Beleidsplan

Transcriptie

1 Beleidsplan Auteur: Bob Arkema Datum: 16 juni 2017 Versie: 0.9

2 Voorwoord Bij het schrijven van een beleidsplan wordt de koers van de organisatie voor de komende drie tot vijf jaar beschreven. Elke stichting hoort een beleidsplan te hebben welke actueel is. Dit houdt in dat deze elke drie tot vijf jaar opnieuw geschreven moet worden. Het aanpassen van het huidige plan is ook mogelijk. Het is belangrijk hier enige dynamiek in aan te brengen. De omgeving en situatie waarin de stichting zich bevind is ook aan verandering onderheven. Stichting Volg de Wens heeft er voor gekozen na drie jaar een nieuw beleidsplan te ontwikkelen. Met de leden van het bestuur is afgestemd dat zij dit voor haar rekening nemen. Via deze weg wil ik het bestuur en alle vrijwilligers bedanken voor hun inzet en steun om met mij stichting Volg de Wens naar een volgende stap te brengen en nog meer te kunnen doen voor de kinderen en gezinnen binnen onze doelgroep. Bob Arkema Voorzitter Stichting Volg de Wens

3 Inhoudsopgave Voorwoord 2 Inhoudsopgave 3 1 Inleiding 4 2 Stichting Volg de Wens Organisatiestructuur Missie Visie Bestuur 6 3 Personeelsbeleid 7 4 Doelstellingen Uitjes Projecten 8 5 Marketing & Communicatie Website Social Media Publiciteit 9 6 Fondsenwerving Sponsorpakketten Vermogensfondsen Evenementen & eenmalige projecten 10 7 Keurmerken 11

4 1. Inleiding Na de oprichting van Stichting Volg de Wens eind 2013, wilde de stichting zo snel mogelijk stappen maken met het opzetten en uitbreiden van de organisatie. De aanvraag van de ANBI status is een belangrijk punt geweest. Een vereiste was een beleidsplan. Met veel kunst en vliegwerk was deze gemaakt om te kunnen voldoen aan de eisen van een ANBI status. Nu drie jaar verder heeft de stichting veel geleerd, gedaan en vooral verbeterde inzichten gekregen waardoor de stichting op allerlei vlakken veel sprongen heeft gemaakt. Vanuit die hoedanigheid is een nieuw beleidsplan een toevoeging die op het juiste moment komt. Dit beleidsplan heeft als doel het beleid van Stichting Volg de Wens toe te lichten voor de komende drie jaar. Uiteraard is het mogelijk dat hier in de nabije toekomst van afgeweken wordt. Externe factoren die op dit moment nog niet zichtbaar zijn kunnen hier een rol in spelen. Daarnaast worden de doelstellingen geschetst voor dezelfde periode. In het kader van transparantie vinden wij het erg belangrijk dat iedereen kan meekijken in onze beleidsplannen.

5 2. Stichting Volg de Wens Stichting Volg de Wens is opgericht als particulier initiatief eind 2013 met als doel zo veel mogelijk kinderen met een beperking een leuke dag weg te geven met het gezin. Voorwaarde is dat deze gezinnen dit zelf niet kunnen bekostigen. Onder andere de economische crisis, de vergrote werkeloosheid en de vernieuwing van het zorgstelsel hebben ertoe geleid de organisatie te starten welke zich in zet voor kinderen met een beperking, waarvan het gezin het financieel zwaar heeft. Stichting Volg de Wens is een non-profit organisatie welke bestaat uit +/- 30 personen. De meerderheid bestaat uit vrijwilligers die zich betrokken voelen met de visie van de organisatie. Dankzij de hulp van de vrijwilligers is stichting Volg de Wens in staat haar doelstellingen zo goed mogelijk na te leven. 2.1 Organisatiestructuur De stichting heeft een klein kantoor, gevestigd in Hoogvliet. Vanuit deze locatie worden ongeveer 30 vrijwilligers en een stagiaire aangestuurd door de voorzitter van de stichting. De voorzitter is naast zijn bestuursfunctie tevens belast met het operationeel managen van de organisatie. De meeste vrijwilligers zijn actief en/of passief betrokken bij fondsenwervende activiteiten. Denk hierbij aan collectes, het organiseren van evenementen en het benaderen van bedrijven voor donaties. Tevens wordt er gewerkt met stagiaires binnen de stichting die zich voornamelijk bezig houdt met marketing activiteiten en het creëren van meer naamsbekendheid voor stichting Volg de Wens. Bestuur stichting Volg de Directie Marketing & Communicatie Stagiair Fondsenwerving Doelbesteding Projecten & Evenementen

