Wat is vereenvoudiging? 3. Hoe kan vereenvoudiging worden gerealiseerd? 4. Wat zijn de voorstellen van de Commissie? 5

Transcriptie

1 Europese Commissie Vereenvoudiging Cohesiebeleid voor Inhoud Inleiding 2 Wat is vereenvoudiging? 3 Hoe kan vereenvoudiging worden gerealiseerd? 4 Wat zijn de voorstellen van de Commissie? 5 1 Harmonisatie van de regels met andere fondsen uit het Gemeenschappelijk Strategisch Kader (GSK) 5 2 Meer flexibiliteit bij het opstellen van programma s en systemen 6 3 Meer evenredigheid 7 4 Rechtszekerheid dankzij duidelijker regels 8 5 Efficiëntere uitvoering en minder verslaglegging 9 6 Vermindering van de administratieve lasten voor begunstigden 10 7 Op weg naar een op resultaten gebaseerd beheer: het gezamenlijk actieplan 11 8 e-cohesie 13 9 Vereenvoudiging van de Europese territoriale samenwerking Vereenvoudiging van het Europees Sociaal Fonds 15 Vereenvoudiging is een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid 16 Hoe weten we dat we zijn geslaagd? 17 Wat kan ik doen? 18 Wenken van de Commissie inzake vereenvoudiging 19 Cohesiebeleid Februari 2012

2 2 In oktober 2011 heeft de Europese Commissie voorstellen gedaan aangaande het cohesiebeleid De voorstellen zijn momenteel het onderwerp van onderhandelingen met de Raad van de Europese Unie en het Europese Parlement waarbij een tijdige overeenkomst wordt beoogd om de vlotte lancering van de nieuwe programma s mogelijk te maken. Op 8 februari jongstleden heeft de Commissie een aan vereenvoudiging gewijde mededeling aangenomen waarin de belangrijkste aspecten van vereenvoudiging voor elk beleidsgebied worden vermeld en waarin de vooruitgang bij de uitvoering van de definitieve besluiten wordt gecontroleerd. De Commissie wil de aandacht van de belanghebbende partijen vestigen op de belangrijkste in de regelgevende voorstellen vervatte aspecten van de vereenvoudiging. Een aantal hiervan bouwt voort op eerdere veranderingen die in de periode zijn gepresenteerd, terwijl er andere voorstellen onlangs naar voren zijn gebracht voor de komende termijn. Aangezien de uitvoering van het beleid afhankelijk is van een groot aantal overheidsinstanties, organisaties, ondernemingen enz. in de Europese Unie, is bewustwording van de nieuwe mogelijkheden noodzakelijk om te verzekeren dat iedereen kan profiteren van minder bureaucratie. Een grondige, technische beschrijving van alle vereenvoudigingsvoorstellen die zijn opgenomen in de verordeningen is verspreid onder de overheden van de EU-lidstaten en wordt in detail besproken tijdens de onderhandelingen. Gezien de voorbereidingen voor de komende termijn geeft de onderhavige brochure uitleg aan de begunstigden en de beheersinstanties over de belangrijkste praktische verbeteringen die inzake vereenvoudiging worden voorgesteld.

3 3 Wat is vereenvoudiging? Vereenvoudiging vormt een van de meest algemeen verbreide vereisten voor het nieuwe cohesiebeleid. De Commissie streeft ernaar aan deze verwachtingen te beantwoorden. Het is nu echter duidelijk dat, gezien de verscheidenheid aan ervaringen en verschillen tussen de opbouw van de nationale bestuursorganen, dat wat in sommige lidstaten als vereenvoudiging wordt beschouwd, in een andere lidstaat gezien kan worden als iets wat de dingen gecompliceerder maakt. Dit vormt dus een uitdaging om voldoende gemeen schappelijke beginselen te vinden en deze op flexibele wijze te combineren ter vereenvoudiging van het cohesiebeleidsbeheer. De Commissie beschouwt vereenvoudiging in verschillende opzichten als waardevol. Vereenvoudiging is noodzakelijk om de vlotte uitvoering van het beleid en de aanhoudende belangstelling van de begunstigden te verzekeren. Vereenvoudiging kan een positieve invloed hebben op de resultaten van het beleid door een efficiënte verdeling van de administratieve inspanningen die zijn vereist op nationaal, regionaal en EU-niveau te verzekeren, de tijd en kosten van het bereiken van doelstellingen te verkorten en te zorgen voor een grotere resultaatgerichtheid. Als eenvoudigere regels worden opgesteld die begrijpelijker zijn voor de betrokken partijen, waardoor de rechtszekerheid wordt versterkt, kan de vereenvoudiging ook helpen om fouten te verminderen en de zekerheid van de nationale uitvoeringssystemen te verhogen. Zoals hieronder uiteengezet kan vereenvoudiging vele vormen aannemen, waaronder expliciete en directe vormen en andere vormen die optioneel zijn of moeten worden omgezet in de nationale regels. De Commissie stelt voor om vereenvoudiging te realiseren d.m.v. verschillende methoden zoals harmonisering van de regels voor verschillende fondsen, meer flexibiliteit, meer evenredigheid, verduidelijking van de regels om de rechtszekerheid te verbeteren, en digitalisering van documenten en processen.

