Werken aan een veilig opleidingsklimaat in de huisartsopleiding van het Radboudumc

Transcriptie

1 Werken aan een veilig opleidingsklimaat in de huisartsopleiding van het Radboudumc 1

2 Inhoud pagina 1. Inleiding 3 2. Vertrouwelijk omgaan met privacy gevoelige informatie in 5 onderwijssituaties 3. Leer- en werkproblemen bij een aios 8 4. Een onveilig opleidingsklimaat bij de huisartsopleider 12 of in de huisartspraktijk 5. Een onveilig opleidingsklimaat bij de stagebegeleider of instelling Een (dreigende) ontkoppeling tussen aios en opleider Een onveilig opleidingsklimaat op het opleidingsinstituut Verlenging van de huisartsopleiding en de term opleidbaarheid Waarneming tijdens afwezigheid van de huisartsopleider Het mentoraat Verantwoording 34 2

3 1. Inleiding In de huisartsopleiding werken dagelijks veel gemotiveerde en gedreven aios, huisartsopleiders, stagebegeleiders en groepsdocenten met elkaar aan het opleiden van nieuwe huisartsen. Een goede opleidingsrelatie en een veilig opleidingsklimaat zijn beiden van grote invloed op het succesvol doorlopen van de huisartsopleiding. Er wordt door iedereen veel aandacht aan besteed. In de meeste gevallen gaat dit goed en is er daadwerkelijk sprake van een goed werk- en leerklimaat. Ondanks ieders inzet en goede bedoelingen is de praktijk een enkele keer weerbarstig. Soms alleen doordat we anders zijn. In bijna elke relatie komen problemen voor. Ook in een opleidingsrelatie of opleidingsklimaat. Dit is heel normaal en betekent niet perse dat de opleiding niet goed loopt, de opleidingsrelatie ongezond is of het opleidingsklimaat onveilig is. Maar dat kan natuurlijk wel het geval zijn. Een opleidingsrelatie tussen aios en opleider is bijvoorbeeld geen gelijkwaardige relatie en het volgen van een huisartsopleiding kan persoonlijke dilemma s en privéwerk problemen met zich meebrengen. Verschil in wederzijdse verwachtingen ten aanzien van taakopvatting, confrontatie met eigen normen en waarden en omgaan met negatieve feedback zijn voorbeelden uit de praktijk die ook het opleidingsklimaat negatief kunnen beïnvloeden. Het is van groot belang om te erkennen dat zich problemen voordoen en om, wanneer sprake is van problemen in de opleiding, een structuur te hebben met praktische handvatten voor in de praktijk. Oftewel een visie en een plan van aanpak. Een visie die breed gedragen wordt en een aanpak die voor iedereen binnen onze huisartsopleiding duidelijk en inzichtelijk is. Deze notitie geeft een kader voor het werken aan een veilig opleidingsklimaat en de aanpak om een aantal regelmatig voorkomende problemen in de huisartsopleiding van het Radboudumc op te lossen. Daarnaast zijn acties opgenomen die kunnen worden ondernomen om weer veilig en prettig te werken en te leren. Aanleiding Deze notitie heeft twee doelen die tevens de aanleiding zijn voor het opstellen ervan: Ten eerste dat er duidelijkheid is over hoe we als huisartsopleiding omgaan met informatie uit onderwijsmomenten, met name ook privacy gevoelige informatie. Ten tweede hoe we als huisartsopleiding handelen bij problemen in de opleidingsrelatie, het opleidingsklimaat of bij disfunctioneren van aios, huisartsopleider, stagebegeleider of de groepsdocent. In ons onderwijs wordt dagelijks informatie ingewonnen en uitgewisseld over iemands functioneren door evaluaties, voortgangsgesprekken, reflectieverslagen en toetsen. Wanneer de informatie duidelijk maakt dat er sprake is van onvoldoende ontwikkeling of disfunctioneren kan dit consequenties hebben voor de voortgang van de opleiding, dan wel voor iemands rol in de opleiding van aiossen. Afspraken en gedragsregels over hoe om te gaan met privacy gevoelige onderwijsinformatie en hoe zorgvuldig te handelen bij disfunctioneren, moeten hierin duidelijkheid geven. De opstelling van deze notitie komt voort uit de wens van de huisartsopleiding Nijmegen om zorgvuldig en transparant om te gaan met onderwijsinformatie en probleemsituaties. Onderwijsinformatie moet positief bijdragen aan en beschikbaar zijn voor ieders ontwikkeling. Het moet zorgen voor continuïteit van leer- en ontwikkelingstrajecten. De informatie moet echter niet bijdragen aan negatieve beeldvorming, onveiligheid of belemmerend werken. Persoonlijke inbreng en veiligheid in onderwijs- en leersituaties moet geborgd zijn ook al wordt informatie uit onderwijssituaties gebruikt voor evaluaties en toetsen binnen het opleidingstraject. Als laatste is het van belang dat de gevraagde informatie uit evaluaties en feedbackmomenten ook daadwerkelijk 3

4 gebruikt wordt voor verbetering en groei van alle betrokkenen werkzaam voor de huisartsopleiding. Daar waar aios of opleider staat kan ook aiotho of (co-)promotor gelezen worden. Opbouw Allereerst wordt besproken hoe we als huisartsopleiding om willen gaan met privacy gevoelige informatie in onderwijssituaties. Elk lid van de opleidingsdriehoek kan een aandeel hebben in een probleem. Daarom worden, wanneer zich een probleem voordoet, de rollen/ bijdragen van zowel de aios, de huisartsopleider/stagebegeleider als de groepsdocent besproken. Ook is er een paragraaf over de procedure van ontkoppeling tussen aios en huisartsopleider. Als laatste wordt stilgestaan bij: onderwijskundige verlengingen', de term opleidbaarheid en waarneming bij afwezigheid van de huisartsopleider. Het opleidingsklimaat Het opleidingsklimaat heeft betrekking op de culturele waarden en de inrichting van de leerwerkplek en het instituutsonderwijs om tot een zo leerzaam mogelijke opleiding te komen. De huisartsopleiding Nijmegen streeft naast de ontwikkeling van een explorerend opleidingsklimaat ook naar een veilig opleidingsklimaat. In een explorerend opleidingsklimaat kunnen aiosssen hun persoonlijke leerdoelen ontwikkelen (er is veel maatwerk mogelijk) en het leren zien als een individuele verantwoordelijkheid. Aiossen voelen zich daardoor sterk betrokken bij het werk en het leren. In een veilig opleidingsklimaat is er ruimte voor professionele en persoonlijke groei en is er sprake van een just culture ( een term van de Australische hoogleraar Sydney Dekker), Bij fouten moet de nadruk liggen op het herstellen van het ontstane leed en het samen voorkomen van nieuw leed. Een veilig opleidingsklimaat krijgt gestalte doordat aiossen en iedereen die bij hun opleiding betrokken is, durven te vertellen wat goed en fout gaat. Implementatie Het schrijven van werken aan een veilig opleidingsklimaat in de huisartsopleiding Radboudumc heeft meer dan twee jaar in beslag genomen om het document te laten groeien en rijpen. Velen hebben lopende het schrijfproces hun feedback gegeven. Dit had als doel om het document beter te laten worden maar om ook tijdens het schrijfproces alle betrokkenen te informeren en een start te maken met het implementeren ervan. Elk hoofdstuk is na een eerste versie door de kernteamleden en enkele docenten van commentaar voorzien. Een tweede versie is telkenmale besproken in de Klankbordgroep, waarin ook aios en opleiders zitting hebben, alvorens een hoofdstuk definitief werd. Onderdelen van het document zijn in het Fase 1 en Fase 2 overleg besproken. In onderwijs is zelden iets definitief, dat geldt ook voor dit document. Het is een dynamisch document waarin de context, welke sterk aan verandering onderhevig is, bepalend is voor de interpretatie en het gebruik ervan in de opleidingssituatie. Het KT van de Voha staat dan ook open voor verbeteringen en aanvullingen van dit document (Patrick.Dielissen@radboudumc.nl) Veilig opleiden voor en door aios (LOVAH) Het landelijke LOVAH bestuur is de kartrekker van het project Veilige opleiden Het doel hiervan is voor alle aios en acht huisartsopleidingen een meer uniform en transparant beleid ten aanzien van enkele potentieel onveilige opleidingssituatie te creëren. Daarnaast zie de LOVAH ook een actieve rol voor zichzelf als belangenbehartiger van de aios weggelegd in hun ondersteuning bij ppleidingsproblemen. Informatie over dit project sluit nauw aan bij het document Werken aan een veilig opleidingsklimaat. Daarnaast is er een samenwerking tussen VOHA en LOVAH bestuur voor afstemming. Meer informatie is te vinden op: 4

