Integriteitsbeleid. Integriteit is het juiste doen, ook als er niemand kijkt C.S. Lewis. Geactualiseerd en vastgesteld op 26 maart 2019

Transcriptie

1 Integriteitsbeleid Integriteit is het juiste doen, ook als er niemand kijkt C.S. Lewis Geactualiseerd en vastgesteld op 26 maart 2019 Integriteitsbeleid 1

2 Inhoud Inhoudsopgave Vooraf... 3 Transparant handelen... 3 De sector... 3 Integriteit, klokkenluidersregeling en diverse andere reglementen... 3 Dilemma s in integriteit bij SCW Uitgangspunten voor de gedragscode... 5 Maatschappelijke positie... 5 Medewerkers... 5 Raad van Commissarissen... 5 Zakenpartners... 5 Zakelijke integriteit... 5 Belangentegenstellingen... 6 Naleving... 6 Controle... 6 Rapportage... 6 Sancties Gedragscode en regels Uitgangspunten voor de gedragscode (vertrouwelijke) Informatie Aannemen van geschenken Uitnodigingen voor reizen, verblijven, evenementen en excursies Uitnodigingen voor diner, lunches en recepties Gebruikmaken van eigendommen van de SCW Gebruik internet, social media , (mobiele) telefoon en kopieermachine Ongewenste omgangsvormen Gebruikmaken van diensten van leveranciers en aannemers Roken, alcohol en drugs Kleding Sancties Besluitvorming Integriteitsbeleid 2

3 Vooraf Transparant handelen inspiratie uit Strategische Visie SCW Corporaties staan onder de politieke en maatschappelijke druk, mede door incidenten in de sector in het nabije verleden. SCW herkent zich niet in deze incidenten, maar voelt zich wel aangespoord om haar maatschappelijk rendement in Tiel te realiseren en transparant te maken. Dit beeld uit de Strategische Visie van en verder, Thuis in Tiel, doen we samen schetst ook het kader voor integer handelen binnen SCW. Naast dit beeld zijn onze kernwaarden van belang. In de kernwaarden verstandig, meedenkend, proactief en dichtbij zijn ook integriteitsaspecten te vinden: binnen de kaders van het eigen bedrijf blijven, legitimatie is heilig. Deze uitwerking van met name de kernkwaliteit verstandig geven houvast bij de invulling van integriteit. In deze code schetsen we hoe we transparant en integer handelen. Dat geeft onze medewerkers houvast en koers. De sector Naast onze eigen wens om integer te handelen, is er ook een externe reden om expliciet aandacht te geven aan integriteit. Aan woningcorporaties worden hogere eisen gesteld in het kader van de maatschappelijke taakstelling en het realiseren van evenwichtig maatschappelijk en financieel rendement dan aan een commerciële organisatie. Ons ondernemerschap staat in hoge mate ten dienste van het maatschappelijk rendement. Het handboek Integriteitsbeleid Tussen regels en gedrag van Aedes en de VTW uit 2012 heeft ter inspiratie gediend bij het opstellen van deze code. Dit handboek is anno 2019 nog steeds actueel. De kern van de Aedescode is dat het management en bestuur van de corporatie de onmiskenbare verantwoordelijkheid draagt om integriteit te organiseren en de invulling van de maatschappelijke functie duidelijk te maken. Integriteit, klokkenluidersregeling en diverse andere reglementen Transparant en integer handelen is de basis van ons gedrag. Deze code beschrijft wat we wel en niet doen in dat kader. Er kunnen specifieke thema s zijn die verdieping in een afzonderlijk reglement vragen, zoals de klokkenluidersregeling, een social media richtlijn en de klachtenregeling. Waar nodig wordt naar deze regelingen verwezen. Inkoopbeleid Informatiebeveilig ingsbeleid Transparant & integeger handelen Integriteitscode Klokkenluidersregeli ng Social media richtlijn ARBO beleid Interne klachten regeling (m.n. ongewenste omgangsvormen) De agressiecode is niet bij dit overzicht opgenomen omdat die code vooral over het gedrag van huurders en woningzoekenden gaat. De integriteitscode, klokkenluidersregeling, klachtenregeling, het Integriteitsbeleid 3