4 4 Hoe kan vereenvoudiging worden gerealiseerd? Het volledige effect van vereenvoudiging kan niet worden gerealiseerd als men uitsluitend uitgaat van de voorstellen van de Commissie. De lidstaten en alle betrokken overheden hebben een sleutelrol te vervullen en zullen moeten verzekeren dat de vereenvoudiging wordt gerealiseerd voor de begunstigde partijen. De lidstaten worden ertoe aangespoord ten volle te profiteren van alle opties en flexibiliteit die in het nieuwe kader worden aangeboden en de beste keuze te maken m.b.t. hun speciale omstandigheden. De Commissie steunt de lidstaten en regio s bij hun pogingen om goede praktijken toe te passen en de toevoeging van nog meer onnodige nationale of regionale wetten te vermijden. De volledige gevolgen van vereenvoudiging zijn wellicht ook afhankelijk van de administratieve opbouw op nationaal en regionaal niveau en zijn daarom misschien meer geprononceerd in sommige lidstaten dan in andere. Een vermindering van de administratieve lasten voor de begunstigden is het hoofddoel achter de voorstellen van de Commissie. Sommige vereenvoudigingsaspecten verminderen de administratieve inspanningen op alle niveaus en sommige elementen zijn gericht op de nationale en regionale bestuursorganen. In sommige gevallen zijn investeringen door het openbaar bestuur in nieuwe IT-systemen, procedures en trainingscursussen vereist om de vereenvoudiging voor de begunstigden te garanderen. De ervaring heeft ook aangetoond dat er soms fouten worden gemaakt omdat de regels uit eerdere programmeringsperioden zijn veranderd, maar de beheersinstanties of begunstigden de oude regels in de nieuwe programmeringsperiode blijven toepassen. Om deze redenen heeft een aantal geïnteresseerden gewaarschuwd tegen een radicale herziening van de regels. Hiermee moet rekening worden gehouden en alle mogelijke maatregelen moeten worden genomen om een vlotte overgang van de ene naar de andere periode te verzekeren. De voorstellen van de Commissie houden hier rekening mee en stellen alleen veranderingen voor waarmee de vereenvoudiging in de praktijk kan worden gerealiseerd.

5 5 Wat zijn de voorstellen van de Commissie? 1 Harmonisatie van de regels met andere fondsen uit het Gemeenschappelijk Strategisch Kader (GSK) (1) In de verordening worden voor het cohesiebeleid, het beleid voor plattelandsontwikkeling en het beleid voor maritieme zaken en visserij gemeenschappelijke regels opgenomen ten aanzien van strategische planning, subsidiabiliteit en duurzaamheid. Bovendien wordt het aantal strategische documenten verminderd omdat er sprake is van slechts één EU-document en één strategisch nationaal document voor de vijf GSK-fondsen. Voorbeeld Harmonisatie van de regels inzake subsidiabiliteit en duurzaamheid Van 2007 tot 2013 is er sprake van gevallen waarbij verschillende subsidiabiliteitsregels worden toegepast op de GSK-fondsen bij hetzelfde soort projecten. Dit betekent dat de begunstigden die financiering aanvragen en ontvangen uit verschillende bronnen zich moeten inwerken in meerdere reglementen, wat tijd en inspanning kost. In gevallen waar er sprake is van een aantal gelijklopende regels is het ook makkelijker om fouten te maken die financiële gevolgen hebben voor de begunstigden. Het voorstel voor voorziet in gemeenschappelijke subsidiabiliteitsregels voor de GSK-fondsen om deze complexiteit te verminderen. Deze regels op EU-niveau moeten worden aangevuld door nationale regels die hetzelfde beginsel hanteren. 1 Het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO), het Cohesiefonds (CF), het Europees Sociaal Fonds (ESF), het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO) en het Europees Fonds voor Maritieme Zaken en Visserij (EFMZV).

