BiSL: Core business voor IT?

Transcriptie

1 BiSL: Core business voor IT? René van de Hesseweg Anne van der Meer 10 mei 2005 Agenda Opening BiSL: Hoe is het ontstaan? Wat is BiSL en voor wie? Wat kun je met BiSL? Pauze Hoe voer je BiSL in? Referenties Discussie 1 1

2 Stellingen 1. Binnen 5 jaar is 50% van de huidige IT-functies uitgefaseerd door uitbesteding / offshore 2. Functioneel der: u specificeert niet meer voor uw collega maar voor India 3. Als functioneel processen niet zijn ingericht is er geen toekomst voor de core business 2 Domeinen in de informatievoorziening Functioneel Beheer& onderhoud Eigenaar / gebruiker Systeem Ontwikkeling (nieuwbouw) Applicatie Beheer& onderhoud Systems and Network Services Technisch Beheer& onderhoud Application Development and Support 3 2

3 3 vormen, 3 zienswijzen, 3 vakken Functioneel InformatieVoorziening Gebruiks/organisatie-perspectief Bedrijfskundig Systeemeigenaar + functioneel ders Technisch Informatie en communicatie-technologie Exploitatie-perspectief Technisch Reken- / communicatiecentrum Applicatie Applicaties Onderhoudsperspectief Informatisch Onderhoudsorganisatie / systeemontwikkeling 4 Functioneel ITIL: IT Infrastructure Library (1) Technisch Applicatie ITIL begin jaren 90 Operationeel Strategisch 40+ CCTA boekjes Belangrijkste: 5x Service Support set 5x Service Delivery set Tactisch 5 3

4 Functioneel Technisch Applicatie ITIL-2 vanaf OGC boeken Belangrijkste: Service Support set Service Delivery set ITIL: IT Infrastructure Library (2) S e r v i c e Service delivery F i n a n c i a l Security The Business Perspective Service Level Availability Continuity Capacity Service Support Change Service Incident Desk Configuration Problem R e l e a s e ICT Infrastructure Management A p p l i c a t i o n Technical Support Operations Deployment Design & Planning 6 Technisch Functioneel Applicatie Application Services Library (ASL) Services Applicaties ASL 2001 Strategisch Account definition Skills definition Organisation Cycle Service Delivery definition Market definition Technology definition ICT development strategy Customer organization strategy ICT portfolio Life cycle Application Cycle mgt. Customer evironment strategy Tactisch Planning and control Cost Quality Service Level Belangrijkste boek ASL, een framework voor applicatie Operationeel Continuity mgt Capacity mgt Incident control Beheer Availability mgt Configuration mgt Change mgt Software Control & Distribution Verbindende processen Design Impactanalysis Onderhoud/ Realisation vernieuwing Implementation Testing 7 4

5 Functioneel Waarom Functioneel? Technisch Applicatie Organisatie bepaalt de informatievoorziening! 1 partij vanuit de organisatie die de aansturing ICT verzorgt / stuurbare dienstverlening Scheiding vraag en aanbod van ICT (opdrachtgever/ opdrachtnemer relatie) Anticiperen op de wensen van de gebruikers Professionalisering/ verzakelijking IT geen kerntaak; kan ook geoutsourced worden Beleggen van verantwoordelijkheden 8 Functioneel Technisch Applicatie BISL 2005 BiSL, procesmodel voor functioneel Richting gevend Bepalen Bedrijfsprocesontwikkelingen Relatie Gebruikersorg. Opstellen IV-organisatie strategie Leveranciers Management Strategie Inrichting IV-functie Ketenpartners Management Informatie Coördinatie Bepalen Ketenontwikkelingen Informatie Lifecycle Management Opstellen Informatie Strategie Bepalen Technologie- Ontwikkelingen Informatie Portfolio Management Sturend Planning en Control Financieel Behoefte Contract Management Belangrijkste boek BiSL, een framework voor Functioneel Beheer en Informatie Gebruikers ondersteuning Operationele ICT aansturing Beheer Bedrijfs- Informatie Wijzigingen Specificeren Voorbereiden Transitie Vormgeven niet-geaut. IV Toesten en Testen Uitvoerend Gebruiks Transitie Functionaliteiten 9 5

