NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING UHC d.d. 28 november 2016

Transcriptie

1 UHC Secretariaat UHC: Dorpsstraat AG HERNEN tel Sportcomplex Schaarweide Sportlaantje BD HERNEN KvK nr: Bank: IBAN. NL10 RABO NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING UHC d.d. 28 november Opening. De voorzitter, Bas van Duifhuizen, opent om uur de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De opkomst, van 32 leden (inclusief de bestuursleden) is 9 persoon meer dan vorig jaar. De aanwezigen worden verzocht de presentielijst te tekenen en presentielijst gaat rond zodat aantal leden nog kunnen tekenen. (Er zijn 26 leden en 6 bestuursleden aanwezig); Namens de club worden vanavond 2 consumpties p.p. verstrekt, echter niet meer in de vorm van munten; Op de uitnodiging stond dat ieder lid bevoegd is zijn stem uit te brengen door een ander lid schriftelijk te machtigen. Als er leden zijn die door een ander lid gemachtigd zijn, dan is het verzoek om de schriftelijke machtiging bij de secretaris af te geven, er zijn geen schriftelijke machtigingen verstrekt. Er zijn 16 afmeldingen ontvangen deze worden door de voorzitter genoemd. 2 Mededelingen Geen aanvullende mededelingen. Wel geven tweetal leden aan dat zij geen uitnodiging hebben ontvangen. Secretaris, Jack van Oosterhout, geeft aan dat alle leden via -adres dat staat genoteerd in Sport-link zijn uitgenodigd. En dat alle leden die geen -adres hebben en/of waarvan geen adres aanwezig is, per post zijn uitgenodigd. Secretaris geeft aan dat hij geen voorstander is van teruggaan naar uitnodiging per post. Wel wil hij via de website, facebook -adres e/o mobielnummer delen, zodat leden die om wat voor reden dan ook geen uitnodiging hebben ontvangen deze alsnog kunnen opvragen. 3 Jaarverslag seizoen Bas van Duifhuizen neemt kort de belangrijkste onderdelen uit het jaarverslag door. Dit is het 17e seizoen van UHC. Een sportief gezien redelijk seizoen. UHC behaalde echter géén kampioenschappen, maar bleef met 1 e team, onder leiding van Robbie Ernste, lang in de race voor promotie naar de 4 e klasse. Zijn positie is na 4 succesvolle seizoenen overgenomen door Oleg Putsila. De sponsorinkomsten staan nog steeds onder druk met de komst van Rick Schraven zijn er positieve verwachtingen voor aankomend seizoen. In is de 5 e verhoogde stap in contributie stappenplan doorgevoerd. De activiteitencommissie heeft diverse goedbezochte avonden en discomiddagen georganiseerd. En ook het jaarlijkse voetbalkamp was weer top. In het 2 e jaar met SGG loopt de samenwerking prima en is de conditie van de velden ook door de inzet van onze eigen onderhoudsvrijwilligers goed. De kantine bezetting vraagt nog steeds aandacht. Het delegeren van de kantinebezetting op zondag UHC seniorenteam loopt naar tevredenheid. De samenwerking met Stichting Schaarweide heeft ook in het afgelopen jaar verder vorm gekregen. Nadere toelichting op de huidige en toekomstige ontwikkelingen zal later in vergadering worden verstrekt. Terugkijkend op het 17 e seizoen kunnen we spreken van op zowel financieel organisatorisch als sportief een redelijk seizoen. Het jaarverslag wordt goedgekeurd. 4 Notulen algemene ledenvergadering 16 november 2015 Er zijn geen opmerkingen ten aanzien van de notulen en deze worden vastgesteld. Ron Derks vraagt of het mogelijk is om de notulen van de jaarvergadering eerder te verstrekken, en niet circa 1 jaar na dato. Secretaris geeft aan dat hij hierin geen probleem ziet. Notulen zullen eerder worden verstrekt. 1