6 6 2 Meer flexibiliteit bij het opstellen van programma s en systemen Om flexibiliteit bij het opstellen van nationale en regionale regelingen mogelijk te maken, moeten de GSK-fondsen op het juiste territoriale niveau worden uitgevoerd in overeenstemming met het administratieve kader van de lidstaat. Er wordt een aantal nieuwe opties geïntroduceerd om meer flexibiliteit te bewerkstelligen: de lidstaten en regio s kunnen het EFRO, het ESF en het Cohesiefonds gezamenlijk of in aparte uitvoeringsprogramma s plannen, de toewijzing van fondsen met maximaal 2 % aanpassen tussen de verschillende categorieën regio s, voor één project de fondsen uit verschillende door de EU gefinancierde instrumenten combineren, horizontale technische hulpwerkzaamheden uit een bepaald fonds financieren en de functies van de beherende en certificerende instanties bij elkaar voegen. Het staat hen ook vrij om gezamenlijke commissies van toezicht in te stellen en jaarlijkse beoordelingsbijeenkomsten te organiseren voor programma s die met de GSK-fondsen zijn gefinancierd. De subsidiabiliteit van uitrusting van het ESF vereenvoudigt ook de geïntegreerde planning op projectniveau. Voorbeeld Flexibele programmering van de fondsen De regels voor voorzien in aparte programma s voor het ESF en het EFRO, wat in sommige regio s de samenhangende planning van investeringen kan bemoeilijken terwijl het voor andere regio s gemakkelijker wordt. Van krijgen de lidstaten de keuze om een programma bestaande uit één of meerdere fondsen op te stellen en toe te passen, waarbij het EFRO, het ESF en het Cohesiefonds volgens hun nationale praktijken worden gecombineerd. Het oprichten van gezamenlijke commissies van toezicht en gezamenlijke controle- en rapportagesystemen kan voor de nationale instanties kostenbesparingen met zich mee brengen. Gezamenlijke planning vereenvoudigt een geïntegreerde aanpak voor de uitvoering van het cohesiebeleid. Geïntegreerde programmering wordt ook vergemakkelijkt door gebruikmaking van verschillende instrumenten zoals geïntegreerde territoriale investeringen, door de gemeenschap aangestuurde plaatselijke ontwikkeling of de mogelijke ondersteuning van een project uit verschillende fondsen.

7 7 3 Meer evenredigheid Alle regelingen voor de uitvoering en het gebruik van GSK-fondsen in verband met de rapportage, de beoordeling, de controle en het beheer moeten in financiële en administratieve zin evenredig zijn met het niveau van de toegewezen steun. De Commissie en de lidstaat kunnen besluiten geen jaarlijkse beoordelingsbijeenkomst te houden. Omdat programma s niet van de ene op de andere dag worden gestart, hoeft het eerste uitvoeringsrapport en de goedkeuring van de rekeningen pas in 2016 te worden overgelegd. Als op risicoanalyse gebaseerde methoden voor het nemen van steekproeven worden toegepast op controlemaatregelen door de beheersinstantie, is een meer efficiënt gebruik van hulpmiddelen mogelijk. De controlewerkzaamheden van de Commissie richten zich ook op gebieden met een groter risico. In het geval dat de controle-instanties goed werken, beperkt de Commissie haar controles daar waar de nationale uitvoeringssystemen goed werken. Het voorstel stelt ook grenzen aan de intensiteit van de projectcontroles; zo kunnen projecten van minder dan EUR bijvoorbeeld slechts één keer voor de afsluiting aan controle worden onderworpen en andere projecten slechts eenmaal per jaar. Voorbeeld Werkzaamheden van minder dan EUR kunnen slechts eenmaal worden gecontroleerd. Tussen kan een project van ongeacht welke grootte op elk gegeven moment tijdens de projecttermijn (en maximaal 10 jaar na de beëindiging daarvan) worden onderworpen aan controles door de auditinstantie, de controleurs van de Commissie of de Europese Rekenkamer. Herhaalde controles kunnen voor de begunstigden een aanzienlijke administratieve last betekenen. De veranderingen voor verminderen het aantal controles door de auditinstantie en de Commissie. Werkzaamheden waarvoor de totale subsidiabele uitgaven minder dan EUR bedragen, worden tijdens de projecttermijn normaliter niet aan meer dan één controle door de auditinstantie en de Commissie samen onderworpen (tenzij er aanwijzingen zijn van een specifiek risico). Hierdoor verdwijnt de kans dat de begunstigden van kleinere projecten aan meerdere controles worden onderworpen, die hun aandacht van de hoofdwerkzaamheden van het project afleiden.

