MASTERPLAN. Stichting Dierenbelang Hoeksche Waard & Dierenasiel de Dierenstee Als je doet wat je deed

Transcriptie

1 MASTERPLAN & Dierenasiel de Dierenstee Als je doet wat je deed

2 Inhoud Masterplan INLEIDING... 3 Nieuwe koers... 3 Nieuwe media... 4 Beleidsplan... 4 Uitvoering... 4 ORGANISATIE... 5 Bestuur... 5 Samenwerking... 6 Commissies... 6 Gebouw & Omgeving... 7 PERSONEEL Vaste medewerkers Vrijwilligers Stagiaires Overig... 9 FINANCIËN Inkomsten Prijsniveau Onafhankelijk COMMERCIE Publiciteit Uitstraling en imago Kwartaalboekje Sociale media Mediacontacten INKOMSTEN Dierenpension & Dagverblijf Koopplein Trimsalon Honden & Katten Webwinkel Werkgebied Winkel B.A.Prijt

3 INLEIDING Waar gaat het bestuur van zich de komende 3 jaar op richten? Het is tijd om het beleid voor de komende jaren uiteen te zetten en te actualiseren. De leden van het bestuur zijn tot dit beleidsplan gekomen na een intensief proces waarin is gekeken naar de ontwikkelingen binnen en rondom het asieldierenbeleid en de Dierenstee. Op basis van een inventarisatie onder de leden van het bestuur is een analyse uitgevoerd van de sterke en zwakke punten van de organisatie en de kansen en bedreigingen. Naar aanleiding hiervan heeft het bestuur de speerpunten voor de komende drie jaar gedefinieerd. De rode lijn van het masterplan als je doet wat je deed is het professionaliseren van de organisatie en het toewerken naar een zo groot mogelijke financiële onafhankelijkheid met de dieren in de Dierenstee als middelpunt. Daarbij is het bestuur van mening, dat bij de te volgen richting er het meest bij gebaat is deze weg als zelfstandige organisatie in te slaan, maar daarbij een verbeterde samenwerking met andere organisaties niet uit het oog te verliezen. De omgeving van de Dierenstee is sterk in beweging. Een tijd waarin bezuinigingen centraal staan en veranderingen elkaar snel opvolgen. De taak van het bestuur is juist om in deze complexe tijden de belangen van de dieren in het vizier te houden. Hiernavolgend staan een aantal belangrijke veranderingen genoemd. Ontwikkelingen waarmee het bestuur de komende jaren rekening moet houden en op in kan spelen om haar doelstellingen te bereiken. Nieuwe koers De komende jaren zal de Dierenstee fundamenteel veranderen als gevolg van externe ontwikkelingen als bezuinigingen en het professionaliseren van de organisatie. De organisatie gaat veranderen om onder andere sneller in te kunnen spelen op maatschappelijke en politieke veranderingen. De huidige structuur is inmiddels aangepast. Er is een manager in dienst genomen die de dagelijkse verantwoording heeft over de Dierenstee en ondersteuning krijgt van een assistent manager en een algemeen medewerker. Daarnaast wordt de manager verantwoordelijk voor de meeste externe contacten, het werven van fondsen en het aansturen van de algemeen medewerkers en vrijwilligers. Deze verandering heeft vanzelfsprekend ook consequenties voor de organisatie van het bestuur. Hoe kunnen we het bestuur passend inrichten in het nieuwe organisatiemodel van de Dierenstee? Binnen het bestuur heeft een taakverdeling per bestuurspost plaatsgevonden waardoor we accurater en effectiever kunnen inspringen op de behoeften van de Dierenstee. Hierdoor wordt het management van de Dierenstee in staat gesteld met vragen bij het juiste verantwoordelijke bestuurslid terecht te komen. Tevens neemt de manager gedeeltelijk deel aan het maandelijks overleg van het dagelijks bestuur, waardoor er een betere terugkoppeling plaatsvindt van de Dierenstee naar het bestuur en van het bestuur naar de Dierenstee. 3 B.A.Prijt