6 2.2 Missie Stichting Volg de Wens heeft als missie zo veel mogelijk kinderen met een beperking een leuke dag weg te geven. De voorwaarde is dat de ouders van deze kinderen zelf niet in staat zijn met hun kind een dag weg te gaan als gezin. Helaas zijn er steeds meer kinderen in Nederland die hier mee te maken hebben. De keuze van de dagbesteding wordt door het kind gemaakt en wij gaan dit regelen. Wij willen als organisatie betrokken zijn bij het gezin. Dat kleine duwtje in de rug willen wij graag geven en hiermee het verschil maken met andere wens organisaties. 2.3 Visie Stichting Volg de Wens geeft geen vakanties weg. Wij willen zoveel mogelijk kinderen en gezinnen een steuntje in de rug geven en kiezen er daarom voor om dagjes weg te organiseren. Denk hierbij aan dagjes weg naar pretparken, dierentuinen of een bezoek aan een theater. Ook speciale wensen nemen wij in behandeling. Wij merken dat het voor deze kinderen erg belangrijk is, te kunnen ontsnappen uit de dagelijkse sleur. Die mogelijkheid bieden wij. Een volledig verzorgde dag is daarom een goede gelegenheid voor gezinnen om even aan andere dingen te kunnen denken. 2.4 Bestuur Het bestuur van stichting Volg de Wens bestaat op dit moment uit drie personen. Voorzitter: Dhr B. Arkema Penningmeester: Dhr. M. Poleij Secretaris: Mevr. M. van den Heuvel - Faribairn Een bestuurder mag niet over het vermogen van de stichting beschikken alsof het zijn of haar eigen vermogen is. Dit zorgt er voor dat de stichting onafhankelijk is ten opzichte van de donateurs. Een natuurlijk persoon of rechtspersoon in de functie als bestuurder mag daarom geen meerderheid van de zeggenschap hebben over het vermogen van de stichting. Om dit te waarborgen is de zeggenschap meervoudig verdeeld. Het bestuur vergaderd ieder kwartaal met elkaar. Hierbij komen vaste beleidsonderwerpen terug. Denk hierbij aan strategische beslissingen die impact hebben op de bedrijfsvoering. Verder houdt het bestuur elkaar op de hoogte per mail van de ontwikkelingen. De werkzaamheden van het bestuur bestaan onder meer uit: - Overleg met instanties, contact met sponsors, samenwerkingspartners en fondsen. - Public relations en communicatie (naamsbekendheid, ambassadeurs) - Financieel beheer, overleg over besteding van de middelen Het bestuur heeft een onderlinge taakverdeling gemaakt om efficiënt met elkaar te kunnen werken en maximaal rendement te kunnen behalen. De penningmeester is vooral verantwoordelijk voor de bewaking van de financiën. De secretaris verantwoordelijk voor de onderlinge afspraken en het vastleggen van de bestuursvergaderingen. De voorzitter houdt zich bezig met het operationeel managen van de stichting.

7 3. Personeelsbeleid Op dit moment worden de activiteiten van stichting Volg de Wens grotendeels uitgevoerd door vrijwilligers. Wij hebben gemerkt dat actieve vrijwilligers die binding hebben met de doelen waar stichting Volg de Wens voor staat het best renderen. Wij gaan in de toekomst de hulp van vrijwilligers zeker niet afschaffen of verminderen. Wij willen hier meer en meer op inzetten. Sommige taken hebben beroepservaring nodig. Wanneer stichting Volg de Wens wil professionaliseren en de volgende stap wil gaan maken, is het noodzakelijk hier gebruik van te gaan maken. In de toekomst wil de stichting zich gaan versterken op de volgende gebieden / functies: Algemeen directeur: Door een directeur aan te stellen die zich bezig houdt met de operatie wordt iemand eind verantwoordelijk voor projecten. Tevens wordt deze persoon geacht nieuwe projecten te ontwikkelen en aan te sturen. Daarnaast hebben medewerkers en vrijwilligers een persoon aan wie zij hulp en sturing kunnen vragen. Manager fondsenwerving: De stichting is en blijft afhankelijk van giften en donaties en moet hier ten allen tijde op in blijven zetten. Door hier een persoon eind verantwoordelijk voor te maken kunnen er doelen aan gekoppeld worden die het mogelijk maken de stichting naar een volgend niveau te tillen. Coördinator doelbesteding: De stichting heeft zichzelf doelen gesteld om een minimaal aantal dagjes weg te organiseren. Om dit te realiseren moet dit een kerntaak zijn en is het belangrijk iemand hier part-time aan te laten werken. Op dit moment wordt dit tussendoor uitgevoerd. Hier is veel winst te behalen en is uiteindelijk waar we het voor doen. Coördinatoren vrijwilligers: Om alle vrijwilligers met elkaar te laten communiceren is het verstandig hier coördinatoren tussen te plaatsen die de spil zijn tussen de stichting en de vrijwilligers. Zij hebben als taak om nieuwe vrijwilligers te werven en deze te begeleiden tijdens de verschillende werkzaamheden.