8 8 4 Rechtszekerheid dankzij duidelijker regels Duidelijke, ongecompliceerde regels kunnen een grote bron van vereenvoudiging zijn. Op basis van de lessen die we hebben geleerd is een aantal van de regels voor aangepast met als doel duidelijkheid te verschaffen. Tijdens de komende termijn kunnen meer gevarieerde soorten financiële instrumenten beschikbaar worden gesteld, terwijl er in meer gestandaardiseerde regels wordt voorzien om de noodzaak van het opstellen van nationale regels te verminderen. De voorwaarden waaronder het mogelijk wordt om projecten buiten het programmabestek te financieren worden verduidelijkt. De mogelijkheid van een forfaitair bedrag is toegevoegd aan de regels inzake inkomsten generatie. Voorbeeld Inkomsten genererende projecten Het systeem voor inzake inkomsten genererende projecten stelt ESF- en kleinere EFRO- en Cohesiefondsprojecten (minder dan EUR 1 miljoen) vrij. Voor de resterende projecten blijft het systeem echter tamelijk gecompliceerd, te beginnen met de eis dat een berekening en een prognose van de mogelijke inkomsten moeten worden voorgelegd, gevolgd door verslagen door de begunstigde gedurende vijf jaar na beëindiging van het project, vergezeld van controlemaatregelen door de beheersinstantie. Het voorstel voor voorziet in een meer evenredige aanpak wat betreft de behandeling van ontvangsten genererende projecten en een vereenvoudiging van het beheer daarvan. Er zijn forfaitaire bedragen in opgenomen om de kosten te bepalen die kunnen worden ondersteund door de fondsen, gekoppeld aan het soort project. De lidstaten kunnen besluiten of zij het forfaitaire bedrag willen toepassen. Zo niet, dan kunnen zij nog steeds kiezen voor de voormalige methode van het analyseren van de financieringskloof in gevallen dat zij menen dat het forfaitaire bedrag niet geschikt is. De vrijstelling blijft gelden voor alle ESF-projecten en voor alle EFRO-, Cohesiefonds-, ELFPO- en EFMZV-projecten van minder dan EUR 1 miljoen om de met deze verplichtingen verbonden lasten te beperken.

9 9 5 Efficiëntere uitvoering en minder verslaglegging In sommige gevallen brengt vereenvoudiging ook een onmiddellijke verlaging van de administratieve kosten met zich mee. Als men zich richt op de centrale, gemeenschappelijke indicatoren, wordt de aggregatie van gegevens en verslagen over prestaties op EU-niveau vereenvoudigd. Kortere en meer geautomatiseerde jaarverslagen verminderen de lasten i.v.m. het opstellen van jaarverslagen en de controle op aanvullende maatregelen wordt gebaseerd op gegevens die zijn ingediend voor het economisch toezicht op het stabiliteits- en groeipact. Het is de bedoeling van de Commissie om te verzekeren dat de beheersinstanties evenredig verslag doen en dit tot de wezenlijke elementen beperken. Voorbeeld Kortere en geautomatiseerde jaarverslagen Tussen 2014 en 2020 zijn de reguliere jaarverslagen aanzienlijk korter dan in de periode omdat ze de Commissie alleen voorzien van de wezenlijke gegevens over de gemaakte vorderingen. Het eerste jaarverslag hoeft pas in 2016 te worden overgelegd. Het rapport bestaat dan grotendeels uit automatisch verkrijgbare gegevens uit het IT-systeem en in mindere mate uit een uitgewerkte tekst. Aan de beheersinstanties wordt slechts tweemaal tijdens de programmeringsperiode (en voor het definitieve uitvoeringsverslag) gevraagd om uitgebreidere verslagen in te dienen.

10 10 6 Vermindering van de administratieve lasten voor begunstigden De administratieve lasten voor begunstigden worden gereduceerd door meer mogelijkheden voor het gebruik van vereenvoudigde kosten, terwijl de vereenvoudigde kostenstructuur die reeds in is geïntroduceerd behouden blijft. De invoering van de voortschrijdende jaarafsluiting verkort de bewaarperiode van documenten van het huidige maximum van meer dan 10 jaar tot ongeveer vijf jaar. Een integrale aanpak van door de Gemeenschap geïnitieerde lokale ontwikkeling maakt het gebruik van eenvoudigere procedures eveneens mogelijk. Voorbeeld Ruimere mogelijkheden voor vereenvoudigde kosten De vereenvoudigde kostenvergoedingsstructuur die in is geïntroduceerd, biedt de mogelijkheid om de met financieel beheer, controle en accounting verbonden lasten te verlagen, zowel voor de begunstigden als voor de nationale en regionale instanties. Hierdoor wordt het cohesiebeleid wellicht ook meer prestatiegericht, omdat de uitkering van bedragen ineens en eenheidskosten vooral afhangt van de levering van de overeengekomen prestaties of resultaten. Voor de periode stelt de Commissie voor om de huidige regelingen te handhaven en uit te breiden door de vereenvoudigde kostenstructuur toe te passen met het oog op vermindering van de administratieve lasten: de vereenvoudigde kosten kunnen worden toegepast op de vijf GSK-fondsen; de huidige methoden voor het vaststellen van vereenvoudigde kosten blijven behouden; sommige forfaitaire bedragen, eenheidskosten en bedragen ineens worden vastgesteld op EU-niveau; de maximumsubsidie voor bedragen ineens wordt verhoogd tot EUR ; het gebruik van forfaitaire bedragen is toegestaan voor diverse kosten; en een vereenvoudigde kostenstructuur uit bestaande EU- en nationale financieringsinstrumenten kan gebruikt worden voor gelijksoortige projecten. De lidstaten kunnen uit de verschillende methoden de optie kiezen die het meest geschikt is voor een specifiek programma of onderdeel van een programma, waarbij rekening wordt gehouden met de kosten en baten van iedere optie.