4 informatiebeveiligingsbeleid, het inkoopbeleid en social media richtlijn, stellen grenzen aan het gedrag van medewerkers. Er is wel een overeenkomst tussen de integriteitscode en de andere, meer intern gerichte codes. Dezelfde Vertrouwenspersoon kan namelijk worden geraadpleegd, namelijk Marga Boneschansker. Daar is bewust voor gekozen omdat deze Vertrouwenspersoon op de hoogte is van de ontwikkelingen in en rond SCW. De essentie van integriteit bij SCW SCW heeft in haar statuten vastgelegd dat het vermogen een maatschappelijke bestemming heeft. Onze belanghouders, zoals het rijk, de Gemeente en het Huurdersplatform SCW verwachten dat wij deze bestemming waarborgen. Dit wordt gerealiseerd door intern toezicht, een transparante inrichting van onze organisatie en een integere omgang met belanghouders en bewoners. Hierbij zijn drie kernvragen van belang: 1. Hoe bevorderen we integer gedrag en hoe voorkomen we niet-integer gedrag? 2. Hoe krijgen we het grijze gebied scherp? 3. Hoe handelen we bij vermoedens van niet-integer gedrag? De eerste vraag betreft het verhelderen van wat integer en niet-integer gedrag is. De eerste antwoorden daarop zijn in hoofdstuk 1 Uitgangspunten van de gedragscode te vinden. De tweede vraag gaan we ontdekken in het dagelijkse werk. Integriteit betreft namelijk niet alleen de integere persoon, maar ook de waarneming van andere mensen. Daarnaast is integriteit ook afhankelijk van de tijdsgeest. In een transparante cultuur stemmen we daarom over diverse zaken af, en daarin heeft integriteit ook een plek. Bovendien heeft iedere medewerker jaarlijks een moment om integriteit te bespreken in zijn beoordelingsgesprek. De derde vraag wordt beantwoord in hoofdstuk 1 in de laatste paragraaf. Naast deze kernvragen rond integriteit in het algemeen is het van belang de integriteitsrisico s op strategisch niveau te kennen. Binnen SCW zijn geen aanleidingen/incidenten waaruit strategische integriteitsrisico s blijken. Wel realiseren we ons waar de strategische risico s liggen en daar maken we specifiek beleid voor. Het betreft: Inkoop en aanbesteding: inkoopbeleid; Houding en gedrag van medewerkers, klokkenluidersregeling en klachtenregeling; Privacy gevoelige informatie: AVG beleid; Social media (gedragscode). Dit beleid is te vinden op ons intranet (SCWiki) en op onze website. Integriteitsbeleid 4