5 2. Vertrouwelijk omgaan met privacy gevoelige informatie in onderwijssituaties. 2.1 Kern: Alleen gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het leren en begeleiden van aios, huisartsopleider of stagebegeleider mogen worden uitgewisseld (College Bescherming Persoonsgegevens). 2.2 Inleiding Tijdens het opleiden hoor je, naast informatie over het werken in de praktijk, soms erg persoonlijke verhalen of krijg je informatie die niet bedoeld is voor anderen, bijvoorbeeld in een inbrengronde. Beleidsuitgangspunt is dat terughoudend wordt omgegaan met privacygevoelige onderwijsgegevens en dat van het delen van deze informatie alleen sprake kan zijn als er een verenigbaar doel is, namelijk het opleidingsdoel of als er toestemming is. Aios, huisartsopleider, stagebegeleider en groepsdocent moeten erop kunnen vertrouwen dat daar zorgvuldig mee wordt omgegaan. De privacy van de betrokkene staat voorop. Vertrouwelijke informatie die niet direct van belang is voor het leren en begeleiden van bijvoorbeeld aios of huisartsopleider wordt bijvoorbeeld niet opgenomen in het ontwikkelingsdossier of in een overdracht. Informatie die wel van belang is voor het leren en begeleiden kan, bij voorkeur met toestemming maar altijd met mede weten van, gedeeld worden met anderen die direct bij het onderwijs of de beoordeling betrokken zijn. Met de in werking treding van de wet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) brengt het extra verantwoordelijkheden met zich mee dit zorgvuldig en veilig te doen. 1.3 Uitgangspunten op een rij: Als huisartsopleiding hebben we een opleidingsopdracht. De opleidingsituatie van de aios staat hierin centraal, niet de aios als persoon. Als huisartsopleiding hebben we ook een opleidingsopdracht jegens huisartsopleider, stagebegeleider en groepsdocent. Ook hier staat de opleidingsituatie van de opleider centraal. Voor goede begeleiding en beoordeling van aios is overleg tussen groepsdocenten onderling en tussen docent en opleider noodzakelijk en wenselijk. Voor goede begeleiding en beoordeling van opleiders is overleg tussen groepsdocenten onderling en tussen groepsdocent en aios noodzakelijk en wenselijk. Hiervoor is geen toestemming nodig van de aios. Om als groepsdocent goed te kunnen functioneren is ruimte en mogelijkheid voor interne onderlinge consultatie van andere groepsdocenten, over problemen binnen de onderwijssituatie van de aios en/of opleider, nodig. Consultatie gebeurt anoniem en behoeft geen toestemming van aios of betrokkene. Het is niet helemaal uit te sluiten en ook niet wenselijk dat alle privacy gevoelige informatie buiten deze overleggen wordt gehouden. Leidend bij overleg en uitwisseling moet zijn: de vraag of inbreng van privacygevoelige informatie functioneel 1 is en in welke overlegvorm deze besproken moet worden. Door bij de bespreking steeds duidelijk aan te geven wat het doel ervan is zijn de deelnemers steeds alert op welke informatie voor welke inbreng functioneel en dus noodzakelijk is. 5

6 Alle informatie die uitgewisseld wordt is zoveel mogelijk gebaseerd op feitelijke gegevens (observaties). Subjectieve informatie wordt zo min mogelijk vastgelegd dan wel zo geformuleerd dat het voor de lezer duidelijk is dat het een mening of interpretatie is. De deelnemers aan aios gebonden overleggen zijn gehouden aan hun geheimhoudingsplicht. Dit geldt ook voor overleggen over opleiders/ stagebegeleiders. In besprekingen en overleggen over onderwijssituaties worden geen privacygevoelige gegevens opgenomen die herleidbaar zijn tot een persoon. 1. Functionele informatie wordt hier gedefinieerd als informatie die noodzakelijk is voor docenten en/of de huisartsopleider om de aios optimaal te begeleiden. Functioneel kan bijvoorbeeld zijn het (met toestemming van de betrokken aios) noemen van een eerder vastgestelde medische diagnose die de opleidingsmogelijkheden beïnvloedt zoals reuma, epilepsie, anorexie. Niet functioneel is het in het gesprek een zelfgestelde diagnose noemen zonder enige medische grond hiervoor, bijvoorbeeld een persoonlijkheidsstoornis. 2.4 Achtergrond Bij het bespreken van privacy gevoelige informatie, zoals een inbrengronde op de terugkomdag, is het een goede werkwijze om van te voren af te spreken met welk doel de inbrenger de informatie wil bespreken. Alle deelnemers zijn bij de bespreking verantwoordelijk voor het bewaken van de grens tussen functionele en overbodige informatie over de betrokken aios, opleider, stagebegeleider of groepsdocent. De gespreksleider is eindverantwoordelijk. Doelen van inbreng kunnen zijn: a. Delen. Iemand heeft informatie over een aios, opleider, stagebegeleider en/of groepsdocent die ook bij de anderen bekend moet zijn voor: a) het goed kunnen begeleiden in het onderwijs en b) voor de formele beoordeling. b. Spuien. Iemand heeft iets meegemaakt over een aios, opleider, stagebegeleider of groepsdocent en wil dit kwijt om (ermee) verder te kunnen. Spuien is dan het eerste doel. Het kan voorkomen dat na het spuien de inbreng omgezet wordt in vragen. c. Vragen. De inbrenger heeft een vraag/probleem over een aios, opleider, stagebegeleider of groepsdocent en zoekt een oplossing of oplossingsrichting. Hierbij kan de groep als een soort intervisiegroep worden gebruikt. De situatie/vraag wordt in eerste instantie geëxploreerd o.l.v. de gespreksleider. 2.5 Informatie aan aios en huisartsopleiders Bij de start van de huisartsopleiding worden, voor aiossen en aspirant huisartsopleiders of externe stagebegeleiders, de regels omtrent het omgaan met privacy gevoelige onderwijsinformatie uitgelegd: alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het leren en begeleiden van aios en opleiders mogen worden uitgewisseld. de huisartsopleiding heeft gedragsregels omtrent het omgaan met gevoelige onderwijsinformatie en problemen in de opleidingsrelatie. uit hoofde van hun functie hebben het hoofd, de teamleiders van de fasen en de curriculumcoördinator toegang tot alle portfolio s, opleiders en groepsdocenten hebben toegang tot het e-portfolio van hun aiossen. Startende aios en huisartsopleiders worden geïnformeerd over de vertrouwenspersoon van de Huisartsopleiding Nijmegen, de SBOH en het Radboudumc. Tevens wordt uitgelegd dat er wanneer zich een situatie voordoet die als een incident wordt ervaren er een meldingsmogelijkheid is. Met betrekking tot alle gedocumenteerde informatie over aios in Family en e-portfolio zijn privacy statements in de maak. Deze dienen ervoor kaders te stellen ten aanzien van de aard en toegankelijkheid van de informatie. 6

7 2.7 Incidenten In het geval zich een situatie voordoet, die voor betrokkenen dermate ernstig van aard is of als ernstig beleefd wordt, dat een melding aan de orde zou kunnen zijn, zijn er een aantal mogelijkheden om het incident te melden: 1. Betrokkene kan het zelf bespreken met degene die de privacy gevoelige informatie gebruikt heeft naar derden zonder dat er sprake is van functie voor het opleiden of toestemming van de betrokkenen. 2. Betrokkene kan het melden bij de teamleider van de betreffende fase of het hoofd van de opleiding. 3. Betrokkene kan melding doen bij de vertrouwenspersoon van de afdeling Eerstelijnsgeneeskunde (ELG) waar de Huisartsopleiding Nijmegen onderdeel van uit maakt. 2.8 Vertrouwenspersoon voor aios unit vervolgopleidingen ELG In opleidingssituaties komt het voor dat aiossen of aiotho s informatie krijgen die hen in gewetensnood kan brengen. Ze kunnen te maken krijgen met ongewenst gedrag van docenten/ opleiders. Ook kunnen zich vervelende situaties voordoen zoals discriminatie of seksuele intimidatie. Voor deze situaties is er een vertrouwenspersoon voor de afdeling ELG via de Arbo- en Milieu Dienst (AMD) van de Radboud Universiteit. Via deze afdeling wordt de functie van vertrouwenspersoon voor aios huisartsgeneeskunde vervuld en niet via de SBOH. De vertrouwenspersoon kan benaderd worden voor vragen / dilemma s rondom de opleidingen en het werknemerschap SBOH. En dan met name in de communicatieve of interactieve sfeer. De vertrouwenspersoon zal géén vragen rondom de patiëntenzorg kunnen beantwoorden omdat de opleidingspraktijken allemaal vallen onder de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). De vertrouwenspersoon is niet werkzaam op de huisartsopleiding en koppelt alleen informatie terug met toestemming van betrokkene. Hoe aan te melden? Via de website van de AMD is het nummer voor de vertrouwenspersoon beschikbaar: Culturele problemen bij aios. Aiossen huisartsgeneeskunde hebben in toenemende mate een verschillende etnische of culturele achtergrond. Dit hoeft niet, maar kan wel vragen oproepen en soms problemen geven. De visie op gezondheid en ziekte is niet over in de wereld gelijk. Het hanteren van gebruiken, gewoontes, normen en waarden in opleidingssituaties die aiossen niet gewoon of zelfs onbekend zijn, kan verrassend zijn, maar ook aanleiding geven tot misverstanden of onbegrip. Indien aiossen problemen ervaren in hun opleiding tot huisarts waarbij cultuur of etniciteit een rol speelt, biedt de huisartsopleiding hiervoor een gesprekspartner; een vrouwelijke huisarts met een Nederlands- Marokkaanse achtergrond. Via de teamleiders van de fasen kan contact gemaakt worden met haar. 7

8 3. Leer- of werkproblemen bij een aios Kern: Van een leer- of werkprobleem bij een aios is sprake als een aios bij herhaling niet voldoet aan het toetsplan van de huisartsopleiding door een probleem op het gebied van kennis, vaardigheden, houding, gedrag, instelling en/of opvattingen. Kern is het tijdig signaleren van een probleem. Bij het vaststellen van een probleem, tijdens een voortgangsgesprek, beoordelingsgesprek of eindbeoordeling, wordt de aios een intensief begeleidingstraject (IBT) aangeboden om de achterstand in ontwikkeling of twijfel bij de opleider of opleiding over geschiktheid weg te nemen. Inleiding De huisartsopleiding is een intensieve werk- en leertijd voor aiossen. Problemen in de opleiding doen zich helaas voor. De meest voorkomende opleidingsgerelateerde problemen bij aiossen zijn: onvoldoende kennis opdoen, onvoldoende time-management, problemen ten aanzien van beroepshouding en persoonlijke of persoonlijkheidsproblemen. Ook bij een niet-pluis gevoel bij huisartsopleider, stagebegeleider of groepsdocent kan er sprake zijn van een opleidingsprobleem. Het is de realiteit dat niet elke arts een huisarts kan worden ondanks ieders inspanningen. Problemen in de opleiding kunnen leiden tot langdurig verzuim en onderbreking van de opleiding. Signaleren en tijdig interveniëren staat centraal. Omgaan met leer- en werkproblemen met aiossen in de opleiding kent vijf fasen: (1) signaleren en probleemdefiniëring, (2) brainstormen, (3) strategie bepalen, (4) oplossing uitvoeren en (5) evaluatie en conclusie. Kenmerken van een niet goed functionerende aios : Arts: Afwijkend professioneel zorginhoudelijk handelen Bij herhaling (verwijtbare) medische fouten maken of veel complicaties Ongepast gedrag naar patiënten toe Onveiligheid voor patiënten of in de zorg Bij herhaling communicatieproblemen met patiënten, collega s, praktijkmedewerkers Aios: Slecht omgaan met feedback van opleider, collega-aios, assistentes, groepsdocenten of (co)promotoren* Structureel niet leerbaar opstellen Bij herhaling onvermogen tot reflectie Structureel veel afwezig op praktijk, terugkomdagen of onderzoeksdagen* Onprofessioneel gedrag bijvoorbeeld uitend in te laat komen, afspraken niet nakomen en persoonlijke verzorging. Weinig betrokken bij eigen leerproces Onvoldoende contact onderhouden met het instituut en de groepsdocenten Door de opleiding heen meerdere onvoldoende beoordelingen op COMBEL, LHK, APC. Stagnatie in kennisniveau, productiviteit en handelsbekwaamheid. Een combinatie van bovenstaande signalen. *geldt alleen voor aiotho s 8

