Leidraad voor de leiding Online versie

Transcriptie

1 Leidraad voor de leiding Online versie

2 Voorwoord De leiding vormt de ruggengraat van de vereniging. Zonder onze trainers die met een vrijwilligerscontract op zak iedere week weer enthousiast klaar staan voor onze leden, zou de sportvereniging Zilvermeeuw Altena niet kunnen bestaan. Onze vereniging is uitgegroeid tot een grote omnisportvereniging. Om alles wat binnen de vereniging gebeurt beheersbaar en werkbaar te houden, is het belangrijk dat we met elkaar de spelregels afspreken. Deze leidraad is tot stand gekomen in overleg met de leiding van de vereniging en wordt jaarlijks tijdens de eerste vergadering bestuur leiding van het kalenderjaar op de agenda gezet om te bekijken of aanpassingen noodzakelijk zijn. Voor actuele informatie door het jaar heen is onze website te raadplegen: Veel plezier en succes toegewenst tijdens dit sportseizoen. Bestuur sportvereniging Zilvermeeuw Altena

3 1. Algemene taakomschrijving De leiding is verantwoordelijk voor het goede verloop van de lessen en de veiligheid van de aanwezige leden. Binnen de vereniging kennen wij de navolgende afdelingen: Volleybal Batminton Selectie turnen Recreatieve Gym Freerunning Dance-Mix Sport en Spel 50+ Sportfit Als er meerdere trainers per afdeling zijn, dan wordt in onderling overleg afgesproken wie de eindverantwoordelijkheid draagt voor een afdeling. Deze persoon is ook aanspreekpunt voor de coördinator van de vereniging en het bestuur. De coördinator van de vereniging is Kim van Olst. De contactpersoon voor de leiding vanuit het bestuur is secretaris/vicevoorzitter Angela Kostense. 2. Afspraken m.b.t. het verzorgen van lessen Aanwezigheid, vakantie en ziekte Als leiding is het je commitment aan de vereniging en de leerlingen dat je conform de gemaakte afspraken, met uitzondering van de schoolvakanties, elke week de lessen verzorgt. Het valt onder de verantwoordelijkheid van de leiding om bij eigen afwezigheid (niet ziekte) tenminste 5 werkdagen voorafgaand aan de lessen zelf voor vervanging te zorgen. Ook bij ziekte zoek je zelf naar vervanging. Lukt dat niet, dan laat je z.s.m. aan de betrokken leden en de coördinator van de vereniging weten dat de les vervalt. De leiding zorgt ervoor dat er een actuele bellijst is, zodat leden elkaar kunnen bellen. Het is belangrijk dat leiding de werkzaamheden voor de vereniging (lessen+ activiteiten) goed moet kunnen uitvoeren. Als dit door lichamelijke of geestelijke omstandigheden van tijdelijke aard niet kan, dan bespreek je deze omstandigheden met de coördinator. Samen met de coördinator bepaal je of je onder deze omstandigheden fit genoeg bent om de lessen te verzorgen. Regelmatige afwezigheid wordt door de coördinator aan de contactpersoon van het bestuur doorgegeven zodat binnen het bestuur kan worden besproken hoe de continuïteit van de lessen kan worden geborgd.