5 1 Uitgangspunten voor de gedragscode Maatschappelijke positie Het kader voor het integer handelen en maatschappelijk ondernemen van SCW is verankerd in de naleving van wet- en regelgeving, meer specifiek voor onze sector in de Woningwet en de Aedescode. Medewerkers SCW (lees: medewerkers is inclusief leden Managementteam, directeur-bestuurder en commissarissen) verplichten zich er toe wetten en voorschriften na te leven. Zij onthouden zich van gedragingen die strijdig zijn met mededingingsrecht en andere strafbare gedragingen in het verkeer met opdrachtgevers en concurrenten. Medewerkers SCW streeft een werkomgeving na waarin mensen elkaar met vertrouwen en respect tegemoet treden en waarin iedereen zich verantwoordelijk voelt voor de resultaten en reputatie van SCW. SCW wil veilige en gezonde arbeidsomstandigheden creëren voor alle medewerkers. Samen met onze medewerkers willen we de vaardigheden en capaciteiten van ieder van hen verder ontwikkelen en vergroten. Wij zorgen voor een goede communicatie met onze medewerkers door informatie- en overlegprocedures. SCW biedt een veilige omgeving én vraagt van haar medewerkers ook goed werknemerschap. SCW verwacht dat medewerkers zich verantwoordelijk gedragen en het goede doen, ook als dat moeilijk is. Medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding tegenover derden van alle vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden, voor zover dit niet in strijd komt met een wettelijke plicht tot openbaarmaking. Zij tekenen bij aanvang van hun dienstverband een geheimhoudingsverklaring. Managers De leden van het managementteam hebben een rol als change agent bij diverse ontwikkelingen. Zij initiëren en borgen nieuwe ontwikkelingen. Ook bij integriteit hebben zij een belangrijke rol, van hen wordt voorbeeldgedrag verwacht op dit gebied. Raad van Commissarissen SCW voert haar activiteiten uit in overeenstemming met algemeen aanvaarde grondslagen voor goed ondernemingsbestuur (balanced scorecard en corporate governance). Aan de Raad van Commissarissen wordt tijdig, regelmatig en betrouwbare informatie verstrekt over de activiteiten, de financiële positie en de resultaten. Zakenpartners SCW hanteert objectieve en zorgvuldige afwegingen bij het verstrekken van opdrachten of het samenwerken met toeleveranciers, bouwers en projectontwikkelaars, aannemers, afnemers en andere zakenpartners. SCW verwacht dat deze partners het in hen gestelde vertrouwen niet schaden. Zakelijke integriteit Medewerkers van SCW maken objectieve en zakelijke afwegingen. Het is niet toegestaan geschenken, uitnodigingen of andere oneigenlijke voordelen gericht op zakelijk en/of financieel gewin te verstrekken of te ontvangen. Elk verzoek daartoe dient te worden afgewezen en aan de directie te worden gemeld. Relatiegeschenken moeten daarom zowel bij geven als bij ontvangen binnen redelijke grenzen blijven. Als tegenwaarde wordt 50,-- aangehouden. Attenties mogen nooit in de vorm van geld plaatsvinden. Bij twijfel moet de medewerker een en ander Integriteitsbeleid 5

6 altijd vooraf afstemmen met de afdelingsmanager of de directie (bijvoorbeeld bij twijfel over de hoogte van de tegenwaarde van cadeaubonnen e.d.). Belangentegenstellingen Van alle medewerkers van SCW wordt verwacht dat zij persoonlijke activiteiten en financiële belangen vermijden die strijdig zouden kunnen zijn met de belangen van SCW. Het is medewerkers verboden persoonlijk gewin voor zichzelf of anderen na te streven door ge- of misbruik van hun positie en/of bedrijfsfaciliteiten. Naleving een aansprakelijkheid Naleving van een gedragscode is een essentieel onderdeel. Directie en management/leidinggevenden van SCW zien erop toe dat alle medewerkers de gedragsregels kennen en met de werking ervan vertrouwd raken en zijn, en dat aandacht wordt besteed aan naleving van de richtlijnen en voorschriften van deze code. Controle en handhaven De dagelijkse verantwoordelijkheid ligt bij de directie en het management. Zij zijn er voor verantwoordelijk dat de gedragscode wordt toegepast, indien noodzakelijk aangevuld met richtlijnen afgestemd op specifieke omstandigheden. Daarnaast wordt medewerkers, managers, bestuur en RvC expliciet gevraagd om nevenactiviteiten aan te geven. Ook wordt jaarlijks gemeld dat er geen geschenken rond kerstmis worden aangenomen. Ten slotte wordt jaarlijks in het beoordelingsgesprek gevraagd of er integriteitskwesties spelen. Rapportage Wanneer medewerkers op de hoogte zijn van overtreding van de gedragscode dan zijn zij verplicht dit eerst te melden bij hun leidinggevende of directie. Daarna kan de Vertrouwenspersoon worden ingeschakeld. Als de integriteits-situatie de directie of leidinggevende betreft, kunnen medewerkers bij de voorzitter of vice voorzitter van de RvC terecht, daarna eventueel richting de Vertrouwenspersoon. Wanneer het een lid van de RvC betreft, kan deze terecht bij de voorzitter of vice voorzitter van de RvC, afhankelijk van het betreffende lid die een overtreding van de gedragscode heeft begaan, en/of het delen met collega leden van de RvC. In een onze organisatie wordt de zogenaamde klokkenluider niet als verklikker gezien, maar als een medewerker met oog en oor voor de belangen van collega s in het algemeen en het imago c.q. de vertrouwenspositie van de SCW en haar medewerkers in het bijzonder. Sancties De gedragscode is geen vrijblijvende zaak. Bij overtreding zal tot arbeidsvoorwaardelijke en/of strafrechtelijke sancties worden overgegaan. Integriteitsbeleid 6