8 4. Doelstellingen Stichting Volg de Wens heeft de eerste drie jaar vooral gebruikt om een goed fundament neer te zetten qua organisatie. Het idee hierachter is om goed door te kunnen groeien in de komende drie tot vijf jaar. Om die groei te kunnen realiseren is het belangrijk om doelen te stellen waar iedereen zich aan vast kan pakken. Het belangrijkste doel is uiteraard zo veel mogelijk dagjes weg te organiseren voor de kinderen en gezinnen binnen onze doelgroep. Daarnaast kijken we altijd met een open blik naar leuke projecten die we kunnen organiseren die bijdragen aan de doelstelling van de stichting. 4.1 Uitjes Het organiseren van uitjes is hetgeen we met veel inzet doen voor de kinderen binnen onze doelgroep. Kinderen met een beperking waarvan de ouders het financieel erg zwaar hebben. Wij faciliteren geen vakanties voor gezinnen. Of het nu een bezoek is aan een pretpark of dierentuin, vliegen in een helikopter of racen in een sportauto. Stichting Volg de Wens doet haar uiterste best zo veel mogelijk van dit soort aanvragen te realiseren. Wij proberen ieder jaar het aantal dagjes weg met 50% te vermeerderen. Op deze manier kan de organisatie in een rustig tempo mee groeien. 4.2 Projecten Naast het verzorgen van dagjes weg op reguliere basis willen we ieder jaar een groot project uitvoeren. Dit kunnen verschillende projecten zijn. In 2016 is er een benefiet concert georganiseerd op het SS Rotterdam en in 2017 wil stichting Volg de Wens een touringbus vol gezinnen binnen onze doelgroep naar de Efteling sturen. Uiteraard wordt dit een volledig verzorgde dag. Ieder jaar probeert stichting Volg de Wens een project te organiseren van dusdanige grootte wat een boost gaat geven voor de naamsbekendheid en tevens en manier is om grotere fondsen te kunnen gaan werven.

9 5. Marketing & Communicatie Voor iedere organisatie is marketing en communicatie een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering. Voor stichting Volg de Wens is dit niet anders. Het beleid welke hier in gevoerd is, is gebruik te maken van stagiaires. De voordelen hiervan zijn de lage kosten om gebruik te kunnen maken van extra arbeidskracht. 5.1 Website De huidige website is ontwikkeld na de oprichting van de stichting in begin Inmiddels zijn er veel vernieuwde ideeën. Zowel op organisatorisch vlak als op operationeel vlak. De website moet aansluiten op verschillende social media platformen en veel meer uitdagen om te doneren in welke vorm dan ook. Ook het aanmelden van een kind of kinderen moet veel makkelijker gaan. Nu zijn er te veel handelingen nodig van zowel de aanmelder als stichting Volg de Wens om een aanmelding volledig uit te voeren. Door de website een stuk intuïtiever op te zetten en met meer mogelijkheden te voorzien, bijvoorbeeld een kleine webshop, wordt de deur geopend naar een veel breder publiek. 5.2 Social media Vandaag de dag is Social media niet meer weg te denken uit het dagelijks leven van veel mensen. Een organisatie als stichting Volg de Wens springt hier uiteraard op in. Door actief om te gaan met social media kan er een grote groep bereikt worden voor zowel fondsen te werven en de dagjes weg te publiceren. Er zijn vele manieren van social media te gebruiken. Stichting Volg de Wens zet zich de komende jaren in op de volgende kanalen: - Facebook - Instagram - LinkedIn - Twitter 5.3 Publiciteit Het opzoeken van publiciteit kan voor stichting Volg de Wens een enorme boost opleveren. Vanaf 2017 is deze weg ook ingeslagen en willen hier de komende jaren hard aan werken op verschillende manieren. Door het verkrijgen van publiciteit kan de naam van stichting Volg de Wens een flinke boost krijgen. Inmiddels zijn er interviews geweest en is de naam van de stichting een aantal keer genoemd in lokale kranten. De volgende stap die ingeslagen gaat worden zijn de regionale omroepen en uiteindelijk landelijke radio en televisie. Of dit de komende drie jaar gerealiseerd gaat worden is niet bekent.