2 5 Financieel verslag seizoen Frans Gooiker, penningmeester, geeft toelichting op de cijfers/resultaten over en de balans per 30 juni En licht de bijzonderheden/afwijkingen ten opzichte van de begroting toe: Financiëel is het een minder seizoen met iets lagere realisatie ten opzichte van begroting. Contributie opbrengsten zijn conform begroting De kosten vanuit Schaarweide zijn zoveel mogelijk verdeeld over de diverse categorieën Kantine-inkomsten zijn hoger dan begroot. Wordt veroorzaakt mede veroorzaakt door drie extra thuiswedstrijden in de nacompetitie. De verzekeringspremies zijn in nog conform voorgaande jaren. De verwachting is dat deze met ingang van december 2016 kunnen afnemen. Energiekosten zijn door wegvallen van ecotax in afgelopen seizoen weer licht stijgen. Toon Hendriks vraagt aan penningmeester of deze ook inzicht heeft in de cijfers van de Stichting Schaarweide? Penningmeester geeft aan dat hij onlangs er nog overleg is geweest met de penningmeesters van UHC, Stichting Schaarweide en Tennisvereniging Harava. Dennis van den Boogaard vraagt of de inleg van de andere clubs naar de Stichting is gerealiseerd? Volgens hem stond dit vorig jaar nog ter discussie. Penningmeester geeft aan dat ook andere verenigingen, ook in vorig jaar hun verplichtingen aan de Stichting nakomen. Daarbij zal ook KV Fortuna met ingang van het nieuwe seizoen niet alleen UHC maar ook rechtstreeks bijdrage aan Stichting Schaarweide Het financieel verslag wordt goedgekeurd in de algemene ledenvergadering. 6 Verslag Kascommissie Penningmeester geeft aan dat de heren van de Kascontrole commissie Henk en Mark van de Vondervoort. e heer Henk van de Vondervoort hebben kascontrole uitgevoerd. Zij hebben hierna als kascontrole getekend voor akkoord. Frans Gooiker bedankt Hellen Hofman voor het boeken en de kascontrole commissie voor de controle. 7 Begroting Door Frans wordt aangegeven dat in de begroting wordt uitgegaan van dezelfde contributiebedragen als voorgaand jaar. De verwachting is dat de opbrengst zal dalen door dalende leden aantallen, onder andere wegvallen van dames team. De verwachting is ook dat de opbrengsten van de kantine van de vereniging zullen dalen. Met het stijging van de marge door stijgende prijzen met ingang van 1 januari 2016 is de verwachting dat brutomarge op niveau blijft. Veel van de overige kosten zijn gebaseerd op de realisatie van de voorgaande jaren. Begroting wordt vastgesteld. 8 Vaststellen contributie Het bestuur heeft vorig jaar voorgesteld om extra contributieverhoging door te voeren. Daarmee is huidige contributie als volgt. contributie Senioren veld 165,00 Junioren A-B-C 135,00 Pupillen D-E-F-Mini s 100,00 Steunende leden en 50, 00 bestuursleden 2

3 Voorzitter geeft aan dat bestuur voornemens is dit jaar mede gezien extra verhoging vorig jaar dit jaar contributie te handhaven. De contributie beschrijving per categorie zal worden aangepast conform de nieuwe KNVB indeling onder 19, onder 17 ed. Contributie voorstel kan rekenen op akkoord vanuit de algemene ledenvergadering. Aanvullend wordt de volgende vraag gesteld. Dennis van den Boogaard vraagt bestuur of er al beleid is gemaakt hoe omgegaan moet worden met contributiebijdrage van steunende vrijwilligers? Dennis is van mening dat je vrijwilligers niet kunt verplichten om contributiebijdrage te betalen, als ze goed werk voor de vereniging verzorgen. Toon van Duifhuizen geeft aan dat dit mogelijk ook te maken heeft met collectieve verzekeringen