4 Naast het vorenstaande worden er vanuit het bestuur asielcommissies samengesteld voor het initiëren van beleidstaken. Zo zijn er een uitbreidingscommissie en een sollicitatiecommissie samengesteld. Tevens wordt er voortaan voor elk niet organisatorisch onderwerp een programmacommissie benoemd die tot stand komt in samenwerking met de Vrienden van de Dierenstee. Ook zal de frequentie van samenwerking met de Vrienden van de Dierenstee geoptimaliseerd worden en wordt er gezocht naar uitbreiding van het Dagelijks bestuur en het bestuur van de Vrienden van de Dierenstee. Nieuwe media Naast organisatorische en bestuurlijke veranderingen leven we tegenwoordig in een nieuw tijdperk op het gebied van mediatechnologieën. Denk aan digitale sociale netwerken (Facebook, LinkedIn, Twitter, Google+ en Youtube). Maar ook toepassingen in relatie tot Dipo en internet zullen de komende jaren een steeds belangrijkere rol gaan spelen binnen. Dit biedt kansen ten behoeve van plaatsing van dieren, het werven van fondsen en het raadplegen van de achterban. Beleidsplan Het beleidsplan is onderverdeeld in een viertal segmenten: Organisatie Personeel Financiën Commercie Uitvoering Op basis van speerpunten zal het beleidsplan jaarlijks vertaald worden in jaar en werkplannen waarin de doelen concreet uitgewerkt worden. Het bestuur zal het masterplan en de voortgang van de plannen periodiek evalueren en bijstellen. 4 B.A.Prijt

5 ORGANISATIE Bestuur 1.1 Vaste medewerkers Om de contacten optimaal te laten verlopen tussen het personeel en bestuur, is er gekozen voor vaste aanspreekpunten voor het personeel. Hiermede zijn gelijktijdig de beleidstaken en verantwoordelijkheden afgebakend binnen het bestuur. De verdeling is als volgt vastgesteld en gebaseerd op 7 bestuursleden: Voorzitter Bestuurstaken Nazorg BHV Rampen Cursussen Dierenambulance Vice Voorzitter Actief volgen en sturen beleidsplan Secretaris Secretariaat 2 e Secretaris Urenregistratie Vakantiedagen Weekstaten Vrijwilligers met vaste vergoeding Penningmeester Salarissen Financiën Dierenarts 2 e Penningmeester Rommelmarkt Collectes Kwartaalboekjes Loterijen Hoksponsors & Donateurs Waarneming 1 e penningmeester Personeel & Organisatie Personeel Personeelscontracten Vrijwilligerscontracten Vrijwilligers vacatures Gebouw & Onderhoud ICT & Internet 5 B.A.Prijt

6 1.2 Vrienden van de Dierenstee a. Intensivering contacten tussen Dagelijks bestuur & Vrienden van de Dierenstee. b. Vaste aanspreekpunten voor de Vrienden van de Dierenstee zijn de Voorzitter en Secretaris. c. Doelstellingen: het aantal bestuursleden van de Vrienden uit te breiden naar het volgens de statuten maximale aantal. d. Een taakomschrijving per lid toe te voegen. e. Vaste frequentie van drie vergaderingen per jaar van de Vrienden van de Dierenstee & het Dagelijks Bestuur Samenwerking De komende jaren zal er worden gewerkt aan een structurele verbetering in de samenwerking met andere organisatie die zich primair bezighouden met dierenwelzijn. Dit alles met als doel synergetische voordelen te kunnen bewerkstelligen zowel op middel als lange termijn. Te denken valt in het bijzonder aan de volgende partijen: Dierenambulance Dierenartsen Dierenasielen Andere organisaties m.b.t. dierenwelzijn Commissies Om de doelmatigheid te bevorderen heeft het bestuur twee categorieën commissies in het plan opgenomen met het doel verbeteren van efficiëntie en sneller uitvoeren van gewenste werkzaamheden. Het wezenlijke verschil tussen beide commissies is, dat Programmacommissies zich richten op algemene taken van Stichting Dierenbelang Hoeksche Waard en de Asielcommissies zich bezighouden met beleidstaken van Dierenasiel de Dierenstee. 1.1 Programmacommissies Programmacommissies worden per taak/onderdeel samengesteld. Voorbeelden die te noemen zijn: a) Bepalen Prijsbeleid b) Vrienden van de Dierenstee 6 B.A.Prijt