6 Functioneel Technisch Applicatie Integraal procesmodel Functioneel Beheer Applicatie Beheer Technisch Beheer SM TM OM UITVOERING GB FO SM TM OM UITVOERING AO SM TM OM UITVOERING OB ON TD BiSL ASL ITIL 10 Wat is BiSL en voor wie? 11 6

7 Wat is BiSL? Business information Services Library Instrumentarium voor professionalisering van uw FB Proces framework Verzameling best practices Uniforme terminologie voor het functioneel domein Public domain (participanten o.a.: DICTU, Fortis, UWV) 12 Noodzaak professionalisering Functioneel Beheer Hogere klanteisen/ gebruikerswensen Toenemend belang adequate IV Outsourcing ICT (BPO) (offshore) Applicatie professionaliseert Functioneel Beheer Informatie Technisch professionaliseert 13 7

8 BiSL, proces clusters Richting gevend Opstellen IV-organisatie strategie Informatie Coördinatie Opstellen Informatie Strategie Sturend Planning en control Financieel Behoefte Contract Uitvoerend Gebruiks Functionaliteiten 14 Functies m.b.t. functioneel Beleidsmatig CIO, informatiemanager Opstellen IV-organisatie strategie Informatie Coördinatie Opstellen Informatie Strategie Sturend Productmanager Informatiemanager Planning en control Financieel Behoefte Contract Operationeel Kerngebruiker Superuser Gebruiks Functionaliteiten 15 8

9 Rol functioneel der Gedelegeerd opdrachtgever Behartigt de belangen van de gebruikers Vervult slechts een deel van de activiteiten binnen het functioneel domein Stemt af met gebruiker (gebruikersgroepen etc) Inventariseert wensen in de organisatie Maakt afspraken met leveranciers/ ICT Verzorgt dagelijkse functionele ondersteuning Onderzoekt nieuwe ontwikkelingen/ mogelijkheden Initieert wijzigingen en zorgt voor realisatie FB-er denkt en spreekt in termen van de gebruiker! 16 Verantwoordelijkheden Functioneel Beheer Centrale regie in inrichting en inhoud informatievoorziening, nu en in de toekomst Aansturing toenemend aantal ICT-leveranciers / India Continue aansluiting informatievoorziening op actuele behoefte gebruikersorganisatie Adequate ondersteuning eindgebruikers gericht op dagelijks gebruik Dit is / wordt de kerncompetentie!! 17 9

10 Wat kun je met BiSL? 18 Redenen om BiSL te gebruiken Verbeteren feitelijke aansturing functionaliteit van de systemen Toename gebruikswaarde van de systemen Betere ondersteuning bedrijfsprocessen door toepassing van IT Inhoudelijk verbeteren uitvoering Functioneel Verbeteren tevredenheid van de (gebruikers)organisatie Toename waardering medewerkers functioneel De business houdt de regie in handen! 19 10

11 Relaties van Functioneel Beheer Business Contracten SLA s Applicatieservices Eindgebruikers Functioneel IT- Serviceteam Gebruikersorganisatie Infrastructuurservices Opdrachtgever (Business) Opdrachtnemer (ICT) 20 Optimale fit tussen business en ICT Gebruikers Business Gebruiks Bedrijfslogica en AO Wijzigingen Functionaliteiten Contract / Service Level Wijzigingscommissie Life cycle ICT Applicatie Beheer IT-Wijzigingen Programma & distributie Applicatie Onderhoud IT infrastructuur 21 11