e.d. via KNVB Voorzitter ligt toe dat het voorschrift van de KNVB is dat alle vrijwilligers/leiders van de club, lid zijn van de club. Dat hierop in het verleden ook aandacht is gevestigd. Het is echter niet mogelijk om alles optimaal in te vullen zeker als bijvoorbeeld veel ouders vrij beperkt vrijwilligerswerk verrichten. Bijvoorbeeld een aantal keren/dagen training geven e/o leider zijn. In het verleden werd deels ter compensatie van de contributiebijdrage ook kadobon geschonken aan de vrijwilligers. Dit is echter al groot aantal jaren niet meer het geval. Bas van Duifhuizen geeft aan dat het bestuur punt zal meenemen in de komende bestuursvergadering en hierop inhoudelijk zal terugkomen. 9. Bestuursverkiezing Voordat er wordt overgegaan naar dit agendapunt vraagt voorzitter nog n moment van stilte in verband met het overlijden van bestuurslid Henk de Vaan. Voorgesteld wordt om Rick Schraven te benoemen tot nieuw bestuurslid. Rick zal binnen bestuur verantwoordelijk zijn voor sponsoring. De vergadering gaat unaniem akkoord met de benoeming van Rick Verder is aftredend en herkiesbaar Jack van Oosterhout (secretaris). De vergadering gaat unaniem akkoord om hem opnieuw te benoemen. Luc Peters vraagt of er met het wegvallen van Henk de Vaan als bestuurslid en het toetreden van Rick Schraven nog andere invulling wordt gegeven in het bestuur. Voorzitter geeft aan dat sponsoring op een beperkt niveau werd ingevuld door secretaris en nu wordt ingevuld door Rick Schraven en dat Cor Derks in het bestuur verantwoordelijk is voor accommodatie. 10. Verkiezing kascommissie Door het bestuur worden de volgende personen voorgedragen: De volgende leden zijn verkozen tot de kascommissie; Pascal Cloosterman, Maarten Buijs en Oscar van Wezel en als reserves aan te wijzen Mandy Buijs, Joost van de Wijst. De vergadering gaat akkoord met de voorgedragen personen. 11. Pauze Gezien de voorgang in de vergadering, agendapunt pauze wordt bereikt om uur wordt voorgesteld de vergadering direct voort te zetten. 12 Toelichting en voortgang samenwerking verenigingen 12 a Toelichting voortgang samenwerking Voorzitter geeft toelichting op de samenwerking met Stichting Schaarweide. Stichting Schaarweide is sinds 2014 via erfpacht overeenkomst eigenaar van accommodatie Schaarweide. Stichting Schaarweide is afgelopen jaar veelvuldig in overleg geweest met gemeente en leefbaarheidsgroepen in Hernen en Bergharen. In die gesprekken is gesproken over achterstallig onderhoud van de accommodatie en is tevens gesproken over de alternatieve plannen na het wegvallen van de sporthal. Op basis van deze gesprekken en afstemmingen ligt er nu een gecombineerd plan voor onderhoud en vernieuwing van de accommodatie. Voor dit gecombineerd plan heeft de gemeente beschikbaar gesteld. Totale kosten worden nu beraamd op circa De aanvullende financiering zal bijeen moeten worden gebracht met subsidies, donaties en eigen bijdrage van de verenigingen. De plannen betreffen de gehele accommodatie. De bestrating/parkeerplaatsen zijn voorheen ook opgenomen in de pachtovereenkomst met de gemeente. De parkeerplaatsen en het hieraan verbonden onderhoud van de bestrating zullen teruggaan naar de gemeente Wijchen. Op het moment dat de plannen concreet zijn zullen zij worden voorgelegd aan een buitengewone algemene ledenvergadering. De verwachting is dat in 1 e helft van 2017 de plannen beschikbaar zijn en voorgelegd kunnen worden aan de leden van de verenigingen. Er is in aanloop al een commissie gevormd die meedenkt over de verbouwing, vernieuwing. Ook bij de uitvoering zal Commissie worden opgesteld. 3