4 Aanvang van de lessen De leiding is minimaal een kwartier voor aanvang van de les aanwezig. De leiding controleert 1 keer per maand aan de hand van ledenlijsten of de gegevens kloppen en of kinderen in de juiste groep zitten. Leiding die lessen verzorgen aan externe partijen zoals Hoppas, controleren elke les de ledenlijst en geven dit per kwartaal door aan de coördinator. De reden hiervoor is dat financiële afwikkeling voor deze kinderen anders verloopt en de vereniging de aanwezigheid van deze leden elke week aan de externe partij moet verantwoorden. De ledenlijsten van de lessen kunnen worden gedownload uit digimembers waar de leiding toegang toe heeft. Afwijkingen in de ledenlijsten worden op naam en lesnummer door de leiding doorgegeven aan de ledenadministratie Hulp bij opbouwen Bij gym, turnen en freerunning is het een hele klus om de zaal tijdig in te richten. Vele handen maken licht werk en bij een vereniging is het normaal dat ouders helpen met opbouwen. Dit is ook door het bestuur aan ouders gecommuniceerd. Je mag dus als leiding tijdens deze lessen en uren hulp verwachten. Indien ouders niet bereid zijn om te helpen, heb je als leiding de keus om de les A) sober in te richten of B) meer tijd te nemen voor de opbouw waardoor de betreffende les korter wordt dan de bedoeling is. Indien blijkt dat de ouders met regelmaat niet bereid zijn te helpen met de inrichting van de zaal, meld je dit bij de coördinator van de vereniging. Zij zal dit doorgeven aan het bestuur die vervolgens bepalen hoe met deze situatie om te gaan. Tijdens de laatste les van een avond helpen de kinderen zelf met het opruimen van de gebruikte materialen. Assistentie tijdens de les Tijdens iedere les wordt ernaar gestreefd indien nodig dat er een of meerdere assistenten aanwezig zijn die hand- en spandiensten kunnen verrichten en kunnen helpen bij vangen. (Freerunning, gym recreatie en selectie turnen) Per twaalf kinderen kan een assistent worden ingezet. De hoofdleiding van een les draagt er zorg voor dat er een schema is voor de inzet van assistenten. Vergoeding van de assistenten gaat in overleg met het bestuur. Als assistenten ondanks herhaalde waarschuwingen niet goed functioneren, kan de leiding hierover een klacht bij het bestuur indienen. In eerste instantie volgt dan een schriftelijke waarschuwing. Indien het gedrag na de verstrekking van een schriftelijke waarschuwing niet verbetert, kan de vereniging ertoe besluiten geen gebruik meer van zijn of haar diensten te maken. Assistenten mogen niet zonder toezicht op de toestellen en mogen niet zelfstandig lessen verzorgen. Afsluiten van de lessen De leiding zorgt ervoor dat alle materialen goed worden opgeborgen. De leiding vertrekt pas nadat het laatste lid naar huis is en sluit indien van toepassing de locatie goed af.

5 Communicatie met ouders over de les In geval van deelname aan competities informeert de leiding ouders en leden minimaal een week van tevoren over het wedstrijdschema. Bij bepaalde omstandigheden is het als leiding handig om een appgroep in te richten zodat leden zich voor een les kunnen afmelden of de vereniging i.v.m. calamiteiten leden kunnen bereiken als een les niet door gaat. Bij de benoeming van appgroepen is het handig om een eenduidige naamgeving te kiezen. 3. Communicatie bestuur en leiding In eerste instantie verloopt het contact van de leiding met het bestuur via Angela Kostense. Op de website wordt ieder jaar bij aanvang van het seizoen een agenda gepubliceerd met alle activiteiten en de geplande (bestuurs)vergaderingen. Het is mogelijk om als leiding bespreekpunten voor deze vergadering in te brengen. Dat moet minimaal twee weken voorafgaand aan de vergadering via de mail kenbaar worden gemaakt aan BertJan van der Beek. Minimaal een keer per seizoen wordt er een vergadering gehouden waarbij bestuur en leiding aanwezig zijn. Op de agenda staan algemene zaken die de vereniging betreffen en specifieke zaken die betrekking hebben op de leiding. Uiterlijk twee weken voor de vergadering kunnen hiervoor agendapunten worden ingebracht door de leiding. Deze vergaderingen zijn niet alleen erg belangrijk voor het contact tussen bestuursleden en leiding, maar ook voor het contact tussen leiding onderling. Afmeldingen en agendapunten gaan via het secretariaat. Aan leiding die niet aanwezig kan zijn, wordt gevraagd via de mail een update van de lessen te geven. Deze informatie wordt dan tijdens de vergadering medegedeeld, zodat iedereen goed op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen de vereniging. Een geactualiseerde lijst met namen en adressen van bestuursleden en leiding wordt per mail bij aanvang van het seizoen verstrekt. I.v.m. de privacy wordt deze lijst niet op de website gepubliceerd. 4. Communicatie tussen leiding en leden In eerste instantie verloopt de communicatie met de leden over een kwestie die de lessen betreft via de leiding. Komt de leiding er niet uit met de betreffende ouder(s), dan zal de leiding het bestuur hierover informeren. Er zal dan een gesprek met de drie partijen plaatsvinden. 5. Kledingvoorschriften Van de leiding wordt verwacht dat tijdens een wedstrijd en tijdens de training(en) het trainingspak van de vereniging wordt gedragen, evenals sportschoenen waar niet buiten mee gelopen mag worden. De vereniging betaalt de aanschafkosten van dit trainingspak. Assistenten en hulpjes krijgen een sportshirt van de vereniging. Mocht een trainer niet meer werkzaam zijn voor de vereniging, dan moet de kleding weer worden ingeleverd. Alle leden die meedoen aan recreatief sporten bij de Zilvermeeuw morgen sportkleding naar keuze dragen. Kledingvoorschriften voor selectie turnen zijn terug te vinden in de leidraad selectie turnen. 6. Lesrooster De meest actuele versie van het lesrooster is te vinden via: Tijdens het opstellen van de lesroosters is zoveel mogelijk rekening gehouden met de leeftijd van de betreffende leden. Lessen van kinderen van de basisschool worden zoveel mogelijk ingepland voor uur, rekening houdend met beschikbaarheid van leiding en zaal. Lessen voor leden tussen de 12 en 16 jaar vinden plaats voor 21.00u.