7 2 Gedragsregels De gedragsregels worden onderscheiden in de volgende thema s: 1. uitgangspunten voor de gedragsregels conform integriteitsbeleid; 2. (vertrouwelijke) informatie; 3. aannemen van geschenken; 4. uitnodigingen voor reizen, verblijven, evenementen en excursies; 5. uitnodigingen voor diner, lunches en recepties; 6. gebruikmaken van eigendommen van SCW; 7. gebruik internet, social media, , (mobiele) telefoon en kopieermachine; 8. ongewenste omgangsvormen; 9. gebruikmaken van diensten van leveranciers en aannemers; 10. roken, alcohol en drugs; 11. kleding; 12. sancties Uitgangspunten voor de gedragsregels Alle medewerkers houden zich bij de beroepsuitoefening aan de uitgangspunten van de code en de regels van de code (vertrouwelijke) Informatie Het al dan niet met opzet lekken van vertrouwelijk informatie is niet toegestaan. Verder is zorgvuldigheid geboden bij het bewaren/archiveren van stukken of het geven van (digitale) toegang tot de computer op de werkplek. Ook moeten medewerkers de noodzakelijke zorgvuldigheid betrachten bij zowel bedrijfsmatige als privacygebonden informatie. Medewerkers tekenen bij aanvang van hun dienstverband dan ook een geheimhoudingsverklaring. Medewerkers onthouden zich in principe van contacten met de pers. Voor zover er geautoriseerde contacten met de pers zijn, wordt verwacht dat de betreffende medewerker(s) zich realiseren welke impact uitlatingen kunnen hebben. Er dient altijd vooraf afstemming met de directie plaats te vinden Aannemen van geschenken Het aannemen van geschenken is toegestaan tot een waarde van maximaal 50,-- per geschenk. De medewerker meldt de ontvangst van een geschenk bij de afdelingsmanager of bij de directie. Uitgangspunt bij het accepteren van een relatiegeschenk moet zijn dat er geen sprake is van de uitdrukkelijke bedoeling een bevoorrechte positie te verkrijgen. Het ontvangen van geschenken op het privé-adres en het aannemen van geld is niet toegestaan. Leveranciers van SCW worden schriftelijk geïnformeerd over het (niet) aannemen van geschenken. Dit sterkt de medewerkers om geschenken te weigeren en/of geeft leveranciers een expliciete reden om medewerkers geen geschenken aan te bieden. Eindejaar- c.q. kerstgeschenken, al dan niet op naam, worden deze bij klantenservice ingeleverd, geregistreerd (voor wie bestemd en de aanbieder) en onder alle medewerkers verdeeld door middel van verloting Uitnodigingen voor reizen, verblijven, evenementen en excursies Het komt voor dat bedrijven relaties uitnodigen voor een bezoek aan een evenement (bijvoorbeeld een beurs, een voetbalwedstrijd of een zeiltocht). Voorstelbaar is dat vanwege de beroepsuitoefening en/of vertegenwoordiging vanuit de SCW ingegaan wordt op deze uitnodiging. Persoonlijke uitnodigingen dienen op integerheid beoordeeld te worden. Vooraf overleg met de afdelingsmanager en/of de directie is dan geboden. Bij twijfel geldt de richtlijn: niet op de uitnodiging ingaan. Hetzelfde criterium geldt voor reizen. Integriteitsbeleid 7

