat je het essentiële uit het oog verliest Mobiliteit: een goede bewegwijzering; het centrum hermetisch afsluiten, mensen omleiden naar industrieparkings, veiligheidscontroles: dertigtal toegangsposten, controleurs die zich bewegen langs de omloop; het station ligt ook op het parcours: volop inzetten op openbaar vervoer; aanleveren van shuttleroutes voor VIP-parkings of gewone parkings. Randanimatie: Vlak na de aankomst wordt op het marktplein een groot stadsfestival met bekende artiesten georganiseerd, om de stroom na de wedstrijd te spreiden. Persoonlijke ervaringen van de coördinator Samenwerking met partners is zeer belangrijk. Overleg en samenwerking met alle partijen is belangrijk en sterke persoonlijkheid van de coördinator is een must. Administratie en verslagen zijn noodzakelijk, anders lopen afspraken mis. Een goed draaiboek is onontbeerlijk om het overzicht te bewaren. Maak verschillende draaiboeken, voor elk aspect. Verantwoordelijkheid: je moet zelf goed bekijken welke verantwoordelijkheid je hebt, welke rol je speelt, maar ook anderen duidelijk maken welke verantwoordelijkheden zij hebben. Gezond verstand / risico-inschattingen: je kan alles opschrijven, maar dan loop je het risico dat je het essentiële uit het oog verliest. Voor wie zelf een groot evenement wil organiseren: nog enkel organisatorische uitsmijters De stad Geel heeft een domeinconcessie voorzien voor het parcours zelf en een straal van 500 meter rondom het parcours. Er werden 15 drankstanden opgezet op het parcours, met een exclusieve brouwer. De uitbating gebeurt door verenigingen. Alle eetstanden werden uitgezet vanuit de stad met exclusiviteit voor één firma. Voor alle andere standen werd een expozone gecreeerd en een retributiereglement opgesteld. Hiervoor wordt per lopende meter betaald. Er is aandacht voor het ecologische aspect in samenwerking met de afvalmaatschappij: een wegwerpzone voor renners, ecoboys en -girls op het parcours, aandacht voor sorteerregels in VIP-area s VIP-eters is niet haalbaar op één locatie. Er werden dus drie locaties voorzien met nadien een VIP-bar op één locatie. Het BK Geel moet het gezin aantrekken en dus werden fanfares en clowns uitgenodigd en werd een kinderdorp opgezet. Keuzesessie Veilig activiteiten organiseren, een evidentie! Luc Geerits commissaris lokale politie Genk-As-Opglabbeek-Zutendaal Jurgen Potemans sportfunctionaris Geel Bart Hannes onderschrijver verzekeringspolissen sportfederaties Ethias Lien Van Belle (moderator) stafmedewerker ISB Lien Van Belle stafmedewerker ISB Trefwoorden: ISB-congres, veiligheid, preventie Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer N