Veiligheidsregio Fryslân. Verslag van bevindingen

Transcriptie

1 Veiligheidsregio Fryslân Verslag van bevindingen 2016

2 Deloitte Accountants B.V. Sophialaan AE Leeuwarden Postbus BP Leeuwarden Nederland Tel: Fax: Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân T.a.v. de directie Postbus BK LEEUWARDEN Datum Behandeld door Ons kenmerk J. Dikboom Onderwerp Verslag van bevindingen 2016 Geachte leden van het bestuur, Hierbij ontvangt u het verslag van bevindingen Dit verslag van bevindingen bevat de belangrijkste uitkomsten van onze werkzaamheden, waarvan wij denken dat die voor u relevant zijn voor een goed begrip van de jaarrekening 2016, voor het uitoefenen van uw toezichthoudende taak en voor het beoordelen van de financiële positie van uw gemeenschappelijke regeling. Onze controleverklaring De jaarrekening 2016 van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Wij hebben op een goedkeurende controleverklaring bij deze jaarrekening te verstrekt voor zowel het aspect getrouwheid als voor het aspect rechtmatigheid. Vaststelling jaarrekening Wij gaan ervan uit dat het algemeen bestuur overgaat tot ongewijzigde vaststelling van de jaarrekening en verzoeken u contact met ons op te nemen wanneer dit niet het geval is. In overleg kunnen dan de verdere noodzakelijke acties worden ondernomen. Beperking reikwijdte van deze rapportage Het verslag van bevindingen is, zoals hiervoor reeds verwoord, bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole en dienen dan ook in die context te worden gelezen. Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2014 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

3 3 Tot slot Een concept van dit verslag is met de directeur bedrijfsvoering en de controller besproken op 8 maart Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V. J.S. Huizinga RA

4 4 Inhoud 1 Inleiding De opdracht die u ons hebt verstrekt 5 2 De financiële uitkomsten van Resultaat en vermogen Financiële positie 7 3 (Programma)verantwoording geeft voldoende inzicht in verrichte prestaties 9 4 Rechtmatigheid: afspraken tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur Budgetrecht toereikend ingericht en nageleefd Naleving verordeningen is op orde Niet-financiële rechtmatigheid 11 5 Interne beheersing op orde 12 6 Bevindingen jaarrekening relevant in het kader van de controlerende taak Onze rol met betrekking tot de automatisering VpB-plicht Schattingswijzigingen in de jaarrekening Frauderisico s 14 Appendix A - Overzicht geconstateerde controleverschillen 16 Appendix B - Opdracht, toleranties en aanpak 17 Appendix C - Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd 19 Appendix D - Single information Single audit (SiSa) 22

5 5 1 Inleiding 1.1 De opdracht die u ons hebt verstrekt Door middel van de door u getekende opdrachtbevestiging heeft u ons opdracht gegeven tot de controle van de jaarrekening 2016 van uw organisatie. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening 2016 van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân (hierna: Veiligheidsregio Fryslân). De accountantscontrole omvat naast de controle op de getrouwheid van de cijfers ook de rechtmatigheid van het financiële beheer over het jaar 2016, zoals uitgeoefend door of namens het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur legt door middel van de jaarstukken, de jaarrekening en het jaarverslag verantwoording af aan het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de jaarrekening en heeft die verantwoordelijkheid schriftelijk aan ons bevestigd.