11 11 7 Op weg naar een op resultaten gebaseerd beheer: het gezamenlijk actieplan Het gezamenlijk actieplan (GAP) maakt deel uit van één of meerdere prioritaire assen of operationele programma s die door een op resultaten gebaseerde aanpak worden uitgevoerd teneinde specifieke doelstellingen te bereiken die zijn overeengekomen tussen de lidstaat en de Commissie. Het GAP is een middel om te zorgen dat het beheer meer gericht is op prestaties en resultaten. De gebieden waar dit plan kan worden toegepast liggen niet vast, maar deze kunnen technische bijstand en duurzame integratie van jongeren in de bedrijfswereld omvatten. Het criterium voor gebruik van een GAP impliceert de mogelijkheid om betrouwbare doelen te definiëren voor prestaties en resultaten. Het financiële beheer van het GAP is uitsluitend gebaseerd op prestaties en resultaten, die worden vergoed d.m.v. een standaardverdeling van de eenheidskosten of bedragen ineens die van toepassing zijn op allerlei soorten projecten. De controle van een GAP door de Commissie en de auditinstanties zijn er daarom uitsluitend op gericht om te verifiëren dat de voorwaarden voor vergoeding zijn nagekomen, bijv. het bereiken van overeengekomen prestaties en resultaten. Als er een GAP wordt gebruikt, kan de lidstaat de gebruikelijke financiële regels toepassen voor de vergoeding van de projecten. Deze regels zijn niet onderworpen aan controle door de auditinstantie of de Commissie. Om rechtszekerheid te verschaffen wordt het GAP goedgekeurd door de Commissie. Voorbeeld Een gezamenlijk actieplan over de opname van jonge mensen in het arbeidsproces Het doelresultaat van dit GAP betreft de duurzame integratie van werkloze jongeren in bedrijven. Het GAP heeft een termijn van drie jaar en ondersteunt verschillende soorten gecoördineerde maatregelen die moeten zorgen voor prestaties en resultaten. Het GAP omvat de volgende soorten maatregelen: selectie van werkloze jongeren en de afbakening van promotietrajecten voor hun tewerkstelling; het GAP wordt vergoed tegen het tarief van EUR 200/persoon; opleiding in basisvaardigheden voor mensen, vergoed aan het GAP; EUR 2 000/ persoon; beroepsopleiding voor mensen, vergoed aan het GAP: EUR 2 500/persoon + EUR 500/persoon bij kwalificatie; een project ter ondersteuning van een netwerk tussen werkgevers, opleidingsinstituten en tewerkstelling en dienstverlening, dat wordt vergoed aan het GAP als een bedrag ineens van EUR /jaar als het netwerk actief is; mentorschap bij tewerkstelling, vergoed op basis van het aantal werkloze jongeren dat voor meer dan zes maanden tewerk wordt gesteld, vergoed aan de GAP: EUR 550/persoon met een streefcijfer van mensen.

12 12 De maximumbegroting voor het GAP zou EUR 54,6 miljoen bedragen en wordt uitgekeerd op basis van de prestaties en resultaten die zijn bereikt. Het financieel beheer is uitsluitend gebaseerd op de prestaties en resultaten die worden gerechtvaardigd door de verschillende bedragen ineens en de standaardverdeling van eenheidskosten en het aantal personen dat deelneemt aan de verschillende maatregelen. Deze financiële elementen worden goedgekeurd door de Commissie.

13 13 8 e-cohesie e-cohesie heeft een enorm potentieel om de administratieve lasten te verlagen. Het stelt de begunstigden in staat om bij de instanties van het plan voorstellen in te dienen en alle informatie elektronisch op te slaan en gebruik te maken van de bestaande gegevens in de openbare registers. Dit vermindert de problemen bij het bewaren van gegevens, de fouten bij het invoeren van gegevens en de lasten van het meer dan eens overleggen van documenten. Voorbeeld Documenten overleggen en bewaren Gedurende de uitvoering van de steun moeten de begunstigden dikwijls talloze documenten voorleggen. Veel van deze documenten zijn verkrijgbaar in andere registers van openbare organen, maar de huidige regelingen maken een systematische uitwisseling van gegevens tussen de openbare instanties niet mogelijk. Het voorstel van de Commissie voor de periode voorziet in een optimaal gebruik van bestaande gegevensbanken, alsmede de ontwikkeling van interfaces en andere hulpmiddelen die het de begunstigden mogelijk maken om gegevens slechts één keer in te dienen en alle documenten elektronisch te bewaren. Als dit zijn beslag krijgt, kunnen de fouten bij de gegevensinvoer worden beperkt en de administratieve lasten voor de begunstigden bij het opvragen en opnieuw indienen van bestaande documenten worden gereduceerd. Tevens wordt het risico van verloren documenten beperkt en worden op de lange duur de archiveringskosten verlaagd.