4 12b Bekrachtiging samenwerking met Stichting Jack van Oosterhout geeft toelichting op de huidige samenwerking met de Stichting Schaarweide en de voor deze samenwerking benodigde samenwerkingsovereenkomsten. Het betreft twee overeenkomsten 1. samenwerkingsovereenkomst tussen de verenigingen, UHC, Harava, Fortuna en Stichting Schaarweide 2. de overeenkomst voor gelegenheid geven tot sport tussen Stichting Schaarweide en UHC. Beide overeenkomsten zijn gebaseerd op de in 2013 opgestelde en door de algemene ledenvergadering goedgekeurde concept overeenkomsten. Stichting Schaarweide is op 10 september 2012 opgericht en is sinds 12 augustus 2014 op basis van een erfpacht overeenkomst met de gemeente Wijchen eigenaar van opstallen kantines, loods, tennisbaan en tevens huurder van 4 grasvelden. Ad 1. Samenwerkingsovereenkomst In overeenkomst wordt met name vastgelegd dat: Onderhoud en renovatie in opdracht gaat van de Stichting Gebruik van Schaarweide als thuisbasis verplichting is van aangesloten verenigingen Afspraken over openingstijden, activiteiten en vrijwilligers. Ad 2. Overeenkomst voor gelegenheid geven tot sport In overeenkomst wordt met name vastgelegd dat: De stichting in gebruik geeft aan vereniging Financiële afspraken & BTW voordeel Nadere uitwerking per vereniging, uitwerking voor alle verenigingen gelijk Er wordt al een aantal jaren gewerkt op basis van deze overeenkomsten, welke echter formeel nog nooit zijn bekrachtigd. Bestuur vraagt uit naam van Jack van Oosterhout om toestemming van de leden. Toon Hendriks stelt de vraag of met het vastleggen van deze overeenkomst automatisch leidt tot één kantine Voorzitter antwoord dat dit nog niet het geval is voor het samenvoegen van de kantines wordt nu voorstel uitgewerkt dat zal worden voorgelegd aan de leden. Het huidige uitgangspunt is samenvoeging van kantines. Hoe wordt dan de verdeelsleutel van de kantine opbrengst? Voorzitter geeft aan dat hierover nog geen keuzes zijn gemaakt, maar dat het logisch is dat hierin verdeling gaat plaatsvinden. Echter hij sluit ook niet uit dat in de toekomst mogelijk achterwege kan blijven als ook verenigingen e.d. worden samengevoegd. Na de toelichting gevend de aanwezige leden akkoord voor het ondertekenen van de overeenkomsten namens vv UHC. Wijziging Huishoudelijk reglement Jack van Oosterhout geeft aan dat bestuur aanleiding heeft gezien om een aantal bepalingen in huishoudelijk reglement aan te passen. Aangezien in statuten van de vereniging is opgenomen dat wijzigingen in huishoudelijk reglement moeten worden goedgekeurd worden de wijzigingen vandaag in ALV besproken. Artikel 4: Lid 3a Lidmaatschap Opzegging van het lidmaatschap kan slechts schriftelijk geschieden tegen het einde van het seizoen (was boekjaar) en met in achtneming van opzeggingstermijn van 2 maanden (was 4 weken). Uitbreiding van termijn wordt onder andere ingegeven doordat in vroeg stadium teams worden ingedeeld en ook inschrijvingen naar KNVB moeten worden verricht. Latere afmeldingen leiden te vaak tot extra kosten voor de vereniging. Voorstel vanuit ledenvergadering is om einde van het seizoen te definiëren met de datum van 30 juni. Voorstel zal worden overgenomen in definitieve wijzing huishoudelijk reglement. Lid 3b Lid 3c opzegging van lidmaatschap kan slechts geschieden wanneer een lid aan zijn rechten en (financiële) plichten heeft voldaan. (nieuw) lidmaatschap geldt voor het gehele seizoen Artikel 6 rechten en plichten Lid 12 Bij toetreding als voetballid hebben jeugdleden recht op een voetbaltas. Bij verlies/slijtage is nieuwe tas te verkrijgen tegen kostprijs (was bedrag) bij vereniging (was jeugdcommissie) 4