6 6 2 De financiële uitkomsten van Resultaat en vermogen Het resultaat over 2016 komt na onttrekkingen uit de reserves uit op negatief. Het begrote resultaat - voor én na wijziging - bedroeg nihil. Het negatieve resultaat wordt grotendeels veroorzaakt door een overschrijding op het programma gezondheid. Het resultaat over 2016 laat zich als volgt samenvatten: X De totale baten van Veiligheidsregio Fryslân over 2016 bedragen: De totale lasten van Veiligheidsregio Fryslân over 2016 bedragen: Het nadelig resultaat is dan ( resultaat vóór bestemming ): -495 Gedurende het jaar heeft u voor diverse zaken besloten middelen te onttrekken uit de bestemmingsreserve 329 Per saldo gedurende het jaar aan middelen onttrokken (meer onttrokken dan gestort): 329 Nog te bestemmen resultaat: -166 In de verslaggevingsregels, het BBV, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Het resultaat vóór bestemming wordt bepaald zonder dat hierin mutaties in het eigen vermogen worden verwerkt. Dit is het zuivere resultaat van de baten en lasten die samenhangen met de bedrijfsvoering. Op basis van besluitvorming van het algemeen bestuur zijn in de jaarrekening reeds mutaties in de bestemmingsreserves verwerkt voor een bedrag van Dergelijke besluiten hebben invloed op het resultaat dat (na bestemming) in de jaarrekening wordt opgenomen. Het resultaat vóór resultaatbestemming over 2016 bedraagt nadelig. Het resultaat na tussentijdse bestemming is negatief. Dit nadelig saldo is als nog te bestemmen resultaat afzonderlijk opgenomen onder het eigen vermogen in de balans. Dit is het resultaat waarover het algemeen bestuur nog een besluit moet nemen. Het voorstel aan het algemeen bestuur is om het nadelig resultaat lopend boekjaar ad als volgt af te wikkelen: onttrekken uit de reserve voor Cultuur en leiderschap en in rekening te brengen bij de deelnemende gemeenten.

7 7 De vorenstaande uiteenzetting leidt tot het volgende overzicht van de reserves: Ontwikkeling eigen vermogen (x 1.000) Algemene reserve Bestemmingsreserves (na tussentijdse besluiten) Nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening (negatief) Stand per 31 december De omvang van uw reserves bedraagt eind ,2% van het balanstotaal (eind 2015: 3,9% van het balanstotaal). De stijging in het eigen vermogen komt voornamelijk doordat het nadelige resultaat van voorgaand boekjaar in 2016 is verrekend met de deelnemende gemeenten. Het verloop van het eigen vermogen kan als volgt worden weergegeven: Ontwikkeling eigen vermogen (x 1.000) 2016 Stand per 1 januari Nadelig resultaat 2015 aangezuiverd door deelnemende Gemeenten 721 Onttrekkingen bestemmingsreserves -329 Nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening (negatief) -166 Stand per 31 december In het kader van de beoordeling van de jaarrekening is het tevens belangrijk om te analyseren in hoeverre de samenstelling van het werkelijke resultaat vergelijkbaar is met de begroting. In het kader van de rechtsmatigheidsbeoordeling dienen wij vast te stellen in hoeverre er overschrijdingen in de bestedingen zijn, die geen verband houden met hogere opbrengsten of niet voortvloeien uit geformaliseerd beleid. Voor ons oordeel omtrent de rechtmatigheid verwijzen wij naar paragraaf 4.1. Voor een meer uitgebreide en inhoudelijke analyse van de afwijkingen ten opzichte van de begroting verwijzen wij u graag naar de analyse die is opgenomen in de toelichting op de exploitatierekening. 2.2 Financiële positie Het eigen vermogen per einde 2016 bedraagt Het totaal van eigen vermogen, voorzieningen en de vaste schulden bedraagt Hiervan is vastgelegd op lange termijn, waardoor een negatief werkkapitaal resteert van Mede door het aantrekken van een nieuwe langlopende lening gedurende het boekjaar is het werkkapitaal ten opzichte van voorgaand jaar gestegen naar negatief (eind negatief).

8 8 De betekenis hiervan is dat een beperkt deel van de vaste activa is gefinancierd met kort vreemd vermogen. Dat is (iets) goedkoper dan lang geld, maar kan niet in belangrijke mate worden ingezet omdat dan de renterisico s te groot worden. Bij VRF is een en ander echter in balans. De omvang van de algemene reserve is met 1,6 miljoen - zowel eind 2016 als eind gelijk aan de maximale omvang van deze reserves volgens de beleidsnota Weerstandsvermogen Dat is circa 2% van het totaal aan begrote lasten. Dat vinden we niet uitbundig. Te overwegen zou zijn een bandbreedte aan te houden van bijvoorbeeld 2% tot 5%, wat we meer zien bij gemeenschappelijke regelingen. Op zich is het voor een GR uit een oogpunt van continuïteit niet noodzakelijk grote vrije reserves aan te houden; de deelnemende gemeenten staan immers wettelijk garant voor tekorten. Maar vanuit een oogpunt van begrotingsstabiliteit bij de deelnemende gemeenten is het echter aan te bevelen een iets ruimere vermogensbuffer aan te houden om afwijkingen in het resultaat (ten opzichte van de begroting) zelfstandig op te kunnen vangen. Verrekenen van tekorten met gemeenten, zoals de laatste twee jaren gebeurt, is dan minder snel aan de orde.