14 14 9 Vereenvoudiging van de Europese territoriale samenwerking Er is een aparte regeling voorgesteld die pasklare bepalingen mogelijk maakt en de instanties die de Europese territoriale samenwerking (ETS) uitvoeren, voorziet van een duidelijk overzicht van de toepasselijke regels. De belangrijkste ontwikkelingen omvatten de mogelijkheid om 15 % van de personeelskosten met een forfaitair bedrag te dekken, meer geharmoniseerde subsidiabiliteitsregels en de samensmelting van de taken van de beheersinstantie en de certificerende instantie. Voorbeeld Personeelskosten Het voorstel van de Commissie voor de ETS-verordening bepaalt dat de personeelskosten van een onderneming kunnen worden berekend als een forfaitair bedrag dat maximaal 15 % van de directe kosten bedraagt. De ETS-programma s zijn gecompliceerd in die zin dat er meestal stafleden werken uit meer dan één land. Het nieuwe voorstel kan nuttig zijn om de uitvoering van de ETSprogramma s en projecten te vereenvoudigen (vooral wat het personeel voor projectbeheer betreft) en zou de administratieve lasten moeten verlichten. In de praktijk betekent dit dat de indirecte kosten niet meer gerechtvaardigd hoeven te worden met behulp van aparte facturen en tijdtabellen.

15 15 10 Vereenvoudiging van het Europees Sociaal Fonds Voor het Europees Sociaal Fonds zijn er vanwege zijn aard specifieke mogelijkheden ter vereenvoudiging voorgesteld (talloze kleinere subsidies, kernuitgaven waaronder personeelskosten, relatief gestandaardiseerde projecten). De voornaamste ontwikkeling omvat extra mogelijkheden om kosten te vereenvoudigen. Voorbeeld Personeelskosten en eenvoudigere procedure voor kleinere subsidies De meeste uitgaven die binnen een ESF-project worden ondersteund, hebben betrekking op personeelskosten die de kern van het ESF vormen. Daarom heeft de Commissie de mogelijkheid voorgesteld dat het ESF de totale subsidiabele kosten van het project berekent op basis van de directe personeelskosten door 40 % aan de som van deze kosten toe te voegen. Dit bedrag wordt vastgelegd in de verordening en hoeft daarom niet door de nationale instanties te worden verantwoord. Er is ook een aantal vereenvoudigde procedures voor kleine subsidies geïntroduceerd waardoor het gebruik van een vereenvoudigde kostenstructuur die op transparante basis is vastgelegd, wordt vergemakkelijkt. Voor subsidies van minder dan EUR kan een ontwerpbegroting worden afgeleid uit de specifieke vereenvoudigde kostenstructuur i.v.m. het project. Deze begroting wordt door de beheersinstantie als ondersteunend document gearchiveerd om zo de vereenvoudigde kostenstructuur te rechtvaardigen. Betalingen aan het project worden echter alleen gebaseerd op een vereenvoudigde kostenstructuur en niet op de begroting zelf.

16 16 Vereenvoudiging is een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid Alhoewel de Commissie bepaalde procedures kan vereenvoudigen, kunnen alleen de lidstaten de procedures stroomlijnen die aan de begunstigden zijn opgelegd. Dit heeft uit bepaalde hoeken geleid tot de klacht dat de structuurfondsen niet de moeite waard zouden zijn. In sommige gevallen introduceren de voorstellen voor EU-verordeningen mogelijkheden, in plaats van verplichtingen, voor vereenvoudiging, die moeten worden toegepast en uitgevoerd op nationaal en regionaal niveau als de begunstigden ook echt de voordelen van de vereenvoudiging willen genieten. In sommige lidstaten en regio s kunnen veranderingen lange tijd in beslag nemen. Uitgevoerde beoordelingen hebben aangetoond dat op bepaalde gebieden het risico bestaat dat er extra nationale vereisten bovenop de EU-vereisten worden gestapeld. Dit beperkt het effect van vereenvoudigingen op de lasten voor de begunstigden zoals die op EU-niveau worden voorgesteld. Daarom is het aan zowel de lidstaten als de voor de programma s verantwoordelijke instanties om maatregelen te nemen die het invoeren van onnodige extra vereisten en controles voorkomen. Dit kan bijv. worden gedaan door regelmatige zelfbeoordelingen die garanderen dat er geen extra procedures of praktijken zijn ingevoerd. Het stroomlijnen van het cohesiebeleid is de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid van alle belanghebbenden in het cohesiebeleid. Het werk dat tot nu toe is ondernomen en de voorstellen in het pakket wetgevingsmaatregelen vormen slechts de eerste stap. De Commissie is van zins om samen te werken met de lidstaten en het Europees Parlement, zodat een duidelijk en stabiel wetgevingskader wordt ingevoerd. De lidstaten, de beherende en certificerende autoriteiten en de auditinstanties moeten maatregelen treffen die verzekeren dat de nationale en regionale kaders geen onnodige details toevoegen. Tijdens de periode moeten alle belanghebbenden in het cohesiebeleid waken voor het invoeren van bijkomende onnodige controles of procedures.