5 Aanpassing wordt ingegeven vanuit jeugdcommissie, deze commissie bestaat nl. niet meer. Lid 16 Vervalt Was regeling voor voetbaltas van selectie. Er is nog wel regeling maar deze wordt niet meer opgenomen in huishoudelijk reglement. Betreft namelijk afspraak voor alleen selectie welke ook door selectie gewijzigd kan worden, niet verstandig om deze in huishoudelijk reglement op te nemen. Artikel 8 clubkleuren TOEVOEGING Shirt en broek worden ter beschikking gesteld door de vereniging, de kousen kunnen via de vereniging worden aangekocht. Artikel 13 commissies Verwijderen jeugdcommissie, bestaat namelijk al jaren niet meer Artikel 14 aanpassen benamingen op nieuwe KNVB benamingen, onder 19, onder 17 etc, De contributie wordt als volgt geïnd. In de 1 e week van november en 1 e week van maart middels automatische incasso. (voorheen nog mogelijkheid op rekening en incasso)> Artikel 19 representatie Bij diverse gebeurtenissen zal attentie worden verstrekt indien secretaris hiervan tijdig kennis heeft kunnen nemen. Artikel vervalt, bestuur zal dit invullen. Artikel 20 clubblad Verschijnt minimaal 3x per jaar (was 4x) Algemene vergadering stemt in met de voorgestelde, bovenstaande wijziging, waarbij in artikel 4 expliciet de datum van 30 juni wordt opgenomen. Rondvraag Marco Vrijaldenhoven: Geeft aan dat hij heeft vernomen dat selectie wordt betaald voor het halen van wedstrijdpunten. Is benieuwd of dat zo is en wat de regeling in houdt? Voorzitter geeft aan dat er sinds jaar en dag afspraken zijn met selectie dat zij per punt een bijdrage van 30 ontvangt. Daarnaast geeft penningmeester aan dat 1 e team ook zorgt voor entreegelden en bijdraagt doordat bij thuiswedstrijd van UHC1 er ook opbrengsten zijn van de loterij. De totale bijdrage aan selectie varieert volgens voorzitter tussen de 600 en 800 op jaarbasis. De boetes van de KNVB worden namelijk in mindering gebracht op deze bijdrage. Deze bijdrage wordt door selectie gebruikt voor jaarlijkse uitje ed. De selectie heeft bij promotie en behalen van periodetitel daarnaast recht op extra vergoeding vanuit UHC en club van100. Luc Peters: Er gaat volgens diverse media een en ander wijziging in jeugdvoetbal, wat is consequentie voor UHC? Sjaak Hendriks bestuurslid verantwoordelijk voor technische zaken geeft aan dat de D team worden verkleind. Naar verwachting met ingang van seizoen Dit zal mogelijk effect hebben op leiders, teams e.d. Er wordt gesproken dat er gebruik zal worden gemaakt van spelleiders in plaats van scheidsrechters. Als UHC hebben wij diverse voorlichtingsavonden bijgewoond. Ron Derks vult aan dat het nog onzeker is wanneer en/of invoering in seizoen 2017/2018 zal plaatsvinden. Een en ander zal in januari 2017 pas duidelijk worden. Toon Hendriks Laatste maanden constateert hij onvoldoende toezicht/discipline achter de Bar. Dit is volgens hem niet wenselijk. Het is ook geen vraag maar een constatering welk hij wil delen met bestuur. Voorzitter dankt Toon voor zijn opmerking en zal deze meenemen naar de kantinecommissie. 9 Sluiting Bas van Duifhuizen bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en aanwezigheid en sluit de vergadering om uur. Tevens nodigt hij alle aanwezigen uit voor twee consumptie aan de bar. 5