9 9 3 (Programma)verantwoording geeft voldoende inzicht in verrichte prestaties De jaarstukken van Veiligheidsregio Fryslân bestaan uit twee delen. Het meer financieel getinte deel is de jaarrekening. De verantwoording over de beleidsuitvoering is opgenomen in het jaarverslag. Dit jaarverslag bevat de programmaverantwoording en de paragrafen. Wij wijzen u erop dat het jaarverslag geen onderwerp is van de accountantscontrole. Het jaarverslag hebben wij uitsluitend beoordeeld op de consistentie van de informatie hierin met de cijfers in de jaarrekening. Omdat beide delen echter niet los van elkaar te zien zijn, informeren wij u vanuit onze visie over mogelijke aandachtspunten met betrekking tot het jaarverslag. De programmaverantwoording is voor het algemeen bestuur van belang om er zicht op te krijgen of het voorgenomen beleid ook door het dagelijks bestuur is uitgevoerd. De programmaverantwoording geeft voldoende inzicht in de uitvoering van het voorgenomen beleid en de daaruit resulterende activiteiten.

10 10 4 Rechtmatigheid: afspraken tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur 4.1 Budgetrecht toereikend ingericht en nageleefd Eén van de belangrijkste elementen van de kaderstellende taak van het algemeen bestuur is het budgetrecht. Het dagelijks bestuur is vervolgens verantwoordelijk voor het opzetten van een systeem van budgetbeheer dat moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven. Omdat het algemeen bestuur de kaders stelt, is het overschrijden van de begroting in beginsel onrechtmatig. Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de Kadernota 2016 van de Commissie BBV. Hieruit blijkt dat in de volgende gevallen de overschrijding niet meeweegt in het accountantsoordeel: Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het beleid en tijdig zijn gecommuniceerd. Kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen. Deze uitwerking laat onverlet dat het algemeen bestuur nadere regels kan stellen voor de weging van dergelijke kostenoverschrijdingen. Het algemeen bestuur heeft geen nadere regels opgesteld. De kostenoverschrijdingen moeten wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. De toelichting in de exploitatierekening geeft goed inzicht in de aard en oorzaken van de afwijkingen tussen de begroting en de realisatie. Wij verwijzen voor deze toelichting naar de toelichting op de exploitatierekening van de jaarrekening. Rechtmatigheid is in essentie het vaststellen dat de gemaakte afspraken en regels worden nageleefd. Heldere en duidelijke procedures vormen hiervoor een belangrijke bouwsteen. Het normenkader is in feite niets anders dan een overzicht van de van toepassing zijnde - en daarmee te toetsen - interne en externe spelregels. Wij hebben onze werkzaamheden uitgevoerd aan de hand van het controleprotocol (inclusief het normenkader) dat door uw bestuur is vastgesteld, rekening houdend met de goedkeuringstolerantie zoals deze vastligt in het BBV, namelijk voor fouten 1% en voor onzekerheden 3%. In totaal heeft Veiligheidsregio Fryslân 69,4 miljoen aan lasten begroot (na begrotingswijziging), tegenover 72 miljoen werkelijke lasten. De realisatie is daarmee hoger dan de begroting. Ook de baten zijn echter hoger. Aan baten had Veiligheidsregio Fryslân een bedrag van 69,4 miljoen begroot, tegenover 71,9 miljoen werkelijke baten. Alleen op het programma gezondheidszorg is in beginsel sprake van een onrechtmatigheid. Daar is sprake van een begrotingsoverschrijding van Door het algemeen bestuur is echter toestemming gegeven om de begroting op dit punt te overschrijden met maximaal Er is weliswaar geen formele begrotingswijziging gevraagd, maar er wordt conform afspraak afgerekend bij de vaststelling van de jaarstukken 2016.