12 BiSL opleidingen BiSL Management overview In house workshop Bewustwording functioneel In house workshop Inrichting functioneel Gericht op In house workshop Contract BiSL Foundation Gericht op medewerkers Practitioner Opstellen specificaties Practitioner Toetsen en testen In house workshop Opstellen specificaties In house workshop Toetsen en testen 22 Professionaliseren van FB, wat levert het op? Functioneel wordt meetbaar en daardoor sbaar Hogere kwaliteit informatievoorziening Meer ICT voor hetzelfde geld Gebruikers beter ondersteund (hogere tevredenheid) Optimale aansluiting totale informatievoorziening op bedrijfsprocessen 23 12

13 Processen inrichten: dilemma Ad hoc-organisatie Reactief, event-driven, brandjes blussen, stress Flexibiliteit Hoge reactiesnelheid Maatwerk Beslissingen door individuen pionieren Procesgericht denken en werken Spanningsveld Spanningsveld continuïteit Gestructureerd Voorspelbaar Efficiënt Beheersbaar Gereguleerd Bureaucratie Rigide, traag, overgereguleerd, koninkrijkjes 24 Zijn er nog vragen? 25 13

14 P A U Z E 26 Agenda Opening BiSL: Hoe is het ontstaan? Wat is BiSL en voor wie? Wat kun je met BiSL? Pauze Hoe voer je BiSL in? Referenties Discussie 27 14

15 Hoe voer je BiSL in? Invoeren = veranderen: Management moet er achter staan: dragen en uitdragen Afleren en leren Stapsgewijs invoeren Verandering meetbaar maken NIET alles tegelijk Waar sta je nu, waar wil je naartoe? BiSL en haar omgeving: afbakening: Wie doet wat? Beheersbare, stuurbare aanpak: PRINCE2 28 Invoering BiSL Fasering en besturing (Prince2) Service Voorbereiding Initiatie Transitie Improvement PID PID (concrete (concrete Afdeling afbakening) Afdeling FB FB + + Geïmplementeerde Geïmplementeerde Ingevoerde Ingevoerde afbakening) afbakening Lijst Lijst FB-ers afbakening processen processen plannen plannen FB-ers Rapport Locatie/ Rapport nulmeting nulmeting Benoemde Benoemde Ingevoerde Ingevoerde Locatie/ Verbeterplan verhuisplan Verbeterplan proceseigenaren proceseigenaren performance performance verhuisplan processen Voorstel Voorstel nulmeting processen Geïmplementeerde Geïmplementeerde indicatoren indicatoren nulmeting Te Acceptatiecriteria Te hanteren hanteren rollen rollen rollen rollen Acceptatiecriteria Functieprofiel Initiatiefaseplan Functieprofiel Gedefinieerde Gedefinieerde Initiatiefaseplan Opgeleide Globaal Globaal plan Opgeleide performance performance plan medewerkers resterende resterende fases medewerkers indicatoren indicatoren fases Transitieplan Transitieplan Service Service Improvement Improvementplan plan Afsluiting Voorstel Voorstel inbedding inbedding FB FB in in organisatie organisatie Check Check implementatiecriteria implementatiecriteria Borging Borging werkwijze werkwijze Verbeteracties Verbeteracties vervolgtraject vervolgtraject * * * * * * Initiating Project *: beslismomenten / faseovergangen Controlling Managing Product delivery Managing Stage boundary Controlling Managing Product delivery Managing Stage boundary Controlling Managing Product delivery Managing Stage boundary Closing project 29 15

16 Fase: Voorbereiding Draagvlak creeren: Management moet het dragen en uitdragen Afbakening opdracht: Wie zijn de functioneel ders Waar vallen ze organisatorisch onder Wie stuurt ze aan Scope bepaling: Wat neem je wel / niet mee Acceptatiecriteria Opstellen Initiatiefase plan Concretiseren vervolgfase Project Initiation Document (concrete producten) 30 Fase: Initiatie Nulmeting uitvoeren: Wat zijn de huidige processen, rollen, taken, verantwoordelijkheden Wie doet wat vanuit welk organisatie onderdeel Hoe volwassen zijn de processen Verbeterplan processen Rolbepaling Functieprofiel(en) Opleiden Functioneel Beheerders EN Opstellen Transitieplan Concretiseren vervolgfase 31 16