17 17 Hoe weten we dat we zijn geslaagd? De Commissie heeft haar voorstellen geëvalueerd en de resultaten geven aan dat er potentieel is voor aanzienlijke vermindering van de administratieve lasten voor begunstigden; deze vermindering wordt veelal in verband gebracht met een sterke verschuiving van op papier gebaseerde administratie in de richting van e-government. Eenvoudigere en meer geharmoniseerde subsidiabiliteitsregels, alsmede kortere tijdslimieten voor de bewaartermijn van documenten kan ook een merkbare invloed hebben op de algehele lasten voor de begunstigden. De wettelijke veranderingen op EU-niveau moeten worden aangevuld met inspanningen op nationaal en regionaal niveau, zodat de complexiteit voor begunstigden wordt ingeperkt. Daarom wordt voorgesteld dat elke lidstaat zich verbindt aan duidelijke doelstellingen in dit opzicht. Bij een gezamenlijke inspanning op EU-, nationaal en regionaal niveau is het mogelijk om de algehele lasten voor begunstigden op EU-niveau met 25 % te verlagen t.o.v. de periode In het voorstel van de Commissie wordt ervan uitgegaan dat er in de programma s maatregelen worden opgenomen, waarmee een vermindering van de administratieve lasten voor de begunstigden kan worden gerealiseerd. Er zijn verschillende methoden om de vermindering van de administratieve lasten te meten. Toekomstgerichte beoordelingen zijn meestal gebaseerd op historische gegevens en deskundigenonderzoek, en hebben de bedoeling de waarschijnlijke richting van het effect en de waarschijnlijke grootte ervan vast te stellen. Desondanks blijft er een aanzienlijke marge voor schattingen bestaan. Een beoordeling van het daadwerkelijke effect na de uitvoering van veranderingen is daarom noodzakelijk om de voorbereidingen voor de volgende programmeringsperiode te bepalen. Uit de door de Commissie uitgevoerde beoordeling blijkt dat er aanzienlijk potentieel is voor vereenvoudiging en vermindering van de administratieve kosten op nationaal en regionaal niveau. Het voorstel voorziet echter ook in nieuwe aspecten en stelt nieuwe verplichtingen vast voor de lidstaten, zodat de prestatiegerichtheid van het cohesiebeleid wordt vergroot en de zekerheid toeneemt. Daarom is het waarschijnlijk dat de voorstellen in het geval van nationale en regionale overheden leiden tot een verschuiving van de administratieve inspanningen om betere resultaten alsmede een grotere uitwerking van het beleid te bereiken. De Commissie richt zich op flexibiliteit bij het opstellen van programma s en beheersstructuren, zodat beheer in de specifieke nationale of regionale context mogelijk wordt, evenals bij meer evenredige regelingen, die de kosten en baten i.v.m. de verschillende taken in evenwicht houden.

18 18 Wat kan ik doen? Het potentieel van deze vereenvoudigingsvoorstellen om de administratieve lasten voor begunstigden te verlichten wordt als aanzienlijk ingeschat. De voorwaarde is echter dat alle betrokken partijen moeten bijdragen zodat het volledige potentieel van vereenvoudiging kan worden gerealiseerd. Belanghebbenden kunnen een rol spelen als partner en verzekeren dat er voldoende aandacht wordt besteed aan vereenvoudiging bij het ontwerp en de uitvoering van de operationele programma s. Beheersinstanties, certificerende instanties of auditinstanties kunnen deelnemen en verzekeren dat de bestaande nationale wetten en regels ten volle profiteren van de vereenvoudigingsaspecten en zich inspannen om te voorkomen dat de regels op nationaal/regionaal niveau te gecompliceerd worden. De nationale instanties kunnen een grondige analyse verrichten en op nationaal niveau maatregelen nemen om het potentieel van de vereenvoudiging ten volle te realiseren gezien de nieuwe verbeterde mogelijkheden uit de voorstellen van de Commissie voor de cohesiebeleidsregels over Behalve het invoeren van nieuwe methoden in het systeem zullen activiteiten zoals het bevorderen van goede praktijken, het leren uit de ervaringen van andere lidstaten en het opleiden van personeel een positieve invloed hebben op vereenvoudiging.