7 1.2 Asielcommissies Voor asielcommissies geldt hetzelfde als voor programmacommissies. Voorbeelden zijn (a & b zijn in werking gesteld): a) Sollicitatiecommissie bestaande uit de Voorzitter, Secretaris en Personeel & Organisatie b) Uitbreidingscommissie bestaande uit de Penningmeester en Personeel & Organisatie. Deze commissie heeft als doel om te onderzoeken van en te komen tot de nodige uitbreidingen en verbeteringen aan de Dierenstee zoals verderop in dit plan gepresenteerd. c) Functieprofielen voor elke functie binnen de Dierenstee is het noodzakelijk een nieuw functieprofiel te definiëren. d) ICT in verband met betrouwbaarheid, veiligheid en werkzaamheid is het noodzakelijk om op korte termijn een nieuwe infrastructuur voor de automatisering in de Dierenstee te verwezenlijken. e) Veiligheid en Hygiëne Uit veiligheid en gezondheidsoverwegingen zal op dit terrein een commissie samengesteld worden om het maximale op dit punt te bereiken om zo een optimale en veilige omgeving voor de werknemers, dieren en onze klanten te bewerkstelligen. Dit alles minimaal conform de Arbowetgeving en de eisen van de Dierenbescherming. Gebouw & Omgeving Gelet op toekomstige ontwikkelingen, is het bestuur van mening dat de nodige wijzigingen in de structuur van het dierenasiel de Dierenstee moeten worden doorgevoerd. Zowel met betrekking tot de huidige verblijven van de dieren, als veranderingen die er zorg voor moeten dragen dat de inkomsten van Dierenasiel de Dierenstee omhoog gaan. Daarna moet het consistent blijven ten einde een sluitende begroting en een positief resultaat met break- even als minimum te bewerkstelligen. Voor het opstellen van de onderstaande punten is al een asielcommissie samengesteld. Uitbreiding en/of nieuwbouw Konijnen- en knaagdierenopvang Wijziging van de indeling in de huidige bebouwing Ontvangstbalie & Kantoor Dierenartskamer 7 B.A.Prijt

8 PERSONEEL Op het terrein van betaalde medewerkers en vrijwilligers valt veel eer te behalen in de verbetering hiervan. Om het niveau van de leiding te verhogen is gekozen om een manager aan te stellen die de gehele organisatie voor zijn rekening neemt en hierin met behulp van het bestuur de nodige en dringend noodzakelijke veranderingen aanbrengt. Dit alles om de dagelijkse gang van zaken op het Dierenasiel de Dierenstee te optimaliseren en te verbeteren met als doel een efficiënte organisatie die in staat is het maximale voor de dieren te realiseren tegen een zo laag mogelijke kostprijs en de hoogst mogelijk haalbare opbrengst. 1.1 Vaste medewerkers De samenstelling van het personeelsbestand zal aan wijzigingen onderhevig zijn om te komen tot de meest optimale samenstelling. In deze samenstelling wordt slechts beperkt ruimte vrij gemaakt voor tijdelijk betaalde invalkrachten. De nieuwe structuur van Dierenasiel de Dierenstee is als volgt: a) Manager b) Assistent manager c) Algemeen medewerker d) Vrijwillig vervangend assistent manager e) Vrijwillig vervangend algemeen medewerker 1.2 Vrijwilligers Vrijwilligers zijn voor de organisatie van onschatbare waarde. Als organisatie zijn we ons dan ook goed bewust, dat het onmogelijk zou zijn om Dierenasiel de Dierenstee draaiende te houden zonder de inbreng van deze vrijwilligers. Ondanks het voorgaande, weten we ook dat het aansturen van vrijwilligers binnen een organisatie de nodige kennis vergt om dit op een ordentelijke en gestructureerde wijze te laten verlopen zodat we als organisatie maximaal baat hebben bij de inbreng van deze vrijwilligers. Ook de vrijwilligers begrijpen dat ze verplichtingen aangaan met Dierenasiel de Dierenstee op het moment dat ze zich als vrijwilliger registreren. Zij zijn zich er van bewust dat het wel vrijwillig is, maar niet vrijblijvend. Om de samenwerking met de vrijwilligers beter tot hun recht te laten komen worden er een aantal veranderingen doorgevoerd. a) Vrijwilligerscontract Met ingang van 1 januari 2014 is er een nieuw vrijwilligerscontract ingevoerd om de rechten en plichten van de vrijwilliger duidelijk vast te leggen. Hierdoor weet de vrijwilliger wat hij/zij kan verwachten, maar ook wat er van hem/haar verwacht wordt. 8 B.A.Prijt

9 b) Vrijwilligerscoördinator Om een zo goed mogelijk contact met de vrijwilligers tot stand te brengen wordt de manager gelijktijdig vrijwilligerscoördinator op dit terrein, ondersteund door de bestuurder personeel en organisatie. c) Werkbegeleider Voor de vrijwilliger is het zaak, dat hij/zij op de juiste wijze zijn/haar werkzaamheden verricht en krijgt daarin ondersteuning van zijn/haar werkbegeleider, die aangewezen wordt door de Vrijwilligerscoördinator. 1.3 Stagiaires Als leer- en werkbedrijf biedt Dierenasiel de Dierenstee stagiaires de mogelijkheid om tijdens hun stageperiode bij ons werkzaam te zijn. In deze gaat het om een opleiding die zij gedeeltelijk binnen onze organisatie krijgen. Om stagiaires die serieus met hun werkzaamheden en leertraject bezig zijn de meeste kans te bieden, zal er sneller en adequater opgetreden gaan worden naar die stagiaires die hieraan niet willen of kunnen voldoen. Er zal dan ook sneller besloten worden om afscheid te nemen van deze categorie. De manager gaat daarnaast bepalen wat de span of control is aangaande het aantal stagiaires en op basis daarvan ook een maximum aantal per dag in het programma opnemen c.q. vaststellen. 1.4 Overig Voor de categorie medewerkers die op verzoek van instellingen en dergelijke bij ons geplaatst zouden kunnen gaan worden, wordt pas na overleg eventueel ruimte vrij gemaakt. Binnen onze organisatie is er echter onvoldoende ondersteuning voor deze mensen mogelijk om dit efficiënt en adequaat te kunnen laten functioneren als wel te begeleiden. 9 B.A.Prijt

10 FINANCIËN De financiële situatie van een organisatie als is voor een groot deel afhankelijk van de vrijgevigheid van particulieren, bedrijven en instellingen. Zonder deze financiële ondersteuning is het niet mogelijk een dierenasiel als de Dierenstee te exploiteren. Daarnaast zijn we tevens afhankelijk van gemeenten in de Hoeksche Waard met hun jaarlijkse bijdrage per inwoner. Om enigszins onafhankelijker te worden, zullen we onze financiële draagkracht moeten verbeteren en onze exploitatie op orde moeten hebben. Inkomsten Buiten het commerciële terrein gaan we meer onze aandacht richten op externe partijen die bereid zijn ons van grotere geldstromen te voorzien. We zullen op dit punt dan ook meer aandacht besteden aan: Fondsenwerving Dit zal op termijn een taak zijn die toebedeeld wordt aan de manager. Hiervoor zal bij verlenging van zijn contract dan ook een target op jaarbasis worden vastgesteld en moet de manager hiervoor de nodige marketing en sales tools krijgen aangereikt. Verwerven van eenmalige donaties door middel van legaten Werven van donateurs en sponsors Prijsniveau Het prijsniveau van de dieren die bij de Dierenstee afgehaald worden, zal aan een stijging onderhevig zijn. De prijzen zullen ten minste jaarlijks stijgen met het inflatieniveau, maar daarnaast zal de organisatie zo kostendekkend mogelijk de prijzen vaststellen zonder het doel van dierenwelzijn uit het oog te verliezen. Onafhankelijk Over de hele linie is duidelijk dat de overheden op vele terreinen moeten gaan bezuinigen. We zijn ons er als organisatie terdege van bewust, dat ook wij niet aan de gevolgen hiervan zullen kunnen ontkomen. Om in een vroeg stadium te anticiperen zullen we ons zoveel mogelijk richten op het werken naar een overheidsonafhankelijke situatie. Dat neemt niet weg, dat ook de overheid verplichtingen zal blijven houden om bij te dragen aan de opvang van zwerfdieren. 10 B.A.Prijt