10 6. Fondsenwerving Voor stichting Volg de Wens is het net zo belangrijk om fondsen te werven. de stichting ontvangt geen subsidies en is daarom afhankelijk van giften en donaties. Om een wildgroei te voorkomen aan wegen om fondsen te werven wil stichting Volg de Wens zich focussen op een aantal pijlers. Het doel hier achter is de focus die men behoudt en de resources die beschikbaar zijn. Men moet hier keuzes in maken 6.1 Sponsorpakketten Stichting Volg de Wens wil de komende jaren inzetten op samenwerkingen met bedrijven. Door sponsorpakketten te ontwikkelen kan de stichting deze gebruiken om langdurige relaties met ondernemers te starten. Sponsorpakketten zijn te gebruiken voor evenementen om fondsen mee te werven. Daarnaast wil de stichting sponsorpakketten inzetten om een netwerk van ondernemers om zich heen te verzamelen. Een netwerk van maatschappelijk betrokken ondernemers die met elkaar in contact kunnen komen via de stichting. 6.2 Vermogensfondsen Vermogensfondsen blijven een belangrijke vorm van fondsen werven voor de stichting. Deze fondsen zijn goed toepasbaar op wat grotere projecten waar grote budgetten voor nodig zijn. De stichting is voornemens de komende jaren aangepast vervoer aan te schaffen en willen dat via vermogensfondsen voor elkaar zien te krijgen. Ook het bieden van een vakantiebestemming kan via deze weg mogelijk gemaakt gaan worden. 6.3 Evenementen & eenmalige projecten Het doel voor de komende jaren is om mee te doen aan een aantal evenementen per jaar indien mogelijk. Daarnaast uiteraard ook een aantal projecten uit te voeren en te realiseren die de stichting kunnen helpen de doelstellingen te kunnen realiseren. Afgelopen jaar heeft stichting Volg de Wens voor het eerst een benefiet georganiseerd op het SS Rotterdam. Hier heeft de stichting veel ervaring op kunnen doen in het organiseren van een grootschalig evenement. Er is besloten om in 2017 geen evenement van deze omvang te organiseren. In het volgende jaar wil de stichting dit zeker weer doen. Met de sponsorpakketten die ontwikkeld worden moet dit zeker goed gaan komen. Uiteraard wil de stichting zo veel mogelijk naamsbekendheid genereren. Door mee te doen aan sportevenementen en verbondenheid te creëren met verschillende evenementen kunnen hier veel stappen in gemaakt worden.

11 7. Keurmerken Stichting Volg de Wens heeft sinds de oprichting zo snel mogelijk getracht de ANBI status te verkrijgen. Reden hiervoor is onder andere geweest het fiscale voordeel voor donateurs. Daarnaast wil de stichting transparant en open zijn en de verplichtingen die een ANBI status met zich mee brengt trokken ons zeer aan. Op dat moment was het verkrijgen van een CBF keurmerk erg duur. Stichting Volg de Wens achtte het op dat moment niet haalbaar om de geworven fondsen direct aan een keurmerk uit te geven. Wij gaven op dat moment de groei van de organisatie voorkeur en kunnen inmiddels zeggen de juiste keuze te hebben gemaakt. Sinds 1 januari 2017 heeft het CBF de regels en kosten aangepast voor het verkrijgen van een CBF keurmerk. Door deze wijzigingen heeft stichting Volg de Wens besloten om een traject in te gaan om dit keurmerk te verkrijgen. Dit past volledig in de strategie van stichting Volg de Wens om door te groeien en te professionaliseren. Of het noodzakelijk is om andere keurmerken te bekijken en te overwegen is op dit moment niet duidelijk. Wat wel zo is, is dat stichting Volg de Wens hier open voor staat wanneer dit iets toe voegt.