9 1. Signaleren en probleemdefiniëring (2-4 weken) Vaststellen dat er een leer- en werkprobleem is met een aios en het probleem helder formuleren is een belangrijke eerste stap. Signalen ontvangen over leer- en werkproblemen en deze op hun waarde interpreteren gaat hieraan vooraf (bronnen Nijmeegs Toetsplan, lijn Professionaliteit & Beroep). Negeer deze signalen of een niet-pluis gevoel niet, maar onderzoek ze, probeer ze concreet te maken en overleg binnen de opleidingsdriehoek, met een collega en/of teamleider. Hiervoor is het noodzakelijk dat beoordelingen ondubbelzinnig en goed gedocumenteerd zijn. Beoordelingen zijn zoveel mogelijk gebaseerd op observaties van gedrag en er is congruentie en consistentie in die beoordelingen (KPB, ComBeL, voortgangsadviezen). Het niet-pluis gevoel over de geschiktheid bij opleider of groepsdocent is overigens ook een belangrijk en valide signaal. Zowel bij opleider als groepsdocent kunnen directe of indirecte signalen worden afgegeven over het functioneren van de aios. Een niet-pluis gevoel moet serieus genomen worden. In samenspraak met huisartsopleider of stagebegeleider en groepsdocent worden twijfels over het functioneren benoemd en het leerprobleem gedefinieerd. Hierbij wordt altijd de aios zelf betrokken. Indien de conclusie is dat er een probleem is in de opleiding op basis van onvoldoende functioneren van de aios, wordt de teamleider van de fase geïnformeerd over de opleidingsituatie. 2. Brainstormen bij niet-pluis gevoel (2-4 weken) Wanneer sprake is van een niet-pluis gevoel in het leertraject van de aios, wordt in een vroegtijdig stadium met elkaar in gesprek gaan hierover, inplannen van extra observatie momenten en/of het organiseren van leergesprekken (tabel 1) gestimuleerd. Het is niet altijd haalbaar om een niet-pluis gevoel goed onder woorden te brengen of er consequenties aan te verbinden. De groepsdocent heeft hier de regie en faciliteert. Groepsdocent en huisartsopleider of stagebegeleider overleggen samen om bij een niet-pluis gevoel of onvoldoende beoordeling, elkaar te informeren, te overleggen en de toetsresultaten te bespreken. Zij hebben hiervoor geen toestemming nodig van de aios. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid richting betreffende aios, die door de groepsdocent op de hoogte wordt gesteld van het feit dat er overleg is alsmede van de uitkomst van het overleg. Er vindt ook altijd een overleg plaats waar de aios wel deel van uit maakt (uitkomst, driegesprek). Indien de conclusie is dat er een probleem is in de opleiding op basis van een niet-pluis gevoel, dan wordt de teamleider van de fase geïnformeerd over de opleidingsituatie. 3. Strategie bepalen (2 weken) Indien er sprake is van een leer- en werkprobleem dan worden consequenties hiervan door de huisartsopleider/stagebegeleider en de groepsdocent met de aios besproken (driegesprek). Een intensief begeleidingstraject (IBT) is onderdeel van het gesprek. Er is hoor en wederhoor door beide partijen. Uitkomsten van het driegesprek kunnen zijn: Aios kan onder voorwaarde de huisartsopleiding vervolgen; Aios doorloopt een IBT binnen de huidige opleidingspraktijk; Aios doorloopt een IBT bij een andere huisartsopleider; Aios beëindigt de opleiding of de opleiding wordt beëindigd. Onder voorwaarde betekent dat met de aios afgesproken wordt welke opleidingsactiviteiten er in de komende periode/stage gedaan moeten worden; er is dan geen sprake van een IBT en geen onderwijskundige verlenging. Zo kan bijvoorbeeld de voorwaarde worden gesteld dat een volgende LHK of APC toets voldoende moet zijn. Een IBT betekent een verlenging van de huisartsopleiding. Een IBT heeft als doel het niet-pluis gevoel weg te nemen, dan wel de achterstand in het leertraject in te halen. Dit kan op alle taakgebieden van de huisartsopleiding van toepassing zijn. 9

10 Het is aan de hoofd van de huisartsopleiding te besluiten of er een verlenging plaatsvindt van de opleiding. De maximale verlengingsduur van de huisartsopleiding is 6 maanden. De opleiding kan bij leer- en werkproblemen altijd door de aios zelf beëindigd worden. Het hoofd kan alleen de opleiding beëindigen als bij herhaling de doelen van de opleiding door de aios niet gehaald worden ondanks het doorlopen van verbeter- en intensieve begeleidingstrajecten (IBT). Aiossen worden erop gewezen dat ze bij beslissingen over hun opleiding in beroep kunnen gaan bij de geschillencommissie van de RGS. De huisartsopleiding spant zich nadrukkelijk in om bij leer- of werkgerelateerde problemen begeleiding en ondersteuning te bieden aan de aios. De inspanning is wel beperkt in de door de RGS gestelde opleidingsduur. Bij nadrukkelijk persoonlijke- of privé gerelateerde problemen wordt van de aios ook verwacht dat er hulp in het reguliere circuit wordt georganiseerd. 4. Uitvoeren (3-6 maanden) Een IBT heeft een duur van 3 tot 6 maanden en is eenmalig als er sprake is van een verlenging van 6 maanden maar kan ook tweemaal 3 maanden ingezet worden. Een IBT vindt bij voorkeur plaats in de opleidingspraktijk waar de ontwikkelingsachterstand van de opleiding is vastgesteld. Aiossen waarbij vastgesteld is dat er een leer- of ontwikkelingsprobleem is, krijgen een IBT zoals bedoeld door de RGS. Het gesprek met de aios over een IBT wordt gevoerd door de teamleider van de fase waarin de te nemen stappen worden besproken. De afspraken worden schriftelijk vastgelegd (bijlage 1). In de afspraken wordt duidelijk verwoord wat er van de aios in het traject wordt verwacht, wat er van de opleider en wat van de groepsdocent wordt verwacht. Veel aandacht is er in het traject voor die taakgebieden waarop de aios onvoldoende of twijfelachtig functioneerde. Idealiter wordt de aios in het eerste deel van het IBT begeleiding en coaching geboden en in het tweede deel is er sprake van fading away en toetsing. Met de aios wordt de wenselijkheid van een mentor besproken. Dit kan overigens ook het advies zijn van de groepsdocent. Een IBT wordt na 6 weken, 3 maanden en 6 maanden door groepsdocent en opleider mondeling en schriftelijk geëvalueerd. Bij 6 maanden door de teamleider. Aan welke competenties tijdens deze periode specifiek aandacht moet worden besteed, is afhankelijk van de oorzaak van het twijfelachtig functioneren of disfunctioneren. Dit moet logischer wijze voortvloeien uit het porfolio van de aios. Tijdens een IBT wordt de aios door verschillende beoordelaars op verschillende momenten formeel beoordeeld (programmatisch toetsen). Van alle voortgangs- en feedbackgesprekken wordt schriftelijk verslag gedaan en ook de beoordelingen worden schriftelijk vastgelegd. Op deze manier wordt een inzichtelijk dossier gerealiseerd. Alle betrokkenen worden vooraf geïnformeerd over hun rol door de teamleider waarbij nadrukkelijk benoemd wordt dat het een IBT is waarbij beoordeling, naast feedback, over het functioneren van de aios cruciaal is. In het geval van disfunctioneren of twijfel over het functioneren van de aios in een IBT wordt hier tijdens de voortgangsgesprekken, aan de hand van beoordelingsformulieren, KPB s, zelfreflecties en eventuele commentaren van de huisartsopleider en groepsdocent, uitgebreid aandacht aan besteed. Zo nodig worden extra voortgangsgesprekken ingepland. 5. Eindevaluatie en conclusie Na een IBT zijn er twee vervolgtrajecten mogelijk: 1. De aios voldoet aan de gestelde voorwaarden en niveau van functioneren en vervolgt de huisartsopleiding zonder voorwaarden. 10