11 11 Door de voornoemde werkwijze is geen sprake van een begrotingsonrechtmatigheid, die mee moet wegen in ons rechtmatigheidsoordeel. De bovengenoemde opmerkingen met betrekking tot de begrotingsoverschrijdingen kan het algemeen bestuur vervolgens zelf meewegen in de besluitvorming met betrekking tot het vaststellen van de jaarrekening. 4.2 Naleving verordeningen is op orde Het door het algemeen bestuur in het verleden vastgestelde controleprotocol en het normenkader zijn betrokken in onze werkzaamheden. De controle op de naleving van de verordeningen wordt intern gewaarborgd door het inrichten van de processen. Na toetsing op de naleving van de verordeningen is ons niet gebleken dat de verordeningen en wetgeving die leiden tot financiële beheersmaatregelen in 2016 op materiële aspecten door het dagelijks bestuur niet worden nageleefd. Bij de controle op rechtmatigheid van aanbestedingen hebben we vastgesteld dat één contract ten onrechte niet Europees is aanbesteed. We hebben dit als een rechtmatigheidsfout aangemerkt van Voor een verdere toelichting verwijzen we naar Appendix A. 4.3 Niet-financiële rechtmatigheid Een onderdeel van de rechtmatigheidswetgeving is de niet-financiële rechtmatigheid. Dit is weliswaar niet primair het onderzoeksgebied van de accountant, maar de accountant heeft wel als taak u te wijzen op een niet-financiële onrechtmatigheid mocht hij dit constateren bij de uitvoering van de controle en op eventuele tekortkomingen in het interne signaleringssysteem. Voor dit laatste verwijzen wij u naar onze opmerkingen over de interne beheersing in hoofdstuk 5.

12 12 5 Interne beheersing op orde Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2016 een interim-controle uitgevoerd. Deze interim-controle is primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle van de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Onze bevindingen, voortvloeiend uit de interim-controle, zijn vastgelegd in een gedetailleerde managementletter d.d. 15 december In de managementletter hebben we aanbevelingen opgenomen met betrekking op de verdere verbetering van: Het interne controleplan en de daaruit voortkomende controles. Het betalingsproces. De interne controle op de registratie van uren van vrijwilligers. De beheersing van de IT-omgeving. Conclusie is dat de administratieve organisatie van Veiligheidsregio Fryslân voldoende basis biedt voor een sluitende accountantscontrole.

13 13 6 Bevindingen jaarrekening relevant in het kader van de controlerende taak 6.1 Onze rol met betrekking tot de automatisering Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Bij onze controle hebben wij beperkt gebruikgemaakt van de automatisering. De meeste procedures worden vastgelegd buiten de automatisering om. Uit onze beperkte werkzaamheden met betrekking tot de automatisering komen geen bijzonderheden naar voren, anders dan onze aanbevelingen die we hebben opgenomen in de managementletter van Het gaat dan met name om de inrichting van de IT-organisatie, de ontwikkeling van ICT- en securitykosten, het beheer van toegangsbeveiliging en de conversie naar AFAS. 6.2 VpB-plicht Met ingang van 2016 zijn publiekrechtelijke rechtspersonen(zoals gemeenten en gemeenschappelijke regelingen) belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting geworden, indien en voor zover zij een onderneming drijven. Onder onderneming wordt in dit verband verstaan: een organisatie van kapitaal en arbeid die deelneemt aan het economisch verkeer met het oogmerk om winst te behalen. Voor de activiteiten van de veiligheidsregio s heeft landelijke afstemming plaatsgevonden tussen het netwerk finance & control met de Belastingdienst, ondersteund door BDO. Op basis hiervan is het standpunt dat er geen activiteiten van de veiligheidsregio onder de VpB heffing vallen. Voor de GGD geldt dat een aantal activiteiten, waaronder reizigers- en arrestantenzorg, in beginsel onder de VpB heffing valt. De betreffende activiteiten vallen echter in een cluster dat niet winstgevend is, waardoor deze activiteiten eveneens buiten de belastingheffing vallen. Het detacheren van personeel met een winstopslag valt wel onder de belastingheffing. De financiële impact hiervan is naar verwachting zeer beperkt.