8 Deelname moet in direct belang zijn van de functie en/of van SCW, daarbij dient de privé-component in het programma van uitdrukkelijk ondergeschikt belang te zijn. Uitnodigen moeten altijd worden gemeld bij de afdelingsmanager of de directie. Eventuele deelname aan dit soort uitnodigingen dient altijd vooraf door de afdelingsmanager of directie geaccordeerd te zijn Uitnodigingen voor diner, lunches en recepties Het is gebruikelijk om soms in overlegsituaties gezamenlijk de lunch of het diner te gebruiken. Niet gebruikelijk is dat de andere partij altijd betaalt. De gedragscode is gelijk aan de tekst zoals hierboven bij thema 4. staat beschreven. In het kader van belangenverstrengeling is het not done om altijd op kosten van de andere partij deel te nemen aan borreluitjes. Ook bij dit thema geldt bij twijfel vooraf afstemmen met de afdelingsmanager of directie. Nodigt een medewerker van de SCW een derde uit voor een diner of lunch dan worden de kosten door de persoonlijke onkostenvergoeding van de medewerker bij de SCW gedeclareerd. Bij twijfel altijd vooraf afstemmen met de afdelingsmanager of de directie Gebruikmaken van eigendommen van SCW Het thuis gebruiken van eigendommen van de SCW is alleen toegestaan met toestemming van de beheerder van de bedrijfsfaciliteit (bijvoorbeeld het privé-gebruik van een SCW aanhangwagen dient altijd vooraf met de beheerder of met de afdelingsmanager danwel directie afgesproken te zijn). Bedrijfseigendommen zijn bijvoorbeeld de bedrijfsfiets, gereedschapskist van wijkbeheerders en ipads. Hiervoor worden gebruiksovereenkomsten afgesloten Gebruik internet, social media, , (mobiele) telefoon en kopieermachine Het privé-gebruik in werktijd van de computer, (mobiele) telefoon en kopieermachine is in alle redelijkheid en billijkheid toegestaan. Bij overmatig gebruik worden de kosten bij de medewerker in rekening gebracht. Voor internet en social media gebruik is een internet gedragscode opgesteld waaraan alle medewerkers zich dienen te houden Ongewenste omgangsvormen SCW heeft een arbobeleidsplan opgesteld inclusief een protocol agressie en een protocol ongewenste omgangsvormen. Van medewerkers wordt verwacht dat zij zich conform de protocollen op basis van vertrouwen en respect naar elkaar zullen gedragen. Medewerkers kunnen bij onverhoopte onheuse bejegeningen en gedragen contact opnemen met de externe Vertrouwenspersoon (zie SCWiki onder organisatie ) Gebruikmaken van diensten van leveranciers en aannemers Het is vooral de vrijgevigheid van leveranciers en aannemers die medewerkers voor dilemma s kan stellen. Ook is de kwaliteit en bekendheid van leveranciers een reden om leveranciers en aannemers te vragen in het privé-domein werk op te pakken. Het is daarom alleen onder voorwaarden toegestaan om voor privé doeleinden gebruik te maken van diensten van leveranciers en aannemers die ook voor SCW werken. Om de schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan dient de medewerker als volgt te handelen. Het is toegestaan om privé zaken te doen met een leverancier / relatie van SCW. Dat moet altijd vooraf gemeld worden en er kan geen voordeel uit worden behaald via de SCW-connectie. Achteraf moet de medewerker kunnen aantonen dat de dienstverlening marktconform is geweest. In het inkoopbeleid is bovendien aangegeven dat er o.a. sprake is van functiescheiding en het vierogenprincipe. Het volledige inkoopbeleid is op SCWiki te vinden. Integriteitsbeleid 8