11 2. De aios voldoet gedeeltelijk aan de gestelde voorwaarde en niveau van functioneren en vervolgt de huisartsopleiding onder voorwaarden. De voorwaarden worden in tijd en inhoud vastgesteld. 3. De aios voldoet niet aan de gestelde voorwaarde en niveau van functioneren. De aios stopt met de huisartsopleiding als het hoofd van de huisartsopleiding besluit dat de aios geen huisarts kan worden. De aios, groepsdocent en opleider worden van alle besluiten, zowel mondeling als schriftelijk door de teamleider en het hoofd van de opleiding, op de hoogte gesteld. De aios kan tegen dit besluit in beroep gaan bij de geschillencommissie van de RGS. De aios wordt hierover door het hoofd van de huisartsopleiding van op de hoogte gesteld. De aios krijgt een kopie van alle verslagen en beoordelingen die eveneens worden opgeslagen in het portfolio. Indien het functioneren van de aios onvoldoende verbetert in een latere fase van de opleiding, kan op elk gewenst moment worden besloten om de huisartsopleiding alsnog te beëindigen. Tabel 1. Aandachtspunten voor een gesprek met de aios over problemen in de opleiding. Groepsdocent en opleider Voer gesprekken met een disfunctionerende aios niet alleen. Betrek ook de eventuele co-opleider en co-groepsdocent erbij. Voor de aios moet helder zijn dat het niet om het oordeel van één opleider of één groepsdocent gaat. Op tijd Vertel de aios tijdig dat hij/zij niet op het verwachte niveau functioneert. Tijdig betekent: als er nog mogelijkheden zijn voor verbetering. Wees helder Draai niet om de hete brij heen. Breng de boodschap duidelijk over (aan de hand van observaties uit de praktijk) en zeg bijvoorbeeld: Als het zo doorgaat, dan is dit een dermate zwak punt in je opleiding dat je mogelijk de eindstreep niet haalt. Zo is het de aios duidelijk dat het ernst is. Geef ruimte Niet elke aios is in staat om zijn eigen tekortkomingen onder ogen te zien, vooral als het gaat om competenties als Communicatie en Organisatie. Een gesprek over disfunctioneren kan dan als een donderslag bij heldere hemel komen. Geef de aios de ruimte om emoties te verwerken. Plan paraat Stuur de aios niet het bos in met alleen de boodschap je functioneert niet. Zorg er als groepsdocent en opleider voor dat je voor je het gesprek met de aios ingaat, een plan paraat hebt: Welke vervolgstappen kunnen jullie nemen om het (voorziene) probleem aan te pakken? Welke termijn spreken jullie daarvoor af? Wat gebeurt er als er geen verbetering optreedt? Maak heldere afspraken en leg deze vast in instituutsmap en portfolio. 11

12 4. Een onveilig opleidingsklimaat in de praktijk van de huisartsopleider Kern: We spreken van een onveilig opleidingsklimaat bij een huisartsopleider als deze bij herhaling niet voldoet aan de verwachtingen van de aios en/of opleidingsinstituut. Dit kan zijn door een probleem op het gebied van kennis, vaardigheden, houding, gedrag, praktijkvoering en/of opvattingen. Na het vaststellen hiervan door het opleidinginstituut wordt de huisartsopleider een traject aangeboden om de achterstand in ontwikkeling in te lopen of twijfel bij de huisartsopleiding over geschiktheid weg te nemen. Inleiding Een goede leerwerksituatie vraagt van alle partijen inzet en staat of valt met een goed functionerende opleidingsdriehoek. De huisartsopleiding investeert veel in het werven, selecteren en opleiden van huisartsopleiders om de kwaliteit van de leerwerkplek te waarborgen. Huisartsopleiders volgen scholing om hun taak als opleider zo goed mogelijk invulling te geven, ook op gebied van onderwijskundige taken zoals kennisoverdracht, coachen, begeleiden, feedback geven en beoordelen (opleiderprofiel en competenties). Iedere huisartsopleider zal hier een eigen leercurve in hebben. Huisartsopleiders voldoen soms niet aan de verwachtingen en eisen van het opleiderschap zoals vastgesteld in het competentieprofiel. Dit kan komen door een vertraagde leercurve in onderwijskundige competenties of het hebben van andere opvattingen, over de invulling van het huisartsenvak of opleiderschap, dan die het opleidingsinstituut. Ook kunnen persoonlijke belemmeringen een rol spelen. We stellen hoge eisen aan het opleidingsklimaat en daarmee ook aan onze huisartsopleiders. Aiossen bevinden zich in een afhankelijke positie ten aanzien van zowel huisartsopleider als het opleidingsinstituut. Bij problemen met de huisartsopleider of in de huisartspraktijk kan dit een gevoel geven van kwetsbaarheid en er alleen voor te staan. Groepsdocenten zijn niet (altijd) onafhankelijk of worden niet als onafhankelijk gezien. Zij hebben verantwoordelijkheden richting de opleiding of kennen de huisartsopleider in kwestie goed wat loyaliteitsproblemen kan geven. Aiossen weten daarnaast vaak niet wat hun rechten en plichten zijn, wat ze mogen verwachten van de huisartsopleider en waar richtlijnen en protocollen over de leerwerksituatie te vinden zijn. Toch is de rol van de aios cruciaal in het herkennen en signaleren van problemen in een opleidingsituatie waarin de huisartsopleider, als huisarts en/of als opleider, niet goed functioneert. Evaluaties van de aios over zijn/haar huisartsopleider zijn daar bijvoorbeeld een middel voor. De huisartsopleider evalueert en geeft de aios feedback maar ook de aios evalueert en geeft de huisartsopleider feedback. De groepsdocent is de hoeder van de opleidingsdriehoek, ook als de huisartsopleider niet goed functioneert. De groepsdocent dient twee belangen: 1. steun en begeleiding bieden aan de aios bij (de eerste) signalen van disfunctioneren van de huisartsopleider of zijn huisartspraktijk. Hierbij heeft de groepsdocent de verantwoordelijkheid om vertraging in het leertraject zo veel mogelijk te voorkomen. 2. om nadrukkelijk steun en begeleiding aan de huisartsopleider te geven, om de signalen serieus te nemen en verandering mogelijk te maken. Wij streven naar een langdurige relatie met onze huisartsopleiders, waarbij kwaliteit van opleiden voorop staat. Niet zelden is de huisartsopleider de laatst geïnformeerde van de opleidingsdriehoek bij onvrede over zijn functioneren. Dat is geen wenselijke situatie. Het is in de regel geen onwil bij de huisartsopleider. Vaak is er eerder sprake van onbewust onbekwaam bij het niet goed invulling kunnen geven aan het opleiderschap of opleidingsklimaat bij huisartsopleiders dan van bewust 12

13 onbekwaam. In dit hoofdstuk allereerst aandacht voor de signalen van een niet/onvoldoende functionerende huisartsopleider of huisartspraktijk, daarna informatie over de aanpak ervan. Kenmerken van een niet goed functionerende huisarts-opleider: Huisarts: Structureel afwijken van NHG-richtlijnen (zonder adequate onderbouwing hiervan) Afwijkend professioneel zorginhoudelijk handelen Bij herhaling (verwijtbare) medische fouten maken of veel complicaties Ongepast gedrag naar patiënten toe Onveiligheid voor patiënten of in de zorg Bij herhaling communicatieproblemen met patiënten, collega s, praktijkmedewerkers Opleider: Geen of slecht bruikbare feedback geven aan aios, collega-opleiders en/of assistentes in de praktijk. Slecht omgaan met feedback van aios en collega-opleiders, assistentes of groepsdocenten Structureel weinig leergesprekken (norm: 1 per week) Structureel weinig observaties en/of bespreken van opnamen ( norm: wekelijks) Structureel veel afwezig op praktijk of op terugkomdagen Structureel te lange werkdagen voor aios Structureel te veel door de aios laten doen, te veel verantwoordelijkheid geven en zelfstandigheid vragen niet passend bij de fase van de opleiding Weinig betrokken bij leerproces aios; meer werken dan leren én werken Aios onvoldoende vakantie of compensatie toekennen of telkens discussie daarover Onvoldoende contact onderhouden met het instituut en de groepsdocenten Bij herhaling negatief uitlaten over het opleidingsinstituut of aios Onprofessioneel gedrag naar de aios Een combinatie van bovenstaande signalen Fase 1 - Signalen en inventariseren bij vermoeden van disfunctioneren 2-4 weken* De aios geeft vermeend disfunctioneren (meerdere kenmerken, patroonherkenning) van de huisartsopleider in eerste instantie aan bij de groepsdocent. Ook groepsdocenten zelf kunnen signalen ontvangen of gedrag waarnemen van disfunctioneren bij een huisartsopleider. In zo n situatie leggen zij de signalen voor aan zowel de huisartsopleider als aan de aios om zo inzicht in het opleidingsklimaat te krijgen, dit te bespreken en om te beoordelen of er verdere analyse nodig is. Groepsdocenten plegen dus hoor en wederhoor bij de aios en de huisartsopleider en inventariseren of er echt sprake is van mogelijk disfunctioneren. Zij raadplegen daarbij eerdere evaluaties (o.a. eerdere aiossen en docenten) en ervaringen van de huisartsopleider. De groepsbegeleiders winnen informatie in bij de teamleider en het opleidersteam. Inzet is open communicatie binnen de opleidingsdriehoek. De uitkomst van het signaleren en inventariseren wordt besproken met de teamleider van de fase. * tijdsperiode is indicatief Fase 2 - Gesprek groepsdocent, aios en huisartsopleider: verbetertraject 6 weken 13