17 Resultaten Nulmeting Vormgeven niet-geautom. IV Specificeren Voorbeeld Operationele ICT aansturing Beheer bedrijfsinformatie Toetsen en testen Voorbereiden transitie Gebruikersondersteuning Contract Wijzigingen Legenda 0: niets Ontwikkelingsfasen 1: initieel 1 = Initiatie 2: herhaald 2 = Bewustwording 3: gedefinieerd/gemanaged 4: optimaliserend 5: keten Transitie Planning & control Financieel Behoefte 32 Volwassenheidniveaus processing Meten/ sturen 3-gedefinieerd/ gemanaged Meten/ sturen Meten/ sturen input activiteit activiteit activiteit activiteit output activiteit activiteit 2-herhaald input activiteit activiteit output 1-initieel input output Professionaliseren 33 17

18 Fase: Transitie Borgen continuïteit huidige dienstverlening: Processen inrichten: Uitvoerend, sturend, richtinggevend Kiezen: welke processen eerst Wie doet wat: (nieuwe) organisatorische afbakening + communicatie Benoemen proceseigenaren Geïmplementeerde rollen Gedefinieerde performance indicatoren Kennisoverdracht en borging Opstellen plan vervolgfase: Service Improvementplan 34 Organisatorische afbakening Beleid van de Organisatie Informatievoorziening van het Bedrijfsproces Functioneel ICT Ondersteuning Uitvoering Gebruiks Uitvoering Functionaliteiten Beheer 35 18

19 Fase: Service Improvement Start nieuwe werkwijze Bijsturing: geïmplementeerde processen geïmplementeerde rollen Meting performance indicatoren Opstellen afsluitingsplan 36 Fase: Afsluiting Borging werkwijze Check op acceptatiecriteria Verdere verbeteracties, bijvoorbeeld: Verhogen kwaliteit Verbeteren sbaarheid Verlagen kosten Verbeteren continuïteit en betrouwbaarheid Overdracht aan staande organisatie 37 19

20 BiSL zonder meer overnemen? BiSL is GEEN doel op zich Het is een raamwerk / referentiekader NIET blind toepassen, maar customizen : gericht veranderen Procesinrichting alléén leidt niet tot betere producten / diensten Bepaal zo vroeg mogelijk wat je wel / niet meeneemt: Leg de lat niet te hoog! Communiceer voortgang regelmatig (fase overgangen) met: Opdrachtgever, betrokken lijnmanagers, functioneel ders, ICT-ers en overige betrokkenen Betrek functioneel ders nadrukkelijk bij de verandering Mensen zijn geen machines! 38 Referenties Nederlandse Politie Ministerie van Defensie Diverse gemeenten Wilma ANWB ING-Vastgoed Postbank Achmea Nieuwe Hollandse Lloyd 39 20

21 Meer informatie Literatuur BiSL, een framework voor functioneel en informatie ISBN: X Artikelen in IT- jaarboeken Internet BiSL: ASL Foundation: 40 Stellingen 1. BiSL: Core business voor ICT! 2. BiSL invoeren kost geld; NIET invoeren kost veel meer: Chaos in aansturing India en andere externe ICT leveranciers 3. De enige continue factor: Alles verandert en dat steeds sneller 41 21

22 Zijn er nog vragen? 42 Wilt u nog meer weten? Neem contact op met: Getronics PinkRoccade Finance De Brand 10 Amersfoort Tel: En vraag naar: René van de Hesseweg r.vandehesseweg@pinkroccade.com of Anne van der Meer a.vandermeer@pinkroccade.com 43 22