9 2.10. Roken, alcohol en drugs Binnen het kantoor van SCW geldt een algemeen rookverbod. Het gebruik van alcohol, drugs of andere verdovende middelen tijdens werkuren is, onverlet de wettelijke bepalingen, niet toegestaan. Medicijngebruik dat invloed op het werk heeft dient te moeten worden gemeld bij de leidinggevende. Hij/zij beoordeelt of het verantwoord is om te blijven werken, of het doorgegeven moet worden en of het geregistreerd wordt in het personeelsdossier Kleding en persoonlijke beschermingsmiddelen Medewerkers van de SCW zijn tijdens het uitoefenen van hun werkzaamheden verzorgd en professioneel gekleed. Er is voor bepaalde functies bedrijfskleding en persoonlijke beschermingsmiddelen beschikbaar. Hiervoor zijn protocollen en gebruiksovereenkomsten opgesteld. 3 Sancties Een integriteitscode is pas compleet als ook duidelijk is wat de gevolgen kunnen zijn van het nietnaleven van deze regels. Als een medewerker de regels uit deze code overtreedt of anderszins niet integer werkt, wordt dit beschouwd als plichtsverzuim. Ook gedrag in de privé-tijd kan onder bepaalde omstandigheden plichtsverzuim zijn. Het gaat dan om gedrag waardoor de belangen van SCW ernstig worden geschaad of waardoor de integriteit van de organisatie ter discussie komt te staan. Wie de vastgestelde gedragsregels niet nakomt, zal daarop direct worden aangesproken door zijn leidinggevende. Er is géén uitputtende lijst te geven van welke sanctie bij welke misdraging moet worden opgelegd. De leidinggevende of naast hogere leidinggevende kan op basis van de aard en ernst van de overtreding tot de volgende maatregelen besluiten: De leidinggevende kan de medewerker een mondelinge waarschuwing geven of berispen; De leidinggevende laat een melding hiervan maken en aantekening in het personeelsdossier maken; Het ontvangen voordeel teruggeven aan de persoon of organisatie waarvan het ontvangen is; De leidinggevende kan de kwestie melden aan de bestuurder, waarna deze medewerker een schriftelijke waarschuwing zal geven met een aantekening in het personeelsdossier; De leidinggevende kan besluiten tot een disfunctioneringsprocedure, zo n procedure kan eventueel leiden tot ontslag; De directeur/bestuurder kan de medewerker op staande voet ontslaan wegens diefstal en/of fraude. Indien een leverancier of aannemer de integriteitscode of het inkoopbeleid niet naleeft, kan de relatie met deze partij worden beëindigd. Van strafbare feiten, zowel in algemene zin als toegespitst op het niet naleven van de onderhavige integriteitscode en gedragsregels, wordt in beginsel aangifte gedaan bij de politie. Zowel zulke feiten als andere normoverschrijdende gedragingen kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen als berisping, schorsing of oneervol ontslag. Hierbij wordt conform de van toepassing zijnde wettelijke regelingen en kaders gehandeld. Integriteitsbeleid 9

10 4 Besluitvorming, implementatie, actualisatie en borging De gedragscode is in 2019 geactualiseerd, in maart 2019 vastgesteld en verwoord in integriteitsbeleid. Na overleg met de bestuurder is het beleid met MT en de OR besproken en wordt het beleid onder de aandacht gebracht van medewerkers via SCWiki en wordt op de website van SCW geplaatst. In een koffiebijeenkomst met medewerkers wordt het beleid op een interactieve wijze toegelicht. Het beleid borgen we door in de jaarlijkse beoordelingsgesprekken met individuele medewerkers, bestuur en RvC te vragen of er integriteitsvragen spelen. Integriteitsbeleid 10