14 Wanneer er tijdens de inventarisatiefase kleine overbrugbare problemen aan het licht komen in het functioneren van huisartsopleider of wanneer er sprake blijkt te zijn van overbrugbare en oplosbare problemen door de huisartsopleider dan worden hierover in een driegesprek concrete afspraken gemaakt tussen groepsdocent, aios en huisartsopleider. Deze afspraken worden specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden (SMART) opgesteld en door de huisartsopleider en groepsdocent uitgewerkt in een evaluatieverslag. De huisartsopleider tekent voor akkoord. Het verslag wordt opgenomen in het dossier van de opleider. Er worden tevens vervolgafspraken en evaluatiemomenten afgesproken. De aios wordt op de hoogte gesteld van de gemaakte afspraken en betrokken bij de evaluaties. Wanneer er tijdens de inventarisatiefase ernstige problemen bij de huisartsopleider worden geconstateerd die niet op korte termijn zijn op te lossen, dan wel meningsverschillen bestaan over de problemen/aanpak ervan, wordt de coördinator van de huisartsopleiders op de hoogte gesteld. De teamleider van de fase besluit of het opleidingsklimaat veilig is of niet. Bij een onveilig opleidingsklimaat wordt er ontkoppeld door de teamleider en wordt een functioneringsgesprek ingezet. Bij ernstig disfunctioneren wordt het hoofd van de opleiding op de hoogte gesteld door de teamleider van de fase. Het hoofd en de coördinator van het opleidersteam bepalen of en wanneer de huisartsopleider weer inzetbaar is. Fase 3 Eerste evaluatie na verbetertraject huisartsopleider na 6 weken De opleidingssituatie is verbeterd: Indien 6 weken na een gesprek en afspraken over een verbetertraject voldoende verbetering is bereikt in de ogen van de huisartsopleider zelf, alsmede in de ogen van aios en groepsdocent, wordt het verbetertraject succesvol afgesloten. Monitoring op langere termijn vindt plaats door alle drie de partijen. De opleidingssituatie is niet verbeterd: Bij geen/onvoldoende verandering in het gedrag van de huisartsopleider en bij persisteren van twijfels of daadwerkelijk onvoldoende functioneren, wordt de aios ontkoppeld van de huisartsopleider. Ontkoppeling is noodzakelijk als door structurele problemen in de praktijk of bij de huisartsopleider de verdere ontwikkeling van de aios in gevaar komt. Ook als de aios onder disproportionele grote stress staat in de vorm van te hoge werkdruk, psychische- of emotionele belasting, dient een ontkoppeling niet uitgesteld te worden. Fase 4 Analyse functioneren en afspraken maken 2-4 weken In het geval er blijvende twijfels zijn over het functioneren van de huisartsopleider wordt dit verder in kaart gebracht d.m.v. een beoordelingsgesprek, aanvullende toetsing en/of praktijkbezoek. Lopende dit traject wordt de opleider niet ingezet. Na verslaglegging door de groepsdocent draagt deze het dossier over aan de teamleider en de coördinator van het opleidersteam. De huisartsopleider en de planner worden door de teamleider op de hoogte gesteld dat de huisartsopleider tijdelijk niet inzetbaar is. De betrokkenen van het opleidingsinstituut houden de stappen en gesprekken die gezet zijn (mailcontacten, telefoongesprekken en verslagen) bij in het opleiderdossier. De coördinator van het opleidersteam heeft de regie in samenspraak met de teamleider van de fase en het hoofd van de opleiding. De coördinator van het opleidersteam checkt het moment van herregistratie van de opleider. Indien er sprake is van mogelijk gevaar voor de patiëntveiligheid bij de huisartsopleider kan in deze fase als noodmaatregel een melding bij de inspectie worden gedaan. Alles vindt telkens plaats in een open communicatie en in samenwerking met de huisartsopleider vanuit de sfeer van verbeteren en niet bestraffen. De volgende stappen horen daar bij: 14

15 Het opleiderdossier doornemen: het dossier wordt ingezien om naar eerdere aios hao evaluaties te kijken, naar functioneringsgesprekken, toetsen en dergelijke, om te beoordelen of er sprake is van toeval of een patroon; Een gesprek plannen met de huisartsopleider: binnen 2 tot 4 weken wordt door de coördinator van de huisartsopleiders een gesprek gepland. De huisartsopleider wordt door de coördinator door middel van een of een brief uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan ook een overigens ook een functioneringsgesprek zijn. In de uitnodiging wordt een agenda voor het gesprek meegezonden; Met de betreffende huisartsopleider worden de huidige bevindingen besproken, zijn mening/visie gehoord en gesproken over een verbetertraject op basis van een gezamenlijke probleemdefinitie: - Wat moet verbeteren? Is dat haalbaar? Op welke termijn? - Wie gaat dit proces ondersteunen en hoe ziet deze ondersteuning eruit? - Wat zijn indicatoren voor verbetering? Denk hierbij aan evaluaties door aios, video s van consulten / leergesprekken etc. Met de huisartsopleider worden afspraken gemaakt wanneer het verbetertraject wordt geëvalueerd, wat wordt gemonitord en wanneer het vervolggesprek wordt gehouden. Dit vervolggesprek vindt bij voorkeur plaats binnen 6-8 weken. De huisartsopleider krijgt een verslag van het gesprek binnen 1 week en tekent voor gezien en akkoord. Vervolgens wordt dit verslag opgenomen in het dossier van de opleider. Indien er nog een aios bij de huisartsopleider in de praktijk is en er dus geen sprake is van ontkoppeling, staat er standaard in het verslag dat aios en groepsbegeleiders op de hoogte worden gebracht van de gemaakte afspraken en betrokken zijn bij de evaluaties. In voorkomende situaties heeft de teamleider de regie. Op het moment dat er geen aios meer in de praktijk is, al dan niet door een ontkoppeling, heeft de coördinator van het opleidersteam de regie over het traject. Fase 5 Verbetertraject uitvoeren en evalueren 6-8 weken De huisartsopleider voert de verbeteringen uit. Hierna vindt er een vervolggesprek plaats met de groepsdocent/coördinator van het opleidersteam ter evaluatie van doorgevoerde veranderingen en daarmee behaalde resultaten. De groepsdocent beslist aan de hand van de uitkomsten van dit vervolggesprek in overleg met de coördinator van het opleidersteam of de huisartsopleider voldoende voortgang heeft geboekt. Indien er in een eerdere fase ontkoppeling tussen huisartsopleider en aios heeft plaatsgevonden en er een positief verbetertraject is geweest, wordt er beoordeeld of de huisartsopleider een nieuwe aios kan opleiden en eventueel op welke termijn dit zou kunnen. Indien de huisartsopleider zich onvoldoende heeft verbeterd, meldt de groepsdocent dit aan de teamleider en coördinator opleidersteam. De huisartsopleider wordt hiervan op de hoogte gesteld. Indien resultaten onvoldoende zijn zal, wanneer er nog een aios in de praktijk van de huisartsopleider is, ontkoppeling worden geregeld ter bescherming van de aios. Wanneer er adequate voortgang is geboekt, maar de einddoelstelling niet werd gehaald, kan deze fase met nog eens 6-8 weken worden verlengd opnieuw gevolgd door een gesprek. 15

16 Fase 6 Monitoring en afronding 3-12 maanden In de afrondende fase van dit traject vindt monitoring plaats van de verbeteringen en gemaakte afspraken. Ook wordt gekeken of de doorgevoerde verbetering consistent is. De huisartsopleider krijgt gelegenheid om aan te tonen dat hij aan de gestelde eisen voldoet en blijft voldoen, volgens het landelijke opleiderprofiel. Dit gebeurt met behulp van de gebruikelijke evaluatie-instrumenten. De huisartsopleider heeft daarnaast de mogelijkheid gebruik te maken van functioneringsgesprekken en coaching. In het hele traject ligt de focus op verbetering van het opleidingsklimaat, waarbij ook de goede communicatie en samenwerking tussen opleider en instituut(-medewerkers) een belangrijke peiler is. Indien de huisartsopleider zich blijvend onvoldoende verbetert, bestaat de mogelijkheid dat het contract tussen opleidingsinstituut en opleider wordt beëindigd. Deze beslissing is aan het hoofd van de huisartsopleiding en zal in een gesprek met de huisartsopleider medegedeeld worden. De huisartsopleider kan in beroep gaan tegen de uitspraak bij de Landelijke Huisartsen Opleidersvereniging. Tijdens de gehele procedure mag de situatie van de aios niet uit het oog worden verloren. Daarnaast gaan de groepsdocenten voor zichzelf na of ze in staat zijn de betreffende huisartsopleider op de juiste manier te beoordelen. Wanneer er sprake is van een loyaliteitsconflict, een negatieve ervaring met de huisartsopleider in het verleden of een andere reden waardoor een betrokkene het idee heeft de huisartsopleider niet objectief te kunnen beoordelen, dan zal deze betrokkene zichzelf moeten terugtrekken uit de procedure en beoordeling. 16