14 Schattingswijzigingen in de jaarrekening Wijziging afschrijvingstermijnen In 2016 heeft het dagelijks bestuur een wijziging in het afschrijvingsbeleid vastgesteld. De afschrijvingstermijn van bedrijfsgebouwen is van 40 naar 50 jaar bijgesteld en de afschrijvingstermijn van tankautospuiten is van 15 naar 16 jaar bijgesteld. De termijnen zijn aangepast omdat dit beter aansluit op de werkelijke gebruiksduur van de activa. De afschrijvingslijst zoals opgenomen in de jaarrekening van 2016 is berekend op basis van de aangepaste termijnen. Het effect van de wijziging is dat de afschrijvingslasten circa lager uitvallen. De keus van het dagelijks bestuur om de afschrijvingslasten beter te doen aansluiten bij de feitelijke levensduren is legitiem, maar heeft wel een keerzijde, namelijk dat waar in de oude systematiek nog enige mate van voorzichtigheid was ingebouwd om tegenvallers te kunnen opvangen, deze er nu is uitgehaald. Herijking onderhoudsvoorziening Op de balans is een voorziening opgenomen voor de egalisatie van de lasten van groot onderhoud van de brandweerkazernes. De omvang van de voorziening is gebaseerd op de verwachte onderhoudskosten volgens onderliggende onderhoudsplannen. Begin 2016 zijn de kazernes geïnspecteerd, waarna de onderhoudsplannen zijn bijgesteld. Na actualisatie blijken de verwachte onderhoudskosten hoger uit te vallen. Er moest daardoor een extra toevoeging aan de voorziening plaatsvinden, terwijl ook de jaarlijkse toevoeging aan de voorziening (en daarmee last in de programmarekening) toeneemt. Aangezien de totale verwachte onderhoudskosten worden verdeeld over de jaren is het effect op jaarbasis beperkt tot circa Als een onderhoudsvoorziening wordt aangehouden is het van belang dat daar een actuele onderbouwing onder ligt. Het is daarom goed dat de onderhoudsplannen dit jaar zijn geactualiseerd. 6.4 Frauderisico s Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneelkritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, dan zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, de directie en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie), het bestuur. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met de controller van Veiligheidsregio Fryslân waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken en op preventieve maatregelen daarbij. Van de directeur hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd.

15 15 Daarnaast hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het omzeilen van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Tevens hebben wij specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en belangrijke schattingen in de jaarrekening en zijn wij alert geweest op significante en ongebruikelijke transacties. Hoewel wij een kritische houding hebben ten opzichte van risico s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2016 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Veiligheidsregio Fryslân heeft nog niet een frauderisicoanalyse uitgevoerd en vastgelegd. Wij adviseren u om jaarlijks het onderwerp fraude op de agenda te zetten bij het bestuur. Het is zinvol om frauderisico s onder ogen te zien, te benoemen en van gedachten te wisselen over de vraag of deze risico s in voldoende mate zijn afgedekt door passende maatregelen. Een frauderisicoanalyse begint met een inventarisatie van de aanwezige bruto frauderisico s (waar zou het mis kunnen gaan), om vervolgens via de maatregelen van interne beheersing (wat doen we al om die risico s af te dekken) uit te komen bij de netto risico s. Vervolgens kan de afweging gemaakt worden hoe zwaar getild moet worden aan de netto risico s en welke acties eventueel in gang gezet zouden moeten worden.

16 16 Appendix A - Overzicht geconstateerde controleverschillen Bij de jaarrekeningcontrole zijn enkele (kleine) afwijkingen geconstateerd, die zijn gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening Niet-gecorrigeerde controleverschillen Soort Bedrag Invloed resultaat Onrechtmatige aanbesteding * Rechtmatigheid n.v.t. Totaal n.v.t. * Voor de aanschaf van kantoorartikelen is in 2010 een contract afgesloten voor drie jaar met de mogelijkheid om drie maal het contract met een jaar te verlengen. In oktober 2015 is het contract voor de laatste keer met een jaar verlengd. Dit contract is ten onrechte niet Europees aanbesteed. De last voor 2016 bedraagt