6 7. Contributie Alle actuele informatie over contributie is te vinden op de website: 8. Opzeggingen en aanmeldingen Wijzigingen en opzeggingen kunnen uitsluitend per mail aan de ledenadministratie worden doorgegeven. Hiervoor gelden de algemene voorwaarden die in de statuten zijn opgenomen. De statuten zijn te vinden op de website. Ieder nieuw lid heeft recht op twee gratis proeflessen. Ouders van jeugdleden mogen een les blijven kijken. De leiding geeft na de tweede proefles een inschrijfenvelop mee. In deze gefrankeerde en voorbedrukte envelop treft men een welkomstbrief van het bestuur, een kopie van het lesrooster, een kopie van de contributielijst en een inschrijfformulier. Dit formulier moet een lid opsturen naar het postadres van de vereniging. Sportvereniging de Zilvermeeuw Altena Fresialaan CX, Almkerk Het is niet de bedoeling dat de leiding het inschrijfformulier zelf in ontvangst neemt. Het formulier wordt bij ontvangst door de ledenadministratie en de penningmeester gecontroleerd. Indien de gegevens onjuist blijken te zijn wordt de leiding gevraagd om tijdens de eerstvolgende les het desbetreffende lid te vragen om contact met de penningmeester op te nemen. Mocht een lid door omstandigheden de lessen niet kunnen betalen, dan kan de leiding contact opnemen met het bestuur. Er kan namelijk een financiële regeling worden getroffen met de gemeente. Uiteraard vindt dat in uiterste vertrouwelijkheid plaats. Inschrijfpakketten zijn te verkrijgen bij de coördinator Kim van Olst Zorg dat je altijd een paar inschrijfpakketten bij je hebt en zorg voor tijdige aanvulling indien ze op zijn. 9. Activiteitencommissie Patricia Veth (Coördinator activiteitencommissie) is namens het bestuur verantwoordelijk voor de coördinatie van evenementen en uitjes. Voorbeelden hiervan zijn de bingo, disco, springdagen in Middelharnis en clubkampioenschappen. Voor de organisatie en uitvoering wordt een beroep gedaan op de trainers en ouders. We hebben ieder jaar weer veel vrijwilligers nodig om alles te kunnen uitvoeren. Aan trainers wordt dan ook gevraagd om regelmatig ouders te benaderen met het verzoek of ze kunnen bijdragen aan een activiteit. 10. Pers & Publiciteit Het is goed voor het enthousiasme van de kinderen en de naamsbekendheid van de vereniging als er met regelmaat een stukje in de krant staat over Zilvermeeuw Altena. Aan de leiding wordt daarom gevraagd om na afloop van wedstrijden of bijzondere evenementen een stukje te schrijven voor de krant met een foto. Of aan ouders te vragen of er een stukje kan worden geschreven. Deze stukjes kunnen dan ook weer op onze website worden geplaatst. Voor publicatie in de media wordt het betreffende redactionele stuk voorgelegd aan het bestuur. Je kunt je stukje en foto s sturen naar de secretaris BertJan van der Beek