17 5. Een onveilig opleidingsklimaat in de stage-instelling of bij een stageopleider Kern: We spreken van problemen in het opleidingsklimaat bij een stageopleider of stage-instelling als een stageopleider (CCZ, GGZ, SEH) en/of de stage-instelling bij herhaling niet voldoet aan de eisen van goed opleiderschap. Dit kan door een probleem op het gebied van kennis, vaardigheden, houding, gedrag, praktijkvoering en/of samenwerking met de aios en/of huisartsopleiding. Bij signalen hiervan door een aios, docent, stageopleider en/of stage-instelling zelf, vindt analyse plaats. Hierin wordt met elkaar vastgesteld of er inderdaad sprake is van een onveilig opleidingsklimaat. Indien dit het geval is wordt met de stageopleider of stage-instelling een verbetertraject besproken om de achterstand in ontwikkeling of twijfel over geschiktheid bij de huisartsopleiding weg te nemen. Inleiding Een goede leerwerksituatie in een stage-instelling voor aiossen van de huisartsopleiding Nijmegen is een voorwaarde om, buiten de huisartspraktijk, competenties te leren voor het vak huisarts. Het vraagt, meer nog dan in een huisartspraktijk, inzet van alle partijen en staat of valt met een goed functionerende opleidingsdriehoek. De opleidingsdriehoek functioneert bij stage-instellingen anders dan in een huisartspraktijk. In de stage-instelling zijn vaak meerdere personen van meerdere disciplines betrokken bij de opleiding van aiossen. Er zijn vanuit de huisartsopleiding geen of weinig terugkomdagen voor de stageopleider. Het overleg is veelal telefonisch (CCZ en GGZ) of ad hoc op het moment dat er problemen zijn (SEH). Met name CCZ en GGZ stages zijn van korte duur waardoor het soms lastig is om de continuïteit, ook bij problemen, in beeld te krijgen. Stageopleiders volgen niet de scholing voor huisartsopleider om hun taak als opleider voor aiossen huisartsgeneeskunde zo goed mogelijk invulling te geven. Een aantal stageopleiders volgt overigens wél scholing van andere medische vervolgopleidingen. Ook de begeleiding en coaching vanuit de huisartsopleiding van stageopleiders is minder intensief dan bij huisartsopleiders. Bij problemen, ongeacht de oorzaak of de persoon in de stage-instelling, is de stagebegeleider voor de opleiding het aanspreekpunt. Ondanks de verschillen die bestaan in de opleidingsdriehoek en de verschillen in deze opleidingssituatie vergeleken met die van een huisartsopleider, investeert de huisartsopleiding veel in het werven en selecteren van stage-instellingen voor haar leerwerkplekken. Het gaat om leerwerkplekken chronische zorg, psychiatrie, eerstelijns psychologie, spoedeisende zorg en andere korte stages (heelkunde, interne- of kindergeneeskunde). Het is aan de huisartsopleiding om samen met de stage-instelling de kwaliteit van de leerwerkplek te waarborgen. Een veilig opleidingsklimaat is ook hier de norm om voldoende te leren. Het kan voorkomen dat door een ander leerwerkklimaat in de 2 e lijn, het hebben van andere opvattingen over de invulling van het opleiderschap in de instelling of door persoonlijke belemmeringen, er toch geen veilig opleidingsklimaat is. In dit onderdeel volgt een stappenplan als er in een stage-instelling of tijdens de stage een onveilig opleidingsklimaat bestaat. Dit kan bijvoorbeeld zijn door niet goed functioneren van een arts of stageopleider. Kenmerken van een niet functionerende opleider in een stage-instelling Het herkennen van een onveilig opleidingsklimaat staat voorop. Dit is niet altijd eenvoudig, zeker niet als de stage van korte duur is of als er wisselende personen betrokken zijn bij de opleiding. Hieronder staan een aantal kenmerken van een arts, een stageopleider en een stage-instelling 17

18 beschreven waarbij er sprake kan zijn van niet goed of onvoldoende functioneren. Belangrijk hierbij is dat het om een patroon gaat en minder om incidenten. Als de arts: structureel afwijkt van richtlijnen (zonder adequate onderbouwing hiervan); afwijkend professioneel zorginhoudelijk handelen laat zien; bij herhaling (verwijtbare) medische fouten maakt of veel complicaties laat zien; onprofessioneel gedrag naar patiënten toe laat zien; in zijn/haar handelen onveiligheid veroorzaakt voor patiënten in de instelling; bij herhaling communicatieproblemen met patiënten, collega s, medewerkers heeft; problemen bagatelliseert, ontkent of niet bespreekbaar maakt; een combinatie van bovenstaande kenmerken laat zien in gedrag en handelen. Als de stageopleider: geen of slecht bruikbare feedback geeft aan aios, collega-opleiders en/of andere zorgverleners (verpleegkundige, verzorgende); niet adequaat omgaat met feedback van anderen (weerleggen, negeren, ontkennen); structureel te weinig leergesprekken voert; structureel te weinig observaties en/of besprekingen doet; structureel te veel afwezig is op de werkplek; structureel te lange werkdagen voor aios roostert; structureel te weinig werk/leermomenten voor de aios creëert; structureel te veel door aios laat doen, te veel verantwoordelijkheid geeft en zelfstandigheid vraagt die niet passend is bij de fase van de opleiding; te weinig betrokken is bij het leerproces van de aios; meer stuurt op werken dan leren én werken; aios onvoldoende vakantie of compensatie toekent of telkens discussie daarover voert; onvoldoende contact onderhoudt met de huisartsopleiding en de groepsdocenten; zich bij herhaling negatief uitlaat over de huisartsopleiding of aios; onprofessioneel gedrag laat zien richting aios; een combinatie van bovenstaande signalen. Als de stage-instelling: geen vervanging organiseert voor een stageopleider bij ziekte; geen of onvoldoende ruimte biedt voor een inwerkingprogramma en/of inwerktijd; structureel te weinig supervisie inzet; te weinig opleiding minded is; structureel onderbezet is wat betreft personeel; onvoldoende gekwalificeerd personeel in huis heeft; onvoldoende faciliteert in ICT/ het beschikbaar stellen van inlogcodes; bij herhaling irreële eisen of wensen stelt ten aanzien van de inzet van aios. Indien bovenstaande kenmerken herkend worden door aios of groepsdocent is het van belang hier over in gesprek te gaan binnen de opleidingsdriehoek. In de navolgende fasen wordt beschreven hoe dit aan te pakken. Elke fase vraagt om open communicatie en afspraken over de tijd. Gezien de korte duur van CCZ- en GGZ-stage zullen onderstaande stappen mogelijk los staan van het leertraject van de aios. Het belang van een goede follow-up is groot om het momentum niet te verliezen. 18

19 Aiossen worden in principe niet geplaatst in stage-instellingen waarbij, vanuit de huisartsopleiding, grote twijfel bestaat over het opleidingsklimaat. Indien er toch ruimte is voor plaatsing vindt vooraf overleg hierover plaats met de aios door de teamleider van de fase. Alle betrokkenen gaan voor zichzelf goed na of ze in staat zijn de betreffende stageopleider /stage-instelling objectief te beoordelen. Wanneer er sprake is van een loyaliteitsconflict, een eerdere negatieve ervaring met een stageopleider, samenwerking in onderwijs of een andere reden waardoor een betrokkene (groepsdocent/teamleider/coördinator opleider) het idee heeft de stageopleider niet objectief te kunnen beoordelen, dan zal deze zich moeten terugtrekken uit de procedure. Fase 1 - Signalen serieus nemen en inventariseren De aios geeft een vermeend onveilig opleidingsklimaat en/of onvoldoende functioneren van de stageopleider en/of stage-instelling in eerste instantie aan bij de stageopleider en in tweede instantie bij de groepsdocent. Ook groepsdocenten kunnen signalen ontvangen of gedrag waarnemen van onvoldoende functioneren. In zo n situatie leggen zij de signalen zowel voor aan de stageopleider als aan de aios om inzicht te krijgen in het opleidingsklimaat om dit te bespreken en te beoordelen of er verdere analyse nodig is (incident, toeval, patroon). Groepsdocenten plegen dus hoor en wederhoor bij de aios en de stageopleider en inventariseren of er inderdaad sprake kan zijn van onvoldoende functioneren. Zij raadplegen daarbij zo mogelijk eerdere evaluaties van de stageopleider/stageinstelling dan wel overleggen zij met de teamleider en/of coördinator van het opleidersteam hierover. De inzet is open communicatie binnen de opleidingsdriehoek. De uitkomst van signaleren en inventariseren wordt besproken met de stageopleider, aios, verantwoordelijke docent (GGZ/CCZ/ coördinator klinische stage). De teamleider wordt geïnformeerd door de groepsdocent. Fase 2 - Gesprek groepsdocent, aios en stageopleider: verbetertraject 6 weken Wanneer er tijdens de inventarisatiefase kleine overbrugbare problemen aan het licht komen in het functioneren van de stageopleider of wanneer er sprake blijkt te zijn van overbrugbare en oplosbare problemen door de stageopleider worden hierover in een driegesprek concrete afspraken gemaakt tussen groepsdocent, aios en stageopleider. De groepsdocent beperkt zich tot korte verbetertrajecten. In alle andere gevallen is de teamleider van de fase samen met de coördinator van het opleidersteam verantwoordelijk voor het verbetertraject. De afspraken worden specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden (SMART) opgesteld en door de stageopleider en groepsdocent uitgewerkt in een evaluatieverslag. De stageopleider bevestigt deze afspraken en tekent voor akkoord. De afspraken worden opgenomen in het dossier van de stage-instelling. Er worden concreet evaluatiemomenten afgesproken. De aios wordt op de hoogte gesteld van de gemaakte afspraken en betrokken bij die evaluaties. Wanneer er tijdens de inventarisatiefase ernstige problemen bij de stageopleider/stage-instelling worden geconstateerd die niet op korte termijn zijn op te lossen of er is een verschil van mening over de problemen/aanpak ervan, dan wordt de coördinator van het opleidersteam op de hoogte gesteld. De coördinator van het opleidersteam neemt dan de regie samen met de contactpersoon van de stage. De teamleider van de fase besluit of het opleidingsklimaat veilig is voor de aios. Bij een onveilig opleidingsklimaat wordt er ontkoppeld door de teamleider en een functioneringsgesprek ingezet door de coördinator van het opleidersteam samen met de contactpersoon van de stage. Bij ernstig disfunctioneren wordt het hoofd van de opleiding op de hoogte gesteld door de teamleider van de fase. Het hoofd en de coördinator van het opleidersteam bepalen of en wanneer de stageopleider/ stage-instelling weer inzetbaar is. 19