17 17 Appendix B - Opdracht, toleranties en aanpak De opdracht die u ons hebt verstrekt Door middel van de door u getekende opdrachtbevestiging heeft u ons opdracht gegeven voor de controle van de jaarrekening 2016 van uw gemeenschappelijke regeling. Gehanteerde toleranties Bij onze controlewerkzaamheden zijn de volgende toleranties gehanteerd (lasten, inclusief mutaties in de reserves): Goedkeuringstoleranties Fouten Onzekerheden 1% van het totaal van de lasten 3% van het totaal van de lasten De goedkeuringstoleranties die zijn gehanteerd liggen in lijn met de goedkeuringstoleranties zoals deze zijn voorgeschreven in het BBV. Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onze controle start met het maken van een analyse van de risico s waar u als gemeenschappelijke regeling mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw gemeenschappelijke regeling en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Het doel hiervan is om op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving en branche tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor verdere controlewerkzaamheden zal dienen. Het gaat hierbij om de externe risico s en de risico s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie ligt de focus op de risico s op afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening als gevolg van fraude of fouten. Onze risicoanalyse en daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat betrouwbare informatie wordt opgeleverd, zowel tussentijds als bij de jaarrekening. Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften (het BBV), of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten en lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van rechtmatigheid zoals opgenomen in het vastgestelde controleprotocol. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten integraal controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden of onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de materialiteitsgrenzen zoals vastgelegd in het controleprotocol.

18 18 Het product van de jaarrekeningcontrole is de controleverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen rapporteren wij fouten en onzekerheden en overige bijzonderheden die naar onze mening van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening (zoals governance, financiële positie, ontwikkeling resultaten en de kwaliteit van de interne beheersing).

19 19 Appendix C - Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd De Governance Code schrijft voor dat wij u informeren over zaken die van belang zijn voor de beoordeling van onze onafhankelijkheid. De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de Nadere Voorschriften inzake Onafhankelijkheid van de openbaar accountant (hierna: NVO) en vormen een belangrijk onderdeel van het normenkader waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de NVO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Nieuwe onafhankelijkheidsregels in Nederland Op 16 december 2013 heeft de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) de nieuwe Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) vastgesteld. Wij willen u in dit accountantsverslag graag op de hoogte stellen van de belangrijkste wijzigingen zoals die gelden voor organisaties die niet kwalificeren als een Organisatie van Openbaar Belang (OOB, met name beursgenoteerde ondernemingen en financiële instellingen). Wij stellen voor om bij het bespreken van ons accountantsverslag de specifieke gevolgen voor onze dienstverlening aan uw organisatie te bespreken. Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) De ViO is van toepassing op alle cliënten waar assurance-opdrachten worden uitgevoerd en is van kracht vanaf 1 januari De ViO vervangt de nadere voorschriften voor onafhankelijkheid (NVO). Met de nieuwe ViO beoogt de beroepsorganisatie tegemoet te komen aan de verwachtingen van het maatschappelijk verkeer en daarmee bij te dragen aan het vertrouwen in het accountantsberoep. Hierna geven wij een toelichting op enkele onderwerpen uit de ViO die van belang zijn in het kader van onze dienstverlening aan uw organisatie. Eén set van regels voor alle assurance-opdrachten In de nieuwe onafhankelijkheidsregels is sprake van één set van regels voor alle assurance-opdrachten, zoals de controle of beoordeling van een jaarrekening, een subsidieverklaring, een verklaring bij een IT-systeem of een assurance-rapport bij een maatschappelijk jaarverslag. In de oude regels werd een onderscheid gemaakt tussen controleopdrachten en overige assurance-opdrachten, waarbij de onafhankelijkheidsvoorschriften voor controleopdrachten strenger waren. Regelgeving voor adviesdiensten Combinaties van assurance en advies (non-assurance) werkzaamheden zijn onder de ViO nog steeds toegestaan. De ViO introduceert wel een strak toetsingskader voor de evaluatie van alle non-assurance diensten, wat betekent dat voor aanvang van overige dienstverlening altijd een onafhankelijkheidsanalyse in het dossier dient te worden opgenomen.