19 19 Wenken van de Commissie inzake vereenvoudiging 1 Gerichtheid Een duidelijke strategie en gerichtheid op duidelijk gedefinieerde gebieden verzekert dat de ondersteuningsprogramma s tijdig ontwikkeld kunnen worden. Een duidelijke gerichtheid kan ook betekenen dat er minder ondersteuningsprogramma s worden ontworpen en er minder instanties bij betrokken zijn, wat kostenbesparingen mogelijk kan maken. 2 Synergie benutten Geïntegreerde programma s en projecten, een gemeenschappelijk rechtskader op nationaal of regionaal niveau, gezamenlijke commissies van toezicht, gemeenschappelijke beheers- en controlesystemen: al deze mogelijkheden vergemakkelijken de pasklare aanpak van de systemen. 3 Digitalisering De uitvoering van het cohesiebeleid betekent dat er grote hoeveelheden voor zowel het beheer als de rapportage benodigde informatie worden behandeld. Alhoewel de lidstaten vooruitgang hebben geboekt op weg naar elektronische informatieuitwisseling binnen de bestuursorganen, vindt de communicatie met de begunstigden hoofdzakelijk nog steeds plaats op papier. Behalve dat dit lasten oplegt aan de begunstigden betekent dit ook dat er grote hoeveelheden gegevens moeten worden overgebracht en omgezet en dus dat er extra kosten worden gemaakt die vermeden kunnen worden. Daarom leggen de voorstellen van de Commissie een verplichting op aan de lidstaten om tegen het einde van 2014 mogelijkheden te bieden voor de uitwisseling van elektronische gegevens met de begunstigden. Er kan nog meer efficiëntie worden bereikt als men verder gaat dan de vereiste regelgeving, d.w.z. door het ontwikkelen van gemeenschappelijke e-services voor de begunstigden van GSKfondsen (en nationale fondsen) en een efficiënt gebruik van openbare registers (handelsregisters, belastingsgegevensbanken enz.). 4 Gebruik van financiële instrumenten Zodra financiële instrumenten zijn opgezet, zijn meer kapitalisatie, doeltreffendheid en efficiëntie bij het gebruik van de fondsen mogelijk, vooral bij voldoende betrokkenheid van de privésector. De complexiteit kan verder worden verminderd door het gebruik van op EU-niveau georganiseerde financiële instrumenten of het gebruik van door de Commissie opgestelde standaardvoorwaarden. 5 Vereenvoudigde kosten toepassen Op sommige gebieden blijft vergoeding op basis van reële kosten de beste en eenvoudigste beschikbare aanpak. In veel andere gevallen echter vormen vereenvoudigde kosten een efficiënter alternatief. De op EU-niveau vastgestelde forfaitaire bedragen en eenheidskosten kunnen het kostenbesparende gebruik van deze mogelijkheden bevorderen, omdat er geen ontwikkeling van methoden op nationaal niveau wordt vereist. De mogelijkheid tot het toepassen van vereenvoudigde kosten i.v.m. EU-beleidsmaatregelen en nationale ondersteuningsprogramma s en (in het geval van het ESF) het gebruik van ontwerpbegrotingen, beperkt ook de aanvankelijke investering en inspanning die van de lidstaten wordt gevraagd.

20 20 6 Gezamenlijke actieplannen proberen Gezamenlijke actieplannen vormen een sprong voorwaarts in de richting van op resultaten gebaseerd beheer dat voortbouwt op een uitbreiding van de beginselen van kostenvereenvoudiging naar allerlei verschillende werkzaamheden. Daarom kan het op termijn nuttig zijn om in ieder geval te kiezen voor de uitvoering van proefwerkzaamheden in de vorm van gezamenlijke actieplannen. 7 De betreffende risico s beoordelen en aanpassen In het voorstel van de Commissie wordt uitgegaan van een systeem waar de administratieve inspanning gekoppeld is aan de betrokken risico s. Dit geldt vooral voor beheerscontroles en audits die allebei aan de risico s worden aangepast. Terwijl in het geval van een controle de aanpassingen worden gebaseerd op de gemeenschappelijke regels op EU-niveau en op overeenkomsten met de Commissie worden de frequentie en dekking van de beheerscontroles bepaald door iedere beheersinstantie zelf.