20 Fase 3 Eerste evaluatie na verbetertraject De opleidingssituatie is verbeterd. Indien na een gesprek en afspraken over een verbetertraject er voldoende verbetering is bereikt in de ogen van de stageopleider zelf en ook in de ogen van aios en groepsdocent, wordt het verbetertraject succesvol afgesloten. Monitoring op langere termijn vindt plaats door de contactpersoon van de stage samen met de coördinator van het opleidersteam. De opleidingssituatie is niet verbeterd. Bij geen/onvoldoende verandering in gedrag van de stageopleider/stage-instelling en bij persisteren van twijfels of daadwerkelijk onvoldoende functioneren, wordt de aios ontkoppeld. Ontkoppeling is noodzakelijk als door structurele problemen in de leerwerkpraktijk of bij de stageopleider de verdere ontwikkeling van de aios in gevaar komt. Ook als de aios onder disproportionele grote stress staat in de vorm van te hoge werkdruk, psychische- of emotionele belasting gerelateerd aan de werkplek, dient een ontkoppeling niet uitgesteld te worden. Bij blijvende twijfel wordt overgegaan naar fase 4. Fase 4 Analyse functioneren en afspraken bij blijvende twijfels In de situatie dat er blijvende twijfels zijn over het functioneren van de stageopleider/stage-instelling wordt dit verder in kaart gebracht onder regie van de contactpersoon van de stage, de teamleider van de fase en de coördinator van het opleidersteam. Huisartsopleiding en stage-instelling bepalen in gezamenlijkheid wat haalbaar is. Het is goed in deze fase te beseffen dat de invloed van de huisartsopleiding op het leerwerkklimaat van een stage-instelling mogelijk beperkt is. Welke invloed en motivatie er is, wordt met de stage-instelling besproken alvorens een vervolg traject wordt aangegaan. In deze fase zijn het de teamleider van de fase en de coördinator van het opleidersteam die de regie hebben. De stageplanner wordt door de coördinator van het opleiderteam op de hoogte gesteld indien de stageopleider dan wel de stage-instelling niet inzetbaar zijn. De betrokkenen van de huisartsopleiding houden de stappen die gezet zijn en de gesprekken die gevoerd zijn (mailcontacten, telefoongesprekken en verslagen) bij in het opleiderdossier. Dit traject zal in de regel niet meer aan één aios gekoppeld zijn gezien de korte duur van de stages. Nogmaals, ook in deze fase is het de nadrukkelijke wens dat alles plaats vindt in een open communicatie die gericht is op samenwerking met de stageopleider en stage-instelling vanuit de sfeer van verbeteren en niet bestraffen. Dit zal soms lastig zijn en vraagt zorgvuldige communicatie zonder verwijten, ongegronde beschuldigingen, voorbarige conclusies en overhaaste beslissingen. Er moet vanuit de huisartsopleiding sprake zijn van communicatie gebaseerd op meerzijdige partijdigheid. De volgende stappen horen daar bij: Met de stageopleider worden afspraken gemaakt wanneer het verbetertraject wordt geëvalueerd, wat wordt gemonitord en wanneer het vervolggesprek wordt gehouden. Dit vervolggesprek vindt bij voorkeur plaats binnen 6-8 weken na afloop van het gesprek. Het verslag wordt opgenomen in het dossier van de stage-instelling. Duidelijkheid over de afspraken staat voorop. Indien er nog een aios bij de instelling werkzaam is wordt deze op de hoogte gebracht van de gemaakte afspraken en betrokken bij de evaluaties. Indien er zorgen zijn over het opleidingsklimaat maar de samenwerking tussen huisartsopleiding en opleidingsinstelling nog wel werkbaar is, wordt de aios die geplaatst wordt in de opleidingsinstelling op de hoogte gebracht. In overleg met de aios zal er wel of niet gestart worden met de stage in de stage-instelling maar de uiteindelijke beslissing ligt bij de teamleider van de fase. Zolang er aiossen aanwezig zijn in de stage-instelling hebben teamleider en coördinator opleiders samen de regie over het verbetertraject. Een veilige leerwerkplek is hun doel. 20

21 Indien er geen aiossen meer aanwezig zijn in de opleidingsinstelling heeft de coördinator van het opleidersteam de regie over de samenwerking en inzetbaarheid van stageopleider en/of stage-instelling. Fase 5 - Verbetertraject uitvoeren en evalueren De stageopleider voert de verbeteringen uit. Hierna vindt er een vervolggesprek plaats met de stageopleider, de contactpersoon van de Voha van de stage-instelling en coördinator van het opleidersteam ter evaluatie van doorgevoerde veranderingen en daarmee behaalde resultaten. De betrokkenen van de huisartsopleiding en de stagebegeleider beslissen aan de hand van de uitkomsten van dit vervolggesprek of de stageopleider/ stage-instelling voldoende voortgang heeft geboekt. Indien er in een eerdere fase een ontkoppeling tussen stageopleider en aios heeft plaatsgevonden en er een positief verbetertraject is geweest, wordt er door de coördinator van het opleidersteam beoordeeld of de stageopleider/opleidingsinstelling een nieuwe aios kan opleiden en op welke termijn dit zou kunnen. Voorwaarden zijn concrete afspraken over aanpassingen in het opleidingsklimaat op papier, vertrouwen in de implementatie ervan en een evaluatiemoment binnen 3 maanden. De coördinator van het opleidersteam heeft de regie in zowel het plan van aanpak als in de evaluatie ervan. Indien de stageopleider zich onvoldoende heeft verbeterd, meldt de contactpersoon stage/ groepsdocent dit aan de coördinator va het opleidersteam. De stageopleider /stage-instelling wordt hiervan op de hoogte gesteld door de coördinator van het opleidersteam. Wanneer de resultaten onvoldoende zijn zal, indien er nog een aios in de instelling is, een ontkoppeling worden geregeld door de teamleider van de fase ter bescherming van de aios. Wanneer er adequate voortgang is geboekt maar de einddoelstelling niet werd gehaald, kan deze fase met nog eens 6-8 weken worden verlengd opnieuw gevolgd door een gesprek. Fase 6 - Monitoring en afronding In de afrondende fase van dit traject vindt monitoring plaats van de verbeteringen en gemaakte afspraken. Ook wordt gekeken of de doorgevoerde verbetering consistent is. De stageopleider/ stage-instelling krijgt gelegenheid om aan te tonen dat er aan de gestelde eisen voldaan wordt en blijft voldoen aan de werkafspraken. Dit gebeurt met de gebruikelijke evaluatie-instrumenten. In het hele traject ligt de focus op verbetering van het opleidingsklimaat, waarbij goede communicatie en samenwerking tussen stageopleider en instituut(-medewerkers) een belangrijke peiler is. Indien de stageopleider/stage-instelling zich blijvend onvoldoende verbetert dan wel de stage-instelling zich niet kan vinden in de wensen van de huisartsopleiding, bestaat de mogelijkheid tot een time-out dan wel dat de overeenkomst tussen beiden wordt beëindigd. Een time-out dient als doel dat er meer tijd genomen kan worden om het opleidingsklimaat aan te laten sluiten bij de wens van de huisartsopleiding zonder dat beide partijen uit elkaar gaan. De beslissing om de samenwerking te beëindigen is aan het hoofd van de huisartsopleiding en zal in een gesprek met de stageopleider en/of vertegenwoordiger van de stage-instelling genomen worden. 21

22 6. Een (dreigende) ontkoppeling tussen aios en opleider Kern Er is sprake van een ontkoppeling tussen huisarts in opleiding en huisartsopleider/stagebegeleider als voortijdig de leer- en werksituatie wordt onderbroken. Voor een ontkoppeling moet er sprake zijn van een onwerkbare leer- of werksituatie voor aios of huisartsopleider/stagebegeleider. Voordat tot ontkoppeling wordt overgegaan zijn er stappen te nemen en er zijn spelregels binnen de huisartsopleiding voor een ontkoppeling. In alle voorkomende situaties wordt ieders rol en functioneren meegenomen in de reflectie en analyse van de ontkoppeling. Inleiding De opleiding in de huisartspraktijk heeft één kenmerk dat binnen het geheel van medische vervolgopleiding vrij uniek is. Er is sprake van een één op één leerwerksituatie: één arts in opleiding tot specialist huisartsgeneeskunde (aios) met één opleider. Om een leerwerkperiode goed en zinvol te laten verlopen zijn een werkbaar leerklimaat en goede samenwerking van groot belang. Ook al is de voorbereiding tot koppeling zorgvuldig geweest, er kunnen strubbelingen optreden. Zowel de opleider als de aios kunnen voor de vraag komen te staan wil ik zo wel verder? Het kan om heel verschillende dingen gaan: hinderlijke gewoontes of gedragingen, verschil van mening, onmogelijke eisen, gebrek aan competenties of verschil in verwachtingen. Je ligt elkaar niet, je vindt je opleider ongeschikt voor jou (of andersom). Een ontkoppeling is een optie als er geen alternatieven zijn, gesprekken niet de oplossing hebben geboden en mediation van de groepsdocent niet het gewenste effect hebben gehad. Ontkoppelingen vragen veel tijd en kosten veel energie. Het is in ieders belang deze zo veel mogelijk te voorkomen. Dit hoofdstuk richt zich deels op het voorkomen van ontkoppeling en deels op de te zetten stappen als het besluit tot ontkoppeling is genomen. Algemene stelregel is om een bespreking over onvrede in de leerwerkrelatie niet uit te stellen. Het is jammer als de kwaliteit van de opleiding hieronder lijdt en er opleidingstijd verloren gaat. Zet in op het bespreekbaar maken van gevoelens of wensen al dan niet met de groepsdocent. Als er een mogelijke ontkoppeling is adviseren de docenten de teamleider in voorkomende gevallen. De teamleider neemt het besluit tot ontkoppeling. Een niet goed verlopende ontkoppeling heeft als risico dat de aios een vertraging oploopt in het opleidingstraject. Voor de huisartsopleider of stagebegeleider is het risico dat hij/zij de belangstelling voor het opleiden verliest en in uiterste geval de opleidingsplaats teruggeeft. Soms verloopt de begeleiding en/of communicatie tussen huisartsopleider/stagebegeleider en aios moeizaam. De docenten zullen dan trachten de leerwerkrelatie te analyseren, alternatieven te bespreken en daar waar mogelijk deze in positieve zin te beïnvloeden. Maak gebruik hiervan als aios of huisartsopleider/stagebegeleider (mediation). Als dat geen effect heeft kan het leren van de aios onder druk komen te staan. De teamleider beoordeelt of er nog nieuwe herstelpogingen moeten worden ondernomen, bijvoorbeeld een gesprek in aanwezigheid van de teamleider zelf of een onafhankelijk staflid. Als eenmaal geconcludeerd wordt dat een breuk onafwendbaar is, wordt dit door de teamleider gecommuniceerd naar alle betrokken partijen. Stappenplan Problemen in de opleidingsrelatie vragen om een oplossing. Om zorgvuldig en integer om te gaan met ieders belang vóór, tijdens en na een ontkoppeling worden er hier een aantal stappen besproken als handvat. 22