11 COMMERCIE Commercie is een onderwerp waar zich in het verleden weinig mee heeft bezig gehouden. Als dagelijks bestuur zijn we ons ervan bewust, dat deze vorm van het werven van gelden een belangrijk deel zal gaan uitmaken van onze toekomst plannen. Dit geldt voor zowel het verbeteren van onze contacten met de media en donateurs als voor de verkoop van producten en/of diensten. Ook voor een organisatie als de onze is het van wezenlijk belang om marketing en sales in de organisatie toe te laten. Willen we meer voor onze dierenvrienden kunnen betekenen, dan zullen we meer bekendheid en inkomsten moeten verwerven. Publiciteit Zoals bekend verschijnt er al jaren wekelijks een artikel in het Kompas waarin een dier uit de Dierenstee in het zonnetje gezet wordt. Het doel hiervan is om op korte termijn het betreffende dier te plaatsen, maar zeker ook om het Dierenasiel de Dierenstee onder de aandacht van de mensen te brengen. Helaas hebben we moeten constateren, dat dit bij lange na niet voldoende is. De Dierenstee als wel, zal naar buiten toe veel zichtbaarder moeten zijn om meer herkenningswaarde te creëren zodat we sneller in staat zijn om onze dieren van een veilige leefplek te voorzien, maar ook om hogere inkomsten te genereren. 1.1 Uitstraling en imago Door het bestuur is er geconstateerd, dat de uitstraling van de Dierenstee te wensen overlaat en dus moet worden verbeterd. We gaan er dan ook als bestuur samen met de medewerkers aan werken om dit naar een hoger niveau te tillen. Dit betekent dat onder andere de medewerkers (vaste medewerkers & vrijwilligers) trainingen krijgen die hen in staat stellen maximale service, kennis en klantvriendelijkheid te bieden zonder het doel, de dieren, uit het oog te verliezen. De eerste aanzet is al gegeven door een cursus over de gebruikte software in het asiel voor degene die dit gebruiken. Trainingen over het omgaan met klanten, verlenen van service, verkoop en nog nader vast te stellen onderwerpen, zullen in de nabije toekomst verstrekt worden. Daarnaast zal de entree een klantvriendelijk uitstraling krijgen en het imago dusdanig verbeterd worden, dat men bij een asieldier eerst aan de Dierenstee denkt. 1.2 Kwartaalboekje Het kwartaalboekje zoals al jaren aan haar donateurs verstrekt zal in de huidige vorm blijven bestaan. Uit onderzoek is gebleken, dat vele van onze donateurs dit bijzonder op prijs stellen. Wel zal er een minimum jaarbijdrage worden gevraagd. 11 B.A.Prijt

12 Naast het kwartaalboekje zal er een nieuwsbrief verzonden gaan worden waar men zich kosteloos op kan abonneren via de website van de Dierenstee. Vooralsnog zal dit eenmaal per maand gebeuren. 1.3 Sociale media Sociale media zijn een steeds belangrijkere plaats gaan innemen in onze samenleving. De Dierenstee heeft reeds een pagina op Facebook die door vrijwilligers is opgezet en wordt beheerd. We zijn ons bewust dat internetpagina s onder directe verantwoordelijkheid van en Dierenasiel de Dierenstee dient te vallen en het ook vanuit die positie beheerd moet worden. In 2014 zal het bestuur ernaar streven, dat naast Facebook ook een LinkedIn en Google +-pagina gerealiseerd gaan worden. Bovendien wordt een Twitter-account geopend voor het verspreiden van dagelijkse nieuwtjes vanuit de Dierenstee. Al deze pagina s zullen onder direct beheer komen van Stichting Dierenbelang Hoeksche Waard en dierenasiel de Dierenstee. Tevens zal er een film gemaakt gaan worden over de Dierenstee met het doel deze als promotie te gebruiken op de diverse media en dan in het bijzonder Facebook en een op te richten Youtube-kanaal voor de Dierenstee. Op deze manier willen we er zorg voor dragen, dat onze tijdelijke gasten nog meer onder de aandacht komen van hun toekomstige baasjes en sneller een nieuwe plek zullen verwerven. 1.4 Mediacontacten Gedurende 2014 zullen de contacten met de media geïntensiveerd worden en vallen onder de directe verantwoordelijkheid van de manager. Er zal op regelmatige basis contact plaatsvinden tussen de manager en de pers. Tevens zal het aantal contacten in de loop van 2014 uitgebreid worden om zo een nog grotere doelgroep te bereiken. Te denken valt hierbij aan Hoeksche Waard TV en Radio en andere regionale kranten, maar ook bijvoorbeeld de gemeentelijke websites en de contacten met de betreffende wethouders. 12 B.A.Prijt