7 11. Vertrouwenspersoon De vereniging heeft een vertrouwenspersoon aangesteld die de leiding kan benaderen als er een vertrouwelijke kwestie te bespreken is die in eerste instantie niet aan het bestuur voorgelegd kan worden. Deze persoon is Corina Timmer. 12. Gedragsregels binnen de vereniging De Zilvermeeuw Altena is een vereniging waar iedereen welkom is. Ieder lid en iedere vrijwilliger die aan de vereniging is verbonden, heeft het recht om zichzelf te zijn maar dient daarin wel rekening te houden met normen en waarden van mede leden en vrijwilligers. Binnen de vereniging gaan wij respectvol en vriendschappelijk met elkaar om. De leden en vrijwilligers hebben naast hun betrokkenheid voor de vereniging meerdere rollen te vervullen en wellicht kom je elkaar daar in een andere gezagsverhouding tegen. Desalniettemin is het voor iedereen van belang om elkaar ook buiten de vereniging respectvol en professioneel tegemoet te treden. 13. Opzeggen leiding Indien je door omstandigheden geen leiding meer kunt of wilt zijn dan kun je dit schriftelijk kenbaar maken aan de voorzitter van de vereniging. De periode tussen opzeggen en stoppen is 1 maand. Dit is gedaan om de vereniging in de gelegenheid te stellen een opvolger te vinden. De materialen die je van de vereniging in bruikleen hebt dien je in te leveren bij de coördinator. Het wordt zeer op prijs gesteld indien je zelf meehelpt met het vinden van een opvolger. Als je stopt bij de vereniging heb je recht op een getuigschrift. Deze zal op verzoek door het bestuur worden opgesteld en worden ondertekend. Het getuigschrift is bedoeld als steun in de rug bij toekomstige werkzaamheden en wordt eenmalig verstrekt. Het getuigschrift is een weergave van je prestaties die je voor de zilvermeeuw hebt verricht. 14. Diversen Als je op de sportlocatie bent, kijk dan even in het postvak van de zilvermeeuw of er nog post is en/of er nog iets in de bakjes ligt dat moet worden verspreid. Een goede communicatie vinden we belangrijk. Voordat er formulieren in bakjes worden gelegd, gaat er altijd een mail aan vooraf. Het bestuur gaat ervan uit dat de leiding daarom regelmatig mail checkt. Wie niet via de mail bereikbaar is, moet even doorgeven wat de meest handige manier is om informatie door te geven. Er zijn diverse sleutels van locaties in omloop. Wie geen sleutel heeft, kan er een voor de duur van een les in bruikleen krijgen bij de coördinator Kim van Olst. Wie stopt met lesgeven moet de sleutel weer bij haar inleveren. De sleutel van het Altena College is in bezit van Saskia Timmermans. Belangrijke telefoonnummers zijn te vinden op een verborgen pagina op de website. Deel deze link met niemand, deze pagina is uitsluitend voor eigen gebruik om je te helpen indien je de gebruikelijke mensen niet kunt bereiken. Je kunt deze link en het wachtwoord op verzoek bij de coördinator verkrijgen. In onze kast van locatie brede school in Sleeuwijk en in de Bolderik staan een cd/stereoset voor gebruik tijdens de les. Deze apparatuur is eigendom van Zilvermeeuw Altena. Mochten er problemen zijn met de locaties waar les wordt gegeven, dan kan dat worden gemeld aan BertJan van der Beek. Het bestuur zorgt er dan voor dat er contact wordt opgenomen met de gemeente. Mocht er een probleem zijn met materiaal, dan kan dat ook aan de secretaris worden gemeld. BertJan neemt dan contact op met het bestuur voor overleg.