23 Vóór een ontkoppeling: 1. Probeer voor jezelf zo goed mogelijk te concretiseren wat je dwars zit in het leren of werken met je aios of opleider. Spar met anderen als het lastig is om dit concreet te krijgen of schrijf gedachten en ervaringen op papier. Doel hiervan is problemen helder te krijgen en op te lossen zodat een ontkoppeling niet meer aan de orde hoeft te zijn. 2. Stel bespreking over onvrede over je leerwerkrelatie niet uit. Als je zelf merkt dat er problemen zijn, heeft de ander dat vaak ook al gemerkt. Een (drie-) gesprek waarin je op een goede manier feedback geeft en vraagt kan veel duidelijk maken en recht zetten. Uitstellen werkt vrijwel altijd in je nadeel, omdat verstoorde verhoudingen inwerken op het geheel van je functioneren. 3. Aiossen en opleiders melden problemen welke mogelijk een ontkoppeling tot gevolg hebben in eerste instantie bij de groepsdocent. Aarzel niet om problemen daar aan de orde te stellen. Eén van de functies van een onderwijsgroep is om behulpzaam te zijn bij het analyseren en oplossen van dit soort problemen. Benadruk dat de groepsleden dit soort besprekingen niet naar buiten brengen. De inbrenger moet kunnen rekenen op geheimhouding. Groepsdocenten kunnen ook op eigen initiatief samenwerkingsproblemen in de opleiding aan de orde brengen (koppelgesprek, teamleider). 4. Zowel de opleiders als de aiossen dienen, als men onderling niet tot een adequate oplossing komt, dit te melden aan de betrokken docent(en) van het instituut. Ook docenten dienen, als een stage niet goed verloopt, dit tijdig te signaleren bij de betrokkenen, te bespreken (driegesprek) en een aantekening te maken in het dossier. 5. Aios hebben de mogelijkheid vrijblijvend van gedachten te wisselen met een ervaringsdeskundige aios op dit gebied. Zie hiervoor de website van de LOVAH (veilig opleiden) voor informatie. Proces van ontkoppeling: 1. In voorkomende gevallen volgt een gesprek tussen opleider, aios, docent(en) en indien wenselijk teamleider. Daarna wordt afgesproken op welke wijze men verder gaat. Een dergelijk gesprek wordt genotuleerd door een docent van de huisartsopleiding en voor commentaar aan de aanwezigen voorgelegd. Na ondertekening 'voor gezien' door opleider en aios wordt het toegevoegd aan het dossier van aios en opleider. 2. Als men niet verder wil ligt de formele beslissing over het afbreken van stages bij de teamleider van de fase. De docenten bereiden de beslissing voor in samenspraak met de aios en opleider in de vorm van een advies tot ontkoppeling. De teamleider neemt uiteindelijk het besluit. De aios stelt in samenspraak met de docenten een plan van aanpak met de te behalen leerdoelen op voor het resterende deel van de stage. Dit plan van aanpak wordt met de nieuwe opleider besproken. Er wordt door iedereen een reflectieverslag gemaakt en besproken om de aanleiding van de ontkoppeling inzichtelijk te maken (omschrijving probleem, omschrijving eigen aandeel erin, beschrijving onderlinge interactie, beschrijving eigen gedrag). Het reflectieverslag wordt binnen 2-4 weken geschreven en opgenomen in het portfolio van de aios en van de opleider. 3. De planner bevestigt namens de teamleider de ontkoppeling schriftelijk aan de opleider, de aios en aan de SBOH. De planner zoekt een nieuwe opleider voor de aios indien de opleiding vervolgt wordt. De planner zorgt voor een nieuwe aios indien de huisartsopleiding de samenwerking met de opleider voortzet. In overleg met de planner wordt er een nieuwe aios geplaatst bij de opleider of wordt de opleider toegevoegd aan de eerstvolgende carrousel. Een enkele keer zal blijken, door herhaling van soortgelijke situaties, dat een opleider niet geschikt (meer) is. Besluiten over ongeschiktheid of onvoldoende functioneren van de opleider worden genomen door het hoofd na advies van de teamleider van de fase, coördinator van het opleidersteam en docenten. Zie hoofdstuk 4 en 5. 23

24 4. De teamleider en planner spannen zich in binnen vier weken een nieuwe stageplaats voor de aios te regelen. Voor de tussenliggende periode biedt het instituut de aios een keuze uit door de RGS erkende stageplekken (inspanningsverplichting) indien op korte termijn geen nieuwe opleidingsplek kan worden gevonden. De stages vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de huisartsopleiding. Het instituut stelt de nieuwe opleider op de hoogte van de reden van ontkoppeling. Wanneer het niet zinvol is om nog een andere stageplaats te zoeken (er resteert bijvoorbeeld nog maar één maand) of er is geen -geschikte- stageplaats voor handen, dan wordt in overleg het curriculum van de aios aangepast. De aios blijft het terugkomdagonderwijs volgen. Een onderbreking van de opleiding is niet toegestaan. Na de ontkoppeling: 1. De groepsdocenten verzorgen de nazorg voor de aios en spreekt met de opleider de wensen voor nazorg af. Een functioneringsgesprek tussen opleider en opleiding wordt de opleider aangeboden. 2. Teamleider en docent gaan na of het enkel en alleen een samenwerkingsprobleem is of dat er ook sprake is van onvoldoende functioneren van aios of opleider. Indien er bij een ontkoppeling sprake blijkt te zijn van onvoldoende functioneren van aios en/of opleider, dan dient hier expliciet aandacht aan te worden besteed (gesprekken, verslaglegging, follow-up). De teamleider draagt zorg voor vervolgstappen in voortkomende situaties. 3. Er kan bij een ontkoppeling twijfel ontstaan of een aios geschikt is om huisarts te worden. De docent en opleider vullen dan een Combel in. Als er twijfel bestaat over de geschiktheid van de aios overlegt de teamleider met het hoofd over verdere stappen met betrekking tot het vervolg van de opleiding. Zie hoofdstuk Er kan bij een ontkoppeling twijfel ontstaan of een opleider of opleidingspraktijk geschikt is voor het opleiden van aios. De docent vult een opleiderevaluatie in en de aios vult de LEO-H in. Als er twijfel bestaat over de geschiktheid van de huisartsopleider of stageopleider overlegt de teamleider met het hoofd en de coördinator van het opleidersteam over verdere stappen met betrekking tot het vervolg van de huisartsopleider, stageopleider dan wel stage-instelling. Zie H4. 5. Het instituut meldt alle gevallen waarin wordt afgeweken van de normale procedure aan de Registratiecommissie Geneeskundig Specialisten (RGS). De RGS is het orgaan dat de uiteindelijke bevoegdheid heeft om de erkenning van een opleider toe te kennen, te onthouden of beëindigen. 6. Om een bijdragen te leveren aan continue verbetering -maar dit wel gericht willen doen- is er door de LOVAH de POP enquête voor de ontkoppelde aios ontworpen. Zie website LOVAH. Procedure nieuwe koppeling aios Aios worden na een ontkoppeling individueel gekoppeld aan een nieuwe opleider. Huisartsopleiders kunnen na een ontkoppeling zowel individueel gekoppeld worden als deelnemen aan de eerst volgende carrousel. Individuele koppeling betekent dat de planner nagaat welke opleiders beschikbaar zijn. De planner vertelt dat het gaat om herplaatsing van een aios na ontkoppeling. De fase teamleider geeft inhoudelijke toelichting voor koppeling en de aios zelf tijdens het klikgesprek. In deze gesprekken van overdracht is er bijzonder aandacht voor het voorkomen van negatieve beeldvorming over de ontkoppelde aios. Er vindt dus mondelinge overdracht plaats van onderwijskundige relevante informatie. Na koppeling vindt er overdracht plaats van het Toetsplan en heeft de huisartsopleider toegang tot het portfolio. Een ontkoppeling is voor aios een indrukwekkende en spannende periode welke om extra begeleiding vraagt in de 3 maanden daarna door alle betrokkenen met name docent en teamleider van de fase. Onzekerheid of het eigen functioneren en vragen over het vervolg spelen bijna altijd een rol. Daarnaast kunnen er vragen zijn over het kunnen blijven participeren in de aiosgroep en over regelingen met de SBOH tijdens de wachtperiode na de ontkoppelingen. Starten met een twee 24

25 25 wekelijks contact met de aios is aan te bevelen zodat ook nagegaan kan worden welke behoefte er is. Op het moment dat er een nieuwe opleidingspraktijk is gevonden is het wenselijk dat in de eerste 6 weken de begeleiding doorgaat. Bij een langdurige wachttijd (> 2-4 weken) gaat de teamleider in gesprek met de aios naar een alternatieve invulling van de opleidingstijd. De LOVAH kan helpen bij de peri-ontkoppeling-periode (POP) en heeft informatie reeds voor de aios verzameld.

26 START ontkoppeling Groepsdocent informeert teamleider. De teamleider neemt besluit, informeert de planner en de coördinator opleidersteam Groepsdocent informeert aios en opleider over de ontkoppelprocedure Groepsdocent ontvangt feedbackverslag van opleider en aios Traject opleider Ontkoppelin g is een feit Traject aios Groepsdocent bespreekt reflectieverslag met opleider en informeert coördinator opleidersteam. Gesprek wordt opleider aangeboden Groepsdocent bespreekt reflectieverslag met aios en laat aios IOP aanpassen Vaststelling teamleider en coördinator opleidersteam of er plaats is voor een nieuwe aios Planner legt teamleider fase voor welke opleiders vacant zijn Planner wordt door teamleider op de hoogte gesteld voor nieuwe koppeling. Bij aanwijzingen disfunctioneren vervolg door coördinator opleidersteam Planner verzorgt nieuwe koppelprocedure. Bij aanwijzingen disfunctioneren vervolg door teamleider Planner zorgt voor administratieve afhandeling van de ontkoppelprocedure STOP 26