13 INKOMSTEN Nieuwe bronnen van inkomsten, naast de vertrouwde, zullen nodig zijn om het asiel ook op de lange termijn betaalbaar te houden. In plaats van alleen bezuinigen, is er gekeken naar optionele mogelijkheden om deze extra inkomsten te genereren. Daarbij is het bestuur uitgekomen op commerciële aanpak van de organisatie. Juist het feit, dat er plannen zijn om te gaan uitbreiden is dit het juiste moment om andere mogelijkheden van inkomsten te implementeren. Zo is er een contract met de NDG aangegaan voor het registreren van dieren en met Online Verzekeringen voor het afsluiten van dierenziektekostenverzekeringen. In beide gevallen zullen er behoorlijke extra inkomsten gegenereerd kunnen worden en de eerste tekenen zijn positief. Navolgend zijn mogelijkheden opgenomen waarvan het bestuur van mening is, dat deze opties het asiel kunnen voortstuwen naar een betere toekomst en deze zullen dan ook in de plannen ingepast worden met het doel om deze op zo n kort mogelijke termijn te realiseren. 1.1 Dierenpension & Dagverblijf Om mensen in en buiten de Hoeksche Waard de mogelijkheid te bieden hun dieren per dag tijdelijk onder te brengen gedurende hun afwezigheid bijvoorbeeld door werkzaamheden elders, wordt er een dagverblijf ingepland. Het zal overigens vooral honden betreffen die van deze dagelijkse opvang gebruik zullen maken. 1.2 Koopplein In de loop van het jaar worden er behoorlijk wat goederen door inwoners van de Hoeksche Waard bij het asiel gebracht. Tot nu toe werden deze goederen door de organisatie verkocht op de jaarlijks terugkerende rommelmarkt en open dag. Het bestuur heeft nu het plan opgevat, deze goederen ook op koopplein te gaan aanbieden tegen concurrerende prijzen. Via deze wijze willen we zoveel mogelijk inkomsten uit het tweedehands segment creëren. 1.3 Trimsalon Honden & Katten Om aan de wensen van klanten in de regio tegemoet te komen, wordt in het asiel een trimsalon ingericht voor honden en katten. Zo zijn we in staat om extra traffic te generen in het asiel met als doel naast extra inkomsten ook meer dieren te plaatsen. 1.4 Webwinkel In de webwinkel zullen nieuwe artikelen en goede gebruikte artikelen verkocht 13 B.A.Prijt

14 worden via dezelfde website als de Dierenstee. De voorraden in de Dierenstee zijn dusdanig groot, dat deze mogelijkheid niet achterwege kan worden gelaten. De webwinkel zal zich in eerste instantie voornamelijk op de regio richten, maar uiteindelijk zullen andere mogelijkheden aangaande de haalbaarheid onderzocht worden. 1.5 Werkgebied Op dit moment is alleen actief in dat gebied waarvan het de naam draagt. Op langere termijn zullen we mogelijkheden onderzoeken om Goeree Overflakkee en een deel van Noord-Brabant hierbij te betrekken. Hierdoor zal er een groter bereik zijn met betrekking tot de in- en uitstroom van dieren, maar wordt ook het gebied om inkomsten te verwerven uitgebreid. Dit biedt dus extra kansen voor fondswerving en sponsoring, maar ook voor bijdrages van de in het gebied aanwezige gemeenten. 1.6 Winkel In het huidige asiel is de winkelruimte zeer beperkt. Om hier verandering in aan te brengen, zal in de uitbreidingsplannen een specifieke ruimte gereserveerd worden voor de winkel. Hierdoor zijn we in staat meer artikelen te verkopen door middel van een professionelere uitstraling en een breder assortiment. Gelijktijdig functioneert de voorraad van de winkel als onderdeel voor de webwinkel waardoor schaalgrootte de nodige voordelen brengt. Daarnaast wordt onderzocht of het voordelen biedt het geheel onder het btw-regime te laten vallen. 14 B.A.Prijt