20 20 De ViO leidt daarmee tot een verzwaarde documentatieplicht. Het toetsingskader in de ViO is gebaseerd op de principes in de internationale onafhankelijkheidsregels van de Code of Ethics van de International Ethics Standards Board for Accountants ( IESBA ). Deze internationale onafhankelijkheidsregels worden door Deloitte nageleefd. Langdurige betrokkenheid bij uw organisatie In de ViO opgenomen dat een maatregel is vereist indien senior leden van het assurance-team (waaronder de eindverantwoordelijke accountant, maar ook andere senior team leden) langdurig betrokken zijn bij dienstverlening aan dezelfde organisatie. Van langdurige betrokkenheid is in elk geval sprake als een senior teamlid gedurende zeven aaneengesloten jaren betrokken is bij dienstverlening aan dezelfde organisatie. Voorbeelden van maatregelen zijn het laten uitvoeren van een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB) of het rouleren van het teamlid. Indien meerdere teamleden gelijktijdig zouden moeten rouleren, is het ook mogelijk om voor een gefaseerde roulatie te kiezen. Na roulatie mag het betreffende teamlid gedurende twee jaar niet betrokken zijn bij de assurance dienstverlening aan de organisatie. Hiervan is geen sprake bij Veiligheidsregio Fryslân. Marketing en reclame In de ViO is een nieuwe bepaling opgenomen over marketing en reclame. Met name is het niet toegestaan om met een assurance-cliënt een relatie aan te gaan waarbij de accountantsorganisatie zich in het kader van reclame of marketing associeert of laat associëren met de assurance-cliënt. Van associatie is sprake indien de onderlinge relatie als onderdeel van reclame of marketing openbaar wordt gemaakt. Ook van deze aspecten is geen sprake in de relatie tussen Deloitte en Veiligheidsregio Fryslân. Geschenken en gastvrijheid De regels voor het ontvangen en verstrekken van geschenken en gastvrijheid zijn aangescherpt. Het uitgangspunt is dat het ontvangen en verstrekken van geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid niet past in een relatie tussen de accountant en de gecontroleerde organisatie. Deze regels gelden niet alleen voor de leden van het assurance-team, maar ook voor de accountantsorganisatie, andere onderdelen van het netwerk en haar bestuurders. Er is een drempel in de regels opgenomen van 100. Voor geschenken met een waarde van meer dan 100 is de eindverantwoordelijke accountant gehouden om: Te onderbouwen waarom het geschenk of de uiting van gastvrijheid gepast is. Een melding te doen bij een aangewezen persoon binnen Deloitte. Vooraf met het toezichthoudend orgaan van uw organisatie af te spreken hoe het hierover geïnformeerd wil worden.

21 21 Deze bepalingen gelden tevens voor persoonlijke uitingen van gastvrijheid. Hieronder wordt verstaan het voor de andere partij of persoon betalen van kosten van uitstapjes, reizen, lunches, diners en dergelijke die geen zakelijk karakter dragen. Van de hier geschetste situaties was bij Veiligheidsregio Fryslân geen sprake. Overgangsbepalingen Op basis van onze toetsing aan het normenkader concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij uw Gemeenschappelijke Regeling in 2016 is gewaarborgd.

22 22 Appendix D - Single information Single audit (SiSa) De procedure die uw gemeenschappelijke regeling moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is niet wezenlijk gewijzigd. Fouten en onzekerheden SiSa Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2016 vallen onder SiSa. Wij doen dit middels een tabel, die ook moet worden opgenomen als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Wij hebben de controle op deze regelingen uitgevoerd op basis van de door de VRD opgemaakte SiSa-bijlage en de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa Per regeling wordt aangegeven of, en zo ja welke, financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Het betreft voor uw gemeenschappelijke regeling de volgende regelingen: Specifieke uitkering Fout of onzekerheid Financiële omvang in euro s Toelichting fout/onzekerheid A2 Doeluitkering bestrijding van rampen en zware ongevallen (BDUR) Geen 0 n.v.t. Totaal Geen 0 n.v.t. Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de SiSa-bijlage geen fouten of onzekerheden bevat.